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Was sind eigentlich PDF bzw. PDF/A?

Langzeitarchivierung kommt ohne PDF/A-Standard nicht aus

Wir sind tagtäglich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Inhalte konfrontiert: E-Mails, CAD-Dateien, JPGs und andere Bildformate sowie Office-Dateien in verschiedenen Varianten. Viele von ihnen müssen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden – Rechnungen und Verträge zum Beispiel. Werden diese Dokumente in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt, so ist die Gefahr groß, dass sie nach Jahren nicht mehr lesbar sind. Und damit ist nicht unbedingt nur die physikalische Haltbarkeit der Datenträger gemeint. Denn es ist fraglich, ob heutige digitale Speichermedien aufgrund regelmäßiger Aktualisierung von Programmen in ein paar Jahren überhaupt noch geöffnet werden können. Denken Sie zum Beispiel einmal daran, dass Sie zwar Dokumente, die mit Microsoft Word Version 1997 erstellt worden sind, noch mit der Programmversionen 2013 öffnen können – andersherum dürften Sie aufgrund fehlender Abwärtskompatibilität deutliche Schwierigkeiten haben.

Die Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel sind zwei Probleme, die der Langzeitarchivierung digitaler Inhalte im Wege stehen. Obendrein ist nicht jedes Dateiformat auch für die zukunftssichere Aufbewahrung von Inhalten gleichermaßen geeignet: Können beispielsweise verknüpfte, externe Bilder nicht gefunden werden, wird die Seite nicht wie gewünscht angezeigt. Eine revisionssichere Aufbewahrung wäre damit gescheitert. Aus diesem Grund ist für die Archivierung eine konsequente Konvertierung in ein Format notwendig, welches die langfristige Reproduzierbar- und Lesbarkeit sicherstellt. Der ISO-Standard PDF/A ist hierfür das Format erster Wahl.

Durchbruch bei der Aufbewahrung von Dateien

1993 entwickelte Adobe Systems das PDF – ein plattformunabhängiges Dateiformat für elektronische Schriftstücke.

Es ermöglicht bis heute ein Schriftstück unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform originalgetreu wiederzugeben. Nach der Installation von Acrobat Pro stand im Druckdialog in Word die Option PDF zur Verfügung. Mit diesem Format vereinfachte Adobe das Datenmanagement und den Datenaustausch für unterschiedliche Branchen enorm, denn mit dem neuen PDF-Standard ließen sich plötzlich etliche Klippen bei der Dokumentenweitergabe oder der Aufbewahrung von Dateien elegant umschiffen.

Denn während Formate wie Papier, Mikrofilm und das Bildformat TIFF zwar grundsätzlich lange archivier- und reproduzierbar sind und insbesondere TIFF-Dateien im Gegensatz zu Papier schnell und unkompliziert versendet werden kann, ist es nur unter größtem Aufwand möglich, diese klassischen Archivierungsformate nach gezielten Informationen abzusuchen. Ein PDF hingegen ist schnell durchsuchbar und kann neben Text, Bildern und Grafik auch Hilfen enthalten, die die Navigation innerhalb des Schriftstückes erleichtern.

Zahlreiche Vorteile

• PDF umfasst strukturierte Objekte (Text, Vektorgraphik, gerastertes Bild). Diese ermöglichen eine effiziente Suchabfrage im gesamten Datenarchiv.
• PDF lässt sich kompakt und effizient komprimieren. Besonders für den elektronischen Datenverkehr, z.B. E-Mail-Anhänge oder via Dateitransfer (FTP), ist die geringere Dateigröße vorteilhaft.
• Metainformationen (bspw. Verfasser, Thematik, Inhalt, Schlagwörter, Datum der Entstehung) werden direkt in einem standardisierten Format (XMP) in die PDF-Datei eingebettet. Daher lässt sie sich automatisch, systematisch und ohne manuelle Arbeit weiterverarbeiten.
• Das PDF Format ist in der Regel so konzipiert, dass es nicht an ein bestimmtes Gerät (bzw. Rasterauflösung, Farbsystem) gebunden ist. Dadurch passen sich die PDF Dokumente an die technologische Entwicklung der Ausgabegeräte (Drucker, Bildschirm, Scanner) an und sind auch Jahre nach ihrer Erstellung aktuell.

PDF/A erstellen

Kein Wunder also, dass man begann, das PDF als Standard für Langzeitarchivierung in Betracht zu ziehen. Adobe Systems überarbeitet seit Jahren das PDF immer weiter. Um neue Funktionen zu erweitern und unnötige zu entfernen, war es deshalb unumgänglich, einen dauerhaften, beständigen und international gültigen Standard für die Langzeitarchivierung zu entwickeln. Dieser sollte aufgrund der Vorteile, die das PDF bietet, auf Adobes PDF aufbauen. Das Ergebnis: PDF/A-Standard.

Im September 2005 wurde der PDF/A-Standard für das regelkonforme Archivieren elektronischer Dokumente definiert. Er bewertet und regelt, welche PDF-Funktionen bezüglich der Archivierung sicher sind. Unter Zusammenarbeit von Unternehmen und Organisationen entstand ein plattformunabhängiges Dateiformat für elektronisch archivierte Dokumente. Dieses garantiert eine langfristige Lesbarkeit von Dokumenten – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.

Warum PDF/A-Standard und nicht einfach PDF?

Mit seinen Container-Eigenschaften und der Fähigkeit einzelne Bestandteile plattformunabhängig layoutgetreu darzustellen, ist das PDF als Archivdokument ideal geeignet.

Jede PDF/A-Datei ist immer auch eine PDF-Datei

Damit das PDF jedoch eine exakt reproduzierbare Darstellung von Inhalten garantiert, müssen einige bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört beispielsweise der vollständige Zugriff auf alle zum Dokument gehörenden Elemente. Schriften beispielsweise müssen eingebettet sein, damit ein Rechner auch in Jahren Sonderzeichen oder Symbole noch richtig darstellt, selbst, wenn die im Dokument vorgesehene Schrift nicht auf dem Rechner installiert ist. Interaktive Elemente oder PDF-Ebenen hingegen sind nicht erlaubt: Interaktive Elemente oder PDF-Ebenen hingegen sind nicht erlaubt: Sie verhindern die Eindeutigkeit, die eine PDF/A-Datei haben muss. Bei einem PDF mit mehreren Ebenen wüsste man beispielsweise bei einer Druckausgabe in 40 Jahren nicht mehr, welche Ebene gelten soll.

Einsatzszenarien: So profitieren wir vom PDF/A-Standard

Da sich ganz unterschiedliche Inhalte als PDF sichern lassen, ist die Norm für alle Branchen geeignet. Ein paar Beispiele sollen die Einsatzmöglichkeiten zeigen – und seien Sie gespannt: Diese gehen über die bloße Archivierung hinaus.

Aufbewahrung von Broschüren, Handbüchern und Bedienungsanleitungen

Mit jedem neu erworbenen Elektrogerät, Möbelstück, Spielzeug oder Sportgerät, kommt mal ein Handzettel, dann ein Booklet und manchmal ein ganzes Pamphlet mit ins Haus. Nun gehört es zum Wesen von papiergebundenen Handbüchern, dass sie immer dann verschwunden sind, wenn sie gebraucht werden. Ein Karton mit allen Anleitungen darin könnte eine Lösung sein. Oder besser noch: Ein Ordner auf der Festplatte. Denn die meisten Hersteller bieten Benutzerhandbücher zum kostenlosen Download auf ihren Webseiten an: Gesichert als PDF und nach Wahl benannt, können sie nicht mehr verlorengehen. Und im Zweifelsfall ist der Computer schneller hochgefahren und das benötigte Stichwort dank Volltextsuche schneller gefunden als die Abstellkammer durchwühlt.

Weitergabe von Druckdaten

Zwar wurde der PDF-Standard häufig zur Archivierung genutzt. Es gibt aber auch Varianten, die im Graphik- und Druckbereich zum Einsatz kommen. Und zwar dann, wenn Sie zum Beispiel Bild- und Druckdaten an Druckereien weitergeben möchten. So garantiert z.B. PDF/X die Konsistenz der Daten. Pannen mit nicht eingebetteten Schriften, die beispielsweise zu „Buchstabensalat“ führen, sind ausgeschlossen. Die vorlagengetreue Übermittlung der Daten bis zum Druck mit farbgetreuer Wiedergabe im CMYK-Farbmodell wird dadurch ermöglicht.

Das Farbmanagement verhindert zu blasse oder zu bunte Farben bzw. Bilder, denn PDF/A sorgt für eine verbindliche Darstellung von Farben. Zudem vermeidet PDF/A viele Verarbeitungsprobleme, die beispielsweise durch passwortgesicherte PDF-Dokumente oder bei der Druckausgabe von Dateien auftreten können.

Umwandlung von E-Mail Anhängen zum Schutz vor Schadcode

Immer häufiger missbrauchen Hacker Office Dokumente, um versteckte Trojaner in Makros zu verbreiten. Die Umwandlung von Office-Dokumenten in PDF kann darin eingebetteten, aktiven Schadcode an seiner Ausführung hindern.

So erlaubt beispielsweise auch unsere Lösung iQ.Suite Convert die Umwandlung von E-Mail-Anhängen ins PDF- oder ZIP-Format. E-Mails mit potentiell gefährlichen Office Dokumenten werden angehalten und mit iQ.Suite Convert in PDF umgewandelt. Der Empfänger erhält den ursprünglichen Anhang als PDF-Datei. Aktiver Schadcode ist nun keine Bedrohung mehr. Eine Antivirus-Lösung, wie beispielsweise unsere iQ.Suite Watchdog, kann anschließend den originalen E-Mail-Anhang einer erneuten Virus-Prüfung unterziehen. Wird die Datei dabei als ungefährlich bewertet, erfolgt die Zustellung an den Empfänger im ursprünglichen Format.

Vereinheitlichung von Dateiformaten

Apropos E-Mail-Anhänge: Es ist nicht immer sinnvoll, E-Mail-Anhänge im Original zu versenden. Insbesondere wenn der Empfänger Historien in Office-Dokumenten nicht sehen soll oder sichergestellt werden soll, dass dem Empfänger der Anhang so dargestellt wird, wie der Autor es vorgesehen hat, ist PDF eine sinnvolle Alternative. Ob Office Dokumente oder Bilder – unzählige Formate lassen sich konvertieren und als PDF versenden. Übrigens übernimmt auch iQ.Suite Convert diese Aufgabe, wobei Sie selbst anhand von Dateityp oder -größe entscheiden, welche Anhänge umgewandelt werden.

PDF-basierte E-Mail-Verschlüsselung

Der sichere Versand von E-Mails an Kunden ohne eigene Verschlüsselungslösung ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Denn entweder sind die verwendeten Lösungen zu komplex und stören durch ihr aufwändiges Schlüsselmanagement einen reibungslosen Ablauf. Oder es ist nicht sichergestellt, dass beide Kommunikationspartner das identische Verfahren bzw. die gleiche Software einsetzen.

Eine Verschlüsselungslösung, die solche Hindernisse überwindet, ist unser iQ.Suite PDFCrypt. Zur Verschlüsselung von E-Mails setzt sie auf den PDF-Standard und kommt deshalb ohne Schlüssel, Zertifikate oder Installation von Software auf Empfängerseite aus. Eine E-Mail wird inklusive ihrer Anhänge automatisiert in eine verschlüsselte PDF-Datei umgewandelt und dem Empfänger zugestellt. Wie es dem Wesen des PDFs entspricht, bleiben dabei alle Anhänge in ihrem ursprünglichen Format erhalten. Der Empfänger öffnet dann einfach mit Hilfe eines PDF-Readers und eines ihm zugesandten Passworts die verschlüsselte PDF-Datei im Mail-Client.

Hochvolumige Herstellung von Archiv-PDF-Dateien

Der PDF- bzw. PDF/A-Standard eignet sich auch zur Archivierung von Inhalten nicht länger benötigter Geschäftsanwendungen. Wir haben uns diese Eigenschaften beispielsweise zunutze gemacht, um ganze Geschäftsanwendungen zu archivieren. Konkret nutzen wir diese Technologien im GBS Retirement Manager, mit dessen Hilfe ungenutzte IBM Notes Datenbanken abgeschaltet und die Inhalte in ein einheitliches PDF-Format überführt werden, wodurch eine zukünftige, plattformübergreifende Nutzung überhaupt erst möglich wird. Denn im PDF-Standard bleiben nicht nur die Inhalte und zusätzliche Metadaten erhalten, sondern auch das originale Erscheinungsbild. Gleichzeitig erfüllt das langlebige PDF/A-Format auch hier höchste Revisionssicherheit. Die erzeugten PDF-Dateien können in Kombination mit dem GBS AppDesigner dann sogar im Browser zugänglich gemacht und Anwendern in Microsoft SharePoint oder IBM Connections zur Verfügung gestellt werden.

Der Beitrag PDF – Ein Format, viele Möglichkeiten erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Security, Collaboration & Co.

Geht’s eigentlich auch ohne?

Papierlose Träume Das papierlose Büro ist kein neuer Trend, nicht einmal der neueste Hype. Der Traum ist mittlerweile schon 40 Jahre alt und immer noch nicht ausgeträumt. Oder haben Sie Ablagekörbe und Aktenordner schon aus Ihrem Büro verbannt?

Düstere Prophezeiungen – und die Realität

1975 wurde prognostiziert, dass die Einführung von Computern und elektronischer Datenverarbeitung das bedruckte Papier irgendwann aus der Arbeitswelt verbannen wird.

12 Jahre später – von flächendeckenden PC-Systemen oder Büroanwendungen war noch keine Rede – prophezeite die „Computerwoche“ 1987 mit Blick auf die Papierbranche: „Die goldenen Zeiten kommen erst noch.“ Und dabei stand der Durchbruch der in den 1980er Jahren begonnenen Computerisierung in den nächsten Jahren erst noch bevor: Mit Microsoft Windows, der E-Mail und dem Internet war das Büro ohne Papierberge plötzlich zum Greifen nah.

Seitdem hat sich tatsächlich viel getan: Wir nutzen E-Mail, Digitalfax und Smartphone-Apps, mit deren Hilfe Dokumente gescannt werden können. Wir archivieren in modernen Dokumenten-Management-Systemen. DMS-Dienste aus der Cloud bieten die Möglichkeit, digitale Unterlagen dank Browser oder App jederzeit und überall parat zu haben und zu teilen. Social Intranets, Online-Collaboration-Plattformen und Filesharing-Dienste tragen dazu bei, den Papierverbrauch drastisch zu reduzieren.

Ist der Traum ausgeträumt?

Und trotzdem: Der Papierverbrauch hat sich kein bisschen verringert. Ganz im Gegenteil: Er ist heute in einem durchschnittlichen Büro höher als noch vor der Einführung des PCs. Nach Berechnung des Natural Resources Defense Council (NRDC) verbraucht die Weltbevölkerung jährlich 9,5 Billionen Blatt Papier. Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht damit gute 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Einer Umfrage des Social-Intranet-Anbieters Viadesk zufolge, wird auch in deutschen Firmen gedruckt, was die Hardware hergibt: Durchschnittlich 25 Seiten pro Person und Tag. Das entspricht einem Papierverbrauch von 0,68 Bäumen pro Person und Jahr.

Papier: Posten in der Unternehmensbilanz

Der Großteil dieses Papierberges dient dabei nicht einmal der Archivierung, sondern der täglichen Kommunikation: 45 Prozent der Papierdokumente werden binnen 24 Stunden wieder vernichtet. Das ist nicht nur eine gigantische Verschwendung von Ressourcen, sondern auch ein beachtlicher Posten in der Unternehmensbilanz: 16 Euro jährlich verursacht die Ablage eines einzelnen Papierdokuments, hat der Verband AIIM International errechnet. Erstaunlich ist, wie viele Exemplare eines jeden Dokuments durchschnittlich abgelegt werden: Ganze 19 Stück – und in 20 Prozent der Fälle auch noch falsch. Das Suchen kostet je Dokument weitere 98 Euro. Nachzulesen ist das Ganze in der Studie mit dem klangvollen Namen: „Paper Wars 2014 – Update from the Battlefield“.

Berufliche Daten mobil immer mit dabei

Das papierlose Büro ist also 2015 offenbar immer noch ein Traum. Das allerdings verwundert: Nach der Smart Worker Umfrage 15 sind moderne, mobile Endgeräte inzwischen fest im Berufsalltag integriert. 59 Prozent der befragten Berufstätigen nutzen geschäftlich ein Smartphone, ebenfalls 59 Prozent ein Notebook und 30 Prozent ein Tablet. Berufliche Daten sind also grundsätzlich mobil verfügbar, auch wenn sich dies vor allem auf Basisdienste wie E-Mail und Kalender bezieht. Und trotzdem druckten 45 Prozent der Befragten immer noch so viel wie in 2014, 23 Prozent sogar mehr als im Vorjahr. Nur 27 Prozent der Büro-Anwender drucken weniger im Vergleich zu 2014.

Warum wir nicht vom Papier lassen können

Digitalisierung bzw. digitale Arbeitsprozesse helfen doch eigentlich dabei die Arbeitszeit effizient und produktiv zu gestalten und sparen obendrein auch noch Zeit und Geld. Warum also können wir nicht vom Papier im Allgemeinen lassen und vom Drucken im Besonderen? Smart Worker hat genau diese Frage Büroangestellten gestellt. 58 Prozent der Befragten gaben dabei an, dass immer mehr Dokumente bearbeitet werden müssen. Um bei steigender Informationsflut nicht die Übersicht zu verlieren, greifen viele Wissensarbeiter wieder auf das gute alte Medium Papier als Datenträger zurück.

Wie es scheint, mögen Menschen Papier. Papier ist geduldig. Es entschleunigt in einer schnelllebigen Arbeitswelt, es kann nicht binnen Sekunden einmal um die ganze Welt verschickt werden. Man kann es mit Notizen bekritzeln, zerreißen, zerknüllen und wieder glätten. Hinzu kommt die grundsätzliche Problematik, dass zwar immer mehr Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden und darüber auf bestimmte Basisinformationen zugreifen können, hierbei aber meistens die unternehmensindividuellen Anwendungen und Geschäftsprozesse außen vor bleiben.

Der Wandel beginnt in der Unternehmenskultur

Wer Papier aus dem Büro verbannen will, muss umdenken. Ein Hinweis, eingebettet in den E-Mail-Footer, die Website oder in ein digitales Dokument, der uns zum Nachdenken vor jedem Ausdruck anhalten soll, reicht dabei nicht aus. Ein Erfolgsrezept für die digitale Transformation sind dagegen agile Verfahren und digital organisierte Workflows der IT-Branche. Entscheidend ist dabei jedoch die Integration der relevanten Informationen und Prozesse in die vorhandenen digitalen Arbeitsumgebungen und die Welt der mobilen Endgeräte.

Lösungen für die digitale Transformation

Die Digitalisierung ist in vollem Gange. Viele CIOs stehen in diesem Jahr vor der Herausforderung, alte IT-Plattformen durch neue agilere und flexiblere zu ersetzen, die Innovationen und Geschäftsprozesse besser unterstützen. Social Business & Collaboration, Cloud und Mobile Computing geben dabei den Takt vor – und moderne Geschäftsanwendungen können mit ihnen kombiniert werden. Wir bei GBS beschleunigen mit konkreten Anwendungsszenarien die digitale Transformation.

Mit dem GBS AppDesigner besteht die Möglichkeit, Abläufe effizienter zu gestalten, manuelle Vorgänge zu digitalisieren und damit die Papierflut einzudämmen. Urlaubsanträge, Personalbeurteilung, Rechnungsverwaltung und Beschaffungsanträge sind nur einige Einsatzbeispiele des GBS AppDesigner. Intuitive Designwerkzeuge ermöglichen es, dass selbst Fachanwender ohne Programmierkenntnisse in wenigen, einfachen Schritten selbständig individuelle Geschäftsanwendungen erstellen können, die anschließend direkt auf Mobilgeräten genutzt werden können. Damit werden bisher papiergetriebene Prozesse plötzlich digital. Und das ohne großen Entwicklungsaufwand.

Mit dem GBS Meeting Manager steht beispielsweise eine Webanwendung zur Verfügung, die professionelles Meeting Management zum Kinderspiel macht. Die mit dem GBS AppDesigner erstellte Webanwendung unterstützt Mitarbeiter in allen Meeting-Phasen von der Vorbereitung, Themensammlung und Einladung über die Durchführung bis zur Protokollierung mit strukturierten digitalen Abläufen und intuitiver Bedienung. Damit gehört das alte Papierprotokoll endgültig der Vergangenheit an!

Mensch bleibt Schlüsselfigur

Ohne eine Unternehmenskultur, die den Chancen des digitalen Wandels offen gegenübersteht, können sich solche Impulse jedoch nicht etablieren. Dass noch viele Unternehmen diesen ersten Schritt nicht wagen – oder ihn sogar bewusst vermeiden – zeigt eines deutlich: Der Faktor Mensch bleibt die Schlüsselfigur, seien die (technologischen) Fakten noch so klar. Der digitale Wandel beginnt im Kopf.