Ehrgeiziges Ziel: Bürokratieabbau und besserer Verwaltungsservice
Die Bundesregierung hat sich in ihrer aktuellen Legislaturperiode auch den Abbau der Bürokratie und die Verbesserung der Arbeit in den Verwaltungen auf die Agenda geschrieben. Die Methoden und Vorgehensweise zum Erreichen der ehrgeizigen Ziele hat sie im Eckpunktepapier „Digitale Verwaltung 2020“ festgehalten. Es geht um eine effektiv arbeitende Verwaltung, für die die Interessen der Bürger und der Wirtschaft an erster Stelle stehen. Die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung und der modernen Kommunikation sollen so ausgeschöpft werden, dass alle Behördengänge elektronisch abgewickelt werden können, der Gang zum Amt soll entfallen. Dabei müssen natürlich alle Aspekte des Datenschutzes beachtet werden.
Softwarevoraussetzungen müssen erst geschaffen werden
Die digitale Verwaltung kann jedoch nur gelingen, wenn entsprechende Technik und Software entwickelt und eingesetzt wird. Das Unternehmen ELO Digital Office GmbH, ein erfahrender Softwarehersteller, das seinen Schwerpunkt auf das Informationsmanagement in öffentlichen Verwaltungen setzt, hat jetzt das Programm ELO E-Akte vorgestellt. Mit dem Vertrieb der modernen Software vertraut wurde das Unternehmen n-komm GmbH. Die elektronische Akte begleitet einen Geschäftsvorgang elektronisch und kann papierlos von einem Mitarbeiter zum nächsten Bearbeiter weitergegeben werden. So bleiben alle Entscheidungen transparent, alle Schritte des Vorgangs sind von verschiedenen Endgeräten abrufbar.
So kann die Software eingesetzt werden
Mit Hilfe der ELO E-Akte kann jeder Geschäftsvorgang bearbeitet werden. Die Anwender können aus den vertrauten Arbeitsoberflächen der Fachabteilungen, aber auch von Microsoft Office oder direkt aus dem Internet zugreifen. Die Dokumente können dann innerhalb der Fachabteilung, aber auch zu anderen Verwaltungsressorts elektronisch weitergegeben werden. Auch externe Bearbeiter können einbezogen werden. So wird unkompliziert ein interner Workflow angestoßen. Dabei ist auch ein formularbasiertes Vorgehen möglich. Die Weitergabe der E-Akte an den nächsten Bearbeiter zur Information ist ebenso möglich wie zur Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip oder zur übergeordneten Entscheidung. Dabei werden anstehende Ereignisse per E-Mail oder per Outlook-Aufgabe zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die E-Akte wird durch die Vergabe von Nutzerrechten und Passwörtern geschützt. Die Mobilität ist garantiert, denn die Software kann auf allen gängigen Android-Geräten sowie auf dem iPhone bzw. iPad und dem Black Berry genutzt werden. Dazu stehen entsprechende Apps bereit. Das Programm erleichtert auch die Archivierung der Dokumente, mit seiner Suchfunktion werden Dokumente blitzschnell und auf Stichwort wiedergefunden.
Die Vorteile der Software
Mit der Einführung der modernen elektronischen Akte in der Verwaltung ist eine effizientere Verwaltung möglich. Die von Bürgern und Unternehmen eingereichten elektronischen Formulare können am Rechner direkt bearbeitet und endschieden werden. Lange Postwege zwischen den Verwaltungen entfallen. Damit sollten Anträge schneller bearbeitet werden können. Außerdem hilft die papierlose Verwaltung auch, Kosten zu sparen. Durch den Zugriff mit Hilfe verschiedener Endgeräte wird auch das Arbeiten außerhalb des Büros komfortabler. So kann das Home-Office-Angebot effektiv genutzt werden. Wichtige fristgebundene Vorgänge bleiben auch während einer Dienstreise abrufbar. Einheitliche Standards in der Nutzeroberfläche und der Kommunikation ermöglichen eine gute Vernetzung der Verwaltung mit anderen Dienststellen oder externen Partnern. Die E-Akte bietet so Teamarbeit auf hohem Niveau, verbunden mit hoher Funktionalität unter Beachtung der Datensicherheit.
Beratung und Information zur Software
Die moderne Softwarelösung für Verwaltungsgeschäfte können Kommunen und Gemeinden bei den erfahrenen Mitarbeitern der n-komm GmbH (www.n-komm.de) anschauen und bestellen. Natürlich erfolgt hier auch eine umfassende Beratung zur Implementierung der Software sowie zur Schulung der Anwender. Eine Anfrage lohnt sich.
Der Beitrag Für Bürokratieabbau und Effizienz in der Verwaltung: die ELO E-Akte erschien zuerst auf n-komm GmbH.