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Digitalthemen bei #9vor9: Urheberrecht down under und Digitalisierung fängt im Amt bei jeder:m Beamten:in an

23. Februar 2021 Posted by Stefan Pfeiffer

In #9vor9 sind wir heute down under gereist, leider ohne, dass Lars den Klassiker von Men at Work gesungen hat. Sein Digitalthema der Woche war die Auseinandersetzung zwischen Facebook und Google versus der australischen Regierung. Es geht darum, dass Facebook (und Google) Lizenzgebühren zahlen soll, wenn Inhalte von Verlagen und Medien dort publiziert werden. Das wollte (will?) Facebook nicht tun und sperrte eine Zeit lang diese Inhalte. Randbemerkung: Uploadfilter scheinen zu funktionieren. Nun scheint man einen Kompromiss gefunden zu haben, über den Lars dann in einer der kommenden Sendungen berichten wird.

Warten wir ab, inwiefern eine potentielle, dortige Einigung auch Einfluss auf die Regulierungen und das Vorgehen in Deutschland und er EU haben könnte. Das Thema, darf man journalistische Inhalte verwenden, und zitieren und nach welchen Regeln, bleibt. Muss man dafür zahlen oder ist das im Rahmen der Meinungsfreiheit eh abgedeckt? Macht man einen Unterschied zwischen kommerziellen Vermarktern wie Facebook und Google und dem:der gemeinen Blogger:in? Tragen Facebook oder Google gar dazu bei, dass die Klickzahlen der Verlage nach oben schnellen und genau deshalb sollten sie nicht zahlen müssen?

Wir bei #9vor9 sind uns sicher, dass wir bei entsprechenden Zitaten zu einem enormen Zuwachs der Leser:innen oder Zuhörer:innen auf den journalistischen Plattformen führen [Achtung: Das soll eine spaßige Bemerkung gewesen sein.] Ich persönlich bin kein Freund einer angedachten Lösung, dass man nur 140 Zeichen „ungestraft“ zitieren oder nur 15 Sekunden von Video senden darf, wie in der Gesetzesvorlage wohl vorgesehen. Da haben sich, so meine persönliche Meinung, Herr Döpfner und Co mal wieder mit ihrer Lobbyarbeit durchgesetzt und „die Politik“ ist eingeknickt.

Schon mal darüber nachgedacht, dass es von ‚uninformiert‘ kein langer Weg zu ‚uniformiert‘ ist?

Zitate und Sprüche aus Die Känguru-Chroniken | myZitate

Unser zweites Thema ist dann einmal wieder die Digitalisierung in Deutschland und ich habe es bewusst, auf zwei lokale Beispiele aus Darmstadt herunter gebrochen, die ich in diesem Blogbeitrag behandelt habe. Bei Digitalisierung geht es nicht immer um die ganz großem Themen wie Gesundheits- oder Schulwesen – die bleiben wichtig. Es geht auch um die Praxis vor Ort und ist oft ernüchternd praktisch. Warum sind Ämter der Stadt Darmstadt nicht in der Lage, eine Serviceanfrage schnell einmal per E-Mail zu beantworten? Warum müssen sie einen Brief per Post schicken? Sind es Vorschriften, die das vorgeben, oder ist es die persönliche Schere im Kopf? Das sind auch echte Fragen, die sich Lars und ich im Pod-/Videocast gestellt haben und wir sind für entsprechende Aufklärung sehr dankbar.

Digitalisierung fängt ganz unten an, so der Punkt den ich machen will. Im Kopf jedes:r Beamten:in, jedes:r Amtsleiters/in und jedes:r Bürgermeisters:in. Genau dort muss es anfangen im persönlichen, praktischen, bürgernahen Handeln. Große Digitalisierungsvorhaben – wie die Digitalstadt Darmstadt – auf kommunaler Ebene sind auch wichtig, aber es geht nicht ohne Änderungen vor Ort in den Ämtern.

Mit diesem Plädoyer wünschen Lars und ich eine frohe, gesunde Woche und ich hoffe inständig, dass die Schulöffnungen nicht zu einem Bumerang werden.

Und natürlich gibt es #9vor9 auch wieder als Podcast auf den bekannten Plattformen und hier im Netz.

(Stefan Pfeiffer)

P.S. Wir konnten es uns nicht verkneifen, diesmal beim Thema Down Under einige Zitate aus den Känguru-Chroniken von Marc-Uwe Kling zu verbraten. Immer wieder ein Gedicht. Oder mit Heinz Erhardt: Noch ein Gedicht.

Das Tolle am Internet ist, dass endlich jeder der ganzen Welt seine Meinung mitteilen kann. Das Furchtbare ist, dass es auch jeder tut. Internet

Marc-Uwe Kling in Die Känguru-Chroniken – Ansichten eines vorlauten Beuteltiers

Zitate und Sprüche aus Die Känguru-Chroniken | myZitate
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300 Euro Gutschrift von der Telekom? Mal wieder Phishing-Mail im Posteingang

26. September 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Einfach mal zur Dokumentation und als Warnung an alle Leser:innen. Diese E-Mail der Deutschen Telekom war in meinem Posteingang. Gutschrift in einer Höhe von 300 Euro. Klingt gut, oder? Natürlich eine Phishing-Mail. Von der Optik nicht perfekt im Telekom-Look-and-feel. Da habe ich schon perfekter gefakte Mails gesehen. Vor allem aber die Absenderadresse admin@elisa.medbouh.com entlarvt den Betrugsversuch. Und Andy S. vom Kundendienst-Management, den kennen wir doch alle (Achtung: Ironie).

Also: Aufpassen. Keine Links klicken. Absenderadresse checken. Und prüfen, ob die E-Mail überhaupt Sinn macht. Ich habe zwar ab und an Ärger mit der Telekom und bin mit den Preisen für Bestandskunden gegenüber Neukunden nicht einverstanden, das aber ist potentiell Phishing.

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#9vor9 mit den Digitalthemen der Woche: Stellenanzeigen als Konjunkturbarometer, Homeoffice, SAP, neuen Jobs im Marketing … und „Alt werden mit Gunni und Larsilein“

26. Mai 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Und wir waren heute auch mit #9vor9, den Digitalthemen der Woche, erstmals live im Stream auf LinkedIn.

Unsere Themen heute in Stichpunkten:

Vor allem aber unsere Pläne zur inhaltlichen Weiterentwicklung von #9vor9 zu „Alt werden mit Gunnar, Lars und Stefan“:

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Es geht nicht um #OutsidetheInbox und Tools. Es geht um ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit!

10. Februar 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Quer über all Generationen nutzen rund 90 Prozent aller US-Amerikaner weiter E-Mail. Auf diesen Zahlen bin ich einem Artikel auf CMSWire gestoßen. Und auch die Jungen lesen weiter E-Mails. Eine Zeile tiefer in meinem Feedly RSS Reader stoße ich dann auf die Überschrift Personal productivity 2020 – Slack and Microsoft Teams didn’t ruin work – but they didn’t fix work either, ein Beitrag von Jon Reed auf diginomcia. Und ich muss an meinen ehemaligen Kollegen Luis Suarez denken, der das Leben außerhalb des (E-Mail) Posteingangs, Outside the Inbox jahrelang postuliert hat und es mit dem Thema bis in die New York Times geschafft hatte.

Es war einmal … die Vision vom Enterprise 2.0, Social Enterprise, Social Business

Und natürlich denke ich an meine zahllosen Beiträge, in denen ich davor gewarnt habe, E-Mail-Archive und abgeschottete Informationssilos aufzubauen. Große Teile meiner Laufbahn habe ich dafür geworben, Informationen und Wissen zu teilen, in Dokumenten Management Systemen (DMS, ECM) oder in Social Software. Ich habe für PC Docs, FileNet, Connections oder Watson Workspace geworben und versucht die Werkzeuge auch selbst einzusetzen, Vorbild zu sein und andere entsprechend zu motivieren. Die Vision des Enterprise 2.0, wie es einmal Andrew Mcafee definiert hat, fand ich notwendig und ansprechend: „It was the next phase of knowledge management but with freedom, transparency, and the engagement of people.“

Die Begriffe haben sich dann immer mal wieder geändert: Enterprise Collaboration, Social Collaboration, Social Business. Jetzt ist gerade “Digital Workplace” modern und en vogue. Die grundsätzlich ist aber geblieben und noch immer arbeiten wir mehr oder weniger intensiv an der Umsetzung. Oder sollte ich schreiben, noch immer scheitern wir mehr oder weniger deutlich an der Umsetzung?

Nicht neue Tools sind die Lösung für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Anbieter (und ich bekenne mich da durchaus mit schuldig) postulieren immer neue Lösungen. Jetzt sollen Slack und Microsoft Teams die Lösung sein und Microsoft schaltet sogar entsprechende TV-Anzeigen. Und Trello ist das Wundermittel, um Projekte und Aufgaben zu managen, natürlich total agil.

Dion Hinchcliffe identifiziert in seinem Artikel auf ZDNet vier Modelle, die der Digital Workplace organisiert und betrieben werden kann:

  1. Community und Social Business: Aus der Enterprise 2.0-Vision entstanden ist es ein Modell, das stark auf Communities und Social Software setzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Transparent teilen und kommunizieren steht im Mittelpunkt. Klassische Werkzeuge dieser Kategorie sind Jive oder Connections.
  2. Der dokumentenzentrierte Arbeitsplatz: In vielen Unternehmen und Branchen steht immer noch Inhalte (Content) und Dokumente im Zentrum der Arbeit. Sie werden als Lebensader der Arbeit und des Unternehmens angesehen. Klassische Werkzeuge waren oder sind Sharepoint oder Documentum. Anbieter wie Box oder Dropbox sind moderne Wettbewerber in diesem Segment.
  3. Das anbieter-abhängige Modell: Die Diskussion um Best-of-Breed- (nimm immer die besten Produkte für das jeweilige Projekt oder Einsatzgebiet) und Alles-aus -einer-Hand ist nicht neu. Microsoft ist mit Office365 in diesem Umfeld der derzeit klar dominierende Anbieter und bietet ein Portfolio an Produkten. Besonders IT-Abteilungen scheinen dieses Modell zu bevorzugen, denn wie hieß es schon früher, für den Einsatz von Microsoft wird man nicht gefeuert.
  4. Der hybride Digital Workplace, beeinflusst von der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und den Mitarbeitern: Der Geist der Schatten-IT wabert schon geraume Zeit durch Unternehmen. Fachabteilungen und Mitarbeiter nehmen einfach die Tools, die sie mögen und oft aus privater Nutzung auf dem Smartphone oder aus der Cloud kennen, um ihre Arbeit zu erledigen. War die IT-Abteilung ursprünglich gar nicht involviert, so ist unterdessen die Empfehlung, diesen neuartigen Digital Workplace zu kuratieren und orchestrieren – und auf die großen Herausforderungen Datenschutz, Sicherheit und Governance zu achten.

Ich wage die Prognose, dass der Fokus auf Arbeitsplatzwerkzeuge nicht die eigentlichen Probleme lösen werden. Mangelhafte Produktivität am Digital Workplace, fehlendes Knowledge und Innovationsmanagement haben andere Gründe. Es ist ein komische Mixtur aus Gewohnheit und Trägheit der Mitarbeiter:innen, aus hierarchischen Kontroll- und Mikromanagement-Praktiken, die noch immer in Unternehmen vorherrschen. Nur zu oft scheint mir „agile“ nur ein Lippenbekenntnis für mehr Kontrolle zu sein, statt vertrauensvolle Zusammenarbeit und Coaching wirklich zu fördern.

Egal welches Tool: Vom Wildwuchs an Datenbanken, Workspaces und Kanälen

Bei den Tools muss ich an meine eigenen Erfahrungen denken. Was ist der wesentliche Unterschied zwischen den unzähligen Notes-Datenbanken von vor Jahren, den zahllosen Sharepoint-Inseln, den vielen Communities in Connections und heute den immer weiter wachsenden Workspaces und Kanälen auf Slack? Wir generieren immer neue Kanäle und Posteingänge. Wo ist bis heute die Suchmaschine, mit der ich die Informations- und Wissenstöpfe meines Unternehmens durchsuchen kann? Und durch verschärfte Compliance- und Datenschutzanforderungen wird es nicht einfacher.

Ohne gelebte Regeln zu Kommunikation und Zusammenarbeit wird es nichts

Kaum ein Unternehmen hat eine dokumentierte und gelebte Governance, wie welches Tool wofür genutzt werden sollte. So wird Slack zum neuen Posteingang, die Benachrichtigungen laufen im Sekundentakt ein und auch dort werden Dokumente und Dateien gespeichert. Kennen wir doch? Dateianhänge sind der Tod effizienter digitaler Zusammenarbeit, habe ich mal über E-Mail-Attachments geschrieben. Slack ist kein schlechtes Werkzeug. E-Mail ist kein schlechtes Werkzeug. Wie wir die Tools benutzen, ist schlecht. Ohne gelebte Regeln wird es nichts werden und so befinden wir uns noch immer im Kommunikations- und Collaborations-Koma und hatten noch nie wirklich die Kontrolle über unsere Informationen und unser Wissen.

Ich selbst bin weiter ein Freund von Social Software wie Connections als einer Plattform zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Wissen. Die Module sind da: Wiki, Blogs, Communties, Aktivitätenmanagement, Dateiverwaltung, Lesezeichen. Benutzerprofile … Jedoch müsste die Bedienung deutlich modernisiert und vereinfacht werden. Da wurde lange Jahre nichts oder nicht genug gemacht. Und auch ein Slack und E-Mail haben ihre Berechtigung.

Doch STOP. Ich rede schon wieder über Tools. Nochmals: Es geht um ein gemeinsames Verständnis, wie man zusammenarbeitet, wie man führen und teilen, wie offen und transparent man sein will und dann erst darum, welches Werkzeug man wofür nimmt. Dieses Übereinkommen – nennt es von mir aus Vertrag – für Collaboration und Kommunikation sollte in jedem Unternehmen getroffen werden, zwischen Mitarbeitern, Middle Management und Unternehmensführung. Und wo immer möglich, sollten Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner mit einbezogen werden.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von Catkin auf Pixabay

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Collaboration: Nicht die Werkzeuge sind die Herausforderung, das gemeinsame Verständnis und Leben von Zusammenarbeit ist es

10. Oktober 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Eigentlich dürfte man das Thema gar nicht behandeln, denn es hat einen solch langen Bart: das Thema E-Mail und dessen oft vorausgesagter Tod. David Roe nimmt auf CMSWire auf den von Hiver durchgeführten State of Email Report 2019 (zum Download wird eine Registrierung gefordert) Bezug. Demnach nahm der E-Mail-Verkehr weiter zu, aber die Empfänger lesen weniger E-Mails. Nach Report ist die Zahl von 75 Prozent in 2017 auf 60 Prozent gefallen. Und sie antworten nur auf eine von 10 Nachrichten. Zwei Gründe dafür sind immer mehr E-Mails, in denen man aus verschiedensten Gründen in Kopie genommen wird, oder aber weitergeleitete E-Mails.

Natürlich stellt sich mir die Frage, ob das denn immer sein muss und ich muss an einige E-Mail-Trails der letzten Tage denken. Wer einmal auf Kopie gesetzt wurde, der entkommt dem oft Endlosdialog nicht mehr. Leider gibt es kein Opt-Out aus einer E-Mail-Konversation. Vielleicht sollte das eine Funktion, die Google und Microsoft in beim von David angekündigten Redesign ihrer E-Mail-Klienten einführen sollten? Insgesamt erinnert mich die Diskussion rund um E-Mail an das kürzlich hier behandelte wahre Welt des Dokumentenmanagements. Die Brücke ist ja auch da: das Versenden von Dateianhängen per E-Mail …

E-Mail immer noch der größte gemeinsame Nenner

Und ja, lieber Drew Houston von Dropbox, die grundlegende Frage bleibt: „Wie schaffen wir es, dass eine E-Mail gar nicht erst gesendet wird?“ Und ja, lieber Michael Kroker, vielleicht setzen zu wenige Unternehmen fortschrittliche Werkzeuge ein, blockieren Cloud-Speicher wie Box oder Dropbox, und ignorieren Messenger wie Slack oder Teams, stehen sich also wie Du schreibst beim Digitalen Arbeitsplatz selbst im Wege. Kein Wunder, dass E-Mail der kleinste und gleichzeitig größte gemeinsamste Nenner bleibt.

Doch die Werkzeuge alleine werden das Problem nicht lösen. Da kann man auch die Diskussion, nehme ich nur die besten Produkte und kombiniere sie oder nehme ich alles aus einer Hand, endlos führen. Solange es nicht gelingt, auch die einzelnen Anwender in der Nutzung der Werkzeuge an Bord zu nehmen, solange werden wir im Dilemma feststecken, Dateien auf der Festplatte und in Verzeichnissen speichern und weiter endlose E-Mail-Trails führen. Das gemeinsame und gelebte Verständnis muss da sein, wann man per Slack kommuniziert, was per E-Mail verschickt wird und wie Dateien wo gespeichert werden. Nur wenn das klar ist und gelebt wird, werden wir nicht weiter herumdoktoren, noch mehr Kommunikationskanäle und Informationssilos schaffen, sondern wirkliche Fortschritte am digitalen Arbeitsplatz erzielen.

Und ein Schelm, wer beim Titelbild dieses Beitrags vermutet, dass der Begriff Collapse unter Collaboration per Absicht positioniert wurde.

Der Collaboration-Markt wächst signifikant …

Und zum Abschluss: Der Markt wird weiter signifikant wachsen, sagen auch die Glaskugel-Gucker von Gartner voraus. Sie sagen voraus, dass der globale Markt für Collaboration-Anwendungen von $2,7 Milliarden in 2018 auf $4,8 Milliarden in 2023 wachsen wird. Die Treiber für dieses Wachstum sind demnach die sich entwickelnden Märkte und Länder, aber auch die wachsende Zahl an Wissensarbeitern (die aber vor allem in besagten Märkten enorm zunehmen).

Doch wer dominiert ihn. Simon Dückert ist voll auf dem Microsoft-Zug, wenn er in seinem Beitrag das Ende der im Markt befindlichen Enterprise Social Networks voraussagt:

Meine Vermutung ist demzufolge, dass die bestehenden ESNs in den kommenden 3-5 Jahren überwiegend durch Office 365 abgelöst werden. Die Rolle der offenen sozialen Netzwerke wird dabei von Yammer übernommen. Die Zusammenarbeit von Abteilungen, Projekten und Communities wird von Teams abgedeckt

über Die Zukunft von ESNs – wie sehen die nächsten 3-5 Jahre aus? | ALL @ 21C

… aber wer sahnt die Umsätze denn nun ab?

Für mich angesichts einer vielerorts vermuteten Dominanz von Microsoft erstaunlich sind die Aussagen, dass der Markt fragmentiert sei und bleibe. “While decision makers still want a foundational platform, there is acceptance that no single vendor can address it all,” so wird Craig Roth, Research Vice President bei Gartner zitiert. Er sagt voraus, dass durch spezialisierte Collaboration-Anwendungen sogar mehr Silos entstünden. obwohl  Collaboration-Dienste immer mehr Infrastrukturservice seien. Passt ja auch zu den Statements von Aaron Levie von Box und Phil Wainwright.

Ich persönlich hoffe, dass der Markt vielfältig bleiben wird, auch wenn ich leider wenig Hoffnung habe, dass sich europäische Alternativen oder Open Source-Lösungen positionieren. Da scheint doch die Bequemlichkeit vieler Entscheider zu groß, die Lobbyarbeit besagten Anbieters zu erfolgreich sowie der politische Wille, europäische Plattformen zu schaffen, trotz aller Schönwetterrethorik wenig existent zu sein.

(Stefan Pfeiffer)

 Bild von Dianne Hope auf Pixabay
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E-Mail lieben lernen? Ja, aber wir brauchen mehr für die Zusammenarbeit. Und ich rede nicht von weiteren, neuen Werkzeugen

8. August 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Die unendliche Geschichte oder mal wieder das Thema E-Mail: Diesmal greift es Hannes Schrader auf Zeit Online auf … und singt im Grund genommen ein Loblied. E-Mail sei einer der besten Dinge, die uns passiert seien. E-Mail laufe überall, auf Computer, Smartphone, Tablet, Fernseher, ja bald Kühlschrank, man brauche keine spezielle App dazu (stimmt im beruflichen Umfeld nicht) und E-Mail sei immer „up and running“.

Auch das Thema Datenskandale und -diebstahl führt er an. Auch hier zucke ich ein wenig zurück, wenn ich an die Phishng Mails und andere Versuche denke, die Sicherheit zu unterlaufen.

Doch ja, E-Mail ist der kleinste oder größte gemeinsame Nenner. Es gibt Standardprotokolle und Gateways, wie man Nachrichten untereinander austauschen kann. Da ist man viel weiter als im Bereich Messenger, wo jeder seine eigene Suppe kocht und bewusst seinen eigenen „Wallet Garden“ kultiviert, denn jeder Anbieter will ja die Kunden in seine App, auf seine Plattform treiben. Also hat man privat Messenger wie WhatsApp („the Evil“), iMessage, Signal (besser) oder Threema (auch gut). Im Beruf kommen im Beruf dann noch Slack oder Microsoft Teams hinzu.

Bewohner eines kleinen gallischen Dorfes versuchen, Interoperabilität zwischen Messengern herzustellen, gar aufbauend auf einem Standard-E-Mail-Protokoll. Rafael Laguna von Open XChange will das Internet Message Access Protocol (IMAP) so aufbohren, so dass darüber auch Chats abgewickelt werden könnten. Doch wird das Erfolg haben? Sind oben genannte Anbieter von Messengern wirklich daran interessiert, dass eine Nachricht aus WhatsApp in Signal empfangen werden kann?

Doch nicht nur in Messengern, auch soziale Netzwerke haben ihr eigenens Nachrichtensystem, das nicht nach außen kommuniziert: Facebook, Xing, LinkedIn, Instagram … Jedes System kultiviert seinen eigenen Posteingang, denn die jeweiligen Anbieter wollen ihre Kunden in ihrer App halten. Und oft gibt es dafür natürlich monetäre Gründe.

Die Diskussion ist nicht neu, hier im Blog und in vielen meiner alten Artikel. Postuliert man weiter an das Ende von E-Mail oder hätte man Mail nicht konsequent weiterentwickeln sollen?  Aber gab es das nicht mal einen vielversprechenden Ansatz? Dunkel erinnere mich an sogenannte Groupware, die Apps zur Zusammenarbeit ermöglichte, aber im Keren auch E-Mail- und Kalenderfunktionen hatte.

Aber „die Jungen“ wollen ja nicht mehr mailen. Sagt man. Deshalb ja Messenger. Aber machen WhatsApp, Slack, Teams und Co. alles nur noch schlimmer? Ganz sicher haben wir heute keinen Mangel an Werkzeugen, über die wir zusammenarbeiten und kommunizieren: Telefon, Videokonferenzen, Dokumentenablagen, Wikis, Communities, Messenger, Projektmanagement-Tools, E-Mail, interne und externe soziale Netzwerke. Überall macht es Ping und es blenden sich Benachrichtigungsfenster ein.

Ich habe es in den letzten Jahren selbst erlebt, wie immer mehr Werkzeuge hinzugekommen sind und ein Ende ist nicht abzusehen: Begonnen haben wir mit E-Mail, Chatten und einem sozialen Netzwerk, über das man auch Dateien teilen kann. Plötzlich musste eine weitere Dokumentenablage hinzukommen. Und Instant Messaging genügte nicht. Ein Messenger wurde zusätzlich eingeführt. Zeitweise waren drei Videokonferenzsysteme im Einsatz. Und dann kommen noch moderne Werkzeuge zum Aufgaben- und Projektmanagement hinzu.

Ist die Welt besser geworden? Sind wir innovativer und schneller? Oder perfektionieren wir nur das Chaos. Welche/r Kollege/in weiß noch, welcher Kanal  und welches Tool noch was für was genutzt werden soll. Wo sollen wir nochmals Informationen und Dokumente gemeinsam bearbeiten und teilen. Und dann kommen ja noch lieb gewonnene Gewohnheit und eigene Präferenzen hinzu. Noch immer teilen viele Mitarbeiter/innen Dokumente am liebsten als Dateianhang in der E-Mail, egal ob 50 MB verschickt werden.

Und um auch nochmals klar Stellung zu beziehen: E-Mail ist wichtig und ein guter Standard. Aber E-Mail ist nicht genug. Gerade im Beruf und in Unternehmen. Wir müssen in vielen Bereichen raus dem persönlichen Posteingang, müssen Informationen, Dokumente, Wissen teilen, Projekte gemeinsam bearbeiten und auch manchmal in Echtzeit per Text, Sprache oder Video kommunizieren. Aus rein fachlichen Gründen und auch um auf Kommunikationspräferenzen der jungen Generation einzugehen.  Offene Standards wie den oben von Rafael Laguna propagierten „Chat over IMAP“ haben meine Sympathie und verdienen Unterstützung – eigentlich gerade auch von der EU und der öffentlichen Hand. Da sind wir wieder beim Thema Staat oder EU als Plattformbetreiber.

Doch daneben müssen wir unser Hirn einschalten, uns disziplinieren und mit Methode arbeiten: „Öffnen Sie Ihr Mailprogramm nur dreimal am Tag. Einmal morgens, einmal mittags und einmal abends, kurz vor Feierabend,“, schreibt Hannes Schrader. Im Prinzip hat er Recht, besonders im beruflichen Umfeld. Und gerade auch dort sollten wir, sollte die Unternehmensführung feste Regeln festlegen und leben – ja auch sanktionieren. Welches Werkzeug benutze ich für welchen Zweck? Was sind die vereinbarten Verhaltensregeln und Erwartungshaltungen im Unternehmen. Ein neues Tool, einer neuer Kanal, ein neues Ping-Ping, ein neues Benachrichtigungsfenster wird das Kommunikationschaos nicht lösen und auch nicht zu besserer Zusammenarbeit führen.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von S. Hermann & F. Richter auf Pixabay

 

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Fastenzeit: Von Aschermittwoch an nur noch maximal fünf E-Mails pro Tag schreiben? Oder brauchen wir einen ganz anderen Ansatz?

6. März 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Die E-Mail ist ein Symbol für Aufschieberitis und Unverbindlichkeit. … Bloß niemanden überrumpeln, bloß nicht gleich die Dinge klären, die sich in vielen Fällen rasch besprechen ließen.

über Kommunikation im Büro – Schafft die E-Mail ab! – Karriere – Süddeutsche.de

So schreibt Felicitas Wilke in der Süddeutschen Zeitung. Sie fordert dazu auf, öfters mal das Telefon zu nehmen, um Dinge direkt zu klären, statt E-Mail-Pingpong zu spielen. Sie ruft pünktlich zum Aschermittwoch zum Fasten auf. Man solle versuchen, nur noch maximal fünf E-Mails pro Tag zu schreiben. Auch Josh Bersin sieht das Paradigma von E-Mail als gebrochen an. Die besten Mitarbeiter würden – so seine Studien . am schnellsten auf E-Mails antworten, was zu Stress führt.

Das Thema lässt mich nicht los, in der persönlichen Nutzung, aber auch hier im Blog: E-Mail, Fluch oder Segen. Immer wieder habe ich dazu aufgefordert, dass für viele Dinge, die per E-Mail verteilt und in Silos gespeichert werden, besser Werkzeuge zur Zusammenarbeit benutzt werden sollten. Im besonderen bin ich ein Freund sogenannter Enterprise Social Networks (ESN) wie IBM Connections, die mit vielfältigen Funktionalitäten die Kollaboration im Unternehmen und auch über Unternehmensgrenzen hinweg unterstützen. Communities sind dabei ein zentraler Bestandteil, in denen sich Mitarbeiter rollen- oder projektbezogen zusammenschließen, Informationen austauschen und Ideen entwickeln.

Doch fast scheint es, dass die internen Unternehmensnetzwerke schon wieder aus der Mode kommen. Jetzt sind Messenger in der Mode. jeder kennt (leider) WhatsApp in der privaten Nutzung oder aber Slack oder Microsoft Teams im Unternehmen. Sie werden in vielen Artikeln hoch gehandelt. Sie seien übersichtlicher, schreibt Felicitas Wilke. Oder Josh Bersin postuliert, dass diese Werkzeuge nun wirklich die Art, wie wir arbeiten, ändern.

Doch noch sind die Zahl der Messenger-Anwender bei allen Steigerungsraten noch immer weit von der Zahl der E-Mail-Anwender entfernt. Und unterschätzen wir nicht die Macht der Gewohnheit. Ja, durch die private Nutzung von Messengern mag sich auch in Unternehmen sukzessive das Kommunikationsverhalten ändern, aber noch sind wir nicht dort.

Und es gibt durchaus auch die ersten kritischen Stimmen und Erfahrungen mit den neuen Kommunikationswerkzeugen. Auch Messenger können meiner Erfahrung nach schnell unübersichtlich werden, wenn man in vielen Kanälen und Workspaces aktiv ist. Und sie sind ein neuer Kanal, den ich auch checken muss. Der von Josh Bersin angesprochene Stress mit E-Mail kann durch Messenger durchaus genauso verursacht, vielleicht sogar potenziert werden.

Wir haben heute viele Plätze und Werkzeuge, mit denen wir zusammenarbeiten und kommunizieren: Telefon, Videokonferenzen, Dokumentenablagen, Wikis, Communities, Messenger, Projektmanagement-Tools, E-Mail, externe soziale Netzwerke. Fast jedes dieser Werkzeuge hat auch eine Benachrichtigungsfunktion, einen „Posteingang“ oder aber sendet eine Benachrichtung per E-Mail. Wir haben offenbar zu viele Tools.

Vor allem fehlt uns noch immer ein gemeinsames Verständnis zwischen Mitarbeitern und in Unternehmen, welches Werkzeug und welchen Kanal wir für welche Kommunikation und Zusammenarbeit wie nutzen. Daran haben die Messenger auch nichts geändert. Das Chaos ist weiter perfekt. Der/die eine „messengen“, der/die zweiten rufen an und der/die dritten kommentieren im internen sozialen Netzwerk. Und E-Mail ist noch immer der geringste gemeinsame Nenner und wird – so meine Prognose – auch in nächster Zukunft weiter dominieren.

Gerade auch bei mir bleibt der Wunsch nach einem besseren Verständnis und Übereinkommen der Beteiligten darüber, welches Tool wann angebracht ist und wie benutzt werden sollte. Und auf der anderen Seite vermisse ich einen integrativen Nachrichteneingang, der Traum von der universellen Inbox, besser einer integrierten Arbeitsumgebung, in der verschiedene Dienste von E-Mail über Messenger bis zum Teilen von Dokumenten smart integriert sind und zusammen laufen.

Vielleicht träume ich von der eierlegenden Wollmilchsau, aber ich finde noch immer diese Demo von HCL faszinierend. Ja, es ist derzeit Demoware, Slideware, doch unabhängig von manchem Highend-Feature (wie dem Erkennen der Stimmung des Gegenübers oder automatische Übersetzung), das erst einmal gar nicht nötig wäre, würde ich mir eine solche Umgebung durchaus wünschen.

Noch ein Nachtrag: Wir dürfen auf keinen Fall die Einfachheit und den Komfort von und das Verständnis für Anwendungen vergessen. Mein beliebtestes Beispiel ist weiterhin die Dokumentenablage und -verwaltung. Seit wirklich Jahrzehnten gibt es Versionierung: Ich habe einen Datensatz hinter dem beliebig viele Versionen eines Dokuments hängen können. Doch stattdessen werden immer noch von der Mehrheit der Anwender neue Dokumente mit sprechenden Dateinamen wie „Präsentation_v2_von_Ines.odp“ erstellt. Wir haben es nicht geschafft, die Vorteile einer sauberen Versionsführung zu vermitteln. Oder aber unsere Software ist noch immer viel zu kompliziert zu bedienen und fordert zu viele von den Anwendern.

(Stefan Pfeiffer)

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Meine Ei-Tie: Prüfen, ob die eigene E-Mail-Adresse Teil eines Datenlecks ist

27. Januar 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Ein neuer Beitrag zu meiner IT, einer Serie von losen Beiträgen, die ich ja angekündigt hatte. Diesmal hat es nicht viel mit meiner Hardware und Software zu tun. Gerade ging ja die Nachricht über „Collection 1“, eine Sammlung von rund 1,2 Milliarden Kombinationen von E-Mail-Adressen und Passwötern durch die Medien. Weitere solche Lecks werden erwartet. Im Sinne einer gesunden Redundanz – nicht jeder hat es in den einschlägigen Medien gelesen – hier zwei Adressen, wo man prüfen kann, ob die eigene(n) E-Mail-Adresse(n) Teil eines Datenlecks gewesen sein könnten.

Ich habe beispielsweise meine E-Mail-Adressen beim „Identity Leak Checker“ des Hasso-Plattner-Institut geprüft. Unter der oben verlinkten Adresse gibt man ganz einfach seine E-Mail-Adresse ein …

Identity_Leak_Checker.png

… und erhält dann diese E-Mail-Adresse eine Nachricht, ob diese „gehackt“, besser ob sie im Netz irgendwo in Kombination mit anderen persönlichen Daten publik geworden ist.

Eingang_—_Gmx__5_E-Mails_.png

Ich kann nur jedem empfehlen, diese Test durchzuführen. Ein vergleichbarer, international bekannter und empfohlener Dienst ist „Have I been pwned„. des australischen Sicherheitsforschers Troy Hunt. Auch hier gibt man direkt seine E-Mail ein, ….Have_I_Been_Pwned__Check_if_your_email_has_been_compromised_in_a_data_breach.png

… bekommt aber direkt auf dem Bildschirm das Ergebnis angezeigt.

Have_I_Been_Pwned__Check_if_your_email_has_been_compromised_in_a_data_breach.png

Ich musste bei beiden Tests feststellen, dass einer meiner „alten“ E-Mail-Adressen betroffen war. In meinem Falle war es eine GMX-Adresse, die ich aber schon stillgelegt hatte. Bei „Have I been pwned“ kann man übrigens im Sinne der „Frühwarnung“ hinterlegen, benachrichtigt zu werden, wenn diese Adresse kompromittiert werden sollte.

Achtung: Wird Deine E-Mail-Adresse von einem der Tools ausgespuckt, kann das Datenleck das Kennwort Ihres E-Mail-Kontos oder eines beliebigen Internetdienstes betreffen, bei dem Du diese E-Mail zur Identifizierung verwendest.

Was ist also im Bereich E-Mail zu tun, wenn man betroffen ist?

  1. Gilt eigentlich generell, dann aber noch mehr: Besonders vorsichtig mit Dateianhängen sein, die man bekommt. Diese nach Möglichkeit nicht öffnen, zumindest mit einem Virenprogramm scannen. Und daran denken: Das Virenprogramm sollte dann auch auf dem neusten Stand sein und selbst dann … Nicht einfach auf Links klicken, die sich in E-Mails befinden. Statt auf Links zu klicken, die Internetadresse besser direkt im Browser eingeben.
  2. Wenn man den E-Mail-Dienst weiter nutzen will, unbedingt das Passwort ändern! Und ein komplexes Passwort wählen, in dem neben Groß- und Kleinbuchstaben Zahlen und Sonderzeichen wie ! oder # vorkommen. Je länger, desto besser. Manchmal werden auch kleine Sätze, die man sich gut merken kann, als Passwort empfohlen.
  3. Ich habe unterdessen einen Passwortmanager im Einsatz, da ich viele Dienste nutze und man für jeden Dienst, ein eigenes Passwort haben sollte. In meinem Fall ist es 1Password. Dort werden die Passwörter nicht nur gespeichert. Man kann auch komplexe Passwörter generieren lassen. Hier gilt allerdings besonders, dass das Passwort für den Passwortmanager sicher und komplex sein sollte!
  4. Daneben solltest Du wo immer möglich, die sogenannte 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) – Wikipedia empfiehlt den Begriff 2-Faktor-Authentisierung – einzusetzen. Wenn man sich dann in E-Mail (oder andere Dienste wie soziale Netzwerke) einloggen will, braucht man sein Passwort UND einen weiteren Code. Es ähnelt sehr stark, dem PIN und TAN-Verfahren beim Online Banking. Der entsprechende Code, den man auch noch eingeben muss, wird per SMS – manche raten auch schon davon aus Sicherheitsgründen ab – oder eine spezielle Authenticator App zugeschickt.
  5. Im meinem Falle von GMX sollte man sogar überlegen, den E-Mail-Dienst generell zu ändern, denn GMX bietet derzeit keine 2-Faktor–Authentisierung an. Ich bin mit meiner primären, privaten E-Mail beispielsweise zu Mailbox.org gewechselt, das in entsprechenden Tests als besonders sicher empfohlen wird. Ich werde diesen Wechsel in einem separaten Beitrag nochmals beschreiben.
  6. Zum Abschluss noch eine weitere Empfehlung, die allenthalben gegeben wird: Nicht Facebook, Google oder Twitter als Authentifizierungsdienst verwenden. Was heisst das? Viele Dienste bieten an, sich via Facebook, Google oder Twitter einzuloggen, also kein eigenes Profil mit eigenem Passwort einzurichten. Das unbedingt vermeiden!
  7. Und dann noch eins: Über Wegwerfadressen nachdenken und diese gegebenenfalls einsetzen, wo es sinnvoll ist. Wegwerfadressen sind temporäre Adressen, die man genau wie der Name es sagt temporär verwendet und die nach einer gewissen Zeit „weggeworfen“ werden. Einige Dienste wie eben auch Mailbox.org bieten das an. Oder aber darüber nachdenken, verschiedene E-Mail-Konten für verschiedene Zwecke zu benutzen: Eine E-Mail-Adresse für Newsletter, eine andere für Nachrichten mit Freunden und Familie und so weiter. Klar sollte man auch hier den Überblick behalten können. Aber auf Smartphone und Computer können die entsprechenden Nachrichten ja dann an einer Stelle auflaufen, so dass man dort zumindest den Überblick behält.

Dies sind nur einige, hoffentlich in einigermaßen verständlicher Sprache geschrieben Tipps von einem „Halbwissenden“, der sich seit einigen Jahren in der IT bewegt. Sicherheits- und IT-Experten können da auf jeden Fall tiefer und detaillierter argumentierten, aber ich habe das Gefühl, dass ich angesichts der Lage einfach mal versuchen sollte, einige Tipps zu geben, die hoffentlich halbwegs korrekt sind und pragmatisch helfen

Hier nochmals zwei Links zum Thema Sicherheit:

(Stefan Pfeiffer)

Meine Ei-Tie

Vor kurzem habe ich geschrieben, dass wir Erna und Otto Normalanwender/in mit der heutigen IT und den notwendigen oder empfehlenswerten Einstellungen maßlos überfordern. In meiner Familie helfe ich ja schon mal ganz praktisch, aber vielleicht ist die/der eine oder andere auch für praktische Tipps dankbar. Wenn ich es schaffe, werde ich deshalb ab und an die ein oder andere Einstellung oder alternative Tools, die man statt Google, Amazon, Facebook oder Microsoft benutzen kann, im Blog beschreiben. Es sind meist nur einfache Beschreibungen und Einstellungen, keine tiefentechnischen Ausführungen.

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„Agile“ Kommunikation in deutschen Unternehmen: E-Mail und Festnetz

21. September 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

Eine aktuelle Grafik von Statista auf Basis des Bitkom Digital Office Index 2018 : In deutschen Unternehmen regieren weiter E-Mail (Wie lange führen wir die Diskussion, wann E-Mail sinnvoll ist und wann andere Kanäle besser geeignet sind eigentlich schon?) und Festnetztelefon. Eingespielte Gewohnheiten sind nicht oder nicht so einfach zu ändern. Ob dies die richtigen Werkzeuge im digitalen Zeitalter und zur zeitmgemäßen, agilen Zusammenarbeit (Kollaboration) sind, sei dahingestellt. Oh Gott, ich habe das Unwort agil benutzt. Agil und Deutschland – geht das überhaupt?

Selbst das Fax wird noch im Vergleich zu den „neuen“ Kanälen wie Handy – ist das eigentlich neu? -, Messengern oder sozialen Netzwerken noch intensiver genutzt. Wer sich für die gesamte Studie interessiert, die auch das Thema Enterprise Content Management und Schere zwischen kleinen und großen Unternehmen behandelt, kann sie hier herunterladen.

infografik_15443_von_unternehmen_in_deutschland_genutze_kommunikationskanaele_n

(Stefan Pfeiffer)

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Tom Zeizels Blog: E-Mail – gut, besser, am besten!

17. August 2018 Posted by Thomas Zeizel, IBM

Tom Zeizels Blog: E-Mail – gut, besser, am besten! E-Mail ist ein Thema, das uns alle betrifft. Es ist einfach das Werkzeug, das nach wie vor den Büroalltag vieler Menschen dominiert. Zusammenarbeit über „Social Tools“ hat ein bisschen was rausgenommen und neue Teamkonversationslösungen, wie Watson Workspace, zeigen in machen Arbeitsbereichen klare Vorteile auf. Trotzdem wird […]

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Vom Spion im Konferenzraum, Meeting- und E-Mail-Stress und TÜV-zertifizierten Arbeitgebern

15. März 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

Von mir selektierte Berichte, Nachrichten und Meinungen rund um den Digitalen Arbeitsplatz: Von Meeting- und E-Mail-Flut, Alexa und Videotelefonaten, Watson Workspace und TÜV-“ausgezeichneten Arbeitgebern” …

Jeder kennt sie, die apokalyptischen Reiter des täglichen Büroalltags und des digitalen Arbeitsplatzes: E-Mail-Flut, ständige Unterbrechungen, Telefonkonferenzen, Meetings, Powerpoint-Bingo und Excel-Sudoku. Die tägliche Arbeitszeit, Pardon, Anwesenheitspflicht, kriegen wir schon irgendwie sinnvoll rum. Und die genannten Reiterlein beziehungsweise Esel sind mir in meinem Nachrichtenüberblick gerade wieder an diversen Stellen entgegen gekommen. Eileen Brown fasst auf ZDNet…

via Nachrichten rund um den Digitalen Arbeitsplatz: Von Meeting- und E-Mail-Flut, Alexa und Videotelefonaten, Watson Workspace und TÜV-“Ausgezeichneten Arbeitgebern” —  CIO Kurator 

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[DE] Wider dem Schwachsinn vom E-Mail-Verbot über Nacht und Wochenende

17. Januar 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

Kommentar & Meinung: Nein, es geht hier sicher nicht um Betriebsrat-Bashing. Es gibt viele innovative Betriebsräte, aber es gibt auch die von gestern:

Noch mehr Regeln! Neulich war in der FAZ zu lesen, dass der Porsche Betriebsrat die regelhafte Löschung von Emails fordert, die in der Freizeit versendet worden sind: „Mailkonten von Mitarbeitern sollten im Zeitraum zwischen 19 Uhr und 6 Uhr sowie am Wochenende und im Urlaub gesperrt werden, sagte Hück.“ (FAZ 2017) Irgendwie gut gemeint, könnten wir uns selbst glauben machen.

Source: Zuviele Regeln verhindern gesundes & sinnvolles Arbeiten. – Dr. A. Zeuch

Ich kann immer wieder nur den Kopf schütteln, wenn ich so was wie vom Porsche Betriebsrat lese. Statt zu gestalten, versuchen sie, zu verbieten, was nicht zu verbieten ist. Sie glauben an Reglementierung, statt den eigenverantwortlichen und selbst entscheidenden Arbeitnehmer zu fördern und ihm ihn strategischen Fragen zu helfen und zu unterstützen. Und dann auch den Arbeitgebern und Chefs, die zu viel einfordern, ständige Verfügbarkeit aller zeit und allerorten, heftigst auf die Finger klopfen.

Ja, und Andreas Zeuch bringt auch die Problematik in seinem Beitrag auf den Punkt. Man mag manchmal nicht an den selbstbestimmten Arbeitnehmer glauben:

Zum agilen und selbstorganisierten Mindset passt es andererseits, dass die Betroffenen selbst entscheiden, wann sie Mailen und wann nicht, mithin: Wann sie arbeiten und wann nicht. Dumm nur, dass eben nicht nur nicht alle, sondern noch ziemlich viele Menschen von dieser inneren Haltung Lichtjahre entfernt sind. Sie haben es einfach nicht gelernt. Oder sie wollen es nicht – was völlig ok ist, schließlich umfasst das Recht auf Selbstbestimmung auch das Recht, fremdbestimmt arbeiten zu wollen.

Source: Zuviele Regeln verhindern gesundes & sinnvolles Arbeiten. – Dr. A. Zeuch

Trotzdem: Für mich gehört zu unseren Errungenschaften – auch erkämpft durch die Gewerkschaften -, dass wir als Arbeitnehmer wo irgend möglich unsere Arbeit selbst bestimmen können.

Deshalb: Wohl den Unternehmen, die Betriebsräte haben, die für Erhalt von Arbeitsplätzen, soziale Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeiten. Home Office, Inklusion, Gleichberechtigung und Familienfreundlichkeit kämpfen. und genau dort ihre Rolle sehen und ihr Gewicht in die Waagschale werfen.

(Stefan Pfeiffer)

 

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Geliefert: Notes Domino Feature Pack 9 ist da

20. August 2017 Posted by Peter Schütt, IBM

Das zweite Feature Pack für IBM Notes Domino in 2017 ist jetzt zum Download verfügbar – und zu Jahresende ist das nächste geplant. Neben zahlreichen Fixes gibt es natürlich auch neue Funktionen.

Neu für den Notes 9.0.1 Client sind u.a.:

  • Möglichkeit Regeln auch auf bestehende E-Mails anzuwenden
  • Die Typeahead-Suche für Namen funktioniert jetzt auch für das in Europa üblichere Nachname/Vorname Muster und führt zu gleichen Ergebnissen wie Vorname/Nachname
  • Automatisches Refresh für delegierte E-Mail Files – wichtig für Assistenten
  • Die Darstellung auf hochauflösenden Bildschirmen wurde verbessert
  • Unterstützung des Recalls von E-Mails, die aus der Stationary Funktion versandt wurden. Dies erfordert ein Upgrade des Mail Templates auf Mail9.ntf, das mit diesem Feature Pack gekommen ist.

Und neu in Domino sind u.a.:

  • NIF: Aktualisierungen & in-line View Update Verbesserungen
  • Domino Policy um das Weiterleiten von E-Mails an Internetadressen zu unterbinden
  • Unterstützung von RFC 2231 – dieser RFC ist heute der Standard zum spezifizieren von nicht-ASCII Headern. Er wurde eigentlich schon vor 15 eingeführt, doch zunächst und über viele Jahre nur wenig eingesetzt. Heute ist er aber der Standard für viele Mail Clients, wie etwa Thunderbird.
  • Die  „Agent Manager’s eligible Queue“ kann jetzt vom niedrigsten, möglichen Wert 100 auf 255 als maximal möglichen Wert erhöht werden (Das war ein Enhancement Request zahlreicher Kunden
  • Datenbanken und Views, die für Transaction Logging freigeschaltet sind, können jetzt schneller geöffnet werden. Das erfordert die On Disk Structure ODS 52 oder höher
  • Auch auf IBM i Systemen ist die default Java Version nun die 1.8

Alle Details hierzu finden sich in der IBM Notes/Domino 9.0.1 Feature Pack 9 (Zircon) Release Notice

Die Download-Informationen sind hier zu finden.

PS.: Um das Jahresende herum ist mit dem FeaturePack 10 (Codename: Mystic Topaz) zu rechnen. Schon hierin werden auf Kundenwunsch hin – es war eigentlich erst für 2018 angedacht – die ersten Schritte in Richtung „Dockeresierung“ erfolgen. Docker wird dann eine weitere, strategische Plattform für die Zukunft von Domino werden. Domino wird dann wieder einmal mit der Entwicklung von anderen, modernen Softwarelösungen, wie z.B. IBM Connections Pink, ganz vorne mitspielen. Das ist mehr als Investitionsschutz. Das ist Zukunft.

 

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[DE] E-Mail ist die Merkel der geschäftlichen Kommunikation: Unabwählbar

16. August 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema E-Mail, E-Mail-Gefängnis, E-Mail-Flut, außerhalb des Posteingangs leben und im eigentlich bessere Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen beschäftigt mich nun schon seit Jahren. Da kommt der Kommentar von Tom Petrocelli auf CMSWire gerade mal wieder recht. Nach seiner Aussage ist und bleibt E-Mail der König der Kommunikation. Und das – muss ich leider zugeben- unumstritten. In Zeiten des Wahlkampfes muss man fast schreiben: E-Mail ist die Merkel der Unternehmenskommunikation. Da weiß man, was man hat.

Keiner liebt eigentlich E-Mail, aber nahezu jeder benutzt sie. Warum? Jeder hat E-Mail. Das gilt gerade in der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg, wo es nicht selbstverständlich ist, dass der Adressat im anderen Geschäft das Kollaborationswerkzeug anwenden darf und kann, dass man gerne nutzen möchte. Kenne ich aus meiner eigenen Praxis mit meinen Agenturen, die ich zwar in unser Enterprise Social Network IBM Connections als Gast einladen kann – aber eben mit eingeschränkter Funktionalität. Wer alles nutzen will, soll (auch bei IBM) zahlen.

Und ein weiteres schlagendes Argument: E-Mail ist einfach. Prinzipiell geht es nur um Senden und Empfangen, vielleicht eine Datei anhängen. Das ist es. Eigentlich muss man nicht mehr wissen. Und viele, ja die meisten Anwender machen nicht viel mehr. Ja, vielleicht sortieren sie E-Mails noch in Ordner, um sie leichter wieder zu finden. Das ist es dann aber meistens schon.

Und Tom Petrocelli schreibt: Keiner verweigert sich E-Mail und postuliert das als einen weiteren riesigen Erfolg. Und es stimmt. Ich erlebe es gerade intern in der IBM, wo die Zahl der Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Kommunikation nicht weniger wird. Wir haben IBM Verse als E-Mail-Klienten. Und das ist E-Mail der nächsten Generation, im Browser, auf einfache Bedienung optimiert, mit dem Paradigma des persönlichen Aufgabenmanagements  und mit immer mehr Funktionen der künstlichen Intelligenz..

[Randbemerkung: Aufgabenmanagement in IBM Verse – Ich kann Dinge, die ich für jemanden erledigen muss oder Aufgaben, die für mich erledigt werden müssen mit einem Klick mit „Abgabetermin“ markieren.]

Für mich ist das nun seit geraumer Zeit der E-Mail-Klient, aber viele Kolleginnen und Kollegen nutzen weiter den IBM Notes-Klienten, weil sie es so gewohnt sind oder weil ihnen niemand IBM Verse richtig nahe bringt.

Daneben gibt es für Instant Messaging oder neudeutsch Chatten IBM Sametime. Zu Chatprogrammen – so nützlich sie während Telefonkonferenzen zur Absprache sind – habe ich persönlich ein gespaltenes Verhältnis. Nur zu oft nerven mich die unterbrechenden, nervig blinkenden Nachrichten. Diese ganze Blink- und Aufpopperei ist eh ein Gräuel.

Rund 10 Jahre lang gehört auch IBM Connections, das Enterprise Social Network der IBM, zu meinen Alltagswerkzeugen. Es ist und war für mich das zentrale Tool zur Zusammenarbeit. In Communities kann ich Personen- oder Projektgruppen zusammenbringen und mit ihnen Informationen teilen. Die Funktionalität und die Zahl der Module sind breit und mächtig: von der Community über den Blog zum Forum und dem Dateimanagement und vielen anderen Modulen.

Die Funktionalität ist – wie sich im Alltag zeigt – zu breit für den normalen Anwender. [Verweis zurück auf die einfache Bedienung von E-Mail.] Wenn man aber die Communities für den Zweck richtig konfiguriert und  vor allem die Benutzer nicht an die Hand nimmt, Community Manager inthronisiert, die coachen, helfen und motivieren. Dann funzt es übrigens auch mit der Zusammenarbeit und dem „Output“.

Unterdessen sind eine Reihe weiterer Werkzeuge zur Zusammenarbeit hinzugekommen. Durch die Allianz der IBM mit Box – wir bieten die Produkte ja auch als IBM an – steht das Tool zur Dokumentenverwaltung allen IBM’ern zur Verfügung. Es erfährt auch durchaus Akzeptanz, denn Dateien teilen und gemeinsam im Zugriff haben, ist nicht nur in der IBM eine tägliche Aufgabe.

[Randbemerkung: Dass man Dateien auch in IBM Connections sehr gut verwalten kann, sei auch erwähnt. Aber offensichtlich sind hier die Optionen zu breit – siehe mein Video – und damit verwirrend, wenn man sie nicht erklärt.]

Und seit geraumer Zeit ist auch Slack als Konversationswerkzeug hinzugekommen. Konversationen sind wohl auch der richtige Begriff, um die Funktionalität zu beschreiben. In Themen- oder Projektkanälen – oder auch in der 1:1 Kommunikation – hat man Unterhaltungen nachvollziehbar („persistent“) im Zugriff. Wir nutzen Slack auch im CIO Kuratorium, um Themen zu sammeln oder uns abzusprechen, wann durch wen welcher Beitrag erscheinen wird und soll.

[Randbemerkung: Dabei muss ich zugeben, dass ich mich mit Slack noch nicht so richtig anfreunden kann, da die Zahl der Teams und Kanäle schnell unübersichtlich wird. Meine Präferenz geht doch eher zu strukturierteren Werkzeugen wie IBM Connections. Interessant wird es, im CIO Kuratorium dann vergleichsweise einmal IBM Watson Workspace zu nutzen, sobald das Tool generell verfügbar ist.]

Alle genannten Werkzeuge können mehr oder weniger mit allen anderen. Box ist in IBM Verse integriert. Slack hat ebenfalls dorthin eine Schnittstelle und so weiter. Integrationen, um bei unserem Merkel-Vergleich zu bleiben Koalitionen sind also möglich, ja eigentlich sogar unausweichlich, denn vielleicht sind die Zeiten der absoluten Mehrheit vorbei. Schon bei E-Mail gibt es CDU und CSU, zwar eine Union, aber doch zwei „Parteien“. Fragt sich also im Unternehmenskontext, wie bunt denn die Koalition werden soll und darf, damit weiter vernünftig regiert werden kann.

Ein Jamaica-Koalition mit E-Mail, Content Services und Konversationswerkzeug? Chat und Enterprise Social Network gehen in die Opposition. Diese Frage muss sich jedes Unternehmen (unabhängig von den hier genannten individuellen Werkzeugen, die in der IBM zum Einsatz kommen) stellen, dabei Anwendungsfälle (wofür will ich die Tools mit wem nutzen), Kommunikationspräferenzen von Mitarbeiter und Generationen sowie auch IT-Aspekte wie Management, Sicherheit und Compliance-Anforderungen in Betracht ziehen. Keine einfache Aufgabe.

Nur eines scheint sicher: Nein, nicht die Rente, aber bis auf weiteres regiert Merkel, äh E-Mail.

(Stefan Pfeiffer)


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DNUG Konferenz 2017 in Berlin – die Agenda steht

30. April 2017 Posted by Peter Schütt, IBM

Sie wird besonders – die 2017ner Konferenz der IBM Collaboration Solutions Nutzer Gruppe (DNUG). Im Mittelpunkt das Thema „Arbeitsplatz der Zukunft“. Dazu alles über neue Arbeitsweisen, neue Technologien im Backend und Client-seitig, Roadmaps zu allen Produkten, herausragende Sprecher und bemerkenswerte Lösungen von zahlreichen Partern.

Eine tolle Agenda – schauen Sie selbst

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