Die finale Beta zu Verse on prem auf Windows/RHEL läuft mit sehr positivem Kundenfeedback, sodass unser Labor den angekündigten Q4 Termin definitiv halten wird – und zwar noch deutlich vor Weihnachten.
Was kann man in Vorbereitung jetzt schon tun? Zwei Dinge:
1.) Das Feature Pack 7 zu Notes/Domino 9.0.1, das im September kam, installieren.
2.) Connections on prem auf 5.5 upgraden, damit man in Verse die genial einfache Einbindung von Files nutzen kann, womit das Thema „Anhänge“ eine ungewohnte Leichtigkeit bekommt.
Der zweite Schritt ist zwar optional, aber Mail und Social integriert hat eben doch einen deutlichen Mehrwert. Und wenn auch IBM Docs auf Connections verfügbar ist, wird das Arbeiten nochmals deutlich einfacher.
Technologie-Pionier Ray Tomlinson gestorben… soll der Inhalt der ersten E-Mail gelautet haben, erinnerte sich Ray Tomlinson später einmal. Jetzt ist der Erfinder der E-Mail gestorben. Am vergangenen Samstag erlag der 74-jährige Informatiker den Folgen eines Herzinfarkts.
1971 war Tomlinson der erste Mensch, der eine E-Mail von einem Computer zu einem anderen verschickte. Bis dahin konnte ein Nutzer einem anderen nur eine Nachricht auf demselben Rechner hinterlassen. Vergessen Sie nicht: Damals waren Computer noch große Maschinen, die von mehreren Menschen benutzt wurden. Um einen Adressaten festzulegen, griff Tomlinson zum bis dato antiquierten @-Zeichen.
@ „machte einfach Sinn“
Später befragt nach dem Grund, weshalb er gerade das @-Zeichen verwendete, antwortete Tomlinson: „Es machte einfach Sinn“. Das Summensymbol – bis zu diesem Zeitpunkt mehr oder weniger nutzlos auf der Tastatur – wurde eigentlich von Händlern verwendet, um den Einzelpreis eines Produkts zu markieren und bedeutet soviel wie „zu“ oder „bei“. „Zum Beispiel, zehn Artikel @ 1,95 Dollar“, erklärte Tomlinson einmal.
Für Ray Tomlinson nur ein Nebenprodukt
Die revolutionäre Erfindung E-Mail war eigentlich erst einmal nur ein Nebenprodukt, das die Arbeit erleichtern sollte. Denn die Firma, für die Ray Tomlinson arbeitete, sollte eigentlich ein neuartiges Rechnernetz aufbauen. Im Zuge der Entwicklung von ARPAnet, dem Vorläufer unseres heutigen Internets, veränderte Tomlison dann bereits bestehende Protokolle so, dass elektronische Nachrichten zwischen zwei Computern versendet werden konnten. Später sagte er einmal, er sei es einfach leid gewesen, Programme und Nachrichten auszudrucken und in die Postfächer der Kollegen zu legen.
„Nicht das Zentrum meines Lebens“
An der weiteren Entwicklung der E-Mail war Tomlinson dann nicht mehr beteiligt: „Es ist nett, wenn Leute über meine Erfindung reden, aber es ist nicht das Zentrum meines Lebens“, sagte er einmal. Es war Lawrence Roberts, der grundsätzliche Funktionen wie die Sortierung eintreffender Nachrichten, entwickelte. Der Computerwissenschaftler erfand auch den Löschbefehl für unerwünschte Post.
Bescheiden blieb Tomlinson sein Leben lang, machte nie einen großen Hehl um seine Erfindung oder verdiente gar Geld damit. Bis zu seinem Ruhestand arbeitete er viele Jahre im Forschungsunternehmen Bolt, Beranek and Newman (BBN) – der Firma, bei der er einst seine Pioniertat erbrachte und lehrte noch als Rentner Jugendliche den Umgang mit Computern. Über die E-Mail sagte er einst: „Die Sache mit der Mail hat mir das größte und wunderbarste Geschenk meines Lebens gebracht. Schließlich habe ich so meine Frau kennengelernt, die als Bibliothekarin am NIST arbeitete und die Idee hatte, einen ‚Newsletter‘ zu verschicken.“
Ein Hack, der Geschichte schrieb
„Hack“, so lautete früher einmal die Bezeichnung, wenn eine gute Programmierung gelang. Die Erfindung der E-Mail war ein solcher Hack. Erst später wandelte sich die Bedeutung des Wortes, unter der wir heute einen feindseligen Angriff auf fremde Rechner verstehen.
Werfen wir einen kurzen Blick zurück auf 45 Jahre E-Mail
Wir haben die wichtigsten Meilensteine für Sie zusammengestellt:
1975 stellte John Vittal MSG vor. MSG war das erste moderne E-Mail-Programm überhaupt und konnte E-Mails bewegen, weiterleiten und beantworten.
Zwar 1971 erfunden, tauchte das Wort „E-Mail“ erst 1982 zum ersten Mal im Sprachgebrauch auf.
In Deutschland wurde die erste E-Mail am 3. August 1984 empfangen. Michael Rotert an der Universität Karlsruhe bekam damals elektronische Post aus Cambridge (Massachusetts).
1988 ist das Geburtsjahr von Microsoft Mail – das erste kommerzielle Produkt für den E-Mail-Verkehr.
Kurz darauf, zu Beginn der 1990er-Jahre tauchen auch schon die ersten SPAM-Mails auf.
1992 gelingt Microsoft der nach der Erfindung seines gleichnamigen Betriebssystems der wahrscheinlich größte Coup: Microsoft Outlook wird eingeführt. Es ist heute das meistgenutzte E-Mail-Programm weltweit.
2015 nutzen laut Branchenverband Bitkom rund 78 Prozent der Deutschen die E-Mail.
Eine Welt ohne E-Mail – kaum noch vorstellbar
Heute, fast 45 Jahre nach ihrer Erfindung, geht ohne E-Mail nichts mehr. Weltweit werden von etwa 4,4 Milliarden Mail-Accounts täglich gut 205,6 Milliarden E-Mails versendet und empfangen schätzt die Radicati-Group. Davon sind rund 112,5 Milliarden Mails geschäftlicher Natur, der Rest entfällt auf private Mail-Accounts. Und ein Ende ist nicht in Sicht: Bis 2019 soll das Volumen geschäftlicher E-Mails auf 128,8 Milliarden pro Tag anwachsen.
Ein interessanter Beitrag mit 11 Regeln, wie man produktiver werden kann auf karrierebibel.de. Und auch die Infografik macht Spass. Ich zitiere nur mal die Regel 5 (weil ich dazu ja oft genug geschrieben habe), aber auch die Regel Meetings sausen lassen gefällt mir ausnehmend gut:
5. E-Mails ignorieren
Mails im Posteingang sind Produktivitätsbremsen, reißen jeden aus der Routine. Produktiver: Fix definierte Zeitfenster, in denen man den Posteingang säubert und abarbeitet. Drei Fenster pro Tag reichen aus, vielleicht morgens, mittags und abends. Noch radikaler: Nur einmal täglich. Hauptsache, nicht ständig zwischendurch.
„Schluss mit kompliziert: PDF-basierte E-Mail-Verschlüsselung“
Besuchen Sie den GBSVortrag der DNUG Frühjahrskonferenz. Erfahren Sie hier und am Demopunkt , wie mithilfe des PDF-Standards E-Mails und Anhänge verschlüsselt übertragen werden können.
Erfahren Sie mehr über die 42. DNUG Konferenz in Dortmund:
Das Thema E-Mail-Wahnsinn, Stress, Multitasking beschäftigt mich nun schon geraume Zeit. Nicht umsonst habe ich ja auch in der vergangenen Woche mit meinem Kollegen Gerhard Pfau auf der re:publica darüber und eine neue Art zu arbeiten (#NewWayToWork) gesprochen.
Kommunikation, nicht nur E-Mail-Kommunikation muss endlich einfacher werden. Dabei kann Technik unterstützen und dies ist auch nach 20 Jahren Innovationsstillstand beim Thema E-Mail überfällig. Daneben braucht es aber auch persönliche Verhaltensweisen und einen Kommunikationskodex in Unternehmen, um den Herausforderungen und dem Stress in einer Mulitkanal- und Multitasking-Welt zu begegnen.
Hier nun der Versuch, einige Regeln zur besseren Kommunikation zu dokumentieren und zu sammeln. Ich fange mal mit dem Schwerpunkt E-Mail an. Das kann und sollte auch auf die anderen Kommunikationsformen und -verhaltensweisen ausgedehnt werden. Würde mich sehr freuen, wenn Ihr weitere Regeln und Ideen ergänzt.
Keine E-Mails über das Wochenende schicken – Ich bekenne mich schuldig. Auch am Wochenende arbeite ich öfters, lese meine RSS Feedly Feeds, stoße auf die ein oder andere interessante Information, die ich teile oder per Mail weiterleite. Oder aber es fällt mir was ein, was noch erledigt werden muss. Und schwupp ist die E-Mail draussen. Nicht nur meine Kollegin Sarah Malär regt an, keine E-Mails am Wochenende zu schicken, sie stattdessen zu speichern und dann eben Montag morgen zu senden, um so etwas Stress weg zu nehmen und Wochenend-Mail-Ping-Pong zu vermeiden. Also Entschleunigung am Wochenende und über Nacht. Auch nach Feierabend kann und sollte man E-Mail einstellen oder zumindest einschränken. Ich bin dabei kein Freund von E-Mail-Verboten oder gar abgeschalteten Servern. Es sollte sich vielmehr um eine kommunizierte Verhaltensrichtlinie, keine Vorschrift handeln.
Kein bitte bis heute EOB erledigen – Amisprech. EOB steht für End-of-Business. Leider kommen solche E-Mails viel öfters an, als man gerne möchte. Vor allem aber mit einer viel zu kurzen Zeitspanne, in der etwas erledigt werden kann. Wenn nun wirklich etwas dringend bis Ende des Arbeitstages getan werden muss, dann ist E-Mail nicht der richtige Weg, dies zu kommunizieren. Dafür gibt es bessere Arten, jemanden anzusprechen, Telefon oder Instant Messaging, denn …
… man muss nicht jede 10 Minuten E-Mail checken – Vielmehr sollte man sich feste Zeiten einrichten, in denen man seine E-Mails durchschaut. Sich ständig von E-Mail und anderen Kanälen ablenken zu lassen, kann nicht die Lösung sein. Eine Ablenkung kostet 20 Minuten, bis wieder auf seine ursprüngliche Aufgabe konzentriert ist. Nun ist sicher diskussionswürdig, ob man nur morgens, mittags und abends E-Mails checken sollte oder ob dies öfters geschieht. Ich denke, das sollte jedem selbst überlassen werden. Wichtig ist nur, dass man aus der Spirale, sofort immer nach neuen Nachrichten zu schauen, ausbricht.
Und man kann sicher auch darüber diskutieren, ob man morgens erstmal seinen Tagesplan mit den ToDos macht oder erst mal E-Mails checkt, in denen ja Aufgaben stecken können, die zu erledigen wären. Auch hier meiner Ansicht nach wieder eine persönliche Entscheidung und Arbeitsweise.
Der richtige Kommunikationskanal für den richtigen Zweck – Schon mal Kollegin oder Kollegen am Telefon gehabt: “Du, hast Du schon meine Mail gelesen (die ich Dir vor 2, 10, 20 Minuten geschickt habe).” Dahinter steckt eine falsche Erwartungshaltung. Wer eine E-Mail schickt, kann und sollte nicht davon ausgehen – siehe oben –, dass diese umgehend beantwortet wird, denn man hat auch noch anderes zu tun, als nur die Inbox zu checken. Wenn wirklich etwas absolut dringend ist, dann bitte den guten alten Telefonhörer in die Hand nehmen oder jemanden direkt anchatten (wen derjenige frei ist zum Chatten). E-Mail ist kein Kanal und kein Ersatz für Echtzeitkommunikation.
E-Mails und Aufgaben, die ich erledigen muss und die für mich erledigt werden sollen – Für mich ist im neuen IBM Verse die einfache Möglichkeit, E-Mails aufgabenorientiert zuzuordnen, das Killerfeature. Ein Klick und eine Mail ist als eine Aufgabe markiert, die jemand für mich bis oder am Montag erledigen muss. Oder ich markiere eine Nachricht als eine Aufgabe, die ich für jemanden tun muss. Ich habe so etwas schon einmal ansatzweise in meinem jetzigen Mail-Klienten versucht und E-Mails in Aufgaben umgewandelt. Geht auch, aber ist noch zu umständlich. In IBM Verse ist es ein Designprinzip, das nur 2 Klicks weg ist. Auch deshalb kann ich es kaum abwarten, auf den neuen Klienten umzusteigen.
E-Mail-Konversationen und Endlosschleifen ausblenden – Wer kennt sie nicht, die schier endlosen E-Mail-Threads, in denen man nur in Kopie ist. Einmal auf den E-Mail-Verteiler gekommen, kommt da nicht mehr runter. 10 oder mehr E-Mails, die hin- und hergeschickt werden, verstopfen das eigene Postfach, obwohl man direkt nichts zu tun hat. Wäre es nicht schön,diese E-Mail-Konversationen auszublenden oder stumm schalten zu können? Google hat so etwas vorgesehen. Und auch in IBM Verse soll so etwas kommen.
Klingt für mich sinnvoll, auch wenn das Thema Mails in Kopie sicher schwierig ist. Einer meiner Chefs hat mal versucht, alle Mails, in denen er nur in Kopie war, nicht zu lesen. Ich glaube, er hat sie damals sogar gelöscht. Konnte er aber nicht durchhalten, denn natürlich waren hier und da wichtige Informationen enthalten, die er lesen musste, aber …
… genau bedenken, wann man E-Mails CC (in Kopie) schickt – und BCC (Blindkopie) geht gar nicht – Den In-Kopie-Schmerz habe ich ja gerade beschrieben. Trotzdem hat eine Mail, die ich in Kopie an jemanden schicke, natürlich auch seine Berechtigung. Klar ist, dass ein Empfänger direkt adressiert werden muss, wenn eine Nachricht für ihn wichtig ist. In Kopie sollte wirklich nur “zur Kenntnisnahme” sein. Und auch hier kann und sollte man noch genau darüber nachdenken, wann die E-Mail in Kopie notwendig ist und wann es vielleicht besser ist, eine Information im internen Wissensspeicher des Unternehmens – im Idealfall dem internen sozialen Netzwerk und Intranet – zum Wiederfinden abzulegen. Und Blindkopien gehen aus meiner Sicht im Sinne einer transparenten, offenen Kommunikationsetiquette gar nicht. Dafür gibt es nur sehr selten berechtigte Einsatzgebiete.
Wissen und für andere wichtige Informationen gehören nicht ins E-Mail-Postfach – Wie viele Anwender benutzen ihre E-Mail als Archiv und speichern dort wichtige Informationen, auf die dann logischerweise nur der Besitzer des Postfachs Zugriff hat. Und das hat ja durchaus auch seine Berechtigung. Man darf das machen, aber es muss ebenso klar sein, dass wichtige Information und Wissen, das für das Unternehmen, Kolleginnen und Kollegen relevant ist, nicht in das persönliche Postfach gehört. Diese Information muss in den internen Wissensspeicher wandern. Genau deshalb liebe ich “Share-to-Blogs” in IBM Verse. Ein Klick und eine E-Mail wandert aus meinem persönlichen Postfach in einen Community und ist dort im Blog von all denen zu finden, die Zugriff auf die Community haben. Genau so schlägt man die Brücke zwischen E-Mail und Enterprise Social Networks/Intranets.
Bitte keine Dateianhänge, zumindest nicht in der internen Kommunikation – Das Versenden von großen Dateien per E-Mail ist eine Unart, die scheinbar nicht oder nur schwer auszurotten ist. Jeder kennt das. Das Postfach wird durch große Präsentationen voll gemüllt. Das kann ganz übel werden, wenn man nur einen gewissen Speicherplatz zur Verfügung hat. Plötzlich ist der Posteingang voll, man muss aufräumen, Anhänge lösen und speichern, bevor E-Mail überhaupt wieder funktioniert. Ich spreche aus eigener Erfahrung …
Dabei gibt es in den meisten Unternehmen heute Werkzeuge, Dateien im internen sozialen Netzwerk oder im Dokumentenmanagement-System zu speichern und per E-Mail nur noch Links zu verschicken. Ja, die Benutzung sollte noch einfacher werden, aber die Technik ist hier auf einem guten Weg. Beim Versenden einer Datei wird man gefragt, ob man diese nicht besser teilen (“sharen”) will, den Empfängern werden die entsprechenden Zugriffsrechte automatisch gegeben und siehe da, die Mailbox wird zumindest nicht von Dateien verstopft. Und im Zeitalter der Cloud geht so etwas nicht nur in unternehmensinternen, sondern auch in der unternehmensübergreifenden Kommunikation.
Der wohl unerfüllbare Traum von der universellen Inbox … – Über immer mehr Kanäle kommen Nachrichten an, ob man sie nun E-Mails nennt oder Instant Messages. In Xing oder LinkedIn schicken mir Leute Nachrichten. Auch über Facebook wird in Echtzeit oder asynchron gemailt. Direct Messages bekomme ich auch über Twitter. Und das WhatsApp immer mehr neben SMS genutzt wird, weiß auch unterdessen jeder. Hinzu kommen unternehmensinterne Chat-Programme ebenso wie Skype, Facetime und das gute alte Telefon, sprich Sprach- und Videokommunikation.
Den Traum von der universellen Inbox zumindest für Textnachrichten gibt es schon lange, aber es bleibt wohl ein unerfüllbarer Traum, denn eine Xing, LinkedIn oder ein Facebook wollen natürlich gar nicht, dass deren Nachrichten in einem anderen E-Mail-Klienten ankommen und dort gelesen und beantwortet werden. Sie wollen, dass die Anwender in Xing, auf LinkedIn und Facebook gehen. Sie wollen die Anwender in ihrem Ökosystem halten und das ist wohl ein Grund, warum die entsprechenden Schnittstellen (APIs) nicht gerade leistungsfähig sind. Immerhin wird man zumindest per E-Mail benachrichtigt, wenn in diesen Netzwerken eine Message ankommt.
Ich persönlich kann in meinem Job die Nachrichten, die dort eintreffen, nicht einfach ignorieren, aber natürlich antworte ich bei weitem nicht so schnell, wie ich es mit meiner klassischen E-Mail tue. Xing oder LinkedIn checke ich vielleicht einmal die Woche. Facebook ist für mich eher private Kommunikation. Trotzdem: Die Multikanalwelt ist Realität und wird nicht weg gehen. Text-, Audio- und Videonachrichten prasseln über immer mehr Kanäle auf uns ein und man kann aus meiner Sicht nur versuchen, die Zahl seiner Kanäle zu kontrollieren, seine eigenen Präferenzen zu setzen und auch transparent zu machen, welche Kanäle man bevorzugt.
Rechner, SmartPhone oder Tablet in Meetings zu Seite legen – Also zumindest sollte man während eines Meetings nicht parallel seine Nachrichtenkanäle checken und bearbeiten. Mitschreiben und Provozieren sei bitte erlaubt. Doch ich bekenne mich schuldig. In einer Firma, in der Telefonkonferenzen den Alltag nahezu dominieren, neige auch ich dazu, während der vielen unsäglichen Telefonate parallel zu chatten, Nachrichten zu beantworten und zu schreiben. Das liegt einerseits an vielen nutzlosen, endlosen “Telco’s”, die einem sinnentleert erscheinen – zwei Dutzend Leute in einem “Call”, in dem jemand endlos monologisiert. Andererseits ist es durchaus auch eine Unart, die man selbst ablegen kann und sollte. Zumindest in den Telefonkonferenzen und “richtigen” Meetings, die ein aktives Engagement und Zuhören erfordern. Zuhören, mitmachen und vielleicht auch den Mut haben, einmal die Hand zu heben, wenn ein Meeting aus dem Ruder läuft. Ich bin ein Freund knapper Telefonkonferenzen mit einer Agenda und einem Ergebnisprotokoll.
Benachrichtigungen gezielt und bewusst auf SmartPhone, Tablet und Computer nutzen – Wir kennen es mittlerweile alle: Überall piept und fiept es. Eine neue Mail kommt an *pling*. Und da, eine WhatsApp *dong*. Ah jetzt, ja, eine Faceboo-Nachricht *klong*. Und ein Tweet *piff-paff*. Auf dem Sperrbildschirm meines SmartPhones – und nicht nur da – geht es zu wie auf einem Jahrmarkt: ein reges, lautes, unruhiges Treiben, das immer wieder meine Aufmerksamkeit gewinnt. Und genau da liegt das Problem – siehe oben das Problem mit der Re-Konzentration nach Unterbrechungen. Und unterbrochen werden wir nicht mehr nur von E-Mails. Auch die anderen Kanäle drängen in den Vordergrund. Deshalb sollte man wirklich darüber nachdenken, den ein oder anderen Kanal im wahrsten Sinne des Wortes stumm und blind zu schalten. Statt jede Nachricht auf dem Sperrbildschirm einzublenden, genügt es ja vielleicht in definierten Intervallen in die Mitteilungszentrale oder direkt in das jeweilige Programm zu schalten.
Und es gilt: Ich bin in einer Besprechung und kann nicht chatten – Wir nutzen auf der Arbeit intensiv ein Instant Messaging-Programm, das in der Echtzeitkommunikation viele Vorteile bietet, von der 1:1-Kommunikation bis zu Gruppenchats. Aber manchmal nervt es auch ungemein, denn der ein oder andere Kollege chattet einem an, auch wenn die eigene Statusmeldung “Ich bin in einer Besprechung und kann nicht chatten” steht.Da gilt die alte Weisheit: “Mehr Funkdisziplin, bitte”, und die Wünsche des Empfängers respektieren. Meine Konsequenz: Ich schalte auf “Bitte nicht stören” – dann kann man mich nicht anchatten – oder aber schliesse das Programm komplett, wenn ich an Aufgaben arbeite, die meine volle Konzentration brauchen.
So, das sind die ersten Punkte, die mir eingefallen sind. Ich werde weitere ergänzen und würde mich – wie oben geschrieben – sehr über Euren Input und Kommentare freuen.
Perfect fit, this results from a study by researchers at Yahoo Labs in Barcelona and the University of Southern California. to my talk at re:publica 2015. Some interesting findings:
Here are some of the things the study found:
Most people write shorter responses to email late in the day and on weekends
Younger users generally send faster and shorter replies
Men send slightly faster and shorter replies than women
Replies from mobile devices were faster and shorter than from desktops
Emails without attachments typically got faster replies
One of the more surprising findings: The younger the user, the quicker the response — a finding many parents will likely challenge. Researchers claim teens respond to email, on average, in 13 minutes. The time climbs with age:
16 minutes for 20 to 35 year olds
24 minutes for 36 to 50 year olds
47 minutes for those 51 and older
In general, people respond faster to email from phones, followed by tablets and desktops. Emails from phones have a median reply time of only 28 minutes, compared to the 57 minutes for the replies from tablets, and 62 minutes for the desktop.
Als Bildungsexpertin bin ich an allen Fragen rund um die Organisation und Priorisierung von Wissen und Informationen interessiert. Vor allem E-Mails stellen den Wissensarbeiter von heute vor große Herausforderungen. Vor allem die Mobil-Nutzung gewinnt hier an Bedeutung - laut einer von IBM beauftragten Studie lesen und verschicken 75 % der Befragten berufliche E-Mails via Smartphone. Eine praktische App hierfür ist IBM Notes Traveler – das kann ich aus Erfahrung bestätigen.
Die Frage, ob man Firmen-E-Mails auch zu Hause und privat lesen und bearbeiten will oder soll, wird sicher von Typ zu Typ unterschiedlich beantwortet werden. Sicher ist, dass die Arbeitswelt im Wandel ist und die Grenzen mehr und mehr ineinanderfließen. Dazu trägt sicherlich auch der leichte Zugang zu den E-Mails via Smartphone oder Tablet bei. Denn wenn man keine Ewigkeit auf das Hochfahren des Windows-Rechner warten muss, dann fällt es entschieden leichter, noch mal schnell einen Blick in die Mails zu werfen, um eine Sache ruhigen Gewissens abzuschließen.
Auf meinem privaten iPad und auf meinem Android Smartphone habe ich den IBM Notes Traveler installiert.
Will ich mein Privates Endgerät wirklich für die Arbeit bei IBM nutzen?
Auf meinem privaten iPad und auf meinem Android Smartphone habe ich den IBM Notes Traveler installiert. Diese Frage, ob ich darauf auch Berufliches bearbeiten will, habe ich mir nicht lange gestellt, weil ich dank einer Elternzeitpause im Jahre 2000 bereits weitgehend von der E-Mail-Plage geheilt bin.
Interessant ist für mich, dass ich neue Apps ausprobieren kann, um zu sehen, ob sie für mein Themengebiet „mobile Bildung“ relevant oder empfehlenswert sind. Die mobile Verbindung teste ich zuhause und unterwegs, um zu einem Urteil zu kommen, unter welchen Umständen die Lösung praxistauglich ist. Relevante Kriterien dafür sind: gute Zugriffszeiten, gutes Benutzer-Interface, leichte Bedienung, voller Funktionsumfang und die Sicherheit.
Wie kann ich private und berufliche E-Mails trennen?
Wie lässt sich Privat und Beruf auf dem Gerät trennen? Hier unterscheidet sich IBM Lotus Traveler auf den Apple und Android Endgeräten wesentlich. Während bei iOS der E-Mail Client des Betriebssystems standardmäßig für die beruflichen E-Mails genutzt wird, ist unter Android die E-Mail bereits von Anfang an in einer separaten App. Das gefällt mir sehr gut.
Praxistipp für Traveler Benutzer unter iOS:
In der Praxis hat es sich unter iOS bewährt, die E-Mail App des privaten E-Mail Accounts zu installieren, so dass die Trennung leichter fällt. Wer trotzdem lieber private und berufliche E-Mail zusammen in einer Ansicht bearbeitet, kann zumindest in der Urlaubszeit den beruflichen E-Mail Account einfach deaktivieren.
Die zwei Screenshots (hier rechts App Einstieg / rechts unten E-Mail Menü) zeigen den IBM Notes Traveler, wie ich ihn auf meinem Android Smartphone nutze, um mit beruflichen E-Mails zu arbeiten. Einen Vergleich des Funktionsumfangs habe ich in der Tabelle erstellt. Hier ist zu sehen, was unter iOS und unter Android in der Grundfunktionalität zu E-Mails geboten wird.
Welcher Funktionsumfang steht mir zur Verfügung?
Die größte Umstellung nach der möglichen Nutzung meiner privaten Endgeräte für berufliche Zwecke war, dass die E-Mail-Funktionen zum Teil in der mobilen Lösung nicht in gewohnter Weise zur Verfügung standen. Vielleicht habe ich sie einfach nicht gefunden, denn an die Bedienung mobiler Endgeräte muss man sich auch erst gewöhnen. Sie hilft hoffentlich, sich ein erstes Bild zu machen. Jedoch möchte ich darauf hinweisen, dass sich die mobilen Apps oft so rasant weiterentwickeln, dass mit dem nächsten Update die bisher vermisste Funktion plötzlich doch zur Verfügung steht.
E-Mail - Grundfunktion auf mobilem Endgerät
iOS
Android
Bemerkung
E-Mail privat -
Confidential Mail
nein
ja
Habe ich unter iOS leider nicht gefunden.
Abwesenheitsnotiz
Out of Office
ja
Automatische Antwort
Einstellungen Mail
ja
(siehe Abb.3)
(siehe Abb. 3: Beispiel IBM Notes Traveler auf Android - Menü)
Anhänge -
Attachment
ja
ja
Ablage einsehen -
Ordner einsehen
ja
(begrenzt)
ja
Traveler Menü, Einstellungen, Anwendungen,
Mail entfernen, die ..
Auswahl:
Alle Anzeigen
Signatur
ja
manuelle Anpassung
ja
manuelle Anpassung
Wer stellt sicher, dass die Unternehmensdaten geschützt werden?
In Sachen Datensicherheit liegt die Verantwortung nicht alleine bei dem Unternehmen, das die Infrastruktur zur Verfügung stellt – auch wenn ich mein privates Endgerät bei IBM registrieren lassen musste. Ebenso gibt es Richtlinien, an die ich mich halten muss. Natürlich sollte ein privates Endgerät zum Abruf beruflicher E-Mails sicher sein. Was wir unter "BYOSD—Bring Your Own Securable Device" verstehen, ist hier nachzulesen.
Ein leidiges Thema zur Absicherung des privaten Endgerätes ist die Nutzung eines Zugangscodes. Hier gestehe ich, dass das noch nicht optimal ist. Die Eingabe kann sehr störend sein, wenn ich schnell einen Anruf entgegennehmen oder auf eine Whatsapp-Nachricht antworten möchte.
Womit können wir in Zukunft rechnen?
Natürlich nutzen wir bereits unsere Soziale Plattform "IBM Connections" sehr intensiv. Aber auch hier gibt es Unterschiede in der mobilen und der Windows-Lösung. Für mich war allerdings die Integration meines beruflichen Kalenders in den privaten die Funktionalität, die den größten Vorteil brachte. Es ist herrlich, wenn eine Telefonkonferenz in Kürze startet und ich meine Einwahldaten ganz entspannt dem Smartphone entnehmen kann. Sehr neugierig bin ich auf die mobile Lösung von IBM Verse und begebe mich schon mal auf die Suche, wie ich für diese Lösung auch zum „Early Adopter“ werden kann.
Zum Abschluss hier noch einige Quellen, die gute Anregungen für einen bewussten Umgang mit E-Mails geben:
The discussion about the death of mail is endless. My former IBM colleague Luis Suarez was propagating a life without emails over the last years. The IT consulting firm Atos Origin announced to work and collaborate without mail. German vehicle-maker Daimler put a policy in place, where employees are allowed to delete mails received during their holidays.
On the other side the advocates of email are hammering on the strength of email. The biggest strength is in my opinion acceptance. In contrast to social networking tools everybody knows, how to use email. BUT: In particular the younger generation is no longer on mail. They are much more on short messaging services or video calls.
I really doubt that mail is going away. And mail should not go away. There are a lot of use cases, where mail is exactly the right tool, others where instant messaging or social networking are much more efficient. McKinsey states in its 2012 report “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” that improved communication and collaboration through social technologies could raise productivity of interaction workers by 20 to 25 percent. Teach the users to use the right tool at the right moment for the right purpose is in my opinion the secret sauce.
One thing is right for sure: We need to have better ways to deal with mail and todays email systems dramatically need to improve. Honestly I have not seen any major innovation since the early days of email. You have an inbox cluttered with more and more emails. Yes, there have been functional enhancements like rules, Google created a bit different view for mails. Ok, I admit, that mobile mail was an innovation – but isn’t this often a pain, when you feel you have to check email early in the morning and late in the evening after work hours. But beyond that have we really seen innovation? Have we seen innovation that makes the daily life and work with email easier. Not really!
IBM is now taking a new approach to address the daily email challenge in corporations. Leaving technical details aside for the moment, this vision of mail of the future is important and might be a game changer in using mail. It goes beyond traditional mail addressing the real pain points of the mail flood through fueling mail with social technologies and analytical capabilities supporting the users. Needless to say, that this mail experience has to be available not only on a traditional client but on all major mobile devices.
Ease of use, a new, clear and user-friendly interface are key in the Digital Age driven by mobile devices and social technologies. Once IBM was well known for great design. Think about the IBM typewriter. In the last years their software was not always famous for ease of use as most of the software from B2B software vendors. A while ago essentially Apple has changed the expectations of users through launching iPhone and iPad with easy-to-use apps (not only from Apple) focusing on key features and usability on mobile devices. Dropbox, Evernote and others have set new expectations in usability. The shadow IT, where people use apps not made for Enterprise usage in business, is driving change. And this good.
Therefore IBM is investing heavily into design and opens design centers around the world. Yes, you read right. In July 2012, the IBM Design organization was created with the mission “re-thinking everything we do from the standpoint of our clients, and intentionally designing products and services for the people who use them.” In support of this mission, the organization devised the IBM Design Thinking framework, based on design thinking methods pioneered by Stanford’s d-school.
Designers follow IBM Design Thinking to understand users, explore concepts, prototype designs and evaluate them with users and stakeholders—and it is this framework used to consider how email, of all things, could become a great user experience for the users.
What does is mean practically?
We are all stressed by multi-tasking. To many applications and tabs are open at the same time. To many interruptions in our work, where we are loosing time to refocus on things we just wanted to do. We loose the overview and our concentration. One promise of IBMs vision of mail formerly called IBM Mail Next, now announced as IBM Verse is to offer a personalized, easy-to-use space for the entire workday. Can or will it replace all applications and tabs? Fore sure not, but it could clean away some of the clutter helping to focus on get work done.
Multi-tasking is one challenge. Another one is the need to prioritize, because so many actions are on our radar screen. And during the day new stuff pops up and we tend to loose track of priorities. An intelligent mail system helps addressing this pain point through a prioritization feature that quickly shows the top actions that I either owe or am owed. The technology is meanwhile there to personally assist using analytics and following user behavior to guide through the work day. Clients using IBM Verse will also have the future option to embed a Watson feature into their collaboration environment, which enables users to query Watson on a given topic and receive a direct reply with answers ranked by degree of confidence.
What is still even after years a big challenge? Find the right information is often like searching the needle in the haystack. In particular finding information somewhere in the personal email jail can be extremely challenging despite existing search technology. And to get a complete picture on a certain topic, users usually need to go to different places and collect the information. IBM promises a new search, better find experience, which allows to quickly drill down into your results with a range of powerful filters. Find not only exactly what you were looking for, but hidden gems you’d forgotten about or never knew existed.
We are talking about today’s sharing economy. And sharing plays a more and more important role in our daily business life. Ever tried to move an email conversation out of mail into a community? State of the art mail needs to have a specific focus on sharing conversation threads, docs and more. This is bridging the gap between mail jail and social technologies driving transparent collaboration for better results while maintaining the right security in the enterprise.
So making these four challenges less painful is in the centre of IBMs vision of mail: Multi-tasking, prioritizing, finding and sharing. Doesn’t sound a lot? Don’t agree. If new, improved mail eases our daily work around these four threats of the 20th century office worker, we are more than one step further.
IBM announced this new Enterprise Email solution called IBM Verse to be available first quarter 2015. IBM Verse stems from the company’s $100 million investment in design innovation and brings together its leading cloud, analytics, social and security platforms to transform the future of work. Selected customers are already part of the design and in the beta program. A freemium version delivered via the IBM Cloud Marketplace will be available to individuals in the first quarter of 2015. In a first stage it is cloud-delivered, a mobile-optimized personal assistant with the promise to prioritize, personalize and free people up to just get work done, a critical gateway to becoming a more social business and building a smarter workforce. If it delivers on its promises, IBM Verse is a game changer in the email market. It would be bigger and more than what we today call email.
For more information on how IBM is transforming the future of work, visit www.ibm.com/verse.
Read a blog post from one of the creators of IBM Verse, visit http://ibm.co/1qPynF6.
The replay of the IBM Verse launch is available here on YouTube.
Die Diskussion um den Tod von E-Mail ist nicht neu. Mein ehemaliger Kollege Luis Suarez hat in den vergangenen Jahren ein Leben ohne E-Mail propagiert. Das Beratungsunternehmen Atos Origin kündigte an, ohne E-Mail zusammenzuarbeiten. Der deutsche Automobilhersteller Daimler hat eine Verordnung in Kraft gesetzt , die es Mitarbeitern erlaubt, E-Mails, die während des Urlaubs eintreffen, zu löschen.
Aber es gibt auch die Befürworter von E-Mail, die auf dessen Stärken hinweisen. Meiner Ansicht nach ist die Akzeptanz die größte Stärke. Im Gegensatz zu sozialen Softwarewerkzeugen weiß jeder (zumindest theoretisch), wie E-Mail funktioniert. ABER: Insbesondere die jüngere Generation ist nicht mehr “auf E-Mail”. Sie bevorzugt Kurznachrichten oder Videoanrufe.
Ich bezweifele erheblich, dass E-Mail verschwinden wird. Und E-Mail sollte auch nicht verschwinden. Es gibt unzählige Anwendungsfälle, in denen E-Mail genau das richtige Werkzeug ist, andere wo Chatten oder soziale Netzwerke wesentlich effizienter sind. McKinsey stellt in seinem Report von 2012 “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” fest, dass verbesserte Kommunikation und Kollaboration mit sozialen Technologien die Produktivität von Mitarbeitern zwischen 20 bis 25 Prozent verbessern kann. Das richtige Werkzeug im richtigen Moment für den richtigen Zweck benutzen, heißt das Geheimrezept.
Eines ist aber sicher: Wir brauchen dringend bessere Wege, mit Mails umzugehen. Die Anwender ertrinken in der E-Mail Flut und die heutigen E-Mail-Systeme müssen dramatisch verbessert werden. Ehrlich gesagt, habe ich keine wesentlichen oder bahnbrechenden Innovationen seit den frühen Tagen von E-Mail gesehen. Stattdessen hat man einen Posteingang, der nur mit mehr und mehr Nachrichten und SPAM zugemüllt wird. Ja, es gab und gibt funktionale Erweiterungen wie E-Mail-Regeln. Google gibt ein etwas andere Sicht auf Mails und hat Verbesserungen für den privaten E-Mail-Dienst Gmail angekündigt. Ok, zugegebenermaßen war mobile E-Mail auf dem Telefon eine wirkliche Innovation – und gleichzeitig auch eine Pest. Wer kennt nicht die innere Verpflichtung, morgens während des Frühstücks oder abends auf dem Sofa nochmals schnell die Nachrichten zu checken? Aber haben wir neben diesen Dingen wirkliche Innovation gesehen? Nicht wirklich.
IBM schlägt jetzt einen neuen Weg ein, um die täglichen E-Mail-Herausforderungen in Unternehmen zu adressieren. Lassen wir die technischen Details erst einmal bei Seite und schauen uns die Vision an, die E-Mail wie wir sie heute kennen radikal transformieren könnte. Der Ansatz, der unter dem Codenamen IBM Mail Next seit einiger Zeit diskutiert wird, geht weit über traditionelle E-Mail hinaus und adressiert die wirklichen Probleme der E-Mail-Flut. Soziale Funktionen und analytische Fähigkeiten unterstützen die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit. Heutzutage unnötig anzumerken, dass diese Funktionen nicht nur auf Computern und traditionellen Klienten verfügbar sein müssen, sondern auch auf allen wichtigen mobilen Endgeräten und Betriebssystemen.
Im Vordergrund steht bei dem neuen Produkt, das heute als IBM Verse angekündigt wird, einfache Benutzung, eine neue, klare, anwenderfreundliche Oberfläche. Einst war IBM für herausragendes Design bekannt. Denken Sie an die IBM Schreibmaschine. In den vergangenen Jahren waren dagegen die Oberflächen wie bei so vielen anderen B2B Softwareherstellern nicht immer berühmt für ihre Benutzerfreundlichkeit. Doch die Erwartungshaltung der Anwender hat sich verändert. Insbesondere Apple hat mit dem iPhone und iPad und den dort verfügbaren Apps neue Maßstäbe in punkto mobile Nutzung und Fokus auf Schlüsselfunktionen gesetzt. Dropbox, Evernote, WhatsApp und viele andere Apps erzeugen Druck auf traditionelle Softwarehersteller. Und so treibt die Schatten-IT, in der Anwender Apps benutzen, die nicht für den Unternehmenseinsatz gedacht und gemacht sind, den Wandel. Und das ist gut so!
Auch aus diesen Gründen investiert IBM signifikant in Design und eröffnet Design Centers rund um den Globus. Ja, sie haben richtig gelesen. Im Juli 2013 wurde die IBM Design Organisation mit der Mission gegründet, “alles, was wir tun, grundlegend aus dem Blickwinkel unserer Kunden zu überdenken, und die Produkte für die Bedürfnisse der Leute zu designen, die sie benutzen”. Um diese Mission zu unterstützen, hat die Organisation das IBM Design Thinking Framework entworfen, das auf Design Thinking-Methoden der Stanford-Schule basiert.
Designer folgen dem IBM Design Thinking, um die Anwender zu verstehen, neue Konzepte zu entwickeln, Prototypen zu entwerfen und sie mit Anwendern und Beteiligten zu evaluieren. Und das ist auch das Framework, das benutzt wurde, um zu prüfen und zu entwickeln, wie E-Mail verbessert werden könnte, um den Anwendern das Leben zu erleichtern. Was heißt das praktisch?
Wir werden allen von zu vielen Aufgaben gestresst, die wir zur gleichen Zeit bearbeiten sollen, dem sogenannten Multi-Tasking. Zu viele Anwendungen und Browser-Tabs sind zur gleichen Zeit offen. Viel zu oft werden wir in unserer Arbeit unterbrochen, so dass wir den Faden verlieren und uns erst wieder sammeln müssen, um an der begonnenen Aufgabe weiter zu arbeiten. Wir verlieren Überblick und Konzentration. Eine Versprechen von IBMs neuem Konzept ist es, eine hoch personalisierte, einfach zu nutzende Arbeitsumgebung für den ganzen Tag zu bieten. Wird diese Arbeitsumgebung, die heute als IBM Verse angekündigt wird, alle Anwendungen und Tabs ersetzen? Sicher nicht, aber IBM Verse kann und wird dabei helfen, den Arbeitsplatz von einigen Störungen und unnützem Müll zu säubern und stattdessen den Fokus darauf zu legen, Arbeit erledigt zu bekommen.
Multi-Tasking ist eine Herausforderung. Eine andere ist die Notwendigkeit, Aufgaben zu priorisieren, da immer viele Aufgaben gleichzeitig auf dem Radarbildschirm (und der persönlichen ToDo-Liste) sind. Und während des Arbeitstages kommen neue Dinge hinzu und es besteht die Gefahr, den Blick für die wichtigen Dinge zu verlieren. Ein intelligentes System, mehr ein persönlicher Assistent oder Sekretär denn ein klassischer E-Mail-Klient, kann helfen. Die wichtigsten Aufgaben werden definiert, angezeigt und bleiben durch das System im Blick: Aufgaben, die ich für jemanden erledigen muss, oder Aufgaben, die jemand für mich zuarbeiten sollte. Unterdessen gibt es die Technologie für solche persönlichen Assistenten, die das individuelle Verhalten analysieren, daraus lernen und den Anwender intelligent durch den Arbeitstag begleiten können.
Und was ist auch nach Jahren eine riesige Herausforderung? Noch immer erscheint uns das Finden von Informationen wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das gilt insbesondere für das eigene E-Mail-Chaos, die vielen Ordner und Archive, und das trotz durchaus fortgeschrittener Suchtechnologie. Aber ein Sachverhalt ist nicht immer nur im E-Mail-System dokumentiert. Um ein komplettes Bild zu bekommen, muss man auch in andere Informationstöpfe hinein schauen und dort Informationen einsammeln. IBM verspricht mit IBM Verse ein besseres, effizienteres Finden von Informationen, das es erlaubt schnell in Suchergebnisse abzutauchen und diese effizient zu filtern. Dabei geht es nicht nur darum, einen Punkt zu finden, sondern auch intelligent durch das System Zusammenhänge aufgezeigt zu kommen, auf die man konventionell erst einmal nicht gekommen wäre. In IBM Verse werden in Zukunft insbesondere die Analytics- und Cognitive Computing-Verfahren weiter ausgebaut. So ist geplant, dass ein Nutzer dann Watson über IBM Verse zu Themen befragen kann und prompte Antworten erhält, gestaffelt nach dem Grad ihrer Zuverlässigkeit, viel schneller, als ein Kollege antworten könnte.
Heute sprechen wir über die “Sharing Economy”. Und Teilen spielt eine immer wichtigere Rolle in unserem beruflichen Alltag. Aber haben Sie schon einmal versucht, eine E-Mail-Konversation in eine Community des sozialen Netzwerkes zu überführen? Auch hier muss ein modernes E-Mail-System ansetzen und die Brücke zwischen Mail und dem sozialen Unternehmensnetzwerk schlagen, um transparente Zusammenarbeit und so bessere Ergebnisse zu erzielen, ohne die notwendige Datensicherheit im Unternehmen zu gefährden.
Diese 4 Herausforderung stehen im Zentrum von IBM Verse, dem neuen Produkt und der neuen Vision der IBM für Unternehmens E-Mail: Multi-Tasking, priorisieren, finden und teilen. Klingt nach nicht viel? Da stimme ich natürlich nicht zu. Wenn ein neues, verbesserter E-Mail-Handling den täglichen Stress um diese 4 Herausforderungen des Büros des 20. Jahrhunderts erleichtert, sind wir mehr als nur einen Schritt weiter.
IBM Verse ist ein Produkt, das den Markt für Unternehmens E-Mail verändert, das das Ergebnis einer 100 Millionen Dollar-Investition und bringt erstmals führende Cloud-, Analytics- Social- und Security-Funktionen zusammen, um dem Arbeiten mit E-Mail den Weg in die Zukunft zu bahnen. Das Produkt wird über IBM Softlayer in der Cloud bereitgestellt. Die Beta-Version wird ab November 2014 ausgewählten Partnern und Kunden zur Verfügung gestellt. Die Freemium-Version ist ab Ende des ersten Quartals 2015 über IBM Cloud Marketplace allgemein verfügbar. Auch für die führenden mobilen Systeme, also iOS- und Android, wird es ganz neue App-Versionen geben. Weitere Informationen zu IBM Verse finden Sie hier unter www.ibm.com/verse, unter IBM Verse Video und Demo-Video.
Es hat ein bisschen gedauert, aber nun ist es fertig, das E-Book, in dem alle Beiträge der Blogparade zum Thema “E-Mail der Zukunft” zusammengefasst sind. Ich möchte mich bei allen Autoren herzlich bedanken als da wären
Bert Oberholz,
Jörg Allmann,
Uwe Hauck,
Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Martin Meyer-Gossner,
Sebastian Thielke,
Frank Hamm,
Dr. Peter Schütt,
Jörg Schiemann und
Herbert Wagger
Und einen ganz besonderen Dank an Dr. Dietmar Müller von IDG, der die IBM Expertenseite uf ibmexperts.computerwoche.de betreut, die Blogparade immer hervorragend unterstützt hat, das Vorowrt zum E-Book geschrieben und auch beim Erstellen des E-Books kräftig angepackt hat!
Im Juni 2014 hat IDG Business Research Services im Auftrag von IBM eine Studie zum Thema E-Mail-Nutzung und Zukunft von E-Mail durchgeführt. Die Ergebnisse habe ich hier im Blog und hat IDG auf ibmexperts.computerwoche.de bereits textuell dargestellt und kommentiert. Hier nun einige Infografiken, die ausgewählte Ergebnisse visuell darstellen.
Wir sind alle E-Mail-Sklaven. Zu diesem Schluss kann man kommen, wenn man sich die Ergebnisse einer aktuellen Studie anschaut, die IDG Business Research Services im Auftrag von IBM durchgeführt hat: Mehr als die Hälfte bekommen täglich 50 bis 100 E-Mails. 17 % erhalten sogar täglich mehr als 100 elektronische Nachrichten. Und die Zahl steigt weiter an, so die Mehrheit. Die Mitarbeiter lassen sich von E-Mails treiben. Ein Viertel der Teilnehmer prüft E-Mails gleich bei ihrem Eintreffen, ein Drittel wirft alle 30 Minuten einen Blick in die Inbox und ein weiteres Viertel checkt den Eingang stündlich. Das kostet natürlich Zeit: bei rund 23 % der Befragten rund eine Stunde, bei 26 % ca. 30 Minuten und bei ca. 36 % nur 15 Minuten. Immerhin knappe 11 % sortieren ihre E-Mails nicht!
Mehrheit will selbst entscheiden, wann sie Nachrichten senden und empfangen
Und E-Mail ist heute allgegenwärtig: 3/4 der Befragten “machen” E-Mail auch unterwegs auf ihrem SmartPhone. Knapp die Hälfte nutzt das Notebook “on the road” für E-Mails und immerhin schon 43 % haben auf Reisen Tablets für E-Mail im Einsatz. Und es wird auf Geschäftsreisen von 81 % der Befragten häufig gemailt. Rund die Hälfte – ca. 48 % der Befragten – sind außerhalb der Arbeitszeit auch am Wochenende “auf Mail”. Und 64 % wollen diese Möglichkeit haben und finden, dass E-Mails immer zugestellt werden sollen und der Empfänger entscheidet, wann er Nachrichten empfängt und sendet. Rund ein Drittel dagegen begrüsst es, wenn die Zustellung von E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten unterbunden wird.
Trotz Google Mail und anderer Browser-basierten E-Mail-Klienten im privaten Umfeld dominiert in den deutschen Unternehmen noch immer der klassische “fette” Mail-Klient. Nur 15 % sind am Arbeitsplatz “auf Browser”. Bei den mobilen Betriebssystemen, über die Mail genutzt wird, ergibt sich ein heterogenes Bild. Rund 45 % nutzen iOS, also Apple-Geräte, immerhin 22 % Windows, noch 15 % Blackberry und 16 % Android. Android, das privat den Markt aufrollt und hohe Anteile hat, dominiert im geschäftlichen Umfeld demzufolge nicht.
Das Resumé: E-Mail regiert die Geschäftswelt und die Mehrzahl der Befragten kann es sich auch nicht anders vorstellen.
Was wollen Anwender von Mail der Zukunft?
Aber sie wünschen sich, dass “mailen” leichter und komfortabler wird: Über 90 % würden es begrüssen, wenn zeigt der E-Mail-Klient von sich aus relevante, zugehörige Informationen zu einer Nachricht oder einem Termin einblenden würde, also Kontext herstellen würde. 93 % legen Wert auf eine leistungsfähige Suchfunktion in E-Mails und darüber hinaus. Immerhin 70 % finden es sehr wichtig oder wichtig, dass E-Mail Systeme eher aufgabenorientiert organisiert werden und besser bei der Erledigung von Aktivitäten helfen sollen.
Bei der Frage, welche Werkzeuge Unternehmen zur Kommunikation einsetzen, dominiert E-Mail mit nahezu 100 % klar. Es folgen Instant Messaging, Online Meetings und Videokonferenzen, alle zwischen knappen 60 und 70 %. Nur 28 % der Befragten haben derzeit soziale Netzwerke im Einsatz, gar nur knappe 9 % Microblogging. Also noch viel Luft nach oben und viel Potential für Anbieter von Enterprise Social Networks. Und sicher noch ein Wegzu gehen auf der Reise zum Social Business mit entsprechenden Verhaltensweisen und Geschäftsprozessen.
Kleine Promotion in eigener Sache. Am 4. Juni stehen Peter Schuett und ich zu einem Computerwoche Live Chat zum Thema E-Mail der Zukunft bereit. Hier mit seid Ihr/sind Sie herzlich eingeladen!
E-Mail als digitales Kommunikationsmedium der Wahl wird angesichts der anhaltenden Spam-Flut und anderen E-Schrotts mittlerweile heiß diskutiert. So erhält ein Berufstätiger heute im Schnitt 85 Mails pro Tag – Tendenz steigend. Angeprangert wird in diesem Kontext vor allem die zeitaufwändige Suche sowie das umständliche Sortieren und Ablegen der digitalen Post. Höchste Zeit, die berufliche Kommunikation in die Neuzeit zu heben! Oder nicht? Wie sieht Ihr Kommunikationsalltag aus? Sind Sie zufrieden oder glauben Sie, dass E-Mail mittelfristig anders gearteten Lösungen weichen muss?
Nutzen Sie die Gelegenheit und werfen Sie zusammen mit anderen Teilnehmern einen Blick in die Zukunft der digitalen Kommunikation – diskutieren Sie mit! Im Live-Chat zum Thema am Mittwoch, den 4. Juni 2014, um 14 Uhr. Hier können Sie sich einen Reminder setzen!
There are around 90 billion business emails sent out every single day. According to Mimecast, an enterprise email management company, we spend around half of our working day (four hours) using email (although other reports have this number to be at around 25-30%). Additionally, 39% of users regularly send, receive, and check emails outside of working hours (Mimecast “The Shape of Email 2012″). This means that half of what we get paid to do as employees is use email. This a scary statistic.
Think of the sheer size and volume of the collaborative environments and outdated systems we currently use in corporate America – most notably, email. Email is now the dinosaur when it comes to collaboration. It may have been the go-to tool during our generation, but college grads coming out of school that are used to working in real time collaboration are much different workers. They grew up as active participants in the social revolution, so they look at email much differently than we do. Email collaboration is no longer considered real time; instead, our communication sits there waiting for someone to check it, if at all. This next generation of business professionals will change the company culture, and begin to shift the concept of cultural social collaboration, forcing organizations to adapt this new bottom-up system.
…
KEY TAKEAWAY: By having full transparency from the inside out, we are enabling the long-term adoption of true employee advocacy, collaborative communication and brand humanization. Now is the time for business to walk the talk and become social business, by taking cues from the next wave of working professionals and investing in more efficient, human ways to work together.
