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[EN] From Email Pain to get Work done – New Enterprise Email Solution IBM Verse acting as Personal Assistant

20. November 2014 Posted by StefanP.

The discussion about the death of mail is endless. My former IBM colleague Luis Suarez was propagating a life without emails over the last years. The IT consulting firm Atos Origin announced to work and collaborate without mail. German vehicle-maker Daimler put a policy in place, where employees are allowed to delete mails received during their holidays.

On the other side the advocates of email are hammering on the strength of email. The biggest strength is in my opinion acceptance. In contrast to social networking tools everybody knows, how to use email. BUT: In particular the younger generation is no longer on mail. They are much more on short messaging services or video calls.

I really doubt that mail is going away. And mail should not go away. There are a lot of use cases, where mail is exactly the right tool, others where instant messaging or social networking are much more efficient. McKinsey states in its 2012 report “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” that improved communication and collaboration through social technologies could raise productivity of interaction workers by 20 to 25 percent. Teach the users to use the right tool at the right moment for the right purpose is in my opinion the secret sauce.

One thing is right for sure: We need to have better ways to deal with mail and todays email systems dramatically need to improve. Honestly I have not seen any major innovation since the early days of email. You have an inbox cluttered with more and more emails. Yes, there have been functional enhancements like rules, Google created a bit different view for mails. Ok, I admit, that mobile mail was an innovation – but isn’t this often a pain, when you feel you have to check email early in the morning and late in the evening after work hours. But beyond that have we really seen innovation? Have we seen innovation that makes the daily life and work with email easier. Not really!

IBM is now taking a new approach to address the daily email challenge in corporations. Leaving technical details aside for the moment, this vision of mail of the future is important and might be a game changer in using mail. It goes beyond traditional mail addressing the real pain points of the mail flood through fueling mail with social technologies and analytical capabilities supporting the users. Needless to say, that this mail experience has to be available not only on a traditional client but on all major mobile devices.

Ease of use, a new, clear and user-friendly interface are key in the Digital Age driven by mobile devices and social technologies. Once IBM was well known for great design. Think about the IBM typewriter. In the last years their software was not always famous for ease of use as most of the software from B2B software vendors. A while ago essentially Apple has changed the expectations of users through launching iPhone and iPad with easy-to-use apps (not only from Apple) focusing on key features and usability on mobile devices. Dropbox, Evernote and others have set new expectations in usability. The shadow IT, where people use apps not made for Enterprise usage in business, is driving change. And this good.

Therefore IBM is investing heavily into design and opens design centers around the world. Yes, you read right. In July 2012, the IBM Design organization was created with the mission “re-thinking everything we do from the standpoint of our clients, and intentionally designing products and services for the people who use them.” In support of this mission, the organization devised the IBM Design Thinking framework, based on design thinking methods pioneered by Stanford’s d-school.

Designers follow IBM Design Thinking to understand users, explore concepts, prototype designs and evaluate them with users and stakeholders—and it is this framework used to consider how email, of all things, could become a great user experience for the users.

What does is mean practically?

We are all stressed by multi-tasking. To many applications and tabs are open at the same time. To many interruptions in our work, where we are loosing time to refocus on things we just wanted to do. We loose the overview and our concentration. One promise of IBMs vision of mail formerly called IBM Mail Next, now announced as IBM Verse is to offer a personalized, easy-to-use space for the entire workday. Can or will it replace all applications and tabs? Fore sure not, but it could clean away some of the clutter helping to focus on get work done.

Multi-tasking is one challenge. Another one is the need to prioritize, because so many actions are on our radar screen. And during the day new stuff pops up and we tend to loose track of priorities. An intelligent mail system helps addressing this pain point through a prioritization feature that quickly shows the top actions that I either owe or am owed. The technology is meanwhile there to personally assist using analytics and following user behavior to guide through the work day. Clients using IBM Verse will also have the future option to embed a Watson feature into their collaboration environment, which enables users to query Watson on a given topic and receive a direct reply with answers ranked by degree of confidence.

What is still even after years a big challenge? Find the right information is often like searching the needle in the haystack. In particular finding information somewhere in the personal email jail can be extremely challenging despite existing search technology. And to get a complete picture on a certain topic, users usually need to go to different places and collect the information. IBM promises a new search, better find experience, which allows to quickly drill down into your results with a range of powerful filters. Find not only exactly what you were looking for, but hidden gems you’d forgotten about or never knew existed.

We are talking about today’s sharing economy. And sharing plays a more and more important role in our daily business life. Ever tried to move an email conversation out of mail into a community? State of the art mail needs to have a specific focus on sharing conversation threads, docs and more. This is bridging the gap between mail jail and social technologies driving transparent collaboration for better results while maintaining the right security in the enterprise.

So making these four challenges less painful is in the centre of IBMs vision of mail: Multi-tasking, prioritizing, finding and sharing. Doesn’t sound a lot? Don’t agree. If new, improved mail eases our daily work around these four threats of the 20th century office worker, we are more than one step further.

IBM announced this new Enterprise Email solution called IBM Verse to be available first quarter 2015. IBM Verse stems from the company’s $100 million investment in design innovation and brings together its leading cloud, analytics, social and security platforms to transform the future of work.  Selected customers are already part of the design and in the beta program. A freemium version delivered via the IBM Cloud Marketplace will be available to individuals in the first quarter of 2015. In a first stage it is cloud-delivered, a mobile-optimized personal assistant with the promise to prioritize, personalize and free people up to just get work done, a critical gateway to becoming a more social business and building a smarter workforce. If it delivers on its promises, IBM Verse is a game changer in the email market. It would be bigger and more than what we today call email.

For more information on how IBM is transforming the future of work, visit

Read a blog post from one of the creators of IBM Verse, visit

The replay of the IBM Verse launch is available here on YouTube.

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Mail Next wird IBM Verse – IBM kündigt E-Mail der Zukunft an – Aufzeichnung des LIvestreams vom 18. November

19. November 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Hier die Aufzeichnung des Livestreams vom 18. November aus New York für diejenigen, die das Liveevent verpasst haben:

[DE] Von E-Mail zu Kon(VERSE)ation: IBM kündigt E-Mail an, die fit für die Zukunft der Arbeit ist

18. November 2014 Posted by StefanP.

Die Diskussion um den Tod von E-Mail ist nicht neu. Mein ehemaliger  Kollege Luis Suarez hat in den vergangenen Jahren ein Leben ohne E-Mail propagiert. Das Beratungsunternehmen Atos Origin kündigte an, ohne E-Mail zusammenzuarbeiten. Der deutsche Automobilhersteller Daimler hat eine Verordnung in Kraft gesetzt , die es Mitarbeitern erlaubt, E-Mails, die während des Urlaubs eintreffen, zu löschen.

Aber es gibt auch die Befürworter von E-Mail, die auf dessen Stärken hinweisen. Meiner Ansicht nach ist die Akzeptanz die größte Stärke. Im Gegensatz zu sozialen Softwarewerkzeugen weiß jeder (zumindest theoretisch), wie E-Mail funktioniert. ABER: Insbesondere die jüngere Generation ist nicht mehr “auf E-Mail”. Sie bevorzugt Kurznachrichten oder Videoanrufe.

Ich bezweifele erheblich, dass E-Mail verschwinden wird. Und E-Mail sollte auch nicht verschwinden. Es gibt unzählige Anwendungsfälle, in denen E-Mail genau das richtige Werkzeug ist, andere wo Chatten oder soziale Netzwerke wesentlich effizienter sind. McKinsey stellt in seinem Report von 2012 “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” fest, dass verbesserte Kommunikation und Kollaboration mit sozialen Technologien die Produktivität von Mitarbeitern zwischen 20 bis 25 Prozent verbessern kann. Das richtige Werkzeug im richtigen Moment für den richtigen Zweck benutzen, heißt das Geheimrezept.

Eines ist aber sicher: Wir brauchen dringend bessere Wege, mit Mails umzugehen. Die Anwender ertrinken in der E-Mail Flut und die heutigen E-Mail-Systeme müssen dramatisch verbessert werden. Ehrlich gesagt, habe ich keine wesentlichen oder bahnbrechenden Innovationen seit den frühen Tagen von E-Mail gesehen. Stattdessen hat man einen Posteingang, der nur mit mehr und mehr Nachrichten und SPAM zugemüllt wird. Ja, es gab und gibt funktionale Erweiterungen wie E-Mail-Regeln. Google gibt ein etwas andere Sicht auf Mails und hat Verbesserungen für den privaten E-Mail-Dienst Gmail angekündigt. Ok, zugegebenermaßen war mobile E-Mail auf dem Telefon eine wirkliche Innovation – und gleichzeitig auch eine Pest. Wer kennt nicht die innere Verpflichtung, morgens während des Frühstücks oder abends auf dem Sofa nochmals schnell die Nachrichten zu checken? Aber haben wir neben diesen Dingen wirkliche Innovation gesehen? Nicht wirklich.

IBM schlägt jetzt einen neuen Weg ein, um die täglichen E-Mail-Herausforderungen in Unternehmen zu adressieren. Lassen wir die technischen Details erst einmal bei Seite und schauen uns die Vision an, die E-Mail wie wir sie heute kennen radikal transformieren könnte. Der Ansatz, der unter dem Codenamen IBM Mail Next seit einiger Zeit diskutiert wird, geht weit über traditionelle E-Mail hinaus und adressiert die wirklichen Probleme der E-Mail-Flut. Soziale Funktionen und analytische Fähigkeiten unterstützen die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit. Heutzutage unnötig anzumerken, dass diese Funktionen nicht nur auf Computern und traditionellen Klienten verfügbar sein müssen, sondern auch auf allen wichtigen mobilen Endgeräten und Betriebssystemen.

Im Vordergrund steht bei dem neuen Produkt, das heute als IBM Verse angekündigt wird, einfache Benutzung, eine neue, klare, anwenderfreundliche Oberfläche. Einst war IBM für herausragendes Design bekannt. Denken Sie an die IBM Schreibmaschine. In den vergangenen Jahren waren dagegen die Oberflächen wie bei so vielen anderen B2B Softwareherstellern nicht immer berühmt für ihre Benutzerfreundlichkeit. Doch die Erwartungshaltung der Anwender hat sich verändert. Insbesondere Apple hat mit dem iPhone und iPad und den dort verfügbaren Apps neue Maßstäbe in punkto mobile Nutzung und Fokus auf Schlüsselfunktionen gesetzt. Dropbox, Evernote, WhatsApp und viele andere Apps erzeugen Druck auf traditionelle Softwarehersteller. Und so treibt die Schatten-IT, in der Anwender Apps benutzen, die nicht für den Unternehmenseinsatz gedacht und gemacht sind, den Wandel. Und das ist gut so!

Auch aus diesen Gründen investiert IBM signifikant in Design und eröffnet Design Centers rund um den Globus. Ja, sie haben richtig gelesen. Im Juli 2013 wurde die IBM Design Organisation mit der Mission gegründet, “alles, was wir tun, grundlegend aus dem Blickwinkel unserer Kunden zu überdenken, und die Produkte für die Bedürfnisse der Leute zu designen, die sie benutzen”. Um diese Mission zu unterstützen, hat die Organisation das IBM Design Thinking Framework entworfen, das auf Design Thinking-Methoden der Stanford-Schule basiert.

Designer folgen dem IBM Design Thinking, um die Anwender zu verstehen, neue Konzepte zu entwickeln, Prototypen zu entwerfen und sie mit Anwendern und Beteiligten zu evaluieren. Und das ist auch das Framework, das benutzt wurde, um zu prüfen und zu entwickeln, wie E-Mail verbessert werden könnte, um den Anwendern das Leben zu erleichtern. Was heißt das praktisch?

Wir werden allen von zu vielen Aufgaben gestresst, die wir zur gleichen Zeit bearbeiten sollen, dem sogenannten Multi-Tasking. Zu viele Anwendungen und Browser-Tabs sind zur gleichen Zeit offen. Viel zu oft werden wir in unserer Arbeit unterbrochen, so dass wir den Faden verlieren und uns erst wieder sammeln müssen, um an der begonnenen Aufgabe weiter zu arbeiten. Wir verlieren Überblick und Konzentration. Eine Versprechen von IBMs neuem Konzept ist es, eine hoch personalisierte, einfach zu nutzende Arbeitsumgebung für den ganzen Tag zu bieten. Wird diese Arbeitsumgebung, die heute als IBM Verse angekündigt wird, alle Anwendungen und Tabs ersetzen? Sicher nicht, aber IBM Verse kann und wird dabei helfen, den Arbeitsplatz von einigen Störungen und unnützem Müll zu säubern und stattdessen den Fokus darauf zu legen, Arbeit erledigt zu bekommen.

Multi-Tasking ist eine Herausforderung. Eine andere ist die Notwendigkeit, Aufgaben zu priorisieren, da immer viele Aufgaben gleichzeitig auf dem Radarbildschirm (und der persönlichen ToDo-Liste) sind. Und während des Arbeitstages kommen neue Dinge hinzu und es besteht die Gefahr, den Blick für die wichtigen Dinge zu verlieren. Ein intelligentes System, mehr ein persönlicher Assistent oder Sekretär denn ein klassischer E-Mail-Klient, kann helfen. Die wichtigsten Aufgaben werden definiert, angezeigt und bleiben durch das System im Blick: Aufgaben, die ich für jemanden erledigen muss, oder Aufgaben, die jemand für mich zuarbeiten sollte. Unterdessen gibt es die Technologie für solche persönlichen Assistenten, die das individuelle Verhalten analysieren, daraus lernen und den Anwender intelligent durch den Arbeitstag begleiten können.

Und was ist auch nach Jahren eine riesige Herausforderung? Noch immer erscheint uns das Finden von Informationen wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das gilt insbesondere für das eigene E-Mail-Chaos, die vielen Ordner und Archive, und das trotz durchaus fortgeschrittener Suchtechnologie. Aber ein Sachverhalt ist nicht immer nur im E-Mail-System dokumentiert. Um ein komplettes Bild zu bekommen, muss man auch in andere Informationstöpfe hinein schauen und dort Informationen einsammeln. IBM verspricht mit IBM Verse ein besseres, effizienteres Finden von Informationen, das es erlaubt schnell in Suchergebnisse abzutauchen und diese effizient zu filtern. Dabei geht es nicht nur darum, einen Punkt zu finden, sondern auch intelligent durch das System Zusammenhänge aufgezeigt zu kommen, auf die man konventionell erst einmal nicht gekommen wäre. In IBM Verse werden in Zukunft insbesondere die Analytics- und Cognitive Computing-Verfahren weiter ausgebaut. So ist geplant, dass ein Nutzer dann Watson über IBM Verse zu Themen befragen kann und prompte Antworten erhält, gestaffelt nach dem Grad ihrer Zuverlässigkeit, viel schneller, als ein Kollege antworten könnte.

Heute sprechen wir über die “Sharing Economy”. Und Teilen spielt eine immer wichtigere Rolle in unserem beruflichen Alltag. Aber haben Sie schon einmal versucht, eine E-Mail-Konversation in eine Community des sozialen Netzwerkes zu überführen? Auch hier muss ein modernes E-Mail-System ansetzen und die Brücke zwischen Mail und dem sozialen Unternehmensnetzwerk schlagen, um transparente Zusammenarbeit und so bessere Ergebnisse zu erzielen, ohne die notwendige Datensicherheit im Unternehmen zu gefährden.

Diese 4 Herausforderung stehen im Zentrum von IBM Verse, dem neuen Produkt und der neuen Vision der IBM für Unternehmens E-Mail: Multi-Tasking, priorisieren, finden und teilen. Klingt nach nicht viel? Da stimme ich natürlich nicht zu. Wenn ein neues, verbesserter E-Mail-Handling den täglichen Stress um diese 4 Herausforderungen des Büros des 20. Jahrhunderts erleichtert, sind wir mehr als nur einen Schritt weiter.

IBM Verse ist ein Produkt, das den Markt für Unternehmens E-Mail verändert, das das Ergebnis einer 100 Millionen Dollar-Investition und bringt erstmals führende Cloud-, Analytics- Social- und Security-Funktionen zusammen, um dem Arbeiten mit E-Mail den Weg in die Zukunft zu bahnen. Das Produkt wird über IBM Softlayer in der Cloud bereitgestellt. Die Beta-Version wird ab November 2014 ausgewählten Partnern und Kunden zur Verfügung gestellt. Die Freemium-Version ist ab Ende des ersten Quartals 2015 über IBM Cloud Marketplace allgemein verfügbar. Auch für die führenden mobilen Systeme, also iOS- und Android, wird es ganz neue App-Versionen geben. Weitere Informationen zu IBM Verse finden Sie hier unter, unter IBM Verse Video und Demo-Video.

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Das E-Book zur Blogparade “E-Mail der Zukunft” ist fertig!

8. August 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Es hat ein bisschen gedauert, aber nun ist es fertig, das E-Book, in dem alle Beiträge der Blogparade zum Thema "E-Mail der Zukunft" zusammengefasst sind. Ich möchte mich bei allen Autoren herzlich bedanken als da wären

  • Bert Oberholz,
  • Jörg Allmann,
  • Uwe Hauck,
  • Dr. Ulrich Kampffmeyer,
  • Martin Meyer-Gossner,
  • Sebastian Thielke,
  • Frank Hamm,
  • Dr. Peter Schütt,
  • Jörg Schiemann und
  • Herbert Wagger

Und einen ganz besonderen Dank an Dr. Dietmar Müller von IDG, der die IBM Expertenseite uf betreut, die Blogparade immer hervorragend unterstützt hat, das Vorowrt zum E-Book geschrieben und auch beim Erstellen des E-Books kräftig angepackt hat!

Die Blogparade "E Mail der Zukunft" by StefanPfeiffer

[DE] Das E-Book zur Blogparade “E-Mail der Zukunft” ist fertig!

8. August 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Es hat ein bisschen gedauert, aber nun ist es fertig, das E-Book, in dem alle Beiträge der Blogparade zum Thema “E-Mail der Zukunft” zusammengefasst sind. Ich möchte mich bei allen Autoren herzlich bedanken als da wären

  • Bert Oberholz,
  • Jörg Allmann,
  • Uwe Hauck,
  • Dr. Ulrich Kampffmeyer,
  • Martin Meyer-Gossner,
  • Sebastian Thielke,
  • Frank Hamm,
  • Dr. Peter Schütt,
  • Jörg Schiemann und
  • Herbert Wagger

Und einen ganz besonderen Dank an Dr. Dietmar Müller von IDG, der die IBM Expertenseite uf betreut, die Blogparade immer hervorragend unterstützt hat, das Vorowrt zum E-Book geschrieben und auch beim Erstellen des E-Books kräftig angepackt hat!

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Infografiken zur Zukunft von E-Mail – IDG Business Research Studie im Auftrag von IBM

24. Juli 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Im Juni 2014 hat IDG Business Research Services im Auftrag von IBM eine Studie zum Thema E-Mail-Nutzung und Zukunft von E-Mail durchgeführt. Die Ergebnisse habe ich hier im Blog und hat IDG auf bereits textuell dargestellt und kommentiert. Hier nun einige Infografiken, die ausgewählte Ergebnisse visuell darstellen.

Übrigens: An alle Autoren der Blogparade zur "Zukunft von E-Mail": Das E-Book ist in Arbeit und wird bald erscheinen.

Studienergebenisse im Überblick
Studienergebenisse im Überblick
E-Mail - Nutzung im Beruf 1
1/3 der User kommunizieren per Mail während sie auf Geschäftsreise sind
E-Mail - Nutzung im Beruf 2
54% der Mitarbeiter erhalten zwischen 50 und 100 E-Mails am Tag
E-Mail - Nutzung im Beruf 3
Nur 6% der Mitarbeiter checken Ihre Mails außerhalb der Arbeit nicht.
E-Mail - Nutzung im Beruf 4
1/3 der Mitarbeiter checken ihren Mail-Eingang alle 30 Minuten.
E-Mail - Nutzung im Beruf 5
64% der Mitarbeiter sind gegen eine Regulierung der Mails in ihrer Freizeit durch den Arbeitgeber.


[DE] Infografiken zur Zukunft von E-Mail – IDG Business Research Studie im Auftrag von IBM

24. Juli 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Im Juni 2014 hat IDG Business Research Services im Auftrag von IBM eine Studie zum Thema E-Mail-Nutzung und Zukunft von E-Mail durchgeführt. Die Ergebnisse habe ich hier im Blog und hat IDG auf bereits textuell dargestellt und kommentiert. Hier nun einige Infografiken, die ausgewählte Ergebnisse visuell darstellen.

Übrigens: An alle Autoren der Blogparade zur “Zukunft von E-Mail”: Das E-Book ist in Arbeit und wird bald erscheinen.

Studienergebenisse im Überblick

Studienergebenisse im Überblick

E-Mail - Nutzung im Beruf 1

1/3 der User kommunizieren per Mail während sie auf Geschäftsreise sind

E-Mail - Nutzung im Beruf 2

54% der Mitarbeiter erhalten zwischen 50 und 100 E-Mails am Tag

E-Mail - Nutzung im Beruf 3

Nur 6% der Mitarbeiter checken Ihre Mails außerhalb der Arbeit nicht.

E-Mail - Nutzung im Beruf 4

1/3 der Mitarbeiter checken ihren Mail-Eingang alle 30 Minuten.

E-Mail - Nutzung im Beruf 5

64% der Mitarbeiter sind gegen eine Regulierung der Mails in ihrer Freizeit durch den Arbeitgeber.

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E-Mail regiert die Geschäftswelt – Luft nach oben für die Mail der Zukunft

18. Juni 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Wir sind alle E-Mail-Sklaven. Zu diesem Schluss kann man kommen, wenn man sich die Ergebnisse einer aktuellen Studie anschaut, die IDG Business Research Services im Auftrag von IBM durchgeführt hat: Mehr als die Hälfte bekommen täglich 50 bis 100 E-Mails. 17 % erhalten sogar täglich mehr als 100 elektronische Nachrichten. Und die Zahl steigt weiter an, so die Mehrheit. Die Mitarbeiter lassen sich von E-Mails treiben. Ein Viertel der Teilnehmer prüft E-Mails gleich bei ihrem Eintreffen, ein Drittel wirft alle 30 Minuten einen Blick in die Inbox und ein weiteres Viertel checkt den Eingang stündlich. Das kostet natürlich Zeit: bei rund 23 % der Befragten rund eine Stunde, bei 26 % ca. 30 Minuten und bei ca. 36 % nur 15 Minuten. Immerhin knappe 11 % sortieren ihre E-Mails nicht!

Mehrheit will selbst entscheiden, wann sie Nachrichten senden und empfangen

Und E-Mail ist heute allgegenwärtig: 3/4 der Befragten “machen” E-Mail auch unterwegs auf ihrem SmartPhone. Knapp die Hälfte nutzt das Notebook “on the road” für E-Mails und immerhin schon 43 % haben auf Reisen Tablets für E-Mail im Einsatz. Und es wird auf Geschäftsreisen von 81 % der Befragten häufig gemailt. Rund die Hälfte – ca. 48 % der Befragten – sind außerhalb der Arbeitszeit auch am Wochenende “auf Mail”. Und 64 % wollen diese Möglichkeit haben und finden, dass E-Mails immer zugestellt werden sollen und der Empfänger entscheidet, wann er Nachrichten empfängt und sendet. Rund ein Drittel dagegen begrüsst es, wenn die Zustellung von E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten unterbunden wird.

Trotz Google Mail und anderer Browser-basierten E-Mail-Klienten im privaten Umfeld dominiert in den deutschen Unternehmen noch immer der klassische “fette” Mail-Klient. Nur 15 % sind am Arbeitsplatz “auf Browser”. Bei den mobilen Betriebssystemen, über die Mail genutzt wird, ergibt sich ein heterogenes Bild. Rund 45 % nutzen iOS, also Apple-Geräte, immerhin 22 % Windows, noch 15 % Blackberry und 16 % Android. Android, das privat den Markt aufrollt und hohe Anteile hat, dominiert im geschäftlichen Umfeld demzufolge nicht.

Das Resumé: E-Mail regiert die Geschäftswelt und die Mehrzahl der Befragten kann es sich auch nicht anders vorstellen.

Was wollen Anwender  von Mail der Zukunft?

Aber sie wünschen sich, dass “mailen” leichter und komfortabler wird: Über 90 % würden es begrüssen, wenn zeigt der E-Mail-Klient von sich aus relevante, zugehörige Informationen zu einer Nachricht oder einem Termin einblenden würde, also Kontext herstellen würde. 93 % legen Wert auf eine leistungsfähige Suchfunktion in E-Mails und darüber hinaus. Immerhin 70 % finden es sehr wichtig oder wichtig, dass E-Mail Systeme eher aufgabenorientiert organisiert werden und besser bei der Erledigung von Aktivitäten helfen sollen.


Bei der Frage, welche Werkzeuge Unternehmen zur Kommunikation einsetzen, dominiert E-Mail mit nahezu 100 % klar. Es folgen Instant Messaging, Online Meetings und Videokonferenzen, alle zwischen knappen 60 und 70 %. Nur 28 % der Befragten haben derzeit soziale Netzwerke im Einsatz, gar nur knappe 9 % Microblogging. Also noch viel Luft nach oben und viel Potential für Anbieter von Enterprise Social Networks. Und sicher noch ein Wegzu gehen auf der Reise zum Social Business mit entsprechenden Verhaltensweisen und Geschäftsprozessen.

Im Rahmen einer Online-Erhebung hat IDG Business Research Services im Mai 2014 115 Manager, IT- und Fachbereichsleiter in deutschen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zur beruflichen E-Mail-Nutzung in ihrer Organisation sowie zu ihren Wünschen und Erwartungen an den „Mail-Client der Zukunft“ befragt. Eine Zusammenfassung der Umfrage können Sie auch  in einem Research Brief mit dem Titel “E-Mail ja, aber anders” nachlesen. Den gesamten Berichtsband zur Studie finden Sie unter

[DE] Computerwoche Live Chat am 4. Juni um 14 Uhr: „Mail“ der Zukunft – arbeiten statt bearbeiten?

30. Mai 2014 Posted by Stefan Pfeiffer


Kleine Promotion in eigener Sache. Am 4. Juni stehen Peter Schuett und ich zu einem Computerwoche Live Chat zum Thema E-Mail der Zukunft bereit. Hier mit seid Ihr/sind Sie herzlich eingeladen!

E-Mail als digitales Kommunikationsmedium der Wahl wird angesichts der anhaltenden Spam-Flut und anderen E-Schrotts mittlerweile heiß diskutiert. So erhält ein Berufstätiger heute im Schnitt 85 Mails pro Tag – Tendenz steigend. Angeprangert wird in diesem Kontext vor allem die zeitaufwändige Suche sowie das umständliche Sortieren und Ablegen der digitalen Post. Höchste Zeit, die berufliche Kommunikation in die Neuzeit zu heben! Oder nicht? Wie sieht Ihr Kommunikationsalltag aus? Sind Sie zufrieden oder glauben Sie, dass E-Mail mittelfristig anders gearteten Lösungen weichen muss?

Nutzen Sie die Gelegenheit und werfen Sie zusammen mit anderen Teilnehmern einen Blick in die Zukunft der digitalen Kommunikation – diskutieren Sie mit! Im Live-Chat zum Thema am Mittwoch, den 4. Juni 2014, um 14 Uhr. Hier können Sie sich einen Reminder setzen!

Filed under: Deutsch Tagged: E-Mail, IBMMailNext, MailZukunft, Workplace-of-the-Future

[EN] The Daily Email Grind: What I Need from Future Email Systems

15. April 2014 Posted by StefanP.

My English version of posting on the future of email has been published yesterday on CMSwire:

Think of your email inbox on the morning you return from vacation. Does it make you sweat?

We have all experienced the trials and tribulations of the email inbox — it applies across the board from personal to work accounts. The amount of time spent de-cluttering our inboxes has been well documented.

After a recent brush with thousands of email deadwood that surfaced in my inbox, I believe the solution lies in a combination of individual actions and an expanded approach to the email systems that exist today.

I reinstalled my MacBook’s operating system the other day, which meant I had to reinstall and reconfigure my private email account. The results? The discovery of thousands of emails that had gathered, dust-like, under one of my addresses. It seems that my main private account wasn’t set up to delete my messages once I’d retrieved them via POP/SMTP. The upshot being that all the emails that collected on the server for years came along like deadwood when I made the switch from SMTP/POP to IMAP.

None of this would have happened if I’d configured everything correctly in the first place, but that’s not the issue at hand. I’d be the first to admit that I’m an information junkie — I take from as many sources as I can. My job centers on communication and getting hold of knowledge earlier than anyone else. I used this as an opportunity to examine the thousands of deadwood emails in more detail, to look at what didn’t fall under “useful” or “interpersonal” categories of email exchange.

Notifications, Not News

The majority of my emails turned out to be notifications, not news. By that I mean things like: messages from my bank informing me that a transaction had been done and that details were available via online banking; messages from Twitter telling me about new followers; Facebook announcements notifying me that one of my posts had been shared someone.

Some of the notifications were useful, others were totally unnecessary. If you don’t deactivate them immediately, they’ll continue to clog up your inbox for no good reason. Xing provides a great example: Every time XYZ likes a post on my wall or shares it, Xing sends me an email, but it never says which link XYZ liked or shared. If they alerted me to a comment on my wall, included the comment in the email and allowed me to reply directly from my mail client, then it could be useful. That feature exists in IBM Notes and Connections – it’s called Embedded Experience. And as I said, there are useful notifications out there. I get sent a daily email summary of what’s been happening in the social networks I use for work. It’s a useful, condensed overview that benefits me. Notifications can be an important part of your incoming mail if they deliver relevant information and allow you to respond directly — if not, deactivate.

Like everyone, I also get a lot of promotional emails. Amazon is just one of the many companies that regularly send me special offers. Sometimes they’re useful, like when they give me information that I think is valuable (e.g. that my favorite author has published a new book). But mostly I find the in-your-face promotional emails downright tedious and now make a point of unsubscribing from them immediately. They’d do much better to send me personalized, high-quality emails (content marketing, anyone?), but that’s another topic for another day.

Social networks are no strangers to promotions flooding my inbox regularly with emails (see Xing above). The messages from groups are pretty easy to ignore, but preventing personal invitations to things like events is not so straightforward. You either have to deselect the option “XYZ can send me messages” or go whole hog and de-friend or disconnect the person in question.

And let’s not forget good old spam: dull, uninspired advertising that I may or may not have asked for but definitely don’t want. Your best bet here is to unsubscribe or make a point of marking the stuff as spam as soon as it appears in your inbox. And we mustn’t forget the eternal challenge of your email system classifying as spam messages that aren’t anything of the sort — there’s no escape from the mind-numbing task of checking the junk mail folder.

What’s Better: Email Newsletters or RSS Readers?

As I said, I’m someone who hoovers up information. Email newsletters were once my information source of choice: They filled my inbox to bursting.

The newsletter I value the most is the one from IDG’s relevANTS — it keeps an eye on what I read and where I click in a newsletter, and uses the information to learn about my interests. It then uses that to produce a daily personalized newsletter that contains 10 to 15 abstracts, and I usually find two or three interesting. Not the best batting average and the system could definitely improve, but still…

The other newsletters are more of a burden. It’s hard to find the interesting gold nugget among the reams of information they contain. This raises an important question: at what point will tools like RSS readers overtake email as the most sensible medium for transporting information? Should the information be pushed to recipients, or should they pull it down as and when it’s needed?

Both options have pros and cons. I’m more inclined to favor the “pull” option and have subscribed to and categorized most of my information sources in the Feedly RSS reader, giving me access when I want it. I am aware that notifying recipients by email will — as a rule — generate more attention for the source in question.

Last but not least we have “normal” email in all its different forms. Things like receipts and invoices which need to be stored for future reference, dialogue between users, weighed down by attachments that would be better shared rather than emailed. Old habits die hard, and most of us are much more used to sending than sharing.

The Email Client: Same as 20 Years Ago

Do the messages I’ve talked about ring any bells? These issues are essentially the same for business and private emails, bar a few minor variations (e.g., concerning attachments). Above and beyond the various forms of receiving notifications and messages and the different ways of stemming the rising tide of emails, there is surely more that can be done to improve the way we handle our inboxes.

Looking back over the past 20 years, it seems to me that email still basically works in the same way as it always has. Messages arrive in your inbox, you deal with them there and then shift them into a folder (usually manually). I’d argue that even Google Mail has failed to revolutionize this standard model. All it’s done is swap folders for labels, and develop a system that can prioritize emails. Still, at least that’s something. Plus, Google Now offers an interesting approach to providing relevant information about, say, appointments in your calendar.

Almost every email system allows you to define rules for what happens with which emails, but who manages to keep up with that for any length of time? True innovations that reduce the workload that emails create have yet to hit cyberspace, but those are exactly the kinds of solutions we need because email still dominates our working day (source: Vernetzte Organisation 2013, published by the Cooperation Systems Center at Universität der Bundeswehr in Munich, Germany).

So what technological improvements can be made to stem the tide of incoming emails? Manually sorting emails is of the most unproductive activities ever invented — we need better support. Systems could automatically assign tags (keywords) or monitor user behavior to learn which tags to assign and when. The tags would then have to be combined with a powerful search function that makes it easy for users to find the information they’re looking for. Users would have to develop trust in this partially or fully automated form of email archiving — the best way to ensure that happens is to give them a system that delivers reliable search results.

Email of the Future: Creating Intelligent Context

Email search functions have a lot of room for improvement. According to a McKinsey report, knowledge workers spend 28 percent of their working week dealing with and searching for emails. One big step forward would be if the system could reliably list all the emails that correspond to a specific search term and thread. Let’s say I’ve got a teleconference in my calendar about an upcoming project. It would be great if I could access all the relevant information contained in my email account. But it would be even better if I could also get hold of information from other, connected systems — the minutes of our last meeting from the Document Management System the details of all conference participants from my social network or the CRM system, the latest project details from the project-management system, and so on.

We’re going to have to completely rethink the definition of an email client. The client of the future won’t just be limited to email: It will be a knowledge hub that collects not only emails but also tasks, notifications and information from numerous other systems. It will go beyond a simple message center to become a system of engagement.

In many cases, email is the ideal communication tool. But when it comes to storing knowledge and collaborating, it falls flat. The way to address this problem would be to integrate and possibly even embed social software. One guiding principle should be to give users the right tool for the right job. Another should be to help users work more efficiently instead of leaving them to manage their inbox alone.

For that to happen, we need a paradigm shift, one that moves us away from ignorant email and towards a powerful system of engagement. Here are the top ten things I think we need from the next generation of email systems:

  1. The email of the future should be a personal system of engagement that helps users manage their daily tasks as efficiently as possible.
  2. Email should bring together audio and video functions, and include features from social software and instant messaging services.
  3. Other systems should “hijack” email and allow users to work directly in their mail client.
  4. Email systems must stop making users sort their messages manually. The technology should be highly capable of learning from users about how to tag emails and file them away (if necessary in a way that complies with legal requirements).
  5. Manually setting up folder systems is out. Searching for emails, threads and specific events needs to be simple and reliable.
  6. The email system of the future should automatically create context for a given event and provide users with relevant information from emails, social networks and other systems connected to their account.
  7. Cognitive systems should act as the back end for the email system of the future and help create the context mentioned above. They should support us and make our life easier, but still allow us to make personal decisions.
  8. This one’s a no-brainer: email has to be available on every device, from smartphones and tablets, to PCs and laptops.
  9. With users increasingly accessing emails on the move, “normal” email clients should become simpler and more user friendly.
  10. All technological advances aside, stemming the rising tide of emails still requires us to take individual action and find better ways of working.

I’d like to really stress that last point. Technological innovations will open up brand new possibilities for using email systems to manage the tasks contained in the messages we receive. But in spite (or perhaps even because) of that, we have to keep on improving the way we as people manage our emails. The only way we can avoid drowning in the flood is if we collaborate with technology.

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Aufruf zur Blogparade zur Zukunft von E-Mail

7. April 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Und auch hier nochmal der Aufruf zur Blogparade zur Zukunft von Mail. Den ersten Beitrag habe ich auf DigitalNaiv und bei den veröffentlicht

Hier mein Originalaufruf am Ende des Beitrags:

Ich rufe dann mal zur Blogparade zum Thema “E-Mail der Zukunft” auf und würde mich sehr über Ihre/Eure Beiträge vom E-Mail-losen Büro über E-Mail-Auszeiten bis zu Euren konkreten Wünschen an die E-Mail der Zukunft freuen. Als Inspiration empfehle ich “Im Rededuell: Social Business: Outside the Inbox: Ist E-Mail Lebenszeitverschwendung?”

Na dann mal los. ich bin gespannt wie ein Flitzebogen und werde auch das ein oder andere Blogstöckchen werfen. Gerne könnt Ihr auch auf Twitter und in anderen Kanälen den Hashtag #MailZukunft verwenden. Die Parade läuft bis 30. Juni 2014. Schreibt uns hier oder im gleichen Beitrag auf bitte einen Kommentar mit einem Link zum Beitrag, so dass wir sie sammeln können. Wir werden alle Beiträge in einem PDF-Dokument sammeln, das dann auch Euch zur Verfügung steht. Mit der Teilnahme an der Blogparade stimmt ihr der Nutzung Eurer/Ihrer Blogbeiträge für das PDF-Dokument zu, das wir dann zum Download bereitstellen.

Und die ersten beiden Beiträge sind auch schon da:

[DE] User Experience + Analytics = Social Collaboration Excellence › CloudUser

5. März 2014 Posted by StefanP.

Jetzt dachte ich, ich wäre mit meiner IBM Connect Rückschau schon durch und da legt Joachim Haydecker, neuer Crisp Research’er, nochmals nach. Bei vielen Aussagen stimme ich zu. Den Vergleich zu Google+ finde ich etwas sehr hinkend. Und die Grafik … Na ja, wo sind denn dann die anderen Marktbegleiter?

Ach ja, von wegen Entwicklungsprozess im Cloud-Zeitalter, jetzt ankündigen und 2015 liefern. Besser informieren: IBM Mail Next in der Cloud soll in diesem Jahr verfügbar sein. Besser recherchieren!

Hier mein Lieblingsstelle:

User Experience + Analytics = Social Collaboration Excellence

IBM ist auf dem richtigen Weg. Bei analytischen Auswertungen hat die Supercomputer-Firma einen gewaltigen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Bei der Gestaltung von Userinterfaces und der Integration der verschiedenen Produkte und Funktionen gilt es noch einiges aufzuholen. Bleibt nur noch die Frage, ob der Zeitplan für „Mail Next“ und die neue Produktausrichtung der richtige ist, damit die IBM beim Thema „Social Business“ weiterhin in der Pole-Position bleiben wird?

via IBM Connect Konferenz – Beginnt mit Mail Next eine neue Ära der User Experience? › CloudUser.

Wer sich zu IBM Mail Next und den anderen Lösungen der IBM informieren will, kann das natürlich auf dem IBM Stand auf der CeBIT in Halle 2 im Social Business-Bereich tun. Terminanfragen leite ich gerne weiter.

Previous Postings on IBM Connect 2014

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[DE] IBM Mail Next – Deutschsprachige Folien – Termin auf der CeBIT machen!

24. Februar 2014 Posted by StefanP.

Einige deutschsprachige Folien zu IBM Mail Next.

Wer mehr erfahren will und auf der CeBIT ist, bitte einfach hier – siehe Kontaktformular – melden. Ich arrangiere gerne einen Termin auf der Messe und/oder einen Telefonanruf.

Filed under: Deutsch Tagged: CeBIT, IBM, IBMMailNext, SocBiz

Lynn-Kristin Thorenz von IDC zu Social Business, den Angeboten der IBM und IBM Mail Next

24. Februar 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Ein Interview, das wir mit Lynn-Kristin Thorenz im Januar auf der IBM Connect geführt haben. Lynn spricht über Social Business, dessen Bedeutung, das Angebot der IBM und IBM Mail Next. Sehr empfehlenswert.