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Why Is Secure Collaboration in the Digital Age So Important?

21. April 2023 Posted by Richard Jefts

Why Is Secure Collaboration in the Digital Age So Important?

Of the factors needed to support an effective digital transformation, one is indispensable: Without employee buy-in, no digital transformation will succeed. To attain the level of engagement needed to transform your business, you must empower your teams to work in new ways that make sense for them. Providing secure collaboration tools is thus an essential step toward implanting a truly digital work culture in your organization. Think about the importance of the information we exchange every day between email, text, social media, etc. We speak about financials, customers, employees, acquisitions, and other valuable information that needs to be kept safe. If this information of all things is not secure then fundamentally, we are exposed and not being good shepherds for our customers, partners, investors or employees. Keeping our information secure is required — and expected — when we are collaborating.

Gaps and deficits in organizational culture can be a major barrier to digital success, as McKinsey showed in a study that identified increased collaboration — along with customer-centricity and calculated risk-taking — as a must-have behavioral shift for organizations embarking on a successful digital transformation. A later study by McKinsey showed “how, and by how much, digitizing tools and processes can support success” by enabling employees to work in new ways — and called out three specific changes as essential:

  • Adopting digital tools to make information more accessible across the organization — which, according to the study, more than doubles the likelihood of a successful transformation.
  • Deploying “digital self-serve technologies” for employees and/or business partners.
  • Modifying standard operating procedures to incorporate new technologies.

Beyond these three elements, McKinsey found that “an increase in data-based decision making and in the visible use of interactive tools” could also more than double the likelihood of digital transformation success.

So, with this in mind, what key attributes are needed for secure collaboration tools to engage employees effectively and help to create a cultural shift in your organization? What concrete capabilities will win your teams over and give your organization the digital momentum you’re looking for? Here are some of the ways in which secure collaboration tools enable teams to work together efficiently and effectively — while also securing sensitive data.

Increasing productivity — Secure collaboration tools help teams work together more efficiently, reducing the time required to complete tasks and increasing overall productivity. For example, cloud-based collaboration platforms allow team members to work on documents in real time, from anywhere, without worrying about version control issues or emailing files back and forth.

Enabling remote work — The pandemic accelerated the shift towards remote work, and secure collaboration tools became essential for enabling teams to work together from different locations. With the right tools in place, remote workers can collaborate just as effectively as they would in an office setting, without compromising the security of sensitive data.

Enhancing communication — Collaboration tools improve communication between team members, keeping everyone on the same page and working toward the same goals. By providing a centralized platform for communication, they make it easy for team members to share information and feedback, reducing the risk of miscommunication and misunderstandings.

Ensuring security — Digital transformation often involves the use of sensitive data, and it’s essential that this data is kept secure throughout the collaboration process. Secure collaboration tools use encryption and other security measures to protect data from unauthorized access or interception, reducing the risk of data breaches or other security incidents.

Facilitating compliance — Compliance with data privacy and security regulations is becoming increasingly important, and secure collaboration tools can help organizations meet these requirements. By providing features like access controls, audit logs, and data retention policies, collaboration tools make it easier for organizations to demonstrate compliance with regulations like GDPR and HIPAA.

Transformation is disruptive by nature, and seamlessly providing multiple channels for sharing and communication in a safe way can be a challenge for any organization. Nevertheless, secure collaboration is an indispensable aspect of any digital transformation process — both technically and at a business level. Enabling teams to work together efficiently and securely is essential for digital transformation. Regardless of the location or the type of data they are working with. By investing in secure collaboration tools, organizations can ensure that they are able to collaborate effectively around any information and from anywhere in our rapidly changing digital landscape.

Trotz Corona-Virus bloß nicht auf soziale Kontakte verzichten: Gestaltet sie anders und lasst Eure Lieben nicht alleine! [Podcast]

14. März 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Soziale Kontakte vermeiden, sagt die Kanzlerin. Falsch, wir müssen soziale Kontakte jetzt halt anders hegen und pflegen sollten, auch wenn es eine andere Qualität hat. Ich hätte mir eine etwas andere Art der Betonung, einen anderen Spin gewünscht. Ja, liebe Mitbürger:innen, vermeidet persönliche Treffen, aber pflegt den sozialen Kontakt und pflegt die Kommunikation. Nicht dadurch, dass ihr Euch in Person trefft. Nehmt den Telefonhörer in die Hand und ruft Euren Oma und Opa im Pflegeheim an. Und ja, macht Videotelefonate mit Facetime oder vergleichbaren Werkzeugen. Stellt sicher, dass wir uns alle nicht allein fühlen und redet miteinander. Diese Botschaft hätte ich mir gewünscht. Das Statement zeigt auch, wie wenig der „digitale Mindset“ bei der Kanzlerin angekommen ist. Das möchte ich auch am Dienstag (17. März 2020, 8:51 zu verfolgen unter @gsohn auf Twitter) bei 9vor9 mit Gunnar Sohn und Lars Basche thematisieren.
Und hier findet Ihr den „geschriebenen“ Artikel.

(Stefan Pfeiffer)

Bloß nicht auf soziale Kontakte verzichten: Gestaltet sie anders und lasst Eure Lieben nicht alleine!

14. März 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Wir sollen derzeit möglichst auf Sozialkontakte verzichten, verkündet die Kanzlerin angesichts der Corona-Krise und der Maßnahmen, die die Behörden nun ergriffen haben. Schulen und Kitas schließen, Ausstellungen, Konzerte und Veranstaltungen absagen, um eine Verbreitung des Virus zu vermeiden. Alles wahrscheinlich richtige und wichtige Massnahmen.

Soziale Kontakte anders gestalten: Dann videochatten wir mit Oma

Diese Aussage der von mir sehr geschätzten Kanzlerin ist mir gelinde gesagt aufgestoßen. Angela Merkel hat es wahrscheinlich gut gemeint und fordert dazu auf, sich nicht in Person zu treffen. Ich hätte mir eine etwas andere Art der Betonung, einen anderen Spin gewünscht. Ja, liebe Mitbürger:innen, vermeidet persönliche Treffen, aber pflegt den sozialen Kontakt und pflegt die Kommunikation. Nicht dadurch, dass ihr Euch in Person trefft. Nehmt den Telefonhörer in die Hand und ruft Euren Oma und Opa im Pflegeheim an. Und ja, macht Videotelefonate mit Facetime oder vergleichbaren Werkzeugen. Stellt sicher, dass wir uns alle nicht allein fühlen und redet miteinander. Diese Botschaft hätte ich mir gewünscht.

Klar, Onlinekommunikation, virtuelle Kommunikation kann und soll nicht die Umarmung ersetzen. Aber gerade in diesen Zeiten ist es wichtig, dass wir miteinander sprechen. Wir werden im persönlichen Umfeld auf geraume Zeit umdenken müssen, denn wir wissen einfach nicht, wann Normalität eintritt. Bis dahin sollten und müssen wir die technischen Möglichkeiten intensiver nutzen, die wir haben. Wenn uns danach ist, dann halten wir halt abends per Skype einen Schwatz und prosten uns zu. Warum nicht. Hauptsache, wir sind in Kontakt und schwatzen miteinander. Hauptsache, wir lassen uns nicht alleine.

Kommunikation nicht einstellen: Virtuelle Formate ausprobieren

Das gilt nicht nur für das persönliche Umfeld. Das gilt auch für unser berufliches Leben. Wir sollten schauen, so viel normale Kommunikation und Interaktion sicher zu stellen, wie es möglich und auch erträglich ist. Wir wollen ja nicht nur vor dem Bildschirm verbringen. Aber wir sollten uns nicht unterkriegen lassen. Wenn die Kunstausstellung, bei der man eigentlich mit rekordverdächtigen Besucherzahlen gerechnet hat, nun geschlossen ist, dann ermöglicht virtuelle Besuche des Museums. Und wenn dabei das Gefühl, die Lebendigkeit, das Liveerlebnis fehlt, dann denkt drüber nach, wie man live führen kann und die Interessenten:innen nehmen über Facebook, Twitter oder YouTube teil, können Fragen stellen und diskutieren.

Ähnliche Gedanken muss man sich in Unternehmen machen. Wie bleiben wir in Kontakt, in Kontakt zwischen Mitarbeitern, aber auch mit Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten. Darüber diskutieren wir ja auch hier, in 9vor9 und auf sozialen Kanälen wie Twitter die letzten Tage sehr intensiv. Wir müssen Dinge ausprobieren, wie man das machen kann. Manches wird auch schief gehen. Manchmal wird man auch genervt sein. Aber lasst uns nur nicht die sozialen Kontakte stoppen und aufgeben. Das sollten wir uns auch vom Corona-Virus nicht bieten lassen.

(Stefan Pfeiffer)

Antwort auf WhatsApp? Chatten über IMAP: „Wir machen das jetzt einfach mal“ – Rafael Laguna

25. Februar 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Fast martialisch titelt LEAD „Der deutsche Angriff auf WhatsApp“ und auch die Süddeutsche greift das Thema auf: Der deutsche Unternehmer Rafael Laguna will die hier im Blog oft kritisierte Dominanz insbesondere von Facebook mit seinen Diensten WhatsApp – das gerade 10 Jahre alt wird und wo die Visionen der Gründer den Bach runter gegangen sind – und Facebook Messenger etwas entgegensetzen. Sein Plan ist es, das Internet Message Access Protocol (IMAP) so aufzubohren, dass darüber auch Chats abgewickelt werden könnten.

Laguna ist Chef der Firma Open-Xchange, deren Software „Dovecot“ von vielen großen Anbietern – z.B. von 1&1 oder Telekom – genutzt wird. Wenn ein E-Mail-Anbieter IMAP als Protokoll nutzt ist die sogar die Chance groß, dass Dovecot die Basis ist. Weltweit laufen wohl drei Viertel aller IMAP-Server auf dieser Basis.

Laguna will dieses Protokoll mit COI „Chat over IMAP“ so aufbohren, dass darüber eben Chat-Dienste à la WhatsApp aber auch Unternehmenslösungen à la Slack betrieben werden könnten. Die Ziele sind hoch:  Die Lösung soll quelloffen (Open Source), komfortabel und ohne das Ausforschen seiner Nutzer auskommen. Vor allem könne die Lösung bei allen Anbietern laufen, die mitmachten. Dies würde dazu führen, dass die Daten eben nicht nur bei einem Anbieter zusammen laufen würden.

„Wir machen das jetzt einfach mal“, so zitiert die Süddeutsche Laguna. Ich bin gespannt, werde das sicherlich weiter verfolgen und hoffe, dass nicht wieder ein lobenswerter Ansatz im Sande verläuft. Die Basis, auf der gestartet wird, ist auf jeden Fall durch die Verbreitung mit IMAP deutlich besser. Und das Ziel ist ehrgeizig, denn …

WhatsApp ist Mainstream und Ersatz für Telefonate, E-Mails oder gar persönliche Gespräche geworden.

über WhatsApp wird 10: Wie ein Messenger die Welt eroberte | heise online

Ich gebe auch zu, dass ich zucke, denn alle Nachrichten sollen wohl in der E-Mail zusammenlaufen: Ein Leben außerhalb des E-Mail-Posteingangs. Living outside the inbox. An dieses Postulat meines von mir sehr geschätzten ehemaligen Kollegen Luis Suarez muss ich denken. Wie oft habe ich hier im Blog schon über ein Leben mit weniger E-Mail geschrieben und Werkzeuge, die besser zur Zusammenarbeit geeignet sind. Aber vielleicht klingt es ja dem ein oder anderen Anbieter auf der Basis von IMAP und Chat over IMAP Lösungen zu bauen, die Kommunikation, Teilen und Zusammenarbeit intelligent abbilden. Ich bin sehr gespannt und vielleicht gelingt es uns ja, Rafael Laguna zu einem Gespräch auf CIOKurator.com zu gewinnen.

(Stefan Pfeiffer)

IBM Watson Workspace – Webcast am 03.07.2018 um 10 Uhr

26. Juni 2018 Posted by Albert Boxler, IBM

Watson Workspace ist die Antwort von IBM auf die zunehmende Informationsflut, der Mitarbeiter/innen heutzutage ausgesetzt sind.

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IBM Watson Workspace – Das Collaborationtool zur Entlastung im Arbeitsalltag

10. April 2018 Posted by Albert Boxler, IBM

Watson Workspace ist die Antwort von IBM auf die zunehmende Informationsflut, der Mitarbeiter/innen heutzutage ausgesetzt sind.

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Die preiswerte, flexible, moderne & zukunftssichere Entwicklungsplattform

4. April 2018 Posted by Albert Boxler, IBM

In diesem Webcast informieren wir Sie über IBM Notes/Domino als aktuelle, preiswerte, flexible und zukunftssichere Entwicklungsplattform - nun auch mit JavaScript Support, node.js, loopback, usw.

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Das Besondere an IBM Watson Workspace

19. September 2017 Posted by Peter Schütt, IBM

IBM Watson Workspace, das modernste Konversationstool, das sich signifikant von anderen Lösungen unterscheidet, wird in Kürze generell verfügbar. Zwei Beispiele, wie es sich von den Produkten anderer Hersteller unterscheidet, zeigt Ann-Marie Darrough in einem kurzen Video:

https://youtu.be/2eCj_LcZ6LQ

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IBM Connect 2016: DER neue Weg zu arbeiten – anders macht keinen Spaß mehr

4. Februar 2016 Posted by Peter Schütt

Die Zusammenfassung von der Opening General Session der Connect 2016

Dieser Blog ist umgezogen auf die neue DNUG Plattform. Der Artikel steht hier.

Social Business als Begriff nicht in der Breite angekommen – Lasst uns Geschäftsnutzen reden!

4. August 2015 Posted by Stefan Pfeiffer

Dieser Tage habe ich mal wieder an einer Diskussion teilgenommen, in der es (theoretisch) um den Nutzen von Technologien und Verhaltensweisen des Web 2.0 intern im Unternehmen ging, also das, was wir als IBM seit einigen Jahren Social Business nennen. Und wieder einmal driftete die Diskussion in Richtung Social Media. Einer der Diskussionsteilnehmer beschwerte sich – um es vorsichtig auszudrücken – über das nicht adäquate Verhalten vieler gerade junger Kollegen in den sozialen Medien. Die entsprechenden Tweets oder Facebook-Postings entsprachen wohl gar nicht dem Geschmack dieses Verantwortlichen.

Nun ging eine mehr oder minder heftige Diskussion los, warum dies denn so sei. Einige der Diskussionsteilnehmer warfen ein, dass es wohl an mangelhafter Ausbildung genannter junger Kollegen liege. Andere konterten ein, dass sie nur gute Erfahrungen mit Jungen gemacht haben. Besagter Diskussionsteilnehmer insistierte eher mehr denn weniger darauf, wie unmöglich das Verhalten dieser Youngster sei.

Losgelöst meiner persönlichen Meinung zu dem Sachverhalt – ich glaube weiterhin in Erklären und Ausbilden, daran Markenbotschafter in externen Medien aufzubauen – zeigte mir diese Diskussion einmal wieder, dass es auch nach Jahren nicht gelungen ist, den Begriff Social Business wirklich in der Breite zu etablieren. Mit Social Business wollten wir immer das Nutzen sozialer Technologien und Verhaltensweisen im Business, im Geschäft und für den erfolgreichen geschäftlichen Erfolg verstanden wissen. Der „Inner Circle“ kennt den Begriff. Darüber hinaus sieht es weiterhin düster aus.

Noch immer verstehen viele das Wirken von Unternehmen und Mitarbeitern in sozialen Medien darunter. Das kann ein Aspekt von Social Business sein. Meist meinen wir jedoch damit, wie Unternehmen besagte Kulturtechnologien wie „Liken“, „Sharen“ oder „netzwerken“ und Techniken wie Blogs, Wikis, Communities oder Bookmarking im Unternehmen (oder zwischen Unternehmen) nutzen, um besser zu arbeiten, Prozesse zu optimieren, Zusammenarbeit zu fördern und Wissen abrufbar zu machen, sprich, es geht um den geschäftlichen Nutzen.

Bessere Zusammenarbeit, Echtzeitkommunikation zwischen verschiedenen Standorten und Zeitzonen, höhere Innovationskraft, Bindung gerade auch der jüngeren Mitarbeiter, mobil arbeiten, besseren Service bieten, Kunden binden, notwendiges Change Management, Finden und Fördern gerade junger Talente und vieles mehr sind typische Gründe, den Weg zum Social Business zu gehen.

Doch worüber diskutieren wir sehr oft noch immer? Darüber, wie sich Mitarbeiter auf Facebook verhalten … Es ist also was schief gelaufen bei der Diskussion um Social Business. Wir haben viele nicht mit der – neudeutsch gesprochen – „Value Proposition“ erreicht. Nicht umsonst habe ich schon vor Monaten das Ende von Social Business verkündet und den Weg Richtung digitaler Transformation verkündet. Digitale Transformation umfasst aber wesentlich mehr als Social Business. Was ist denn nun der richtige Begriff? Derzeit sprechen wir in Deutschland von Arbeiten 4.0. Als IBM verwenden wir den #NewWayToWork – nicht nur als Hashtag.

Der wird unterdessen mit Zusätzen von Marktbegleitern leicht modifiziert abgekupfert. Im Kopieren waren und sind jene Marktbegleiter seit jeher … sagen wir … gut. Ich mag ja keine Grundsatzdiskussionen um Slogans wie Enterprise 2.0 oder Social Business. Aber irgendwie müssen wir den Mehrwert – und an den glaube ich – transportieren. Was wäre denn nur ein eingängiger Begriff, den mehr Leute verstehen? Digital arbeiten? Digitales Unternehmen? Social Enterprise? Enterprise Social?  Oh Gott, das übersetzt sich ja wieder super ins Deutsche. Vielleicht sollten wir einfach nur den Fokus auf den Geschäftsnutzen und Mehrwert legen!

Original auf DigitalNaiv erschienen.

Upcoming European Video Chat: Understanding the Patterns of Expertise – Creating a new step on the virtual technology continuum

21. Juli 2014 Posted by Yathish Kumar

(This is a guest entry posted on behalf of Kerstin Olasik)

Organizations have a continuum of choices for increasing the efficiency of application development and deployment in virtual and cloud environments. This continuum, including virtual appliances, virtual systems and virtual application patterns, provides increasing levels of value.

IBM PureSystems Virtual Application Patterns are designed to deliver proven expertise, enabling capabilities that are essential for developing and deploying applications into virtual environments and the cloud. They also go beyond development and deployment to include automated lifecycle services, with patterns providing policy-based management, monitoring and maintenance.

A panel of experts will discuss help you understand the patterns of expertise better on July 24, 2014 (1:15 – 2:00 PM CEST).

The panel includes:

  • Georg Ember: Leading Technical Sales Professional – IBM PureSystems SWG
  • Mark Aichholz: Manager Technical Sales – zTivoli ISM and Workload optimized Systems

You can also questions or post comments on Twitter using the #IBMPureChat tag during the video chat.

You can watch the session live below here during the video chat:

Want to learn more on how to rapidly extend your applications to the cloud? Sign up for a product demo webinar and learn how to extend applications to the cloud with IBM PureApplication Service on SoftLayer. Our next webinar is on July 30, 2014.