Es hat ein bisschen gedauert, aber nun ist es fertig, das E-Book, in dem alle Beiträge der Blogparade zum Thema "E-Mail der Zukunft" zusammengefasst sind. Ich möchte mich bei allen Autoren herzlich bedanken als da wären
Bert Oberholz,
Jörg Allmann,
Uwe Hauck,
Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Martin Meyer-Gossner,
Sebastian Thielke,
Frank Hamm,
Dr. Peter Schütt,
Jörg Schiemann und
Herbert Wagger
Und einen ganz besonderen Dank an Dr. Dietmar Müller von IDG, der die IBM Expertenseite uf ibmexperts.computerwoche.de betreut, die Blogparade immer hervorragend unterstützt hat, das Vorowrt zum E-Book geschrieben und auch beim Erstellen des E-Books kräftig angepackt hat!
Es hat ein bisschen gedauert, aber nun ist es fertig, das E-Book, in dem alle Beiträge der Blogparade zum Thema “E-Mail der Zukunft” zusammengefasst sind. Ich möchte mich bei allen Autoren herzlich bedanken als da wären
Bert Oberholz,
Jörg Allmann,
Uwe Hauck,
Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Martin Meyer-Gossner,
Sebastian Thielke,
Frank Hamm,
Dr. Peter Schütt,
Jörg Schiemann und
Herbert Wagger
Und einen ganz besonderen Dank an Dr. Dietmar Müller von IDG, der die IBM Expertenseite uf ibmexperts.computerwoche.de betreut, die Blogparade immer hervorragend unterstützt hat, das Vorowrt zum E-Book geschrieben und auch beim Erstellen des E-Books kräftig angepackt hat!
Im Juni 2014 hat IDG Business Research Services im Auftrag von IBM eine Studie zum Thema E-Mail-Nutzung und Zukunft von E-Mail durchgeführt. Die Ergebnisse habe ich hier im Blog und hat IDG auf ibmexperts.computerwoche.de bereits textuell dargestellt und kommentiert. Hier nun einige Infografiken, die ausgewählte Ergebnisse visuell darstellen.
Im Juni 2014 hat IDG Business Research Services im Auftrag von IBM eine Studie zum Thema E-Mail-Nutzung und Zukunft von E-Mail durchgeführt. Die Ergebnisse habe ich hier im Blog und hat IDG auf ibmexperts.computerwoche.de bereits textuell dargestellt und kommentiert. Hier nun einige Infografiken, die ausgewählte Ergebnisse visuell darstellen.
Mit seinem Beitrag "Der tägliche E-Mail Schmerz..." hat Stefan Pfeiffer (IBM) sein "Blogstöckchen" in die Runde geworfen und zum Thema #Mailzukunft eine #Blogparade gestartet. Da die Blogparade nur b ...
Mit seinem Beitrag "Der tägliche E-Mail Schmerz..." hat Stefan Pfeiffer (IBM) sein "Blogstöckchen" in die Runde geworfen und zum Thema #Mailzukunft eine #Blogparade gestartet. Da die Blogparade nur b ...
Kleine Promotion in eigener Sache. Am 4. Juni stehen Peter Schuett und ich zu einem Computerwoche Live Chat zum Thema E-Mail der Zukunft bereit. Hier mit seid Ihr/sind Sie herzlich eingeladen!
E-Mail als digitales Kommunikationsmedium der Wahl wird angesichts der anhaltenden Spam-Flut und anderen E-Schrotts mittlerweile heiß diskutiert. So erhält ein Berufstätiger heute im Schnitt 85 Mails pro Tag – Tendenz steigend. Angeprangert wird in diesem Kontext vor allem die zeitaufwändige Suche sowie das umständliche Sortieren und Ablegen der digitalen Post. Höchste Zeit, die berufliche Kommunikation in die Neuzeit zu heben! Oder nicht? Wie sieht Ihr Kommunikationsalltag aus? Sind Sie zufrieden oder glauben Sie, dass E-Mail mittelfristig anders gearteten Lösungen weichen muss?
Nutzen Sie die Gelegenheit und werfen Sie zusammen mit anderen Teilnehmern einen Blick in die Zukunft der digitalen Kommunikation – diskutieren Sie mit! Im Live-Chat zum Thema am Mittwoch, den 4. Juni 2014, um 14 Uhr. Hier können Sie sich einen Reminder setzen!
E-Mail als digitales Kommunikationsmedium der Wahl wird angesichts der anhaltenden Spam-Flut und anderen E-Schrotts mittlerweile heiß diskutiert. So erhält ein Berufstätiger heute im Schnitt 85 Mails pro Tag – Tendenz steigend. Angeprangert wird in diesem Kontext vor allem die zeitaufwändige Suche sowie das umständliche Sortieren und Ablegen der digitalen Post. Höchste Zeit, die berufliche Kommunikation in die Neuzeit zu heben! Oder nicht? Wie sieht Ihr Kommunikationsalltag aus? Sind Sie zufrieden oder glauben Sie, dass E-Mail mittelfristig anders gearteten Lösungen weichen muss?
Nutzen Sie die Gelegenheit und werfen Sie zusammen mit anderen Teilnehmern einen Blick in die Zukunft der digitalen Kommunikation – diskutieren Sie mit! Im Live-Chat zum Thema am Mittwoch, den 4. Juni 2014, um 14 Uhr. Hier können Sie sich einen Reminder setzen!
There are around 90 billion business emails sent out every single day. According to Mimecast, an enterprise email management company, we spend around half of our working day (four hours) using email (although other reports have this number to be at around 25-30%). Additionally, 39% of users regularly send, receive, and check emails outside of working hours (Mimecast “The Shape of Email 2012″). This means that half of what we get paid to do as employees is use email. This a scary statistic.
Die Blogparade zum Thema Zukunft von E-Mail läuft gut. Das sind jetzt schon eine Reihe von Beiträgen von Ulrich Kampffmeyer, Frank Hamm, Martin Meyer-Gossner, Sebastian Thielke, Bert Oberholz, Jörg Allmann und Uwe Hauck zusammengekommen (Links sind unten in den Kommentaren den Artikeln 'angeheftet'). Weitere sind in der Pipeline:
Themen wie Mail aus der Cloud, Mail außerhalb der Arbeitszeit oder E-Mail als Marketing instrument gehören eigentlich auch noch beackert. Also: Autoren sind noch hochwillkommen.
Gerne können Sie auch auf Twitter und in anderen Kanälen den Hashtag #MailZukunft verwenden. Die Parade läuft bis 30. Juni 2014. Schreiben Sie uns hier oder im gleichen Beitrag auf ibmexperts.computerwoche.de bitte einen Kommentar mit einem Link zum Beitrag, so dass wir sie sammeln können. Wir werden alle Beiträge in einem PDF-Dokument sammeln, das dann zur Verfügung gestellt wird.
My English version of posting on the future of email has been published yesterday on CMSwire:
Think of your email inbox on the morning you return from vacation. Does it make you sweat?
We have all experienced the trials and tribulations of the email inbox — it applies across the board from personal to work accounts. The amount of time spent de-cluttering our inboxes has been well documented.
After a recent brush with thousands of email deadwood that surfaced in my inbox, I believe the solution lies in a combination of individual actions and an expanded approach to the email systems that exist today.
I reinstalled my MacBook’s operating system the other day, which meant I had to reinstall and reconfigure my private email account. The results? The discovery of thousands of emails that had gathered, dust-like, under one of my addresses. It seems that my main private account wasn’t set up to delete my messages once I’d retrieved them via POP/SMTP. The upshot being that all the emails that collected on the server for years came along like deadwood when I made the switch from SMTP/POP to IMAP.
None of this would have happened if I’d configured everything correctly in the first place, but that’s not the issue at hand. I’d be the first to admit that I’m an information junkie — I take from as many sources as I can. My job centers on communication and getting hold of knowledge earlier than anyone else. I used this as an opportunity to examine the thousands of deadwood emails in more detail, to look at what didn’t fall under “useful” or “interpersonal” categories of email exchange.
Notifications, Not News
The majority of my emails turned out to be notifications, not news. By that I mean things like: messages from my bank informing me that a transaction had been done and that details were available via online banking; messages from Twitter telling me about new followers; Facebook announcements notifying me that one of my posts had been shared someone.
Some of the notifications were useful, others were totally unnecessary. If you don’t deactivate them immediately, they’ll continue to clog up your inbox for no good reason. Xing provides a great example: Every time XYZ likes a post on my wall or shares it, Xing sends me an email, but it never says which link XYZ liked or shared. If they alerted me to a comment on my wall, included the comment in the email and allowed me to reply directly from my mail client, then it could be useful. That feature exists in IBM Notes and Connections – it’s called Embedded Experience. And as I said, there are useful notifications out there. I get sent a daily email summary of what’s been happening in the social networks I use for work. It’s a useful, condensed overview that benefits me. Notifications can be an important part of your incoming mail if they deliver relevant information and allow you to respond directly — if not, deactivate.
Like everyone, I also get a lot of promotional emails. Amazon is just one of the many companies that regularly send me special offers. Sometimes they’re useful, like when they give me information that I think is valuable (e.g. that my favorite author has published a new book). But mostly I find the in-your-face promotional emails downright tedious and now make a point of unsubscribing from them immediately. They’d do much better to send me personalized, high-quality emails (content marketing, anyone?), but that’s another topic for another day.
Social networks are no strangers to promotions flooding my inbox regularly with emails (see Xing above). The messages from groups are pretty easy to ignore, but preventing personal invitations to things like events is not so straightforward. You either have to deselect the option “XYZ can send me messages” or go whole hog and de-friend or disconnect the person in question.
And let’s not forget good old spam: dull, uninspired advertising that I may or may not have asked for but definitely don’t want. Your best bet here is to unsubscribe or make a point of marking the stuff as spam as soon as it appears in your inbox. And we mustn’t forget the eternal challenge of your email system classifying as spam messages that aren’t anything of the sort — there’s no escape from the mind-numbing task of checking the junk mail folder.
What’s Better: Email Newsletters or RSS Readers?
As I said, I’m someone who hoovers up information. Email newsletters were once my information source of choice: They filled my inbox to bursting.
The newsletter I value the most is the one from IDG’s relevANTS — it keeps an eye on what I read and where I click in a newsletter, and uses the information to learn about my interests. It then uses that to produce a daily personalized newsletter that contains 10 to 15 abstracts, and I usually find two or three interesting. Not the best batting average and the system could definitely improve, but still…
The other newsletters are more of a burden. It’s hard to find the interesting gold nugget among the reams of information they contain. This raises an important question: at what point will tools like RSS readers overtake email as the most sensible medium for transporting information? Should the information be pushed to recipients, or should they pull it down as and when it’s needed?
Both options have pros and cons. I’m more inclined to favor the “pull” option and have subscribed to and categorized most of my information sources in the Feedly RSS reader, giving me access when I want it. I am aware that notifying recipients by email will — as a rule — generate more attention for the source in question.
Last but not least we have “normal” email in all its different forms. Things like receipts and invoices which need to be stored for future reference, dialogue between users, weighed down by attachments that would be better shared rather than emailed. Old habits die hard, and most of us are much more used to sending than sharing.
The Email Client: Same as 20 Years Ago
Do the messages I’ve talked about ring any bells? These issues are essentially the same for business and private emails, bar a few minor variations (e.g., concerning attachments). Above and beyond the various forms of receiving notifications and messages and the different ways of stemming the rising tide of emails, there is surely more that can be done to improve the way we handle our inboxes.
Looking back over the past 20 years, it seems to me that email still basically works in the same way as it always has. Messages arrive in your inbox, you deal with them there and then shift them into a folder (usually manually). I’d argue that even Google Mail has failed to revolutionize this standard model. All it’s done is swap folders for labels, and develop a system that can prioritize emails. Still, at least that’s something. Plus, Google Now offers an interesting approach to providing relevant information about, say, appointments in your calendar.
Almost every email system allows you to define rules for what happens with which emails, but who manages to keep up with that for any length of time? True innovations that reduce the workload that emails create have yet to hit cyberspace, but those are exactly the kinds of solutions we need because email still dominates our working day (source: Vernetzte Organisation 2013, published by the Cooperation Systems Center at Universität der Bundeswehr in Munich, Germany).
So what technological improvements can be made to stem the tide of incoming emails? Manually sorting emails is of the most unproductive activities ever invented — we need better support. Systems could automatically assign tags (keywords) or monitor user behavior to learn which tags to assign and when. The tags would then have to be combined with a powerful search function that makes it easy for users to find the information they’re looking for. Users would have to develop trust in this partially or fully automated form of email archiving — the best way to ensure that happens is to give them a system that delivers reliable search results.
Email of the Future: Creating Intelligent Context
Email search functions have a lot of room for improvement. According to a McKinsey report, knowledge workers spend 28 percent of their working week dealing with and searching for emails. One big step forward would be if the system could reliably list all the emails that correspond to a specific search term and thread. Let’s say I’ve got a teleconference in my calendar about an upcoming project. It would be great if I could access all the relevant information contained in my email account. But it would be even better if I could also get hold of information from other, connected systems — the minutes of our last meeting from the Document Management System the details of all conference participants from my social network or the CRM system, the latest project details from the project-management system, and so on.
We’re going to have to completely rethink the definition of an email client. The client of the future won’t just be limited to email: It will be a knowledge hub that collects not only emails but also tasks, notifications and information from numerous other systems. It will go beyond a simple message center to become a system of engagement.
In many cases, email is the ideal communication tool. But when it comes to storing knowledge and collaborating, it falls flat. The way to address this problem would be to integrate and possibly even embed social software. One guiding principle should be to give users the right tool for the right job. Another should be to help users work more efficiently instead of leaving them to manage their inbox alone.
For that to happen, we need a paradigm shift, one that moves us away from ignorant email and towards a powerful system of engagement. Here are the top ten things I think we need from the next generation of email systems:
The email of the future should be a personal system of engagement that helps users manage their daily tasks as efficiently as possible.
Email should bring together audio and video functions, and include features from social software and instant messaging services.
Other systems should “hijack” email and allow users to work directly in their mail client.
Email systems must stop making users sort their messages manually. The technology should be highly capable of learning from users about how to tag emails and file them away (if necessary in a way that complies with legal requirements).
Manually setting up folder systems is out. Searching for emails, threads and specific events needs to be simple and reliable.
The email system of the future should automatically create context for a given event and provide users with relevant information from emails, social networks and other systems connected to their account.
Cognitive systems should act as the back end for the email system of the future and help create the context mentioned above. They should support us and make our life easier, but still allow us to make personal decisions.
This one’s a no-brainer: email has to be available on every device, from smartphones and tablets, to PCs and laptops.
With users increasingly accessing emails on the move, “normal” email clients should become simpler and more user friendly.
All technological advances aside, stemming the rising tide of emails still requires us to take individual action and find better ways of working.
I’d like to really stress that last point. Technological innovations will open up brand new possibilities for using email systems to manage the tasks contained in the messages we receive. But in spite (or perhaps even because) of that, we have to keep on improving the way we as people manage our emails. The only way we can avoid drowning in the flood is if we collaborate with technology.
Und auch hier nochmal der Aufruf zur Blogparade zur Zukunft von Mail. Den ersten Beitrag habe ich auf DigitalNaiv und bei den ibmexperts.computerwoche.de veröffentlicht
Ich rufe dann mal zur Blogparade zum Thema “E-Mail der Zukunft” auf und würde mich sehr über Ihre/Eure Beiträge vom E-Mail-losen Büro über E-Mail-Auszeiten bis zu Euren konkreten Wünschen an die E-Mail der Zukunft freuen. Als Inspiration empfehle ich “Im Rededuell: Social Business: Outside the Inbox: Ist E-Mail Lebenszeitverschwendung?”
Na dann mal los. ich bin gespannt wie ein Flitzebogen und werde auch das ein oder andere Blogstöckchen werfen. Gerne könnt Ihr auch auf Twitter und in anderen Kanälen den Hashtag #MailZukunft verwenden. Die Parade läuft bis 30. Juni 2014. Schreibt uns hier oder im gleichen Beitrag auf ibmexperts.computerwoche.de bitte einen Kommentar mit einem Link zum Beitrag, so dass wir sie sammeln können. Wir werden alle Beiträge in einem PDF-Dokument sammeln, das dann auch Euch zur Verfügung steht. Mit der Teilnahme an der Blogparade stimmt ihr der Nutzung Eurer/Ihrer Blogbeiträge für das PDF-Dokument zu, das wir dann zum Download bereitstellen.
Und die ersten beiden Beiträge sind auch schon da:
Dieser Tage habe ich mein MacBook neu aufgesetzt und musste natürlich auch meine private E-Mail neu installieren und konfigurieren. Und siehe da, unter einer meiner privaten E-Mail-Adressen hatten sich in den vergangenen Jahren Tausende Mails angesammelt. Ich nutze auf dem Mac für private Mails das Apple Mail-Programm, in dem alle meine privaten Mail-Adressen zusammenlaufen, arbeite also nicht mit den nativen, meist web-basierten Oberflächen von Google, Yahoo oder GMX. Nun hatte ich wohl lange Zeit meine zentrale private Mail nicht so konfiguriert, dass Nachrichten beim Abholen via POP/SMTP gelöscht werden. Und siehe da: Über die Jahre hatten sich zahllose Nachrichten auf dem Server angesammelt. Mit dem Wechsel von SMTP/POP auf IMAP hat sich das dann geändert, aber die Altlasten habe ich einfach mal unbemerkt mitgeschleppt. [Zur Erklärung des Unterschied von POP und IMAP ist dieser englischsprachige Beitrag sehr nützlich.]
Ok, natürlich ist das ein technisches Konfigurationsversäumnis, aber nicht nur. Zugegebenermaßen bin ich auch ein Informationsjunkie, der viele Informationsquellen anzapft. Mein Job ist zu großen Teilen Kommunikation und vorher und mehr wissen. Doch habe ich einfach einmal diese Gelegenheit der Tausende E-Mails ergriffen, diesen Nachrichtenbestand etwas genauer zu analysieren. Was hatte sich denn da so jenseits des sinnvollen, zwischenmenschlichen E-Mail-Dialogs angesammelt?
Benachrichtigungen statt Nachrichten
Ein grossen Teil meiner Nachrichten waren Benachrichtungen, nicht Nachrichten. Was meine ich damit? Meine Bank schickt mir eine Benachrichtigung, das eine Transaktion getätigt wurde und ich die Details im Bank-Portal einsehen kann. Twitter informiert mich über neue Follower, Facebook darüber, dass jemand einen meiner Inhalte geteilt hat. Mal sind diese Benachrichtigungen sinnvoll – ich finde es toll, dass meine FritzBox mir Nachrichten, die neu auf meinem Anrufbeantworter sind -, mal sind sie überflüssig und ich kann nur empfehlen, sie dann abzustellen. Oft füllen Sie einen Posteimgang nur unnötig. Mein klassisches Beispiel: Xing schickt mir eine Benachrichtigung, dass XYZ einen Beitrag auf meiner Xing-Wall gut findet oder geteilt hat. In der Nachricht steht nicht drinnen, welcher Link nun gemocht oder geteilt wurde. Ein schwachsinnige Benachrichtigung par excellence, die man nur stornieren kann.
Nützlich würde ich sie in dem Fall finden, wenn mich Xing auf einen Kommentar zur Nachricht aufmerksam macht, den Kommentar gleich einblendet und mir im Mail-Client die Möglichkeit zur Antwort gibt. Embedded Experience haben wir das in IBM Notes und Connections genannt. Und wie gesagt: es gibt auch aus meiner Sicht viele sinnvolle Benachrichtigungen. Im Job lasse ich mir einmal täglich per Mail eine Zusammenfassung schicken, was in meinem unternehmensinternen sozialen Netzwerk so passiert ist. Eine nützliche, konzentrierte Zusammenfassung, die mir was bringt. Benachrichtigungen können dann ein wichtiges Element des zentralen Posteingangs, wenn die Info relevant ist und gar eine direkte Response möglich ist. Sonst gehören sie abbestellt,
Natürlich bekomme ich auch viele Sales Promotions. Amazon ist nur ein Beispiel dafür, die mich regelmässig mit Angeboten anschreiben. Manchmal empfinde ich diese als nützlich, wenn sie mir als wertvoll empfundene Information geben (z.B. ein neues Buch meines Lieblingsautors ist erschienen). Doch in der Regel bin ich unterdessen der meist marktschreierischen, mit dem Holzhammer verkaufenden Promo-Mails einfach nur müde und bestellte sie jetzt konsequent ab. Hier wären personalisierte, gute Inhalte – Stichwort Content Marketing – gefragt, aber das ist ein anderes Thema.
Leider gibt es auch die Promotionen und damit verbundenen E-Mails, die von sozialen Netzwerken – ich denke bei mir besonders an Xing – den Posteingang fluten. Die Mails, die aus Communities kommen, kann man vergleichsweise einfach abbestellen. Die persönlichen Einladungen, die vor allem zu Veranstaltungen eintrudeln, sind dagegen wohl nur effektiv zu stoppen, indem man die Option “XY darf Ihnen Nachrichten schreiben” für den jeweiligen Kontakt deaktiviert oder den Kontakt entfreundet bzw. entkontaktet.
Und klar, es gibt auch klassischen SPAM. Platte Werbebotschaften, die ich ungefragt oder auch gefragt bekomme, die ich aber gar nicht haben will. Bleibt nur auch hier abbestellen oder konsequent als SPAM klassifizieren. Ja, und es gibt auch durchaus die Herausforderung, dass Nachrichten falsch vom E-Mail System als SPAM klassifiziert und einsortiert werden. Man kommt also auch nicht drum herum, sich den SPAM-Ordner hier und da anzusehen und zu verifizieren.
E-Mail-Newsletter oder besser RSS Reader?
Wie erwähnt bin ich jemand, der Informationen aufsaugt, selektiert und wieder auswirft, meist teilt. In den vergangenen Jahren waren E-Mail Newsletter eine meiner bevorzugten Informationsquellen – und sie haben durchaus meinen Posteingang gefüllt. Besonders aufgefallen ist das natürlich dann, wenn man aus dem Urlaub zurück gekommen ist und plötzlich die vielen Newsletter vor sich sah. Ich habe die Zahl meiner Newsletter unterdessen drastisch reduziert und es ist immer noch viel Potenzial vorhanden. Der E-Mail Newsletter, der mir am wertvollsten ist, ist der relevants-Newsletter von IDG. Das Konzept ist hier, dass die kleinen Ameisen von Relevants aufgrund meines Lese- und Klickverhaltens im Newsletter lernen, was mich interessiert, und mir darauf basierend einen persönlichen Newsletter aus einer Vielzahl von Quellen zusammenstellen. Diesen Newsletter bekomme ich täglich einmal und ich finde doch immer aus 10 bis 15 Abstracts zwischen 2 bis 3 Beiträge, die mich interessieren. Die Quote ist noch nicht exorbitant gut, das System könnte besser lernen, aber immerhin …
Die anderen Newsletter – ob von Handelsblatt, von eMarketer, ob Social Media Today oder Smart Brief for Social Business – sind dagegen weitgehend eher Belastung. In der Flut der dort enthaltenen Informationen fällt es schwer, den ‘Nugget’ zu finden, der für mich interessant ist. Spätestens an dieser Stelle stellt sich die Frage, wann E-Mail das richtige Transportmedium für Informationen ist und wann andere Werkzeuge wie ein RSS Reader sinnvoller sind. Muss Information zum Empfänger ‘gepushed’ werden oder holt sich (pull) der Interessent die Antwort wenn notwendig? Für beide Vorgehensweisen gibt es Pros und Contras. Ich neige unterdessen zum ‘Pull’-Prinzip und habe die meisten meiner Infoquellen im Newsreader Feedly abonniert und kategorisiert. Dort hole ich mir jetzt meist die Informationen, wenn ich Lust und Laune habe. Klar scheint mir jedoch, dass eine Benachrichtigung per E-Mail bei vielen Empfängern in der Regel die höhere Aufmerksamkeit erzielt.
Und natürlich gibt es auch die verschiedenen Formen der ‘normalen’ E-Mail’: Belege, Rechnungen werden per Mail zugestellt und müssen (sollten) aufbewahrt werden. Es gibt den ‘normalen’ Dialog zwischen Anwendern, leider oft belastet durch Dateianhänge, die besser geteilt denn per Mail gesendet werden sollten. Im privaten Umfeld spielen Dateianhänge mit der Ausnahme von Fotos meist nicht so eine wichtige Rolle, wohl aber gerade im beruflichen Umfeld. Unterschätzen sollte man hier nicht alte Gewohnheiten. Senden ist einfach gewohnter als ‘sharen’.
Seit 20 Jahren mehr oder weniger unverändert: der E-Mail Client
Ihnen kommen die beschriebenen Nachrichtentypen bekannt vor? Sie gelten übrigens fast identisch für private und berufliche E-Mail mit leichten Variationen wie beim Thema Dateianhänge. Jenseits der verschiedenen Formen von Benachrichtigungen und Nachrichten und der Möglichkeit, seinen E-Mail-Umgang und die Flut wenigstens etwas eindämmen kann, gibt es sicher weiteren Verbesserungsbedarf im Handling von E-Mails. Wenn ich die letzten 20 Jahre zurück blicke, so hat sich die Basisfunktionalität von E-Mail nicht geändert. E-Mails kommen im Posteingang an, werden dort bearbeitet und meist manuell in einem Ordnersystem abgelegt. Auch Google Mail hat das E-Mail-Paradigma aus meiner Sicht nur leicht geändert. Statt in Ordner abzulegen werden Etiketten vergeben und das System priorisiert Mail. Wenigstens etwas und mit Google Now gibt es einen interessanten Ansatz, Kontextinformationen beispielsweise zu Terminen bereit zu stellen. Ja, man kann auch in fast allen E-Mail-Systemen Regeln definieren, was mit E-Mails passieren soll, aber wer hält das konsequent nach? Wirkliche Innovation, die zur Arbeitserleichterung im Zusammenhang mit E-Mail geführt hat, hat es meiner Ansicht nach nicht gegeben. Und genau das ist aber notwendig, denn E-Mail dominiert noch immer den Arbeitsalltag, wie eine aktuelle Studie belegt.
Quelle: Studie “Vernetzte Organisation 2013″ der Forschungsgruppe Kooperationssysteme der Universtät der Bundeswehr in München
Wo liegen aus meiner Sicht Verbesserungspotentiale jenseits der oben beschriebenen Wege, durch eigenes Verhalten die E-Mail Flut einzudämmen? Das manuelle Sortieren von E-Mails ist sicher einer der unproduktivsten Tätigkeiten überhaupt und hier muss sicherlich besser unterstützt werden. Statt selbst zu sortieren, könnte das System automatisch Tags (Schlagworte) vergeben oder dabei mitlernen, wie und wann der Anwender welche Tags eingibt. Über die Tags und eine leistungsfähige Suchfunktion müssen die Informationen dann wieder unkompliziert und zuverlässig auffindbar sein. Und natürlich müssen die Anwender lernen, dieser halb oder ganz automatisierten Form des E-Mail archivierens zu vertrauen, am besten eben dadurch, dass sie zuverlässig die Infos bekommen, wenn sie suchen.
E-Mail der Zukunft: Intelligent Kontext herstellen
Im Finden von Mail liegt ein grosses Optimierungspotential. Laut Mc Kinsey verbringen Wissensarbeiter 28% der Arbeitszeit damit, E-Mails zu bearbeiten und zu suchen. Ein großer Fortschritt wäre schon, wenn das System zuverlässig alle Mails zu einer Suche und zu einem Vorgang anzeigen würde. Nehmen wir eine Telefonkonferenz zu einem Projekt, die im Kalender steht. Ein erster wichtiger Schritt wären dabei die Infos, die im Mail-System liegen. Ein noch fortschrittlicherer Schritte wäre es, wenn auch die Informationen aus ‘angeschlossenen’ Systemen eingeblendet werden könnten: die Besprechungsprotokolle, die in der Dokumentenverwaltung liegen, die Details aller Teilnehmer an der Telco aus dem sozialen Netzwerk oder CRM-System, die letzten Projektinfos aus dem Projektmanagement-System und so weiter.
Ich denke, dass wir generell den Begriff des E-Mail-Klienten überdenken müssen. Der E-Mail-Klient der Zukunft ist nicht mehr nur E-Mail. Es ist eine Informationszentrale, in der neben E-Mails aus vielen anderen Systemen Benachrichtigungen, Informationen und Aufgaben zusammen fliessen. E-Mail der Zukunft ist ein ‘System of Engagement’, mehr als nur eine blosse Nachrichenzentrale hinaus. Die Kombination, Anreicherung und Integration von E-Mail mit sozialen Funktionen macht beispielsweise absolut Sinn. E-Mail ist für viele Einsatzgebiete genau das richtige Kommunikationswerkzeug. Als Wissensspeicher und Kollaborationswerkzeug ist es jedoch nicht geeignet. Hier muss Social Software integriert und eventuell sogar eingebettet (siehe Embedded Experience) werden. Das richtige Werkzeug für den richtigen Zweck, heisst das eine Credo. Das andere Credo muss sein, dem Anwender endlich bei der täglichen Arbeit zu helfen, statt ihn nicht mit dem Management des Posteingangs zu beschäftigen.
Und dafür ist ein Paradigmenwechsel nötig, weg von der dummen E-Mail hin zu einem leistungsfähigen ‘System of Engagemen’ . Was sind also meine 10 Paradigmen für die E-Mail der Zukunft:
E-Mail der Zukunft ist kein klassisches E-Mail mehr. Es ist eine persönliches ‘System of Engagement’, das dabei hilft, die täglich anfallenden Aufgaben effizient zu erledigen.
In der Kommunikationszentrale E-Mail fliessen Funktionen von Social Software, von Instant Messaging, Audio und Video zusammen.
Andere Systeme ‘kapern’ E-Mail und lassen die Anwender die dort direkt Arbeit erledigen, ohne dass der Klient verlassen werden muss. (Embedded Experience).
E-Mail manuell sortieren gehört sofort abgeschafft. Das System muss E-Mails verschlagworten (taggen), sortieren und auch (wo notwendig rechtssicher) ablegen. Der Anwender lernt dabei das System maximal an.
Manuell eingerichtete Ordnersystems sind out. E-Mails bzw. Vorgänge und Sachverhalte finden muss einfach und zuverlässig funkionieren.
Und daran anschliessend: E-Mail der Zukunft stellt automatisch Kontext her, blendet zu einem Sachverhalt die vorhandenen, zugehörigen Informationen ein, die im E-Mail-System, aber auch im sozialen Netzwerk oder anderen angedockten Systemen liegen.
Kognitive Systeme werden zum Backend von E-Mail der Zukunft und unterstützen dabei, den beschrieben Kontext herzustellen. Sie unterstützen, erleichtern die Arbeit, nehmen aber nicht die persönliche Entscheidung ab.
Ein No-Brainer: E-Mail muss heute mobil und auf allen Endgeräten, von Smart Phone über Tablet bis zum Computer, verfügbar zu sein.
Mobile Nutzergewohnheiten führen auch dazu, dass die ‘normalen’ E-Mail-Klienten einfacher und benutzerfreundlicher werden.
Neben allen neuen technologischen Fortschritten ist es auch weiter notwendig, die Flut von E-Mails durch eigenes Verhalten und ‘besseres’ Arbeiten einzudämmen.
Und gerade den letzten Punkt möchte ich nochmals betonen. Technische Innovation – ich nenne hier beispielhaft IBM Watson – werden ganz neue Möglichkeiten eröffnen, mit E-Mail, besser mit in der Mail auftauchenden Aufgaben umzugehen. Trotzdem oder gerade deswegen muss der persönliche Umgang mit Mail weiter optimiert werden. Die E-Mail Flut kann nur in Kombination von Technologie und Anwender besser bewältigt werden.
Wie sich IBM E-Mail der Zukunft vorstellt, können Sie/könnt Ihr am 23. April beim englischsprachigen Webinar zu IBM Mail Next erfahren. Hier können Sie sich anmelden.
Ich rufe dann mal zur Blogparade zum Thema “E-Mail der Zukunft” auf und würde mich sehr über Ihre/Eure Beiträge vom E-Mail-losen Büro über E-Mail-Auszeiten bis zu Euren konkreten Wünschen an die E-Mail der Zukunft freuen. Als Inspiration empfehle ich “Im Rededuell: Social Business: Outside the Inbox: Ist E-Mail Lebenszeitverschwendung?”
Na dann mal los. ich bin gespannt wie ein Flitzebogen und werde auch das ein oder andere Blogstöckchen werfen. Gerne könnt Ihr auch auf Twitter und in anderen Kanälen den Hashtag #MailZukunft verwenden. Die Parade läuft bis 30. Juni 2014. Schreibt uns hier oder im gleichen Beitrag auf ibmexperts.computerwoche.de bitte einen Kommentar mit einem Link zum Beitrag, so dass wir sie sammeln können. Wir werden alle Beiträge in einem PDF-Dokument sammeln, das dann auch Euch zur Verfügung steht, Mit der Teilnahme an der Blogparade stimmt ihr der Nutzung eurer Blogbeiträge für das PDF-Dokument zu, das wir dann zum Download bereitstellen.
