Posts Tagged: ‘collaboration’

Wird die Krise endlich zu mehr und besserer Kommunikation und Zusammenarbeit führen? #Collaboration

30. April 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Gerade bekommen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die COVID-19-Pandemie und Arbeiten im Homeoffice eine Druckbetankung in punkto Kommunikation und Zusammenarbeit. Wie schreibt Michael Kroker so schön: „… schließlich sind Firmen zu Dingen wie Telearbeit und Videokonferenzen nun regelrecht gezwungen.“ Videokonferenzen gehören zum Alltag. Die Nutzerzahlen von Zoom oder Microsoft Teams oder Slack schnellen nach oben. Da kommt die 5. oder besser die 2020-er Ausgabe der Deutsche Social Collaboration Studie der Unternehmensberatung Campana & Schott und des Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt gerade zum rechten Zeitpunkt, auch wenn sie natürlich die vergangenen Wochen noch nicht in Betracht ziehen konnte.

Doch die Studie zeigt schonungslos viele Versäumnisse vor der Corona-Krise. Noch immer haben sich viele Unternehmen nicht ausreichend mit dem Thema auseinandergesetzt. Wie auch Michael schreibt: Vor der Krise sind erst bei 45 Prozent 45% der Unternehmen sind Collaboration Tools oder Projekte im Einsatz oder angelaufen. Ich halte diesen Wert weiter für erschreckend, denn das Thema ist nicht neu. Vor allem ist auch der Nutzen schon lange nachgewiesen und wird erneut durch die aktuelle Studie bestätigt. „Mitarbeiter, die häufig Social-Collaboration-Tools nutzen, arbeiten fast 40% effizienter“, schreiben die Herausgeber in ihrer Pressemitteilung.

Gut, der Reifegrad deutscher Unternehmen ist in den vergangenen Jahren von Jahr zu Jahr besser geworden, aber es bleibt immer noch sehr „Space for Improvement“. Gerade bei der Einführung scheint immer noch deutlicher Nachholbedarf zu sein, so die Studie. Die Mitarbeiter vermissen ausreichend Zeit, sich mit den Tools auseinanderzusetzen. Einige haben auch das Gefühl, dass ihre konkreten Anforderungen. nicht genügend gehört werden. Auch deshalb sind 73% der Mitarbeiter mit Einführung der Tools unzufrieden.

Mir scheint auch aus persönlicher Beobachtung, dass auch in der „richtigen“ Nutzung der Werkzeuge noch immer viel Potential steckt. Und oft sind es scheinbar banale Themen. Wie viele Nutzer:innen haben begriffen, warum und wie sie Dokumente versionieren? Nur allzu oft werden immer neue eigenständige Dokumente erstellt und man verliert den Überblick , welches Dokument denn nun aktuell ist? Wer hat wirklich schon den Unterschied zwischen E-Mail und Messengern wie Slack begriffen? Die Liste lässt sich beliebig verlängern. Welches Unternehmen hat eine begründete und gut kommunizierte Guidance, welches Tool man wann wofür nutzt? Und wo gibt es wirklich gutes Training für Anwenderinnen und Anwender?

Und natürlich ist auch noch immer viel in der Benutzung der Werkzeuge verbessern, Die Funktionen sind oft da, aber viel zu kompliziert zu benutzen. Ich muss dann immer an den /-Modus von Slack denken, über den Funktionen und Drittanwendungen aufgerufen und gesteuert werden können. Coole Funktionen, aber wer versteht sie schon? Die Zeiten von Lotus 1-2-3 sollten vorbei sein. Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung müssen bei allen Fortschritten noch stärker in das Zentrum des Anwendungsdesigns rücken.

Zurück zur Studie und einer weiteren Kernaussage der Studie: Sogenannte Firstline Worker, diejenigen, die direkt im Kundenkontakt stehen, liegen im Vergleich hinter Information Workern zurück, obwohl gerade bei Ersteren die Potentiale beim Einsatz von Social Collaboration-Werkzeugen noch höher liegen. Platt gesagt: Der Einsatz von beispielsweise Video Conferencing oder Messengern kann gerade an der Schnittstelle zum Kunden besonders viel bringen. Das dürfte gerade in diesen Zeiten besonders wahr, noch wichtiger sein. Und oft liegt es dort an einer mangelhaften technischen Ausstattung, keinem eigenen Computer oder eigenem mobilen Gerät.

Die derzeitige Krise macht deutlich, dass wir an vielen Stellen digitaler werden müssen. Von der Lieferkette, der Supply Chain, über Fernwartung, visuelle Inspektion, und Automatisierung oder Digitalisierung im Gesundheitswesen bis eben zu besserer Kommunikation und Zusammenarbeit (und vielen anderen Themen. Es wird sich zeigen, ob wir nun alle digitaler und moderner werden. Dort, wo es Sinn macht. Sicher auch ein Thema für 9vor9, was sich wo ändern muss, wo wir digitalisieren sollten.

(Stefan Pfeiffer)

Digitalthemen der Woche bei #9vor9: Die viel diskutierte COVID-19-App(s), Datenschutz und wir üben virtuelle Zusammenarbeit wie auch virtuelle Formate

31. März 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Die Digitalthemen der Woche heute bei #9vor9 mit Gunnar Sohn, Lars Basche und mir: Natürlich die angedachte COVID-19-App, mit der man einen besseren Überblick und eine bessere Warnung bei Infizierungen schaffen will. Die Akzeptanz in der Bevölkerung scheint sehr groß zu sein. Die Diskussionen rund um den Datenschutz werden korrekterweise ebenso geführt wie die technische Realisierung (GPS versus Bluetooth/Beacons und vieles mehr). Es ist ein Thema, an dem wir derzeit nicht vorbei kommen.

App mit Hirn und Verstand einführen ?!

Meine Meinung: Ja, wir sollten eine solche App trotz aller Bedenken zeitlich befristet einführen, dabei in höchstem Maße auf Datenschutz achten, gegebenenfalls nachbessern, und erst einmal auf Freiwilligkeit setzen. Und natürlich sollte, darf es nicht zu Diskriminierungen kommen. Viele scheinen sich jedoch noch immer nicht darüber im Klaren zu sein, dass es um eine Eindämmung geht, das Gesundheitswesen handlungsfähig zu halten, die Infektionskurve abzuflachen. Viele von uns werden infiziert werden. Nur soll und muss unsere Behandlung sichergestellt werden.

Kurz diskutiert haben wir auch das Thema Datenschutz und Zoom, dem „Rising Star“ am Videomarkt. Eigentlich eine Randnotiz mit der Notwendigkeit, dass Zoom schnellst möglichst nachbessern sollte.

Üben, üben, üben: Virtuelle Zusammenarbeit wie auch neue Eventformate

Wichtiger und relevanter das Thema Kultur der Zusammenarbeit jetzt im Homeoffice mit modernen Kollaborationswerkzeugen. Carsten Knop hat sich ja angesichts seiner Erfahrungen jetzt aktuell in der Redaktionsarbeit skeptisch geäußert. Man sei nicht so kreativ wie im „richtgen Büroleben“. Doch es gibt auch andere Studien, die genau das Gegenteil sagen. Meiner Erfahrung nach ist es eine Übungssache, die tägliche Praxis und Offenheit, so kreativ zu sein. Es ist übrigens viel mehr eine Frage eben jener Offenheit, denn der eingesetzten Produkte und Tools. Wir müssen in vielen Unternehmen bei vielen Mitarbeitern einfach üben.

Und das gilt auch für die neuen virtuellen Eventformate. Diejenigen, die lange Jahre Powerpoint-Vorträge vor meist real anwesendem Publikum gehalten haben oder Webinare in Frontbeschallung gewohnt sind, haben natürlich jetzt oft eine Herausforderung, sich auf neue dialogorientierte Formate wie Video-Talks umzustellen. Auch hier gilt: Wir müssen es alle lernen, üben, praktizieren, weiter entwickeln, um besser zu werden, Formate zu optimieren und vielleicht neue Formate zu entwickeln.

Call for Code: Mit entwickeln gegen COVID-19

Schließlich noch am Ende von #9vor9: Mein Hinweis auf den IBM Call for Code, der jetzt nicht nur dazu auffordert, Lösungen und Apps gegen den Klimawandel, sondern auch gegen COVID-19 zu entwickeln. Hier kann man sich informieren und registrieren. Die Sieger bekommen $ 200.000 für die weitere Entwicklung.

(Stefan Pfeiffer)

Bunte digitale Splitter: Welche Technologien als gefährlich empfunden werden, von notwendiger Sharepoint 10-Migration, dem Börsengang von TeamViewer, Kopfhörern und katastrophaler Modernisierung der Bundes-IT

17. Oktober 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Wieder einige „digitale Splitter“ aus meinem News Reader und meinen Intefressengebieten der vergangenen 14 Tage:

„Welches Haus will sich konsolidieren lassen? Keins natürlich“

Bemerkenswert knackig die Aussagen unser aller Digital-Staatsministerin Dorothee Bär zum Status der Modernisierung der Bundes-IT. Laut Spiegel Online sagte sie, dass der bisherigen Verlauf des Vorhabens „eine Katastrophe“ sei. Ein Grund sei die Rivalität unter den Ministerien und das Ressortprinzip, dass einzelnen Ministerien und Behörden weitgehende Autonomie garantiere:

„Welches Haus will sich konsolidieren lassen? Keins natürlich. Alle glauben, sie können es selber am besten. Können sie natürlich nicht.“

über Bundes-IT: Krisenprojekt wird ein Fall für Olaf Scholz – SPIEGEL ONLINE

Laut Spiegel-Bericht wandert jetzt ein großer Teil der Zuständigkeit für die Modernisierung der Bundes-IT ins Finanzministerium von Olaf Scholz. Ob es dadurch besser wird?

Welche Technologien empfinden „die Amis“ als eher gefährlich und eher nützlich

Es ist „nur“ eine Befragung amerikanischer Konsumenten durch den US-Sicherheitsanbieter Cove und bei uns könnte es anders aussehen. Trotzdem finde ich interessant, welche Technologien „die Amerikaner“ als eher gefährlich, eher nützlich oder sowohl  nützlich wie auch gefährlich ansehen.

harmful-helpful-tech-eileen-brown-zdnet-cove
Umfrage der Security Solutions Company Cove unter 1.003 Amerikanerinnen und Amerrikanern – Alle Rechte vorbehalten

SharePoint 10-Anwender sollten dringend über Migration nachdenken

David Roe äußert sich auf CMSWire zur bald notwendigen, unabwendbaren Migration von ShartPoint 2010 – der Extended Support endet im Oktober 2020 – mit dem SharePoint Migration Tool nach SharePoint Online, OneDrive und Microsoft Teams. Ist ja noch Zeit und das Werkzeug ist ja da, oder? Dazu bemerkt David nur:

Easy, right? Well nothing is easy with SharePoint and it is unlikely you will be able to migrate anything without help. Keep in mind the tool can only move „out of the box“ SharePoint sites. In other words, „sites that do not use any coding or third party tools can be migrated.

über Workplace by Facebook Grows, Time to Migrate From SharePoint 2010, More News

Fatal, aber wie es David schreibt, nicht neu. War schon immer so. Man sollte also wirklich als SharePoint 10-Anwender loslegen und sich Gedanken machen, wohin man wie will. David widmet sich dem Thema auch nochmals in einem separaten Beitrag.

Collaboration Number Crunching

Microsoft, Slack und auch Facebook, sie alle schmeißen mit Zahlen um sich, wie viele Anwender sie unterdessen haben. Hier unkommentiert die letzten Angaben:

Ein Porträt von TeamViewer

Und noch eine Lesetipp: Lisa Hegemann hat auf Zeit Online das Unternehmen TeamViewer anlässlich dessen Börsengangs porträtiert. Viele kennen TeamViewer ja als Fernwartungslösung. Was zu Beginn wie ein Hoch auf das Unternehmen und schwäbischen Pioniergeist beginnt, geht dann mit durchaus kritischem Blick auf die Besitzer, Private-Equity-Unternehmen Permira, und die Stimmung sowie Arbeitsüberlastung im Unternehmen weiter. Lesen!

Denn TeamViewer, das ist nicht irgendeine Provinzklitsche, … Sondern ein schwäbisches Technologieunternehmen, das mehr als 230 Millionen Euro Umsatz pro Jahr macht. Das etwa 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Dessen Softwareprogramm auf Millionen Rechnern weltweit läuft. Und das am Mittwoch mit einer Bewertung von 5,25 Milliarden Euro an die Börse gegangen ist. …

Wie jeder Investor will auch die Private-Equity-Gesellschaft ihr investiertes Geld vermehren.

Beim Börsengang deutet sich allerdings an, was daran möglicherweise problematisch sein könnte. Der komplette Erlös aus den verkauften Anteilen geht an Permira – rund zwei Milliarden Euro. Normalerweise sind Börsengänge für ein Unternehmen ein Weg, um neues Kapital für weiteres Wachstum zu sichern. TeamViewer geht dagegen leer aus. Dabei hätte die Firma das Geld nötig – …

über TeamViewer: Ein schwäbisches Digitalwunder | ZEIT ONLINE

Kopfhörer als neue Normalität des 21. Jahrhunderts

Und zum Abschluss noch ein kurzes Zitat des geschätzten Sascha Lobo, der sich mit dem Kopfhörer auseinandersetzt. Hatte man vor Jahren noch den Eindruck, dass das Smartphone quasi am Ohr angetackert ist, so haben diese Rolle unterdessen ganz klar Kopfhörer übernommen. Was gemeinhin noch etwas „strange“ erscheint, könnte zur neuen Normalität werden, meint Sascha.

… in dieser neuen Normalität des 21. Jahrhunderts stehen wir vielleicht kurz vor einer Umkehrung: Kopfhörer zu tragen ist der neue Normalzustand, und manchmal nimmt man sie halt ab.

Kopfhörer sind das Weltbewältigungsinstrument des 21. Jahrhunderts. Sie beamen den Kopf an einen Ort, der besser ist als der Regionalexpress, und sie dienen als allgemeinverständliches Signal: „Ich möchte nicht angesprochen werden“.

über Kopfhörer tragen ist der neue Normalzustand – Kolumne – SPIEGEL ONLINE

(Stefan Pfeiffer)

 

Collaboration: Nicht die Werkzeuge sind die Herausforderung, das gemeinsame Verständnis und Leben von Zusammenarbeit ist es

10. Oktober 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Eigentlich dürfte man das Thema gar nicht behandeln, denn es hat einen solch langen Bart: das Thema E-Mail und dessen oft vorausgesagter Tod. David Roe nimmt auf CMSWire auf den von Hiver durchgeführten State of Email Report 2019 (zum Download wird eine Registrierung gefordert) Bezug. Demnach nahm der E-Mail-Verkehr weiter zu, aber die Empfänger lesen weniger E-Mails. Nach Report ist die Zahl von 75 Prozent in 2017 auf 60 Prozent gefallen. Und sie antworten nur auf eine von 10 Nachrichten. Zwei Gründe dafür sind immer mehr E-Mails, in denen man aus verschiedensten Gründen in Kopie genommen wird, oder aber weitergeleitete E-Mails.

Natürlich stellt sich mir die Frage, ob das denn immer sein muss und ich muss an einige E-Mail-Trails der letzten Tage denken. Wer einmal auf Kopie gesetzt wurde, der entkommt dem oft Endlosdialog nicht mehr. Leider gibt es kein Opt-Out aus einer E-Mail-Konversation. Vielleicht sollte das eine Funktion, die Google und Microsoft in beim von David angekündigten Redesign ihrer E-Mail-Klienten einführen sollten? Insgesamt erinnert mich die Diskussion rund um E-Mail an das kürzlich hier behandelte wahre Welt des Dokumentenmanagements. Die Brücke ist ja auch da: das Versenden von Dateianhängen per E-Mail …

E-Mail immer noch der größte gemeinsame Nenner

Und ja, lieber Drew Houston von Dropbox, die grundlegende Frage bleibt: „Wie schaffen wir es, dass eine E-Mail gar nicht erst gesendet wird?“ Und ja, lieber Michael Kroker, vielleicht setzen zu wenige Unternehmen fortschrittliche Werkzeuge ein, blockieren Cloud-Speicher wie Box oder Dropbox, und ignorieren Messenger wie Slack oder Teams, stehen sich also wie Du schreibst beim Digitalen Arbeitsplatz selbst im Wege. Kein Wunder, dass E-Mail der kleinste und gleichzeitig größte gemeinsamste Nenner bleibt.

Doch die Werkzeuge alleine werden das Problem nicht lösen. Da kann man auch die Diskussion, nehme ich nur die besten Produkte und kombiniere sie oder nehme ich alles aus einer Hand, endlos führen. Solange es nicht gelingt, auch die einzelnen Anwender in der Nutzung der Werkzeuge an Bord zu nehmen, solange werden wir im Dilemma feststecken, Dateien auf der Festplatte und in Verzeichnissen speichern und weiter endlose E-Mail-Trails führen. Das gemeinsame und gelebte Verständnis muss da sein, wann man per Slack kommuniziert, was per E-Mail verschickt wird und wie Dateien wo gespeichert werden. Nur wenn das klar ist und gelebt wird, werden wir nicht weiter herumdoktoren, noch mehr Kommunikationskanäle und Informationssilos schaffen, sondern wirkliche Fortschritte am digitalen Arbeitsplatz erzielen.

Und ein Schelm, wer beim Titelbild dieses Beitrags vermutet, dass der Begriff Collapse unter Collaboration per Absicht positioniert wurde.

Der Collaboration-Markt wächst signifikant …

Und zum Abschluss: Der Markt wird weiter signifikant wachsen, sagen auch die Glaskugel-Gucker von Gartner voraus. Sie sagen voraus, dass der globale Markt für Collaboration-Anwendungen von $2,7 Milliarden in 2018 auf $4,8 Milliarden in 2023 wachsen wird. Die Treiber für dieses Wachstum sind demnach die sich entwickelnden Märkte und Länder, aber auch die wachsende Zahl an Wissensarbeitern (die aber vor allem in besagten Märkten enorm zunehmen).

Doch wer dominiert ihn. Simon Dückert ist voll auf dem Microsoft-Zug, wenn er in seinem Beitrag das Ende der im Markt befindlichen Enterprise Social Networks voraussagt:

Meine Vermutung ist demzufolge, dass die bestehenden ESNs in den kommenden 3-5 Jahren überwiegend durch Office 365 abgelöst werden. Die Rolle der offenen sozialen Netzwerke wird dabei von Yammer übernommen. Die Zusammenarbeit von Abteilungen, Projekten und Communities wird von Teams abgedeckt

über Die Zukunft von ESNs – wie sehen die nächsten 3-5 Jahre aus? | ALL @ 21C

… aber wer sahnt die Umsätze denn nun ab?

Für mich angesichts einer vielerorts vermuteten Dominanz von Microsoft erstaunlich sind die Aussagen, dass der Markt fragmentiert sei und bleibe. “While decision makers still want a foundational platform, there is acceptance that no single vendor can address it all,” so wird Craig Roth, Research Vice President bei Gartner zitiert. Er sagt voraus, dass durch spezialisierte Collaboration-Anwendungen sogar mehr Silos entstünden. obwohl  Collaboration-Dienste immer mehr Infrastrukturservice seien. Passt ja auch zu den Statements von Aaron Levie von Box und Phil Wainwright.

Ich persönlich hoffe, dass der Markt vielfältig bleiben wird, auch wenn ich leider wenig Hoffnung habe, dass sich europäische Alternativen oder Open Source-Lösungen positionieren. Da scheint doch die Bequemlichkeit vieler Entscheider zu groß, die Lobbyarbeit besagten Anbieters zu erfolgreich sowie der politische Wille, europäische Plattformen zu schaffen, trotz aller Schönwetterrethorik wenig existent zu sein.

(Stefan Pfeiffer)

 Bild von Dianne Hope auf Pixabay

Deutsches IBM Collaboration Solutions Team ist jetzt HCL: Alles Gute an Kunden, Geschäftspartner und meine jetzt ehemaligen Kollegen!

1. September 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Heute ist ein Stichtag für meine ehemaligen Kollegen. Tom Zeizel und viele seiner Mitarbeiter sind nun offiziell Mitarbeiter des indischen IT-Unternehmens HCL! Ich wünsche Tom, Claudia, Peter, Erik, Jörg und vielen anderen Kolleginnen und Kollegenriesigen Erfolg und viel Spaß bei der neuen Firma im quasi alten Job aber mit neuem Drive.

Über den Verkauf der nun ehemaligen IBM Collaboration-Produkte an HCL habe ich ja hier im Blog ausführlich berichtet, zuletzt von der DNUG Konferenz aus Essen. Schließlich war ich ja in den nun 12 Jahren einen guten Teil der Zeit für deren Vermarktung in Deutschland und Europa zuständig, wie man hier im Blog ja auch nachlesen kann. Und natürlich drücke ich nicht nur meinen nun ehemaligen Kollegen, sondern vor allem auch Kunden und Geschäftspartnern alle Daumen, dass es voran geht.

HCL hat sich in ja in den vergangenen Monaten bei Leibe nicht dumm angestellt und sich im Besonderen gegenüber Kunden klar und deutlich positioniert. Hier einige Kernzitate aus dem heutigen Blogbeitrag von Tom Zeizel:

Die Zeit der viel zu knappen Investitionen und der verschleppten Auslieferungstermine ist vorbei. … HCL hat das Budget und will und wird wachsen. Auch langfristig. …

Customer Relationship beyond the Contract!“. Und das merkt man überall – sehr positiv! Also nicht mehr der Klassiker „verkaufen und dann weg und nie wieder gesehen“.  Vertriebler haben Ziele, die sie auf langfristige Verbindungen trimmen. …

Heute ist HCL Software vom Stand weg schon #20 am weltweiten Software-Markt. Und wir haben die Top 10 fest im Blick!

über Tom Zeizels Blog: Wir sind HCL !!! – DNUG

Einfach den kompletten Beitrag lesen. Mir manchmal etwas zu viel rosa Farbe vom heiligen Geistschreiber, aber die Zukunft wird bestimmt besser.

Und nochmals alle Gute! Ich werde die Entwicklung mit sehr viel Sympathie begleiten.

(Stefan Pfeiffer)

E-Mail lieben lernen? Ja, aber wir brauchen mehr für die Zusammenarbeit. Und ich rede nicht von weiteren, neuen Werkzeugen

8. August 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Die unendliche Geschichte oder mal wieder das Thema E-Mail: Diesmal greift es Hannes Schrader auf Zeit Online auf … und singt im Grund genommen ein Loblied. E-Mail sei einer der besten Dinge, die uns passiert seien. E-Mail laufe überall, auf Computer, Smartphone, Tablet, Fernseher, ja bald Kühlschrank, man brauche keine spezielle App dazu (stimmt im beruflichen Umfeld nicht) und E-Mail sei immer „up and running“.

Auch das Thema Datenskandale und -diebstahl führt er an. Auch hier zucke ich ein wenig zurück, wenn ich an die Phishng Mails und andere Versuche denke, die Sicherheit zu unterlaufen.

Doch ja, E-Mail ist der kleinste oder größte gemeinsame Nenner. Es gibt Standardprotokolle und Gateways, wie man Nachrichten untereinander austauschen kann. Da ist man viel weiter als im Bereich Messenger, wo jeder seine eigene Suppe kocht und bewusst seinen eigenen „Wallet Garden“ kultiviert, denn jeder Anbieter will ja die Kunden in seine App, auf seine Plattform treiben. Also hat man privat Messenger wie WhatsApp („the Evil“), iMessage, Signal (besser) oder Threema (auch gut). Im Beruf kommen im Beruf dann noch Slack oder Microsoft Teams hinzu.

Bewohner eines kleinen gallischen Dorfes versuchen, Interoperabilität zwischen Messengern herzustellen, gar aufbauend auf einem Standard-E-Mail-Protokoll. Rafael Laguna von Open XChange will das Internet Message Access Protocol (IMAP) so aufbohren, so dass darüber auch Chats abgewickelt werden könnten. Doch wird das Erfolg haben? Sind oben genannte Anbieter von Messengern wirklich daran interessiert, dass eine Nachricht aus WhatsApp in Signal empfangen werden kann?

Doch nicht nur in Messengern, auch soziale Netzwerke haben ihr eigenens Nachrichtensystem, das nicht nach außen kommuniziert: Facebook, Xing, LinkedIn, Instagram … Jedes System kultiviert seinen eigenen Posteingang, denn die jeweiligen Anbieter wollen ihre Kunden in ihrer App halten. Und oft gibt es dafür natürlich monetäre Gründe.

Die Diskussion ist nicht neu, hier im Blog und in vielen meiner alten Artikel. Postuliert man weiter an das Ende von E-Mail oder hätte man Mail nicht konsequent weiterentwickeln sollen?  Aber gab es das nicht mal einen vielversprechenden Ansatz? Dunkel erinnere mich an sogenannte Groupware, die Apps zur Zusammenarbeit ermöglichte, aber im Keren auch E-Mail- und Kalenderfunktionen hatte.

Aber „die Jungen“ wollen ja nicht mehr mailen. Sagt man. Deshalb ja Messenger. Aber machen WhatsApp, Slack, Teams und Co. alles nur noch schlimmer? Ganz sicher haben wir heute keinen Mangel an Werkzeugen, über die wir zusammenarbeiten und kommunizieren: Telefon, Videokonferenzen, Dokumentenablagen, Wikis, Communities, Messenger, Projektmanagement-Tools, E-Mail, interne und externe soziale Netzwerke. Überall macht es Ping und es blenden sich Benachrichtigungsfenster ein.

Ich habe es in den letzten Jahren selbst erlebt, wie immer mehr Werkzeuge hinzugekommen sind und ein Ende ist nicht abzusehen: Begonnen haben wir mit E-Mail, Chatten und einem sozialen Netzwerk, über das man auch Dateien teilen kann. Plötzlich musste eine weitere Dokumentenablage hinzukommen. Und Instant Messaging genügte nicht. Ein Messenger wurde zusätzlich eingeführt. Zeitweise waren drei Videokonferenzsysteme im Einsatz. Und dann kommen noch moderne Werkzeuge zum Aufgaben- und Projektmanagement hinzu.

Ist die Welt besser geworden? Sind wir innovativer und schneller? Oder perfektionieren wir nur das Chaos. Welche/r Kollege/in weiß noch, welcher Kanal  und welches Tool noch was für was genutzt werden soll. Wo sollen wir nochmals Informationen und Dokumente gemeinsam bearbeiten und teilen. Und dann kommen ja noch lieb gewonnene Gewohnheit und eigene Präferenzen hinzu. Noch immer teilen viele Mitarbeiter/innen Dokumente am liebsten als Dateianhang in der E-Mail, egal ob 50 MB verschickt werden.

Und um auch nochmals klar Stellung zu beziehen: E-Mail ist wichtig und ein guter Standard. Aber E-Mail ist nicht genug. Gerade im Beruf und in Unternehmen. Wir müssen in vielen Bereichen raus dem persönlichen Posteingang, müssen Informationen, Dokumente, Wissen teilen, Projekte gemeinsam bearbeiten und auch manchmal in Echtzeit per Text, Sprache oder Video kommunizieren. Aus rein fachlichen Gründen und auch um auf Kommunikationspräferenzen der jungen Generation einzugehen.  Offene Standards wie den oben von Rafael Laguna propagierten „Chat over IMAP“ haben meine Sympathie und verdienen Unterstützung – eigentlich gerade auch von der EU und der öffentlichen Hand. Da sind wir wieder beim Thema Staat oder EU als Plattformbetreiber.

Doch daneben müssen wir unser Hirn einschalten, uns disziplinieren und mit Methode arbeiten: „Öffnen Sie Ihr Mailprogramm nur dreimal am Tag. Einmal morgens, einmal mittags und einmal abends, kurz vor Feierabend,“, schreibt Hannes Schrader. Im Prinzip hat er Recht, besonders im beruflichen Umfeld. Und gerade auch dort sollten wir, sollte die Unternehmensführung feste Regeln festlegen und leben – ja auch sanktionieren. Welches Werkzeug benutze ich für welchen Zweck? Was sind die vereinbarten Verhaltensregeln und Erwartungshaltungen im Unternehmen. Ein neues Tool, einer neuer Kanal, ein neues Ping-Ping, ein neues Benachrichtigungsfenster wird das Kommunikationschaos nicht lösen und auch nicht zu besserer Zusammenarbeit führen.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von S. Hermann & F. Richter auf Pixabay

 

Nach Erfolgsmeldungen der vergangenen Jahre und Börsengang: Quo vadis Slack? Macht Microsoft jetzt Slack platt?

11. Juli 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema Slack und Messenger im Unternehmen habe ich hier im Blog ja des öfteren behandelt. Hier einige ausgewählte Nachrichten und Artikel der vergangenen Wochen: Macht Microsoft Teams jetzt Slack platt, wie es einmal Facebook mit Snapchat gemacht hat, fragt auf recode. (Danke, Thomas Cloer für den Link auf Twitter). Die Microsoft-Argumentation und -Strategie ist klar und wird wie folgt zitiert.

Customers see Teams as a great deal because it’s part of Office 365, with deep integration into the other Office apps and services.

über Microsoft might crush Slack like Facebook crushed Snapchat – Vox

Und Du, lieber Kunde, hast ja eh einen Vertrag mit uns und bekommst Teams also quasi umsonst. Diese Argumentation kennen wir ja nur zu gut von Microsoft, auch beispielsweise beim Thema Dokumentenablage.

Der weltweite Markt für Arbeitsplatzsoftware wird laut Bericht auf 28 Milliarden Dollar geschätzt. Da sollte eigentlich Platz für viele Anbieter sein, aber es ist deutlich, dass Microsoft eine (ungesund) dominante Position einnimmt, dies es Best of breed-Anbietern wie Slack, Box oder Zoom, ja auch einer HCL die gerade die Collaboration-Produkte der IBM übernommen haben, schwer macht.

Intern bei Microsoft steht Slack auf dem Index und soll wie einige andere Tools nicht von Microsoft-Mitarbeitern benutzt werden. David Roe zitiert auf CMSwire eine interne Microsoft-Anweisung wie folgt:

Slack Free, Slack Standard and Slack Plus versions do not provide required controls to properly protect Microsoft Intellectual Property (IP). Existing users of these solutions should migrate chat history and files related to Microsoft business to Microsoft Teams, which offers the same features and integrated Office 365 apps, calling and meeting functionality…

über Why Microsoft Won’t Let Employees Use Slack

Im Beitrag argumentiert David, dass Slack eine typische Schatten-IT-Anwendung sei. Jeder könne mal schnell einen Kanal aufmachen. Daten könnten einfach hin und her kopiert werden. Na ja. Wichtiger ist für mich eine End-To-End-Verschlüsselung der Daten. Menschliche Böswilligkeit oder Naivität wird nie ganz auszuschließen sein. Doch ist die Diskussion rund um Datensicherheit und Slack natürlich für das Unternehmen bedenklich:

Slack speichere Benutzernamen, Passwörter, praktische jegliche Benutzertätigkeit auf den Servern der Slack-Plattform. Da die Daten eben nicht End-To-End-verschlüsselt seien, könnten Slack-Mitarbeiter, Behörden oder im schlimmsten Fall Hacker die Plattform knacken und Daten missbrauchen. Wasser auf die Mühlen von Microsoft.

David Roe zitiert in seinem oben schon zitierten Bericht Experten, die generell in Farge stellen, dass Slack, aber auch Microsoft Teams sicher genug für hoch sensible Daten seien. Ich muss da auch an meinen Freund Ulrich Kampffmeyer und unsere Veranstaltungen und Diskussionen rund um Compliance (damals mit Fokus E-Mail) denken. Die gesetzlichen Anforderungen sind angesichts der DSGVO und anderer Regularien seitdem sicher nicht geringer geworden.

Natürlich werden die Diskussionen rund um die Sicherheit von Slack bei aller verständlichen Aufregung hochgekocht und das durchaus auch interessenorientiert. Und so etwas tut weh, wie gerade auch der Video Conferencing-Dienst Zoom erfahren muss. Bedächtigere Marktbeobachter argumentieren, dass mit der Unternehmensversion von Slack Sicherheitsfunktionen die zusammen mit einer entsprechenden IT Policy den meisten Anforderungen genügen dürften. Bleibt natürlich immer noch die Herausforderungen in der freien Version von Slack, mit der Arbeitsgruppen in vielen Unternehmen nach dem Motto Bring your Own Application als Schatten-IT gestartet haben.

Der jetzige Gegenwind, den Slack aushalten werden muss, kommt nach einem von Presse und Analysten gefeierten Börsengang im Juni 2019. Slack wählte dabei die ungewöhnliche Form des Direct Listings, bei dem Aktien direkt an der Börse verfügbar gemacht wurden ohne die sonst meist übliche Involvierung von Investmentbanken. Dieser Erfolg ist, wie David Roe schreibt, umso außergewöhnlicher, da Slack angesichts der Konkurrenz von Microsoft und anderen noch profitabel werden will und muss. Dies kann auch zu ganz speziellen Herausforderungen führen, gerade wenn man als börsendotiertes Unternehmen dem Druck der Quartalsergebnisse massiv ausgesetzt ist.

Klar ist, dass Anbieter wie Slack sich Negativschlagzeilen deutlich weniger leisten können als eine Microsoft. Böse könnte man sagen, bei denen hat man sich schon an Security- oder Datenschutzprobleme gewöhnt. Ich verweise gerne auf meinen Artikel, wo einige Sicherheitsvorfälle der vergangenen Monate aufgelistet sind. Und natürlich traut man wohl generell Microsoft mehr, mir aus manchmal schwer nachvollziehbaren Gründen. Die alte Geschichte …

Breiter gesehen geht es um die altbekannte Diskussion im Collaboration-Markt um Best of Breed-Lösungen wie eben Slack, Box oder Zoom versus Plattform eines großen Anbieters. Und oft geht es auch um den Kampf IT-Abteilung versus Schatten-IT. Die einen wollen wenig Arbeit und Risiko haben, vermeintlich Sicherheit und Kontrolle, vor allem nichts falsch machen. Wie war der alte Spruch: Wenn man Microsoft, SAP und IBM einsetzt, kann man nicht gefeuert werden. Die anderen, meist Endanwender und Fachabteilungen, wollen schnell und unkompliziert coole Tools, die meist funktionale Vorteile haben.

Es wird interessant sein, wie sich insbesondere Slack in den kommenden Monaten behaupten wird. Microsoft hat Slack im Visier und wird die bekannte Marktmacht und die bekannten Mittel anwenden. Das ist auch für Slack eine Herausforderung – aber auch ein Kompliment.

Ich hoffe nur, die Party ist für Slack nicht bald vorbei.

Und in diesem Beitrag spare ich mir die durchaus berechtigte Diskussion, ob Tools wie Slack oder Microsoft Teams nun Unternehmen und Mitarbeiter produktiver gemacht haben. Hatte ich ja schon mal kurz hier angerissen.

(Stefan Pfeiffer)

The Full Cut: My Interview with Richard Jefts from HCL Digital Solutions on the intended Transfer of Trade, the German market and the future of the IBM Collaboration Products

6. Juni 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

At #DNUG46 I had the pleasure to talk to Richard Jefts, Vice President & General Manager of Digital Solutions at HCL Technologies, about

  • and the expected next steps of the Transfer of Trade
  • the specifics of the German market and the importance of the German User Group
  • and the HCL’s design and development principles for the IBM Collaboration products

Here is the full cut:

„The essentials“, a cut of this talk can be found here and in our Livestudio Magazine. And here are some impressions from Day 1 of the DNUG Conference.

(Stefan Pfeiffer)

„The Essentials“: My Interview with Richard Jefts from HCL Digital Solutions on the intended Transfer of Trade, the German market and the future of the IBM Collaboration Products

5. Juni 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

At #DNUG46 I had the pleasure to talk to Richard Jefts, Vice President & General Manager of Digital Solutions at HCL Technologies, about

  • and the expected next steps of the Transfer of Trade
  • the specifics of the German market and the importance of the German User Group
  • and the HCL’s design and development principles for the IBM Collaboration products

Here are „the essentials“, a summary and of our talk:

The full talk will be published June, 6. And here are some impressions from Day 1 of the DNUG Conference.

(Stefan Pfeiffer)

Jefts Magazin

Als rasender Reporter auf der #DNUG46 – Beitrag zu #Livestudio am 4. Juni 2019

4. Juni 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Seit gestern (3. Juni) bin ich auf der 46. DNUG Konferenz in Essen. Die Anwendervereinigung deutscher Collaboration-Kunden feiert in diesem Jahr 25-jähriges Bestehen. Glückwunsch dazu. Und ein wichtiger Umbruch steht an: Der Abschluss des Verkaufs der IBM Collaboration-Produkte Notes/Domino, Samestimes, Connections und Portal steht kurz vor dem Abschluß. Es ist also meine wahrscheinlich letzte DNUG, bevor HCL Produktvertrieb und -entwicklung übernimmt.

Ich habe beim traditionellen Vorabend-BBQ auf der Roof Top-Terrasse des Atlantic nahe der Messe die Chance ergriffen, einige Protagonisten zu interviewen. So habe ich mit dem ehemaligen Vorstand Jörg Rafflenbeul, IT Koordinator bei Heitkamp & Thumann Group , ebenso gesprochen wie mit dem neuen Vorstand Matthias Weichhold von der FIDUCIA & GAD IT AG sowie Dr. Thomas Zeizel von IBM und Stefan Thier von Dachser. Der entsprechende Ausschnitt findet sich in der zweiten Hälfte des von Gunnar und Lars moderierten Magazins. Einige sehr knackifg Statements zur Total Cost of Ownership von Notes und Domino oder auch zur gewünschten Produktweiterentwicklung

Gerade habe ich übrigens ein Interview mit Richard Jefts, dem „Cheffe“ des Collaboration-Bereichs von HCL, beendet, das wir auch in Kürze senden werden.

(Stefan Pfeiffer)

Das Livestudio Magazin vom 22. Mai: Wetterkapriolen, KI-Expertise, Collaboration-Ausblick und Top-Basketball ;-)

22. Mai 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Der Wettergott spielt mit uns in Berlin: Nach großer Hitze – besonders im Studio in Berlin mit zeitweise 40 Grad – haben wir heute einen frischen Tag mit nur 13 Grad. Frisch sind aber auch unsere Inhalte und Gespräche vom heutigen und gestrigen Tag.

  • Ann-Kristin hat mit dem Kamerateam wieder Impressionen vom Tage und bemerkenswerte Statements von Geschäftspartnern eingefangen.
  • Im Magazin finden wir einen kurzen Zusammenschnitt der Statements des Analysten Axel Oppermann zur geplanten Übernahme der Collaboration-Produkte durch HCL. Das volle Gespräch ist hier zu sehen.
  • Und schließlich hat Gunnar Sohn den IBM-Ki-Guru Dr. Wolfgang Hildesheim interviewt. Auch hier gibt es eine ausführliche Version.
  • Und das sicherlich nicht ganz so ernste Highlight: die Basketball-Würfe von Lars und mir.

Viel Spaß und bis morgen.

Stilistisch nicht schlecht, aber kein Korb …

DSC_0777

Wie geht es weiter mit den Collaboration-Produkten der IBM – ein Gespräch mit Axel Oppermann und Andreas Schulte

22. Mai 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Vor einigen Monaten hat der indische IT-Riese die Absicht bekündet, unter anderem die Collaboration-Produkte der IBM – sprich IBM Notes/Domino, Connections, Sametime und Portal – zu übernehmen. Der entsprechende rechtliche Genehmigungsprozess läuft derzeit und soll – so hört man – in Kürze abgeschlossen werden. Im Livestudio habe ich mich mit dem Analysten Axel Oppermann und meinem Kollegen Andreas Schulte, der die Business Partner der IBM im Bereich Collaboration betreut, über die anstehende Übernahme und deren potentielle Auswirkungen unterhalten.

 

 

Machen Slack, Teams und Co. alles nur noch schlimmer?

6. Mai 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Job software like Teams, Slack, and Workplace were supposed to make us more productive. They haven’t.

über How Slack impacts workplace productivity – Vox

Ein provokatives Statement. Und (für mich) noch provokativer liest man bei Vowe:

Maybe someday we will find out that Enterprise Social Networks were a terrible idea as well.

über vowe dot net

Da fange ich als ein Fan von Enterprise Social Networks zugegebenermaßen schon an zu zucken. Aber die Herausforderung ist da und ich habe sie in meinem Beitrag zum Collaboration-Paradoxon angesprochen: Mehr Werkzeuge scheinen mehr Informationssilos und immer neue Posteingangskanäle zu generieren. Information, Wissen und Kommunikation zerfasert.

Da bemerke ich in meiner eigenen Arbeit die Herausforderungen: Momentan manage ich ein großes Projekt – das IBM Livestudio – mit Hilfe von Slack, Box, Webex, E-Mail und … Excel-Tabellen. Und fluche nicht nur über die Tabellen, die ich selbst erstellt habe, um den Überblick zu behalten, sondern auch über die Kanäle und die Unübersichtlichkeit von Slack.

Hätte ich das Projekt doch besser in IBM Connections – einem oben „verteufelten“ Enterprise Social Network – gemanagt. Viel strukturierter … wenn sich alle auf die Struktur einlassen. Gerade noch mit Kollegen Schütt drüber schwadroniert.

Und da beklagt der eine, dass man E-Mail hätte weiterentwickeln sollen, während die anderen (seit mehr als einem Jahrzehnt) das Ende von E-Mail postulieren.

Gab es das nicht mal? Eine Weiterentwicklung von E-Mail. Ich erinnere mich dunkel an eine Groupware mit E-Mail-Funktionen. Da ging der Entwicklungszug vielleicht dann in die falsche (Workplace-) Richtung. Aber wenn ich so richtig drüber nachdenke …

(Stefan Pfeiffer)

Tom Zeizels Blog: Mit HCL auf dem ICS Partner-Treff 2019

17. März 2019 Posted by Thomas Zeizel, IBM

Tom Zeizels Blog: Mit HCL auf dem ICS Partner-Treff 2019 Grippezeit. Leider hat sie mich diesmal auch erwischt, so richtig mit Fieber und allen Extras. Selbst wenn es einem dann nach einigen Tagen schon etwas besser geht, so überlegt man sich bei allen Terminen, ob man da unbedingt hin muss. Vieles kann man zur Not […]

Der Beitrag Tom Zeizels Blog: Mit HCL auf dem ICS Partner-Treff 2019 erschien zuerst auf DNUG.

Fastenzeit: Von Aschermittwoch an nur noch maximal fünf E-Mails pro Tag schreiben? Oder brauchen wir einen ganz anderen Ansatz?

6. März 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Die E-Mail ist ein Symbol für Aufschieberitis und Unverbindlichkeit. … Bloß niemanden überrumpeln, bloß nicht gleich die Dinge klären, die sich in vielen Fällen rasch besprechen ließen.

über Kommunikation im Büro – Schafft die E-Mail ab! – Karriere – Süddeutsche.de

So schreibt Felicitas Wilke in der Süddeutschen Zeitung. Sie fordert dazu auf, öfters mal das Telefon zu nehmen, um Dinge direkt zu klären, statt E-Mail-Pingpong zu spielen. Sie ruft pünktlich zum Aschermittwoch zum Fasten auf. Man solle versuchen, nur noch maximal fünf E-Mails pro Tag zu schreiben. Auch Josh Bersin sieht das Paradigma von E-Mail als gebrochen an. Die besten Mitarbeiter würden – so seine Studien . am schnellsten auf E-Mails antworten, was zu Stress führt.

Das Thema lässt mich nicht los, in der persönlichen Nutzung, aber auch hier im Blog: E-Mail, Fluch oder Segen. Immer wieder habe ich dazu aufgefordert, dass für viele Dinge, die per E-Mail verteilt und in Silos gespeichert werden, besser Werkzeuge zur Zusammenarbeit benutzt werden sollten. Im besonderen bin ich ein Freund sogenannter Enterprise Social Networks (ESN) wie IBM Connections, die mit vielfältigen Funktionalitäten die Kollaboration im Unternehmen und auch über Unternehmensgrenzen hinweg unterstützen. Communities sind dabei ein zentraler Bestandteil, in denen sich Mitarbeiter rollen- oder projektbezogen zusammenschließen, Informationen austauschen und Ideen entwickeln.

Doch fast scheint es, dass die internen Unternehmensnetzwerke schon wieder aus der Mode kommen. Jetzt sind Messenger in der Mode. jeder kennt (leider) WhatsApp in der privaten Nutzung oder aber Slack oder Microsoft Teams im Unternehmen. Sie werden in vielen Artikeln hoch gehandelt. Sie seien übersichtlicher, schreibt Felicitas Wilke. Oder Josh Bersin postuliert, dass diese Werkzeuge nun wirklich die Art, wie wir arbeiten, ändern.

Doch noch sind die Zahl der Messenger-Anwender bei allen Steigerungsraten noch immer weit von der Zahl der E-Mail-Anwender entfernt. Und unterschätzen wir nicht die Macht der Gewohnheit. Ja, durch die private Nutzung von Messengern mag sich auch in Unternehmen sukzessive das Kommunikationsverhalten ändern, aber noch sind wir nicht dort.

Und es gibt durchaus auch die ersten kritischen Stimmen und Erfahrungen mit den neuen Kommunikationswerkzeugen. Auch Messenger können meiner Erfahrung nach schnell unübersichtlich werden, wenn man in vielen Kanälen und Workspaces aktiv ist. Und sie sind ein neuer Kanal, den ich auch checken muss. Der von Josh Bersin angesprochene Stress mit E-Mail kann durch Messenger durchaus genauso verursacht, vielleicht sogar potenziert werden.

Wir haben heute viele Plätze und Werkzeuge, mit denen wir zusammenarbeiten und kommunizieren: Telefon, Videokonferenzen, Dokumentenablagen, Wikis, Communities, Messenger, Projektmanagement-Tools, E-Mail, externe soziale Netzwerke. Fast jedes dieser Werkzeuge hat auch eine Benachrichtigungsfunktion, einen „Posteingang“ oder aber sendet eine Benachrichtung per E-Mail. Wir haben offenbar zu viele Tools.

Vor allem fehlt uns noch immer ein gemeinsames Verständnis zwischen Mitarbeitern und in Unternehmen, welches Werkzeug und welchen Kanal wir für welche Kommunikation und Zusammenarbeit wie nutzen. Daran haben die Messenger auch nichts geändert. Das Chaos ist weiter perfekt. Der/die eine „messengen“, der/die zweiten rufen an und der/die dritten kommentieren im internen sozialen Netzwerk. Und E-Mail ist noch immer der geringste gemeinsame Nenner und wird – so meine Prognose – auch in nächster Zukunft weiter dominieren.

Gerade auch bei mir bleibt der Wunsch nach einem besseren Verständnis und Übereinkommen der Beteiligten darüber, welches Tool wann angebracht ist und wie benutzt werden sollte. Und auf der anderen Seite vermisse ich einen integrativen Nachrichteneingang, der Traum von der universellen Inbox, besser einer integrierten Arbeitsumgebung, in der verschiedene Dienste von E-Mail über Messenger bis zum Teilen von Dokumenten smart integriert sind und zusammen laufen.

Vielleicht träume ich von der eierlegenden Wollmilchsau, aber ich finde noch immer diese Demo von HCL faszinierend. Ja, es ist derzeit Demoware, Slideware, doch unabhängig von manchem Highend-Feature (wie dem Erkennen der Stimmung des Gegenübers oder automatische Übersetzung), das erst einmal gar nicht nötig wäre, würde ich mir eine solche Umgebung durchaus wünschen.

Noch ein Nachtrag: Wir dürfen auf keinen Fall die Einfachheit und den Komfort von und das Verständnis für Anwendungen vergessen. Mein beliebtestes Beispiel ist weiterhin die Dokumentenablage und -verwaltung. Seit wirklich Jahrzehnten gibt es Versionierung: Ich habe einen Datensatz hinter dem beliebig viele Versionen eines Dokuments hängen können. Doch stattdessen werden immer noch von der Mehrheit der Anwender neue Dokumente mit sprechenden Dateinamen wie „Präsentation_v2_von_Ines.odp“ erstellt. Wir haben es nicht geschafft, die Vorteile einer sauberen Versionsführung zu vermitteln. Oder aber unsere Software ist noch immer viel zu kompliziert zu bedienen und fordert zu viele von den Anwendern.

(Stefan Pfeiffer)