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Word Exporte richtig einbinden

15. Oktober 2014 Posted by Stephan Schramm

 

Regelmäßig bekommen wir Dokumentenvorlagen in Microsoft Word die wir programmatisch von einer XPage oder aus dem IBM Notes Client befüllen sollen. Typischerweise enthalten diese Vorlagen aber noch keine Felder die ausgefüllt werden können. Deshalb hier ein paar Tipps wie man eine Wordvorlage erstellt, die später von einem anderen Programm befüllt werden soll.

 

Es gibt sicherlich viele unterschiedliche Möglichkeiten. Klassisch arbeitet man mit Textmarken (englisch Bookmarks) oder Formularfeldern (englisch Formulafields). Vorsicht bei Feldern für den Seriendruck, auch MergeField genannt. Diese sind wirklich für Seriendruck gedacht und keine normalen Formularfelder.

Bei Textmarken soll einfach programmatisch die Stelle der Textmarke in der Wordvorlage mit neuem Inhalt befüllt werden. Jede Textmarke bekommt einen eindeutigen Namen. Bspw. sieht der Code in LotusScript dementsprechend so aus:

.Bookmarks("Textmarkenname").Range.Text="Neuer Text"

 

Abb.1: Eine neue Textmarke erstellt man in Word unter dem Reiter "Einfügen" im Bereich "Link".

 

Formularfelder sind mein persönlicher Favorit für Wordvorlagen. Die Bezeichnung Formularfeld deutet schon darauf hin, dass diese Steuerelemente für Formulare gedacht sind und im Grunde wollen wir nichts anderes tun, als programmatisch ein Formular auszufüllen.

Bei Formularfeldern wird das Feld programmatisch mit dem Ergebnis befüllt. Bspw. sieht der Code in LotusScript so aus:

.FormFields("Feldname").Result = "Neuer Text"

 

Hierbei ist aber Vorsicht geboten: Word hat das Feature, dass das neue Ergebnis im Formularfeld nur 255 Zeichen lang sein darf. Ansonsten nutzt man folgenden kleinen Workaround:

.FormFields("Feldname").Range.Fields(1).Result.Text = "Neuer Text"

 

Abb. 2: Ein Formularfeld erstellt man in Word im Menü "Entwicklertools". Dieses Menü ist nicht immer automatisch sichtbar und muss in den Word Optionen aktiviert werden (Menüband anpassen).

 

So können auch längere Informationen ohne Probleme aus einem anderen System in ein Worddokument übertragen werden. Natürlich müssen Formulare nicht immer in Word erstellt werden, bspw. hat ein PDF Formular auch einige Vorteile. Die Quellen sind ebenso vielfältig. Wir helfen euch bei Fragen zum Thema Exporte aus IBM Notes und Domino gerne weiter.