Projekte richtig anpacken
Das Thema Projektmanagement ist aus Unternehmen nicht wegzudenken. Denn nur sauber strukturierte Projekte führen zuverlässig zum Ziel. Erst vor kurzem brachte die Bitkom den Leitfaden Agiles Software Engineering Made in Germany heraus. Ein Schwerpunktthema in dieser Publikation: Projektmanagement. Diese Dispziplin wird ihre erstaunliche Entwicklung der letzten drei Jahrzehnte auch in den nächsten Jahren rasant fortsetzen. Laut der Studie “Expedition Deutschland” der Deutschen Bank werden in 2020 schon 15% der Wertschöpfung in Deutschland durch die Projektwirtschaft generiert. Im Jahr 2007 waren es noch 2%. Projektarbeit wird immer mehr zum Erfolgsfaktor.
Ein wichtiges Ziel des Projektmanagements ist es, Einflüsse auf Qualität, Zeit und Budget zu messen, zu steuern und zu kontrollieren und damit die Ziele des Engineerings zu erreichen.
Prozesse geben Verfahrenssicherheit
Auch agil durchgeführte Projekte folgen Prozessen und haben eine Ablauf- und Terminplanung, die sich meist nur durch die Länge der Lieferzyklen (Iteration, Sprints) von anderen Prozessmodellen unterscheidet. Auch die kollektive Verantwortung für die Qualität der Ergebnisse ist kein Alleinstellungsmerkmal agiler Projekte. Methoden wie Pair-Programming oder Pair-Testing haben sich längst auch in prozessorientierten Vorgehensmodellen bewährt und gehören zum Instrumentarium des Projektmanagements. Ähnlich verhält es sich mit dem in einer Projektorganisation etablierten Qualitätsverständnis.
IT-Projektmanagement, wie es die Bitkom betrachtet, ist von den Geschäftsprozessen losgelöst. Wir betrachten Projekt und Prozessmanagement zwar als Gesamtpaket, stimmen den Beobachtungen der Bitkom aber grundsätzlich zu. Logisch sind die Schlussfolgerungen des Verbandes über die Erfolgsfaktoren von Projektmanagement in Unternehmen. Dazu gleich mehr.
Vom Erfolg oder Scheitern eines Projektes
Es ist kein Geheimnis: Anzahl und Komplexität der Projekte in Unternehmen nimmt stetig zu: Wo heute 3% der gesamten Wertschöpfung in Projektarbeit abgewickelt wird, wird sich diese Zahl in 10 Jahren verfünffacht haben.Projektarbeit wird zum Erfolgsfaktor Je mehr die Anzahl der Projekte steigt, desto stärker hängt auch der gesamte Unternehmenserfolg von der Leistung eines einzelnen Projektes ab. Uns steht demnach ein chancenreicher Strukturwandel innerhalb der Organisationen bevor.
Unternehmen werden aber auch mit großen Risiken konfrontiert, denn die konkrete Umsetzung im Projektalltag ist nicht ganz einfach. Rund 2/3 aller gestarteten Projekte verlaufen nicht planmäßig oder scheitern sogar komplett. Aus diesem Grund sind eine gute Dosierung zum Einstieg und eine wohlüberlegte Einbettung in die Projektmanagement-Kultur des jeweiligen Unternehmens entscheidende Erfolgsfaktoren.
Was können Unternehmen tun, um Projekte im Sinne Ihrer eigenen Ziele erfolgreicher zu machen? Die wesentlichen Hebel sind hier der Einsatz von Projektmanagementspezialisten sowie der Ausbau der eigenen Projektmanagementkompetenz im Unternehmen. Eine höhere Integration von Projektmanagementprozessen und -werkzeugen sowie die Adaption von Projektmanagementstandards können Unternehmen auf dem Weg zu erfolgreichen Projekten unterstützen.
Die ISO-Norm ISO 21500 Leitfaden zum Projektmanagement beschreibt Begriffe, Grundlagen, Prozesse, Methoden, Daten und Prozessmodell im Projektmanagement. Richtig angewandt führt sie zu den Erfolgsfaktoren für Agilität in Projekten.
Die wichtigsten Arbeitsmittel
Softwaregestütztes Projektmanagement beinhaltet wesentliche Arbeitsmittel, die ein Projekt einfacher handhabbar machen:
- Grafische Modellierung
- Projektplanung und Ressourcenauslastung
- Office Integration
- Dokumenten- und Versionsmanagement
- Workflowmanagement
- Terminmanagement und Zeiterfassung
- Verwaltung von Kosten und Budget
- Multiprojektmanagement
- Reporting
Die Verwendung dieser Funktionen hilft Projektmanagern ihre Projekte erfolgreich abzuschließen und bei Bedarf auch wiederzuverwenden. Vor diesem Hintergrund sind Anwender gut beraten, ihre eigenen Anforderungen und Erwartungen an eine Projektmanagement-Software möglichst genau zu definieren. Wer mal eine solche Lösung ausprobieren möchte, ist herzlich eingeladen, dies bei uns zu machen oder an einem dreitägigen Workshop zum Thema Ende des Monats teilzunehmen.