REDDOXX MailDepot

Die Software-Lösung für rechtssichere E-Mail Archivierung

Mit REDDOXX Maildepot ist jede E-Mail nur zwei Mausklicks entfernt. Das leistungsfähige, Volltext-indizierte System durchsucht in Sekunden schnelle Ihre E-Mails und alle textlich orientierten Anhänge (z.B. Word oder PDF).

Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. Alle E-Mails werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert. Das MailDepot erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, die bereits seit Jahren verbindlich gelten.

Bleiben Sie unabhängig vom Typ des Mailservers

Die Lösung ist unabhängig vom Typ des Mailservers, unterstützt jegliche Arten von Storage und kann dadurch sehr einfach in jede bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Durch eine Volltextindizierung lässt sich später jede archivierte Mail sofort wieder finden und per Mausklick wiederherstellen.

REDDOXX zeichnet sich insbesondere durch eine sichere und benutzerfreundliche E-Mail Archivierung aus: Das REDDOXX MailDepot. An allererster Stelle steht eine Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit dank Zertifizierung und der Verwendung gängiger Marktstandards. Das schafft Investitionssicherheit.

Die MailDepot Funktionen im Überblick

• GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail Archivierung aller relevanten E-Mails
• Einfachste Bedienung für den Anwender
• Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Zertifizierung und Marktstandards
• Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails
• Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich
• Entlastet Ihre IT Infrastuktur sofort und nachhaltig
• Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)
• Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich
• Auslagerung archivierter Daten möglich
• Multiple Storage Unterstützung
• Auditierung über Vieraugen-Prinzip möglich
• TÜV-zertifiziertes Compliance-Produkt

Weitere Funktionen

Zugriffsberechtigung

• Automatische Replikation aus dem Active-Directory (MS Exchange 2003/2007/2010/2013/2016)
• Anwender kann Vertreterrechte vergeben
• Regelbasierte Vergabe von Vertreterrechten mit Gruppenfunktion (z.B. für abteilungsweiten Zugriff)
• Automatische Bildung von Facharchiven mit gruppen- bzw. anwenderspezifischen Zugriffsrechten
• Auditfunktion mit Vieraugenprinzip

Compliance Funktionen

• Auditoren-Zugriff mit auswertbarem Zugriffs-Log
• Auditoren-Zugriff gesichert über Vieraugenprinzip
• Inhaltsabhängiger Audit für den revisionsorientierten Zugriff
• Offline-Audit (ohne Appliance), geeignet für die Außenrevision
• Revisionssicheres Logging (Compliance Log)
• Datenschutzkonformer Umgang mit sensiblen Daten einstellbar (Compliance-Framework)
• Manipulationssichere Aufbewahrungszeiten einstellbar
• Verbindlicher Nachweis des Empfangs- bzw. Versende-Zeitpunkts
• Revisionssichere und verschlüsselte Speicherung
• Regelbasierte Archivausschlüsse (Absender, Empfänger, Betreff, Größe)

Suchfunktionen

• Volltextsuche in den E-Mails und allen Texten der Anhänge
• Kombinierte Suche
• Schnellauswahl von Suchfeldern und Feldkombinationen
• Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
• Direkte Weiterbearbeitung in MS Outlook® (Add-In notwendig)
• Stellvertreterfunktion
• Suchergebnis mit Darstellung des E-Mail-Verlaufs
• Kennzeichnung ein- und ausgehender Mails im Suchergebnis
• Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
• Mehrfachoperation im Suchergebnis über Kontextmenü, z.B. Zustellen, Weiterleiten/Öffnen
• E-Mail-Historie mit verbindlichen Zeitstempeln

Data Lifecycle Management Funktionen

• Hierarchisches Speichermanagement
• Gesonderte Speicherung großer E-Mails auf alternativen Storages
• Versiegeln von Archivcontainern (Read only)
• Inhaltsabhängiges Verschieben & Kopieren von archivierten Mails
• Inhaltsabhängige Übergabe der archivierten E-Mails inkl. der Metadaten an DMS/CRM etc.
• Kontinuierliches Backup (Datenspiegelung)

Archiv-Speicher

• Selbsttragendes Archiv, Suchindex und Zugriffsrechte liegen im Archivcontainer
• Keine Größenlimitierung
• Volltext-Indizierung des gesamten E-Mail-Inhalts inkl. aller Anhänge mit Textinhalt Deduplizierung / Single Instancing, jede E-Mail wird nur einmal pro Archiv gespeichert
• Echtzeitkompression bei der Speicherung (ZIP-Algorithmus)
• Verschlüsselte Speicherung der Daten
• Zusätzliche Signierung bei der Speicherung des E-Mails (Revisionssicherheit)
• Zusatzverschlüsselung (AES) mit individuellem Passwort möglich
• Offline-Verwendung der Archive: Suche, Lesen und Export auch ohne Appliance möglich
• Archivierung aller Metadaten und Zeitstempel
• Frei wählbare Chunksize (maximale Größe der Datendateien, ab der der Split erfolgt)
• Multiple Archive
• Hierarchisches Speichermanagement
• Individuelle Aufbewahrungszeiten pro Archiv einstellbar

Nacharchivierung

• MS Outlook® ab der Version 2003 (Add-In notwendig)
• MS-Exchange® 2003 bis 2016
• Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
• Office 365
• IMAP / POP3
• MS Outlook Archive (PST-Dateien)
• Novell GroupWise ab Version 8.4
• Tobit David V 8.0 oder höher

Sicherheit

• Integrierter Virenschutz für alle ein- und ausgehenden E-Mails
• Virenfilterung auch auf Office-Dokumente mit Macros möglich
• Verschlüsselung ausgehender E-Mails via Passwort

Hochverfügbarkeitsmerkmale

• Hot-Standby Cluster (optionales Modul)
• SNMP Monitoring
• Health Control
• Alarmmeldungen (Alert-Notification)
• Selbstheilung (Watchdog)
• Automatische Überwachung der Storage-Verfügbarkeit und Geschwindigkeit
• Autom. Zwischenspeicherung der Archivdaten bei Storage-Verlust

Benutzer-Interface

• Outlook Integration (Add-In)
• Webinterface
• Windows-Programm
• iPhone / iPad App
• Android Phone / Tablet App

Benutzerverwaltung & Verzeichnisdienste

• Lokale Datenbank
• Active Directory
• Open LDAP
• Lotus Notes
• Novell NetWare (E-Directory)
• Automatische Synchronisation der
  Mailkonten aus dem Verzeichnisdienst

Unterstützte Mailserver

• MS-Exchange® 2003 bis 2016
• Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
• OX – Open Xchange
• Postfix
• Office 365
• Hosted Exchange®
• Tobit David V 8.0 oder höher
• Kerio
• Kolab
• Novell GroupWise ab Version 8.4
• Weitere Mailserver werden unterstützt

Storage

• iSCSI native
• NFS / CIFS
• Logical V-Disk (nur Virtual Appliance)
• Multiple Storage
• Hierarchisches Speichermanagement