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#HomeOffice-Splitter (mal ernst, mal weniger): Ausge-zoom-t (?“!), Regeln bei Videokonferenzen und Homeoffice laut #ChartersOfTrust

2. April 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Informationen, mal ernst, mal weniger, rund um das Thema Homeoffice, die ganzen Tools und Verhaltensweisen. Hedwig Richter zum Thema Videokonferenzen. Soll auch für andere Werkzeuge jenseits von Zoom gelten (hab ich gerüchteweise gehört, würde aber natürlich nie selbst … und überhaupt).

Wie ernst die Meldungen rund um Datenschutz und Zoom sind, wird noch zu bewerten sein. Haben wir ja auch bei 9vor9 diskutiert. Es gibt Berichte über mangelhafte Verschlüsselung. Die Weitergabe von Daten in der iPhone/iPad/iOS-Version von Zoom an Facebook soll unterdessen abgestellt sein. Und scheinbar springen Cyberkriminelle auf den Zoom-Hype auf, beispielsweise in dem sie namensähnliche Domains eröffnen, die mit Malware verseucht sind. Auf jeden Fall gilt erhöhte Obacht!

Die Tage habe ich einen Beitrag gelesen, wie man derzeit Videokonferenzen gestalten sollte. Muss ihn wieder finden. Viele Regeln gibt es schon lange, andere wie bei Problemen mit der Übertragungsgeschwindigkeit auf Audio only umstellen sind in hohem Maße der Situation geschuldet.

t3n hat den Slack-Knigge (übertragbar auf andere Messenger) veröffentlicht. Lesenswert. Und ich zitiere mal diesen Absatz, der gerade jetzt wichtig ist:

Lobe öffentlich, kritisiere privat Wenn ihr euer Team oder einzelne Mitglieder für ihre Arbeit loben wollt, dann solltet ihr das öffentlich in dem entsprechenden Kanal machen. Denn dort entfaltet ein Lob auch seine volle Kraft als Mittel zur Motivation. Andererseits solltet ihr etwaige Versäumnisse nicht vor allen anderen, sondern in Form einer Direktnachricht ansprechen. Das gilt nicht nur für Slack, sollte aber auch dort nicht vergessen werden.

Der große Slack-Knigge: Tipps zum Umgang mit dem Team-Messenger

Wilko hat die Regeln des #ChartersOfTrust gezwitschtert. Mal das animierte GIF anschauen:

Und noch zwei Tweets zum derzeitigen Alltag. Und bitte, das ist kein jammern. Et is, wie et is.

Und noch mein Tweet:

Es geht nicht um #OutsidetheInbox und Tools. Es geht um ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit!

10. Februar 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Quer über all Generationen nutzen rund 90 Prozent aller US-Amerikaner weiter E-Mail. Auf diesen Zahlen bin ich einem Artikel auf CMSWire gestoßen. Und auch die Jungen lesen weiter E-Mails. Eine Zeile tiefer in meinem Feedly RSS Reader stoße ich dann auf die Überschrift Personal productivity 2020 – Slack and Microsoft Teams didn’t ruin work – but they didn’t fix work either, ein Beitrag von Jon Reed auf diginomcia. Und ich muss an meinen ehemaligen Kollegen Luis Suarez denken, der das Leben außerhalb des (E-Mail) Posteingangs, Outside the Inbox jahrelang postuliert hat und es mit dem Thema bis in die New York Times geschafft hatte.

Es war einmal … die Vision vom Enterprise 2.0, Social Enterprise, Social Business

Und natürlich denke ich an meine zahllosen Beiträge, in denen ich davor gewarnt habe, E-Mail-Archive und abgeschottete Informationssilos aufzubauen. Große Teile meiner Laufbahn habe ich dafür geworben, Informationen und Wissen zu teilen, in Dokumenten Management Systemen (DMS, ECM) oder in Social Software. Ich habe für PC Docs, FileNet, Connections oder Watson Workspace geworben und versucht die Werkzeuge auch selbst einzusetzen, Vorbild zu sein und andere entsprechend zu motivieren. Die Vision des Enterprise 2.0, wie es einmal Andrew Mcafee definiert hat, fand ich notwendig und ansprechend: „It was the next phase of knowledge management but with freedom, transparency, and the engagement of people.“

Die Begriffe haben sich dann immer mal wieder geändert: Enterprise Collaboration, Social Collaboration, Social Business. Jetzt ist gerade “Digital Workplace” modern und en vogue. Die grundsätzlich ist aber geblieben und noch immer arbeiten wir mehr oder weniger intensiv an der Umsetzung. Oder sollte ich schreiben, noch immer scheitern wir mehr oder weniger deutlich an der Umsetzung?

Nicht neue Tools sind die Lösung für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Anbieter (und ich bekenne mich da durchaus mit schuldig) postulieren immer neue Lösungen. Jetzt sollen Slack und Microsoft Teams die Lösung sein und Microsoft schaltet sogar entsprechende TV-Anzeigen. Und Trello ist das Wundermittel, um Projekte und Aufgaben zu managen, natürlich total agil.

Dion Hinchcliffe identifiziert in seinem Artikel auf ZDNet vier Modelle, die der Digital Workplace organisiert und betrieben werden kann:

  1. Community und Social Business: Aus der Enterprise 2.0-Vision entstanden ist es ein Modell, das stark auf Communities und Social Software setzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Transparent teilen und kommunizieren steht im Mittelpunkt. Klassische Werkzeuge dieser Kategorie sind Jive oder Connections.
  2. Der dokumentenzentrierte Arbeitsplatz: In vielen Unternehmen und Branchen steht immer noch Inhalte (Content) und Dokumente im Zentrum der Arbeit. Sie werden als Lebensader der Arbeit und des Unternehmens angesehen. Klassische Werkzeuge waren oder sind Sharepoint oder Documentum. Anbieter wie Box oder Dropbox sind moderne Wettbewerber in diesem Segment.
  3. Das anbieter-abhängige Modell: Die Diskussion um Best-of-Breed- (nimm immer die besten Produkte für das jeweilige Projekt oder Einsatzgebiet) und Alles-aus -einer-Hand ist nicht neu. Microsoft ist mit Office365 in diesem Umfeld der derzeit klar dominierende Anbieter und bietet ein Portfolio an Produkten. Besonders IT-Abteilungen scheinen dieses Modell zu bevorzugen, denn wie hieß es schon früher, für den Einsatz von Microsoft wird man nicht gefeuert.
  4. Der hybride Digital Workplace, beeinflusst von der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und den Mitarbeitern: Der Geist der Schatten-IT wabert schon geraume Zeit durch Unternehmen. Fachabteilungen und Mitarbeiter nehmen einfach die Tools, die sie mögen und oft aus privater Nutzung auf dem Smartphone oder aus der Cloud kennen, um ihre Arbeit zu erledigen. War die IT-Abteilung ursprünglich gar nicht involviert, so ist unterdessen die Empfehlung, diesen neuartigen Digital Workplace zu kuratieren und orchestrieren – und auf die großen Herausforderungen Datenschutz, Sicherheit und Governance zu achten.

Ich wage die Prognose, dass der Fokus auf Arbeitsplatzwerkzeuge nicht die eigentlichen Probleme lösen werden. Mangelhafte Produktivität am Digital Workplace, fehlendes Knowledge und Innovationsmanagement haben andere Gründe. Es ist ein komische Mixtur aus Gewohnheit und Trägheit der Mitarbeiter:innen, aus hierarchischen Kontroll- und Mikromanagement-Praktiken, die noch immer in Unternehmen vorherrschen. Nur zu oft scheint mir „agile“ nur ein Lippenbekenntnis für mehr Kontrolle zu sein, statt vertrauensvolle Zusammenarbeit und Coaching wirklich zu fördern.

Egal welches Tool: Vom Wildwuchs an Datenbanken, Workspaces und Kanälen

Bei den Tools muss ich an meine eigenen Erfahrungen denken. Was ist der wesentliche Unterschied zwischen den unzähligen Notes-Datenbanken von vor Jahren, den zahllosen Sharepoint-Inseln, den vielen Communities in Connections und heute den immer weiter wachsenden Workspaces und Kanälen auf Slack? Wir generieren immer neue Kanäle und Posteingänge. Wo ist bis heute die Suchmaschine, mit der ich die Informations- und Wissenstöpfe meines Unternehmens durchsuchen kann? Und durch verschärfte Compliance- und Datenschutzanforderungen wird es nicht einfacher.

Ohne gelebte Regeln zu Kommunikation und Zusammenarbeit wird es nichts

Kaum ein Unternehmen hat eine dokumentierte und gelebte Governance, wie welches Tool wofür genutzt werden sollte. So wird Slack zum neuen Posteingang, die Benachrichtigungen laufen im Sekundentakt ein und auch dort werden Dokumente und Dateien gespeichert. Kennen wir doch? Dateianhänge sind der Tod effizienter digitaler Zusammenarbeit, habe ich mal über E-Mail-Attachments geschrieben. Slack ist kein schlechtes Werkzeug. E-Mail ist kein schlechtes Werkzeug. Wie wir die Tools benutzen, ist schlecht. Ohne gelebte Regeln wird es nichts werden und so befinden wir uns noch immer im Kommunikations- und Collaborations-Koma und hatten noch nie wirklich die Kontrolle über unsere Informationen und unser Wissen.

Ich selbst bin weiter ein Freund von Social Software wie Connections als einer Plattform zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Wissen. Die Module sind da: Wiki, Blogs, Communties, Aktivitätenmanagement, Dateiverwaltung, Lesezeichen. Benutzerprofile … Jedoch müsste die Bedienung deutlich modernisiert und vereinfacht werden. Da wurde lange Jahre nichts oder nicht genug gemacht. Und auch ein Slack und E-Mail haben ihre Berechtigung.

Doch STOP. Ich rede schon wieder über Tools. Nochmals: Es geht um ein gemeinsames Verständnis, wie man zusammenarbeitet, wie man führen und teilen, wie offen und transparent man sein will und dann erst darum, welches Werkzeug man wofür nimmt. Dieses Übereinkommen – nennt es von mir aus Vertrag – für Collaboration und Kommunikation sollte in jedem Unternehmen getroffen werden, zwischen Mitarbeitern, Middle Management und Unternehmensführung. Und wo immer möglich, sollten Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner mit einbezogen werden.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von Catkin auf Pixabay

Nach Erfolgsmeldungen der vergangenen Jahre und Börsengang: Quo vadis Slack? Macht Microsoft jetzt Slack platt?

11. Juli 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema Slack und Messenger im Unternehmen habe ich hier im Blog ja des öfteren behandelt. Hier einige ausgewählte Nachrichten und Artikel der vergangenen Wochen: Macht Microsoft Teams jetzt Slack platt, wie es einmal Facebook mit Snapchat gemacht hat, fragt auf recode. (Danke, Thomas Cloer für den Link auf Twitter). Die Microsoft-Argumentation und -Strategie ist klar und wird wie folgt zitiert.

Customers see Teams as a great deal because it’s part of Office 365, with deep integration into the other Office apps and services.

über Microsoft might crush Slack like Facebook crushed Snapchat – Vox

Und Du, lieber Kunde, hast ja eh einen Vertrag mit uns und bekommst Teams also quasi umsonst. Diese Argumentation kennen wir ja nur zu gut von Microsoft, auch beispielsweise beim Thema Dokumentenablage.

Der weltweite Markt für Arbeitsplatzsoftware wird laut Bericht auf 28 Milliarden Dollar geschätzt. Da sollte eigentlich Platz für viele Anbieter sein, aber es ist deutlich, dass Microsoft eine (ungesund) dominante Position einnimmt, dies es Best of breed-Anbietern wie Slack, Box oder Zoom, ja auch einer HCL die gerade die Collaboration-Produkte der IBM übernommen haben, schwer macht.

Intern bei Microsoft steht Slack auf dem Index und soll wie einige andere Tools nicht von Microsoft-Mitarbeitern benutzt werden. David Roe zitiert auf CMSwire eine interne Microsoft-Anweisung wie folgt:

Slack Free, Slack Standard and Slack Plus versions do not provide required controls to properly protect Microsoft Intellectual Property (IP). Existing users of these solutions should migrate chat history and files related to Microsoft business to Microsoft Teams, which offers the same features and integrated Office 365 apps, calling and meeting functionality…

über Why Microsoft Won’t Let Employees Use Slack

Im Beitrag argumentiert David, dass Slack eine typische Schatten-IT-Anwendung sei. Jeder könne mal schnell einen Kanal aufmachen. Daten könnten einfach hin und her kopiert werden. Na ja. Wichtiger ist für mich eine End-To-End-Verschlüsselung der Daten. Menschliche Böswilligkeit oder Naivität wird nie ganz auszuschließen sein. Doch ist die Diskussion rund um Datensicherheit und Slack natürlich für das Unternehmen bedenklich:

Slack speichere Benutzernamen, Passwörter, praktische jegliche Benutzertätigkeit auf den Servern der Slack-Plattform. Da die Daten eben nicht End-To-End-verschlüsselt seien, könnten Slack-Mitarbeiter, Behörden oder im schlimmsten Fall Hacker die Plattform knacken und Daten missbrauchen. Wasser auf die Mühlen von Microsoft.

David Roe zitiert in seinem oben schon zitierten Bericht Experten, die generell in Farge stellen, dass Slack, aber auch Microsoft Teams sicher genug für hoch sensible Daten seien. Ich muss da auch an meinen Freund Ulrich Kampffmeyer und unsere Veranstaltungen und Diskussionen rund um Compliance (damals mit Fokus E-Mail) denken. Die gesetzlichen Anforderungen sind angesichts der DSGVO und anderer Regularien seitdem sicher nicht geringer geworden.

Natürlich werden die Diskussionen rund um die Sicherheit von Slack bei aller verständlichen Aufregung hochgekocht und das durchaus auch interessenorientiert. Und so etwas tut weh, wie gerade auch der Video Conferencing-Dienst Zoom erfahren muss. Bedächtigere Marktbeobachter argumentieren, dass mit der Unternehmensversion von Slack Sicherheitsfunktionen die zusammen mit einer entsprechenden IT Policy den meisten Anforderungen genügen dürften. Bleibt natürlich immer noch die Herausforderungen in der freien Version von Slack, mit der Arbeitsgruppen in vielen Unternehmen nach dem Motto Bring your Own Application als Schatten-IT gestartet haben.

Der jetzige Gegenwind, den Slack aushalten werden muss, kommt nach einem von Presse und Analysten gefeierten Börsengang im Juni 2019. Slack wählte dabei die ungewöhnliche Form des Direct Listings, bei dem Aktien direkt an der Börse verfügbar gemacht wurden ohne die sonst meist übliche Involvierung von Investmentbanken. Dieser Erfolg ist, wie David Roe schreibt, umso außergewöhnlicher, da Slack angesichts der Konkurrenz von Microsoft und anderen noch profitabel werden will und muss. Dies kann auch zu ganz speziellen Herausforderungen führen, gerade wenn man als börsendotiertes Unternehmen dem Druck der Quartalsergebnisse massiv ausgesetzt ist.

Klar ist, dass Anbieter wie Slack sich Negativschlagzeilen deutlich weniger leisten können als eine Microsoft. Böse könnte man sagen, bei denen hat man sich schon an Security- oder Datenschutzprobleme gewöhnt. Ich verweise gerne auf meinen Artikel, wo einige Sicherheitsvorfälle der vergangenen Monate aufgelistet sind. Und natürlich traut man wohl generell Microsoft mehr, mir aus manchmal schwer nachvollziehbaren Gründen. Die alte Geschichte …

Breiter gesehen geht es um die altbekannte Diskussion im Collaboration-Markt um Best of Breed-Lösungen wie eben Slack, Box oder Zoom versus Plattform eines großen Anbieters. Und oft geht es auch um den Kampf IT-Abteilung versus Schatten-IT. Die einen wollen wenig Arbeit und Risiko haben, vermeintlich Sicherheit und Kontrolle, vor allem nichts falsch machen. Wie war der alte Spruch: Wenn man Microsoft, SAP und IBM einsetzt, kann man nicht gefeuert werden. Die anderen, meist Endanwender und Fachabteilungen, wollen schnell und unkompliziert coole Tools, die meist funktionale Vorteile haben.

Es wird interessant sein, wie sich insbesondere Slack in den kommenden Monaten behaupten wird. Microsoft hat Slack im Visier und wird die bekannte Marktmacht und die bekannten Mittel anwenden. Das ist auch für Slack eine Herausforderung – aber auch ein Kompliment.

Ich hoffe nur, die Party ist für Slack nicht bald vorbei.

Und in diesem Beitrag spare ich mir die durchaus berechtigte Diskussion, ob Tools wie Slack oder Microsoft Teams nun Unternehmen und Mitarbeiter produktiver gemacht haben. Hatte ich ja schon mal kurz hier angerissen.

(Stefan Pfeiffer)

Machen Slack, Teams und Co. alles nur noch schlimmer?

6. Mai 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Job software like Teams, Slack, and Workplace were supposed to make us more productive. They haven’t.

über How Slack impacts workplace productivity – Vox

Ein provokatives Statement. Und (für mich) noch provokativer liest man bei Vowe:

Maybe someday we will find out that Enterprise Social Networks were a terrible idea as well.

über vowe dot net

Da fange ich als ein Fan von Enterprise Social Networks zugegebenermaßen schon an zu zucken. Aber die Herausforderung ist da und ich habe sie in meinem Beitrag zum Collaboration-Paradoxon angesprochen: Mehr Werkzeuge scheinen mehr Informationssilos und immer neue Posteingangskanäle zu generieren. Information, Wissen und Kommunikation zerfasert.

Da bemerke ich in meiner eigenen Arbeit die Herausforderungen: Momentan manage ich ein großes Projekt – das IBM Livestudio – mit Hilfe von Slack, Box, Webex, E-Mail und … Excel-Tabellen. Und fluche nicht nur über die Tabellen, die ich selbst erstellt habe, um den Überblick zu behalten, sondern auch über die Kanäle und die Unübersichtlichkeit von Slack.

Hätte ich das Projekt doch besser in IBM Connections – einem oben „verteufelten“ Enterprise Social Network – gemanagt. Viel strukturierter … wenn sich alle auf die Struktur einlassen. Gerade noch mit Kollegen Schütt drüber schwadroniert.

Und da beklagt der eine, dass man E-Mail hätte weiterentwickeln sollen, während die anderen (seit mehr als einem Jahrzehnt) das Ende von E-Mail postulieren.

Gab es das nicht mal? Eine Weiterentwicklung von E-Mail. Ich erinnere mich dunkel an eine Groupware mit E-Mail-Funktionen. Da ging der Entwicklungszug vielleicht dann in die falsche (Workplace-) Richtung. Aber wenn ich so richtig drüber nachdenke …

(Stefan Pfeiffer)

Gedanken zu Slack ODER was kann ein Börsengang mit einem Unternehmen anstellen

21. Februar 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

David Roe hat auf CMSwire einen lesenswerten, hochinteressanten Beitrag zum geplanten Börsengang von Slack geschrieben. Mit rund 10 Millionen aktiven Anwendern, davon 2 Millionen, die wohl in den vergangenen 8 Monaten gewonnen wurden, wird der Wert von Slack unterdessen auf rund $ 7,1 Milliarden geschätzt. Alle Gerüchte, die es hier und da bezüglich einer möglichen Übernahme von Slack gab, haben sich in Lust aufgelöst und der Börsengang steht in der ein oder anderen Form wohl an.

Bemerkenswert ist der Blick von David Roe auf einen möglichen Kulturwandel bei und vor allem nach einem Börsengang. Logischerweise werde es dann einen noch höheren Fokus auf Profitabilität geben, was auch Einfluss auf ein agiles und schnelles Handeln am Markt haben könne. Und natürlich ist Slack dann als an der Börse gehandeltes Unternehmen den entsprechenden Reporting- und Kontrollmechanismen unterworfen, die sehr eindeutig durch das quartalsweise Reporting der Ergebnisse zum Ausdruck kommt. Hier stimme ich David hundertprozentig zu: Quartalsdenke verändert ein Unternehmen, und das nicht immer zum Besseren. Aber ob es eine Alternative zu einem IPO gibt? Das ist sicher keine amerikanische Denke, wo gute Quartalsergebnisse immer gerne gesehen werden.

Im Markt konkurriert Slack mit Anbietern wie Microsoft mit Teams. David nennt noch Facebook mit Workplace, das zumindest ich im deutschen Markt bisher nicht wahrgenommen habe. Auch den auf Open Source setzenden Wettbewerber Mattermost habe ich persönlich noch nicht wahrgenommen, was sich aber ändern mag. Offensichtlich hat das Unternehmen in den USA einige signifikante Erfolge bei durchaus namhaften Unternehmen zu verzeichnen, die auf Sicherheit und Compliance bei vollem Zugriff auf den Code und höhere Anpassungsmöglichkeiten setzen. Mattermost adressiere ein sehr lukratives Stück des Collaboration-Markts, der kaum diskutiert werden. Als Kunden nennt David Uber, Amazon, Boeing, BMW, CERN, CVS, DoD (Navy, Army), Ericsson, ING, Sharp oder Tesla.

Vielleicht kann man sogar auf einige europäische Spezialisten schauen? Threema scheint von der privaten Messenger-Seite zu kommen, hat aber jetzt mit der „Business Version“ Threema Work die Schweizer Verwaltung als Kunden gewonnen. Der Markt ist ganz offensichtlich noch in Bewegung, auch wenn sich Player wie Atlassian und IBM daraus verabschiedet haben.

#9vor9: Keine schnellen oder zumindest zügigen Antworten auf Facebook und die „Big Five“

5. Februar 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Das alte Ehepaar* Gunnar Sohn und meine Wenigkeit haben sich wieder zu #9vor9 getroffen. Ein Thema war natürlich das Verhalten von Facebook und Diskussionen um eine potentielle Zerschlagung von Facebook und Konsorten. Die US-amerikanischen Gesetze scheinen den Anforderungen des digitalen Zeitalters mit den Big Five nicht mehr gerecht zu werden, auch wenn wohl sogar in den USA das Verhalten kontrovers diskutiert werden.

Doch kann man wohl nicht auf die USA zählen, sondern man müsste auf europäischer und deutscher Ebene schnell agieren. Und „schnell“ ist hier das Schlüsselwort: Politik, Institutionen und Judikative scheinen sich jenseits von vollmundigen Äußerungen in der Öffentlichkeit nicht wirklich sichtbar oder gar zügig zu bewegen. Vielleicht passiert ja im politischen und gesetzlichen „Untergrund“ ungemein viel. Allein mir fehlt …

Weitere Themen kurz gestreift: Ständige Optimierung bei SAP bei gleichzeitigem Stellenabbau und Slack, der Messenger-Anbieter mit über 10 Millionen aktiven Anwendern, will wohl an die Börse. Amazon Web Services ist ein Cash-Bringer bei Amazon und generiert auch im Netz mehr Traffic als Google. Dazu die Woche mehr.

* Nach dem Publizieren des Beitrags bin ich auf den Artikel des geschätzten Andreas Stiehler gestossen. Zum Thema „altes Ehepaar“ noch treffender:

Digitale Evangelisten mutieren zu alternden Schlagersängern

 

 

A Message in a bottle: Ende des Messenger-Hypes? Zumindest Ernüchterung

31. Januar 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Nein, ich werde mich nicht in die Diskussion um das neue Slack-Logo einmischen. Für mich kein relevantes Thema. Relevant ist dagegen für mich, was gerade im Messenger-Markt passiert und diskutiert wird, vom angekündigten Ende von Watson Workspace bis zu den Anmerkungen, die anläßlich des neuen Logos auf The Verge macht. Wir erleben vielleicht weniger E-Mails, dafür aber eine Flut von sich oft überlappenden Kanälen und Informationen – und Informationssilos. Kennen wir irgendwoher?

More and more, people would drop a link in one channel, only to be told that it was being discussed in several other channels. The ease of use that made Slack popular — any user can create any channel, within seconds, for any reason — had also made my workplace feel like an infinitely fractal series of impenetrable silos.

Slack did not cause any of this behavior, but it does enable it.

Quelle: Slack’s new logo trades a hashtag for a pinwheel – The Verge

Und Slack kann uns genauso immer wieder unsere Aufmerksamkeit fordern, uns unterbrechen und ablenken. Wir kommen heute an einen Punkt, den wir schon mit E-Mail und anderen Collaboration-Werkzeugen hatten. Wie nutze ich die Werkzeuge, die mir zur Verfügung stehen, effektiv. Ob wieder neue Tools – t3n stellt beispielsweise Twist als eine eher aufgaben-orientierte Alternative zu Slack vor – die Lösung sind? Ich habe meine Zweifel, denn auch privat haben wir ähnliche Probleme in der Nutzung von Messengern. Erreichen wir gar bei Messengern das Plateau der Nutzung und tauchen nun ab in das Tal der Ernüchterung?

Nochmals. Die beschriebene Problematik ist kein Slack-Problem. Wir bewegen uns nur zu oft in einem Wirrwarr von Werkzeugen, Kanälen oder Communities: besagte Messenger sind gerade en vogue, aber es gibt ja auch noch Instant Messaging (Chat), soziale Netzwerke (Enterprise Social Networks), Videokonferenzen, Online Meetings, Dokumentenablagen und ECM, Intranets und … natürlich E-Mail.

Und E-Mail wird weiter für Dinge genutzt, wofür es andere, bessere Werkzeuge gibt. Große Dateianhänge werden weiter in Masse verschickt, Informationen in persönlichen Silos gehortet und es wird weiter versucht, Zusammenarbeit und Workflows per E-Mail abzuwickeln. Noch immer scheinen viele nicht so wirklich zu wissen, was man wann für was am besten nutzen soll. Oft entscheidet die eigene Vorliebe oder die Gruppendynamik. Genau das führt aber auch zu besagten Silos, zu vielen Collaborations-, aber auch Informationsinseln, die verstreut im Unternehmen in Abteilungen oder Projektgruppen existieren. Selbst Integrationen, die es ja beispielsweise für Slack zu hauf gibt, helfen nicht wirklich (mir scheint eher im Gegenteil, aber wir brauchen andererseits diese Integrationen). Wir haben ein Problem der Informationsflut und gleichzeitig ein Filterproblem, die richtigen und wichtigen Informationen zu finden.

Doch wie weiter? Was wir brauchen, ist ein Übereinkommen, welche Tools wir für was einsetzen. Die IT-Abteilung wünscht natürlich, sich im Idealfall unternehmensweit auf einen definierten Werkzeugkasten zu einigen. Aber ist das angesichts von Bring Your Own Applications, aufgrund von mehr oder weniger selbständigen Projektgruppen und agilen Teams realistisch? Oder müssen wir heutzutage so agil sein, dass wir für jedes Projekt den Tool-Mix neu definieren?

Auf jeden Fall ist begleitendes Coaching notwendig, ob durch den Community Manager, den Agile Coach oder Scrum Master. Informationen teilen, kommunizieren und zusammenarbeiten will gelernt und latent trainiert werden. Ein neues Tool einfach mal über den Zaun werfen, wird im Zweifelsfall mehr Chaos und Silos als Nutzen erzeugen. Das haben wir in allen Phasen von Collaboration-Werkzeugen gesehen: am Wildwuchs von Notes-Datenbanken, im Wirrwarr von Sharepoint-Inseln, an der Zu-Vielzahl von Connections-Communities oder in der Flut von Slack-Kanälen.

Das Problem von The Police haben wir nicht. Wir bekommen zu viele Nachrichten:

I send an SOS to the world
I send an SOS to the world

I hope that someone gets my
I hope that someone gets my
I hope that someone gets my

Message in a bottle
Message in a bottle
Message in a bottle

(Stefan Pfeiffer)

 

Trotz Slack, Trello & Co.: Microsoft Excel regiert noch immer die meisten Unternehmen

11. Dezember 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

Über einen Tweet von Thomas Cloer bin ich auf diesen Beitrag gestoßen, der unter dem Titel „The new wordprocessor wars …“ läuft.

Demzufolge ändert sich die App-Landschaft in den Unternehmen. Nicht mehr nur Microsoft Office (88 Prozent Marktantile laut Gartner) und ein wenig G-Suite (laut Beitrag 9,7 Prozent) dominieren, auch wenn Microsoft systematisch Daten in großem Umfang über Word, Excel, PowerPoint und Outlook erfasst, ohne die Nutzer darüber zu informieren – und damit laut Holländischer Regierung gegen die DSGVO verstößt.

. Nein, auch neue Slack-ähnliche Werkzeuge halten demnach Einzug. Ein neuer „Krieg der Textverarbeitungen“ und Collaboration ganz oben auf der Liste?

There’s a new war on over the way we work, and the old “office suite” is being reinvented around rapid-fire discussion threads, quick sharing and light, simple interfaces where all the work happens inside a single window. In recent years, the buzzwords in tech have been “AI” and “mobile.” Today, you can add “collaboration” to that list — these days, everybody wants to build Slack-like communication into their apps.

über The new word processor wars: A fresh crop of productivity apps are trying to reinvent our workday – GeekWire

Na ja, schön wäre es und ich bin ein absoluter Verfechter einer offen, transparenten Zusammenarbeit, Collaboration jenseits einer rein automatisierungsgetriebenen IT. Automatisierung muss sein, aber Zusammenarbeit ist ebenfalls wertstiftend.

Aber all das erinnert stark an die Diskussion rund um die Schatten-IT beim erfolgreichen Einzug der Smartphones in Unternehmen. Meine Wahrnehmung ist zu großen Teilen eine andere:

  1. Ja, Messenger sind in Unternehmen angekommen. Jedoch versucht Microsoft Slack und ähnlichen Apps mit Microsoft Teams das Wasser abzugraben, laut eigener Aussagen die sich erfolgreichsten ausbreitende Anwendung, die Microsoft je hatte.
  2. Viele der Prozesse und Zahlen in Unternehmen laufen – so schlimm das ist – auf Microsoft Excel und Powerpoint (zur Darstellung). Offene Lösungen wie LIbre Office oder andere Apps werden von den Anwendern abgelehnt, wenn und weil ein Makro, eine Verknüpfung in Excel es nicht mehr tut. Traurig, aber wahr.
  3. Ja, in Fachabteilungen oder in speziellen Einsatzgebieten feiern Lösungen wie Trello und andere Erfolge. Ich selbst nutze ganz offizielle einige neue Apps und Tools im Marketing-Job ein, aber … an der Verkrustung durch die Microsoft Office-Anwendungen hat das aus meiner Sicht im Kern nichts oder sehr wenig geändert. Die Excel-Tabellen regieren das Unternehmen.

Vielleicht und leider bin ich hier negativ und leider pessimistisch. Und ich würde die Diskussion unbedingt über die Frage, welche App eingesetzt wird, hinaus ausdehnen wollen. Es ist oft vielmehr eine Frage der Einstellung. Peter Schütt hat dazu einen lesenswerten Beitrag geschrieben und auf das Beispiel der Robert Bosch GmbH verwiesen, wo von ganz oben vom Cheffe eine Teilen-Mentalität gefordert und gefördert wird. Marc Frey fordert, die Folterinstrumente der alten Unternehmenswelt abzuschaffen. Sie hätten in modernen, agilen Umgebungen nichts mehr verloren.

In diesem Kontext sollte man auch die Working-out-loud-Bewegung und agile Konzepte sehen. Nur wenn sich die Art, wie ein Unternehmen funktioniert und geführt wird, grundlegend ändert, nur dann kommen wir auch weg von den Verkrustungen. Es ist noch ein langer, langer Weg zu gehen, aber aufgeben gilt nicht.

Ich zitiere Peter:

Ein Tool ist eben doch nicht nur ein Tool. Und Teilen muss man wollen.

über Was heißt eigentlich „teilen“? ‹ schudigital15 ‹ Reader — WordPress.com

Ersetze Teilen durch Veränderung oder digitale Transformation oder oder oder …

(Stefan Pfeiffer)

Tom Zeizels Blog: Was man mit AI besser machen kann als Slack, Teams & Co. es tun

10. August 2018 Posted by Thomas Zeizel, IBM

Tom Zeizels Blog: Was man mit AI besser machen kann als Slack, Teams & Co. es tun Was haben alle diese Tools wie Slack, Microsoft Teams und wie sie alle heißen, gemeinsam? Am Anfang macht es richtig Spaß mit ihnen zu arbeiten. Sie schaffen einen neuen Weg der Kommunikation und Zusammenarbeit, der intuitiv ist und […]

Der Beitrag Tom Zeizels Blog: Was man mit AI besser machen kann als Slack, Teams & Co. es tun erschien zuerst auf DNUG.

Webcast zu IBM Watson Workspace am 08.05.2018 um 10 Uhr

7. Mai 2018 Posted by Albert Boxler, IBM

Die Zeiten, in denen Sie mit der Bewältigung einer stets ansteigenden Informationsflut kämpfen müssen, sind nun vorbei. Watson Workspace wird Sie in Ihrem Arbeitsalltag entlasten. Um nur ein paar Vorzüge zu benennen: – Bleiben Sie jederzeit mit den von Ihnen gewünschten Personen oder Gruppen fortlaufend im Kontakt. – Zentralisieren Sie Ihre Kommunikation in einem Tool, […]

Der Beitrag Webcast zu IBM Watson Workspace am 08.05.2018 um 10 Uhr erschien zuerst auf DNUG.

DIGITAL WORKPLACE IST KEIN SCHÖNWETTERTHEMA – DIGITALE FINGERFERTIGKEIT SICHERT DIE ZUKUNFT

27. September 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Manche mögen es als Schönwetterthema und als gelöst ansehen. Ich nehme Office 365 und habe damit den Arbeitsplatz der Zukunft. Basta. Von wegen, der Arbeitsplatz der Zukunft oder der Digital Workplace wird uns noch lange begleiten und geht sicher über eine reine Tooldiskussion hinaus, wie auch die Analysten von Gartner kürzlich auf ihrem Gartner Digital Workplace Summit in London bestätigt haben. Gartner VP Matthew W. Cain sagt:

„The change will be massive and we need to understand what is happening in the workplace. It is hard to steer a technology strategy unless we know how work is changing,”

“We have to work out what the roles and responsibilities are and will be needed to deliver those outcomes, and what skills and tools we need to do it.”

via 7 Technology Trends Shaping the Digital Workplace

Sie haben sieben Trends benannt, die den digitalen Arbeitsplatz verändern werden: Künstliche Intelligenz, es gibt – so Gartner – kein Entkommen. Seit längerem reden die Analysten auch Robobossen. Aber keine Angst. Cain beruhigt dann doch die Manager, zumindest die höheren Chargen:

“They hire, fire, carry out job performance reviews and manage projects. If you deconstruct what managers do every day, there is a great opportunity to automate many of those elements. It’s not that AI replaces managers, but rather that they will complement managers,”

via 7 Technology Trends Shaping the Digital Workplace

Ein weiterer Trend, der durchaus unterschätzt wird, ist der Einfluss von Technologien auf den physikalischen Arbeitsplatz – und damit ist meiner Ansicht nach sicher nicht nur gemeint, dass Alexa im Büro läuft und Amazon mithört. Werden Managementtrends wie Agile bleiben? Und wenn ja, welchen Einfluss wird das auf die Bürogestaltung haben? Geht der nächste Trend weg vom Großraumbüro hin zu Projekträumen, in denen agile Methoden auch technologisch unterstützt werden?

Und ja, virtuelle persönliche Assistenten wird es sicher geben. Hoffentlich welche, die auch auf den Datenschutz Rücksicht nehmen. Und wir werden uns auf ständigen Änderungen im Job und in den Aufgaben einstellen müssen. Die Geschwindigkeit nimmt nicht vor allem aufgrund des technologischen Wandels zu und wir werden uns darauf einstellen müssen.

Und schließlich gehen die Analysten von Gartner davon aus, dass die Gigs, die, die bestimmte hochspezialisierte Fähigkeiten besitzen, sogar zunehmen wird. Und diese Gigs sind genau die, die ihre Tools und Technologien in die Unternehmen bringen (und die ach so homogene IT-Landschaft torpedieren). Der Erfolg von Slack, dem jetzt viele andere Anbieter nachhecheln, ist ein Beispiel, wie Technologie von unten ins Unternehmen gebracht wird.

However, traditional providers can’t force a grassroots movement like what happened with Slack, they will have to focus messaging on business apps and workflow integration to reach lines of business leaders who are focused on business outcomes and helping people get their jobs done in specific processes. It has to resonate with those folks. The tools will have to come down into the flow of how people actually work.

via Conversational workspaces are the new face of enterprise collaboration | CIO

Ob die neuen Konversationswerkzeuge, die , auf CIO.COM ausgiebig behandelt, der Weisheit oder technologischen Entwicklung letzter Schluss sind? Wahrscheinlich nicht. Da kommt noch mehr. Wir werden uns auf ständige Veränderung einstellen müssen. Die Gartner-Analysten prägten dazu auf der Konferenz auch den Begriff der digitalen Fingerfertigkeit, der Digital Dexterity. Mitarbeiter werden neue Technologieren schneller adaptieren müssen, und … die IT wird wesentlich agiler auf neue Tools reagieren müssen, so Gartner-Analyst Cain:

“IT needs to get better at scanning, piloting and adopting new technology as more and more technology is arriving on the scene,”

via 7 Technology Trends Shaping the Digital Workplace

In dieses Horn stösst auch Greg Moran unter der Überschrift CIOs: Step Away From the Email and Get On Board with Collaboration auf CMSwire, der sich der scheinbar nie endenden Diskussion um das Ende von E-Mail einen drauf setzt. Er hält in dem Beitrag ein flammendes Plädoyer dafür, dass die Menschen kommunizieren und zusammenarbeiten wollen. Der Erfolg von Facebook zeige dies ebenso wie der Erfolg von Kommunikations-Apps auf den Smartphones. Natürlich stimme ich Moran zu, dass E-Mail nur sehr beschränkt zur Collaboration geeignet ist. Zweifel habe ich jedoch, ob Anwender wirklich so schnell mal neue Werkzeuge adaptieren. Unterstreichen möchte ich jedoch sein Schlusswort an CIOs:

Human collaboration is the engine of progress — always has been, always will be.

Any technology that makes communication, information sharing and productivity better, safer, faster and cheaper should be on your radar.

My recommendation: look for ways to say „yes.“ Embrace and foster a culture of innovation through collaboration. Sponsor and drive it internally and work hard to ensure its widespread adoption.

via CIOs: Step Away From the Email and Get On Board with Collaboration

(Zuerst veröffentlicht auf ciokurator.com)


Einsortiert unter:Deutsch Tagged: Digital Workplace, Gartner, KI, Slack

[DE] E-Mail ist die Merkel der geschäftlichen Kommunikation: Unabwählbar

16. August 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema E-Mail, E-Mail-Gefängnis, E-Mail-Flut, außerhalb des Posteingangs leben und im eigentlich bessere Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen beschäftigt mich nun schon seit Jahren. Da kommt der Kommentar von Tom Petrocelli auf CMSWire gerade mal wieder recht. Nach seiner Aussage ist und bleibt E-Mail der König der Kommunikation. Und das – muss ich leider zugeben- unumstritten. In Zeiten des Wahlkampfes muss man fast schreiben: E-Mail ist die Merkel der Unternehmenskommunikation. Da weiß man, was man hat.

Keiner liebt eigentlich E-Mail, aber nahezu jeder benutzt sie. Warum? Jeder hat E-Mail. Das gilt gerade in der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg, wo es nicht selbstverständlich ist, dass der Adressat im anderen Geschäft das Kollaborationswerkzeug anwenden darf und kann, dass man gerne nutzen möchte. Kenne ich aus meiner eigenen Praxis mit meinen Agenturen, die ich zwar in unser Enterprise Social Network IBM Connections als Gast einladen kann – aber eben mit eingeschränkter Funktionalität. Wer alles nutzen will, soll (auch bei IBM) zahlen.

Und ein weiteres schlagendes Argument: E-Mail ist einfach. Prinzipiell geht es nur um Senden und Empfangen, vielleicht eine Datei anhängen. Das ist es. Eigentlich muss man nicht mehr wissen. Und viele, ja die meisten Anwender machen nicht viel mehr. Ja, vielleicht sortieren sie E-Mails noch in Ordner, um sie leichter wieder zu finden. Das ist es dann aber meistens schon.

Und Tom Petrocelli schreibt: Keiner verweigert sich E-Mail und postuliert das als einen weiteren riesigen Erfolg. Und es stimmt. Ich erlebe es gerade intern in der IBM, wo die Zahl der Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Kommunikation nicht weniger wird. Wir haben IBM Verse als E-Mail-Klienten. Und das ist E-Mail der nächsten Generation, im Browser, auf einfache Bedienung optimiert, mit dem Paradigma des persönlichen Aufgabenmanagements  und mit immer mehr Funktionen der künstlichen Intelligenz..

[Randbemerkung: Aufgabenmanagement in IBM Verse – Ich kann Dinge, die ich für jemanden erledigen muss oder Aufgaben, die für mich erledigt werden müssen mit einem Klick mit „Abgabetermin“ markieren.]

Für mich ist das nun seit geraumer Zeit der E-Mail-Klient, aber viele Kolleginnen und Kollegen nutzen weiter den IBM Notes-Klienten, weil sie es so gewohnt sind oder weil ihnen niemand IBM Verse richtig nahe bringt.

Daneben gibt es für Instant Messaging oder neudeutsch Chatten IBM Sametime. Zu Chatprogrammen – so nützlich sie während Telefonkonferenzen zur Absprache sind – habe ich persönlich ein gespaltenes Verhältnis. Nur zu oft nerven mich die unterbrechenden, nervig blinkenden Nachrichten. Diese ganze Blink- und Aufpopperei ist eh ein Gräuel.

Rund 10 Jahre lang gehört auch IBM Connections, das Enterprise Social Network der IBM, zu meinen Alltagswerkzeugen. Es ist und war für mich das zentrale Tool zur Zusammenarbeit. In Communities kann ich Personen- oder Projektgruppen zusammenbringen und mit ihnen Informationen teilen. Die Funktionalität und die Zahl der Module sind breit und mächtig: von der Community über den Blog zum Forum und dem Dateimanagement und vielen anderen Modulen.

Die Funktionalität ist – wie sich im Alltag zeigt – zu breit für den normalen Anwender. [Verweis zurück auf die einfache Bedienung von E-Mail.] Wenn man aber die Communities für den Zweck richtig konfiguriert und  vor allem die Benutzer nicht an die Hand nimmt, Community Manager inthronisiert, die coachen, helfen und motivieren. Dann funzt es übrigens auch mit der Zusammenarbeit und dem „Output“.

Unterdessen sind eine Reihe weiterer Werkzeuge zur Zusammenarbeit hinzugekommen. Durch die Allianz der IBM mit Box – wir bieten die Produkte ja auch als IBM an – steht das Tool zur Dokumentenverwaltung allen IBM’ern zur Verfügung. Es erfährt auch durchaus Akzeptanz, denn Dateien teilen und gemeinsam im Zugriff haben, ist nicht nur in der IBM eine tägliche Aufgabe.

[Randbemerkung: Dass man Dateien auch in IBM Connections sehr gut verwalten kann, sei auch erwähnt. Aber offensichtlich sind hier die Optionen zu breit – siehe mein Video – und damit verwirrend, wenn man sie nicht erklärt.]

Und seit geraumer Zeit ist auch Slack als Konversationswerkzeug hinzugekommen. Konversationen sind wohl auch der richtige Begriff, um die Funktionalität zu beschreiben. In Themen- oder Projektkanälen – oder auch in der 1:1 Kommunikation – hat man Unterhaltungen nachvollziehbar („persistent“) im Zugriff. Wir nutzen Slack auch im CIO Kuratorium, um Themen zu sammeln oder uns abzusprechen, wann durch wen welcher Beitrag erscheinen wird und soll.

[Randbemerkung: Dabei muss ich zugeben, dass ich mich mit Slack noch nicht so richtig anfreunden kann, da die Zahl der Teams und Kanäle schnell unübersichtlich wird. Meine Präferenz geht doch eher zu strukturierteren Werkzeugen wie IBM Connections. Interessant wird es, im CIO Kuratorium dann vergleichsweise einmal IBM Watson Workspace zu nutzen, sobald das Tool generell verfügbar ist.]

Alle genannten Werkzeuge können mehr oder weniger mit allen anderen. Box ist in IBM Verse integriert. Slack hat ebenfalls dorthin eine Schnittstelle und so weiter. Integrationen, um bei unserem Merkel-Vergleich zu bleiben Koalitionen sind also möglich, ja eigentlich sogar unausweichlich, denn vielleicht sind die Zeiten der absoluten Mehrheit vorbei. Schon bei E-Mail gibt es CDU und CSU, zwar eine Union, aber doch zwei „Parteien“. Fragt sich also im Unternehmenskontext, wie bunt denn die Koalition werden soll und darf, damit weiter vernünftig regiert werden kann.

Ein Jamaica-Koalition mit E-Mail, Content Services und Konversationswerkzeug? Chat und Enterprise Social Network gehen in die Opposition. Diese Frage muss sich jedes Unternehmen (unabhängig von den hier genannten individuellen Werkzeugen, die in der IBM zum Einsatz kommen) stellen, dabei Anwendungsfälle (wofür will ich die Tools mit wem nutzen), Kommunikationspräferenzen von Mitarbeiter und Generationen sowie auch IT-Aspekte wie Management, Sicherheit und Compliance-Anforderungen in Betracht ziehen. Keine einfache Aufgabe.

Nur eines scheint sicher: Nein, nicht die Rente, aber bis auf weiteres regiert Merkel, äh E-Mail.

(Stefan Pfeiffer)


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[DE] Sind Messaging Apps das Heilmittel für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation?

20. Juli 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

CIO Kurator

Gerade hat McKinsey eine neue Studie zum Thema Advanced social technologies and the future of collaboration  veröffentlicht. Ein Fazit: Unternehmen, die Messaging Platforms einsetzen, haben den Eindruck, dass sie öfters kommunizieren und ihre Teams sich besser selbst organisieren. Arbeit werde mehr Projekt- statt Team- oder Funktionsbasiert. Um aber die Kirche im Dorf zu lassen: Nahezu 3/4 der Befragten bauen am Arbeitsplatz noch auf ältere Technologien wie E-Mail, Telefonate oder Textnachrichten.

Aber – so die Umfrage – soziale Technologien sind trotzdem mehr denn je in den Arbeitsalltag integriert. Und dafür seien gerade besagte Messaging Platforms verantwortlich. In diesen Unternehmen verlasse man sich nicht mehr so stark auf E-Mail und Telefon. Na ja, der Unterschied beträgt wenige Prozentpunkte, aber jeder kleine Fortschritt in der Verwendung sozialer Technologien hilft, wenn dadurch unter dem Strich für Unternehmen und Mitarbeiter etwas rauskommt.

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Apropos herauskommen: Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit stehen bei den Befragten als Effekt ganz…

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[DE] Gerüchtküche: Interesse von Amazon an einer Übernahme von Slack?

16. Juni 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

CIO Kurator

Die Gerüchteküche rund um Slack hat schon des Öfteren gebrodelt. Vor geraumer Zeit wurde schon einmal Microsoft ins Spiel gebracht, die dann jedoch ihr eigenes Produkt Microsoft Teams in den Markt brachten. Der Preis für Slack dürfte seitdem gestiegen sein. Nun gehen Gerüchte um, ob Amazon vielleicht zuschlägt. Für eine stolze Summe.

Falls Amazon „außer“ mit Amazon Web Services ernsthaft ins Geschäft mit B2B Unternehmenslösungen gehen will, wäre Slack sicherlich ein Entrée, um das glaubhaft zu belegen. Aber wie gesagt … Viele Dollares für Dolores. Und zu Alexa habe ich mich ja schon hier geäussert.

Was meint Ihr/was meinen Sie dazu? Macht das Sinn?

Corporate chatroom startup Slack Technologies Inc. has received recent inquiries about a potential takeover from technology companies including Amazon.com Inc., people with knowledge of the situation said, a deal that would be the internet-commerce giant’s biggest ever.

San Francisco-based Slack could be valued at at least…

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