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Geschäftsprozesse in SharePoint

Workflow ist das Zauberwort, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu automatisieren. Unter SharePoint ermöglichen Workflows bei Dokumenten in Dokumentenbibliotheken bzw. Elementen in Listen eine Businesslogik zu hinterlegen und sie mit Aufgaben und Aktionen zu verbinden.

Workflows bieten eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten, mit denen die Effizienz und Produktivität im Unternehmen gesteigert werden kann. SharePoint enthält standardmäßig eine Reihe von Built-In Workflows für gängige Businessszenarien:

• Genehmigung

Eines der prominentesten Beispiele ist der Genehmigungsworkflow, bei dem i.d.R. Dokumente an eine Person/Gruppe zur Genehmigung weitergeleitet werden. So können u.a. Prozesse wie die Lagerentnahme oder Beantragung von Bahnkarten sowie die Verwaltung von Passwörtern, Zertifikaten oder Leasingverträgen automatisiert und effizienter gestaltet werden.

• Veröffentlichungsgenehmigung

Dieser Workflow ermöglicht das Weiterleiten von Inhalten zur Prüfung & Genehmigung durch dritte Personen. Der Workflow ist speziell für Veröffentlichungswebseiten ausgelegt und ermöglicht die Kontrolle neuer bzw. aktualisierter Inhalte.

• Feedback sammeln

Dieser Workflow leitet das Dokument an eine Person/Gruppe, trägt das Feedback zusammen und schickt es in gebündelter Form an den Workflow-Initiator.

• Signaturen sammeln

Bei diesem Workflow werden MS Office Dokumente an eine Gruppe von Personen weitergeleitet, die das Dokument um ihre digitale Signatur ergänzen.

• Three-state

Dieser Workflow kommt zum Einsatz, wenn eine große Anzahl von Elementen nachverfolgt werden soll, wie es zum Beispiel beim Reklamationsmanagement oder bei Projektaufgaben der Fall ist. So könnten die drei Status bei Projektaufgaben beispielsweise „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ lauten.

Die genannten Workflowarten adressieren sehr gängige Einsatzszenarien und simple Prozessschritte. Sollen jedoch weitere Anpassungen daran vorgenommen werden bzw. auf das eigene Unternehmen zugeschnittene Workflows gestaltet werden, empfiehlt sich die Verwendung von benutzerdefinierten Workflows. Bei deren Erstellung entscheiden sich viele Unternehmen für den Einsatz des SharePoint Workflow Designers aus dem Hause Microsoft.
Der SharePoint Workflow Designer ist eine Built-In Workflowlösung von Microsoft. Die Software ermöglicht dem Fachanwender mit entsprechender Berechtigung einfache Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Die Stärken des SharePoint Workflow Designers

1. Schnelle Workflowerstellung

Zum Erstellen von Workflows hat Microsoft einen textbasierten Workflow-Editor zur Verfügung gestellt. Das System ähnelt dem Regelwerk, das viele Anwender schon aus Outlook kennen. Die vorgefertigten Workflow-Aktionen und -Regeln müssen nur noch nach Bedarf ergänzt und personalisiert werden. Im Ergebnis können einfache Aufgaben relativ schnell als Workflows modelliert und automatisiert werden. Eine Kurzübersicht der auswählbaren Workflowaktionen finden Sie hier.

2. Integration von Webservices

Der Workflow Designer ermöglicht Anwendern bestimmte Webservices einzubinden. Dadurch wird die Verwendung der Daten aus Third-Party Websites und CRM-Systemen in SharePoint möglich. Die Funktionalitäten vereinfachen die Anreicherung der SharePoint-Daten und -Listen um externe Daten. Optional kann im Anschluss ein Export der zusammengeführten Daten in z.B. das CRM-System durchgeführt werden.

3. Workflows wiederholen mit Loops

Mithilfe des Workflow Designers kann man Workflowaufgaben wiederholt ablaufen lassen, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt wird. Z.B. kann festgelegt werden, dass eine automatische Benachrichtigung an den Innendienst-Verteiler gesendet wird, wenn die Datei „Bestellung.pdf“ im Ordner „XY“ auftaucht.

4. Kostenlose Nutzung

Ein weiterer Vorteil, der von vielen Unternehmen als ausschlaggebendes Entscheidungskriterium angesehen wird, ist der Preis. Der Workflow Designer ist als Built-In Komponente in SharePoint kostenfrei enthalten. Doch die Kosten sind nicht alles, was Anwender bei der Wahl für eine Lösung zum Workflowmanagement genauer unter die Lupe nehmen sollten. Denn eine hakelige Bedienung oder mangelnde Funktionalitäten können aus dem vermeintlichen Schnäppchen schnell einen Kostentreiber machen, unter dem zusätzlich die Produktivität der Anwender leidet.

Werfen wir also einen genaueren Blick auf die Limitierungen des SharePoint Workflow Designers.

Die Grenzen des SharePoint Workflow Designers

1. Keine Unterstützung komplexer Workflows

Im Workflow Designer ermöglichen die vorgefertigten Aktionen dem User einfache Workflows zu erstellen. Falls diese die geschäftsspezifischen Anforderungen auf Grund ihrer Komplexität nicht erfüllen können, führt ein möglicher Weg über das kostenpflichtige Tool Microsoft Visual Studio, mit dessen Hilfe die Funktionalitäten des Workflows durch Custom Actions erweitert werden können. Microsoft Visual Studio adressiert hier nicht den Fachanwender, sondern die IT-Abteilung, da fundierte Programmierkenntnisse vorausgesetzt werden.

2. Keine grafische Design-Oberfläche

Bei der Erstellung von Geschäftsprozessen mit Hilfe des SharePoint Workflow Designers muss auf den Einsatz einer grafischen Modellierungsoberfläche verzichtet werden. Das regelbasiertes Modellierungs-Tool, welches anfangs als Vorteil gesehen werden kann, wird schnell zum Nachteil, wenn es darum geht komplizierte Geschäftsabläufe mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen und Nebenprozessen zu automatisieren. Hier empfiehlt sich der Einsatz alternativer Workflowlösungen wie dem GBS AppDesigner.

3. Keine Rückgabe an vorherigen Bearbeiter

Im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass Dokumente ungültig ausgefüllt wurden, Bestellungen unvollständig ankommen oder aus irgendeinem Grund Dokumente zur Überarbeitung an den vorherigen Bearbeiter zurückgeschickt werden sollen. Dies ist mit dem Workflow Designer leider nicht möglich.

4. Keine direkte Delegation von Workflow-Aufgaben bei Abwesenheit

Unabhängig von Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter müssen die Geschäftsprozesse kontinuierlich weiterlaufen. Deshalb ist es sehr wichtig, ein klares Vertretungssystem zu definieren. Im Fall der Abwesenheit bietet SharePoint Workflow Designer leider keine direkte automatische Weiterleitung der Aufgaben an die entsprechenden Vertretungen.

5. Lokale Installation notwendig

Um die vollständige Funktionalität von SharePoint Workflow Designer 2013 genießen zu können, muss das Tool auf dem Endgerät des Benutzers installiert werden. Dies hat zur Folge, dass der Benutzer auf einem fremden Gerät ohne installierter Software keine Workflows erstellen kann. Dies schränkt die mobile Nutzung des Workflow Designers empfindlich ein. Die Pflege lokaler Software ist darüber hinaus mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

6. Die Alternativen

Der Markt für Workflowmanagement-Lösungen unter Microsoft SharePoint ist vielfältig. Neben den bekannten Platzhirschen gibt es neue, innovative Lösungen, die auf eine intuitive Benutzeroberfläche setzen und die Grenzen des integrierten SharePoint Workflow Designers überwinden.

Ein Beispiel dafür ist der GBS AppDesigner, welcher als Provider-hosted Add-In eine unmittelbare SharePoint Integration erlaubt. Komplexe Formulare oder Workflows können von Anwendern ohne Programmierkenntnisse gestaltet werden. Eine lokale Installation oder aufwändige Schulung entfällt.

Fazit

Der SharePoint Workflow Designer ist für die schnelle Digitalisierung einfacher Geschäftsabläufe geeignet. Bei komplexeren und mehrstufigen Prozessen führt jedoch kein Weg am Einsatz einer leistungsfähigeren Drittlösung vorbei. Der Markt bietet hier ausreichend Alternativen, die den Ansprüchen von Unternehmen jedweder Couleur gerecht werden.

SharePoint 2016: Schnelle, intelligente Team- und Projektarbeit

In diesem Artikel über Microsoft SharePoint 2016 beschreibt Martin Rosenberg, IT-Architekt und Collaboration Strategist, wie erfolgreiche Team- und Projektarbeiten innerhalb des Unternehmens und über Firmengrenzen hinweg spielend funktionierten.

Der Beitrag SharePoint Workflows unter der Lupe erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Security, Collaboration & Co.

SharePoint Anwenderstudie 2016

Was kann SharePoint?

Der Einsatz von Microsoft SharePoint gewinnt seit 15 Jahren immer mehr an Bedeutung. Die Microsoft Plattform glänzt vor allem durch hohe Flexibilität bei der Integration mit anderen Lösungen und wird in Unternehmen für viele Zwecke – vom Dokumenten-Management bis zu Social Collaboration – eingesetzt.

Jetzt liefert die neue SharePoint Anwenderstudie 2016 Informationen über den Einsatz, die Zufriedenheit und Benutzerfreundlichkeit in der Praxis. Sie zeigt Potenziale für die Zusammenarbeit, für Portale und Digital Workplaces auf, trifft Aussagen über Dokumentenmanagement, Usability, Social Business, die Integration von Geschäftsanwendungen bis hin zu Projektvorgehen sowie Betrieb und sie offenbart auch ein paar Schwächen. Das Tolle dabei aber ist: Die Initiatoren der SharePoint Multiclient Studie – ein Gemeinschaftsprojekt der Hochschule der Medien Stuttgart und SharePoint360.de – haben über 300 Unternehmen im deutschsprachigen Raum befragt! So können wir uns ein realistisches Bild vom Einsatz von SharePoint und Office 365 in Unternehmen der D-A-CH-Region machen!

Wir haben die Kernaussagen der neuen SharePoint Anwenderstudie – immerhin 110 Seiten dick – inklusive Vor- und Nachteile beim Einsatz von SharePoint für unseren heutigen Blogartikel zusammengefasst.

SharePoint-Server schlägt Einsatz in der Cloud

65 Prozent aller befragten Unternehmen realisieren SharePoint als klassische Installation im Unternehmen, wohingegen lediglich 17 Prozent SharePoint aus der Cloud beziehen. Weitere 17 Prozent kombinieren beide Lösungen zu einem hybriden Ansatz aus intern und extern gehosteten Instanzen. Es dürfte spannend sein zu beobachten, wie sich dieses Verhältnis zukünftig entwickelt und ob der Cloud-Anteil steigt.

SharePoint 2013 überholt SharePoint 2010

Über 59 Prozent der befragten Unternehmen nutzen SharePoint 2013. Damit übertrifft diese Version erstmals den Vorgänger SharePoint 2010, der auf 39 Prozent abgerutscht ist (letztes Jahr lag der Wert noch bei 61 Prozent). SharePoint Online/Office 365 verwenden schon 15 Prozent und die soeben erst erschienene Version 2016 war zum Zeitpunkt der Datenerhebung als Beta bereits bei 1,6 Prozent in Betrieb.

Im Einsatz von SharePoint – Die Favoriten: Dokumentenmanagement, TeamSite und Suche

SharePoint zeichnet sich durch eine Vielzahl an Funktionalitäten aus – und trotzdem gibt es die ein oder andere Paradedisziplin. Ganz vorn dabei und wenig überraschend ist das Dokumentenmanagement, das 95 Prozent aller Befragten nutzen. Ein Großteil von ihnen, 81 Prozent, ist damit übrigens auch zufrieden. 89 Prozent nutzen TeamSites und sind damit im Großen und Ganzen auch zufrieden (78 Prozent). Die SharePoint Funktionen „Suche“ und „Projekt Websites“ erfreuen sich ebenfalls mit einem Nutzungsgrad von 89 und 83 Prozent großer Beliebtheit. Zufrieden mit den beiden Funktionen sind 68 bzw. 67 Prozent.

Zusatzfunktionen MySite und OneDrive mit Akzeptanzproblemen

Überraschend gering ist die Akzeptanz der Dropbox-Alternative OneDrive for Business. Die Idee von Microsoft, der Collaboration Plattform dieselben Funktionen wie die bei Mitarbeitern beliebten Dropbox – nur eben in kontrollierter Unternehmensumgebung – zu verleihen, kommt nur bei 42 Prozent der Befragten an. Und von denen sind gerade einmal 29 Prozent zufrieden mit der Funktion. Luft nach oben hat auch die MySite. Die SharePoint-Funktion, die Mitarbeiter bei ihrer internen Vernetzung unterstützen soll, wird bislang nur von 64 Prozent akzeptiert – zufrieden sind weniger als die Hälfte der Nutzer (46 Prozent).

Das Sorgenkind: Nachbesserungsbedarf bei der Benutzerfreundlichkeit

Seit jeher die große Schwäche von SharePoint ist die Benutzerfreundlichkeit. Nur 57 Prozent zeigen sich mit der Bedienung und Navigation insgesamt zufrieden, davon sind lediglich 5 Prozent sehr zufrieden. Immerhin ist das im Vergleich zur Vorjahresstudie eine Steigerung: Damals zeigten sich nur 50 Prozent der Nutzer von der Bedienung begeistert. Aber zurück zur aktuellen Studie: Bemängelt wird neben der inkonsistenten Bedienung hauptsächlich der Umgang mit Dokumenten und Nachrichten. Hier hakt es noch in der Interaktion mit Desktop-Anwendungen. Ganze 10 Prozent bezeichnen die Benutzerfreundlichkeit übrigens als mangelhaft.

Luft nach oben: Workflows und Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen, immerhin 60 Prozent, nutzen SharePoint, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Jedoch hält sich die Zufriedenheit der Anwender in Grenzen: So gaben 12 Prozent an, dass Ihnen die Workflow-Funktionalität zusagt, wohingegen 88 Prozent nicht ausreichend oder nur teilweise ausreichend angaben.

Hier setzen Drittanbieterlösungen wie der GBS AppDesigner an, welche es erlauben Workflows intuitiv via Drag & Drop zu modellieren und resultierende Geschäftsabläufe zu automatisieren. Dadurch lassen sich häufige Anwendungsszenarien aus Fachabteilungen – wie Vertrieb (Angebotsmanagement), Einkauf (Bestellmanagement) oder Service (Reklamationsmanagement) – sinnvoll unterstützen. Eine Aussage, die ebenfalls durch die Studie gestützt wird.

Anpassungen im Erscheinungsbild erwünscht

SharePoint Projekte sollen im eigenen Corporate Design glänzen: Nur 13 Prozent belassen das optische Erscheinungsbild im Auslieferungszustand. Dagegen führen 60 Prozent der befragten Unternehmen grundlegende Anpassungen im Design durch: Ein eingebettetes Logo oder die Nutzeroberfläche in den Firmenfarben erhöht eben einfach die Akzeptanz der Collaboration Plattform. Immerhin sind auch 28 Prozent bereit, mehr Geld für umfangreichere Modifikationen zu investieren und SharePoint optisch wie funktional in der firmeneigenen Corporate Identity erstrahlen zu lassen.

Geringe Nutzung auf mobilen Endgeräten

Die Collaboration Plattform findet Einsatz als typisches Intranet-System. Kaum verwunderlich ist es deshalb, dass die Zugriffe über Desktop-Rechner und Laptop mit jeweils 95 und 91 Prozent deutlich gegenüber denen von Tablet oder Smartphone mit 58 und 42 Prozent dominieren. Allerdings erhielt SharePoint auch erst mit seiner 2013er Version ein mobilfähiges Design. Es bleibt also abzuwarten, wie sich im kommenden Jahr die mobile Nutzung verändern wird.

Zurückhaltung beim Thema Social Collaboration

Social Collaboration ist zwar eines der IT-Trend Themen, findet aber im deutschsprachigen Raum nur verhaltene Zustimmung. Derartige Tools nutzen laut Studie derzeit gerade einmal 30 Prozent, immerhin planen weitere 27 Prozent Collaboration Tools einzusetzen. Dass aber ein Bedarf an Social Business Plattformen vorhanden ist, zeigen die Antworten auf die Frage nach ihrer Nutzung: Die Funktionen werden von den aktuellen Studienteilnehmern hauptsächlich zur besseren Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter (77 Prozent) sowie zur Verringerung des E-Mails Aufkommens (58 Prozent) genutzt.

Insbesondere IT-Verantwortliche betrachten Social Collaboration jedoch auch kritisch: Gefragt nach dem geschäftlichen Nutzen, fehlt dieser 54 Prozent der Befragten und 50 Prozent befürchten gar ein Wachstum von Informationsmüll.

(K)eine Frage des Budgets?

Nutzbringend ist SharePoint natürlich nur, wenn die Plattform vollumfänglich in die vorhandene Unternehmensinfrastruktur integriert wird. Für diese Integration stellen 48 Prozent der Befragten Budget bereit. Mehr als die Hälfte (55 Prozent) nimmt für die Umsetzung externe Dienstleister in Anspruch, von denen Dreiviertel die Hilfe von IT-Beratungsunternehmen und nur 20 Prozent freie IT-Berater um Hilfe bitten. Bei der Frage nach der Investition in Lizenzen, gaben 44 Prozent an, diese bereits getätigt zu haben, während weitere 25 Prozent keine Investitionen planen. Um es auf den Punkt zu bringen: Das sind fast 70 Prozent der Befragten, die keine weiteren Ausgaben für Software-Lizenzen planen! Nur ein knappes Drittel (30 Prozent) sieht hier Bedarf. Während also Budgets für Wartung und Integration durchaus vorhanden oder freigemacht werden, wird kein Geld mehr für Lizenzen bereitgestellt.

Gerüstet für die Zukunft?

Die gute Nachricht zuerst: 90 Prozent der befragten Anwender sehen sich im Umfeld von SharePoint sehr gut für die Zukunft gerüstet – auf technischer Seite zumindest. Denn 33 Prozent sehen sich eher schlecht für den organisatorischen Betrieb von SharePoint gerüstet. Defizite sehen die Studienteilnehmer auch in Sachen Finanzen und Qualität der Mitarbeiter: Mit jeweils knapp 30 Prozent sehen sie sich hier eher schlecht gerüstet.

Funktional und vernetzt Arbeiten: Strategische Ziele

88 Prozent der Befragten wollen mit dem Einsatz von SharePoint ihre funktionalen Ziele, wie die Dokumentenablage und Projekträume verbessern. Daneben stehen auch die Möglichkeit des vernetzten Arbeitens (83 Prozent) und Prozessverbesserungen (73 Prozent) ganz weit oben auf der Prioritätenliste, wenn es um die strategischen Ziele des SharePoint-Einsatzes geht. Weit abgeschlagen auf Rang 5 landet die Digitalisierung – nur 39 Prozent sehen SharePoint dafür als Basis.

Unser Fazit

Die Studie liefert uns einige wichtige Erkenntnisse: Unternehmen betrachten die Microsoft Plattform nicht nur als File-Server-Ersatz oder als Intranet-Portal. Die Anforderungen und Bedürfnisse an ein Intranet-System, die Office-Zusammenarbeit und IT-gestützte Geschäftsprozesse erfüllt Microsoft SharePoint geschickt. Glückwunsch!

Die Digitale Transformation findet als DAS Trendthema kaum Anklang bei Unternehmen. Nur 39 Prozent benennen die Digitale Transformation als Ziel des SharePoint Einsatzes – wohingegen die Prioritäten ganz klar auf zentralen Punkten wie die Verbesserung der Prozesse und rein funktionalen Zielen liegen. Baustellen tun sich auch an anderer Stelle auf: An der Attraktivität für Endgeräte sowie der Benutzerfreundlichkeit muss Microsoft noch arbeiten – hier ist noch ordentlich Luft nach oben. Und Akzeptanzprobleme einiger Funktionen müssen genauso noch gelöst werden, wie eine klare Strategie mit den Social.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie bitte hier die 14-seitige kostenlose Kurzfassung der SharePoint Anwenderstudie 2016 mit allen zentralen Erkenntnissen herunter.

SharePoint 2016: Neuerungen im Fokus

In diesem Artikel analysiert Martin Rosenberg, IT-Architekt und Collaboration Strategist, die zentralen Weiterentwicklungen in Microsoft SharePoint 2016 und berichtet viel Positives.

Der Beitrag Anwenderstudie: So wird SharePoint in deutschen Unternehmen genutzt erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Security, Collaboration & Co.

Microsoft SharePoint 2016: Zentrale Weiterentwicklungen

We are continuing to advance SharePoint, OneDrive and the entire Office 365 service in ways that make productivity even more collaborative, intelligent, mobile and trustworthy – Satya Nadella

Seit kurzem ist SharePoint 2016 auf dem Markt. Microsoft hat massiv in diese Technologie als Kernelement ihrer Collaboration- und Office-Strategie investiert und zugleich das Zusammenwachsen ihrer Cloud Services insbesondere Exchange Online und SharePoint Online vorangetrieben. SharePoint ist eine der zentralen Komponenten von Microsoft Office und genießt uneingeschränkte Unterstützung durch den Hersteller.

Dieser Releasewechsel unterscheidet sich insofern erheblich vom Wechsel SharePoint 2010 zu SharePoint 2013, da sich Microsoft vom reinen Softwarehersteller zum Cloudbetreiber entwickelt und die damit zusammenhängenden neuen Ansätze erstmals in den Mittelpunkt rückt.

Neue Ansätze

• Fokus auf In Place Updates
• Vermeiden von Altdaten-Transformationen im Zusammenhang mit dem Update
• Minimierung von Betriebskosten und Updatekosten
• „continuous updates“

Insgesamt versprechen die Ansätze, dass die Updates künftig mit geringerem Aufwand und Risiko ausgerollt werden dürften.

Der Ansatz „continuous updates“ wird gut durch die Office 365 Roadmap illustriert. Als Folge beständiger Neuerungen – sozusagen Neuerungen in kleinen Häppchen – werden einerseits neue Funktionen zeitnah bereitgestellt. Andererseits befindet sich das System auch in einem permanenten Umbruch, bestehend aus einer Mischung von älteren und neueren Komponenten.

Microsofts Themen und Ziele des neuen Releases

• Mobile First – bedeutet eine besondere Berücksichtigung von Mobile Devices, z.B. Responsive Design, Touch optimierte Oberflächen, Apps um Mobile Devices mit den Diensten zu verbinden.
• Cloud First – Priorisierung und Fokussierung auf die Bereitstellung neuer Dienste in der Cloud und der nachrangigen Bedienung von On-Premise Lösungen.
• Hybrid Solutions – im Cloud Kontext sind viele rechtliche Fragen noch nicht abschließend geklärt bzw. es fehlen valide Erfahrungswerte bzgl. spezifischer Risiken (Vendor Lockin, Hacking, usw.). Insbesondere Wirtschaftsspionage auch mit Unterstützung staatlicher Geheimdienste bereiten hier Sorgen. Mithilfe von hybriden Lösungen, bei denen Cloud und on premise Umgebung möglichst gut miteinander interagieren, soll ein Parallelbetrieb unterstützt und eine weiche Migrations- und Transformationssphase ermöglicht werden.
• Compliance & Legal – besserer Schutz von Inhalten vor Löschung usw.
• Ready-to-Go Portals – Auf die Volltextsuche aufsetzende Search-Driven Apps mit attraktiven und responsive Frontends ermöglichen das schnelle Bereitstellen und Nutzen von Inhalten durch die Anwender. Dazu korrespondierend hat sich auch die Suche weiterentwickelt.
• Enrichment of SharePoint Ecosystem – Dies wird insbesondere durch ein neues SharePoint Framework als Technology Plattform und durch Lösungen wie Powerapps und Flow vorangetrieben.

Sie können über das Thema in dem offiziellen Microsoft Office Blog mehr erfahren.

Vier Gruppen profitieren

SharePoint 2016 hat einige Verbesserungen erfahren, um insbesondere für vier Gruppen erheblich an Attraktivität und Popularität zu gewinnen.

• Der Normale Anwender: Dieser wird besser bei der Kollaboration und bei der Arbeit mit Office Dokumenten unterstützt
• Eco System Partner: Die Möglichkeiten für professionelle Softwareanbieter SharePoint-Erweiterungen schnell und einfach zu entwickeln, haben sich erheblich verbessert. Neben der weiteren Verbreitung der Technologie wird dadurch die Grundlage für ein florierendes SharePoint Ökosystem geschaffen.
• Power User (Selfadministration): Verschiedene Aspekte des sich Organisierens können zukünftig noch besser durch Poweruser aus den jeweiligen Fachbereichen erfolgen.
• Power User (No Code Developer): Konsequente Weiterentwicklung der Möglichkeiten, um Lösungen schnell und mit minimalen Aufwand durch Poweruser erstellen, die auf vorhandenen Strukturen und Daten aufbauen.

Ein Bereich, der noch immer vernachlässigt wird, ist das Thema Workflows bzw. Prozesse. Unternehmen, die Geschäftsprozesse in SharePoint abbilden möchten, sehen sich noch immer mit zahlreichen Limitierungen konfrontiert – beginnend bei der Usability bis hin zur Integration mit 3rd Party Systemen oder Mobilgeräten. Lösungen, wie der GBS AppDesigner können hier Unternehmen unterstützen, indem Sie eine intuitive Umgebung zum Workflowmanagement bereitstellen. Dadurch lassen sich Geschäftsprozesse und –anwendungen leicht erstellen und direkt im Kontext von SharePoint nutzen.

Verbessertes Nutzererlebnis – endlich Kacheln

Das Organisieren von Applikationen mittels Kacheln ist etwas, das spätestens seit Windows 10 und Apples Mobile Geräten (iPhone) populär unter Anwendern ist und den Zugriff auf wichtige Funktionen und Anwendungen erleichtert. Mit SharePoint 2016 hat der App Launcher und damit die Organisation von Apps mittels Kacheln Einlass gefunden.

Die Kacheln im App Launcher kann man bzgl. Position und Größe organisieren. Zusätzlich kann man festlegen ob die App auch aus der Navigations-Bar heraus gestartet werden können soll. Der App Launcher ermöglicht es, zwischen den einzelnen Apps bzw. Perspektiven einfach hin und her zu wechseln und erleichtert damit den schnellen Zugriff zu den relevanten Informationen. Rufen Sie SharePoint auf oder die eigene MySites landen Sie auf einer kacheligen Portalseite, die es Ihnen ermöglicht, schnell zu dem gewünschten SharePoint Raum zu navigieren. Die unmittelbare Navigation und Verwaltung der Dokumente und Items übernimmt dann die Liste oder Bibliothek mithilfe von Ansichten.

Look & Feel von Listen & Ansichten

Das bisherige Ribbon Look & Feel wird durch ein prägnanteres und weniger überladen wirkendes Look & Feel ersetzt. Damit trägt Microsoft dem Umstand Rechnung, dass es inhaltliche Unterschiede gibt zwischen Ansichten auf Webseiten zur Organisation von Content und offenen Office Dokumenten im Office Client.

Das neue Look & Feel unterscheidet sich insbesondere durch einfachere Symbole sowie schneller bedienbare Menüs: So muss man nicht mehr genau die „…“ treffen und dann 2 mal per Maus-Klick aufrufen, um z.B. zum Menüpunkt „Download“ zu kommen.

Im neuen Look & Feel kann man an einer beliebigen Stelle der jeweiligen Zeile mit der rechten Maustaste alternativ zum Klicken auf die 3 Punkte, das Menü aufrufen. Dieses baut sich schnell unmittelbar neben der aktuellen Position des Mauszeigers auf, so dass man mit minimaler Bewegung den gewünschten Punkt aufrufen kann. Sofern Sie ein Untermenü aufrufen wollen, reicht ein schlichtes Rollover statt eines erneuten Maus Klicks. Der Vorteil dieses neuen Bedienkonzepts ist erheblich, insbesondere beim Umgang mit Dokumenten. Zum einen sparen Sie im Schnitt 2-3 Sekunden je Aufruf, zum anderen finden sich vor allem weniger SharePoint-erprobte Anwender besser zurecht.

Ein weiterer Vorteil des neuen Bedienkonzepts ist, dass auch Aktionen wie „Copy to“ bei Mehrfachselektion zur Verfügung stehen. Im selben Zuge wurden die für 90% + der Anwender nicht benötigten Funktionen des List Ribbon aus der unmittelbaren Wahrnehmung der Anwender entfernt, so dass der Gesamteindruck entsprechend aufgeräumter wirkt.

Es gibt jedoch auch Stellen, an denen etwas zu viel aufgeräumt wurde. Während die Funktion „Alert me“ auf Listenebene noch gefunden werden kann, sind Funktionen wie das Öffnen mit Windows Explorer und das Übertragen der Daten nach Excel schlicht nicht mehr auffindbar und dürften so manchen Anwender zur Verzweiflung bringen. Hier ist zu hoffen, dass diese Funktionen im neuen Look & Feel noch nachgereicht werden.

Um die Problemfelder zu entschärfen, bietet SharePoint 2016 aktuell noch die Möglichkeit für jede Liste explizit festzulegen, ob das neue oder alte UI angezeigt werden soll. Zusätzlich wird bei der Anzeige im neuen UI ein Link eingeblendet, um auf die klassische Anzeige zu wechseln. Das Thema Erstellen eigener Views im neuen UI ist zwar umgesetzt, macht aber noch einen unvollständigen Eindruck. Vorhandene Views können über eine Aktionsfläche aufgerufen werden. Es besteht die Möglichkeit, die Darstellung der Ansichten zwischen „Visitenkarten“ und klassischer Tabellenstruktur umzuschalten – die Thematik „Style“ wurde auf zwei Ausprägungen reduziert und somit auf die Endanwenderebene verlagert. Unter der Rubrik „Manage views“ können Sie die „Library Properties“ aufrufen. Über diesen irritierenden Umweg lässt sich eine View editieren.

Die neuen Views sind um manchen alten Ballast befreit, so fehlen die Einstellungen „Tabular View“ und „Mobile“. Leider wurden aber auch sinnvolle, wenn auch seit mehreren Versionen stiefmütterlich behandelte Einstellungen, wie „Group By“ und „Style“ ersatzlos gestrichen.

Leider steht das neue Look & Feel aktuell in der Online Version nur für den „Standard“ Viewtype zur Verfügung. Bei den übrigen Viewtypen dominiert die alte Benutzeroberfläche. So wird z.B. die Kalender Ansicht mit Ribbons angezeigt.

Insgesamt zeichnet sich mit dem neuen Look & Feel eine verbesserte Usability ab. Es ist zu hoffen, dass die Funktionslücken noch geschlossen werden und angedachte Konzepte konsequent ausgearbeitet werden. Beispiele für solche Konzepte sind beispielsweise ein Verlagern der Styles zum Endanwender, oder auch das Steuern der Spalten in einem eigenen Dialog. Dabei reicht es nicht, wenn man gleichzeitig nur nach einer Spalte sortieren kann, wie aktuell in der SharePoint OneDrive Bibliothek angeboten. Die Forderung und Erwartung muss lauten, dass man je Feld Sortierung und Filterung steuern kann.

Die User Experience wurde für den normalen Anwender zudem noch im Themenfeld vieler und großer Dokumente durch Verschiebung der Limits verbessert. Bisher waren in SharePoint 2013 die Ansichten nicht grundsätzlich in Indizes dargestellt. Dies führte bei Views mit mehr als 5000 Elementen zu erheblichen technischen Problemen. SharePoint 2016 setzt demgegenüber voll auf View Indizes – eventuell könnte man mutmaßen, Microsoft möchte so seine Server im Cloud Service schonen. Für den Anwender ist entscheidend, dass dieses Limit ihn nicht mehr zu interessieren braucht.

Aufgrund der Erweiterung und Veränderung der Rolle von View Indizes sind auch zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten bei den Listen dazugekommen.

Positiv zu erwähnen: Die maximale Größenbeschränkung von 2 GB für eine Datei sind in SharePoint 2016 gefallen. Welche praktische Relevanz dies bei relativ geringen Datendurchsatzraten in den meisten Firmennetzen tatsächlich hat, sei dahingestellt. Grundsätzlich ist es möglich, jetzt auch Dateien mit 10 GB und theoretisch sogar mehr hochzuladen. Allerdings erscheinen Werte größer 10 GB aufgrund von Timeout-Problemen und ähnlichem nicht realistisch.

Neu dabei: Das SharePoint Framework

Das SharePoint Framework ergänzt die bisher Server-zentrierten Frameworks um eine Client-seitige Perspektive. Dieser neue Ansatz erweitert somit die in SharePoint 2013 durch das Client Side Object Model (CSOM) und die REST Services bereitgestellten Möglichkeiten, Client- bzw. Browser-seitig mit SharePoint zu interagieren.

Ziel ist es, mit Javascript und leistungsfähigen darauf aufsetzenden Lösungen, wie z.B. AngularJS, die Möglichkeit zu schaffen, Client side erstellte Web Parts und Frontends zu nutzen.

Eine weitere wichtige Erweiterung und Verbesserung, um mit der Office 365 Welt zu interagrieren, stellt der Microsoft Graph dar: „One endpoint to rule them all ”. Mithilfe dieser neuen API ist es einfacher, beliebige Daten aus verschiedenen Diensten von Office 365 zu bekommen.

Fazit

Microsoft setzt auf SharePoint und Office 365 (Cloud) als ihre zentrale Collaboration Lösung und hat massive Mittel in die Weiterentwicklung dieser Lösung gesteckt. Dies betrifft neben Änderungen an der Oberfläche auch die Unterstützung durch ein dediziertes Framework sowie zusätzliche Funktionalitäten für Poweruser. Es erscheint wahrscheinlich, dass SharePoint 2016 damit seinen Siegeszug in Unternehmen fortschreiben wird.
Im nächsten Artikel werde ich insbesondere auch auf die Hilfestellungen bei der gelebten Collaboration durch die neuen SharePoint Erweiterungen eingehen, wie z.B. Delve, Video Portal, MS Planner, Office 365 Group …

Microsoft SharePoint: Berechtigungsmanagement besser verstehen

In diesem Artikel geht unser Gastautor Martin Rosenberg dem wichtigen Thema Berechtigungsmanagement unter Microsoft SharePoint auf den Grund. Falsch angewendet, kann es zu komplexen und unkontrollierbaren Strukturen führen.

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