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Revolution der Unternehmens-E-Mail

5. Dezember 2014 Posted by Stefan Pfeiffer

Design und Analytics unterscheiden IBM Verse von anderen Mail-Systemen

IBM Verse revolutioniert dem Umgang mit E-MailsE-Mail dominiert noch immer den Geschäftsalltag. Was heißt noch immer? Immer mehr. Trotz neuer Kanäle und sozialer Software werden E-Mails nicht weniger, sondern mehr. Die gängigen E-Mail-Systeme tragen nur wenig zur Bewältigung dieser Nachrichtenflut bei. Wirkliche Innovation hat es dort in den vergangenen Jahren, ja Jahrzehnten kaum gegeben. Nun hört man laut und vernehmlich einen Weckruf der IBM. Mit IBM Verse – vorher bekannt unter dem Codenamen IBM Mail Next – will die IBM den Umgang mit E-Mail in Unternehmen revolutionieren. Und dieser Weckruf war so deutlich, dass auch Marktbegleiter reagieren, hektisch Verbesserungen ankündigen oder gar Technologie zukaufen. Doch IBM Verse bietet einzigartige Funktionen, die es so für Unternehmens-E-Mails noch nicht gibt.

IBM Verse IBM Verse ist konsequent an der Erledigung von Aufgaben orientiert und geht so weit über die konventionelle Inbox hinaus. Das System stellt den Menschen, sein Netzwerk und seine Aufgaben in den Mittelpunkt. Das wird allein durch die vollkommen andersartige Benutzeroberfläche deutlich: aufgeräumt, personenorientiert, sehr stark an User Interfaces orientiert, wie wir sie von Tablets und Smart Phones kennen. Dies ist sicherlich kein Zufall. IBM Verse wurde maßgeblich vom IBM Austin Design Studio in Austin entwickelt, die in zahllosen Sessions die Wünsche und Rückmeldungen von 50 E-Mail-geplagten Kunden und Partnern, von der Sekretärin über den Verkäufer bis zum Marketier gesammelt haben und nun in IBM Verse umsetzen.

IBM Verse IBM baut auf Cloud-, Analytics-, Social- und Security-Funktionen, um nicht nur die Arbeit mit Nachrichten grundlegend zu verändern und zu vereinfachen. Das Handling von E-Mails steht zwar im Mittelpunkt, aber IBM Verse integriert die Kommunikationskanäle und Informationssysteme, mit denen der Mitarbeiter tagtäglich zu tun hat, in einer Arbeitsumgebung: von Meetings und Kalender, File-Sharing, Instant Messaging über soziale Kanäle bis hin zu Videochats und anderen Werkzeugen.

Im Mittelpunkt: Dem Menschen bei der Arbeit helfen

IBM Verse Im Vordergrund steht dabei, dem Wissensarbeiter zu helfen, Aufgaben zu priorisieren, die richtigen Informationen und Wissensträger sofort zu finden und damit seine Arbeit schneller und fokussierter zu erledigen. Die Lösung nutzt dafür Analytics-Funktionen, um dem Nutzer auf einen Blick zu zeigen, was die wichtigsten zu erledigenden Dinge für den Tag sind. Das System ist lernfähig, erkennt die Vorlieben und Prioritäten des individuellen Nutzers nach einiger Zeit selbständig. IBM Verse stellt Zusammenhänge her und erlaubt es den Anwendern, im Kontext mit den richtigen und umfassenden Informationen und Beteiligten an Projekten und Aufgaben zu arbeiten. Die Suchfunktion ist bestes Beispiel: Es ist die erste Unternehmens-E-Mail, die eine „facettierte“ Suche ermöglicht, so dass Nutzer sehr spezifisch Informationen aus allen möglichen Content-Formaten in ihrer Arbeitsumgebung einsehen können.

Analytics als Differenzierungsmerkmal gegenüber Wettbewerbern

IBM Verse IBM Verse kombiniert in einzigartiger Weise Design, leistungsfähige und schnelle Suchfunktionen sowie Analytics-Funktionen. Diese Kombination ermöglicht die intelligente Priorisierung von Aufgaben und die intuitive Zusammenarbeit natürlich auch übergreifend, auf Smart Phones und Tablets wie auch dem herkömmlichen Computer.
Schon in der ersten Version von IBM Verse plant IBM wie oben beschrieben seine besonderen Stärken im Analytics-Umfeld auszuspielen. Die Vision geht jedoch deutlich weiter: IBM Verse soll künftig auch die Option bieten, Funktionen von IBM Watson in der eigenen Arbeit, im neuen E-Mail-Klient zu nutzen. Eingebettet in IBM Verse soll der Nutzer dann Watson zu bestimmten Themen befragen können, um dann zuverlässige Antworten, gestaffelt nach dem Grad ihrer Zuverlässigkeit, zu bekommen. Watson wird so zum persönlichen Assistenten jedes einzelnen Mitarbeiters.

Mit maximal 2 Klicks: E-Mail und Social Software vereint

IBM Verse Ein weiteres, wichtiges Merkmal von IBM Verse ist die Integration von E-Mail und Social Software. Viel zu oft wird hier in Diskussionen ein Widerspruch hochstilisiert, den es so nicht gibt, ja nicht geben darf. E-Mail ist und bleibt bis auf Weiteres der bevorzugte Kommunikationskanal, den Mitarbeiter kennen. Social Software, interne soziale Unternehmensnetzwerke, sind in den vergangenen Jahren die Basis für wirklich funktionierendes Wissensmanagement, für Innovation und Kollaboration geworden. Diese beiden Systemwelten gehören nicht separiert, sondern stattdessen integriert. IBM Verse geht hier den richtigen, nämlich integrativen Ansatz. E-Mails können mit maximal zwei Clicks in einen Blog oder eine Community übergeben werden. Dort kann dann zusammen daran gearbeitet werden. Transparent und kollaborativ. E-Mail wird so „actionable“. Oder aber die Informationen, die sich in einer Nachricht befinden, werden durch einen Click in den Wissensspeicher des Unternehmens überführt und können nun von den anderen Mitarbeitern gefunden und genutzt werden.

Ausblick

IBM Verse wird derzeit bereits von einigen Unternehmen als Beta-Version getestet. Ende Januar soll eine breitere Betaphase beginnen, in der mehr Unternehmen Erfahrung mit der neuen Art von E-Mail machen können. Das Produkt soll dann – so die Planungen – Ende des 1. Quartals 2015 kommerziell verfügbar sein. Die ersten Versionen von IBM Verse laufen in der Cloud in den IBM Rechenzentren in der ganzen Welt. Später soll es dann auch eine sogenannte On Premise-Version geben, die Unternehmen in ihrem eigenen Rechenzentrum implementieren können. Mit Spannung wird auch erwartet, was sich genau hinter der sogenannten Freemium-Version von IBM Verse verbirgt, die auf dem IBM Cloud Marketplace verfügbar sein wird. Hier kann man sich für diese Version anmelden.

Wie stehen Sie zum Thema IBM Verse? Haben Sie die erwähnten Vorteile überzeugt? Ich freue mich über Ihre Kommentare und weitere Anregungen.

Wenn E-Mail-Anhänge zur Herausforderung werden

2. August 2013 Posted by Diana Jensen

Groß, Größer, Unzustellbar

Täglich versenden wir Datei-Anhänge per E-Mail. Abhängig von den Formaten und enthaltenen Elementen – wie Bilder oder multimedialer Content – bringen diese tendenziell immer mehr Gewicht auf die Megabyte-Waage. Und das kann unter Umständen zu gravierenden Problemen bei der Zustellung einer E-Mail führen. Es gibt kaum einen Anwender, der nicht schon einmal eine automatisch erzeugte Unzustellbarkeitsbenachrichtigung des Mail-Servers eines Empfängers erhalten hat. Der Grund: Die versendete E-Mail wurde aufgrund der Größe ihres Datei-Anhanges abgewiesen.

Beim E-Mail-Versand reicht die Komprimierung der Daten nicht mehrTatsächlich weisen sehr viele Mail-Server derartige Größenbeschränkungen auf, wie auch wir in der Praxis oft feststellen müssen. Da hilft meist selbst die Komprimierung der Dateien allein nicht mehr. Denn je größer der Anhang, desto niedriger ist die Chance, das Gewicht einer Datei durch “Zippen” unter die Messlatte der Größenbeschränkungen zu drücken. In solchen Fällen blieb meist nur der Griff zum Telefonhörer: Die Bitte an den Empfänger, eine alternative E-Mail-Adresse zu nennen, deren Mailbox den Empfang großer Datei-Anhänge zulässt. Oder aber die Größenbeschränkung zu umgehen, indem die entsprechenden Dateien auf den Unternehmensserver hochgeladen und dem Empfänger per übermitteltem Link oder FTP-Zugangsdaten zum Download angeboten werden. Umständlicher geht es kaum noch.

Warum schwierig, wenn’s auch einfach geht

Doch was tun? Immerhin ist die Größenbeschränkung nicht das einzige Problem beim Mailen von Datei-Anhängen. Ausführbare Anwendungen in E-Mail-Anhängen werden aus Sicherheitsgründen meist ebenfalls geblockt. Und da wir gerade beim Thema Sicherheit sind: Datei-Anhänge sind im Normalfall überhaupt nicht verschlüsselt. Sie können von Dritten also abgefangen und offen eingesehen werden. Die NSA und PRISM lassen grüßen. Doch auch die wirtschaftliche Konkurrenz – meist aus Fernost – ist an besonders sensiblen Datei-Anhängen natürlich nicht uninteressiert.

Die Lösung: Dateien werden von E-Mails getrennt Gemeinsam mit unserem Kunden der Lindauer DORNIER GmbH haben wir daher für dieses Szenario nun eine neue, leicht integrierbare Lösung entwickelt. Sie trägt den Namen Attachment Store und setzt auf unsere E-Mail-Management Plattform iQ.Suite auf.

Versendet der Anwender Datei-Anhänge per E-Mail, die insgesamt größer als 10 MB sind, reagiert die Lösung automatisch und trennt die Dateien von der E-Mail ab. Sie werden jeweils einzeln ins Zip-Format komprimiert, automatisch mit einem Passwort gesichert und verschlüsselt. Danach werden die Anhänge an einen separaten Web-Server übertragen und in der für den Empfänger bestimmten E-Mail durch Einmal-Links zu dem entsprechenden Download ersetzt. In der E-Mail findet der Empfänger zudem das Verschlüsselungspasswort zur jeweiligen Datei. Es kann bei besonders sensiblen Anhängen aber auch per separater E-Mail übermittelt werden.

Automatisierte Prozesse und erhöhte VertraulichkeitEin Prozess der manuell kaum zu leisten wäre, wird damit automatisiert. Zugleich wird die Vertraulichkeit der übermittelten Anhänge erhöht. Die gewohnte Arbeitsumgebung des E-Mail-Clients muss der Anwender dabei übrigens nicht verlassen. Er schreibt seine E-Mails einfach weiter wie bisher und hängt Datei-Anhänge mit Übergröße einfach an diese heran. Über Parameter, die dem E-Mail-Betreff vorangestellt werden können, ist es ihm übrigens möglich, auch selbst zu steuern, bei welchen E-Mails der Attachment Store aktiv werden soll.

Der Versand großer Datei-Anhänge kann demnach doch einfach und unproblematisch sein!

Wenn Sie noch mehr zum Thema erfahren wollen – klicken Sie einfach hier.