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Potenziale und Herausforderungen bei der Einführung des digitalen Rechnungseingangs

11. Juli 2017 Posted by Alexander Kühn

Ein digitaler Rechnungseingang, der seit kürzerer Zeit möglich ist, führt in den Unternehmen zu enormen Einspar- und Optimierungspotenzialen. Dabei gilt grundsätzlich: Je mehr Rechnungen das Unternehmen verarbeiten muss, was prinzipiell mit seiner Größe korreliert, desto höher fällt die Prozessoptimierung aus. Bei einem großen Händler etwa, der zahllose Posten zu verarbeiten hat, dürfte ein digitaler Rechnungseingang zu unmittelbar ersichtlichen Kostensenkungen führen.

Digitaler Rechnungseingang: Einordnung in gebräuchliche Prozessabläufe

Im Jahr 2017 erreichen Rechnungen die Unternehmen auf mehreren Wegen:

  • klassisch per Post
  • als pdf-Datei
  • per E-Mail
  • elektronisch im Format ZUGFeRD

Anschließend startet ein komplexer Verarbeitungsvorgang. Dazu gehören Kopiervorgänge, unklare Zuständigkeiten, Wegekosten und Abwesenheiten. Dennoch muss die Rechnung fristgerecht beglichen werden. Diese Prozesskette gilt inzwischen als veraltet und befriedigt die Bedürfnisse nach effizienten Abläufen und steter Information längst nicht mehr. Die moderne IT schafft neue Möglichkeiten mit dem digitalen Rechnungseingang. Er gehört zur digitalen Rechnungsverarbeitung, die den gesamten Prozess ab Rechnungseingang bis zum Buchen des Zahlungsvorganges durch Softwaresysteme unterstützt. Der Kreditor nutzt hierfür idealerweise digital erstellte Rechnungen, alternativ werden papierbasierte Rechnungen digitalisiert. Auch die zentrale Verwaltung der Rechnungen über nur ein System gehört dazu. Von diesem ausgehend ergibt sich auch die Festlegung, welche Mitarbeiter zuständig für die Bearbeitung sind. Workflowsysteme erzeugen entsprechende Aufgaben. Die beteiligten Mitarbeiter erhalten durch das einheitliche System eine adäquate Unterstützung für ihre Aufgaben, bis die Rechnung bereit zur Freigabe ist. Der manuelle Prozess der Rechnungserfassung findet bei digitalen Rechnungseingängen nicht mehr statt, das kann bei hohem Rechnungsaufkommen möglicherweise 100 Arbeitsstunden monatlich einsparen. Die digitale Rechnungsverarbeitung führt darüber hinaus zur automatischen Archivierung.

Was kann ein digitaler Rechnungseingang leisten?

Die Vorteile durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung sind enorm. Es erfolgt eine einheitliche Registratur aller Rechnungen nach dem Eingang, dadurch kann kein Beleg mehr verloren gehen. Des Weiteren verkürzt der digitale Weg die Durchlaufzeiten von Rechnungen bis zur Zahlung ganz enorm. Die Führung von Belegen durch den Prozess erfolgt automatisch, die zuständigen Mitarbeiter erhalten die Vorlage sofort. Rechnungswege lassen sich damit vereinheitlichen, zudem sind sie für alle Beteiligten höchst transparent. Zu den Stationen einer Rechnung gibt es ein Protokoll. Die Effizienz steigt, weil Informationen zum Vorgang jederzeit leicht abrufbar vorliegen. Die Eingabe von Daten findet nur in wenigen Fällen noch manuell statt. Das reduziert Schreibfehler. Zentrale Daten lassen sich aus dem Rechnungsbeleg auslesen und zielorientiert im Prozessverlauf verwenden. Durch die Möglichkeit der Vorbuchung vor Rechnungsfreigabe ergeben sich enorme Potenziale. Das Buchhaltungssystem erhält sofort nach Rechnungseingang die Information zur anstehenden Zahlung, die Liquiditätsplanung kann also frühzeitig stattfinden – ein echter Zeitvorsprung für das Unternehmen entsteht. Das System kann den besten Zeitpunkt vorschlagen, an welchem die Rechnung in Abhängigkeit von anderen Liquiditätsflüssen bezahlt werden sollte. Das ermöglicht auch die bestmögliche Einhaltung von Skontofristen mit den entsprechenden Ersparnissen.

Digitaler Rechnungseingang: mögliche Systemunterstützung

Die Systemunterstützung kann dahin gehend ausgebaut werden, dass automatisch Zahlungsvorschlagslisten im Buchungssystem erscheinen (bis zur Dunkelbuchung). Ein abschließendes Protokoll finalisiert transparent die Vorgänge. Auch eine zentrale Dokumentablage ist möglich, die jedem berechtigten Mitarbeiter per einfacher Recherche einen Überblick über alle Rechnungsvorgänge verschafft. Im zentralen Archiv werden zudem alle Anlagen zu einer Rechnung abgelegt (Lieferscheine, Dienstleistungsnachweise). Diese Ablagestruktur lässt sich zu inhaltlich zusammenhängenden Vorgängen erweitern, wie komplex diese auch immer ausfallen mögen. Es entstehen vollständige und gebündelte Informationen mit hoher Aussagekraft. Den Zugang zu solchem Wissen kann das Unternehmen administrieren. Damit sind alle Mitarbeiter stets ihrer Position entsprechend informiert.

Statistik infolge der digitalen Rechnungsverarbeitung

Betriebswirte und kalkulierende Unternehmer werden die statistischen Möglichkeiten durch eine digitale Rechnungsverarbeitung sehr zu schätzen wissen. Diese Statistiken lassen sich monats-, quartals-, jahres- oder wochenbasiert erstellen und als Vorlage speichern. Es werden die wichtigen unternehmensspezifische Auswertungen sehr erleichtert, was wiederum die Planung erleichtert. Viele solcher Statistiken wurden im vordigitalen Zeitalter nicht angefertigt, weil der Aufwand hierfür enorm war. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung gelingen auch solche essenziellen Vorgänge nun kinderleicht. Für die Einführung der digitalen Rechnung bedarf es eines gewissen Aufwands, der sich aber lohnt. Wichtig zu wissen: Digitale Rechnungen müssen natürlich gesetzeskonform erstellt werden.

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