Archive for: ‘September 2013’

Kommunen rücken wieder von E-Government-Projekten ab

26. September 2013 Posted by IBM Experts

"E-Govenment" – also die Kommunikation zwischen Bürger und Staat übers Internet - galt viele Jahre lang als erstrebenswertes Ziel. Doch nun reagieren Kommunen zunehmend skeptisch auf das Thema. Für...

Zeig mir Deine Gene

26. September 2013 Posted by Alexander Kluge

Kluge Gene

Kluge Gene

Jetzt ist alles klar. Die Ergebnisse liegen vor. 2,8% Neanderthaler steckt in mir. Meine Vorfahren kamen vor 16.000 Jahren irgendwo aus der osteuropäischen Steppe. Die Vorfahren meiner Liebsten trieben sich zu der Zeit noch in Spanien rum. Das sagen unsere Haplogruppen.

Von meinen identifizierten 48 Cousins und Cousinen vierten Grades kenne ich keinen. Aber besonders fleissige Ahnenforscher sind mir schon auf der Spur und haben gemeinsame Urahnen im süddeutschen Raum identifiziert.

Erbkrankheiten? So weit bisher nichts zu erkennen. Keine sonderlich erhöhten Risiken für diverse Krankheitsbilder. Was nicht heißt, dass man verschont bleibt. Nur haben meine Ahnen mir anscheinend anständiges Erbmaterial mit auf den Weg gegeben.

Spannend wird es, wenn man sich durch die Ergebnisse, Statistiken und Analysen auf 23andme durchwühlt und die eigene genetische Disposition in Bezug auf unendlich viele klinische Studien erfährt. Das erfordert aber noch jede Menge Zeit.

Trending: Gene vergleichen und Verwandschaftsgrade feststellen. Mein -> 23andme Profil. Zeig mir Deine Gene, dann zeige ich Dir meine.

E-Mail erlebt ungeahnte Renaissance – Tipps zum bessern Umgang mit Mail … und Social (Teil 1)

25. September 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema E-Mail-Flut und Leben ohne E-Mail wird nun seit Jahren schon kontrovers diskutiert. Für mich steht fest, dass es ein Leben ohne E-Mail nicht geben wird, dass sich aber deren Nutzung dramatisch ändern wird und muss. E-Mail muss darauf reduziert werden, wofür sie gut ist: als Kommunikationskanal, nicht als Wissensspeicher. Soziale Plattformen wie IBM Connections substituieren E-Mail an vielen Stellen, nutzen Mail aber auch zur Kommunikation (und mehr). So werde ich im Posteingang über Ereignisse aus meinem firmeninternen sozialen Netzwerk benachrichtigt: Jemand hat auf meine "Wall" geschrieben, einen meiner Blogbeiträge kommentiert, mir eine Aufgabe zugewiesen, möchte sich mit mir vernetzen und so weiter. Es sind Benachrichtigungen, keine Nachrichten. Der eigentliche Inhalt liegt im sozialen Netzwerk.

Auf manche dieser Benachrichtigungen will oder muss man reagieren. Der "traditionelle" Weg ist, dass man auf einen Link klickt und in das soziale Netzwerk springt. Die Bearbeitung erfolgt dann direkt im sozialen Netzwerk. Man muss also das Programm wechseln. Der neue fortschrittlichere Weg, den beispielsweise IBM Notes in Kombination mit IBM Connections bietet, ermöglicht es, direkt im Posteingang zu reagieren. Ich kann von dort aus "liken", kann kommentieren oder andere Aktionen durchführen, ohne E-Mail zu verlassen. Meine Eingaben werden aber natürlich direkt nach IBM Connections geschrieben. In der IBM nennen wir das "Embedded Experience". Moderne Schnittstellen wie Open Social ermöglichen diese wesentliche komfortablere und wenigere zeitintensive Arbeitsweise. Was heisst das für E-Mail? E-Mail bleibt entweder - beim "traditionellen Weg" - als Benachrichtigungszentrale oder aber wird sogar zur Bearbeitungszentrale, von der aus ich andere Programme bediene. Das ist sicherlich nicht mehr der konventionelle Posteingang, wie wir ihn kennen.

Hier nun der Versuch, einige praktische Tipps und Regeln für die Nutzung von E-Mail und sozialen Werkzeugen aufzustellen. Es ist ein Anfang und ich freue mich besonders über Kommentare, Fragen und Ergänzungen.

Nicht ständig in den Posteingang starren und auf Mail-Popups reagieren! Ich kann es manchmal nicht fassen, wenn ich in Büros komme und sehe, wie Mitarbeiter wie gefesselt ständig auf ihren Bildschirm schauen, sich von Benachrichtigungsfenstern "Neue E-Mail angekommen" ablenken lassen und sofort in ihren Posteingang gehen, um nachzuschauen. Ja, es gibt Berufe, in denen man ständig nach Nachrichten schauen muss. Es gibt aber genug andere Tätigkeiten, in denen man sich das Lesen von E-Mail einteilen kann, morgens 30 Minuten, mittags 30 Minuten und so weiter. Studien zeigen, welch ein Produktivitätskiller die ständige Ablenkung sein kann. Einfach mal wieder versuchen, am Stück zu arbeiten und sich nicht stören zu lassen. Also: Feste Zeiten einplanen, in denen man seine E-Mails macht.

Und das, was für E-Mail gilt, gilt auch für soziale Kanäle. Ich habe unterdessen die auf den Bildschirm hereinschneienden Benachrichtungen von Twitter, Facebook, RSS-Reader abgeschaltet. Durch soziale Kanäle, Nachrichten-Feeds (RSS), SMS, WhatsApp, Instant Messaging (Chatten) kommen immer mehr Benachrichtgungen, die nach Aufmerksamkeit heischen - und ablenken. Hier gilt ebenfalls, auch wenn es sehr schwer fällt und unserer heutigen Mentalität nicht mehr unbedingt entspricht: Wenn man konzentriert arbeiten will, Chatprogramm abschalten oder auf "Bitte nicht stören" gehen und eingehende Chats blockieren. Feste Zeiten einplanen, in denen man seine sozialen Kanäle checkt, die Internen wie IBM Connections und die Externen wie Facebook, Twitter, XING. Nur so entgeht man dem Ablenkungsmonster.

Das neue Paradigma heisst "Kannst Du das bitte mit mir teilen" und nicht mehr "Kannst Du das mir bitte mailen"! Dateianhänge sollten heute wo irgend möglich nicht mehr per Mail gesendet, sondern stattdessen per File Sharing-Service geteilt werden. Ein klassisches Beispiel aus meinem täglichen Leben: Kollegen fragen nach einer Präsentation, die ich gehalten habe, weil sie Folien wiederverwenden wollen. Die entsprechende Datei liegt natürlich in unserem internen sozialen Netzwerk, in IBM Connections, und ich sende nur noch den Link dazu, teile also. Die Vorteile sind augenfällig: Das Wissen, die Informationen stehen offen zur Wiederverwendung im Unternehmen zur Verfügung. Die Posteingänge werden nicht durch riesige Dateianhänge verstopft und zugemüllt. Und manche Kollegen  - leider noch viel zu wenige - fragen gar nicht mehr per Mail, ob ich Ihnen die Datei schicken kann. Aus Angst vor dem "Anpfeiffer" schauen sie lieber gleich in das soziale Netzwerk. Und nicht vergessen: Natürlich kann man beim Teilen von Dateien auch Zugriffsrechte vergeben, sogar genauer als in einer E-Mail.

"Embedded Experience" direkt im Notes-Klienten
"Embedded Experience" direkt im Notes-Klienten

Übrigens kann man solche Mechanismen auch in der Kommunikation mit Externen nutzen und Dateien "sharen". Bitte dies aber nicht bei sensiblen Unternehmensdokumenten mit "unsicheren", nicht unternehmenskonformen Services wie Dropbox tun, sondern sichere Dienste wie IBM SmartCloud nutzen. Und ja, ich weiss, dass viele Unternehmen und IT-Abteilungen solche Services nicht zur Verfügung stellen und die Nutzer quasi auf Dropbox und andere Plattformen treiben. Hier hilft nur intern Druck aufbauen und solche Lösungen von der IT einfordern. Das gilt übriegns auch gerade für mobile Nutzung von Dateien und Dokumenten.

In der E-Mail-Kommunikation gibt es noch (mindestens) zwei Dinge, die mich enorm stören und die man einfach verbessern kann: Eine Betreffzeile sollte möglichst aussagekräftig sein. Sie sollte aussagen, um was es geht und gegebenenfalls auch schon ausdrücken, ob nur zur Information oder ob eine Aktion nötig ist. Eine Betreffzeile ist wie eine gute Überschrift eines Zeitungsartikels. Sie sollte kurz informieren und zum Lesen anregen. Hier liegt ein enormes Verbesserungspotential. Eine weitere Unart sind zu umfangreiche E-Mail-Verteiler und die falsche Nutzung von "In Kopie senden" und direkt adressieren. Auch hier kann man enorm optimieren. Wenn jemand etwas aufgrund einer E-Mail tun soll, adressiert man diesen direkt. Soll jemand nur wissen, dass an einer gewissen Aktivität gearbeitet wird, so setzt man die- oder denjenigen in Kopie. Das Thema Blindkopie sollte eigentlich selbstredend sein. Geht in der Regel gar nicht.

Sehr eng verwandt mit den endlosen Verteilerlisten sind auch die FYI-E-Mails. FYI steht für "Zu Ihrer/Deiner Information". Es stellt sich die grundlegende Frage, ob man Informationen aktiv verteilen (Push-Prinzip) sollte oder ob sich die potentiellen Empfänger diese selbst holen sollten (Pull-Prinzip). Hier für gibt es - so glaube ich - keine eindeutige Regel. Man sollte sich aber auf jeden Fall überlegen, ob die Information, die per E-Mail verteilt wird, besser in einem sozialen Netzwerk, in einem Blog aufgehoben ist. Will man einen Austausch, eine rege Diskussion, Kommentare, dann ist die Antwort klar. Rein in den Blog, zum Kommentieren auffordern, Dialog fördern und gemeinsam Innovation treiben. Die Benachrichtigung erfolgt natürlich - wie oben beschrieben - per E-Mail. Dies gilt auch für die fortlaufende Diskussion, über die man informiert wird.

Man muss nicht "oversocializen", doch viele Information, die bisher per E-Mail transportiert wurde, gehört in den unternehmensinternen Wisenspeicher und viel Innovation und Fortschritt wird durch gemeinsamen Austausch in einem sozialen Unternehmensnetzwerk gefördert. Das erfordert Umdenken und das Verändern eigener Arbeitsweisen, von Top-Down. Gerade die Führungsriege in Unternehmen muss dies vorleben, um erfolgreich zu sein. E-Mail wird einen nicht wegzudiskutierenden Platz behalten, für die direkte Kommunikation, aber vor allem auch als Benachrichtungs- und Bearbeitungszentrale. E-Mail wird auch zu "Social Mail" aufgepempert werden, in dem soziale Funktionen direkt im E-Mail-Klienten zur Verfügung gestellt werden.

Ich habe in diesem Beitrag schon einmal einige wenige Tipps gesammelt und würde mich - wie oben erwähnt - über Ergänzungen (und Fragen!) freuen und werde auch selbst an einer Fortsetzung arbeiten. Und eines sollte auch klar sein. Es gibt Arbeitsumgebungen und Situationen, wo anderes Verhalten sinnvoll ist. Die Tipps & Tricks sollten als Anregung nehmen, nicht als Kanon. Aber vielleicht kriegen wir ja wirklich ein "Social & Mail für und von Dummies" zusammen.

E-Mail erlebt ungeahnte Renaissance – Tipps zum bessern Umgang mit Mail … und Social (Teil 1)

25. September 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema E-Mail-Flut und Leben ohne E-Mail wird nun seit Jahren schon kontrovers diskutiert. Für mich steht fest, dass es ein Leben ohne E-Mail nicht geben wird, dass sich aber deren Nutzung dramatisch ändern wird und muss. E-Mail muss darauf reduziert werden, wofür sie gut ist: als Kommunikationskanal, nicht als Wissensspeicher. Soziale Plattformen wie IBM Connections substituieren E-Mail an vielen Stellen, nutzen Mail aber auch zur Kommunikation (und mehr). So werde ich im Posteingang über Ereignisse aus meinem firmeninternen sozialen Netzwerk benachrichtigt: Jemand hat auf meine "Wall" geschrieben, einen meiner Blogbeiträge kommentiert, mir eine Aufgabe zugewiesen, möchte sich mit mir vernetzen und so weiter. Es sind Benachrichtigungen, keine Nachrichten. Der eigentliche Inhalt liegt im sozialen Netzwerk.

Auf manche dieser Benachrichtigungen will oder muss man reagieren. Der "traditionelle" Weg ist, dass man auf einen Link klickt und in das soziale Netzwerk springt. Die Bearbeitung erfolgt dann direkt im sozialen Netzwerk. Man muss also das Programm wechseln. Der neue fortschrittlichere Weg, den beispielsweise IBM Notes in Kombination mit IBM Connections bietet, ermöglicht es, direkt im Posteingang zu reagieren. Ich kann von dort aus "liken", kann kommentieren oder andere Aktionen durchführen, ohne E-Mail zu verlassen. Meine Eingaben werden aber natürlich direkt nach IBM Connections geschrieben. In der IBM nennen wir das "Embedded Experience". Moderne Schnittstellen wie Open Social ermöglichen diese wesentliche komfortablere und wenigere zeitintensive Arbeitsweise. Was heisst das für E-Mail? E-Mail bleibt entweder - beim "traditionellen Weg" - als Benachrichtigungszentrale oder aber wird sogar zur Bearbeitungszentrale, von der aus ich andere Programme bediene. Das ist sicherlich nicht mehr der konventionelle Posteingang, wie wir ihn kennen.

Hier nun der Versuch, einige praktische Tipps und Regeln für die Nutzung von E-Mail und sozialen Werkzeugen aufzustellen. Es ist ein Anfang und ich freue mich besonders über Kommentare, Fragen und Ergänzungen.

Nicht ständig in den Posteingang starren und auf Mail-Popups reagieren! Ich kann es manchmal nicht fassen, wenn ich in Büros komme und sehe, wie Mitarbeiter wie gefesselt ständig auf ihren Bildschirm schauen, sich von Benachrichtigungsfenstern "Neue E-Mail angekommen" ablenken lassen und sofort in ihren Posteingang gehen, um nachzuschauen. Ja, es gibt Berufe, in denen man ständig nach Nachrichten schauen muss. Es gibt aber genug andere Tätigkeiten, in denen man sich das Lesen von E-Mail einteilen kann, morgens 30 Minuten, mittags 30 Minuten und so weiter. Studien zeigen, welch ein Produktivitätskiller die ständige Ablenkung sein kann. Einfach mal wieder versuchen, am Stück zu arbeiten und sich nicht stören zu lassen. Also: Feste Zeiten einplanen, in denen man seine E-Mails macht.

Und das, was für E-Mail gilt, gilt auch für soziale Kanäle. Ich habe unterdessen die auf den Bildschirm hereinschneienden Benachrichtungen von Twitter, Facebook, RSS-Reader abgeschaltet. Durch soziale Kanäle, Nachrichten-Feeds (RSS), SMS, WhatsApp, Instant Messaging (Chatten) kommen immer mehr Benachrichtgungen, die nach Aufmerksamkeit heischen - und ablenken. Hier gilt ebenfalls, auch wenn es sehr schwer fällt und unserer heutigen Mentalität nicht mehr unbedingt entspricht: Wenn man konzentriert arbeiten will, Chatprogramm abschalten oder auf "Bitte nicht stören" gehen und eingehende Chats blockieren. Feste Zeiten einplanen, in denen man seine sozialen Kanäle checkt, die Internen wie IBM Connections und die Externen wie Facebook, Twitter, XING. Nur so entgeht man dem Ablenkungsmonster.

Das neue Paradigma heisst "Kannst Du das bitte mit mir teilen" und nicht mehr "Kannst Du das mir bitte mailen"! Dateianhänge sollten heute wo irgend möglich nicht mehr per Mail gesendet, sondern stattdessen per File Sharing-Service geteilt werden. Ein klassisches Beispiel aus meinem täglichen Leben: Kollegen fragen nach einer Präsentation, die ich gehalten habe, weil sie Folien wiederverwenden wollen. Die entsprechende Datei liegt natürlich in unserem internen sozialen Netzwerk, in IBM Connections, und ich sende nur noch den Link dazu, teile also. Die Vorteile sind augenfällig: Das Wissen, die Informationen stehen offen zur Wiederverwendung im Unternehmen zur Verfügung. Die Posteingänge werden nicht durch riesige Dateianhänge verstopft und zugemüllt. Und manche Kollegen  - leider noch viel zu wenige - fragen gar nicht mehr per Mail, ob ich Ihnen die Datei schicken kann. Aus Angst vor dem "Anpfeiffer" schauen sie lieber gleich in das soziale Netzwerk. Und nicht vergessen: Natürlich kann man beim Teilen von Dateien auch Zugriffsrechte vergeben, sogar genauer als in einer E-Mail.

"Embedded Experience" direkt im Notes-Klienten
"Embedded Experience" direkt im Notes-Klienten

Übrigens kann man solche Mechanismen auch in der Kommunikation mit Externen nutzen und Dateien "sharen". Bitte dies aber nicht bei sensiblen Unternehmensdokumenten mit "unsicheren", nicht unternehmenskonformen Services wie Dropbox tun, sondern sichere Dienste wie IBM SmartCloud nutzen. Und ja, ich weiss, dass viele Unternehmen und IT-Abteilungen solche Services nicht zur Verfügung stellen und die Nutzer quasi auf Dropbox und andere Plattformen treiben. Hier hilft nur intern Druck aufbauen und solche Lösungen von der IT einfordern. Das gilt übriegns auch gerade für mobile Nutzung von Dateien und Dokumenten.

In der E-Mail-Kommunikation gibt es noch (mindestens) zwei Dinge, die mich enorm stören und die man einfach verbessern kann: Eine Betreffzeile sollte möglichst aussagekräftig sein. Sie sollte aussagen, um was es geht und gegebenenfalls auch schon ausdrücken, ob nur zur Information oder ob eine Aktion nötig ist. Eine Betreffzeile ist wie eine gute Überschrift eines Zeitungsartikels. Sie sollte kurz informieren und zum Lesen anregen. Hier liegt ein enormes Verbesserungspotential. Eine weitere Unart sind zu umfangreiche E-Mail-Verteiler und die falsche Nutzung von "In Kopie senden" und direkt adressieren. Auch hier kann man enorm optimieren. Wenn jemand etwas aufgrund einer E-Mail tun soll, adressiert man diesen direkt. Soll jemand nur wissen, dass an einer gewissen Aktivität gearbeitet wird, so setzt man die- oder denjenigen in Kopie. Das Thema Blindkopie sollte eigentlich selbstredend sein. Geht in der Regel gar nicht.

Sehr eng verwandt mit den endlosen Verteilerlisten sind auch die FYI-E-Mails. FYI steht für "Zu Ihrer/Deiner Information". Es stellt sich die grundlegende Frage, ob man Informationen aktiv verteilen (Push-Prinzip) sollte oder ob sich die potentiellen Empfänger diese selbst holen sollten (Pull-Prinzip). Hier für gibt es - so glaube ich - keine eindeutige Regel. Man sollte sich aber auf jeden Fall überlegen, ob die Information, die per E-Mail verteilt wird, besser in einem sozialen Netzwerk, in einem Blog aufgehoben ist. Will man einen Austausch, eine rege Diskussion, Kommentare, dann ist die Antwort klar. Rein in den Blog, zum Kommentieren auffordern, Dialog fördern und gemeinsam Innovation treiben. Die Benachrichtigung erfolgt natürlich - wie oben beschrieben - per E-Mail. Dies gilt auch für die fortlaufende Diskussion, über die man informiert wird.

Man muss nicht "oversocializen", doch viele Information, die bisher per E-Mail transportiert wurde, gehört in den unternehmensinternen Wisenspeicher und viel Innovation und Fortschritt wird durch gemeinsamen Austausch in einem sozialen Unternehmensnetzwerk gefördert. Das erfordert Umdenken und das Verändern eigener Arbeitsweisen, von Top-Down. Gerade die Führungsriege in Unternehmen muss dies vorleben, um erfolgreich zu sein. E-Mail wird einen nicht wegzudiskutierenden Platz behalten, für die direkte Kommunikation, aber vor allem auch als Benachrichtungs- und Bearbeitungszentrale. E-Mail wird auch zu "Social Mail" aufgepempert werden, in dem soziale Funktionen direkt im E-Mail-Klienten zur Verfügung gestellt werden.

Ich habe in diesem Beitrag schon einmal einige wenige Tipps gesammelt und würde mich - wie oben erwähnt - über Ergänzungen (und Fragen!) freuen und werde auch selbst an einer Fortsetzung arbeiten. Und eines sollte auch klar sein. Es gibt Arbeitsumgebungen und Situationen, wo anderes Verhalten sinnvoll ist. Die Tipps & Tricks sollten als Anregung nehmen, nicht als Kanon. Aber vielleicht kriegen wir ja wirklich ein "Social & Mail für und von Dummies" zusammen.

E-Mail erlebt ungeahnte Renaissance – Tipps zum bessern Umgang mit Mail … und Social (Teil 1)

25. September 2013 Posted by IBM Experts

Das Thema E-Mail-Flut und Leben ohne E-Mail wird nun seit Jahren schon kontrovers diskutiert. Für mich steht fest, dass es ein Leben ohne E-Mail nicht geben wird, dass sich aber deren Nutzung...

E-Mail erlebt ungeahnte Renaissance – Tipps zum besseren Umgang mit Mail … und Social (Teil 1)

25. September 2013 Posted by IBM Experts

Das Thema E-Mail-Flut und Leben ohne E-Mail wird nun seit Jahren schon kontrovers diskutiert. Für mich steht fest, dass es ein Leben ohne E-Mail nicht geben wird, dass sich aber deren Nutzung...

[DE] Die E-Mail erlebt eine ungeahnte Renaissance – Tipps zum bessern Umgang (Teil 1)

25. September 2013 Posted by StefanP.

Das Thema E-Mail-Flut und Leben ohne E-Mail wird nun seit Jahren schon kontrovers diskutiert. Für mich steht fest, dass es ein Leben ohne E-Mail nicht geben wird, dass sich aber deren Nutzung dramatisch ändern wird und muss. E-Mail muss darauf reduziert werden, wofür sie gut ist: als Kommunikationskanal, nicht als Wissensspeicher. Soziale Plattformen wie IBM Connections substituieren E-Mail an vielen Stellen, nutzen Mail aber auch zur Kommunikation (und mehr). So werde ich im Posteingang über Ereignisse aus meinem firmeninternen sozialen Netzwerk benachrichtigt: Jemand hat auf meine “Wall” geschrieben, einen meiner Blogbeiträge kommentiert, mir eine Aufgabe zugewiesen, möchte sich mit mir vernetzen und so weiter. Es sind Benachrichtigungen, keine Nachrichten. Der eigentliche Inhalt liegt im sozialen Netzwerk.

Auf manche dieser Benachrichtigungen will oder muss man reagieren. Der “traditionelle” Weg ist, dass man auf einen Link klickt und in das soziale Netzwerk springt. Die Bearbeitung erfolgt dann direkt im sozialen Netzwerk. Man muss also das Programm wechseln. Der neue fortschrittlichere Weg, den beispielsweise IBM Notes in Kombination mit IBM Connections bietet, ermöglicht es, direkt im Posteingang zu reagieren. Ich kann von dort aus “liken”, kann kommentieren oder andere Aktionen durchführen, ohne E-Mail zu verlassen. Meine Eingaben werden aber natürlich direkt nach IBM Connections geschrieben. In der IBM nennen wir das “Embedded Experience”. Moderne Schnittstellen wie Open Social ermöglichen diese wesentliche komfortablere und wenigere zeitintensive Arbeitsweise. Was heisst das für E-Mail? E-Mail bleibt entweder – beim “traditionellen Weg” – als Benachrichtigungszentrale oder aber wird sogar zur Bearbeitungszentrale, von der aus ich andere Programme bediene. Das ist sicherlich nicht mehr der konventionelle Posteingang, wie wir ihn kennen.

Hier nun der Versuch, einige praktische Tipps und Regeln für die Nutzung von E-Mail und sozialen Werkzeugen aufzustellen. Es ist ein Anfang und ich freue mich besonders über Kommentare, Fragen und Ergänzungen.

Nicht ständig in den Posteingang starren und auf Mail-Popups reagieren! Ich kann es manchmal nicht fassen, wenn ich in Büros komme und sehe, wie Mitarbeiter wie gefesselt ständig auf ihren Bildschirm schauen, sich von Benachrichtigungsfenstern “Neue E-Mail angekommen” ablenken lassen und sofort in ihren Posteingang gehen, um nachzuschauen. Ja, es gibt Berufe, in denen man ständig nach Nachrichten schauen muss. Es gibt aber genug andere Tätigkeiten, in denen man sich das Lesen von E-Mail einteilen kann, morgens 30 Minuten, mittags 30 Minuten und so weiter. Studien zeigen, welch ein Produktivitätskiller die ständige Ablenkung sein kann. Einfach mal wieder versuchen, am Stück zu arbeiten und sich nicht stören zu lassen. Also: Feste Zeiten einplanen, in denen man seine E-Mails macht.

Und das, was für E-Mail gilt, gilt auch für soziale Kanäle. Ich habe unterdessen die auf den Bildschirm hereinschneienden Benachrichtungen von Twitter, Facebook, RSS-Reader abgeschaltet. Durch soziale Kanäle, Nachrichten-Feeds (RSS), SMS, WhatsApp, Instant Messaging (Chatten) kommen immer mehr Benachrichtgungen, die nach Aufmerksamkeit heischen – und ablenken. Hier gilt ebenfalls, auch wenn es sehr schwer fällt und unserer heutigen Mentalität nicht mehr unbedingt entspricht: Wenn man konzentriert arbeiten will, Chatprogramm abschalten oder auf “Bitte nicht stören” gehen und eingehende Chats blockieren. Feste Zeiten einplanen, in denen man seine sozialen Kanäle checkt, die Internen wie IBM Connections und die Externen wie Facebook, Twitter, XING. Nur so entgeht man dem Ablenkungsmonster.

Das neue Paradigma heisst “Kannst Du das bitte mit mir teilen” und nicht mehr “Kannst Du das mir bitte mailen”! Dateianhänge sollten heute wo irgend möglich nicht mehr per Mail gesendet, sondern stattdessen per File Sharing-Service geteilt werden. Ein klassisches Beispiel aus meinem täglichen Leben: Kollegen fragen nach einer Präsentation, die ich gehalten habe, weil sie Folien wiederverwenden wollen. Die entsprechende Datei liegt natürlich in unserem internen sozialen Netzwerk, in IBM Connections, und ich sende nur noch den Link dazu, teile also. Die Vorteile sind augenfällig: Das Wissen, die Informationen stehen offen zur Wiederverwendung im Unternehmen zur Verfügung. Die Posteingänge werden nicht durch riesige Dateianhänge verstopft und zugemüllt. Und manche Kollegen  – leider noch viel zu wenige – fragen gar nicht mehr per Mail, ob ich Ihnen die Datei schicken kann. Aus Angst vor dem “Anpfeiffer” schauen sie lieber gleich in das soziale Netzwerk. Und nicht vergessen: Natürlich kann man beim Teilen von Dateien auch Zugriffsrechte vergeben, sogar genauer als in einer E-Mail.

"Embedded Experience" direkt im Notes-Klienten

“Embedded Experience” direkt im Notes-Klienten

Übrigens kann man solche Mechanismen auch in der Kommunikation mit Externen nutzen und Dateien “sharen”. Bitte dies aber nicht bei sensiblen Unternehmensdokumenten mit “unsicheren”, nicht unternehmenskonformen Services wie Dropbox tun, sondern sichere Dienste wie IBM SmartCloud nutzen. Und ja, ich weiss, dass viele Unternehmen und IT-Abteilungen solche Services nicht zur Verfügung stellen und die Nutzer quasi auf Dropbox und andere Plattformen treiben. Hier hilft nur intern Druck aufbauen und solche Lösungen von der IT einfordern. Das gilt übriegns auch gerade für mobile Nutzung von Dateien und Dokumenten.

In der E-Mail-Kommunikation gibt es noch (mindestens) zwei Dinge, die mich enorm stören und die man einfach verbessern kann: Eine Betreffzeile sollte möglichst aussagekräftig sein. Sie sollte aussagen, um was es geht und gegebenenfalls auch schon ausdrücken, ob nur zur Information oder ob eine Aktion nötig ist. Eine Betreffzeile ist wie eine gute Überschrift eines Zeitungsartikels. Sie sollte kurz informieren und zum Lesen anregen. Hier liegt ein enormes Verbesserungspotential. Eine weitere Unart sind zu umfangreiche E-Mail-Verteiler und die falsche Nutzung von “In Kopie senden” und direkt adressieren. Auch hier kann man enorm optimieren. Wenn jemand etwas aufgrund einer E-Mail tun soll, adressiert man diesen direkt. Soll jemand nur wissen, dass an einer gewissen Aktivität gearbeitet wird, so setzt man die- oder denjenigen in Kopie. Das Thema Blindkopie sollte eigentlich selbstredend sein. Geht in der Regel gar nicht.

Sehr eng verwandt mit den endlosen Verteilerlisten sind auch die FYI-E-Mails. FYI steht für “Zu Ihrer/Deiner Information”. Es stellt sich die grundlegende Frage, ob man Informationen aktiv verteilen (Push-Prinzip) sollte oder ob sich die potentiellen Empfänger diese selbst holen sollten (Pull-Prinzip). Hier für gibt es – so glaube ich – keine eindeutige Regel. Man sollte sich aber auf jeden Fall überlegen, ob die Information, die per E-Mail verteilt wird, besser in einem sozialen Netzwerk, in einem Blog aufgehoben ist. Will man einen Austausch, eine rege Diskussion, Kommentare, dann ist die Antwort klar. Rein in den Blog, zum Kommentieren auffordern, Dialog fördern und gemeinsam Innovation treiben. Die Benachrichtigung erfolgt natürlich – wie oben beschrieben – per E-Mail. Dies gilt auch für die fortlaufende Diskussion, über die man informiert wird.

Man muss nicht “oversocializen”, doch viele Information, die bisher per E-Mail transportiert wurde, gehört in den unternehmensinternen Wisenspeicher und viel Innovation und Fortschritt wird durch gemeinsamen Austausch in einem sozialen Unternehmensnetzwerk gefördert. Das erfordert Umdenken und das Verändern eigener Arbeitsweisen, von Top-Down. Gerade die Führungsriege in Unternehmen muss dies vorleben, um erfolgreich zu sein. E-Mail wird einen nicht wegzudiskutierenden Platz behalten, für die direkte Kommunikation, aber vor allem auch als Benachrichtungs- und Bearbeitungszentrale. E-Mail wird auch zu “Social Mail” aufgepempert werden, in dem soziale Funktionen direkt im E-Mail-Klienten zur Verfügung gestellt werden.

Ich habe in diesem Beitrag schon einmal einige wenige Tipps gesammelt und würde mich – wie oben erwähnt – über Ergänzungen (und Fragen!) freuen und werde auch selbst an einer Fortsetzung arbeiten. Und eines sollte auch klar sein. Es gibt Arbeitsumgebungen und Situationen, wo anderes Verhalten sinnvoll ist. Die Tipps & Tricks sollten als Anregung nehmen, nicht als Kanon. Aber vielleicht kriegen wir ja wirklich ein “Social & Mail für und von Dummies” zusammen.


Filed under: Deutsch

Amazon announces new Kindle Fire HDX

25. September 2013 Posted by Ralf Petter

Today Amazon announces their brand new Kindle tablets. The new Kindle HDX have improved displays and more processor power. The Software of the tablets is updated to Fire OS Version 3.0.


The new Kindle Fire HDX family features:
  • Stunning exclusive HDX display—beyond HD with exceptional pixel density (323 ppi for 7”, 339 ppi for 8.9”), perfect 100% sRGB color accuracy, reduced glare, dynamic image contrast, and improved brightness for better viewing in any lighting conditions.
  • Powerful quad-core Snapdragon 800 processor running at 2.2 GHz provides over 3x the processing power compared to the previous generation, plus the latest graphics engine and 2x more memory for fast and fluid performance. These are the only tablets with a processor over 2 GHz.
  • Startlingly light design—at just 13.2 ounces, the 8.9” Kindle Fire HDX is the lightest large-screen tablet, 34% lighter than the previous generation.
  • Powered by the latest version of Fire OS—Fire OS 3.0 “Mojito”—with hundreds of new and upgraded features, platform updates, and Amazon-exclusive services like X-Ray for Music, Cloud Collections, Goodreads, and more.
  • New Mayday button delivers revolutionary live tech support—one touch connects you to an Amazon expert who can guide you remotely through any feature—24x7, 365 days a year, and it’s free. 15 seconds or less is the Mayday response time goal.
  • All-day battery life—up to 11 hours of mixed use and 17 hours of reading.
  • Updated email, calendar, and Silk browser to stay connected and productive.
  • New enterprise features including hardware and software-encryption, Kerberos Intranet, secure Wi-Fi connections, VPN integration, and wireless printing.
  • Both HDX 7” and 8.9” available with ultra-fast 4G LTE wireless. Available on the AT&T network, and for the first time on the Verizon Wireless network.
  • Dual stereo speakers with Dolby Digital Plus audio and virtual 5.1 multi-channel surround sound—the standard in high-end audio.
  • Front-facing HD camera makes it easy to stay in touch with Skype, plus a new 8 megapixel wide- aperture rear-facing camera on the 8.9” Fire HDX offers crisp photos and 1080p HD video.
  • Best video experience on a tablet with new Amazon-exclusive features like Prime Instant Video downloads, Second Screen, and expanded X-Ray for Movies and TV.
  • Deep integration with the world's best content ecosystem—over 27 million movies, TV shows, songs, apps, games, books, audiobooks and magazines.
  • New Origami covers feature an innovative design that allows you to position Fire HDX in both portrait and landscape. 
In my opinion this update looks really cool and i cannot wait till this new tablets will get available in Austria.

Portal Meet the Lab am 29.&30. Oktober 2013: Von der Website zum herausragenden Weberlebnis – entdecken Sie IBM WebSphere Portal live !

25. September 2013 Posted by Katrin Stein

Von der Website zum herausragenden Weberlebnis - entdecken Sie IBM WebSphere Portal live!


Ihre Website ist häufig das Erste, was Interessenten von Ihrem Unternehmen sehen. Und immer häufiger das
Entscheidende, wenn es darum geht, aus Interessenten Kunden zu machen.

IBM WebSphere Portal steht für dynamische Unternehmensportale nach Maß, mit denen Sie Ihren Kunden
ein herausragendes, hoch personalisiertes Weberlebnis bieten können.

Sie sind herzlich eingeladen, bei IBM WebSphere Portal Meet the Lab am 29. und 30. Oktober 2013
in Böblingen dabei zu sein!


Nutzen Sie die Chance, bei dieser praxisorientierten Veranstaltung die neuesten Themen und Trends rund um
die führende Portallösung der IBM hautnah zu erleben und Technologien vor Ort zu testen.
Einige Programmhighlights:

- Sie erfahren aus Fallbeispielen, Referenzvorträgen und Best Practices, wie der Webauftritt von morgen
aussehen kann und welchen Anforderungen er standhalten muss.
- Sie hören, wie sich zentrale Aspekte wie Marketing Management, Digital Asset Management sowie
zukunftsweisende Social-Business-Lösungen ins Portal integrieren lassen.
- Sie profitieren von der Gelegenheit, erfahrene IBM Produktentwickler und andere Experten direkt zu befragen.

Melden Sie sich noch heute zu IBM WebSphere Portal Meet the Lab an – wahlweise für einen oder
beide Veranstaltungstage. Ihre Teilnahme ist kostenfrei!

Das Anmeldeformular und alle Programminhalte finden Sie unter unter:
ibm.com/connections/wikis/home?lang=en#!/wiki/European


Gehen Sie den nächsten Schritt und machen Sie aus Ihrem Webauftritt ein herausragendes Weberlebnis –
für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden.

 

Megatrend Cloud noch immer undurchsichtig

25. September 2013 Posted by IBM Experts

Da predigt und erklärt man nun schon seit über einen Jahrzehnt… und dann das: Im Mittelstand sind fundamentale Cloud-Termini immer noch Fremdwörter. 34 Prozent der befragten deutschen...

Das sind die beliebtesten E-Mail-Dienste der Deutschen

25. September 2013 Posted by IBM Experts

E-Mail wird gerne totgesagt, stellt aber im Internet nach wie vor das Kommunikationsmittel Nummer 1 dar. Welche Dienste nutzen eigentlich die Deutschen am meisten?  Diese Frage beantwortet eine...

E-Government: Kreis Lippe erfasst Kita-Gebühren online

25. September 2013 Posted by IBM Press Releases - All Topics - Germany

eit kurzem können Eltern im Kreis Lippe auf digitalem Weg alle notwendigen Schritte zur Festsetzung der Kita-Gebühren vornehmen. Dieser zeitsparende Online-Service basiert auf der Portal-Lösung IBM WebSphere.

DAOS – die Rettung eures Speicherplatzes! Teil 3: Konfiguration und Aktivierung

24. September 2013 Posted by Katrin Stephan

Nachdem wir nun alles für die Einführung des IBM Domino Attachment and Object Services vorbereitet haben, geht es heute ans Eingemachte!

 

DAOS konfigurieren:

Auch für DAOS gibt es im Server Dokument einen entsprechenden Reiter. Hier können der Pfad für das Repository (DAOS-Basispfad), die Mindestgröße eines auszulagernden Anhangs, sowie die Dauer der Aufbewahrung eines Revisionsstands einer Datei, nachdem alle darauf verweisenden Dokumente schon gelöscht wurden, festlegen.

 

Abb. 1: Das Serverdokument mit den Konfigurationsmöglichkeiten für DAOS

 

Der DAOS Estimator gibt auch hier zum Teil Empfehlungen (Vgl. Teil 2: Plattenspeicher zur Verfügung stellen).

 

Abb. 2: Ausschnitt der Analyse des DAOS Estimators

 

Mit Hilfe der vom DAOS Estimator erfassten Daten lässt sich ableiten, dass es bei dem hier analysierten Server sinnvoll ist, die minimale Dateigröße auf 64kb zu setzen. Bei Dateigrößen, die darunter liegen, ist das Einsparpotential zu gering. Zu beachten ist allerdings auch die Anzahl der Attachments, welche ausgelagert würden. DAOS hat eine maximale Repository Grenze von 39.960.000 Dateien. Das hört sich im ersten Moment recht umfangreich an, betrachten wir aber noch einmal unser Beispiel und würden die DAOS Attachment Grenze auf 0kb legen, so würden in etwa eine halbe Million Attachments extrahiert werden (Vgl. Teil 2: Abb. 1, Extrapolated # of duplicate attachments). Besonders bei Archivservern sollten die entsprechenden Werte des DAOS Estimators gründlich betrachtet werden. DAOS läuft auch weiter, wenn die maximale Grenze von Repository Files erreicht wurde. Allerdings werden keine weiteren Anhänge mehr ins Repository verschoben.

Nach der Konfiguration von DAOS sollte der entsprechende Repository-Pfad im Dateisystem angelegt werden und der Domino Server neu gestartet werden.

In dem neue angelegten DAOS Repository Ordner werden vom Domino Server die Ordner 0001 - 9999 erzeugt. In jedem dieser Ordner werden maximal 40.000 sogenannte "Notes Large Object"-Dateien (*.nlo) erzeugt. Jede einzelne dieser Dateien repräsentiert ein Attachment. Die Dateien werden standardmäßig verschlüsselt abgelegt und haben als Dateinamen einen Hashwert. Sobald ein Order "voll" ist wird automatisch der nächste Ordner angelegt.

 

Abb. 3: DAOS Repository mit Notes Large Objects

 

Eine einmal angelegte Datei im Repository wird nie wieder verändert. IBM empfiehlt die Antivirenprüfung für das DAOS Verzeichnis zu deaktivieren. Die Virenprüfung von Attachments sollte schon im Vorfeld erfolgen, zum Beispiel durch den Lotus Protector oder einen anderen Service. Gerade bei aktivierter Verschlüsselung macht eine Virenprüfung noch weniger Sinn.

 

DAOS für Datenbanken aktivieren

Neben der Aktivierung im Serverdokument unter dem DAOS-Reiter müssen auch die Datenbanken, die vom Domino Attachment and Object Service erfasst werden sollen, für den Service aktiviert werden.

Nur Datenbanken mit on-disk structure (ODS) 51 (ab Version 8.5) oder höher können von DAOS bearbeitet werden. Standardmäßig werden Datenbanken mit dem Domino Server der Version 8.5 aber auf ODS 43, also der älteren Version, erzeugt. Hier empfiehlt es sich im Konfigurationsdokument des Servers den notes.ini Parameter "CREATE_R85_DATABASES=1" zu setzen. Dieser sorgt dafür, dass bei einem compact -c die Datenbanken in 8.5 auf ODS 51 angelegt werden.

Damit die Datenbank durch DAOS erfasst wird, kann man entweder in den Datenbankeigenschaften den Haken "Domino Attachment and Object Service verwenden" setzen (siehe Abb. 4) oder alternativ dem ohnehin im Anschluss nötigen compact den Parameter "-daos on" mitgeben, wie im folgendem Beispiel:

load compact -c -daos on mail\admin.nsf

Durch den Parameter -c wird eine Komprimierung der Datenbank mit Hilfe einer neuen Instanz der Datenbank erzeugt. In Verbindung mit dem notes.ini Parameter CREATE_R85_DATABASES=1 wird diese neue Instanz als ODS51 erzeugt und ist somit DAOS-fähig. Schlussendlich wird durch das DAOS Flag DAOS innerhalb der Datenbank aktiviert und die Attachments werden gemäß den Vorgaben im Serverdokument extrahiert und in das DAOS Repository abgelegt.

Um gleich noch weiteren Platz in der Datenbank einzusparen, kann man in den Datenbankeigenschaften noch weitere Optionen setzen. Die LZ1-Komprimierung für Anhänge erfasst ebenfalls die Anhänge, welche durch DAOS nicht erfasst werden. Die Komprimierung der Datenbankgestaltung und Dokumentendaten spart ein weiteres an Speicherplatz ein.

 

Abb. 4: Datenbankeigenschaften für aktiviertes DAOS

 

Solltet ihr die ersten beiden Teile der DAOS Reihe verpasst haben, findet ihr Sie hier:

DAOS - die Rettung eures Speicherplatzes! Teil 1: Allgemeines

DAOS - die Rettung eures Speicherplatzes! Teil 2: Planung und Vorbereitung

Andernfalls machen wir in den nächsten Tagen weiter mit dem Thema "Pflege von DAOS mit Hilfe des DAOS Managers" im 4. Teil von "DAOS - die Rettung eures Speicherplatzes!"

 

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