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Wenn sich Collaboration und Content Management ergänzen

24. November 2017 Posted by Thomas Zeizel, IBM

Tom Zeizel’s ICTS Freitags-Blog: Wenn sich Collaboration und Content Management ergänzen
Eine neue Art zu arbeiten – A new Way to work, wie wir es bei IBM nennen – heißt für mich als Basis eine Collaborations-Plattform zu haben, die mit verschiedensten Komponenten unterschiedliche Arbeitsweisen und Projektformen unterstützt. Dabei sollte der Mensch als Wissensträger im Vordergrund stehen – auch in Zeiten künstlicher Intelligenz. IBM Connections ist dafür ein hervorragendes und laut IDC schon seit 8 Jahren durchgängig führendes Tool am Markt.

Es gibt allerdings auch Szenarien, bei denen es praktisch gar nicht um Zusammenarbeit geht, sondern lediglich um Prozessdokumente, etwa Rechnungen. Oder auch das Teilen von Dokumenten mit Externen, zum Beispiel Ausschreibungen. Wie halten Sie es mit solchen Dokumenten? Schicken auch Sie diese per Mail hin und her und scheitern dann oft an der Dateigrößenschwelle der Firewalls?

Genau für solche und ähnliche Fälle gibt es „Enterprise Content Management Systeme“ – kurz ECM. Die klassischen ECM haben allerdings einen Makel: sind für die tägliche Arbeit von Nicht-Spezialisten oft zu komplex, nicht einfach zu bedienen oder lassen keine Einbindung von externen Partnern oder Kunden zu. Oft sind diese auch nicht mit den Collaboration-Plattformen verbunden und es entstehen so wieder Datensilos.

Um auch solche Anforderungen abdecken zu können haben wir bereits vor zwei Jahren eine strategische Entwicklungspartnerschaft zwischen IBM und Box (https://www.box.com/de-de/home) geschlossen. Diese geht weit über eine reine Vertriebspartnerschaft hinaus. Wir bündeln unsere Kompetenzen und Erfahrungen in den Bereichen Collaboration, ECM und Cloud und entwickeln gemeinsame Lösungen, die sich in unterschiedlichen Bereichen ergänzen.

Abgeschlossene Projekte zeigen, dass sich die Nutzung von Box als Content Basis überall dort anbietet, wo mehr als eine zentrale Dateiablage kollabarativer Dokumente gefordert ist, gleichzeitig aber auch eine einfache Bedienbarkeit, und trotzdem nicht auf klassische ECM Funktionen, wie granulare Rechteverwaltung, Zugriffsregeln, Ablaufdaten, Wasserzeichen, automatische Löschung und Ordnerstrukturen verzichten werden soll. Wenn dann noch Anforderungen in den Bereichen Governance und einfach Einbindung externer Anwender ohne großen IT Aufwand dazu kommen und die Nutzung einer Cloud Umgebung kein Hindernis darstellt, führt meiner Meinung nach an Box als Erweiterung schon kaum noch ein Weg vorbei.

Dass es eine Cloud-Lösung ist, sollte in diesem Fall eigentlich kein Grund für Bedenken sein, denn die Einhaltung geltender Sicherheitsanforderungen, bis hin zu GDPR und BSI C5 Testat sind genauso gegeben, wie die Möglichkeit des Haltens der Inhalte in europäischen Rechenzentren.

Seit ein paar Tagen ist nun auch die erste gemeinsame Entwicklung unserer Partnerschaft verfügbar: Box Relay (https://www.box.com/collaboration/relay-workflow).

Bei Box Relay handelt es sich um eine optionale Workflow-Erweiterung für die in Box gespeicherten Dokumente, die direkt von Mitarbeitern aus den Fachabteilungen genutzt werden kann und IT-Administrationsaufwand verringert. Workflows können dabei als Vorlagen gespeichert, geteilt und wiederverwendet werden. Nutzer haben jederzeit einen transparenten Blick auf den Bearbeitungsstand eines Workflows, können Aufgaben zuweisen, diese zurückweisen oder freigeben. Genau wie Box, erlaubt auch Box Relay die Einbeziehung von Externen, was die Zusammenarbeit zusätzlich erleichtert.

Integrationsszenarien von Box

Box hat eine Vielzahl von Vertriebspartnerlösungen, die flexibelste Einbindungen ermöglichen, unter anderem für Microsoft Produkte, wie Office 365, oder auch von Salesforce. Für weitere lassen sich gut beschriebene APIs nutzen, sodass manche Kunden Box auch als reine Backend-Infrastruktur nutzen und darüber komplett eigene Anwendungen und Nutzeroberflächen bedienen.

Eine entsprechende Einbindung gibt es natürlich out-of-the-Box im Rahmen unserer Partnerschaft auch für verschiedenste IBM-Lösungen. So können IBM Connections-Nutzer Box in ihre Communitys einbinden – sowohl in der Cloud als auch on prem Variante von Connections. Auch damit ist es möglich mit Externen Dokumente auszutauschen, und sogar ganz ohne dass diese Externen als Nutzer in Connections angelegt werden müssen oder ihnen Zugriff auf andere Funktionen einer Connections Umgebung gegeben werden muss. Man kann Box aber natürlich auch ohne Connections nutzen … Auch mit IBM Verse E-Mail ist eine unmittelbare Integration vorbereitet, sodass man statt Anhänge zu versenden Links auf in Box abgelegte Dokumente versenden kann, womit das Problem mit der Größenbeschränkung in den Firewalls erledigt wäre. Und selbst die Nutzung von IBM Docs kann für Box konfiguriert werden, was ein paralleles Arbeiten an Office Dokumenten ermöglicht, wie man es auch aus Connections kennt. In Box lassen sich übrigens über 120 verschiedene Dateitypen direkt im Browser anschauen, ohne die entsprechenden Anwendungen installiert haben zu müssen.

Wenn auch Sie sich fragen, wie Sie zu einem neuen, kollaborativen Arbeitsplatz kommen, in dem Sie Zusammenarbeit von Personen, also verantwortlichen Wissensträgern, fördern, es aber auch mit vielen Dokumenten und Dateien zu tun haben, dann reden Sie mit uns – wir können beides und auch zusammen.

Ihr

Tom Zeizel
Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH

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Backuplösungen für Office365, Salesforce & Google

19. Februar 2016 Posted by Alexander Kühn

Stehen Sie auch vor der Fragestellung wie sie Ihre Office 365, Salesforce, Google APP´s, Clientdaten effizient sichern? Das Backup in und von der Cloud stellt viele Unternehmen vor neue Fragestellungen. Oft sichert der Service Provider nur die Verfügbarkeit der Dienste per SLA zu. Eine Datenwiederherstellung wird teuer oder es gibt gar keine Möglichkeit mehr an seine geschäftskritischen Daten zu kommen. Deshalb möchten wir Sie auf zwei sehr interessante Produkte aufmerksam machen. Pioniere in diesem Bereich sind die Firma Spanning (Cloud to Cloud Backup), wie auch die Firma Mozy (Client to Cloud Backup).

Was bietet mir Spanning

„EMC Spanning Backup wurde mit einem einzigen Ziel entwickelt: Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Daten so zu schützen und zu managen, dass sie in der Cloud sicher sind. Spanning Backup bietet leistungsstarkes und zuverlässiges Backup und Recovery der Enterprise-Klasse für Unternehmen, die bei einem Datenverlust in SaaS-Anwendungen (Software as a Service), einschließlich Google Apps, Microsoft Office 365 und Salesforce, eine spürbare Geschäftsunterbrechung erleiden würden.“

Wie kann Mozy unterstützen

Mozy wurde im Jahr 2005 gegründet und hat sich seitdem zu dem Cloud-Backup-Service für Verbraucher und Unternehmen entwickelt, der weltweit das größte Vertrauen genießt. Mehr als 6 Millionen Einzelpersonen und 100.000 Unternehmen sichern über 90 Petabytes an Informationen in den Mozy Datenzentren weltweit. Mozy ist Teil der EMC Corporation .

Welchen Vorteil bieten solche Lösungen: Beispielsweise können die Backupdaten in Ihrem Rechenzentrum vorgehalten und synchronisiert werden. Bei einem Disasterfall können Sie direkt über ihre lokales Netz wieder zurückgespielt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Anwendungen auch direkt mi SaaS-Anwendungen reden und von dort ihre Backupdaten abholen. Ihr lokales Netzwerk wird geschont und bleibt performant. Das sind nur einige Beispiele.

Wie beraten und unterstützen Sie gerne in diesen Bereichen.

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