Das Dokumentenmanagement – lange Zeit die Domäne papierner Ablagesysteme – erfolgt heute digital, doch es kann immer noch viel Zeit kosten. Wer seine Unterlagen elektronisch schlecht sortiert, sucht anschließend mühselig nach wichtigen Mails, Angeboten oder Rechnungen. Mit dem ELO Office stellen Unternehmen eine sinnvolle Ordnung her und finden per Klick jedes erforderliche Dokument.
Anforderungen an das Dokumentenmanagement System (DMS)
Das DMS verwaltet elektronisch und vielfach per Cloud-Speicherung alle Dokumente, Statistiken, Vorlagen, Zahlen, Grafiken, Abbildungen und Formulare. Es schafft eine logische Übersicht, enthält Suchfunktionen quer durch das gesamte System und stellt auf Wunsch Verknüpfungen her. So kann aus einem früheren Angebot mit bereits aufgelisteten Positionen eine Rechnung erstellt werden, auch die Anschriften und Steuernummern hält das DMS schon bereit und importiert sie mit einem Klick. Eine weitere, sehr bedeutsame Funktion ist die Übernahme gespeicherter Daten in neue Betriebssysteme. Auch der mobile Zugriff ist jederzeit möglich. Des Weiteren können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement System administrieren. Sie vergeben Zugriffsrechte für verschiedene Ebenen, sodass manche MitarbeiterInnen nur Zugriff auf für sie relevante Daten haben, während Abteilungsleiter und die Betriebsleitung erweiterte Zugriffsrechte erhalten.
Was leistet ELO Office?
Dieses DMS liefert moderne Lösungen nach dem traditionellen Prinzip Aktenschrank-Ordner-Register. Dieses Prinzip hat sich über lange Zeiten bewährt, es war logisch, für digitale Anwendungen nicht daran zu rütteln. Im Einzelnen stehen unter anderem folgende Module zur Verfügung:
- ELO Print&Archive: Mit diesem Tool archivieren die Nutzer ihre Dokumente, sie können sie auch ausdrucken und versenden. Daten lassen sich aus ERP- und CRM-Systemen importieren. Der Nutzer definiert seine eigenen Belegarten und Ablageregeln.
- ELO MobileConnector: Natürlich ist auch ein mobiler Zugriff auf das System möglich. Darüber hinaus ermöglicht ELO die permanente Synchronisation, für den Außendienst dürfte das essenziell sein.
- ELO ScanConnector: Der Scan Connector scannt Belege nicht nur, er ordnet sie auch automatisch zu und erkennt schon vorhandene Belege. Das schafft endlich Ordnung und beendet lästige Redundanz. Weitere Funktionen sind die Zuordnung von Tags und die Ablage im Archiv. Ein ELO ScanConnector kann PDF- und TIFF-Formate verarbeiten.
- PDF-Unterstützung: ELO ermöglicht Annotationen, also Anmerkungen auf PDF-Dokumenten.
- ELO DropZone: Schnelles und komfortables Ablegen erfolgt heute per Drag&Drop. ELO liefert automatisch das nötige Schlagwort und archiviert anschließend logisch.
- ELO Click&Find: Diese intuitive Suche funktioniert ganz einfach durch Markieren eines Suchbegriffs und dem Start der Suche. Das würde beispielsweise mit einer Rechnungsnummer funktionieren, auf die ein Geschäftspartner per Mail verweist. ELO Click&Find macht die Rechnung im System ausfindig.
Das ELO Office wurde ganz speziell für den Mittelstand konzipiert. Weiter Informationen finden Sie hier unter ELO Office.
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