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Zurück in die Zukunft: Text, Bilder und Sprache oder wo IBM Watson-Technologie Box im Dokumentenmanagement hilft

24. Mai 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Zurück in die Zukunft, in meine Dokumentenverwaltungs- und Enterprise Content Management-Vergangenheit: Quasi Heimspiel hatte ich am gestrigen 23. Mai im Gespräch mit Jord Arjen Sward von Box und Andreas Schönknecht von der IBM. Box als Anbieter von Dokumenten- und Dateimanagement für Unternehmen hat vor geraumer Zeit eine zehnjährige Partnerschaft mit der IBM geschlossen. Dies manifestiert sich nicht nur im gemeinsamen Vertrieb der Lösungen, im möglichen Hosting der Lösung in der IBM Cloud oder auch der IBM-internen Nutzung von Box – wir managen die Dateien für unser Livestudio-Projekt in Box -, sondern auch in der Integration von IBM Technologien wie IBM Watson über sogenannte Box Skills with Watson.

Jord demonstrierte uns, wie mit Hilfe  solcher Skills, mit Hilfe von künstlicher Intelligenz „powered by IBM Watson“, in Box verschiedenartige Dateien von Word-Dokumenten (über Watson Natural Language Understanding) bis zu Bildern (über Watson Visual Recognition) automatisch verschlagwortet und klassifiziert werden können. Solche Skills gibt es auch für Spracherkennung über Watson Speech-to-Text.

Damit adressiert man eine der wesentlichen Schmerzen der Anwender: die Verschlagwortung von Dokumenten. Freiwillig ist sie nur zu selten erfolgt. Wenn – so meine Erfahrung in DMS- und ECM-Projekten der vergangenen 20 Jahre – mussten die User eben über Muss-Felder gezwungen werden, Dokumente zu klassifizieren. Das hat sicher nicht zur Akzeptanz der Systeme beigetragen.

Auf der anderen Seite ist aber eine vernünftige Verschlagwortung für die spätere Suche – man denke insbesondere an Images/Bilder und Sprachdateien- unverzichtbar. Eine Volltextsuche funktioniert eben nicht immer. Auch kann der Erkennung von Eigenschaften eines Dokuments der Ausgangspunkt für einen Workflow, eine Prozess innerhalb des Unternehmens sein. Jord zeigte Standard-Skills von IBM Watson, die branchen- und anwendungsspezifisch „aufgebohrt“ werden können, um noch besser in bestimmten Einsatzgebieten zu erkennen und zu verschlagworten. Danke an Andreas und Jord für das kurzweilige Gespräch.

 

In Unternehmen: Wir brauchen Archivare und Bibliothekare

3. Oktober 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

Der von mir hoch geschätzte Harald Schirmer adressiert in seinem Beitrag die Herausforderung, nein das (unlösbare?) Problem, dass im unternehmenseigenen Intranet, sozialen Netzwerk, Dokumentenmanagement-System, ECM oder Messenger zu wenig relevante Informationen geteilt werden. Im Gegensatz – so Harald – zum Internet, wo jedoch – meine Randbemerkung – auch unendlich viel Müll jeglicher Art geteilt wird:

Im Internet wird geteilt, erzählt, gestreamt, dokumentiert, kommentiert, bewertet, geliked – um Reputation aufzubauen und Wertschätzung zu erhalten (bei den Wenigsten in finanzieller Form). Hier wird über Fehler gesprochen, hier werden Prozesse sichtbar gemacht, Reparaturvorgänge gefilmt, kritisch Produkte und Services getestet und alles Mögliche miteinander verglichen. Kurz – es gibt unendlich viel zu FINDEN

Wir sollten die Diskussion in Unternehmen über die Qualität von Suchmaschinen eine Weile hinten anstellen und uns überlegen wie wir eine Kultur des Teilens (Sharing) etablieren. Wie wir Mitarbeiter animieren, Ihr Wissen, Ihre Prozesse, Ihre Kompetenzen, Ihre Erfahrungen, Ihre Sorgen und Probleme einbringen. Natürlich nicht gezwungen und nicht Big Brother, sondern mit genau dem gleichen Mindset wie im Netz. Um dem Unternehmen und sich selbst zu helfen, um Wertschätzung zu bekommen und Reputation aufzubauen, um den Reichtum der Diversität eines Unternehmens nutzbar zu machen.

über Vor dem FINDEN kommt das SHAREN | Harald Schirmer

Die Diskussion, wie wir Mitarbeiter zum Teilen von Dokumenten, Wissen und Informationen bekommen, begleitet mich, seitdem ich mich in der IT bewege. Das Ablagen und Verschlagworten im Dokumentenmanagement-System (DMS) war und ist den meisten Mitarbeitern ebenso lästig wie das Einstellen in das unternehmenseigene Netzwerk oder Teilen mit den jetzt gerade ge-hype-ten Messengern.

Hier geht es auch gar nicht im Fingerpointing auf die bösen Mitarbeiter, die faulen Säcke, die ihr Wissen für sich behalten wollen  und einfach zu bequem sind, Wissen zu teilen. Es geht auch nichtprimär um das Anprangern der Software-Anbieter, die einfach nicht in der Lage sind, wirklich komfortable, benutzerfreundliche Programme zu liefern. Es geht darum, dass Teilen von Informationen offensichtlich nicht oder nicht mehr in der DNA des Einzelnen ausreichend verankert ist.

Ja, teilen von Informationen scheint durch E-Mail, die lokale Festplatte, das scheinbar immer weiter zunehmende Arbeitstempo in Unternehmen – wir hecheln von Quartal zu Quartal -, den Stress, der keine Zeit zum Teilen lässt, aus der Mode gekommen zu sein. Es steht auf der Prioritätenliste weit unten. Und dass wir den Mitarbeitern, die wertvolle Informationen teilen, mehr Wrtschätzung zukommen lassen sollten, ist nicht neu – und bisher meist gescheitert.

Resignieren wir also. Nein, das dicke Brett des Teilens von Wissen und wertvollen Informationen muss weiter gebohrt werden. Aber vielleicht müssen wir über zusätzliche Mechanismen nachdenken. In vergangenen Jahrhhunderten gab es den Archivar und Bibliothekar (ich weiss, gibt es noch immer). Vielleicht brauchen wir diese Funktion wieder in jedem noch so agailen Projektteam und jeder Abteilung? Wirklich als Stelle und fest definierte Aufgabe. Eventuell ist das ein Bausteinchen, lieber Harald, dass wir im Intranet wirklich Wertvolles finden. Finden ist aus meiner Sicht technologisch nicht mehr das Thema. Da existieren und kommen Technologien, die das wirklich noch einfacher machen werden.

(Stefan Pfeiffer)

Bedeutung DMS

25. April 2018 Posted by Alexander Kühn

Welche Bedeutung hat ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)?

Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das mithilfe von Datenbanken elektronische Dokumente verwaltet. Spätestens seit der Einführung ist die Bedeutung von DMS erheblich gestiegen, denn Dokumente können heute nicht nur, sie müssen in bestimmten Fällen elektronisch verwaltet werden.

Bedeutung des DMS in sprachlicher Hinsicht

Das Kürzel DMS steht auch für diverse Themen, die mit der Dokumentenverwaltung gar nichts zu tun haben. Darüber hinaus wird es im deutschen Sprachraum – da dem Amerikanischen entlehnt – für verschiedene Bereiche des Dokumentenmanagements verwendet. So kann es die gesamte Branche des Dokumentenmanagements, verschiedene Technologien der Dokumentenverwaltung und spezielle Softwareprogramme für das elektronische Dokumentenmanagement meinen. Letztgenannte Bedeutung des DMS soll näher erläutert werden.

Softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Wenn Dokumente in einer elektronischen Datenbank aufbewahrt werden, erfolgt ihre Einordnung nach verschiedenen Kriterien, welche die Suche erleichtern. Dazu gehören:
  • Metadaten
  • Kunden- oder Auftragsnummer
  • Datum
  • Tags (Schlagwörter)
  • Kategorie
  • Inhaltsverzeichnis

Nach diesem erweiterbaren System lassen sich Dokumente einordnen und wieder auffinden. Das ermöglicht Verwaltungsfunktionen für die heute üblichen großen Dateibestände. Zu diesen gehören:

  • Electronic Filing
  • Compound Document Management
  • dynamische Ablagesysteme

Mithilfe der dynamischen Ablage kann der Lebenszyklus von Dokumenten vor ihrer elektronischen Archivierung verwaltet werden. Die Ordnung so eines Systems ist besonders wichtig, wenn das Dokument als elektronische Akte aufbewahrt und dabei gesetzlichen Normen entsprechen muss.

Elektronische Akte und Bedeutung eines DMS für die E-Akte

Physische Akten aus Papier wurden im Zuge des digitalen Fortschritts schon länger überflüssig, wurden aber in bestimmten Bereichen toleriert oder gar verlangt. Der Gesetzgeber folgte aber der technologischen Entwicklung und schrieb daher ab Juli 2014 mit dem damals neu in Kraft getretenen E-Government-Gesetz die E-Aktenführung allen Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene vor. Zunächst waren sie nur verpflichtet, Dokumente in elektronischer Form entgegenzunehmen, in einigen Bereichen folgten alsbald Regelungen, die eine Aktenführung auf Papier ausschlossen oder nur noch in Ausnahmefällen zuließen. So ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Selbstständige schon seit Jahren nur noch elektronisch möglich, eine Einreichung auf Papier muss begründet sein und extra genehmigt werden. Es gibt zahllose weitere Beispiele. Dieses Gesetz bringt viele Vorteile mit sich. Es ermöglicht die Vernetzung zwischen den Behörden untereinander und die Entlastung von Unternehmen, Behörden und Bürgern. Unter anderem wurden mit der E-Akte einheitlichere Standards geschaffen, sodass Unternehmen bestimmte Anträge nicht mehr mehrfach in verschiedener Form bei unterschiedlichen Behörden einreichen müssen. Darüber hinaus spart die E-Akte Unmengen an Papier und Druckertinte sowie Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten (inklusive der hierfür nötigen Sicherheitsvorkehrungen). Doch E-Akten lassen sich ohne elektronisches Dokumentenmanagement nicht führen. Die Bedeutung des DMS für die E-Akte ist auf verschiedenen Ebenen gegeben:

  • Die gängigen DMS-Softwarelösungen inkludieren die elektronische Signatur anstelle der bisherigen Unterschrift auf Papier.
  • Durch die immanente Ordnung eines DMS sind Dokumente und ihre Bestandteile jederzeit und dabei relativ schnell zu finden, im besten Fall per Schlagwort.
  • Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind auf eine rechtssichere Speicherung bestimmter Dokumente ausgelegt. Zu dieser Speicherung gehört auch, dass sich die Dokumente nicht nachträglich ändern lassen.

Fazit: E-Akte ist ohne DMS nicht möglich

Wer aktenrelevante Schriftstücke digital und in einer bestimmten, vorgeschriebenen Form übermitteln und speichern möchte, wie es die E-Akte verlangt, benötigt ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem. Dessen Bedeutung nimmt im Zuge der Digitalisierung immer weiter zu. Nur ein ausgereiftes DMS ist imstande, die nötigen Meta-Informationen, Bearbeitungs- und Protokollinformationen (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Laufwegsinformationen, Mitzeichnungen und Unterschriften) sowie Tags für die Suche zu inkludieren. Solche ausgereiften DMS existieren freilich, denn gerade in Behörden mit massenhaftem Aktenverkehr wie beim Handelsregister, im Finanzamt oder im Grundbuchamt ist die E-Akte heute schon Standard. Unternehmen sollten diese Entwicklung auch in ihrem Geschäftsverkehr nicht verpassen.

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Webcast: Digital Workplace mit ELO live erleben

25. März 2018 Posted by Alexander Kühn

Webcast: Digital Workplace mit ELO live erleben

In unserem kostenlosen und unverbindlichen Webcast erleben Sie den digital Arbeitsplatz mit dem ECM der ELO Digital Office GmbH. Unser Webcast findet direkt live im ELO ECM System statt. So können Sie direkt einen schnellen Eindruck von der innovativen ECM Lösung für den digitalen Arbeitsplatz erhalten. Erleben Sie folgende Themen:

  • Digitalisieren Sie Ihre Dokumente mit ELOprofessional
  • Dokumentenablage automatisieren
  • Geschäftsprozesse steuern
  • Dokumente sicher verwalten – mit der Archivierung von ELO

Zielgruppe:
Der Webcast richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir werden uns nicht mit Folien auseinandersetzen sondern direkt in die Live-Demo springen.

Der Webcast:
18. Mai 2018, 10:00 bis 11:00 Uhr Webcast (Anmeldedaten erhalten Sie nach erfolgter Anmeldung)

Jetzt online kostenfrei & unverbindlich anmelden:

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SAP Integration in ELO

6. März 2018 Posted by Alexander Kühn

Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

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[DE] Enterprise Content Management und Dokumentenverwaltung: Sie waren stets bemüht, aber …

17. Juli 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Sie waren stets bemüht, die Propheten der modernen Bürokommunikation oder wie man heute neudenglisch sagt, des Digital Workplace. Aber sie, ok, wir, sind bisher weitgehend gescheitert. Das könnte die Quintessenz der vergangenen Jahre sein. Ich möchte das hier – wohl wissentlich, dass der Digital Workplace viel mehr umfasst – an einem Aspekt, dem Thema Dokumentenmanagement fest machen. Noch immer sind lokale Festplatten der Hort des Wissens. Weiterhin werden Dateien und Dokumente als Anhang per E-Mail verschickt. Und die mehr oder weniger kryptische Datei Angebot_ProjectConsult_082017v9.doc bleibt Alltag, denn die wenigsten Anwender haben bis dato verstanden, wie Dokumentenversionen in welchem Tool auch immer erstellt und gepflegt werden.

Es war einmal: Datei speichern unter Docs Open

Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, als ich für meinen damaligen Arbeitgeber Verträge mit amerikanischen Dokumentenmanagement-Anbietern geschlossen habe und wir diese Tools dann in deutschen Markt gebracht haben. Sie waren damals in gewisser Weise revolutionär: Über den Befehl Datei speichern in Programmen wie Word oder Excel konnte man Dateien direkt im DMS ablegen, eigentlich idiotensicher für jeden Anwender. Das war fortschrittliche Bürokommunikation am Personal Computer in Zeiten, in denen fast alle deutsche Anbieter nur an Scannen und Archivieren dachten.

Durchgesetzt haben sich diese Dokumentenmanagement-Systeme dann nicht wirklich. Und das hatte verschiedene Gründe. Microsoft hat mit Sharepoint den Markt besetzt und damit viele DMS-Anbieter platt gemacht. Dass nun Unternehmen unsägliche Farmen von Sharepoint-Servern unterhalten (müssen), sie seit Jahren mit den verschiedenen, meist miteinander wenig kompatiblen Version kämpfen und die Hü- und Hott-Diskussion von Cloud und On Premises latent führen, ist ein anderes Thema.

DMS: Mitarbeiter wurden nicht abgeholt

Aber nein, weder Sharepoint, noch die anderen Systeme, mit denen man Dokumente verwalten kann, sind wirklich schuld. Wir – die Anbieter und Beratungshäuser – sind in zu guten Teilen an Anwendern gescheitert, die es nun einmal gewohnt sind, ihre Datei lokal zu speichern, die kryptischen Namen wie beschrieben zu vergeben und die seit 20 Jahren Dateien als Anhang verschicken. Bis heute haben wir es nicht geschafft, einen nennenswerten Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen von einer vernünftigen (oder das, was wir als vernünftig erachten) Dateiablage zu überzeugen.

Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die angesprochene Gewohnheit ist sicher einer der größten Herausforderungen. Niemand oder nur Wenige ändern gerne ihre Gewohnheit. Wissen und Informationen horten aus Angst vor Job- und Bedeutungsverlust oder um Herrschaftswissen zu besitzen, mag ein anderer Aspekt sein. Mangelhaftes Training und Coaching ist ganz sicher ein weiterer Grund. Nur zu oft schmeissen wir den Anwendern Systeme über den Zaun nach dem Motto „Dann macht halt mal …“.

Traditionelle Systeme zu kompliziert – Apps machen es vor

Und natürlich sind unsere Systeme trotz des Siegeszugs der Apps noch immer zu kompliziert: zu viele Knöpfe und Auswahlmöglichkeiten im Programm oder der App. Erschwerend kommen noch zu viele Optionen, verschiedenste Apps und Programme hinzu, in denen ich Dateien und Dokumente ablegen könnte. Im Unternehmen mag es traditionelle ECM-Systeme von wem auch immer für „Spezialanwendungen“ wie Rechnungsprüfung, Personalakte oder Archivierung geben, meist jedoch weit entfernt davon, von allen Mitarbeitern als Produktivitätswerkzeug genutzt zu werden. Nischenanwendungen? Sharepoint-Farmen und Wildwuchs sind daneben nur zu oft Realität. Enterprise Social Networks wie IBM Connections bieten auch Dokumentenablage (und leider auch die Option, Dateien als Anhang zu speichern). Und dann gibt es noch die Versuchung, Werkzeuge zu nutzen, die wir privat kennen und einfach mal in der Cloud nutzen können: OneDrive, iCloud Drive, Google Drive, Box, Dropbox … Letztere machen es den traditionellen Systemen zumindest in punkto einfache Bedienung vor. Ein Box ist für Otto Normalanwender einfach simpler zu bedienen als ein FileNet P8 und im Cloud-Modell einfach auszurollen. Es überrascht dann eher, dass dies wiederum Vertreter traditioneller ECM-Systeme überrascht.

Trotzdem nein, ich sehe nicht, dass die Cloud und mobile Apps die Problematik wirklich lösen und automatisch den Digital Workplace schaffen werden, auch wenn der eine monopolitisch angehauchte Anbieter, das gerne so haben würde.

Brauchen wir gar einen viel radikaleren Schnitt gerade in der Unternehmens-IT? Dürfen wir die Anwender gar nicht mehr mit Fragen wie Dokumentenablage und Dateianhänge belasten sondern erledigen dies quasi automatisch? Müssen wir Dokumentenmanagement systemseitig erzwingen so dass jede die Datei, die im Unternehmen erstellt wird, automatisch in dem Unternehmens-Repository landet? Dateianhänge versenden geht dann mit der E-Mail-Lösung des Unternehmens gar nicht mehr, denn diese sichert die Datei wiederum automatisch ohne Rückfrage im Repository, sendet lediglich den Link dazu und gibt den Empfängern im E-Mail-Verteiler Zugriff.

Die Anwender haben gar nicht mehr die Option, Ablage und E-Mail-Versand anders zu machen. Keine Qual der Wahl mehr, keine Auswahlmenüs, stattdessen automatisch eine zentrale Dokumentenablage. Zu radikal? Wahrscheinlich. Sicher. Die Zeiten der geschlossenen, abgeschotteten, mittleren Datentechnik und homogenen Systemumgebung holen wir nicht mehr zurück.

Das Internet, Apps, Cloud, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und mobile Geräte sind heute Realität. Trotzdem steht für mich fest, dass wir unsere Systeme radikal vereinfachen und die Komplexität viel stärker von den Anwendern weg nehmen müssen. Nur dann werden wir uns der Vision des Digital Workplace annähern. Ob wir es dann (Enterprise) Content Services statt ECM und DMS nennen? Von mir aus „wurscht“. Für die Akronym-Diskussionen konnte ich eh nie wirklich erwärmen.

Sprachassistenten und KI als Ausweg?

Wie geht es also weiter? „Hi Siri, hallo Alexa, such mir das letzte Besprechungsprotokoll mit Project Consult.“ Werden die neuen mit mehr oder weniger künstlicher Intelligenz ausgestatteten persönlichen Assistenten das Rad der Bürokommunikation neu erfinden? Nein, aber sie können helfen, insbesondere beim Finden von Informationen und Dokumenten.  Vielleicht spielt dann die Frage des Ablegens von Inhalten und Dokumenten dann gar keine maßgebliche Rolle mehr.

Doch natürlich gibt es Problembereiche: Die bekannten Assistenten arbeiten gegen die Cloud des jeweiligen Anbieters und speichern dort auch Nutzer- und Anwendungsdaten. Da stellt sich schon die Frage, wie sichergestellt wird, dass Unternehmensdaten Eigentum der jeweiligen Firma oder Institution bleiben. Trotz solcher Bedenken erscheinen mir diese Assistenten nach der jetzt schon etwas zurückliegenden Smartphone-Revolution das höchste Potential zu haben, Büroarbeit und Kommunikation wirklich maßgeblich zu vereinfachen. Sie nehmen Komplexität vom Anwender weg, „Aber … dieser Weg wird kein leichter sein, dieser Weg ist steinig und schwer“.

(Diesen Beitrag habe ich im Original für meinen Weggefährten Dr. Ulrich Kampffmeyer zu dessen 25-jährigen Firmenjubiläum geschrieben und hier leicht modifiziert. Hier die Sammlung der Jubiläumartikel. Stefan Pfeiffer)


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[DE] Wird Box Documentum und Microsoft SharePoint ersetzen? Oder braucht es mehr?

13. Juni 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

CIO Kurator

Der Markt für DMS, Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management, File Sharing -man kann sich den Namen aussuchen – ist in Bewegung. Jenseits der allzu beliebten Diskussion, wie das oder welches Kind denn nun heissen soll, gibt es seit geraumer Zeit Anbieter, die den traditionellen Mark aufmischen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Dazu in Kürze hier mehr.

Dropbox ist ein  bekannter Name. Box ein anderer. Die Unternehmen kommen von unterschiedlichen Ausgangspositionen. Dropbox hat im Konsumentenmarkt begonnen. Box hat von Beginn an auf Unternehmen gesetzt. Box scheint auf einem guten Wege zu sein, so die Analyse von Venus Tamturk auf CMS-Connected, und greift traditionelle ECM-Systeme wie IBM, Documentum, OpenText und nicht zuletzt Microsoft Sharepoint an. Der Box CEO Aaron Levie gibt sich kämpferisch:

“We are seeing increasing momentum from customers looking to move to Box and retire the legacy content management solutions over time. For example, in North America, a large financial services…

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[DE] Wandel beim Content Management: Mit Inhalten arbeiten oder … protokollieren, kontrollieren

23. Mai 2017 Posted by StefanP.

CIO Kurator

John Mancini, Chief Evangelist bei der AIIM, trifft in diesem Beitrag einige wichtige Aussagen zum Thema Enterprise Content Management und den von Gartner postulierten Content Services gemacht:

ECM in the traditional context was not designed for people who needed toworkwith content daily, but for those who needed torecordthe content.

… traditional ECM was not flexible nor dynamic enough — and not nearly user-friendly enough — to manage the rapid ebb and flow and volume of knowledge worker content.

By 2015, over 60 percent of organizations with mature ECM environments reported serious challenges with usability, mobility, rogue shadow IT solutions and a continued reliance on the dreaded file share for every day work.

All of which combined to create a need for a new approach to content management, one that was complementary to traditional ECM, but not the same.…

So for now, I think the…

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ELO E-Akte: Objektstruktur

30. Dezember 2016 Posted by Alexander Kühn

Heute beginnen wir mit einer Beitragsreihe zur ELO E-Akte in unserem Newsletter. In jedem Beitrag wird ein spezielles Teilthema beleuchtet. Der erste Beitrag widmet sich dem Thema der Objektstruktur.

Die Öffentliche Verwaltung hat wie jede Branche ganz spezifische Ansprüche an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nach unserer Erfahrung ist ein wichtiges Kriterium, dass die gewünschte Objektstruktur den spezifischen Anforderungen eines Kunden gerecht werden kann und das funktioniert nur, wenn eine gewisse Flexibilität im Aufbau der Objekt-Strukturen möglich ist.

Für alle diese Objekte in der ELO E-Akte können – entsprechend den fachlichen Anforderungen – beliebig viele Ausprägungen erstellt werden. Dies sind insbesondere Aktentypen, Teilaktentypen, Vorgangsarten und Register. Masken, Felder und weitere Eigenschaften dieser Objekte können so eingerichtet werden, dass sie den Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs entsprechen.  Betrachten wir exemplarisch das Thema „Personalakten“.

Um es dem Fachbereich so einfach wie möglich zu machen Personalakten zu erstellen, wird ein Aktentyp „Personal“ definiert, welcher alle vom Personalamt als erforderlich angesehenen Felder beinhaltet. Zudem kann beim Aktentyp auch hinterlegt werden, welche Register sich in den Personalakten befinden sollen um das anfallende Schriftgut fachlich sortiert abzulegen. Klickt also ein Mitarbeiter im Personalamt auf „Erstellen Personalakte“, dann erhält er eine Verschlagwortungsmaske mit allen erforderlichen Feldern und einer Registerstruktur wie die nachfolgende Abbildung exemplarisch zeigt.

ELO E-Akte Objektstruktur

Die Registerstruktur wurde beim Erstellen der Personalakte automatisch angelegt. Zu erkennen ist auch die Maske mit einigen exemplarischen Personaldaten.

Diese Daten der Personalakte können manuell eingegeben oder über eine Schnittstelle automatisiert eingelesen werden, wie z.B. für Daten und Dokumente aus dvv-Personal. Durch eine solche Schnittstelle und die geschilderte Möglichkeit die Maske und Struktur einer Personalakte frei zu gestalten, lässt sich der Bestand an Personalakten in der ELO E-Akte einfach und schnell nach den Wünschen des jeweiligen Personalamtes in der ELO E-Akte aufbauen.

Dieselben Mechanismen lassen sich auf andere fachspezifische Themen anwenden. Werden z.B. in Themenbereichen wie Kassenbelege, Sitzungen, Projekte, Bürgeranträge, Fischereischeine, Grünflächen, Kanalisation spezifische Objekte (Akten, Teilakten, Register, Vorgänge) benötigt, können diese, wie für die Personalakte exemplarisch geschildert, mit der ELO E-Akte realisiert werden.

Bei Fragen zu diesem und anderen Themen rund um die ELO E-Akte ist Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Zwickl

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[DE] Dateianhänge: Der Tod effizienter digitaler Zusammenarbeit

5. September 2016 Posted by StefanP.

Sie sind der Beginn allen Übels. Sie verstopfen E-Mail-Postfächer. Sie verteilen sich wie Pollen auf lokalen Festplatten. Sie sind nicht kontrollierbar. Und sie sind der Tod vernünftiger digitaler Zusammenarbeit. Von was spreche ich? Dateianhänge. Seitdem E-Mail den Einzug gehalten hat, werden Dateien, meist Texte, Tabellen und Präsentationen, aber vermehrt auch Grafik- und PDF-Dateien als Dateianhang verschickt. Von einer Person an zehn Empfänger. Diese zehn Empfänger verteilen sie dann weiter. Und oft wird von verschiedenen Personen an den Dokumenten editiert. Und schnell stellt sich die Frage, was denn nun die aktuelle und richtige Version einer Datei ist.

Nun haben wir eigentlich seit Jahren die Werkzeuge zur Verfügung, um diesem Chaos ein Ende zu machen. Doch weit gefehlt. Keine der Lösungen hat bisher wirklich Abhilfe beim Dokumenten- und Dateienchaos geschaffen. Weder die frühen Dokumentenmanagement-Systeme wie PC Docs noch ein Sharepoint oder ein Box. Dies ist auch die Geschichte meines persönlichen Scheiterns. Vor vielen Jahren habe ich bei meinem damaligen Arbeitgeber PC Docs im deutschen Markt eingeführt. Direkt integriert in Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation konnten die Anwender ihre Dateien im DMS speichern und versionieren (aber zum Thema Versionieren gleich mehr). Eigentlich genial wurde dies in vielen Systemen kopiert und ist heute Standardfunktionalität in Dokumenten Management Systemen. Aus der Dokumentenverwaltung heraus konnten schon damals Links zu den im System verwalteten Dokument verschicken und eben nicht Dateianhänge. Auch dies ist heute gang und gäbe in den meisten Systemen.

Doch all das hat nichts daran geändert, dass viele, ja die meisten Anwender noch immer Dateianhänge verschicken und Dokumente lokal auf der Festplatte in eigenen Verzeichnisstrukturen unter mehr oder weniger kryptischen Namen speichern. Wir haben es nicht geschafft, die Arbeitsweise der Anwender zu ändern. Einerseits sind Gewohnheiten, die sich einmal eingeschliffen, nur schwer oder gar nicht abzulegen. Andererseits scheinen unsere Systeme noch immer nicht so einfach zu bedienen zu sein, dass die Anwender sie gerne nutzen und adaptieren. Ein Armutszeugnis.

Und so werden munter weiter Dateianhänge mit Namen wie „VertragMeierV3a.doc“ verschickt, während ein anderer Anwender bereits an „VertragMeierV4b.doc“ arbeitet. Konsistente Dokumente, wo jeder weiß, was die richtige, aktuelle Version ist? Von eine nachvollziehbaren Versionsverwaltung, mit der man die Bearbeitung nachvollziehen kann, sind wir noch immer weit entfernt.

Und täglich erfahre ich, dass selbst in leistungsfähigen Werkzeugen zur sozialen Collaboration, die integrierte Datei- und Dokumentenverwaltung mit leistungsfähiger Versionierung bieten, Dateien als Anhang in Wiki- und Blogbeiträge oder in Projekten und Aktivitäten abgelegt werden. Ein Horror für jemand, der sich mit dem Thema nun schon lange beschäftigt und an effizienteres, schlaueres Arbeiten im Büroalltag glaubt.

Doch nein, resignieren dürfen wir bei aller Frustration nicht. Das dicke Brett des Datei- und Dokumentenmanagements muss weiter gebohrt werden.

  • Wir müssen Dokumentenbearbeitung noch einfacher, komfortabler, eingängiger und natürlicher für Anwender machen.
  • Der Siegeszug mobiler Endgeräte und der Bedienung hilft uns auf diesem Weg. File Sharing, Dateien einfach mit Systemen wie beispielsweise Box teilen und auf allen Geräten vom Smart Phone über das Tablet bis zum Desktop über die Cloud synchron halten, ist ein weiterer Baustein.
  • Und der Ansatz, vom Menschen und dessen Arbeit und nicht vom Dokument zu kommen, wie wir es beispielsweise im Aktivitätenmodul oder den Communities von IBM Connections tun, ist erfolgskritisch.
  • Wenn dann noch gemeinsames, synchrones und asynchrones Arbeiten an Texten, Tabellen oder Präsentationen möglich ist, ist ein weiterer wichtiger Schritt getan. Wer einmal online im Browser beispielsweise mit IBM Docs zusammen an einem Angebot, einem Projektplan oder einem Vertrag gearbeitet hat, dem öffnen sich automatisch die Augen für effiziente Dokumentenbearbeitung und Vorteile von Versionierung.
  • Und schließlich muss Dateiverwaltung quasi natürlicher Bestandteil des E-Mail-Klienten sein. Ich erhalte eine Mail eines Kunden mit einem Dateianhang, einem Fragebogen. Ein Klick von mir in IBM Verse und der Dateianhang ist in IBM Connections Dateien oder in Box gespeichert. Ich leite die E-Mail an die Kollegen weiter, die mir den Fragebogen beantworten sollen, inklusive Link zu der Datei, die in der Dokumentenverwaltung abgelegt ist. Kein Dateianhang! Das System ist so intelligent, dass es diesen Kollegen automatisch die Zugriffsrechte auf den Fragebogen gibt. Und dann arbeiten wir gleichzeitig online oder asynchron am Fragebogen.

Noch einfachere Bedienung, an mobilen Geräten orientiertes Benutzerdesign, automatische Synchronisierung von Dateien zwischen allen Geräten, wirklicher komfortabler Dokumentenaustausch, nahtlose Integration von Dateimanagement-Funktionen in den E-Mail-Klienten und gemeinsame, synchrone Online-Bearbeitung von Dokumenten sind wichtige Bausteine, um dem Übel Dateianhänge zumindest etwas mehr Herr zu werden. Dazu muss ständige Aufklärung und Ausbildung kommen, wie ich es in diesem Video zu tun versuche. Und schließlich muss man es täglich in der eigenen Arbeit vorleben, um die Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Interessenten und Partner davon zu überzeugen, dass es schlaueres Arbeiten als Dateianhänge versenden gibt. Ganz sicher.

IBM bietet mit der IBM Connections-Familie eine Suite von Produkten an, zu denen neben dem weltweit führenden Enterprise Social Network der moderne Web E-Mail-Klient IBM Verse, Chat- und Meeting-Module ebenso gehören wie IBM Docs, ein Online Editor für Texte, Tabellen und Präsentationen. IBM setzt in seiner Strategie auf Partnerschaften mit Unternehmen wie Box oder Cisco, mit denen man zusammen mehr als nur eine Alternative zu Office365 und Google Apps for Work bietet. Die Produkte der IBM und der Partner werden in den kommenden Versionen mit kognitiven Funktionen durch die IBM Watson ausgestattet, um so intelligenter und schlauer zu arbeiten.


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ELO E-Akte nun verfügbar!

10. Juni 2016 Posted by Alexander Kühn

Bringen Sie mehr Effizienz in Ihr Verwaltungshandeln! Das ist das Ziel gewesen bei der Entwicklung der ELO E-Akte und nun wurde die Version 1.0 veröffentlicht und alles was versprochen wurde, ist in der Version enthalten.

ELO Digital Office GmbH versteht sich als erfahrener Softwarehersteller, welcher Ende der 1990er-Jahre aus dem Leitz-Konzern hervor ging. Im Mittelpunkt steht seitdem die Entwicklung von funktionellen Lösungen, mit denen sich das digitale Informationsmanagement und die zugeordneten Vorgänge effizienter gestalten
lassen. Die speziell auf die Verwaltung ausgelegte ELO E-Akte hilft den Anwendern, sich optimal in dieser veränderten Arbeitsumgebung zurecht zu finden. Die ELO E-Akte präsentiert sich mit einer neugestalteten Benutzeroberfläche. Die ELO User-Interfaces orientierten sich hierbei an aktuellen Trends hin zu  übersichtlichen, auf das wesentliche reduzierte Oberflächen. Im Mittelpunkt des neuen Bedienkonzepts steht die leichte und spontane Anwendbarkeit der ELO-Produkte.

Gerne zweigen wir Ihnen die ELO E-Akte live.

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Was Ihnen Dokumentenmanagement wirklich bringt

16. August 2015 Posted by Alexander Kühn

Das Dokumentenmanagement – lange Zeit die Domäne papierner Ablagesysteme – erfolgt heute digital, doch es kann immer noch viel Zeit kosten. Wer seine Unterlagen elektronisch schlecht sortiert, sucht anschließend mühselig nach wichtigen Mails, Angeboten oder Rechnungen. Mit dem ELO Office stellen Unternehmen eine sinnvolle Ordnung her und finden per Klick jedes erforderliche Dokument.

Anforderungen an das Dokumentenmanagement System (DMS)

Das DMS verwaltet elektronisch und vielfach per Cloud-Speicherung alle Dokumente, Statistiken, Vorlagen, Zahlen, Grafiken, Abbildungen und Formulare. Es schafft eine logische Übersicht, enthält Suchfunktionen quer durch das gesamte System und stellt auf Wunsch Verknüpfungen her. So kann aus einem früheren Angebot mit bereits aufgelisteten Positionen eine Rechnung erstellt werden, auch die Anschriften und Steuernummern hält das DMS schon bereit und importiert sie mit einem Klick. Eine weitere, sehr bedeutsame Funktion ist die Übernahme gespeicherter Daten in neue Betriebssysteme. Auch der mobile Zugriff ist jederzeit möglich. Des Weiteren können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement System administrieren. Sie vergeben Zugriffsrechte für verschiedene Ebenen, sodass manche MitarbeiterInnen nur Zugriff auf für sie relevante Daten haben, während Abteilungsleiter und die Betriebsleitung erweiterte Zugriffsrechte erhalten.

Was leistet ELO Office?

Dieses DMS liefert moderne Lösungen nach dem traditionellen Prinzip Aktenschrank-Ordner-Register. Dieses Prinzip hat sich über lange Zeiten bewährt, es war logisch, für digitale Anwendungen nicht daran zu rütteln. Im Einzelnen stehen unter anderem folgende Module zur Verfügung:

Dokumentenmanagement System ELO Office

  • ELO Print&Archive: Mit diesem Tool archivieren die Nutzer ihre Dokumente, sie können sie auch ausdrucken und versenden. Daten lassen sich aus ERP- und CRM-Systemen importieren. Der Nutzer definiert seine eigenen Belegarten und Ablageregeln.
  • ELO MobileConnector: Natürlich ist auch ein mobiler Zugriff auf das System möglich. Darüber hinaus ermöglicht ELO die permanente Synchronisation, für den Außendienst dürfte das essenziell sein.
  • ELO ScanConnector: Der Scan Connector scannt Belege nicht nur, er ordnet sie auch automatisch zu und erkennt schon vorhandene Belege. Das schafft endlich Ordnung und beendet lästige Redundanz. Weitere Funktionen sind die Zuordnung von Tags und die Ablage im Archiv. Ein ELO ScanConnector kann PDF- und TIFF-Formate verarbeiten.
  • PDF-Unterstützung: ELO ermöglicht Annotationen, also Anmerkungen auf PDF-Dokumenten.
  • ELO DropZone: Schnelles und komfortables Ablegen erfolgt heute per Drag&Drop. ELO liefert automatisch das nötige Schlagwort und archiviert anschließend logisch.
  • ELO Click&Find: Diese intuitive Suche funktioniert ganz einfach durch Markieren eines Suchbegriffs und dem Start der Suche. Das würde beispielsweise mit einer Rechnungsnummer funktionieren, auf die ein Geschäftspartner per Mail verweist. ELO Click&Find macht die Rechnung im System ausfindig.

 

 

Das ELO Office wurde ganz speziell für den Mittelstand konzipiert. Weiter Informationen finden Sie hier unter ELO Office.

 

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„Wissen. einfach. verfübar“ mit d.velop – Sponsor der 42. DNUG Konferenz

6. März 2015 Posted by Solveig Schwennicke

Die Kollegen der d.velop stehen Ihnen zur DNUG Frühjahrskonferenz 2015 in Vortrag und Ausstellung als Ansprechpartner zu spezifischen Themen im Umfeld des Enterprise Content Management zur Verfügung.

Die d.velop Gruppe ist Anbieter von drei Produktlinien für ECM:

d.3 als etablierte ECM-Software vereinigt die drei Säulen Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow Management.

ecspand vervollständigt Microsoft SharePoint um bis dato fehlende Funktionsbausteine rund um ECM und DMS.

Mit FOXDOX bietet d.velop ein echtes Cloud-ECM an.

www.d-velop.de

 

Informationen zur Konferenz:

Anforderungen an eine DMS-Lösung

24. November 2011 Posted by Dirk Wrany

Wir sind dabei den "Arbeitsplatz der zu Zukunft" Software-technisch abzubilden. Ich persönlich möchte die IBM Software-Lösungen (speziell IBM Lotus Notes und IBM Connections) enger mit einem DMS-/Archivsystem verzahnen.

Die Anforderungen gegenüber meinen letzten Beitrag haben sich nicht geändert. Aber es muss mehr geben.

Darum möchte ich von Ihnen wissen, was Sie sich in IBM Lotus Notes/IBM Connection in Verbindung mit unternehmsweiten Informationen und Prozessen wünschen.

Über Ideen und Anregungen freue ich mich.

Vielleicht können wir so den Arbeitsplatz der Zukunft gemeinsam gestalten.