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Die digitale Personalakte – Fluch oder Segen?

Das Prinzip einer digitalen Personalakte erinnert natürlich an den klassischen Akt aus Papier – der größte Unterschied ist bloß die Tatsache, dass es kein Papier mehr gibt. Die Personaldokumente der Mitarbeiter werden in ein digitales Dokumentenmanagementsystem eingetragen und verwaltet. Die digitale Akte erlaubt – im Vergleich zum Papierakt – einen dezentralen Zugriff: Alle Personen, die eine Berechtigung auf die Daten haben, erhalten einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff. Somit können auch die Mitarbeiter einen selbständigen Blick in ihren Akten werfen – derartige Zugriffe werden durch verschiedene Webapplikationen ermöglicht.

Warum entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den digitalen Personalakt?

Der Hauptzweck der digitalen Personalakte? Den Workflow in den jeweiligen Personalabteilungen noch effizienter zu gestalten. Die automatisierte Handhabung sorgt für verbesserte Arbeitsabläufe – auch die Verwaltung und Erstellung der Akten kann vereinfacht und somit beschleunigt werden. Zudem sparen die Unternehmen auch Geld. Der Nebeneffekt, dass zudem auch weniger Platz benötigt wird, darf keinesfalls außer Acht gelassen werden. Während bislang unzählige Aktenschränke notwendig waren, so sind die heutigen Personaldokumente allesamt auf einem einzigen Rechner.

Der Inhalt des digitalen Akts

In die digitale Personalakte gehören Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis von wesentlicher Bedeutung sind. Das beginnt etwa mit den Bewerbungsunterlagen und endet mit Abmahnungen oder dem Kündigungsschreiben. Zu beachten ist, dass zwischen Informationen, die schon in digitaler Form vorhanden sind und Informationen, die es bislang nur in Papierform gab, unterschieden werden muss. Die Dokumente, die noch in Papierform bestehen, müssen eingescannt und in weiterer Folge in die digitale Personalakte eingefügt werden. Derartige Aufgaben werden von der jeweiligen Personalabteilung übernommen. Es gibt aber auch Firmen, die externe Dienstleister beauftragen, die in weiterer Folge die Digitalisierung übernehmen. Am Ende sind natürlich die Betriebsgröße und die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen zu berücksichtigen, ob die Personalabteilung eine Digitalisierung vornehmen kann oder ein externer Dienstleister benötigt wird.

Der Gesetzgeber hat bereits reagiert

Natürlich müssen, wie auch beim klassischen Papierakt, rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Teile der digitalen Personalakte sind natürlich hochsensibel – in vielen Fällen befinden sich Informationen in dem Akt, die keinesfalls in die Hände von Dritten gelangen dürfen. Somit ist es wichtig, dass ein korrekter Umgang folgt, wobei hier natürlich das Bewusstsein für den Datenschutz besonders geprägt werden muss. Doch nicht nur die Mitarbeiter sind gefragt – das Unternehmen muss sich für eine Softwarelösung entscheiden, das auch die Datenschutzanforderungen erfüllt. Auch der Gesetzgeber hat bereits allgemeingültige Regeln geschaffen, sodass eine ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Dokumente stattfinden muss. Die Regelungen traten mit 1. Januar 2015 in Kraft und sind im GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) zu finden. Dabei müssen zahlreiche Anforderungen – wie etwa die Vollständigkeit, die Richtigkeit und die Unveränderbarkeit der Daten – erfüllt werden, wobei natürlich auch ein internes Kontrollsystem, das zur Datensicherheit benötigt wird, nicht fehlen darf.

Die Vor- und Nachteile

Die digitale Personalakte hat Vor- und auch Nachteile. Selbstverständlich wird die Personalabteilung entlastet – es entstehen automatisierte Abläufe, sodass Zeit, Platz und auch Geld gespart werden können. Zudem können die Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig einen Einblick in die Dokumente nehmen. Jedoch müssen die Betriebe die erhöhten Datenschutzanforderungen erfüllen. Werden die Personalakten digital verwaltet, so müssen die Unternehmen die rechtlichen Rahmenbedingungen einhalten.

Die n-komm Personalakte auf Basis ELO

Eine digitale Personalakte integriert in das ELO ECM System. Haben Sie interesse daran? Dann sprechen Sie uns an! Herr Wolfgang Zwickl, Tel. 0721 35460-31. wolfgang.zwickl@n-komm.de

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