Posts Tagged: ‘word’

Neues in Microsoft 365 im Januar und Februar

4. März 2024 Posted by Gerda Marx

Microsoft bringt jeden Monat neue Features in M365 und kündigt einige neue Funktionen an. Wie gewohnt, stellen wir Ihnen einige der neuen Funktionen kurz vor.

Wenn Sie noch das "alte" Classic Teams nutzen, werden alle Dateien aus dem Teams-Kanal im Browser geöffnet. Im „neuen Teams“ werden die Dateien direkt in der Teams App geöffnet. Bitte denken Sie daran, dass ab dem 01. April 2024 das neue Teams zum Standard wird. Dann können die User nicht mehr zum "alten" Teams wechseln. Wird nichts getan, erhält der User automatisch das neue Teams.

"Wird die Richtlinie für das Update auf die neue Version allerdings auf “vom Administrator verwaltet” gesetzt, wird das “Zwangsupdate” auf Mitte Mai verschoben. Den Zugang zur klassischen Version beabsichtigt Microsoft frühestens ab dem 1. Juli 2024 zu blockieren. Genauere Informationen zum neuen Zeitplan will man in Kürze nachzureichen." heißt es bei Dr.Windows.

Allgemeine Kanäle können nun ausgeblendet werden, wie jeder andere Kanal auch.

Wenn Sie einen neuen Kanal in Teams erstellen möchten, müssen Sie zuvor nicht mehr das Team wählen, sondern können dies direkt in der obersten Leiste erledigen. Sie können dort dem neuen Kanal einen Namen geben und einem Team zuweisen. So können Sie dem Wildwuchs von neuen Teams entgegenwirken, was gerade bei größeren Unternehmen schnell passieren kann.

neuen Teams Kanal oberste Ebene

Chat Nachrichten können weitergeleitet werden. Das funktioniert mit 1:1 Chats ebenso wie mit Gruppen und Meeting Chats

Weriterleiten von Chat Nachrichten in Teams

Die Teams Suchfunktion wurde nochmal überarbeitet. Bestimmt kennen Sie es auch, Sie wissen Kollege X hat Ihnen etwas geschrieben, wissen aber nicht mehr in welchem Kanal dies war, oder Sie suchen eine Datei. Wenn Sie auf das Suchfeld in Teams gehen, können Sie direkt auswählen, ob Sie eine Datei, etwas von einem Kollegen oder in einem Team suche möchten. Leider zunächst nur für die Windows Nutzer, Mac User müssen noch warten, hier können Sie schon nach Personen suchen und die letzten Suchen sehen. Mit diesen Filtern haben Sie ein besseres und schnelleres Suchergebnis.

Teams Suche

Wenn Sie einer Nachricht in Teams eine Datei anhängen möchten, erhalten Sie nun eine Auswahl von Dateien, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Bisher konnten Sie hier auswählen, ob Sie eine Teams Datei, eine Clouddatei oder eine Datei vom Gerät hochladen möchten. Dieser Zugriff erspart die Suche, da oft eine Datei ausgewählt wird, an der man gerade gearbeitet hat.

Hier ist auch Loop eine Hilfe, da Loop jetzt in allen Kanälen verfügbar ist. Externe können die geteilten Loops nicht sehen bzw. damit arbeiten. Loop gibt es jetzt auch in der Vorschau in OneNote.

Wenn Sie in einem Teams Kanal eine Besprechung erstellen, können Sie über einen neuen Button allen eine Nachricht zukommen lassen, dass es diese Besprechung gibt. Dazu müssen Sie den Button „persönliche Einladung senden“ aktivieren. Bisher hat nur der Teams Besitzer eine E-Mail erhalten, alle anderen Teams Teilnehmer nicht! So ist sichergestellt, dass Sie kein Meeting mehr verpassen.

Teams Kanal Besprechung Button

Teams Premium User können in den Besprechungsoptionen für ein Meeting festlegen, dass Inhalte aus dem Meeting Chat, Links etc. nicht kopiert und weitergeleitet werden können. So können Sie bspw. nicht mit Strg +C den Chat kopieren und in einem anderen Teams Kanal einfügen und verschicken. Bildschirmfotos können jedoch auch weiterhin erstellt werden, eine Hintertür gibt es immer!

Für die immersiven Bereiche/Mesh gibt es neue Servicepläne. Hier muss der Admin den Zugriff erlauben und die Mesh App konfigurieren, sofern die User Mesh nutzen dürfen. Dann können auch die immersiven Bereiche im Teams Meeting genutzt werden. Kleiner Hinweis: Ist eines von beiden deaktiviert, kann der User dies nicht nutzen! Mesh gibt es als App in Teams und ist nun allgemein verfügbar.

In Ihrem Aktivitätenfeed können Sie einzelne Benachrichtigungen finden. Sie können filtern, ob Sie evtl. nur ungelesene angezeigt bekommen möchten oder diese als ungelesen markieren. Nun sind zwei weitere Möglichkeiten hinzugekommen. Sie können Benachrichtigung entfernen, also aus dem Feed löschen oder einzelne Reaktionen deaktivieren. Somit wird nicht jeder Like zu einem Beitrag angezeigt. Außerdem können Sie hier einzelne Kanäle oder Teams Erwähnungen deaktivieren. User, die einen aufgeräumten Feed lieben, werden dies bestimmt begrüßen.

Neu in Teams ist der Button "Entdecken". Aus der Menge der Beiträge wird gefiltert, was Ihnen gefallen könnte ähnlich wie in Social Media. Mit einem Algorithmus werden die Kanäle durchleuchtet und neues angezeigt über alle Kanäle hinweg. Es werden nicht nur Erwähnungen angezeigt, sondern alles, was sich in den einzelnen Kanälen so getan hat. Sie können selbst einstellen, was für Sie interessant ist bzw. auch Personen oder Kanäle ausklammern, über die Sie nicht benachrichtigt werden möchten. Gerade in großen Firmen mit vielen Teams und Kanälen kann dies zu einem besseren Überblick führen, damit einige Nachrichten/Informationen nicht untergehen.

Entdecken in Teams

Wenn Sie Viva Pulse nutzen, erhalten Sie die Benachrichtigungen aus Ihrem Feed nicht nur per Mail und im Aktivitäten Feed, sondern können diese auch im Teams Chat finden. Somit müssen Sie die Teams App nicht verlassen, sondern können Ihre Nachrichten dort lesen

In OneDrive im Web wird lt. Roadmap 363474 gerade die Oberfläche zur Dateienerstellung aktualisiert. So können Sie in Ihrem OneDrive im Web über "Erstellen" auswählen, was Sie erstellen möchten, bspw. ein leeres Word Dokument oder eine Excel Tabelle etc. Wählen Sie Excel aus wird Excel im Web als neue Datei geöffnet. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, können Sie weiter nach unten scrollen und erhalten verschiedene Vorlagen zu den einzelnen Funktionen, bspw. eine Excel Vorlage für Kalender. Die Vorlagen werden stetig erweitert. Sehr praktisch, wenn man die einzelnen Apps nicht suchen muss.

Erstellen von Dateien im OneDrive im Web

Das OneDrive soll auch wieder etwas schneller werden. Ebenfalls im Rollout ist die Offline-Funktion von OneDrive im Web. "Mit dieser Funktion können Sie OneDrive in Ihrem Browser starten und Dateien auch ohne Internetzugang anzeigen, sortieren, umbenennen, verschieben, kopieren und löschen. Darüber hinaus können Sie lokal gespeicherte OneDrive-Dateien (die als "immer offline verfügbar" markiert sind) in Ihrem Browser öffnen und bearbeiten, auch wenn Sie offline sind. Alle Änderungen, die Sie offline vornehmen, werden automatisch wieder synchronisiert, wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist laut Roadmap 168618. Bitte beachten Sie als Admin: Dies kann unterbunden werden in den Gruppenrichtlinien, ist aber zunächst im Standard erlaubt.

In Outlook im Web wird es ab März lt. Roadmap 322590 eine neue Option geben. Bei Einladungen für Besprechungen kann der Organisator die Teilnehmer auffordern, persönlich zur Besprechung zu erscheinen.

Es gibt eine neue Möglichkeit der Freigabe im Office 365 Bereich. Sie können nun entscheiden, ob Sie eine Person einladen oder nur den Link zu einer Seite/Datei etc. zusenden. Die Einladung erfolgt per E-Mail. Die Darstellung hat sich etwas verändert. Über das Zahnrad bzw. die drei Punkte können Sie entscheiden, wie die Freigabe erfolgt und ob der Eingeladene vollen Zugriff oder nur lesenden Zugriff erhält.

Seiten Teilen

Neues in Microsoft 365 im Januar und Februar

4. März 2024 Posted by Gerda Marx

Microsoft bringt jeden Monat neue Features in M365 und kündigt einige neue Funktionen an. Wie gewohnt, stellen wir Ihnen einige der neuen Funktionen kurz vor.

Wenn Sie noch das "alte" Classic Teams nutzen, werden alle Dateien aus dem Teams-Kanal im Browser geöffnet. Im „neuen Teams“ werden die Dateien direkt in der Teams App geöffnet. Bitte denken Sie daran, dass ab dem 01. April 2024 das neue Teams zum Standard wird. Dann können die User nicht mehr zum "alten" Teams wechseln. Wird nichts getan, erhält der User automatisch das neue Teams.

"Wird die Richtlinie für das Update auf die neue Version allerdings auf “vom Administrator verwaltet” gesetzt, wird das “Zwangsupdate” auf Mitte Mai verschoben. Den Zugang zur klassischen Version beabsichtigt Microsoft frühestens ab dem 1. Juli 2024 zu blockieren. Genauere Informationen zum neuen Zeitplan will man in Kürze nachzureichen." heißt es bei Dr.Windows.

Allgemeine Kanäle können nun ausgeblendet werden, wie jeder andere Kanal auch.

Wenn Sie einen neuen Kanal in Teams erstellen möchten, müssen Sie zuvor nicht mehr das Team wählen, sondern können dies direkt in der obersten Leiste erledigen. Sie können dort dem neuen Kanal einen Namen geben und einem Team zuweisen. So können Sie dem Wildwuchs von neuen Teams entgegenwirken, was gerade bei größeren Unternehmen schnell passieren kann.

neuen Teams Kanal oberste Ebene

Chat Nachrichten können weitergeleitet werden. Das funktioniert mit 1:1 Chats ebenso wie mit Gruppen und Meeting Chats

Weriterleiten von Chat Nachrichten in Teams

Die Teams Suchfunktion wurde nochmal überarbeitet. Bestimmt kennen Sie es auch, Sie wissen Kollege X hat Ihnen etwas geschrieben, wissen aber nicht mehr in welchem Kanal dies war, oder Sie suchen eine Datei. Wenn Sie auf das Suchfeld in Teams gehen, können Sie direkt auswählen, ob Sie eine Datei, etwas von einem Kollegen oder in einem Team suche möchten. Leider zunächst nur für die Windows Nutzer, Mac User müssen noch warten, hier können Sie schon nach Personen suchen und die letzten Suchen sehen. Mit diesen Filtern haben Sie ein besseres und schnelleres Suchergebnis.

Teams Suche

Wenn Sie einer Nachricht in Teams eine Datei anhängen möchten, erhalten Sie nun eine Auswahl von Dateien, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Bisher konnten Sie hier auswählen, ob Sie eine Teams Datei, eine Clouddatei oder eine Datei vom Gerät hochladen möchten. Dieser Zugriff erspart die Suche, da oft eine Datei ausgewählt wird, an der man gerade gearbeitet hat.

Hier ist auch Loop eine Hilfe, da Loop jetzt in allen Kanälen verfügbar ist. Externe können die geteilten Loops nicht sehen bzw. damit arbeiten. Loop gibt es jetzt auch in der Vorschau in OneNote.

Wenn Sie in einem Teams Kanal eine Besprechung erstellen, können Sie über einen neuen Button allen eine Nachricht zukommen lassen, dass es diese Besprechung gibt. Dazu müssen Sie den Button „persönliche Einladung senden“ aktivieren. Bisher hat nur der Teams Besitzer eine E-Mail erhalten, alle anderen Teams Teilnehmer nicht! So ist sichergestellt, dass Sie kein Meeting mehr verpassen.

Teams Kanal Besprechung Button

Teams Premium User können in den Besprechungsoptionen für ein Meeting festlegen, dass Inhalte aus dem Meeting Chat, Links etc. nicht kopiert und weitergeleitet werden können. So können Sie bspw. nicht mit Strg +C den Chat kopieren und in einem anderen Teams Kanal einfügen und verschicken. Bildschirmfotos können jedoch auch weiterhin erstellt werden, eine Hintertür gibt es immer!

Für die immersiven Bereiche/Mesh gibt es neue Servicepläne. Hier muss der Admin den Zugriff erlauben und die Mesh App konfigurieren, sofern die User Mesh nutzen dürfen. Dann können auch die immersiven Bereiche im Teams Meeting genutzt werden. Kleiner Hinweis: Ist eines von beiden deaktiviert, kann der User dies nicht nutzen! Mesh gibt es als App in Teams und ist nun allgemein verfügbar.

In Ihrem Aktivitätenfeed können Sie einzelne Benachrichtigungen finden. Sie können filtern, ob Sie evtl. nur ungelesene angezeigt bekommen möchten oder diese als ungelesen markieren. Nun sind zwei weitere Möglichkeiten hinzugekommen. Sie können Benachrichtigung entfernen, also aus dem Feed löschen oder einzelne Reaktionen deaktivieren. Somit wird nicht jeder Like zu einem Beitrag angezeigt. Außerdem können Sie hier einzelne Kanäle oder Teams Erwähnungen deaktivieren. User, die einen aufgeräumten Feed lieben, werden dies bestimmt begrüßen.

Neu in Teams ist der Button "Entdecken". Aus der Menge der Beiträge wird gefiltert, was Ihnen gefallen könnte ähnlich wie in Social Media. Mit einem Algorithmus werden die Kanäle durchleuchtet und neues angezeigt über alle Kanäle hinweg. Es werden nicht nur Erwähnungen angezeigt, sondern alles, was sich in den einzelnen Kanälen so getan hat. Sie können selbst einstellen, was für Sie interessant ist bzw. auch Personen oder Kanäle ausklammern, über die Sie nicht benachrichtigt werden möchten. Gerade in großen Firmen mit vielen Teams und Kanälen kann dies zu einem besseren Überblick führen, damit einige Nachrichten/Informationen nicht untergehen.

Entdecken in Teams

Wenn Sie Viva Pulse nutzen, erhalten Sie die Benachrichtigungen aus Ihrem Feed nicht nur per Mail und im Aktivitäten Feed, sondern können diese auch im Teams Chat finden. Somit müssen Sie die Teams App nicht verlassen, sondern können Ihre Nachrichten dort lesen

In OneDrive im Web wird lt. Roadmap 363474 gerade die Oberfläche zur Dateienerstellung aktualisiert. So können Sie in Ihrem OneDrive im Web über "Erstellen" auswählen, was Sie erstellen möchten, bspw. ein leeres Word Dokument oder eine Excel Tabelle etc. Wählen Sie Excel aus wird Excel im Web als neue Datei geöffnet. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, können Sie weiter nach unten scrollen und erhalten verschiedene Vorlagen zu den einzelnen Funktionen, bspw. eine Excel Vorlage für Kalender. Die Vorlagen werden stetig erweitert. Sehr praktisch, wenn man die einzelnen Apps nicht suchen muss.

Erstellen von Dateien im OneDrive im Web

Das OneDrive soll auch wieder etwas schneller werden. Ebenfalls im Rollout ist die Offline-Funktion von OneDrive im Web. "Mit dieser Funktion können Sie OneDrive in Ihrem Browser starten und Dateien auch ohne Internetzugang anzeigen, sortieren, umbenennen, verschieben, kopieren und löschen. Darüber hinaus können Sie lokal gespeicherte OneDrive-Dateien (die als "immer offline verfügbar" markiert sind) in Ihrem Browser öffnen und bearbeiten, auch wenn Sie offline sind. Alle Änderungen, die Sie offline vornehmen, werden automatisch wieder synchronisiert, wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist laut Roadmap 168618. Bitte beachten Sie als Admin: Dies kann unterbunden werden in den Gruppenrichtlinien, ist aber zunächst im Standard erlaubt.

In Outlook im Web wird es ab März lt. Roadmap 322590 eine neue Option geben. Bei Einladungen für Besprechungen kann der Organisator die Teilnehmer auffordern, persönlich zur Besprechung zu erscheinen.

Es gibt eine neue Möglichkeit der Freigabe im Office 365 Bereich. Sie können nun entscheiden, ob Sie eine Person einladen oder nur den Link zu einer Seite/Datei etc. zusenden. Die Einladung erfolgt per E-Mail. Die Darstellung hat sich etwas verändert. Über das Zahnrad bzw. die drei Punkte können Sie entscheiden, wie die Freigabe erfolgt und ob der Eingeladene vollen Zugriff oder nur lesenden Zugriff erhält.

Seiten Teilen

Microsofts Loop und Loop Components

1. März 2024 Posted by Gerda Marx

Loop ist eine neue Applikation von Microsoft, die seit November 2023 verfügbar ist und zum Microsoft 365 Ökoystem gehört. Mit der Loop App können User in einem sogenannten Workspace Ideen sammeln, Dateien teilen, Aufgaben erstellen uvm. Es ist eine Collaboration App, die in Teams oder im Web genutzt werden kann.

Die Grundidee von Loop ist, gemeinsam zu planen, zu denken und kreativ an etwas zu arbeiten. Also eine zentrale App in der bspw. ein Projekt nicht nur geplant werden kann, sondern hier können die beteiligten User alle Dateien, Ideen, Aufgaben und OneNote zusammentragen und auf diese zugreifen, ohne die App zu verlassen.

Sie besteht aus drei Elementen:

  • Workspaces, die Hauptseiten der einzelnen "Projekte".
  • Einzelne Seiten, die zum "Projekt" hinzugefügt werden in den Workspaces.
  • Components mit denen Aufgaben, Abfragen, Dateien etc. auch in anderen Apps aktuell bleiben, wenn darauf zugegriffen wird.

Bildquelle Microsoft

Wie sieht Loop aus? Sie beginnen in den Workspaces (Arbeitsbereichen), sozusagen die Hauptseiten. Hier können Sie ein Thema benennen und beginnen bspw. eine Marketingkampagne. Sie erhalten verschiedene Vorlagen, aus denen Sie auswählen können. Wenn Sie bereits wissen, welche Kollegen mit Ihnen in diesem Workspace arbeiten werden, können Sie diese direkt hinzufügen. Allerdings geht dies nur mit Usern aus demselben Unternehmen. Mit Externen können Sie nicht in Loop zusammenarbeiten! Kollegen können jederzeit dem Arbeitsbereich hinzugefügt bzw. einladen werden. Wenn Sie einen Arbeitsbereich erstellt haben, sucht Loop automatisch zu dem Thema nach Dateien, die dazu passen könnten. Dies können OneNote Notizbücher, Word oder PowerPoint Dateien etc. sein. Diese können Sie dort direkt hinzufügen.

Workspace mit Unterseiten

Ihre erste Seite im Workspace wird automatisch erstellt, ohne Titel. Auch hier erhalten Sie wieder Vorschläge für Vorlagen, die Sie nutzen und anpassen können.

Loop Components

Mit den Loop Components können Sie Abfragen, Tabellen und Dokumente direkt mit den Kollegen teilen und bearbeiten. Jetzt sagen Sie: Moment mal, das war doch auch so schon möglich. Richtig, in Word Excel etc. können Sie geteilte Dateien zeitgleich mit Ihren Kollegen bearbeiten. Die Loop Components gehen noch etwas weiter. Mit Ihnen können Sie bspw. eine Tabelle nicht nur teilen, die geänderten Daten werden mit nur geringen Verzögerungen den anderen Kollegen direkt bspw. in Teams, Outlook, Word und neuerdings auch in OneNote angezeigt. Sie können Aufgaben oder eine Tabelle bspw. in einer Mail oder OneNote teilen und die Kollegen können jede Änderung, die Sie machen, zeitgleich sehen ohne Outlook oder OneNote zu verlassen.

Checkilist in Word for the Web Collab Editing 1024x638 1

So können hier einzelne Seiten in einem Notizbuch freigegeben werden, ohne gleich das ganze Notizbuch zu teilen. (Zurzeit noch im Betakanal)

Der neue Planner soll zukünftig ebenfalls in Loop eingebunden werden. Somit können Sie direkt Aufgaben erstellen, verteilen und auf Ihre Aufgaben aus dem neuen Planner zugreifen.

Der Speicherplatz der Dateien ändert sich nicht, diese werden nur verknüpft, damit darauf zugegriffen werden kann.

Verfügbarkeit: Loop ist für alle Microsoft 365 Nutzer verfügbar, egal ob Sie ein Geschäfts- oder privates Abonnement haben. Bitte beachten Sie: Loop oder Loop Components müssen vom Administrator Ihrer Organisation freigeschaltet werden. Ansonsten können Sie nicht darauf zugreifen bzw. damit arbeiten.

Bilder: von Microsoft

Neues zu M365 und Teams im Dezember

20. Dezember 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft entwickelt seine Software jeden Monat weiter. Wie gewohnt, gibt es auch in diesem Monat einen Überblick von uns über die neuesten Entwicklungen rund um Office365.

Haben Sie es schon bemerkt? In Teams haben Sie statt Ihrer Datei-App nun OneDrive! Wenn Sie auf OneDrive in Teams klicken, haben Sie neben Ihren SharePoint Ordnern auch Ihre eigenen Dateien aus OneDrive mit einem Klick auf Ihrem Bildschirm, ohne Teams zu verlassen. So können Sie noch schneller und gezielter Dateien mit Ihren Kollegen teilen oder direkt darin arbeiten. Die App in Teams ist mit Ihrem OneDrive verlinkt, Änderungen werden direkt in OneDrive gespeichert.

Dateien wird zu OneDrive

Wenn Sie Webinare planen und durchführen, können Sie als Organisator mit einer Teams Premium Lizenz nun die Namen von Teilnehmern ausblenden.  Als Veranstalter sehen Sie die Namen, jedoch können die Teilnehmer selbst die Namen von anderen Teilnehmern nicht sehen. Bitte beachten Sie, dass Sie hier in den Besprechungsoptionen die Referenten benennen müssen. Die Möglichkeit "jeder darf präsentieren" darf nicht ausgewählt sein.

Name Teilnehmer verbergen

Ihren Arbeitsort können Sie in den Outlook Einstellungen schon länger eintragen. Ihre Kollegen können daher beim Planen von Meetings erkennen, ob Sie Remote oder im Büro arbeiten. Dies wird jetzt auch in Teams angezeigt und synchronisiert und muss nicht mehr separat eingetragen werden.

Arbeitszeitplan Outlook Teams

Im Rollout befindet sich gerade die Möglichkeit, ein Video direkt in einer Outlook Mail anzuschauen anstelle des Links zum Video. So müssen Sie Outlook zum Anschauen des Videos nicht verlassen. Dies gilt für das neue Outlook unter Windows und im Web.

In Word, Excel und PowerPoint im Web können Sie nun mit der Funktion "Aufholen" schneller bei geteilten Dokumenten auf Änderungen in einem Dokument zugreifen. Wenn Sie ein Dokument öffnen, öffnet sich "Aufholen" automatisch, um Ihnen alle Änderungen, Kommentare und Aufgaben anzuzeigen, welche Sie noch nicht gesehen haben. Sie können auch auf Aufholen klicken, um Kommentare bzw. Aufgaben, die an Sie gerichtet sind, gezielt zu finden. Diese Funktion ist bereits für das Web freigeschaltet und demnächst soll es für Windows kommen. Wann es für die Mac Clients kommt, ist derzeit noch nicht bekannt.

Microsoft plant für Anfang 2024 die Vereinigung von ToDo, Planner und Projekt für das Web in einer neuen Planner-App inklusive Copilot. Im Laufe des Jahres soll die neue Planner Web App kommen und dann in Teams verfügbar sein. Für einen ersten Einblick in die neue App schauen Sie sich das folgende Video "Meet the new Microsoft Planner" an.

Meet the new Planner

Mehr Informationen zur neuen Planner App finden Sie in der Tech-Community.

merry christmas 5791744 1280

Das hedersoft-Team wünscht Ihnen allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr 2024. Wir bedanken uns bei allen Kunden und Lesern für Ihr Vertrauen und freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit im neuem Jahr.

Neue Funktionen in PowerPoint und Word im Juni

22. Juni 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft hat für PowerPoint und Word neue Funktionen zur Verfügung gestellt, teilweise sind diese jedoch noch im Insider bzw. im Beta-Channel.

PowerPoint erhält verbesserte Zeichenwerkzeuge für das Web. Als neue "Werkzeuge" erhalten die User neben einem Laserpointer im Dia-Show-Modus auch das Lineal zum zeichnen sowie eine Rückgängig/Wiederherstellen-Funktion. Manchmal wird beim Freizeichnen eine exakte gerade Linie benötigt. Wenn Sie hier die Umschalttaste gedrückt halten, können Sie eine gerade Linie zeichnen und anschließend frei weiterzeichnen ohne neu anzusetzen. Probieren Sie es einmal aus, denn diese Funktionen sind bereits freigegeben.

Des Weiteren erhalten iOS Geräte noch mehr Vorlagen in PowerPoint. Hier wird die Sammlung von 24 auf 71 erweitert. Mit den Vorlagen können Sie bspw. Einladungen, Flyer etc. leichter und schneller erstellen. Die neuen Vorlagen sind noch in der Vorschau für Insider ab Version 2.74 23051101 oder höher verfügbar.

In PowerPoint können Sie Ihre Präsentation direkt aufzeichnen. Mit dem Teleprompter haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre Notizen so einzustellen, das diese während der Aufnahme mit gleicher Geschwindigkeit runter scrollen ohne das Sie dies manuell anstoßen müssen. Hierdurch haben Sie einen besseren Blickkontakt in die Kamera während Sie vom Skript ablesen. Diese Funktion wird zur Zeit nur im Betakanal ausgerollt ab Version 2306 (Build 16529.20000) oder höher. Wie Sie diese Einstellen können erfahren Sie im Insider Blog von Microsoft.

In Word für Windows (im Web) und im Betakanal können Sie Kommentare in einem Dokument "Liken". Wenn Sie also in einem Word-Dokument mit Kollegen zusammenarbeiten und eine(r) bereits einen Kommentar eingesetzt hat, können Sie diesen mit "Gefällt mir" markieren.

Kommentar in Word liken

Laut Microsoft kann es sein, das einige User, die eine andere Plattform wie bspw. Mac oder iOS/Android nutzen, die Reaktionen evtl. nicht  sehen können, da diese hier noch nicht verfügbar sind.

Anmerkung: Bei mir wurde es in Word im Web mit dem MacBook bereits angezeigt! Diese Funktion ist ab Version 2305 (Build 16501.20152) oder höher ausgerollt. Schauen Sie doch einfach mal nach, ob Sie es auch schon nutzen können!

Word erhält neue Verknüpfung und Shortcuts

21. März 2023 Posted by Gerda Marx

Kaum zu glauben, aber MS-Word gibt es jetzt schon seit 40 Jahren! 1983 wurde es für MS-DOS angekündigt ab 1989 gab es eine Windows Version. Fast jeder kennt es, fast jeder nutzt es im privaten Bereich oder geschäftlich.

Nun wurde eine lang ersehnte Verknüpfung endlich verfügbar - Text einfügen ohne Formatierung! Sie kennen es bestimmt, Sie kopieren eine Textpassage und möchten diese in ein Worddokument einfügen. Jedoch ist der kopierte Text formatiert bspw. Fett, Farbig, Kursiv etc.. Bisher mussten User den Text einfügen und die Formatierung im Nachhinein ändern - sehr mühsam!

Nun können Sie mit dem Shortcut  Strg + Shift + V auf einem Windows Rechner (Cmd + Shift + V beim Mac) den kopierten Text in Word einfügen. Die Formatierung des eingefügten Textes wird nicht übertragen. Oder Sie gehen auf "Einfügung" und "Nur Text übernehmen"

Bildschirm­foto 2023 03 13 um 11.47.13

Das Bild zeigt, dass der eingefügte Text sofort die Schrift, Schriftgröße und Standardfarbe schwarz der aktuellen Formatierung erhält. Dies wird für viele User eine Erleichterung sein und viel Zeit sparen.

"Durch die Anpassung der neuen Verknüpfung musste Microsoft andere Tastenkombinationen anpassen

Shortcuts new

Diese Tastenkombinationen sind für Benutzer von M365 Home und M365 Business Standard Beta Channel verfügbar, die Folgendes ausführen:

  • Windows: Version 16.0.15831.20174 oder höher
  • Mac: Version 16.67.1113.0 oder höher" (Quelle:Microsoft Insider)

 

Ein weiterer toller neuer Shortcut von Microsoft ist  Zoom in / Zoom out  in Word mit den Tastenkombinationen:

Strg + (Minuszeichen) zum Verkleinern

Strg + + (Pluszeichen) zum Vergrößern

Strg + 0 (Null), um zu 100% Zoom zurückzukehren

Beim Mac ist es statt Strg die Cmd ⌘(Command) Taste. Gerade bei der Arbeit am Laptop sehr praktisch, da hier der Bildschirm kleiner ist.

Wenn Sie Tastenkombinationen selbst anpassen möchten, gibt es vom Microsoft Support eine Webseite die dieses ausführlich erklärt. Bitte beachten Sie, dass Sie bei selbst angepassten Tastenkombinationen den ursprünglichen Shortcut nicht mehr nutzen können.

→ Anmerkung: Auf meinem Macbook funktionieren die neuen Shortcuts "noch" nicht, jedoch kann ich über Einfügen "nur Text einfügen" die Verknüpfung nutzen. Auf einem Windows 10-Rechner konnte ich die Shortcuts  in "Word im Web" nutzen, in der Desktop App leider nicht. Da es erst im Beta Channel verfügbar ist, könnte es noch etwas dauern bis es alle nutzen können. Ich freue mich jedoch schon drauf.

Neuer Editor: Context IQ in der Vorschau

19. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Context IQ wurde auf der Ignite im Herbst 2021 angekündigt und ist nun für Word im Web und für Outlook im Web in der Vorschau freigegeben. Doch was ist Context IQ genau?

Um es kurz zu beschreiben: Context IQ ist ein Editor, der Ihnen kontextbezogene Vorschläge macht auf Basis von künstliche Intelligenz (KI).

Der aktuelle Editor macht Vorschläge für Rechtschreibung und Grammatik. Eine sehr praktische Funktion, die erweitert wird.

Nun etwas ausführlicher! 

Context IQ ist eine Technologie, die auf Microsoft Graph beruht und im Hintergrund arbeitet. Microsoft Graph ist eine Suchtechnologie mit Künstlicher Intelligenz. Was also passiert nun im Hintergrund? Context IQ versucht Ihnen Hilfestellungen und Informationen auf Basis einer KI zu geben, die Sie andernfalls manuell zusammensuchen müssten. Das können Namen, Dateien oder Bilder sein.

Sie kennen bereits die @mention Funktion in Outlook, mit der Sie eine Person erwähnen können. Die so angeschriebene Person erhält eine Mail, um darüber zu informieren, dass sie erwähnt wurde und evtl. eine Aufgabe erhalten hat. Context IQ geht sogar einen Schritt weiter. Hier wird der bereits geschriebene Text mit Hilfe der KI analysiert und Sie erhalten mit @mention einen Dateivorschlag, der zu dem Thema passt oder weitere Personen die evtl. mit an der Datei gearbeitet haben.

Microsoft möchte dies aber weiter ausbauen, denn im Laufe der Zeit soll die KI ebenfalls erkennen, ob Sie einen Termin vorschlagen möchten. Context IQ sucht dann in den Kalendern der Personen der Mailadressaten nach passenden Terminen und schlägt diese vor. Auch soll “dies um andere nützliche Inhalte erweitert, wie z. B. das Hinzufügen umfangreicher Inhalte wie Karten, Orte im Web, Mitgliedsnummern, Telefonnummern, Adressen, Viva-Themen, Nachrichtenerweiterungen und mehr - basierend auf Ihren Bedürfnissen und Ihrem Kontext.” lt. Microsoft.

Im Video Context IQ Microsoft 365 können Sie die Vision von Mircosoft sehen

Context IQ soll Sie bei auch beim Freigeben einer Datei unterstützen, beim Bearbeiten von Loop Komponenten oder mit Inhalten aus Dynamics 365. Sie müssen also diese Dateien etc. nicht mehr zusammensuchen, sondern erhalten die gewünschten Informationen ohne die Applikation zu verlassen. "Die Vorschau von Context IQ ist in Ihrem Microsoft 365-Abonnement enthalten und in mehreren Apps und Diensten verfügbar. Sie müssen nichts aktivieren, um es zu verwenden. Probieren Sie Context IQ selbst aus, um all diese nützlichen Funktionen zu erkunden. Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback und verwenden es als Leitfaden bei der Entwicklung von Funktionen und Fähigkeiten." heißt es im Blog der Tech-Community

Viel Spaß beim ausprobieren!

Das Team der hedersoft GmbH wünscht allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Word Exporte richtig einbinden

15. Oktober 2014 Posted by Stephan Schramm

 

Regelmäßig bekommen wir Dokumentenvorlagen in Microsoft Word die wir programmatisch von einer XPage oder aus dem IBM Notes Client befüllen sollen. Typischerweise enthalten diese Vorlagen aber noch keine Felder die ausgefüllt werden können. Deshalb hier ein paar Tipps wie man eine Wordvorlage erstellt, die später von einem anderen Programm befüllt werden soll.

 

Es gibt sicherlich viele unterschiedliche Möglichkeiten. Klassisch arbeitet man mit Textmarken (englisch Bookmarks) oder Formularfeldern (englisch Formulafields). Vorsicht bei Feldern für den Seriendruck, auch MergeField genannt. Diese sind wirklich für Seriendruck gedacht und keine normalen Formularfelder.

Bei Textmarken soll einfach programmatisch die Stelle der Textmarke in der Wordvorlage mit neuem Inhalt befüllt werden. Jede Textmarke bekommt einen eindeutigen Namen. Bspw. sieht der Code in LotusScript dementsprechend so aus:

.Bookmarks("Textmarkenname").Range.Text="Neuer Text"

 

Abb.1: Eine neue Textmarke erstellt man in Word unter dem Reiter "Einfügen" im Bereich "Link".

 

Formularfelder sind mein persönlicher Favorit für Wordvorlagen. Die Bezeichnung Formularfeld deutet schon darauf hin, dass diese Steuerelemente für Formulare gedacht sind und im Grunde wollen wir nichts anderes tun, als programmatisch ein Formular auszufüllen.

Bei Formularfeldern wird das Feld programmatisch mit dem Ergebnis befüllt. Bspw. sieht der Code in LotusScript so aus:

.FormFields("Feldname").Result = "Neuer Text"

 

Hierbei ist aber Vorsicht geboten: Word hat das Feature, dass das neue Ergebnis im Formularfeld nur 255 Zeichen lang sein darf. Ansonsten nutzt man folgenden kleinen Workaround:

.FormFields("Feldname").Range.Fields(1).Result.Text = "Neuer Text"

 

Abb. 2: Ein Formularfeld erstellt man in Word im Menü "Entwicklertools". Dieses Menü ist nicht immer automatisch sichtbar und muss in den Word Optionen aktiviert werden (Menüband anpassen).

 

So können auch längere Informationen ohne Probleme aus einem anderen System in ein Worddokument übertragen werden. Natürlich müssen Formulare nicht immer in Word erstellt werden, bspw. hat ein PDF Formular auch einige Vorteile. Die Quellen sind ebenso vielfältig. Wir helfen euch bei Fragen zum Thema Exporte aus IBM Notes und Domino gerne weiter.