ECM in the traditional context was not designed for people who needed toworkwith content daily, but for those who needed torecordthe content.
… traditional ECM was not flexible nor dynamic enough — and not nearly user-friendly enough — to manage the rapid ebb and flow and volume of knowledge worker content.
By 2015, over 60 percent of organizations with mature ECM environments reported serious challenges with usability, mobility, rogue shadow IT solutions and a continued reliance on the dreaded file share for every day work.
All of which combined to create a need for a new approach to content management, one that was complementary to traditional ECM, but not the same.…
Der neue Master zur ELO ECM Suite 10.1 steht Ihnen im ELO Portal zur Verfügung. Highlights dieser Version sind ein umfangreiches Update der Elasticsearch, eine flex-freie ELO Administration Console, die Unterstützung einer unbeaufsichtigten Installation im Server Setup und eine Überarbeitung der Suchfilter im ELO Java Client. Weitere Informationen geben wir Ihnen gerne!
Heute beginnen wir mit einer Beitragsreihe zur ELO E-Akte in unserem Newsletter. In jedem Beitrag wird ein spezielles Teilthema beleuchtet. Der erste Beitrag widmet sich dem Thema der Objektstruktur.
Die Öffentliche Verwaltung hat wie jede Branche ganz spezifische Ansprüche an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nach unserer Erfahrung ist ein wichtiges Kriterium, dass die gewünschte Objektstruktur den spezifischen Anforderungen eines Kunden gerecht werden kann und das funktioniert nur, wenn eine gewisse Flexibilität im Aufbau der Objekt-Strukturen möglich ist.
Für alle diese Objekte in der ELO E-Akte können – entsprechend den fachlichen Anforderungen – beliebig viele Ausprägungen erstellt werden. Dies sind insbesondere Aktentypen, Teilaktentypen, Vorgangsarten und Register. Masken, Felder und weitere Eigenschaften dieser Objekte können so eingerichtet werden, dass sie den Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs entsprechen. Betrachten wir exemplarisch das Thema „Personalakten“.
Um es dem Fachbereich so einfach wie möglich zu machen Personalakten zu erstellen, wird ein Aktentyp „Personal“ definiert, welcher alle vom Personalamt als erforderlich angesehenen Felder beinhaltet. Zudem kann beim Aktentyp auch hinterlegt werden, welche Register sich in den Personalakten befinden sollen um das anfallende Schriftgut fachlich sortiert abzulegen. Klickt also ein Mitarbeiter im Personalamt auf „Erstellen Personalakte“, dann erhält er eine Verschlagwortungsmaske mit allen erforderlichen Feldern und einer Registerstruktur wie die nachfolgende Abbildung exemplarisch zeigt.
Die Registerstruktur wurde beim Erstellen der Personalakte automatisch angelegt. Zu erkennen ist auch die Maske mit einigen exemplarischen Personaldaten.
Diese Daten der Personalakte können manuell eingegeben oder über eine Schnittstelle automatisiert eingelesen werden, wie z.B. für Daten und Dokumente aus dvv-Personal. Durch eine solche Schnittstelle und die geschilderte Möglichkeit die Maske und Struktur einer Personalakte frei zu gestalten, lässt sich der Bestand an Personalakten in der ELO E-Akte einfach und schnell nach den Wünschen des jeweiligen Personalamtes in der ELO E-Akte aufbauen.
Dieselben Mechanismen lassen sich auf andere fachspezifische Themen anwenden. Werden z.B. in Themenbereichen wie Kassenbelege, Sitzungen, Projekte, Bürgeranträge, Fischereischeine, Grünflächen, Kanalisation spezifische Objekte (Akten, Teilakten, Register, Vorgänge) benötigt, können diese, wie für die Personalakte exemplarisch geschildert, mit der ELO E-Akte realisiert werden.
Bei Fragen zu diesem und anderen Themen rund um die ELO E-Akte ist Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Zwickl
I have to share this quote. And beyond the Trump-joke there is a lot of truth in Aaron’s statement.
“[Trump] is like your legacy content management and collaboration technology. Lots of vague promises that don’t seem to be fulfilled … Really it’s about building walls to make it hard to share the best ideas and to collaborate. And he seems to be successful even though he has a crazy user interface. I don’t understand how this works.”
Box CEO Aaron Levie made the joke at the Redwood City, Calif.-based company’s annual customer conference, which finished yesterday in San Francisco.
Sie sind der Beginn allen Übels. Sie verstopfen E-Mail-Postfächer. Sie verteilen sich wie Pollen auf lokalen Festplatten. Sie sind nicht kontrollierbar. Und sie sind der Tod vernünftiger digitaler Zusammenarbeit. Von was spreche ich? Dateianhänge. Seitdem E-Mail den Einzug gehalten hat, werden Dateien, meist Texte, Tabellen und Präsentationen, aber vermehrt auch Grafik- und PDF-Dateien als Dateianhang verschickt. Von einer Person an zehn Empfänger. Diese zehn Empfänger verteilen sie dann weiter. Und oft wird von verschiedenen Personen an den Dokumenten editiert. Und schnell stellt sich die Frage, was denn nun die aktuelle und richtige Version einer Datei ist.
Nun haben wir eigentlich seit Jahren die Werkzeuge zur Verfügung, um diesem Chaos ein Ende zu machen. Doch weit gefehlt. Keine der Lösungen hat bisher wirklich Abhilfe beim Dokumenten- und Dateienchaos geschaffen. Weder die frühen Dokumentenmanagement-Systeme wie PC Docs noch ein Sharepoint oder ein Box. Dies ist auch die Geschichte meines persönlichen Scheiterns. Vor vielen Jahren habe ich bei meinem damaligen Arbeitgeber PC Docs im deutschen Markt eingeführt. Direkt integriert in Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation konnten die Anwender ihre Dateien im DMS speichern und versionieren (aber zum Thema Versionieren gleich mehr). Eigentlich genial wurde dies in vielen Systemen kopiert und ist heute Standardfunktionalität in Dokumenten Management Systemen. Aus der Dokumentenverwaltung heraus konnten schon damals Links zu den im System verwalteten Dokument verschicken und eben nicht Dateianhänge. Auch dies ist heute gang und gäbe in den meisten Systemen.
Doch all das hat nichts daran geändert, dass viele, ja die meisten Anwender noch immer Dateianhänge verschicken und Dokumente lokal auf der Festplatte in eigenen Verzeichnisstrukturen unter mehr oder weniger kryptischen Namen speichern. Wir haben es nicht geschafft, die Arbeitsweise der Anwender zu ändern. Einerseits sind Gewohnheiten, die sich einmal eingeschliffen, nur schwer oder gar nicht abzulegen. Andererseits scheinen unsere Systeme noch immer nicht so einfach zu bedienen zu sein, dass die Anwender sie gerne nutzen und adaptieren. Ein Armutszeugnis.
Und so werden munter weiter Dateianhänge mit Namen wie „VertragMeierV3a.doc“ verschickt, während ein anderer Anwender bereits an „VertragMeierV4b.doc“ arbeitet. Konsistente Dokumente, wo jeder weiß, was die richtige, aktuelle Version ist? Von eine nachvollziehbaren Versionsverwaltung, mit der man die Bearbeitung nachvollziehen kann, sind wir noch immer weit entfernt.
Und täglich erfahre ich, dass selbst in leistungsfähigen Werkzeugen zur sozialen Collaboration, die integrierte Datei- und Dokumentenverwaltung mit leistungsfähiger Versionierung bieten, Dateien als Anhang in Wiki- und Blogbeiträge oder in Projekten und Aktivitäten abgelegt werden. Ein Horror für jemand, der sich mit dem Thema nun schon lange beschäftigt und an effizienteres, schlaueres Arbeiten im Büroalltag glaubt.
Doch nein, resignieren dürfen wir bei aller Frustration nicht. Das dicke Brett des Datei- und Dokumentenmanagements muss weiter gebohrt werden.
Wir müssen Dokumentenbearbeitung noch einfacher, komfortabler, eingängiger und natürlicher für Anwender machen.
Der Siegeszug mobiler Endgeräte und der Bedienung hilft uns auf diesem Weg. File Sharing, Dateien einfach mit Systemen wie beispielsweise Box teilen und auf allen Geräten vom Smart Phone über das Tablet bis zum Desktop über die Cloud synchron halten, ist ein weiterer Baustein.
Und der Ansatz, vom Menschen und dessen Arbeit und nicht vom Dokument zu kommen, wie wir es beispielsweise im Aktivitätenmodul oder den Communities von IBM Connections tun, ist erfolgskritisch.
Wenn dann noch gemeinsames, synchrones und asynchrones Arbeiten an Texten, Tabellen oder Präsentationen möglich ist, ist ein weiterer wichtiger Schritt getan. Wer einmal online im Browser beispielsweise mit IBM Docs zusammen an einem Angebot, einem Projektplan oder einem Vertrag gearbeitet hat, dem öffnen sich automatisch die Augen für effiziente Dokumentenbearbeitung und Vorteile von Versionierung.
Und schließlich muss Dateiverwaltung quasi natürlicher Bestandteil des E-Mail-Klienten sein. Ich erhalte eine Mail eines Kunden mit einem Dateianhang, einem Fragebogen. Ein Klick von mir in IBM Verse und der Dateianhang ist in IBM Connections Dateien oder in Box gespeichert. Ich leite die E-Mail an die Kollegen weiter, die mir den Fragebogen beantworten sollen, inklusive Link zu der Datei, die in der Dokumentenverwaltung abgelegt ist. Kein Dateianhang! Das System ist so intelligent, dass es diesen Kollegen automatisch die Zugriffsrechte auf den Fragebogen gibt. Und dann arbeiten wir gleichzeitig online oder asynchron am Fragebogen.
Noch einfachere Bedienung, an mobilen Geräten orientiertes Benutzerdesign, automatische Synchronisierung von Dateien zwischen allen Geräten, wirklicher komfortabler Dokumentenaustausch, nahtlose Integration von Dateimanagement-Funktionen in den E-Mail-Klienten und gemeinsame, synchrone Online-Bearbeitung von Dokumenten sind wichtige Bausteine, um dem Übel Dateianhänge zumindest etwas mehr Herr zu werden. Dazu muss ständige Aufklärung und Ausbildung kommen, wie ich es in diesem Video zu tun versuche. Und schließlich muss man es täglich in der eigenen Arbeit vorleben, um die Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Interessenten und Partner davon zu überzeugen, dass es schlaueres Arbeiten als Dateianhänge versenden gibt. Ganz sicher.
IBM bietet mit der IBM Connections-Familie eine Suite von Produkten an, zu denen neben dem weltweit führenden Enterprise Social Network der moderne Web E-Mail-Klient IBM Verse, Chat- und Meeting-Module ebenso gehören wie IBM Docs, ein Online Editor für Texte, Tabellen und Präsentationen. IBM setzt in seiner Strategie auf Partnerschaften mit Unternehmen wie Box oder Cisco, mit denen man zusammen mehr als nur eine Alternative zu Office365 und Google Apps for Work bietet. Die Produkte der IBM und der Partner werden in den kommenden Versionen mit kognitiven Funktionen durch die IBM Watson ausgestattet, um so intelligenter und schlauer zu arbeiten.
When reading this article, I am smiling. Structured Enterprise Content Management and Social Collaboration were always overlapping. What do you collaborate about? Very often documents. How are you dong this? Fore structured workflows perhaps with the support of a Business Process Management Tool. For unstructured, more adhoc alike challenges (hopefully) through Enterprise Social Networking. Sometimes – not to seldom – through using tools, users know from their private “Web 2.0” life. Loosing security, a compliance nightmare, but to be fair, some of the vendors go enterprise. And – to be very realistic – most of the times through … email – attaching files to an email, while completely loosing control of versions and status of a process.
Yes, this needs to change. Since more than 20 years. We need a new way to work in the Digital Age. We always needed it. Now it ist the time. Mobile has not only changed the user experience. Mobile is breaking down the silos between traditional ECM systems and state-of-the-art enterprise file sharing solutions? Wrong. This can only be the first step. It is not about file sharing only. This may be a first step. It is about innovation through social collaboration.
Why am I smiling? Just before my previous employer FileNet was being acquired by IBM our new corporate tagline was “Better decions faster”. At this time I was – to be honest – not to convinced about this message. Now with systems like IBM Watson becoming more and more powerful, I might need to revise my scepticism.
Here are some facts and expectations from IDC:
Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS) is converging with team collaboration applications and the case management segment of enterprise content management (ECM). The convergence will create a $6.2 billion opportunity by 2019, International Data Corporation (IDC) researchers predict.
This content collaboration software market will likely grow at a 13.4 percent compound annual growth rate (CAGR) between 2014 and 2019, …
Enterprises will need to connect unstructured, ad hoc collaboration with structured content-centric business processes, especially for decision making, IDC researchers Melissa Webster and Vanessa Thompson noted. …
“There are too many silos, and they need to manage information more strategically. ..”
The IDC researchers said the future of content collaboration lies in the intersection between structured work in ECM and unstructured sharing in EFSS. …
The IDC also found content collaboration in the public cloud is expected to experience a CAGR of 23.1 percent, while on-premises growth is flat at 0.8 percent.
Die Kollegen der d.velop stehen Ihnen zur DNUG Frühjahrskonferenz 2015 in Vortrag und Ausstellung als Ansprechpartner zu spezifischen Themen im Umfeld des Enterprise Content Management zur Verfügung.
Die d.velop Gruppe ist Anbieter von drei Produktlinien für ECM:
d.3 als etablierte ECM-Software vereinigt die drei Säulen Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow Management.
ecspand vervollständigt Microsoft SharePoint um bis dato fehlende Funktionsbausteine rund um ECM und DMS.
Mit FOXDOX bietet d.velop ein echtes Cloud-ECM an.
Seit 1992 entwickelt die d.velop AG Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die Kernkompetenzen des IBM Busienss Partners aus Gescher liegen bei Enterprise-Content-Management, Prozessoptimierung und Informationsmanagement. Diese präsentiert der Silber-Sponsor zur DNUG Herbstkonferenz 2014 u.a. im Vortrag „Wissen. einfach. zugänglich. - Mit Social ECM unternehmensweites Wissen managen“.
Im Zusammenwirken von Connections und Filenet werden wesentliche Fragestellungen bezüglich Einbindungsarten, Rechtemanagement und Compliance beantwortet.
Projekthintergrund dabei ist IBM Connections 4.5 mit CCM und CECE sowie die Fragestellungen
Können neben dem Anlagen von Bibliotheken aus Connections heraus auch bestehende Filenet-Repositories angebunden werden und wie?
Wie sieht dann das Rechtemanagement aus (Connections versus Filenet)?
Welche Ansätze gibt es Compliance für Connections und zugehörigen Filenet-Repositories umzusetzen?
Der Vortrag richtet sich an
Connections Kunden/Interessenten, die ihre Social Umgebung in Richtung ECM erweitern wollen bzw. Compliance fähig machen wollen
Quickr-Kunden, die auf Connections mit CCM umsteigen wollen
Kunden/Interessenten, die ihr Content Management Richtung Social-Funktionalitäten erweitern wollen
SIefan Dötsch beschäftigt sich 2002 mit Notes /Domino und war bei verschiedenen Industrie-Unternehmen tätig. Seit 2011 ist er Berater für das Thema Collaboration Management bei der CENIT AG mit einem Fokus auf Infrastruktur und Architekturberatung. Einer seiner Beratungsschwerpunkte ist Social Business und Social Content Management auf Basis IBM Connections.
Nils Schadewald ist seit 2009 bei der CENIT AG tätig. Er arbeitet als Presales-Berater im Bereich Enterprise Content Management (ECM) mit einer breiten Expertise in der IBM FileNet Produktfamilie und ist dort für das Thema Social Content Management verantwortlich. Bei seinen Kunden gestaltet er innovative Lösungsansätze auf Basis von IBM Content Management, IBM Connections und der CENIT ECM Produkte.
Informieren Sie sich über das gesamte Programm und melden Sie sich als Teilnehmer an:
Wir sind dabei den "Arbeitsplatz der zu Zukunft" Software-technisch abzubilden. Ich persönlich möchte die IBM Software-Lösungen (speziell IBM Lotus Notes und IBM Connections) enger mit einem DMS-/Archivsystem verzahnen.
Die Anforderungen gegenüber meinen letzten Beitrag haben sich nicht geändert. Aber es muss mehr geben.
Darum möchte ich von Ihnen wissen, was Sie sich in IBM Lotus Notes/IBM Connection in Verbindung mit unternehmsweiten Informationen und Prozessen wünschen.
Über Ideen und Anregungen freue ich mich.
Vielleicht können wir so den Arbeitsplatz der Zukunft gemeinsam gestalten.
