n-komm Modul Schriftgutmanagement für den MittelstandDas Modul „Schriftgutmanagement für ELO ECM“ der n-komm GmbH bietet u.a. die Möglichkeit, Dokumente über eine Schnittstelle mit Textmarkeninhalten zu befüllen. Die Inhalte dieser Textmarken kommen aus folgenden Datenbereichen: - Empfängerdaten wie z.B. die Adressen (ELO Modul contact) - Absenderdaten, wie z.B. Adresse, Telefon, Zimmer (ELO Usermaske) - Objektdaten wie […]
Wenn die Corona-Pandemie eines schonungslos offengelegt hat, dann ist das die Notwendigkeit vieler Unternehmen, zunehmend digitaler zu arbeiten als bisher. Das betrifft im Grunde alle Branchen gleichermaßen, aber in besonderem Maße die Fertigungsunternehmen. Hier werden Aufträge, Rechnungen und andere Dokumente sehr traditionell analog erstellt und verschickt. Dass das mithilfe der passenden Tools sehr viel effizienter […]
Um weiter die Digitalisierung bei kleinen und mittleren Unternehmen voranzutreiben, bringt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ein neues Förderprogramm an den Start. „Digital Jetzt“ so nennt sich die Förderung zur Digitalisierung des Mittelstands. Das neue Programm bietet finanzielle Zuschüsse, um folgende Investitionen in Unternehmen anzuregen: Investitionen in digitale Technologien sowie Investitionen in die Qualifizierung […]
Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden. Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet […]
Und wieder einige kuratierte Informationen aus der Welt des Marketings, der Werbung und der Digitalisierung. János Moldvay von Adtriba schaut auf LEAD in die Glaskugel und identifiziert die Trends für 2020. Mir ist (wie nicht anders zu erwarten) der Absatz zu den Werbeplattformen beziehungsweise zur Abhängigkeit von Google, Facebook und Amazon wichtig:
Kein Marketer kommt an Google und Facebook vorbei, wenn er online und mobil auf sein Unternehmen aufmerksam machen will. … Gleichzeitig wächst die Bedeutung des E-Commerce-Riesen Amazon als Werbeplattform.
Aber die Plattformen verlieren angesichts einer ganzen Reihe von Zwischenfällen im Bereich Datenschutz ihren Nimbus. …
Um die Abhängigkeit von den großen Werbeplattformen zu reduzieren, müssen Advertiser Wege finden, die Kundenbeziehungen in größerem Maße selbst zu kontrollieren – einschließlich der damit einhergehenden Daten.
Dazu passt dann andererseits ja die laufende Auseinandersetzung um die ePrivacy-Verordnung, die auf EU-Ebene wieder in die Gremien geht. Die Branchenverbände (und Verlage) jubeln (gehässig) und schießen gegen oben genannte Konzerne, wie es Joachim Schütz, Geschäftsführer der Organisation der Werbungtreibenden im Markenverband (OWM) tut:
Mit diesem Abstimmungsergebnis konnte vorerst verhindert werden, dass die marktdominanten globalen Plattformen einseitig zulasten der europäischen Unternehmen gestärkt werden, ihr Datenreichtum weiter wächst und damit digitale Geschäftsmodelle europäischer Unternehmen gefährdet sind.
Es werden aber trotzdem in Deutschland – siehe oben – eher kleine Cookies gebacken …
Warum kopflos sein im Content Management Sinn macht
Vergangene Woche war ich ja auf dem Acoustic Launch Event und der Acoustic TechniCon in Stuttgart und habe dort mehr über Acoustic Content, den ehemaligen IBM Watson Content Hub, erfahren. Ein kopfloses Produkt, im Ernst eine Lösung aus der Kategorie Headless Content Management System (CMS). Passend dazu ist dieser Beitrag zu Omni-Channel Content Platforms erschienen. Worum geht es bei den Lösungen? In dem entsprechenden Content Management System (CMS) – wie es Acoustic Content eben ist – werden verschiedenste Inhaltstype, beispielsweise
Micro-content (z.B. Angebotsblöcke, E-Mail Absätze oder Textnachrichten)
HTML Snippets (z.B. Widgets)
Document Assets (z.B., Folien und Dokumente)
Digital Assets (z.B. Infografiken)
Video Assets (z.B. Video Snippets)
Audio Assets (zB. Podcasts)
Data Assets (z.B. Coupon Codes, Preise, Angebote)
verwaltet. Diese Assets können und sollen dann auf verschiedenen Kanälen und Plattformen wieder verwendet werden, von der Webseite über E-Mails und Portale bis zu Werbung und sozialen Medien: Ein sicherlich sinnvolles Unterfangen, wenn man sich das Content-Chaos in vielen Unternehmen anschaut. Mit Acoustic Content tritt hier ein Grund auf neu entwickeltes Produkt in den Markt, das Funktionen der künstlichen Intelligenz nutzt, um beispielsweise Inhalte automatisch zu taggen und so viel einfacher auffindbar und verwertbar zu machen. Jeder, der im Marketing arbeitet, weiss, wie schmerzvoll das Finden von Inhalten sein kann …
Das leidige Thema digitale Assets kaufen, finden und „richtig“ verwenden
Mit Gerd Fahrnberger, einem guten alten Bekannten, habe ich dann noch weiter philosophiert. Seine Firma Smint.io hat ein System zum Enterprise Content Buying entwickelt, mit dem digitale Assets – typischerweise Bilder oder Videos – auf einfache Weise gesucht, gefunden und gekauft werden können. Und der Clou ist, dass dies quellenübergreifend funktioniert und man damit auch die Lizenz- und Compliancefragen abdecken kann. Wenn man ein solches System dann noch ein Headless CMS wie Acoustic Content anschließen würde, hätte man eine ganze Supply Chain-Kette abgedeckt und könnte Inhalte wesentlich effizienter nutzen.
Messenger: Dialogwerkzeug statt Newsletter-Spam
Michael Kroker hat wieder eine interessante Infografik veröffentlicht. Zwar ist das Versenden von Newslettern per WhatsApp jetzt wohl nicht mehr möglich – Facebook will das seit diesem Dezember untersagen -, doch die Bürger::innen wollen Messenger gerfne zum Dialog nutzen. Sie bevorzugen Messenger beispielsweise auch gegenüber Livechat. Bleibt nur aus meiner Sicht zu hoffen, dass man auch über Alternativen zu WhatsApp nachdenkt, aber da spricht nicht der Marketer, sondern der Datenschützer.
Rip-and-replace: 83 % der Marketers ersetzen jedes Jahr eine MarTech-Lösung
Und noch ein interessanter Beitrag von Scott Brinker unter der Überschrift „83% of marketers rip-and-replace a martech app each year„. Dabei wird bei 51 % eine bestehende Lösung eines MarTech-Anbieters durch einen anderen Anbieter ersetzt und 41 % lösen eine selbst entwickelte Lösung durch eine kommerzielle Lösung ab. Mich hat hier schon überrascht, dass es offensichtlich doch viele hausgemachte Lösungen gibt. Sie machen – wie auch Scott schreibt – nur Sinn, wenn sie beispielsweise so branchenspezifisch sind, dass keine kommerziellen Lösungen angeboten werden.
Was sind die Anwendungsgebiete, in denen man Lösungen ersetzt? Die Top 3 sind Marketing Automation (21%), CRM (18%) und Analytics/BI (18%). Selbst gebaute Lösungen werden ersetzt, weil man sich von kommerziellen Angeboten bessere Funktionalitä und geringere Kosten verspricht. Die Motive beim Austausch kommerzieller Lösungen sind dreigeteilt: Bessere Funktionaliät, einfachere und bessere Integration sowie geringere Kosten sind hier die Motive. Herauszuheben ist dabei das Thema Integration, dass angesichts einer vielfältigen MarTech-Landschaft immer wichtiger wird. Und gleich der Werbeblock: Das ist ein Grund, warum Acoustic Exchange zur Integration und zum Datenaustauch anbietet.
Für Daten aufräumen erntet man keine Lorbeeren …
Daran anschließend und als Schlusswort dieser Ausgabe des CMOKurators noch dieses Statement des Präsidenten des Deutschen Marketing Verbandes Ralf Strauß:
Wenn man anfängt, seine Daten zu konsolidieren, kann man die nächsten ein bis anderthalb Jahre wenig bis gar nichts zeigen, sondern man räumt praktisch nur das Backoffice auf. Damit erntet man kaum Lorbeeren.
Zum Panel passt dann auch der Beitrag von Andrea Malick auf CMSWire:
ECMs have moved from a controlled monolithic repository model to an “accessible anywhere, anytime model,” compounded with a set of business-centric services which provide a seamless and secure information experience.
Sie hebt in ihrem Beitrag auf drei Säulen für Content Management ab: Das altbekannte Thema des Managements von Metadaten und das absolut notwendige Training der Endanwender. Diesen Punkt würde ich sogar weiter treiben: Es geht um die Überzeugungsarbeit, die man bei der Einführung von Content Services leisten muss, um aus dem Content Chaos von E-Mail-Anhängen und lokal oder auf dem Server gespeicherten Dateien herauszukommen. Schließlich nennt sie noch als dritten Punkt das Thema Compliance beziehungsweise E-Discovery:
E-discovery audit trail entails tracking and managing files and file histories en masse for the purposes of legal proceedings.
Und diese E-Discovery muss nicht nur Dokumenten und Dateien, sondern auch E-Mails, Instant Messaging, Datenbanken, Webseiten, ja alle elektronischen Informationen umfassen, die in einem Gerichtsfall eine Rolle spielen können. Eine nicht neue, aber immer noch aktuelle oder gar brisanter werdende Anforderung.
Die Grundfrage ist: Wie schaffen
wir es, dass eine E-Mail gar nicht
erst gesendet wird?
Drew Houston, Dropbox, zitiert nach ZeitOnline
Auch wiederum passend zum Panel die Berichte über Dropbox und Box, zwei Anbieter, die nun schon geraume Zeit im Markt sind, und eher von der Anwenderseite her kommen. Dropbox hat gerade aktuell in der deutschen Presse durch den Auftritt von Drew Houston auf der Gründerkonferenz Bits & Prezles einige Coverage bekommen. Das Unternehmen hat Dropbox Spaces vorgestellt, einen smarten Arbeitsplatz für Teams. Natürlich auch hier enthalten: Funktionen der künstlichen Intelligenz, die Dokumente – gerade auch Images klassifizieren und die Arbeit personalisieren sollen.
Man erlaube mir einen kleinen Seitenhieb: Im Bericht der FAZ vom 5. Oktober w3ird hervorgehoben, dass man nun auch CAD-Dateien anschauen könne, ohne das CAD-Programm installiert zu haben. Wau-wau, welche eine Funktion, die wir sicher noch nie vorher in einem anderen Programm hatten. Laut FAZ-Bericht hat Houston auch keine Angst, zwischen den großen Cloudspeicher-Anbietern wie Microsoft, Google oder Amazon zerrieben zu werden. Die Dropbox-Kunden fokussierten auf die Funktionen zur Zusammenarbeit, nicht auf Speicher. Ein Schelm …
Box hat wiederum auf seiner Konferenz Boxworks ebenfalls Erweiterungen und Verbesserungen seines Angebots insbesondere im Bereich Sicherheit mit Box Shields und Automatisierung mit Box Relay bekannt gegeben. Der Box CEO Aaron Levie hebt dabei auf eine heterogene Welt mit vielen Anwendungen und Apps ab, und das trotz Office 365:
We are no longer in an era where you can buy all of your technology stack from one, or two, or three, or five vendors … We work with customers that have 50, or 100, or 200 applications in their enterprise …
Klar, ein Anbieter wie Box muss sich im Best-of-Breed-Ansatz positionieren und hebt deshalb seine Integrationen mit Adobe, mit Slack und anderen Anbietern hervor. Auf dem Bild, das Phil Wainewright in seinem Artikel auf diginomica von der Boxworks 19 veröffentlicht hat, sieht man nicht umsonst Box, Slack, Zoom sowie Akta, daneben Simplify how we work.
Phil schließt seinen Beitrag mit folgender Schlussfolgerung:
There will be no single platform that offers a complete collaborative canvas. Instead each enterprise will stitch together their own unique best-of-breed combination. In aiming to support them in that endeavor, Box, Dropbox and Slack are all heading in the right direction — …
Die Kolleginnen und Kollegen von Microsoft mögen das ganz anders sehen.
Schließen möchte ich als jemand, der sehr stark in der Collaboration-Ecke verwurzelt ist, mit einem Zitat von Barb Mosher Zinck schließen:
It’s not perfect, but the tools have advanced greatly. We need to focus on helping employees use those tools in the best way possible. And we aren’t done yet.
Barb bezieht sich dann auf Gartner, lieber Hanns, die schreiben:
The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.
Ja, die Technologien haben sich seit der Enterprise 2.0-Diskussion geändert. Insbesondere die mobile Revolution, Smartphone und Tablets haben das Nutzerverhalten sicher revolutioniert. Jedoch haben sich andere Herausforderungen kaum verändert: Benutzerakzeptanz, Finden von Informationen und Compliance-Anforderungen. Diese Aspekte haben wir schon vor 20 Jahren diskutiert und eingefordert. Und ewig grüßt das Murmeltier.
„Fast jeder Zweite mailt sich Dokumente, statt Cloud-Speicher zu nutzen“, so titelt Michael Kroker in seinem Beitrag vom 4. September 2019 im Blog auf Wiwo.de und stellt dort die Ergebnisse einer Studie des amerikanischen Softwareanbieters Citrix
vor. Dass viele sich noch selbst per E-Mail Dokumente zuschicken, kann ich im eigenen Umfeld nur bestätigen.
Selbst wenn Onlinespeicher wie iCloud oder Onedrive vorhanden sind, ist Otto Normalverbraucher:in noch immer nicht mit der Nutzung vertraut. Oder aber man traut „der Cloud“ nicht. Es muss also noch einfacher werden oder so voreingestellt sein, dass die Dateien und Dokumente automatisch dort landen und dann auch genutzt werden. Und hier schreibe ich gerade nur von Onlinespeichern, keinen klassischen Content Services wie Box oder Dropbox.
Und ja, in vielen Anwendungsfällen und Unternehmen müssen wir natürlich auch die Frage nach Datenschutz und Compliance stellen. Sollten, ja dürfen Dokumente im privaten Onlinespeicher ablegt oder an die private E-Mail geschickt werden? Sensible, geschäftsrelevante Dokumente aus dem Geschäfts- und Unternehmensumfeld gehören ganz sicher weder in private E-Mail-Postfächer noch auf private Festplatten oder Cloud-Speicher.
[Natürlich gibt es Unternehmen, die es nach dem Bring Your Own Device-Prinzip erlauben, auf privaten Geräten Unternehmendaten zu verarbeiten, aber dann sind diese Geräte in der Regel entsprechend „geschützt“, werden vom Unternehmen über Endpoint Management-Systemen kontrolliert. So etwas muss man als privater Besitzer der Geräte auch wollen und akzeptieren.]
Eine andere von Michael vorgestellte Studie der Aikux.com GmbH hat festgestellt, dass jeder PC-Nutzer in deutschen Unternehmen im Durchschnitt mehr als 20.000 Dateien im Dateisystem lokal und auf Servern abgelegt hat. Davon seien nur 15 Prozent relevant. Beim Rest handele es sich um „Dark Data – das heißt: mit unbekanntem Wert fürs Unternehmen – oder ROT-Data: Also redundant, obsolet oder trivial„. Hinzu kämen noch weitere Dateien, die unstrukturiert in Sharepoint, Cloud-Speichern oder Exchange-Postfächern lägen.
Content Management im Spannungsfeld von Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Automatisierung, Compliance … und Benutzerakzeptanz und -freundlichkeit
Dazu will die schon zitierte Citrix-Studie herausgefunden haben, dass erst 12 Prozent aller Beschäftigten am Arbeitsplatz Content Services wie Box, Dropbox oder SharePoint im Einsatz haben. Für mich erstaunlich, dass so wenige Unternehmen bereits Content Services im Einsatz haben sollen. Doch wesentlich relevanter ist die Erkenntnis, dass diese Systeme und Services durchaus nicht automatisch die Probleme im magischen Spannungsfeld von Collaboration/Zusammenarbeit, Informations- und Wissenssuche, Automatisierung und Compliance lösen:
Zusammenarbeit: Dass Content Services im Einsatz bedeutet nicht, dass dadurch sofort besser zusammengearbeitet wird. Dafür gibt es vielfältige Gründe, die von Benutzerfreundlichkeit über Benutzerfaulheit bis zu fehlendem Verständnis und mangelhafter Schulung reichen. Selbst wenn Anwender Content Services nutzen: Wie viele von Ihnen haben das Thema Versionierung verstanden? In der Regel wird doch die Datei als eigenständiges Dokument Dies_ist_die_Version3.docx gespeichert.
Informationen, Wissen finden: Wäre aus meiner Sicht nicht so schlimm, wenn Inhalte, Wissen vernünftig erschlossen und auffindbar wären. Doch wie geschieht das oder wo ist das der Fall. Wir sind mit in vielen, ja den meisten Anwendungsgebieten mit einer strukturierten Verschlagwortung (dem „Aktenplan“) gescheitert. Selbst eine einfache Verschlagwortung nimmt kaum ein Anwender vor. Und wenn Schlagworte vergeben werden, „passen“ die dann? Maximal werden Ordnerstrukturen, Verzeichnisse mit Unterverzeichnissen angelegt. Kennen wir ja vom Explorer.
Wie findet man also dann Informationen? Systeme zur übergreifenden Suche in Unternehmen (Enterprise Search) sind meiner Wahrnehmung nach noch immer die Ausnahme. Und in großen Unternehmen gibt es alleine für Dokumenten- und Dateiablage verschiedene Töpfe und Systeme, so dass die Suche meist nur in einem der Systeme funktioniert. Der Rest bleibt außen vor. Wie soll dann gar Wissensmanagement funktionieren, das Wissen und Knowhow, das bei Mitarbeitern und im Unternehmen vorhanden ist, erschlossen werden? In Firmen herrscht Corporate Amnesia, wie es Eileen Brown einmal formuliert hat.
In meinem jetzigen beruflichen Umfeld bei Acoustic, dem ehemaligen IBM Watson Marketing, bin ich auch mit dem Thema unter etwas anderer Perspektive befasst. Wie verwalte ich meine Dokumente und Dateien vernünftig, so dass ich sie auf meiner Webseite, in meinen E-Mailings, in Social Media und anderen Kanälen nutzen kann? Dazu ist man dann ein „Headless CMS“ entwickelt, das künstliche Intelligenz zur Verschlagwortung und damit Erschließung der Inhalte einsetzt.
Ich drücke es etwas flapsig aus: „Die künstliche Intelligenz“ schaut sich die Bilder, Videos, Texte, Sprachdateien, Grafiken, die in einem Content Hub gespeichert werden, an und weist passende Schlagworte zu. Über diese Schlagworte kann dann beispielsweise ein Web Content Management-System das richtige Bild auf der Webseite einbinden, das Marketing Automation-Tool die richtige Grafik für den E-Mail-Newsletter ziehen. „Kopflos“ sind diese Content Services also in der Beziehung, dass sie ein Repository, einen intelligenten Topf von Dateien und Daten für andere Systeme zur Verfügung stellen. Ein Ansatz, der vielleicht auch in ganz anderen Einsatzszenarien wie Kundenservice bedenkenswert wäre?
Automatisierung: Vielleicht ist die Nutzung von Dateien und Dokumenten in strukturierten Prozessen, in der Personalarbeit, in Buchführung und Finanzen der Bereich, in dem Dokumentenmanagement noch am besten funktioniert. Die Dokumente sind klar und eindeutig zuzuordnen. Heil Welt!? Doch gibt es sicherlich noch genug Bereiche jenseits des unstrukturierten, kreativen Arbeitens, die in höherem Maße automatisiert werden könnten. Das Thema Kundendienst und -service habe ich oben ja bereits genannt. Automatisierung wird in diesen Bereichen aber wahrscheinlich flexibler sein müssen. Auch hier könnten von künstlicher Intelligenz unterstützte Assistenzsysteme – Stichwort Chatbots – ihren Teil beitragen.
Compliance: Und schließlich sind Content Services beziehungsweise der Umgang mit Dokumenten und Dateien auch noch den unendlichen Weiten der Compliance-Anforderungen ausgesetzt. Nicht erst seit der DSGVO gelten Vorschriften für den Datenschutz oder auch für die vorgeschriebenen Aufbewahrungfristen von Dokumenten oder unterschiedlichsten gesetzlichen Aspekten. Da passen noch immer in E-Mail-Postfächern oder auf privaten Festplatten gespeicherte Dokumente – auch wenn nur ein geringer Bruchteil Compliance-relevant sein sollte – so gar nicht ins Bild.
Lang sind die Zeiten her, in denen ich mich als Marketingverantwortlicher beim ECM- und Archivanbieter FileNet und zuvor im Vertrieb von Dokumentenmanagement-Systemen intensiv mit diesen Themen auseinandergesetzt habe. Heute spielen mehr Devices – Smartphones, Tablets, Notebooks -, andere Architekturen und Technologien – Stichwort Cloud -, deutlich mehr Content-Formate – was wird noch im Bereich Sprache und Video auf uns zukommen? – und auch neue Kommunikationskanäle – z.B. Messenger im privaten und beruflichen Umfeld – eine Rolle.
Content Management: Ich bin über 10 Jahre weg, die Probleme sind geblieben
Jedoch scheinen viele der grundlegenden Herausforderungen im Dokumenten- und Dateimanagement – oder neudeutsch bei den Content Services – geblieben und noch immer nicht maßgeblich vorangetrieben oder gelöst worden zu sein. Auch heute noch kämpfen wir mit der Nutzerakzeptanz, mit verbesserungswürdiger und -fähiger Zusammenarbeit bis zum produktiven Teilen und der wirklich einfachen Erschließung von Informationen und Wissen. Die dicken Bretter werden weiter gebohrt. Ob wir durch neue Bohrer wie künstliche Intelligenz endlich deutlicher vorankommen, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.
Panel auf der DCX 2019 in Berlin: „Content Services and the Challenges of Automation“
Mein Weggefährte Dr. Ulrich Kampffmeyer, mit dem ich seit langen Jahren freundschaftlich verbunden bin, hat mich bekniet und überzeugt am 8. Oktober 2019 in Berlin auf der DCX Digital Content Expo 2019 an einer von ihm moderierten Paneldiskussion unter dem Titel „Content Services and the Challenges of Automation“ teilzunehmen. Ich habe mich erfolglos gewehrt, da Content Services nun seit geraumer Zeit nicht mehr in meinen beruflichen Fokus liegen. Aber in alter Verbundenheit steige ich also in die Bütt und werde mich (in englischer Sprache) Koryphäen wie Prof. Dr.-Ing. Manfred Leisenberg, Professor for Computer Science an der FHM Bielefeld, Drs. Hanns Köhler-Krüner, Managing Vice President, Content, Insight & Legal bei der Gartner Group, und Tim Hood, EMEA Sales Director bei Hyland stellen. Das Panel beginnt um 14:30 Uhr.
Zurück in die Zukunft, in meine Dokumentenverwaltungs- und Enterprise Content Management-Vergangenheit: Quasi Heimspiel hatte ich am gestrigen 23. Mai im Gespräch mit Jord Arjen Sward von Box und Andreas Schönknecht von der IBM. Box als Anbieter von Dokumenten- und Dateimanagement für Unternehmen hat vor geraumer Zeit eine zehnjährige Partnerschaft mit der IBM geschlossen. Dies manifestiert sich nicht nur im gemeinsamen Vertrieb der Lösungen, im möglichen Hosting der Lösung in der IBM Cloud oder auch der IBM-internen Nutzung von Box – wir managen die Dateien für unser Livestudio-Projekt in Box -, sondern auch in der Integration von IBM Technologien wie IBM Watson über sogenannte Box Skills with Watson.
Jord demonstrierte uns, wie mit Hilfe solcher Skills, mit Hilfe von künstlicher Intelligenz „powered by IBM Watson“, in Box verschiedenartige Dateien von Word-Dokumenten (über Watson Natural Language Understanding) bis zu Bildern (über Watson Visual Recognition) automatisch verschlagwortet und klassifiziert werden können. Solche Skills gibt es auch für Spracherkennung über Watson Speech-to-Text.
Damit adressiert man eine der wesentlichen Schmerzen der Anwender: die Verschlagwortung von Dokumenten. Freiwillig ist sie nur zu selten erfolgt. Wenn – so meine Erfahrung in DMS- und ECM-Projekten der vergangenen 20 Jahre – mussten die User eben über Muss-Felder gezwungen werden, Dokumente zu klassifizieren. Das hat sicher nicht zur Akzeptanz der Systeme beigetragen.
Auf der anderen Seite ist aber eine vernünftige Verschlagwortung für die spätere Suche – man denke insbesondere an Images/Bilder und Sprachdateien- unverzichtbar. Eine Volltextsuche funktioniert eben nicht immer. Auch kann der Erkennung von Eigenschaften eines Dokuments der Ausgangspunkt für einen Workflow, eine Prozess innerhalb des Unternehmens sein. Jord zeigte Standard-Skills von IBM Watson, die branchen- und anwendungsspezifisch „aufgebohrt“ werden können, um noch besser in bestimmten Einsatzgebieten zu erkennen und zu verschlagworten. Danke an Andreas und Jord für das kurzweilige Gespräch.
Der von mir hoch geschätzte Harald Schirmer adressiert in seinem Beitrag die Herausforderung, nein das (unlösbare?) Problem, dass im unternehmenseigenen Intranet, sozialen Netzwerk, Dokumentenmanagement-System, ECM oder Messenger zu wenig relevante Informationen geteilt werden. Im Gegensatz – so Harald – zum Internet, wo jedoch – meine Randbemerkung – auch unendlich viel Müll jeglicher Art geteilt wird:
Im Internet wird geteilt, erzählt, gestreamt, dokumentiert, kommentiert, bewertet, geliked – um Reputation aufzubauen und Wertschätzung zu erhalten (bei den Wenigsten in finanzieller Form). Hier wird über Fehler gesprochen, hier werden Prozesse sichtbar gemacht, Reparaturvorgänge gefilmt, kritisch Produkte und Services getestet und alles Mögliche miteinander verglichen. Kurz – es gibt unendlich viel zu FINDEN
…
Wir sollten die Diskussion in Unternehmen über die Qualität von Suchmaschinen eine Weile hinten anstellen und uns überlegen wie wir eine Kultur des Teilens (Sharing) etablieren. Wie wir Mitarbeiter animieren, Ihr Wissen, Ihre Prozesse, Ihre Kompetenzen, Ihre Erfahrungen, Ihre Sorgen und Probleme einbringen. Natürlich nicht gezwungen und nicht Big Brother, sondern mit genau dem gleichen Mindset wie im Netz. Um dem Unternehmen und sich selbst zu helfen, um Wertschätzung zu bekommen und Reputation aufzubauen, um den Reichtum der Diversität eines Unternehmens nutzbar zu machen.
Die Diskussion, wie wir Mitarbeiter zum Teilen von Dokumenten, Wissen und Informationen bekommen, begleitet mich, seitdem ich mich in der IT bewege. Das Ablagen und Verschlagworten im Dokumentenmanagement-System (DMS) war und ist den meisten Mitarbeitern ebenso lästig wie das Einstellen in das unternehmenseigene Netzwerk oder Teilen mit den jetzt gerade ge-hype-ten Messengern.
Hier geht es auch gar nicht im Fingerpointing auf die bösen Mitarbeiter, die faulen Säcke, die ihr Wissen für sich behalten wollen und einfach zu bequem sind, Wissen zu teilen. Es geht auch nichtprimär um das Anprangern der Software-Anbieter, die einfach nicht in der Lage sind, wirklich komfortable, benutzerfreundliche Programme zu liefern. Es geht darum, dass Teilen von Informationen offensichtlich nicht oder nicht mehr in der DNA des Einzelnen ausreichend verankert ist.
Ja, teilen von Informationen scheint durch E-Mail, die lokale Festplatte, das scheinbar immer weiter zunehmende Arbeitstempo in Unternehmen – wir hecheln von Quartal zu Quartal -, den Stress, der keine Zeit zum Teilen lässt, aus der Mode gekommen zu sein. Es steht auf der Prioritätenliste weit unten. Und dass wir den Mitarbeitern, die wertvolle Informationen teilen, mehr Wrtschätzung zukommen lassen sollten, ist nicht neu – und bisher meist gescheitert.
Resignieren wir also. Nein, das dicke Brett des Teilens von Wissen und wertvollen Informationen muss weiter gebohrt werden. Aber vielleicht müssen wir über zusätzliche Mechanismen nachdenken. In vergangenen Jahrhhunderten gab es den Archivar und Bibliothekar (ich weiss, gibt es noch immer). Vielleicht brauchen wir diese Funktion wieder in jedem noch so agailen Projektteam und jeder Abteilung? Wirklich als Stelle und fest definierte Aufgabe. Eventuell ist das ein Bausteinchen, lieber Harald, dass wir im Intranet wirklich Wertvolles finden. Finden ist aus meiner Sicht technologisch nicht mehr das Thema. Da existieren und kommen Technologien, die das wirklich noch einfacher machen werden.
ELO ECM Systeme dienen dem Enterprise Content Management (sogenanntes ECM). Damit lassen sich Inhalte erfassen, verwalten, speichern und für den Abruf bereitstellen. Die Stuttgarter ELO Digital Office GmbH hat mehrere ECM Systeme für verschiedenste Anforderungen entwickelt, die in der Lage sind, schwach strukturierte, gut strukturierte und vollkommen unstrukturierte Informationen zusammenzuführen.
Was leisten ELO ECM Systeme?
Als Enterprise Systeme sind die ELO-Lösungen von allen Zugriffsberechtigten des Unternehmens nutzbar, wobei es möglich ist, Lese- und Bearbeitungsprivilegien zu differenzieren. Der Content kann aus Text, Grafiken, Bild-, Audio- und Videodateien bestehen. Diesen Content können Nutzer mit den ELO ECM Systemen verwalten, verarbeiten und kontrollieren. ELO hat Lösungen für ECM und DMS (Dokumentenmanagementsysteme) für die Anforderungen unterschiedlich großer Unternehmen entwickelt. Sie werden von kleinen Firmen mit wenigen Beschäftigten, Mittelständlern mit einigen Hundert Arbeitsplätzen und weltweit agierenden Konzernen mit vielen Tausend Mitarbeitern genutzt. Die ELO ECM Systeme lassen sich in fünf Hauptprodukte unterteilen. Dazu gehören zwei ECM-Suiten (ELOenterprise und ELOprofessional), ELOxc for Microsoft-EWS (E-Mail-Management), ELO DMS Desktop und ELOoffice für Kleinunternehmen. Jedes dieser Hauptprodukte lässt sich vielfältig einsetzen. Es ist um weitere Schnittstellen, Module und Lösungskomponenten erweiterbar. Im Folgenden wollen wir diese Lösungen näher vorstellen.
ELO Office
Die Lösung für Freiberufler und sehr kleine Firmen verschafft diesen einen perfekten Einstieg ins Dokumentenmanagement, sie kann von maximal zehn Anwendern gleichzeitig genutzt werden. In ein Archiv passen 200.000 Dokumente, das System überzeugt mit einer vertrauten Ordnungsstruktur für den einfachen Einstieg. Dokumente lassen sich automatisiert und revisionssicher ablegen, zentral verwalten sowie mobil erfassen und abrufen. Auftrags-, Kunden- und Projektakten haben die Anwender mit diesem ELO-System jederzeit im Blick.
ELOprofessional
Hierbei handelt es sich um eine erweiterte ECM-Lösung für Mittelstandskunden. Die Anwenderzahl ist nicht mehr begrenzt, ins Archiv passen zwei Milliarden Dokumente. Damit lassen sich die typischen Informationen von Mittelständlern effizient verwalten, schnell abrufen und sicher kontrollieren. Die Datenerfassung wird durch automatisiertes Scannen und digitalen Massenimport unterstützt. Durch seine vielen Module und Schnittstellen ermöglicht ELOprofessional die Integration aller vorhandenen Informationsinseln in ein zentrales System. Der ELO Workflow unterstützt die abteilungsübergreifende Steuerung von Geschäftsprozessen. Zudem ist ELOprofessional für die reibungslose Collaboration von Teammitgliedern direkt am Dokument ausgelegt. Zahlreiche Tools von ELOprofessional dienen der automatisierten Verarbeitung von digitalen und papierbasierten Dokumenten am Posteingang. Überzeugen können auch die Navigation und die leistungsfähige Suche dieser ELO ECM-Lösung.
ELOenterprise
Für Großunternehmen bietet ELO diese Software für grenzenloses ECM an. Sie speichert bei unbegrenzter Anwenderzahl 4,3 Milliarden Dokumente pro Archiv und gestaltet die Geschäftsprozesse großer Unternehmen und Organisationen sehr effizient. Die leistungsstarke Systemarchitektur läuft auch bei großen Datenmengen robust, ist sehr hoch skalierbar und an kein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Sie kann auf Servern von Windows, Unix, MacOS oder Linux eingesetzt werden. Die Integrationsfähigkeiten sind sehr gut, wodurch sich auch die hohe Skalierbarkeit ergibt. Anwender können ihre Informationsinseln problemlos verbinden und damit zentralisieren. Sollten die Anforderungen durch viel mehr Kunden schnell wachsen, wäre die Datenverarbeitung mit ELOenterprise kein Problem. Die Software ist ausfallsicher und clusterfähig, sie wächst mit den Anforderungen der Kunden.
ELO DMS Desktop
Hierbei handelt es sich um eine ELO-Software für das integrierte Arbeiten mit dem Datenbanksystem IBM Notes und Microsoft Office, die bei allen Unternehmensgrößen eingesetzt werden kann. Die Integration ist in Word, Outlook, Excel, Explorer und PowerPoint möglich. Anwender erweitern damit ihre Microsoft Office oder IBM Notes Umgebung um ECM-Funktionalitäten, was die Produktivität im Tagesgeschäft enorm steigert. Häufig läuft ELO DMS Desktop auf Windows-Rechnern und wird in die genannten Anwendungen integriert. Als bemerkenswerte Features gelten das Versions- und Aktenmanagement, die intelligente Suche sowie der ELO Feed.
ELOxc for Microsoft EWS
Hiermit erhalten Unternehmen ein leistungsfähiges Tool für ihr E-Mail-Management. Es entlastet in Unternehmen aller Größen den Microsoft Exchange Server, gleichzeitig kommen die Firmen den gesetzlichen Archivierungsvorgaben nach. Ohne E-Mail-Management können Unternehmen heute nicht mehr operieren, es ist die Basis der Verarbeitung von eingehenden Informationen. ELOxc for Microsoft EWS erweist sich in der Praxis als flexibel, es lässt sich mit Exchange Online, lokalem oder gehostetem Exchange sowie im Rahmen hybrider Betriebsmodelle anwenden.
In unserem kostenlosen und unverbindlichen Webcast erleben Sie den digital Arbeitsplatz mit dem ECM der ELO Digital Office GmbH. Unser Webcast findet direkt live im ELO ECM System statt. So können Sie direkt einen schnellen Eindruck von der innovativen ECM Lösung für den digitalen Arbeitsplatz erhalten. Erleben Sie folgende Themen:
Digitalisieren Sie Ihre Dokumente mit ELOprofessional
Dokumentenablage automatisieren
Geschäftsprozesse steuern
Dokumente sicher verwalten – mit der Archivierung von ELO
Zielgruppe:
Der Webcast richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir werden uns nicht mit Folien auseinandersetzen sondern direkt in die Live-Demo springen.
Der Webcast: 18. Mai 2018, 10:00 bis 11:00 Uhr Webcast (Anmeldedaten erhalten Sie nach erfolgter Anmeldung)
Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP
SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.
Kunden profitieren dadurch von
klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
raschen Informationen
revisionssicheren Archiven
weniger Betriebskosten
Synergie mit Profit
Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.
Ganzheitliche Lösung
Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.
Automatisiert Geld und Zeit sparen
Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.
Dokumente: frühe vs. späte Erfassung
Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.
Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.
Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).
Informationszugriff: rasch und zentral
Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.
Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.
Heterogener Workflow
Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.
Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.
Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt
ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.
Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.
Vorteile aus SAP in ELO-ECM
Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
ECM-Archiv
rechtskonforme Archivierung
Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit
Geld und Zeit sparen
Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.
Tom Zeizel’s ICTS Freitags-Blog: Wenn sich Collaboration und Content Management ergänzen
Eine neue Art zu arbeiten – A new Way to work, wie wir es bei IBM nennen – heißt für mich als Basis eine Collaborations-Plattform zu haben, die mit verschiedensten Komponenten unterschiedliche Arbeitsweisen und Projektformen unterstützt. Dabei sollte der Mensch als Wissensträger im Vordergrund stehen – auch in Zeiten künstlicher Intelligenz. IBM Connections ist dafür ein hervorragendes und laut IDC schon seit 8 Jahren durchgängig führendes Tool am Markt.
Es gibt allerdings auch Szenarien, bei denen es praktisch gar nicht um Zusammenarbeit geht, sondern lediglich um Prozessdokumente, etwa Rechnungen. Oder auch das Teilen von Dokumenten mit Externen, zum Beispiel Ausschreibungen. Wie halten Sie es mit solchen Dokumenten? Schicken auch Sie diese per Mail hin und her und scheitern dann oft an der Dateigrößenschwelle der Firewalls?
Genau für solche und ähnliche Fälle gibt es „Enterprise Content Management Systeme“ – kurz ECM. Die klassischen ECM haben allerdings einen Makel: sind für die tägliche Arbeit von Nicht-Spezialisten oft zu komplex, nicht einfach zu bedienen oder lassen keine Einbindung von externen Partnern oder Kunden zu. Oft sind diese auch nicht mit den Collaboration-Plattformen verbunden und es entstehen so wieder Datensilos.
Um auch solche Anforderungen abdecken zu können haben wir bereits vor zwei Jahren eine strategische Entwicklungspartnerschaft zwischen IBM und Box (https://www.box.com/de-de/home) geschlossen. Diese geht weit über eine reine Vertriebspartnerschaft hinaus. Wir bündeln unsere Kompetenzen und Erfahrungen in den Bereichen Collaboration, ECM und Cloud und entwickeln gemeinsame Lösungen, die sich in unterschiedlichen Bereichen ergänzen.
Abgeschlossene Projekte zeigen, dass sich die Nutzung von Box als Content Basis überall dort anbietet, wo mehr als eine zentrale Dateiablage kollabarativer Dokumente gefordert ist, gleichzeitig aber auch eine einfache Bedienbarkeit, und trotzdem nicht auf klassische ECM Funktionen, wie granulare Rechteverwaltung, Zugriffsregeln, Ablaufdaten, Wasserzeichen, automatische Löschung und Ordnerstrukturen verzichten werden soll. Wenn dann noch Anforderungen in den Bereichen Governance und einfach Einbindung externer Anwender ohne großen IT Aufwand dazu kommen und die Nutzung einer Cloud Umgebung kein Hindernis darstellt, führt meiner Meinung nach an Box als Erweiterung schon kaum noch ein Weg vorbei.
Dass es eine Cloud-Lösung ist, sollte in diesem Fall eigentlich kein Grund für Bedenken sein, denn die Einhaltung geltender Sicherheitsanforderungen, bis hin zu GDPR und BSI C5 Testat sind genauso gegeben, wie die Möglichkeit des Haltens der Inhalte in europäischen Rechenzentren.
Bei Box Relay handelt es sich um eine optionale Workflow-Erweiterung für die in Box gespeicherten Dokumente, die direkt von Mitarbeitern aus den Fachabteilungen genutzt werden kann und IT-Administrationsaufwand verringert. Workflows können dabei als Vorlagen gespeichert, geteilt und wiederverwendet werden. Nutzer haben jederzeit einen transparenten Blick auf den Bearbeitungsstand eines Workflows, können Aufgaben zuweisen, diese zurückweisen oder freigeben. Genau wie Box, erlaubt auch Box Relay die Einbeziehung von Externen, was die Zusammenarbeit zusätzlich erleichtert.
Integrationsszenarien von Box
Box hat eine Vielzahl von Vertriebspartnerlösungen, die flexibelste Einbindungen ermöglichen, unter anderem für Microsoft Produkte, wie Office 365, oder auch von Salesforce. Für weitere lassen sich gut beschriebene APIs nutzen, sodass manche Kunden Box auch als reine Backend-Infrastruktur nutzen und darüber komplett eigene Anwendungen und Nutzeroberflächen bedienen.
Eine entsprechende Einbindung gibt es natürlich out-of-the-Box im Rahmen unserer Partnerschaft auch für verschiedenste IBM-Lösungen. So können IBM Connections-Nutzer Box in ihre Communitys einbinden – sowohl in der Cloud als auch on prem Variante von Connections. Auch damit ist es möglich mit Externen Dokumente auszutauschen, und sogar ganz ohne dass diese Externen als Nutzer in Connections angelegt werden müssen oder ihnen Zugriff auf andere Funktionen einer Connections Umgebung gegeben werden muss. Man kann Box aber natürlich auch ohne Connections nutzen … Auch mit IBM Verse E-Mail ist eine unmittelbare Integration vorbereitet, sodass man statt Anhänge zu versenden Links auf in Box abgelegte Dokumente versenden kann, womit das Problem mit der Größenbeschränkung in den Firewalls erledigt wäre. Und selbst die Nutzung von IBM Docs kann für Box konfiguriert werden, was ein paralleles Arbeiten an Office Dokumenten ermöglicht, wie man es auch aus Connections kennt. In Box lassen sich übrigens über 120 verschiedene Dateitypen direkt im Browser anschauen, ohne die entsprechenden Anwendungen installiert haben zu müssen.
Wenn auch Sie sich fragen, wie Sie zu einem neuen, kollaborativen Arbeitsplatz kommen, in dem Sie Zusammenarbeit von Personen, also verantwortlichen Wissensträgern, fördern, es aber auch mit vielen Dokumenten und Dateien zu tun haben, dann reden Sie mit uns – wir können beides und auch zusammen.
Ihr
Tom Zeizel Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH
Sie waren stets bemüht, die Propheten der modernen Bürokommunikation oder wie man heute neudenglisch sagt, des Digital Workplace. Aber sie, ok, wir, sind bisher weitgehend gescheitert. Das könnte die Quintessenz der vergangenen Jahre sein. Ich möchte das hier – wohl wissentlich, dass der Digital Workplace viel mehr umfasst – an einem Aspekt, dem Thema Dokumentenmanagement fest machen. Noch immer sind lokale Festplatten der Hort des Wissens. Weiterhin werden Dateien und Dokumente als Anhang per E-Mail verschickt. Und die mehr oder weniger kryptische Datei Angebot_ProjectConsult_082017v9.doc bleibt Alltag, denn die wenigsten Anwender haben bis dato verstanden, wie Dokumentenversionen in welchem Tool auch immer erstellt und gepflegt werden.
Es war einmal: Datei speichern unter Docs Open
Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, als ich für meinen damaligen Arbeitgeber Verträge mit amerikanischen Dokumentenmanagement-Anbietern geschlossen habe und wir diese Tools dann in deutschen Markt gebracht haben. Sie waren damals in gewisser Weise revolutionär: Über den Befehl Datei speichern in Programmen wie Word oder Excel konnte man Dateien direkt im DMS ablegen, eigentlich idiotensicher für jeden Anwender. Das war fortschrittliche Bürokommunikation am Personal Computer in Zeiten, in denen fast alle deutsche Anbieter nur an Scannen und Archivieren dachten.
Durchgesetzt haben sich diese Dokumentenmanagement-Systeme dann nicht wirklich. Und das hatte verschiedene Gründe. Microsoft hat mit Sharepoint den Markt besetzt und damit viele DMS-Anbieter platt gemacht. Dass nun Unternehmen unsägliche Farmen von Sharepoint-Servern unterhalten (müssen), sie seit Jahren mit den verschiedenen, meist miteinander wenig kompatiblen Version kämpfen und die Hü- und Hott-Diskussion von Cloud und On Premises latent führen, ist ein anderes Thema.
DMS: Mitarbeiter wurden nicht abgeholt
Aber nein, weder Sharepoint, noch die anderen Systeme, mit denen man Dokumente verwalten kann, sind wirklich schuld. Wir – die Anbieter und Beratungshäuser – sind in zu guten Teilen an Anwendern gescheitert, die es nun einmal gewohnt sind, ihre Datei lokal zu speichern, die kryptischen Namen wie beschrieben zu vergeben und die seit 20 Jahren Dateien als Anhang verschicken. Bis heute haben wir es nicht geschafft, einen nennenswerten Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen von einer vernünftigen (oder das, was wir als vernünftig erachten) Dateiablage zu überzeugen.
Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die angesprochene Gewohnheit ist sicher einer der größten Herausforderungen. Niemand oder nur Wenige ändern gerne ihre Gewohnheit. Wissen und Informationen horten aus Angst vor Job- und Bedeutungsverlust oder um Herrschaftswissen zu besitzen, mag ein anderer Aspekt sein. Mangelhaftes Training und Coaching ist ganz sicher ein weiterer Grund. Nur zu oft schmeissen wir den Anwendern Systeme über den Zaun nach dem Motto „Dann macht halt mal …“.
Traditionelle Systeme zu kompliziert – Apps machen es vor
Und natürlich sind unsere Systeme trotz des Siegeszugs der Apps noch immer zu kompliziert: zu viele Knöpfe und Auswahlmöglichkeiten im Programm oder der App. Erschwerend kommen noch zu viele Optionen, verschiedenste Apps und Programme hinzu, in denen ich Dateien und Dokumente ablegen könnte. Im Unternehmen mag es traditionelle ECM-Systeme von wem auch immer für „Spezialanwendungen“ wie Rechnungsprüfung, Personalakte oder Archivierung geben, meist jedoch weit entfernt davon, von allen Mitarbeitern als Produktivitätswerkzeug genutzt zu werden. Nischenanwendungen? Sharepoint-Farmen und Wildwuchs sind daneben nur zu oft Realität. Enterprise Social Networks wie IBM Connections bieten auch Dokumentenablage (und leider auch die Option, Dateien als Anhang zu speichern). Und dann gibt es noch die Versuchung, Werkzeuge zu nutzen, die wir privat kennen und einfach mal in der Cloud nutzen können: OneDrive, iCloud Drive, Google Drive, Box, Dropbox … Letztere machen es den traditionellen Systemen zumindest in punkto einfache Bedienung vor. Ein Box ist für Otto Normalanwender einfach simpler zu bedienen als ein FileNet P8 und im Cloud-Modell einfach auszurollen. Es überrascht dann eher, dass dies wiederum Vertreter traditioneller ECM-Systeme überrascht.
Trotzdem nein, ich sehe nicht, dass die Cloud und mobile Apps die Problematik wirklich lösen und automatisch den Digital Workplace schaffen werden, auch wenn der eine monopolitisch angehauchte Anbieter, das gerne so haben würde.
Brauchen wir gar einen viel radikaleren Schnitt gerade in der Unternehmens-IT? Dürfen wir die Anwender gar nicht mehr mit Fragen wie Dokumentenablage und Dateianhänge belasten sondern erledigen dies quasi automatisch? Müssen wir Dokumentenmanagement systemseitig erzwingen so dass jede die Datei, die im Unternehmen erstellt wird, automatisch in dem Unternehmens-Repository landet? Dateianhänge versenden geht dann mit der E-Mail-Lösung des Unternehmens gar nicht mehr, denn diese sichert die Datei wiederum automatisch ohne Rückfrage im Repository, sendet lediglich den Link dazu und gibt den Empfängern im E-Mail-Verteiler Zugriff.
Die Anwender haben gar nicht mehr die Option, Ablage und E-Mail-Versand anders zu machen. Keine Qual der Wahl mehr, keine Auswahlmenüs, stattdessen automatisch eine zentrale Dokumentenablage. Zu radikal? Wahrscheinlich. Sicher. Die Zeiten der geschlossenen, abgeschotteten, mittleren Datentechnik und homogenen Systemumgebung holen wir nicht mehr zurück.
Das Internet, Apps, Cloud, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und mobile Geräte sind heute Realität. Trotzdem steht für mich fest, dass wir unsere Systeme radikal vereinfachen und die Komplexität viel stärker von den Anwendern weg nehmen müssen. Nur dann werden wir uns der Vision des Digital Workplace annähern. Ob wir es dann (Enterprise) Content Services statt ECM und DMS nennen? Von mir aus „wurscht“. Für die Akronym-Diskussionen konnte ich eh nie wirklich erwärmen.
Sprachassistenten und KI als Ausweg?
Wie geht es also weiter? „Hi Siri, hallo Alexa, such mir das letzte Besprechungsprotokoll mit Project Consult.“ Werden die neuen mit mehr oder weniger künstlicher Intelligenz ausgestatteten persönlichen Assistenten das Rad der Bürokommunikation neu erfinden? Nein, aber sie können helfen, insbesondere beim Finden von Informationen und Dokumenten. Vielleicht spielt dann die Frage des Ablegens von Inhalten und Dokumenten dann gar keine maßgebliche Rolle mehr.
Doch natürlich gibt es Problembereiche: Die bekannten Assistenten arbeiten gegen die Cloud des jeweiligen Anbieters und speichern dort auch Nutzer- und Anwendungsdaten. Da stellt sich schon die Frage, wie sichergestellt wird, dass Unternehmensdaten Eigentum der jeweiligen Firma oder Institution bleiben. Trotz solcher Bedenken erscheinen mir diese Assistenten nach der jetzt schon etwas zurückliegenden Smartphone-Revolution das höchste Potential zu haben, Büroarbeit und Kommunikation wirklich maßgeblich zu vereinfachen. Sie nehmen Komplexität vom Anwender weg, „Aber … dieser Weg wird kein leichter sein, dieser Weg ist steinig und schwer“.
(Diesen Beitrag habe ich im Original für meinen Weggefährten Dr. Ulrich Kampffmeyer zu dessen 25-jährigen Firmenjubiläum geschrieben und hier leicht modifiziert. Hier die Sammlung der Jubiläumartikel. Stefan Pfeiffer)
Der Markt für DMS, Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management, File Sharing -man kann sich den Namen aussuchen – ist in Bewegung. Jenseits der allzu beliebten Diskussion, wie das oder welches Kind denn nun heissen soll, gibt es seit geraumer Zeit Anbieter, die den traditionellen Mark aufmischen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Dazu in Kürze hier mehr.
Dropbox ist ein bekannter Name. Box ein anderer. Die Unternehmen kommen von unterschiedlichen Ausgangspositionen. Dropbox hat im Konsumentenmarkt begonnen. Box hat von Beginn an auf Unternehmen gesetzt. Box scheint auf einem guten Wege zu sein, so die Analyse von Venus Tamturk auf CMS-Connected, und greift traditionelle ECM-Systeme wie IBM, Documentum, OpenText und nicht zuletzt Microsoft Sharepoint an. Der Box CEO Aaron Levie gibt sich kämpferisch:
“We are seeing increasing momentum from customers looking to move to Box and retire the legacy content management solutions over time. For example, in North America, a large financial services…
