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Use Case: Organisation eines kleineren Projektteams

6. April 2014 Posted by Kim Saskia Foerster

Hier der nächste Use-Case, den wir erstellt haben. 

Wir sind hierbei wieder von eigenen Erfahrungen ausgegangen, deshalb besteht wie immer kein Anspruch auf Vollständigkeit.

Gibt es vielleicht Ergänzungen und weitere Tipps für andere Anwender?

 

Möglicher Ist-Zustand Lösung durch Einsatz von Connections

Projektteam ist für einen Kunden zuständig. Die Mitglieder sitzen in Deutschland verteilt an verschiedenen Standorten. Einmal wöchentlich gibt es ein Telefonmeeting. Nach Bedarf gibt es Meetings in einer Stadt.

Connections ist im Einsatz aber jeder nutzt die Teamcommunity anders. Einer stellt Protokolle ins Forum, einer in einen Blog. Kundendaten sind in Dateien, Bilbiotheken und im Wiki verstreut. 

Werden gezielt Informationen gesucht wird rumgefragt wer wissen könnte wo diese liegen.

Es werden Richtlinien für die Arbeit in der Teamcommunity erstellt. Alle häufigen Arbeitsweisen sind kurz erläutert und Anweisungen wo und wie diese dokumentiert / abgelegt werden sollen sind festgelegt. Screenshots veranschaulichen die Vorgehensweise. Die Richtlinien sind im Wiki dokumentiert, auf der Communityübersichtsseite ist jedoch groß und deutlich der Hinweis auf die Richtlinien und der entsprechende Link zu sehen.
Für die Teammeetings wird zwar eine Agenda in die Community gestellt, dennoch dauern die Meetings immer viel zu lange, da während der Meetings erst alle Unterlagen zusammengesucht werden müssen. Jeder einzelne muss den Stand seiner Aufgaben bekanntgeben. Siehe Use-Case Sitzungsplanung
Die Personen, die gemeinsam Aufgaben bearbeiten erstellen in der Teamcommunity Aktivitäten, Wikis, posten Foreneinträge und stellen Dateien ein, die dann noch wieder überarbeitet werden müssen. Da jedes Unterteam so vorgeht, ist die Übersichtlichkeit der Community nicht mehr gegeben.

Unterteams erstellen Subcommunities, in denen nur sie arbeiten. Nur diejenigen, die Zugriff auf die Subcommunity haben müssen, bekommen diesen auch, wie zum Beispiel der Projektleiter.

In der Aktivität der Hauptcommunity wird während der Abarbeitung der Aufgaben zu den Stellen der Subcommunity verlinkt wo benötigte Unterlagen o.ä. zu finden sind. Nur für alle unbedingt benötigte Unterlagen/ Wikiseiten o.ä. werden zusätzlich in die Hauptcommunity transferiert.

Alternativ: Alle haben Zugriff auf alle Communities aber es ist festgelegt wer wo arbeitet.

Im Forum werden Fragen gestellt aber oft erst spät beantwortet, da Fragen nicht als solche markiert sind. Durch die Vielzahl der Fragen werden nicht alle Antworten später wiedergefunden und bereits beantwortete Fragen werden erneut gestellt.

Siehe kommender Use-Case Wissensmanagement.

Tagging und Kennzeichnung von Fragen als solche unbedingt notwendig. Zuständiger Mitarbeiter überführt regelmäßig beantwortete Fragen in ein entsprechendes Wiki.

Durch die Vielzahl von Dateien ist die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, z.B. zur Nachbearbeitung schwierig geworden.

Es kommt vor, dass neue Dokumente erstellt werden, obwohl ähnliche bereits existieren.

Sinnvoll taggen, am besten im Team Taggingregeln festlegen, so weiß jeder wonach er suchen muss.
Bei neuer Connectionsversion: Einsatz von Bibliotheken: komplexe Ordnerstrukturen und Ein- und Auschecken von Dateien möglich.