Posts Tagged: ‘Digital Workplace’

Homeoffice-Allerlei aus den USA: Kein Dogmen bitte, stattdessen scheint es Richtung hybride Arbeitsplatzmodelle zu gehen

8. Juni 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Diesmal einige kuratierte Links und Zitate aus der US-amerikanischen Szene zum Thema Homeoffice. So hat Dion Hinchcliffe, den ich schon lange Jahre als Experten für den Digital Workplace schätze, einen Beitrag zum Post-Pandemic Workplace geschrieben und wieder einmal einen seiner Grafiken veröffentlicht:

We won’t return to the physical workplace that existed pre-COVID. Nor will we be staying in our present digitally remote environment in its current state, given its apparent shortcomings, especially not when an entire organization now has to run mostly virtual. In this virtual state, the top challenge consistently reported across many surveys is adequate communication and collaboration …

It’s Time to Think About the Post-2020 Employee Experience | On Digital Strategy | Dion Hinchcliffe

Doch sieht Dion uns erstmals auf dem Weg zu einem holistischen Blick auf den Arbeitsplatz: IT, HR und alle anderen Abteilungen müssen zusammenarbeiten, modernste Technologien eingesetzt werden, um die best mögliche Arbeitsplatzerfahrung unabhängig von der Lokation zu erlauben.

Endlich ein holistischer Blick auf den Digital Workplace

Und er referenziert dabei in seinem Beitrag auf die aktuelle Umfrage State of Remote Work von Buffer und AngelList!. Weltweit wurden hier über 3.500 Personen befragt. Bezüglich der größten Vor- und Nachteile von Remote Work und Homeoffice kam es zu folgenden Antworten:

Vor allem werden flexible Zeiteinteilung und flexible Arbeitsplätze und -umgebungen geschätzt – und dass man nicht zur Arbeit fahren muss. Als problematisch sehen die Befragten Zusammenarbeit und Kommunikation an. Danach kommen gefühlte Einsamkeit, die Unfähigkeit von der Arbeit los zu lassen und Störungen in der heimischen Wohnung. Diese menschlichen, emotionalen und organisatorischen Schmerzen dominieren in der Summe im Vergleich zu technischen Aspekten oder Werkzeugen. Dies sollte man also bei der Gestaltung von Homeoffice und Remote Work im Blick behalten.

Vor allem soziale und organisatorische Aspekte in den Griff bekommen

Genau darauf hebt auch die Umfrage von Insead Knowledge ab: Technologie bekommt man in den Griff, aber die organsatorischen Aspekte sind die Herausforderung.

Bear in mind, your employees may not have access to effective work space and freedom from distractions at home.

Social isolation is a concern and should be combated: Push for some online socialising even if it feels unnatural initially. Occasional video calls with no specific agenda and online gaming are two options to consider. At the same time, it is important to respect boundaries: work without an office does not translate to unlimited working hours. There must be clear “off” times when employees should not feel obligated to respond to chat/mail/calls.

What Newly Remote Teams Need, Right Now | INSEAD Knowledge

Gerade im Homeoffice sei der Respekt davor wichtig, dass auch mal Schluss mit der Arbeit ist, auch wenn man technisch endlos weitermachen könnte. Pausen müssen sein, Offline muss sein und definierte, feste Büro- beziehungsweise Antwort- und Kommunikationszeiten sollten bei aller flexiblen Zeiteinteilung eingehalten werden, so die Autoren.

Die tägliche virtuelle, soziale Kaffeetasse

Sie empfehlen auch, bewusst auch soziale Aktivitäten online durchzuführen, das virtuelle Treffen in der Kaffeeküche, der Anruf, um einfach mal zu fragen, wie es geht, oder um ein Schwätzchen zu halten. Selbst ein gemeinsames Spielchen wird vorgeschlagen.

Microsoft-Chef Satya Nadella vermisst genau dieses Schwätzchen, den Small Talk nach einem Treffen und befürchtet, dass man bei einem totalen Wechsel zu Remote Work wertvolles soziales Kapital verbrenne. Er scheint nicht der einzige zu sein, der befürchtet, dass die Bindung im Team und zum Unternehmen abnehmen, eine negative Grundhaltung Einzug halten könnte:

A less-interconnected network of relationships among employees reduces the sense of commitment to one another and to the organization.

Sustaining Employee Networks in the Virtual Workplace

Daniel Z. Levin und Terri R. Kurtzberg fordern auf MIT Sloan gerade vom Management, Kommunikation, Netzwerke und positive Haltung aktiv zu unterstützen und zu fördern, um eine positive Stimmung und Haltung zu verbreiten.

Kein Dogma bitte – hybride Modelle sind wohl die Zukunft

Und wie ist die allgemeine Stimmung in den USA bezüglich Homeoffice? Wird Remote Work das „new Normal“? Laut Artikel von David Roe, der einige Manager befragte, wird es eher zu flexiblen Modellen kommen, also eher selten 100 Prozent Homeoffice realisiert werden. Microsoft-Chef Satya Nadella warnt davor das Dogma Präsenz im Büro mit dem anderen Dogma Homeoffice zu ersetzen. Microsoft will Mitarbeiter ab etwa Oktober wieder in die Büros schicken, so entsprechende Berichte.

Vieles deutet darauf hin, dass auch in den USA oder von US-amerikanischen Unternehmen künftig hybride Arbeitsplatzmodelle favorisiert werden, gerade um die viel ziterten Talente gewinnen zu können, wie auch die Analysten von Gartner betonen. Sie gehen auf jeden Fall von einem deutlich höheren Anteil von Remote Work nach der Pandemie aus. Laut Gartner steigt der Anteil der remote arbeitenden Angestellten von 30 auf 48 Prozent nach der Krise.

Zudem ist das Verhältnis von Mitarbeiterzufriedenheit und Remote Work wohl vielschichtig. So stellt Gallup – bekannt für die Studien zur Mitarbeiterzufriedenheit – fest, dass im Sinne eines hohen Engagements der Mitarbeiter zumindest die Option für Homeoffice gegeben sein sollte:

Those with some remote work options have the highest employee engagement, while those with no remote option and those who work remotely 100% of the time have somewhat lower employee engagement.

How Coronavirus Will Change the ‚Next Normal‘ Workplace

Interessant die von Gallup genannten unterschiedliche Haltungen zu Remote Work je nach Profession und Branche:

Gallup research finds the percentages that prefer continuing to work from home are highest in technology, insurance, arts, entertainment, media, finance and professional services. Those with lower preference to work from home in the future include education, retail, transportation and construction.

How Coronavirus Will Change the ‚Next Normal‘ Workplace

Diese Einteilung hätte ich so nicht erwartet.

Bild von Annalise Batista auf Pixabay

Wird die Krise endlich zu mehr und besserer Kommunikation und Zusammenarbeit führen? #Collaboration

30. April 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Gerade bekommen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die COVID-19-Pandemie und Arbeiten im Homeoffice eine Druckbetankung in punkto Kommunikation und Zusammenarbeit. Wie schreibt Michael Kroker so schön: „… schließlich sind Firmen zu Dingen wie Telearbeit und Videokonferenzen nun regelrecht gezwungen.“ Videokonferenzen gehören zum Alltag. Die Nutzerzahlen von Zoom oder Microsoft Teams oder Slack schnellen nach oben. Da kommt die 5. oder besser die 2020-er Ausgabe der Deutsche Social Collaboration Studie der Unternehmensberatung Campana & Schott und des Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt gerade zum rechten Zeitpunkt, auch wenn sie natürlich die vergangenen Wochen noch nicht in Betracht ziehen konnte.

Doch die Studie zeigt schonungslos viele Versäumnisse vor der Corona-Krise. Noch immer haben sich viele Unternehmen nicht ausreichend mit dem Thema auseinandergesetzt. Wie auch Michael schreibt: Vor der Krise sind erst bei 45 Prozent 45% der Unternehmen sind Collaboration Tools oder Projekte im Einsatz oder angelaufen. Ich halte diesen Wert weiter für erschreckend, denn das Thema ist nicht neu. Vor allem ist auch der Nutzen schon lange nachgewiesen und wird erneut durch die aktuelle Studie bestätigt. „Mitarbeiter, die häufig Social-Collaboration-Tools nutzen, arbeiten fast 40% effizienter“, schreiben die Herausgeber in ihrer Pressemitteilung.

Gut, der Reifegrad deutscher Unternehmen ist in den vergangenen Jahren von Jahr zu Jahr besser geworden, aber es bleibt immer noch sehr „Space for Improvement“. Gerade bei der Einführung scheint immer noch deutlicher Nachholbedarf zu sein, so die Studie. Die Mitarbeiter vermissen ausreichend Zeit, sich mit den Tools auseinanderzusetzen. Einige haben auch das Gefühl, dass ihre konkreten Anforderungen. nicht genügend gehört werden. Auch deshalb sind 73% der Mitarbeiter mit Einführung der Tools unzufrieden.

Mir scheint auch aus persönlicher Beobachtung, dass auch in der „richtigen“ Nutzung der Werkzeuge noch immer viel Potential steckt. Und oft sind es scheinbar banale Themen. Wie viele Nutzer:innen haben begriffen, warum und wie sie Dokumente versionieren? Nur allzu oft werden immer neue eigenständige Dokumente erstellt und man verliert den Überblick , welches Dokument denn nun aktuell ist? Wer hat wirklich schon den Unterschied zwischen E-Mail und Messengern wie Slack begriffen? Die Liste lässt sich beliebig verlängern. Welches Unternehmen hat eine begründete und gut kommunizierte Guidance, welches Tool man wann wofür nutzt? Und wo gibt es wirklich gutes Training für Anwenderinnen und Anwender?

Und natürlich ist auch noch immer viel in der Benutzung der Werkzeuge verbessern, Die Funktionen sind oft da, aber viel zu kompliziert zu benutzen. Ich muss dann immer an den /-Modus von Slack denken, über den Funktionen und Drittanwendungen aufgerufen und gesteuert werden können. Coole Funktionen, aber wer versteht sie schon? Die Zeiten von Lotus 1-2-3 sollten vorbei sein. Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung müssen bei allen Fortschritten noch stärker in das Zentrum des Anwendungsdesigns rücken.

Zurück zur Studie und einer weiteren Kernaussage der Studie: Sogenannte Firstline Worker, diejenigen, die direkt im Kundenkontakt stehen, liegen im Vergleich hinter Information Workern zurück, obwohl gerade bei Ersteren die Potentiale beim Einsatz von Social Collaboration-Werkzeugen noch höher liegen. Platt gesagt: Der Einsatz von beispielsweise Video Conferencing oder Messengern kann gerade an der Schnittstelle zum Kunden besonders viel bringen. Das dürfte gerade in diesen Zeiten besonders wahr, noch wichtiger sein. Und oft liegt es dort an einer mangelhaften technischen Ausstattung, keinem eigenen Computer oder eigenem mobilen Gerät.

Die derzeitige Krise macht deutlich, dass wir an vielen Stellen digitaler werden müssen. Von der Lieferkette, der Supply Chain, über Fernwartung, visuelle Inspektion, und Automatisierung oder Digitalisierung im Gesundheitswesen bis eben zu besserer Kommunikation und Zusammenarbeit (und vielen anderen Themen. Es wird sich zeigen, ob wir nun alle digitaler und moderner werden. Dort, wo es Sinn macht. Sicher auch ein Thema für 9vor9, was sich wo ändern muss, wo wir digitalisieren sollten.

(Stefan Pfeiffer)

#9vor9 zu digitalen Aktenknechten und dem beschwerlichen Weg zum Digital Workplace

11. Februar 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Im Zentrum der heutigen #9vor9-Sendung (mit Gunnar, Lars und mir): der digitale Arbeitsplatz oder neudeutsch Digital Workplace. Wir haben nochmals durchgekaut, dass nicht die Tools entscheidend sind, sondern vielmehr die Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen oder Institutionen viel wichtiger ist. Wenn diese Kultur stimmt, man sich einig ist, wirklich offen und transparent zu arbeiten, dann kann und muss man sich darauf einigen, welche Werkzeuge man wie wofür einsetzt. Sicherlich dabei zu beachten sind die heutigen Compliance-Anforderungen. Als ein Stichwort sei hier nur die Datenschutzgrundverordnung genannt.

New Work und der Digital Workplace definieren sich also in einem Dreieck von digitaler Arbeitskultur, von entsprechenden Werkzeugen, die dann möglichst compliant eingesetzt werden sollen, ohne dass die Mitarbeiter zu digitalen Aktenknechten (O-Ton Gunnar) gemacht werden. Es ist noch ein langer Weg, den wir gehen müssen, und die vor Jahren getroffenen Heilsversprechen, dass künstliche Intelligenz auch am Arbeitsplatz alles besser und einfacher machen werden, sind noch nicht eingetroffen. Ich bekenne mich schuldig im Sinne der Anklage.

Dass Tools nerven können, wenn sie nicht benutzerfreundlich sind und Medienbrüche beinhalten, hat der liebe Gunnar wortgewaltig postuliert. Dass er deshalb an der Uni mit seinen Studierenden Facebook nutzt, um sich auszutauschen, hat bei mir zu weiteren weißen Haaren geführt. Vielleicht sind sie mir auch ausgefallen. Die Haare. Nicht der Gunnar. Ein klassischer Fall von Schatten–IT. Und ein klassischer Fall, wie man es nicht machen sollte, nicht nur aus Compliance-Gründen. Nochmals: Über Werkzeuge wie WhatsApp oder Facebook*, die für die private Nutzung gemacht worden sind und Daten auch entsprechend behandeln, sollten und dürfen nicht genutzt werden, um Informationen aus Unternehmen oder Institutionen zu teilen oder zu kommunizieren.

* Ich beziehe mich hier natürlich nicht auf Workplace von Facebook, sondern auf das „normale“ Facebook.

** Und zwei wichtige Dinge haben wir bei #9vor9 vergessen: Petra Bernhardt (und auch Alexander Kluge) zum Geburtstag zu gratulieren sowie die Ausstellung Fantastische Frauen in der Schirn in Frankfurt anzukündigen, die ab 13. Februar 2020 geöffnet ist.

Es geht nicht um #OutsidetheInbox und Tools. Es geht um ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit!

10. Februar 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Quer über all Generationen nutzen rund 90 Prozent aller US-Amerikaner weiter E-Mail. Auf diesen Zahlen bin ich einem Artikel auf CMSWire gestoßen. Und auch die Jungen lesen weiter E-Mails. Eine Zeile tiefer in meinem Feedly RSS Reader stoße ich dann auf die Überschrift Personal productivity 2020 – Slack and Microsoft Teams didn’t ruin work – but they didn’t fix work either, ein Beitrag von Jon Reed auf diginomcia. Und ich muss an meinen ehemaligen Kollegen Luis Suarez denken, der das Leben außerhalb des (E-Mail) Posteingangs, Outside the Inbox jahrelang postuliert hat und es mit dem Thema bis in die New York Times geschafft hatte.

Es war einmal … die Vision vom Enterprise 2.0, Social Enterprise, Social Business

Und natürlich denke ich an meine zahllosen Beiträge, in denen ich davor gewarnt habe, E-Mail-Archive und abgeschottete Informationssilos aufzubauen. Große Teile meiner Laufbahn habe ich dafür geworben, Informationen und Wissen zu teilen, in Dokumenten Management Systemen (DMS, ECM) oder in Social Software. Ich habe für PC Docs, FileNet, Connections oder Watson Workspace geworben und versucht die Werkzeuge auch selbst einzusetzen, Vorbild zu sein und andere entsprechend zu motivieren. Die Vision des Enterprise 2.0, wie es einmal Andrew Mcafee definiert hat, fand ich notwendig und ansprechend: „It was the next phase of knowledge management but with freedom, transparency, and the engagement of people.“

Die Begriffe haben sich dann immer mal wieder geändert: Enterprise Collaboration, Social Collaboration, Social Business. Jetzt ist gerade “Digital Workplace” modern und en vogue. Die grundsätzlich ist aber geblieben und noch immer arbeiten wir mehr oder weniger intensiv an der Umsetzung. Oder sollte ich schreiben, noch immer scheitern wir mehr oder weniger deutlich an der Umsetzung?

Nicht neue Tools sind die Lösung für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Anbieter (und ich bekenne mich da durchaus mit schuldig) postulieren immer neue Lösungen. Jetzt sollen Slack und Microsoft Teams die Lösung sein und Microsoft schaltet sogar entsprechende TV-Anzeigen. Und Trello ist das Wundermittel, um Projekte und Aufgaben zu managen, natürlich total agil.

Dion Hinchcliffe identifiziert in seinem Artikel auf ZDNet vier Modelle, die der Digital Workplace organisiert und betrieben werden kann:

  1. Community und Social Business: Aus der Enterprise 2.0-Vision entstanden ist es ein Modell, das stark auf Communities und Social Software setzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Transparent teilen und kommunizieren steht im Mittelpunkt. Klassische Werkzeuge dieser Kategorie sind Jive oder Connections.
  2. Der dokumentenzentrierte Arbeitsplatz: In vielen Unternehmen und Branchen steht immer noch Inhalte (Content) und Dokumente im Zentrum der Arbeit. Sie werden als Lebensader der Arbeit und des Unternehmens angesehen. Klassische Werkzeuge waren oder sind Sharepoint oder Documentum. Anbieter wie Box oder Dropbox sind moderne Wettbewerber in diesem Segment.
  3. Das anbieter-abhängige Modell: Die Diskussion um Best-of-Breed- (nimm immer die besten Produkte für das jeweilige Projekt oder Einsatzgebiet) und Alles-aus -einer-Hand ist nicht neu. Microsoft ist mit Office365 in diesem Umfeld der derzeit klar dominierende Anbieter und bietet ein Portfolio an Produkten. Besonders IT-Abteilungen scheinen dieses Modell zu bevorzugen, denn wie hieß es schon früher, für den Einsatz von Microsoft wird man nicht gefeuert.
  4. Der hybride Digital Workplace, beeinflusst von der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und den Mitarbeitern: Der Geist der Schatten-IT wabert schon geraume Zeit durch Unternehmen. Fachabteilungen und Mitarbeiter nehmen einfach die Tools, die sie mögen und oft aus privater Nutzung auf dem Smartphone oder aus der Cloud kennen, um ihre Arbeit zu erledigen. War die IT-Abteilung ursprünglich gar nicht involviert, so ist unterdessen die Empfehlung, diesen neuartigen Digital Workplace zu kuratieren und orchestrieren – und auf die großen Herausforderungen Datenschutz, Sicherheit und Governance zu achten.

Ich wage die Prognose, dass der Fokus auf Arbeitsplatzwerkzeuge nicht die eigentlichen Probleme lösen werden. Mangelhafte Produktivität am Digital Workplace, fehlendes Knowledge und Innovationsmanagement haben andere Gründe. Es ist ein komische Mixtur aus Gewohnheit und Trägheit der Mitarbeiter:innen, aus hierarchischen Kontroll- und Mikromanagement-Praktiken, die noch immer in Unternehmen vorherrschen. Nur zu oft scheint mir „agile“ nur ein Lippenbekenntnis für mehr Kontrolle zu sein, statt vertrauensvolle Zusammenarbeit und Coaching wirklich zu fördern.

Egal welches Tool: Vom Wildwuchs an Datenbanken, Workspaces und Kanälen

Bei den Tools muss ich an meine eigenen Erfahrungen denken. Was ist der wesentliche Unterschied zwischen den unzähligen Notes-Datenbanken von vor Jahren, den zahllosen Sharepoint-Inseln, den vielen Communities in Connections und heute den immer weiter wachsenden Workspaces und Kanälen auf Slack? Wir generieren immer neue Kanäle und Posteingänge. Wo ist bis heute die Suchmaschine, mit der ich die Informations- und Wissenstöpfe meines Unternehmens durchsuchen kann? Und durch verschärfte Compliance- und Datenschutzanforderungen wird es nicht einfacher.

Ohne gelebte Regeln zu Kommunikation und Zusammenarbeit wird es nichts

Kaum ein Unternehmen hat eine dokumentierte und gelebte Governance, wie welches Tool wofür genutzt werden sollte. So wird Slack zum neuen Posteingang, die Benachrichtigungen laufen im Sekundentakt ein und auch dort werden Dokumente und Dateien gespeichert. Kennen wir doch? Dateianhänge sind der Tod effizienter digitaler Zusammenarbeit, habe ich mal über E-Mail-Attachments geschrieben. Slack ist kein schlechtes Werkzeug. E-Mail ist kein schlechtes Werkzeug. Wie wir die Tools benutzen, ist schlecht. Ohne gelebte Regeln wird es nichts werden und so befinden wir uns noch immer im Kommunikations- und Collaborations-Koma und hatten noch nie wirklich die Kontrolle über unsere Informationen und unser Wissen.

Ich selbst bin weiter ein Freund von Social Software wie Connections als einer Plattform zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Wissen. Die Module sind da: Wiki, Blogs, Communties, Aktivitätenmanagement, Dateiverwaltung, Lesezeichen. Benutzerprofile … Jedoch müsste die Bedienung deutlich modernisiert und vereinfacht werden. Da wurde lange Jahre nichts oder nicht genug gemacht. Und auch ein Slack und E-Mail haben ihre Berechtigung.

Doch STOP. Ich rede schon wieder über Tools. Nochmals: Es geht um ein gemeinsames Verständnis, wie man zusammenarbeitet, wie man führen und teilen, wie offen und transparent man sein will und dann erst darum, welches Werkzeug man wofür nimmt. Dieses Übereinkommen – nennt es von mir aus Vertrag – für Collaboration und Kommunikation sollte in jedem Unternehmen getroffen werden, zwischen Mitarbeitern, Middle Management und Unternehmensführung. Und wo immer möglich, sollten Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner mit einbezogen werden.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von Catkin auf Pixabay

What’s the real cost of better digital experiences today?

5. Februar 2020 Posted by Kirsten Kelley

Ever wish you could go back to a simpler time? People who had businesses back before the internet were interested in providing a great customer experience, but it was all pretty straightforward. The customer had only a few touch points with the business — face to face, phone or mail – and the successful businesses put their organization’s best foot forward to create a great impression.

The cost to create multi-channel digital experiences

Now, it’s tricky. If you do business online, you need to worry about the full range of your visitors’ digital customer experiences.  Every digital touch point – you need to be awesome! This includes all web and mobile interactions, but also kiosks, IoT devices, wearables as well as the many other points of communication still in development.

And tricky can also mean costly. With so many channels it becomes harder and harder to create memorable, consistent impressions on each one. Supporting personalized content on so many channels can often sap internal resources. And if you don’t get it right everywhere, users may find themselves looking elsewhere.

What if you could create, manage and deliver engaging and personalized multi-channel experiences with a single digital experience platform? And what if that digital experience platform could not only integrate your efforts to provide customer-centric experiences, but also set your organization on the road to greater productivity?  Well, we have some facts to help illustrate the potential upside!

The research results from IDC

The International Data Corporation (IDC), a premier global provider of market intelligence, advisory services, and events for the information technology markets, interviewed organizations that use the HCL Digital Experience platform to create and manage their digital experiences. “Study participants told IDC that they have realized significant business benefits from their use of HCL DX, especially in increased revenue and employee productivity. The ability to deliver more engaging, relevant content, tailored to personas and channels, has been key to their success.”

HCL customers say that HCL Digital Experience solutions help them:

  • Generate more revenue, by providing customers and partners personalized real-time information about products, services, and prices
  • Enable faster and easier development of public-facing websites, intranets/portals, extranets, and other engaging content experiences
  • Drive higher employee productivity for those who create, deliver, and use digital experiences in marketing, creative services, application development, IT operations, sales, customer support, and other areas

“We are able to deliver a more personalized experience with HCL DX…This means better customer service, and everyone is happier. And that means as much as 10% more revenue.”

 

Consider some of the benefits that users have reported using the HCL Digital Experience platform:

  • 661% five-year ROI
  • 33% improvement in customer satisfaction
  • $41.7 million in new revenue

And if you’re concerned about upfront costs, consider this statistic: HCL Digital Experience customers reported that it took them only 16 months, on average, after investing in the platform to break even.

So it may not be the 90’s anymore, but with the right tools it can still be simple –- and cost-effective — for your organization to provide great customer experiences.

View the Infographic

 

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Und ewig grüßt das Murmeltier: Vom Enterprise 2.0 zum Digital Workplace, die Herausforderungen sind die Gleichen

7. Oktober 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Am morgigen Dienstag, dem 8. Oktober 2019, stehe ich nachmittags in Berlin. mit den ECM-Ikonen Dr. Ulrich Kampffmeyer, Drs. Hanns Köhler-KrünerProf. Dr.-Ing. Manfred Leisenberg und Tim Hood auf der Bühne der DCX Digital Content Expo. Irgendwie konnte ich mich nicht wehren, obwohl ich ja schon geraume Zeit aus dem ECM-Geschäft raus bin und darauf einen durchaus kritischen Blick werfe, wie man ja auch diesem Artikel unter dem Titel Die wahre Welt des Content Management: Jeder Zweite mailt sich Dokumente zu – Durchschnittlich hat jeder 20.000 Dateien im Dateisystem und auf dem File Server entnehmen kann, den ich quasi zur Vorbereitung des Panels geschrieben habe.

Zum Panel passt dann auch der Beitrag von auf CMSWire:

ECMs have moved from a controlled monolithic repository model to an “accessible anywhere, anytime model,” compounded with a set of business-centric services which provide a seamless and secure information experience.

über 3 Ways End Users Think Upstart ECM Vendors Can Differentiate From Industry Stalwarts

Sie hebt in ihrem Beitrag auf drei Säulen für Content Management ab: Das altbekannte Thema des Managements von Metadaten und das absolut notwendige Training der Endanwender. Diesen Punkt würde ich sogar weiter treiben: Es geht um die Überzeugungsarbeit, die man bei der Einführung von Content Services leisten muss, um aus dem Content Chaos von E-Mail-Anhängen und lokal oder auf dem Server gespeicherten Dateien herauszukommen. Schließlich nennt sie noch als dritten Punkt das Thema Compliance beziehungsweise E-Discovery:

E-discovery audit trail entails tracking and managing files and file histories en masse for the purposes of legal proceedings.

über 3 Ways End Users Think Upstart ECM Vendors Can Differentiate From Industry Stalwarts

Und diese E-Discovery muss nicht nur Dokumenten und Dateien, sondern auch E-Mails, Instant Messaging, Datenbanken, Webseiten, ja alle elektronischen Informationen umfassen, die in einem Gerichtsfall eine Rolle spielen können. Eine nicht neue, aber immer noch aktuelle oder gar brisanter werdende Anforderung.

Die Grundfrage ist: Wie schaffen
wir es, dass eine E-Mail gar nicht
erst gesendet wird?
Drew Houston, Dropbox,
zitiert nach ZeitOnline

Auch wiederum passend zum Panel die Berichte über Dropbox und Box, zwei Anbieter, die nun schon geraume Zeit im Markt sind, und eher von der Anwenderseite her kommen. Dropbox hat gerade aktuell in der deutschen Presse durch den Auftritt von Drew Houston auf der Gründerkonferenz Bits & Prezles einige Coverage bekommen. Das Unternehmen hat Dropbox Spaces vorgestellt, einen smarten Arbeitsplatz für Teams. Natürlich auch hier enthalten: Funktionen der künstlichen Intelligenz, die Dokumente – gerade auch Images klassifizieren und die Arbeit personalisieren sollen.

Man erlaube mir einen kleinen Seitenhieb: Im Bericht der FAZ vom 5. Oktober w3ird hervorgehoben, dass man nun auch CAD-Dateien anschauen könne, ohne das CAD-Programm installiert zu haben. Wau-wau, welche eine Funktion, die wir sicher noch nie vorher in einem anderen Programm hatten. Laut FAZ-Bericht hat Houston auch keine Angst, zwischen den großen Cloudspeicher-Anbietern wie Microsoft, Google oder Amazon zerrieben zu werden. Die Dropbox-Kunden fokussierten auf die Funktionen zur Zusammenarbeit, nicht auf Speicher. Ein Schelm …

Box hat wiederum auf seiner Konferenz Boxworks ebenfalls Erweiterungen und Verbesserungen seines Angebots insbesondere im Bereich Sicherheit mit Box Shields und Automatisierung mit Box Relay bekannt gegeben. Der Box CEO Aaron Levie hebt dabei auf eine heterogene Welt mit vielen Anwendungen und Apps ab, und das trotz Office 365:

We are no longer in an era where you can buy all of your technology stack from one, or two, or three, or five vendors … We work with customers that have 50, or 100, or 200 applications in their enterprise …

über BoxWorks 19 – Connecting teams, content – and now apps – Phil Wainewright , diginomica

Klar, ein Anbieter wie Box muss sich im Best-of-Breed-Ansatz positionieren und hebt deshalb seine Integrationen mit Adobe, mit Slack und anderen Anbietern hervor. Auf dem Bild, das Phil Wainewright in seinem Artikel auf diginomica von der Boxworks 19 veröffentlicht hat, sieht man nicht umsonst Box, Slack, Zoom sowie Akta, daneben Simplify how we work.

Phil schließt seinen Beitrag mit folgender Schlussfolgerung:

There will be no single platform that offers a complete collaborative canvas. Instead each enterprise will stitch together their own unique best-of-breed combination. In aiming to support them in that endeavor, Box, Dropbox and Slack are all heading in the right direction — …

über BoxWorks 19 – Connecting teams, content – and now apps

Die Kolleginnen und Kollegen von Microsoft mögen das ganz anders sehen.

Schließen möchte ich als jemand, der sehr stark in der Collaboration-Ecke verwurzelt ist, mit einem Zitat von Barb Mosher Zinck schließen:

It’s not perfect, but the tools have advanced greatly. We need to focus on helping employees use those tools in the best way possible. And we aren’t done yet.

über From Enterprise 2.0 to the digital workplace – how far have we come?

Barb bezieht sich dann auf Gartner, lieber Hanns, die schreiben:

The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.

Ja, die Technologien haben sich seit der Enterprise 2.0-Diskussion geändert. Insbesondere die mobile Revolution, Smartphone und Tablets haben das Nutzerverhalten sicher revolutioniert. Jedoch haben sich andere Herausforderungen kaum verändert: Benutzerakzeptanz, Finden von Informationen und Compliance-Anforderungen. Diese Aspekte haben wir schon vor 20 Jahren diskutiert und eingefordert. Und ewig grüßt das Murmeltier.

(Stefan Pfeiffer)

Vom Spion im Konferenzraum, Meeting- und E-Mail-Stress und TÜV-zertifizierten Arbeitgebern

15. März 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

Von mir selektierte Berichte, Nachrichten und Meinungen rund um den Digitalen Arbeitsplatz: Von Meeting- und E-Mail-Flut, Alexa und Videotelefonaten, Watson Workspace und TÜV-“ausgezeichneten Arbeitgebern” …

Jeder kennt sie, die apokalyptischen Reiter des täglichen Büroalltags und des digitalen Arbeitsplatzes: E-Mail-Flut, ständige Unterbrechungen, Telefonkonferenzen, Meetings, Powerpoint-Bingo und Excel-Sudoku. Die tägliche Arbeitszeit, Pardon, Anwesenheitspflicht, kriegen wir schon irgendwie sinnvoll rum. Und die genannten Reiterlein beziehungsweise Esel sind mir in meinem Nachrichtenüberblick gerade wieder an diversen Stellen entgegen gekommen. Eileen Brown fasst auf ZDNet…

via Nachrichten rund um den Digitalen Arbeitsplatz: Von Meeting- und E-Mail-Flut, Alexa und Videotelefonaten, Watson Workspace und TÜV-“Ausgezeichneten Arbeitgebern” —  CIO Kurator 

[DE] Alles Mumpitz: Kollaborationswerkzeuge sind heute nötiger denn je

14. Oktober 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Am vergangenen Dienstag hat sich der IBM Club of Excellence in Frankfurt. In den Club werden CIOs eingeladen, die sich für aktuelle IT- und CIO-Themen befassen (mit denen sich die IBM in der Regel auch beschäftigt). Diesmal stand der Arbeitsplatz der Zukunft oder wie wir neudeutsch sagen der Digital Workplace auf der Agenda. IDG hat hier mit Unterstützung diverser Sponsoren gerade eine Umfrage und Studie im deutschsprachigen Markt erstellt, die der leitende Redakteur der Computerwoche und des CIO Magazins Hans Königes in Frankfurt vorstellte. [Ein Auszug aus der Studie kann in Kürze hier gegen Registrierung heruntergeladen werden.]

IDG Umfrage zum Arbeitsplatz der Zukunft

Die zentralen Ergebnisse der Studie sind – zumindest für mich – nicht wirklich überraschend. Die Mitarbeiter wollen heutzutage flexibel arbeiten. Dies beinhaltet Wahl des Ortes (im Büro, im Home Offices, unterwegs) ebenso wie möglichst zeitliche Flexibilität (es müssen keine festen Bürostunden sein) wie auch technische Verfügbarkeit der Werkzeuge zur Kommunikation und Zusammenarbeit wie auch der notwendigen Datenbestände. Klingt banal, ist es aber sicher nicht, aber ein absolute Ntowendigkeit, gerader wenn man auch agil über Standort-, Länder- oder gar Unternehmensgrenzen arbeiten will.

Starke These von Oppermann: Vergesst Collaboration, fokussiert auf Automatisierung

Im Anschluss an Hans Königes ist dann Axel Oppermann, Analyst, Berater und Kolumnist hier auf CIOKurator in den Ring gestiegen. Und das Wort in den Ring gestiegen passt hier wirklich: Wer sich heute noch im Schwerpunkt mit der Einführung oder gar Auswahl von Kollaborationswerkzeugen auseinandersetze, habe die Zeit verschlafen. Wer es jetzt noch nicht geschafft habe, solche Tools erfolgreich einzuführen, der werde es auch in den kommenden Jahren nicht schaffen. Stattdessen solle man angesichts von Fachkräftemangel und digitaler Transformation in vielen Industrien auf Automatisierung setzen, um mögliche Einsparungen zu machen, die Effizienz zu steigern und dadurch dem Fachkräftemangel zu begegnen. Starke Worte, die dann auch zu einer regen Diskussion im Auditorium beitrugen (und auch schon hier auf CIOKurator weitergeführt wird). Hier ist ein Videointerviews zum Thema, das Gunnar Sohn im Vorfeld des Club of Excellence geführt hat. Da hat er sich quasi warm gelaufen.

Nun sind einige Tage vergangen, ich habe die Thesen mehrmals gedanklich Revue passieren lassen und muss natürlich meinen Senf hier dazu geben. Meiner Ansicht nach liegt Axel mit dem Abwatschen in der Diskussion rund um Kollaborationswerkzeugen komplett daneben. Das Thema ist sicher kein Schönwetterthema, sondern zentraler denn je, den ohne vernünftige Kommunikation und Zusammenarbeit keine Automatisierung und auch ganz sicher keine digitale Transformation. Ja, vielleicht müssen wir unsere Strategie verändern. Statt die Werkzeuge mit dem Kübel über alle Mitarbeiter, Funktionen und Bereiche zu schütten, sollten, ja müssen wir viel mehr auf die Anwendungsgebiete fixieren, die uns wirklichen Mehrwert bringen oder die wir machen müssen (Stichwort Compliance).

Erfolgreiche Kollaboration: Zielgebunden, mit fortlaufendem Coaching und transparenter „Kollaborationsvereinbarung“

Was meine ich damit? Um digital zu transformieren und Geschäft sowie Prozesse neu zu denken, brauchen wir – ich benutze das Unwort- agile Teams, denen wir die notwendigen Werkzeuge, Arbeitsweisen und Methoden an die Hand geben müssen, damit sie gut zusammen denken und arbeiten können. Und behalten wir bei unseren Szenarien im Blick, dass immer eine fortgehende Schulung, mehr Coaching denn Schulung der involvierten Mitarbeiter und vor allem eine Vereinbarung getroffen werden sollte, mit welchen Werkzeugen man wie arbeitet und wie man seine Gedanken und Arbeit festhält und dokumentiert. Je mehr ich darüber nachdenke, desto sinnvoller erscheint mir eine solche „Kollaborationsvereinbarung“, die zumindest allen im Team bekannt, oft generell transparent sein sollte: Wir arbeiten so und so mit diesen Verantwortlichkeiten und dokumentieren es hier mit diesen Werkzeugen. Man legt quasi einen Code of Conduct fest, der allen bekannt ist.

Eine weitere zentrale Aufgabe auch jenseits der Transformationsprojekte ist in den meisten Unternehmen die generelle Projektzusammenarbeit und -dokumentation. Projekte können vielfältig sein, von einem Infrastrukturprojekt bis zur Abwicklung einer Veranstaltung reichen. Wie oft mangelt es aber auch gerade auch in diesen Projekten an einer nachvollziehbaren Dokumentation? Die Veranstaltung wurde im vergangenen Jahr von Pauline Müller und Team durchgeführt. Unterdessen hat sie neue Aufgaben. Auch die Teammitglieder haben gewechselt. Wir fangen also mit der Folgeveranstaltung quasi von Null an, statt auf bestehendes Wissen und bestehende Assets aufzusetzen. Unnötige Kosten und Aufwände werden produziert. Auch hier sollte die schon beschriebene Kollaborationsvereinbarung zu Projektbeginn existieren und die Projektdokumentation an den nächsten Projektleiter mit seinem Team übergeben werden können. Verantwortlich dafür ist aus meiner Sicht der Projektleiter, der mit dem Team festlegt, wie wo dokumentiert und gearbeitet wird. Klingt ein bisschen wie Knowledge Management, ist es auch. Und Knowledge Management sollte gerade heute wieder ein Leitparadigma jedes Unternehmens sein, auch aus Compliance-Gründen, auf die ich gleich noch eingehe.

Die neue Rolle des CIO: Coach und Enabler für Kollaborationswerkzeuge

Dies waren nur zwei Beispiele, in denen Kommunikation und Kollaboration eine zentrale und unverzichtbare Rolle spielen, auch um zu den Zielen hin zu kommen, die Axel postuliert. Der CIO und die IT Abteilung müssen hier aber ihre Rolle anders verstehen und leben: Sie stellen ein Portfolio von einfach zu bedienenden Werkzeugen –  Wolf Lotter: „Computer sollten uns die Zeit freischießen, damit wir wirklich Wissensarbeit leisten können.“ – wie auf einem Marktplatz zur Verfügung, aus denen die Projektleiter wählen können. Sie beraten die Projektleiter bei der Auswahl und falls diese unbedingt wirklich andere, neue Werkzeuge zu brauchen glauben (Stichwort Schatten IT), so begleiten sie das Team beratend und wohlwollend. Die IT wird zum Coach und Enabler für das Business, immer den Geschäftsnutzen im Blick habend. Oder auf deutsch: Die IT Abteilung hilft den Kolleginnen und Kollege, berät sie konstruktiv, wie sie moderne Werkzeuge zur Zusammenarbeit nutzen und hilft, wenn neue Programme wirklich nötig sind.

Und über all dem schwebt das Damoklesschwert der Security. Nein, viel zu dramatisch formuliert. Natürlich sollte die IT diejenige sein, die von Gerätesicherheit bis Sicherheit der Unternehmens- und Kundendaten die herausragende und zentrale Rolle spielt. Ob es dafür den Chief (Information) Security Officer oder einen Chief Compliance Officer geb muss, sei dahingestellt. Wie man sich organisiert – auch ein Chief Data Officer wird ja unterdessen öfters genannt, der allerdings auch noch andere Aufgaben habe dürfte oder sollte -, ist eine Frage, die jedes Unternehmen in seiner Struktur ausbilden muss.

Gerade für Einhaltung der Compliance braucht man Collaboration

Jedoch sind Security und Compliance heutzutage nicht mehr wegzudenken. Gerade die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSVGO bzw. Englisch GDPR genannt) setzt hier neue Maßstäbe für das Management und das Löschen von Kundendaten. CIO Abteilung und IT-Abteilung müssen hier eine zentrale, orchestrierende Rolle spielen, ein Team von Datenexperten – manche nennen sie Data Scientists – bilden, die die unterschiedlichen Datentöpfe katalogisieren und kontrollieren, in denen Kundendaten liegen, und Mechanismen in Kraft setzen, wie Daten gegebenenfalls zu löschen sind.

Auch hier besteht natürlich eine Verbindung zu den oben beschriebenen Werkzeugen zur Kommunikation und Kollaboration und deren Repositories, in denen ja auch Kundendaten gehalten werden. Und auch hier gilt es wieder, ein dokumentiertes und kommunizierten Grundverständnis der Teams zu haben, die mit Kundendaten zu tun haben. Sehr oft sind dies Vertrieb, Marketing oder auch Kundendienst, die mit diesen Informationen und die – man verzeihe das Wort – für dem Umgang mit diesen Daten sensibilisiert werden müssen. Auch hier sind wieder die entsprechenden Bereichsleiter, Kundenmanager und Teamleiter gefragt, ihren Teams die entsprechenden Kenntnisse fortlaufend immer wieder zu vermitteln. Und wo sind wir da wieder, lieber Axel? Bei Werkzeugen zur Kommunikation und Kollaboration.

Paradigma: Wenn konkreter geschäftlicher Nutzen und Bedarf, dann Collaboration-Werkzeuge

Ich glaube, dass diese Werkzeuge sogar wichtiger werden. Der Ansatz muss jedoch ein anderer sein. Nicht mehr das Thema, sich für eine große Plattform zu entscheiden und die überall wenn nötig mit Gewalt aufzuoktroyieren, darf die Vorgehensweise sein. Der Geschäftszweck – mal Innovation und Transformation, Automatisierungsprojekte und mal effiziente Projektarbeit oder eben auch Einhaltung von Compliance-Richtlinien – muss im Vordergrund stehen. CIO und IT sollten aufgrund der geschäftlichen Anforderungen in der Lage sein, die richtigen Werkzeuge zu empfehlen oder gemeinsam mit dem Team auszuwählen.

Und ja, es muss einen Katalog, einen Enterprise Marketplace geben, in dem Teams Werkzeuge picken können. Nur ist dies sicher nicht mehr der festzementierte, rigoros vorgeschriebene Katalog, in dem Office und E-Mail vorgegeben wurden – und das war es dann auch in Punkte Collaboration und wehe, jemand wollte es anderes von der IT-Abteilung. Dieser neue Enterprise Marketplace muss in den angebotenen Werkzeugen wesentlich dynamischer und flexibler sein, Werkzeuge kommen, Werkzeuge gehen, die IT orchestriert und versucht nach bestem Wissen und Gewissen Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Der Austausch zwischen den Fachabteilungen, Projektteams und der IT ist in dieser neuen, dynamischeren Welt der Automatisierung und digitalen Transformation wesentlich enger und es wird, ja muss abteilungsübergreifende Teams und Zusammenarbeit geben. Das Enablement, die Einführung von Tools ist eine gemeinsame Aufgabe von IT und Business, in dem das Business die erwähnte „Kollaborationsvereinbarung“ trifft, wie man Werkzeuge wofür nutzt. Und dazu gehört auch essentiell die Verantwortung und die Pflichten der Fachabteilungen im Bereich Security und Compliance.

Also, lieber Alex und anläßlich der Buchmesse und in Gedenken an Marcek Reich-Ranicki: Alles Mumpitz, lieber Oppermann, das mit dem Ende der Kollaborationswerkzeuge und dem Primat der Automatisierung! Das ist kein Entweder-Oder.

(Stefan Pfeiffer)

Zum Schmunzeln und nicht auf unseren Axel gemünzt …

P.S. Zum von Axel Oppermann postulierten Thema Automatisierung habe ich mir einige bissige Kommentare gespart. Axel ist ja noch ein Jungspund und erinnert sich wahrscheinlich nicht mehr dran, wie die große Welle des Business Process Reengineerings durchs Dorf getrieben wurde – und viele Automatisierungsprojekte an den nicht abzubildenden Prozessausnahmen gescheitert sind. Aber das ist ein anderes Fass, das wir bei Gelegenheit aufmachen können.

P.P.S. CIOs, die Interesse an einer Teilnahme am IBM Club of Excellence haben, können sich gerne bei mir melden. Wir kommen am nächsten Mal am 22. November im X-Force Command Cengter der IBM in Kassel befassen, wo wir uns intensiv mit dem Thema CyberSecurity in der Praxis befassen werden.


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MULTITASKING KOSTET UNS 40 % UNSERER PRODUKTIVEN ZEIT: WIR BRAUCHEN EINEN NEUEN ARBEITSFLUSS

13. Oktober 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Wir haben das Thema Multitasking und Ablenkung durch E-Mail und unterdessen mehr undmehr andere Nachrichtendienste des Öfteren hier auf dem CIOKurator behandelt. Jetzt haben sich Autoren des World Economic Forums mit dem Thema auseinandergesetzt. Die Zahlen und Fakten sind beeindruckend.

We are accelerating into the age of „connected everything“. There are almost three million apps in one of the world’s leading app stores, many of us check our smart-phones once every 6 minutes and most of us carry our digital devices for 22 hours per day.

via Multi-tasking eats 40% of your day. Here’s how to fight back | World Economic Forum

Viele uns prüfen ihr Smartphone alle 6 Minuten. Es liegt auf dem Nachttisch und wenn es aufleuchtet, „muss“ man sofort schauen, was denn los sein könnte. Und das tun Leute obwohl bekannt ist, wie störend und schädlich dieses Checken für den Schlaf ist. Alles ist mit allem verbunden. Und in Zeiten der smarten Geräte, von Amazon Alexa und Google Assistant wird es immer schlimmer werden. Wie drückt es James Hewitt, der Autor des Beitrags aus: Alles ist im Fluss. Wir lesen nicht mehr Zeitung, sondern konsumieren Feeds und Online-Nachrichten. Wir streamen Musik und Videos. Wir verbringen 60 % unserer Zeit mit irgendeiner Form elektronischer Kommunikation. Wir sind in einer „flow-based economy“, wie er es nennt.

Damit wir besser, schneller, weiter, effizienter werden, schmeissen wir von der IT den Mitarbeitern immer neue Werkzeuge über den Zaun. Nein, seien wir fair. Oft holen sich die Mitarbeiter diese Werkzeuge selbst, weil sie glauben, damit produktiver zu sein. So gibt es dann neben der viel geliebten E-Mail zusätzlich zu den „alten“ Kollaborations-Werkzeugen jetzt auch noch Slack & Co. Wir mailen, chatten, skypen, slacken, whatsappen, meeten online, telekonferenzieren, videokonferenzieren. Es blinkt, piept, vibriert und boingt, auf dem Rechner, dem geliebten Smartphone, dem Tablet und jetzt auch noch auf der Apple Watch. Alles im im Fluss. Alles wird unterbrochen. Bis zu 40 Prozent unserer produktiven Zeit verbringen wir damit, mir Multitasking, obwohl bekannt ist, dass wir Menschen – auch Frauen übrigens – das nicht können.

More than 90% of people multi-task during meetings. 42% of us admit to reading and responding to e-mail in the bathroom. 70% of us check e-mail while watching TV. When we find the opportunity to rest, 34% of us admit to using social media as a form of mental break.

via Multi-tasking eats 40% of your day. Here’s how to fight back | World Economic Forum

Und interessant: Selbst wenn wir unsere Geräte ausschalten, sind die kognitiven Fähigkeiten deutlich reduziert, solange das Smartphone irgendwo in Reichweite ist. Kontrollverlust:

Many of us feel that everyday life is no longer under our control. We have a variety overload. The more activities we choose to engage in, the less time and energy we have for each of them.

via Multi-tasking eats 40% of your day. Here’s how to fight back | World Economic Forum

Zeit, uns selbst Grenzen zu setzen. James Hewitt nennt es eine Grammatik für das digitale Zeitalter. Er fordert Regeln und ein gemeinsames, vereinbartes Verständnis, neue Normen, auf die wir uns einigen sollten:

All Rights with the World Economic Forum and James Hewitt

  • Klarheit darüber, wofür wir welches digitale Werkzeug nutzen. Und man müsse nicht jedes Tool nutzen, nur weil es technisch verfügbar ist.
  • Wir sollten unsere Kommunikation und die Nutzung strukturieren.
  • Bewusst sollten Zeiten eingehalten werden, in denen man „disconnected“ ist. Hewitt nennt es „idle time“, sich im Leer lauf befinden.

Wer schafft es wirklich, zu fest definierten Zeiten in seine E-Mail und auf sein SmartPhone zu schauen, statt die alle 6 Minuten – wie oben genannt – zu glauben, etwas verpasst zu haben? Und was hat das alles mit dem CIO zu tun?

Meine 2 Cents: Die IT und der CIO können und sollten Werkzeuge nicht verbieten, sonst kommen diese – siehe das Beispiel Nutzung von WhatsApp zur Geschäftskommunikation oder von Dropbox zum Teilen von Dateien – durch die Hintertür als Schatten-IT in Unternehmen. Ist es eine Lösung, die E-Mail- und Chatserver zu definierten Zeiten einfach abzuschalten, wie es einige Unternehmen tun? Ich denke nicht, weil ich doch etwas naiv an die eigene kommunikative Selbstbestimmung glaube.

Ich bin aber sicher, dass immer noch ein Riesenpotential in der digitalen Fingerfertigkeit unserer Mitarbeiter schlummert, unsere Mitarbeiter über die „richtige“ Nutzung der Werkzeuge zu unterrichten und ihnen dabei nicht nur mit zu geben, welches Tools am besten für welchen Zweck geeignet ist, sondern ihn auch nahe zu bringen, die Tools bewusst und definiert auch auszuschalten. Und das ist sicher keine Schulung, die ich einmal halte und die Nutzer tun und verstehen es. Es ist eine fortwährende Aufgabe sicher nicht nur der IT. Deren Aufgabe ist primär, die effiziente Nutzung zu vermitteln. Vielmehr sind hier die Führungskräfte gefragt, die ja eigentlich produktive Mitarbeiter haben wollen müssten. (Welche eine Wortkombination.)

Und dies ist für mich eine wesentlich wichtigere oder zumindest genauso relevante Aufgabe, wie agile Projektmanagement- und Arbeitsweisen einzuführen. Die kann man sich nämlich irgendwo hin schmieren, wenn die Kolleginnen und Kollegen eh ständig am multitasken und Nachrichten checken sind.

(Zuerst erschienen auf CIOKurator.)


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DIGITAL WORKPLACE IST KEIN SCHÖNWETTERTHEMA – DIGITALE FINGERFERTIGKEIT SICHERT DIE ZUKUNFT

27. September 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Manche mögen es als Schönwetterthema und als gelöst ansehen. Ich nehme Office 365 und habe damit den Arbeitsplatz der Zukunft. Basta. Von wegen, der Arbeitsplatz der Zukunft oder der Digital Workplace wird uns noch lange begleiten und geht sicher über eine reine Tooldiskussion hinaus, wie auch die Analysten von Gartner kürzlich auf ihrem Gartner Digital Workplace Summit in London bestätigt haben. Gartner VP Matthew W. Cain sagt:

„The change will be massive and we need to understand what is happening in the workplace. It is hard to steer a technology strategy unless we know how work is changing,”

“We have to work out what the roles and responsibilities are and will be needed to deliver those outcomes, and what skills and tools we need to do it.”

via 7 Technology Trends Shaping the Digital Workplace

Sie haben sieben Trends benannt, die den digitalen Arbeitsplatz verändern werden: Künstliche Intelligenz, es gibt – so Gartner – kein Entkommen. Seit längerem reden die Analysten auch Robobossen. Aber keine Angst. Cain beruhigt dann doch die Manager, zumindest die höheren Chargen:

“They hire, fire, carry out job performance reviews and manage projects. If you deconstruct what managers do every day, there is a great opportunity to automate many of those elements. It’s not that AI replaces managers, but rather that they will complement managers,”

via 7 Technology Trends Shaping the Digital Workplace

Ein weiterer Trend, der durchaus unterschätzt wird, ist der Einfluss von Technologien auf den physikalischen Arbeitsplatz – und damit ist meiner Ansicht nach sicher nicht nur gemeint, dass Alexa im Büro läuft und Amazon mithört. Werden Managementtrends wie Agile bleiben? Und wenn ja, welchen Einfluss wird das auf die Bürogestaltung haben? Geht der nächste Trend weg vom Großraumbüro hin zu Projekträumen, in denen agile Methoden auch technologisch unterstützt werden?

Und ja, virtuelle persönliche Assistenten wird es sicher geben. Hoffentlich welche, die auch auf den Datenschutz Rücksicht nehmen. Und wir werden uns auf ständigen Änderungen im Job und in den Aufgaben einstellen müssen. Die Geschwindigkeit nimmt nicht vor allem aufgrund des technologischen Wandels zu und wir werden uns darauf einstellen müssen.

Und schließlich gehen die Analysten von Gartner davon aus, dass die Gigs, die, die bestimmte hochspezialisierte Fähigkeiten besitzen, sogar zunehmen wird. Und diese Gigs sind genau die, die ihre Tools und Technologien in die Unternehmen bringen (und die ach so homogene IT-Landschaft torpedieren). Der Erfolg von Slack, dem jetzt viele andere Anbieter nachhecheln, ist ein Beispiel, wie Technologie von unten ins Unternehmen gebracht wird.

However, traditional providers can’t force a grassroots movement like what happened with Slack, they will have to focus messaging on business apps and workflow integration to reach lines of business leaders who are focused on business outcomes and helping people get their jobs done in specific processes. It has to resonate with those folks. The tools will have to come down into the flow of how people actually work.

via Conversational workspaces are the new face of enterprise collaboration | CIO

Ob die neuen Konversationswerkzeuge, die , auf CIO.COM ausgiebig behandelt, der Weisheit oder technologischen Entwicklung letzter Schluss sind? Wahrscheinlich nicht. Da kommt noch mehr. Wir werden uns auf ständige Veränderung einstellen müssen. Die Gartner-Analysten prägten dazu auf der Konferenz auch den Begriff der digitalen Fingerfertigkeit, der Digital Dexterity. Mitarbeiter werden neue Technologieren schneller adaptieren müssen, und … die IT wird wesentlich agiler auf neue Tools reagieren müssen, so Gartner-Analyst Cain:

“IT needs to get better at scanning, piloting and adopting new technology as more and more technology is arriving on the scene,”

via 7 Technology Trends Shaping the Digital Workplace

In dieses Horn stösst auch Greg Moran unter der Überschrift CIOs: Step Away From the Email and Get On Board with Collaboration auf CMSwire, der sich der scheinbar nie endenden Diskussion um das Ende von E-Mail einen drauf setzt. Er hält in dem Beitrag ein flammendes Plädoyer dafür, dass die Menschen kommunizieren und zusammenarbeiten wollen. Der Erfolg von Facebook zeige dies ebenso wie der Erfolg von Kommunikations-Apps auf den Smartphones. Natürlich stimme ich Moran zu, dass E-Mail nur sehr beschränkt zur Collaboration geeignet ist. Zweifel habe ich jedoch, ob Anwender wirklich so schnell mal neue Werkzeuge adaptieren. Unterstreichen möchte ich jedoch sein Schlusswort an CIOs:

Human collaboration is the engine of progress — always has been, always will be.

Any technology that makes communication, information sharing and productivity better, safer, faster and cheaper should be on your radar.

My recommendation: look for ways to say „yes.“ Embrace and foster a culture of innovation through collaboration. Sponsor and drive it internally and work hard to ensure its widespread adoption.

via CIOs: Step Away From the Email and Get On Board with Collaboration

(Zuerst veröffentlicht auf ciokurator.com)


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[DE] Ade One Size fits all: Zusammenarbeit ist per se vielfältig #Collaboration

19. September 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Eine neue Umfrage von harmon.ie unter 800 Wissensarbeitern, welche Programme sie am Arbeitsplatz auf Computer, Tablet oder Smartphone nutzen: Schockierende 48 Prozent der Anwendungen, die sie nutzen, werden nicht von der IT bereitgestellt. Darunter sind „Klassiker“ wie Dropbox, Google Docs und WhatsApp. 61 Prozent der IT Abteilungen versuchen den Wildwuchs mit einer Cloud Governance Politik Herr zu werden und die Risiken einzudämmen. Studien schätzen, dass ein Drittel aller Services der Schatten IT ein Risiko darstellen.

Durchschnittlich benutzen die Anwender rund 9 Programme. Davon sind zwischen 5 und 9 Anwendungen am Arbeitsplatz ständig offen. Apps haben das Leben nicht unbedingt einfacher gemacht. Ob man nun vom falschen Versprechen der App-Ökonomie sprechen kann, wie der Titel der Studie, lautet, halte ich für fragwürdig. Anwender würden diese Apps nicht herunterladen und freiwillig nutzen, wenn ihnen die IT eine entsprechende Alternative zur Verfügung gestellt hätte.

Klar, man muss zwischen vielen Anwendungen hin und her springen: 43 Prozent der Anwender in Unternehmen sagen, dass sie bei der Erledigung einfacher Arbeiten zwischen zu vielen Apps wechseln müssen. Ist das nun mit den Apps viel schlimmer geworden oder war das nicht immer so?

Ein Portal, in dem alle Informationen, würde nach Einschätzung von 67 Prozent der Befragten die Arbeit erleichtern. Portal, hab ich doch schon mal gehört? Portlets, JSR168, alles mal da gewesen und in Gartner Hype Cycles rauf und runtergebetet. Der Anspruch war schon vor langer Zeit da, möglichst an einem Ort alle Informationen im Überblick zu haben. Intranet- und Arbeitsplatzportale waren und sind eine Ausprägung dieses Anspruchs. Und manches ist im Laufe der Jahre auch schief gegangen. Wer erinnert sich beispielsweise an die Workplace-Strategie des damaligen IBM Lotus General Manager Ambuj Goyal?

Ein weiterer Versuch sind Activity Streams, die angelehnt an das Paradigma der News Feed in Facebook den Anwendern alle für ihnen relevanten Aufgaben und Informationen in einem Nachrichtenstrom zur Verfügung stellen wollten und sollten. In diesem Stream sollten dann auch die Aufgaben gleich direkt erledigt werden können.

Und nun haben nun Konversationswerkzeuge wie Slack* – siehe auch hier die Slack-Debatte -, Microsoft Teams oder Atlassian Stride, in denen insbesondere gruppenbasierte Projekte in Teams bearbeitet werden, einen ähnlichen Anspruch und werden – wie hier von  als Heilsbringer und Zentrum des Collaboration-Universums gepriesen:

Messaging can now become the core of a collaborative canvas that brings together all of the resources needed to co-ordinate enterprise teamwork.

via How messaging upstaged content to win the heart of enterprise collaboration

Alan Lepofsky, Principal Analyst von Constellation Research, ist demgegenüber gar nicht so sicher ist, ob der Ansatz, alle Daten in einem Ort zu präsentieren, unbedingt die Lösung ist:

„While people say they would prefer to have all of their applications in one window, they may not realize that could lead to even more information overload than switching between applications. It’s not the single window that is the magic, it’s the context and the ability to filter and focus on the right information at the right time that leads to improvements.“

via App Fatigue Saps Employee Productivity According to Survey | Fortune.com

Alan macht hier einen wichtigen Punkt. Es wird die Fähigkeit sein, im richtigen Moment die richtigen Informationen im Kontext zur Verfügung zu stellen, die den Unterschied macht. Daran werden sich die Tools – egal ob Slack, Microsoft Teams oder das hoffentlich bald in einer kommerziellen Version erscheinende IBM Watson Workspace – messen lassen müssen.

Slack bietet wie die anderen Anbieter dieser neuen, persistenten Messaging-Dienste** eine Vielzahl von Integrationen, um beispielsweise auf Dokumentenablagen wie Box, Dropbox oder Google Drive zugreifen können, um Projektmanagement-Werkzeuge wie Trello zu nutzen oder Videokonferenz-Systeme wie Zoom zur Kommunikation einzusetzen.

beschwört die Vorteile dieser API Ökonomie und die einfachen Integrationsmöglichkeiten von Werkzeugen wie Slack.

These API connections allow applications to feed alerts and notifications into a messaging platform, using its rich context — including secure identity and access management credentials — to determine who should see that information, or to send back responses and approvals for action. This means people can now interact with applications from within the messaging stream, without having to actually visit each separate application.

via How messaging upstaged content to win the heart of enterprise collaboration

Eine interessante Warnung spricht Art Schoeller Vice President, Principal Analyst von Forrester, bei der Auswahl der Unternehmensplattform aus:

Enterprises looking to standardize their messaging platform for the first time should proceed with caution. It’s easy to select a vendor based on their integration capabilities, and then build or adopt too many functions that make the solution rigid. There is a history of organizations getting too tied to Notes, Sharepoint, or a similar tool and then having a complex implementation with way too many applications and integrations.

via The Quest For The Holy Grail Of Team Messaging Apps: Finding Your Perfect Solution · Forrester

Nicht zu viele Integrationen und nicht zu komplexe Installationen, so kann man ihn interpretieren. Er gibt – man höre und staune – der IT Abteilung auch den Ratschlag, zu schauen, was schon im Einsatz und vor allem akzeptiert ist – siehe oben Thema Schatten-IT – und gegebenenfalls durchaus mehrere Lösungen zuzulassen:

It may not be about finding the perfect solution for all enterprise messaging needs – it’s about finding the solution(s) right for your enterprise.

Und erhöhte Obacht, wenn mal wieder vom Ende von E-Mail gesprochen wird. Auch Slack reitet diese schon bekannte Welle. Kürzlich hat man die Lösung angekündigt, die wesentlich effektiver wie E-Mail ist: Man kommuniziert in sogenannten Kanälen mit Externen, Kunden, Partnern und internen Kollegen und braucht keine E-Mail mehr: Say goodbye to email for work with external vendors, partners, clients, and more, so die vollmundige Ankündigung. So etwas hab ich doch auch schon mal gehört, beispielsweise als wir Gästekonten für Enterprise Social Networks wie IBM Connections einführten und Projektarbeit in der Cloud priesen (und preisen).

Die Realität ist leider bitter, wie auch die Harmon.ie-Studie zugeben muss: E-Mail ist und bleibt derzeit der Platz, in dem Anwender den größten Teil ihres Arbeitstages verbringen. Die Mehrzahl der Befragten sagten, sie würden jeder Stunde fünf mal oder mehr in ihren Posteingang schauen. Man lasse sich diese Aussage mal auf der Zunge zergehen …

Das Thema Zusammenarbeit und Kommunikation, Collaboration und Communication, sollte weiter ganz oben auf der Agenda des CIO stehen. Die unglaubliche Flut an unstrukturierten Informationen, die Anforderungen an Projektarbeit, Prinzipien wie Agile oder Lean schreien nach unterstützender Technologie, die die Zusammenarbeit fördert:

Project management, lean, agile, phase-gate – all work methods that have traditionally been the domain of IT are giving way to more collaborative work environments as virtual teams marry work styles across a digital workplace. In fact, the largest body of work in any organization is the day-to-day, unstructured work that employees do both individually and in teams. From firefighting to informal projects, employees and teams spend a significant amount of time and energy on projects which may or may not be formally tracked.

The CIO is in a unique position to equip teams across the organization with collaborative tools that meet security and technology standards and enable the new virtual, global workforce.

via Putting work and resource management on the CIO agenda where it belongs | CIO

Es ist vornehme Aufgabe des CIO, diese Ansprüche zu erfüllen, gerade im Zeitalter der Digitalisierung. Ja, das ist sicher nicht einfach, da es so viele verschiedenen Kategorien und Funktionalitäten im Enterprise Collaboration-Markt gibt: die gerade genannten Konversationswerkzeuge, Videokommunikation, Enterprise Social Networks, Intranet Portals, Projektmanagement-Werkzeuge, natürlich E-Mail und vieles mehr. Das alte Thema von Enterprise Search hat in diesem Kontext riesige Bedeutung hat. Wie finde ich im Wust meiner Systeme und immer größerer werdender Informationsberge zuverlässig die Informationen, besser noch den Kontext von Informationen, den ich brauche.

Ich glaube, man muss die Vielfalt von Werkzeugen und Kommunikationsformen und -präferenzen akzeptieren, kultivieren und kanalisieren***. Die Ansprüche an den Wandel, die Herausforderungen der digitalen Transformation, virtuelle Teams, vernetzte Geräte und Methoden wie Agile erfordern einen CIO und eine IT, die progressiv und konstruktiv treiben und führen. Das Zeitalter der 5-Jahres-Pläne, der Verbote des One-size-fits-all Ansatzes sind vorbei. Und das ist eine interessante Herausforderung und Chance für den CIO und seine Mitarbeiter.

(Dieser Beitrag wurde zuerst auf dem CIOKurator veröffentlicht)

* Das Team vom CIOKurator arbeitet derzeit mit Slack und IBM Connections, um seine Redaktionsarbeit und seine Projekte – wie das gerade vorgenommene ReDesign – zu managen. Selbst probieren geht über studieren und wir werden wahrscheinlich bald auch das IBM „Konversationswerkzeug“ Watson Workspace austesten und an den Versprechungen messen. Wie uns die Arbeit mit Slack gefällt, ist dann mal Thema eines eigenen Beitrags.

** Persistentes Messaging, was heisst denn das? Im Gegensatz zu den „alten“ Chatprogrammen wie Sametime oder Google Messenger bleibt die Konversationsverlauf „erhalten“. Wenn ich den Kanal oder die Kommunikation öffne, sehe ich die Historie vor mir.

*** Bewusst habe ich das Wort kontrollieren hier nicht verwendet. Da sind wir dann gleich wieder bei der bösen IT-Abteilung, die den Anwendern nicht die Werkzeuge gibt, die sie brauchen. Immer mehr Lösungen können schnell als App und/oder aus der Cloud genutzt werden. Smartphones, Tablet und Web Browser sind gängige, überall verfügbare Zugriffswege. Man kann Pandora kaum wieder in die Büchse zwingen.


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[DE] Vom Hausmeister und dem Digital Workplace

13. September 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

So richtig vom Hocker haut mich der Beitrag von Gartner zum A-Team, wo der CIO  die Digital Workplace-Strategie im Auftrag des CEO erarbeiten soll, nicht. Überrascht, ja erfreut bin ich aber schon, dass der Hausmeister essentielles Mitglied der Kernmannschaft sein soll 😉

Gut, Spaß bei Seite: Nicht jeder übersetzt Facility Manager mit Hausmeister. Es soll ja auch den Betriebsleiter geben … Hier scheint doch im Hintergrund agile Methoden und Denken mit zu schwingen. Ich will hier auch hier gar nicht auf die derzeit überzogene, nutzlose und sinnfreie Diskussion um Home Office versus Präsenz im Büro eingehen. Beide Arbeitsplätze und Arbeitsformen haben für bestimmte ihre Tätigkeiten ihre Vorteile und Berechtigung.

Aber ich möchte darauf hinweisen, dass Unternehmen wenn sie agiles Arbeiten und entsprechende Projektorganisation als Teil ihres Digital Workplace nutzen wollen, signifikant in ihre Lokationen und Büros investieren müssten. Weder die oft anzutreffenden Großraumflächen mit einer Vielzahl von Schreibtischen noch die Einzelbüros sind wirklich für agile Projektarbeit geeignet. Hier scheinen mir doch Managementtheorie und wirklicher Investitionswille aufeinander zu prallen. Da kann ich mir dann auch gut erklären, dass Unternehmen ihre Projektteams in geeignetere Lokationen wie Design Offices auslagern.

The three core roles are:

  • Digital workplace leader: The CIO (or the member of the IT organization who takes on this responsibility) will need a proven track record of leading and working with complex, multidisciplinary talent teams, deep knowledge of employee-facing services (including intranets, content services, social networks and technology support), and strategic technology planning experience.
  • Human resources manager: This role will need an intimate understanding of the talent needs across the whole organization as the digital workplace programs are coupled with the employee experience. This individual will need to identify the changes to behaviors and leadership that are pivotal when designing a digital workplace strategy.
  • Facilities manager: Because the working environment has an impact on employee engagement and effectiveness, and to help employees enjoy their work, the facilities manager will need to focus on the physical design of the workspace. This role should try to match the needs of a modern workforce by creating a more-flexible, smarter and better-connected workspace.
    The CIO will then need to select critical members as well as casual members to complete the A Team …

via Build Your “A Team” to Create a Cohesive Digital Workplace – Smarter With Gartner

(Re-blogged von CIOKurator.com)


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[DE] „Einfach“ ausschalten – Schluss mit all den Benachrichtigungen

24. Juli 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Wen nerven sie nicht, all die Benachrichtigungen, die am Computer, dem Tablet, SmartPhone oder der SmartWatch ankommen. Oft sind es sogar dieselben Nachrichten, halt nur auf jedem Device. WhatsApp, SMS, Slack, Connections, IFTTT, WordPress, FacebookTwitter, Kalenderbenachrichtigungen … Ich bin gerade mal den HomeScreen meines iPhones durchgegangen. Da kommt der Beitrag von David Pierce auf Wired genau richtig. Sein Tipp: einfach abschalten. Na ja, einfach ist es nicht, aber man kann schon die Apps deutlich beschränken, von denen man sich aktiv der Push-Nachricht stören lässt.

Hier einige Kernaussagen von Pierce:

PUSH NOTIFICATIONS ARE ruining my life. Yours too, I bet. Download more than a few apps and the notifications become a non-stop, cacophonous waterfall of nonsense. …

… For all the good that phones do, their grip on our eyes, ears, and thoughts creates real and serious problems. …

… A Deloitte studyin 2016 found that people look at their phones 47 times a day on average; for young people, more like 82. …

… There’s a solution, though: Kill your notifications. Yes, really. Turn them all off. (You can leave on phone calls and text messages, if you must, but nothing else.) …

… The Apple Watch was initially conceived as a way to keep you off your phone, offering clever filters and even adaptive vibrations to help differentiate between notifications you care about and those you don’t. Instead, the Watch turned your wrist into yet another buzzable surface, this one even harder to ignore.  ….

… Neither Android nor iOS offers an easy way to turn off notifications en-masse. In both cases, you have to dive deep into Settings, then go app-by-app to turn them off. …

über Turn Off Your Push Notifications. All of Them | WIRED

 


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[DE] Enterprise Content Management und Dokumentenverwaltung: Sie waren stets bemüht, aber …

17. Juli 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Sie waren stets bemüht, die Propheten der modernen Bürokommunikation oder wie man heute neudenglisch sagt, des Digital Workplace. Aber sie, ok, wir, sind bisher weitgehend gescheitert. Das könnte die Quintessenz der vergangenen Jahre sein. Ich möchte das hier – wohl wissentlich, dass der Digital Workplace viel mehr umfasst – an einem Aspekt, dem Thema Dokumentenmanagement fest machen. Noch immer sind lokale Festplatten der Hort des Wissens. Weiterhin werden Dateien und Dokumente als Anhang per E-Mail verschickt. Und die mehr oder weniger kryptische Datei Angebot_ProjectConsult_082017v9.doc bleibt Alltag, denn die wenigsten Anwender haben bis dato verstanden, wie Dokumentenversionen in welchem Tool auch immer erstellt und gepflegt werden.

Es war einmal: Datei speichern unter Docs Open

Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, als ich für meinen damaligen Arbeitgeber Verträge mit amerikanischen Dokumentenmanagement-Anbietern geschlossen habe und wir diese Tools dann in deutschen Markt gebracht haben. Sie waren damals in gewisser Weise revolutionär: Über den Befehl Datei speichern in Programmen wie Word oder Excel konnte man Dateien direkt im DMS ablegen, eigentlich idiotensicher für jeden Anwender. Das war fortschrittliche Bürokommunikation am Personal Computer in Zeiten, in denen fast alle deutsche Anbieter nur an Scannen und Archivieren dachten.

Durchgesetzt haben sich diese Dokumentenmanagement-Systeme dann nicht wirklich. Und das hatte verschiedene Gründe. Microsoft hat mit Sharepoint den Markt besetzt und damit viele DMS-Anbieter platt gemacht. Dass nun Unternehmen unsägliche Farmen von Sharepoint-Servern unterhalten (müssen), sie seit Jahren mit den verschiedenen, meist miteinander wenig kompatiblen Version kämpfen und die Hü- und Hott-Diskussion von Cloud und On Premises latent führen, ist ein anderes Thema.

DMS: Mitarbeiter wurden nicht abgeholt

Aber nein, weder Sharepoint, noch die anderen Systeme, mit denen man Dokumente verwalten kann, sind wirklich schuld. Wir – die Anbieter und Beratungshäuser – sind in zu guten Teilen an Anwendern gescheitert, die es nun einmal gewohnt sind, ihre Datei lokal zu speichern, die kryptischen Namen wie beschrieben zu vergeben und die seit 20 Jahren Dateien als Anhang verschicken. Bis heute haben wir es nicht geschafft, einen nennenswerten Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen von einer vernünftigen (oder das, was wir als vernünftig erachten) Dateiablage zu überzeugen.

Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die angesprochene Gewohnheit ist sicher einer der größten Herausforderungen. Niemand oder nur Wenige ändern gerne ihre Gewohnheit. Wissen und Informationen horten aus Angst vor Job- und Bedeutungsverlust oder um Herrschaftswissen zu besitzen, mag ein anderer Aspekt sein. Mangelhaftes Training und Coaching ist ganz sicher ein weiterer Grund. Nur zu oft schmeissen wir den Anwendern Systeme über den Zaun nach dem Motto „Dann macht halt mal …“.

Traditionelle Systeme zu kompliziert – Apps machen es vor

Und natürlich sind unsere Systeme trotz des Siegeszugs der Apps noch immer zu kompliziert: zu viele Knöpfe und Auswahlmöglichkeiten im Programm oder der App. Erschwerend kommen noch zu viele Optionen, verschiedenste Apps und Programme hinzu, in denen ich Dateien und Dokumente ablegen könnte. Im Unternehmen mag es traditionelle ECM-Systeme von wem auch immer für „Spezialanwendungen“ wie Rechnungsprüfung, Personalakte oder Archivierung geben, meist jedoch weit entfernt davon, von allen Mitarbeitern als Produktivitätswerkzeug genutzt zu werden. Nischenanwendungen? Sharepoint-Farmen und Wildwuchs sind daneben nur zu oft Realität. Enterprise Social Networks wie IBM Connections bieten auch Dokumentenablage (und leider auch die Option, Dateien als Anhang zu speichern). Und dann gibt es noch die Versuchung, Werkzeuge zu nutzen, die wir privat kennen und einfach mal in der Cloud nutzen können: OneDrive, iCloud Drive, Google Drive, Box, Dropbox … Letztere machen es den traditionellen Systemen zumindest in punkto einfache Bedienung vor. Ein Box ist für Otto Normalanwender einfach simpler zu bedienen als ein FileNet P8 und im Cloud-Modell einfach auszurollen. Es überrascht dann eher, dass dies wiederum Vertreter traditioneller ECM-Systeme überrascht.

Trotzdem nein, ich sehe nicht, dass die Cloud und mobile Apps die Problematik wirklich lösen und automatisch den Digital Workplace schaffen werden, auch wenn der eine monopolitisch angehauchte Anbieter, das gerne so haben würde.

Brauchen wir gar einen viel radikaleren Schnitt gerade in der Unternehmens-IT? Dürfen wir die Anwender gar nicht mehr mit Fragen wie Dokumentenablage und Dateianhänge belasten sondern erledigen dies quasi automatisch? Müssen wir Dokumentenmanagement systemseitig erzwingen so dass jede die Datei, die im Unternehmen erstellt wird, automatisch in dem Unternehmens-Repository landet? Dateianhänge versenden geht dann mit der E-Mail-Lösung des Unternehmens gar nicht mehr, denn diese sichert die Datei wiederum automatisch ohne Rückfrage im Repository, sendet lediglich den Link dazu und gibt den Empfängern im E-Mail-Verteiler Zugriff.

Die Anwender haben gar nicht mehr die Option, Ablage und E-Mail-Versand anders zu machen. Keine Qual der Wahl mehr, keine Auswahlmenüs, stattdessen automatisch eine zentrale Dokumentenablage. Zu radikal? Wahrscheinlich. Sicher. Die Zeiten der geschlossenen, abgeschotteten, mittleren Datentechnik und homogenen Systemumgebung holen wir nicht mehr zurück.

Das Internet, Apps, Cloud, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und mobile Geräte sind heute Realität. Trotzdem steht für mich fest, dass wir unsere Systeme radikal vereinfachen und die Komplexität viel stärker von den Anwendern weg nehmen müssen. Nur dann werden wir uns der Vision des Digital Workplace annähern. Ob wir es dann (Enterprise) Content Services statt ECM und DMS nennen? Von mir aus „wurscht“. Für die Akronym-Diskussionen konnte ich eh nie wirklich erwärmen.

Sprachassistenten und KI als Ausweg?

Wie geht es also weiter? „Hi Siri, hallo Alexa, such mir das letzte Besprechungsprotokoll mit Project Consult.“ Werden die neuen mit mehr oder weniger künstlicher Intelligenz ausgestatteten persönlichen Assistenten das Rad der Bürokommunikation neu erfinden? Nein, aber sie können helfen, insbesondere beim Finden von Informationen und Dokumenten.  Vielleicht spielt dann die Frage des Ablegens von Inhalten und Dokumenten dann gar keine maßgebliche Rolle mehr.

Doch natürlich gibt es Problembereiche: Die bekannten Assistenten arbeiten gegen die Cloud des jeweiligen Anbieters und speichern dort auch Nutzer- und Anwendungsdaten. Da stellt sich schon die Frage, wie sichergestellt wird, dass Unternehmensdaten Eigentum der jeweiligen Firma oder Institution bleiben. Trotz solcher Bedenken erscheinen mir diese Assistenten nach der jetzt schon etwas zurückliegenden Smartphone-Revolution das höchste Potential zu haben, Büroarbeit und Kommunikation wirklich maßgeblich zu vereinfachen. Sie nehmen Komplexität vom Anwender weg, „Aber … dieser Weg wird kein leichter sein, dieser Weg ist steinig und schwer“.

(Diesen Beitrag habe ich im Original für meinen Weggefährten Dr. Ulrich Kampffmeyer zu dessen 25-jährigen Firmenjubiläum geschrieben und hier leicht modifiziert. Hier die Sammlung der Jubiläumartikel. Stefan Pfeiffer)


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[DE] Vom persönlichen Assistenten zum digitalen Besser-Ich

19. Juni 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema digitale, persönliche Assistenten, die mich sowohl privat wie auch im Job bei meiner Aufgaben unterstützen, ist derzeit nicht zuletzt durch Alexa in aller Munde. Ich habe mich ja auch hier zu verschiedenen Aspekten – gerade auch dem Thema Data Privacy – gewidmet. Nun habe ich über das Blog von Chris Nerney diesen Beitrag von Michael Schrage auf Harvard Business Review gefunden. Er stösst eine neue Tür auf, die vom digitalen persönlichen Assistenten zu meiner besseren digitalen Dublette, meinem persönlichen Besser-Ich.

Siri is super, Alexa is awesome, and Cortana’s quite clever, but better bots and digital assistants aren’t going to determine personal productivity’s data-driven future. Tomorrow’s most effective executives will merge and marry workplace data and analytics to digitally design more-productive versions of themselves. Those digital “selves” will shape how work gets done.

über Bots Won’t Just Help Us Buy Stuff. They’ll Help Us Become Better Versions of Ourselves

Bisher helfen uns die persönlichen Assistenten bei mehr oder weniger einfachen Routinetätigkeiten, geben mir die Wettervorhersage, suchen mir Information oder navigieren mich wo hin. Ähnlich sind auch die Einsatzszenarien im beruflichen Umfeld. Arrangiere mir einen Termin mit Lars und Gunnar.

Die von Schrage skizzierten Assistenten sind viel schlauer: Ähnlich wie auf Amazon lernen die Assistenten aufgrund meines Surf- und Kaufverhaltens und geben mir Empfehlungen. Allerdings muss natürlich ein Assistent hier umfassenden Zugriff auf E-Mail, Chat, Dokumente und andere unternehmensrelevante Daten haben. Nur so ist der Assistent in der Lage, wirklich vernünftige Empfehlungen zu geben. Das System braucht im Idealfall einen 360-Grad-Sicht auf meinen Job und mein Unternehmen.

Daneben kommen noch weitere, smarte Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz hinzu. Schrage führt den IBM Watson  Tone Analyzer als Beispiel an, der in der Lage ist den emotionalen Ton von Texten und Konversationen zu analysieren, mich auf potentiell „negative“ Schwingungen aufmerksam macht und mir Verbesserungsvorschläge unterbreitet.

The exec might use selvesware such as IBM Watson’s Tone Analyzer, which doesn’t just analyze Slack chats and emails but also recommends tonal and textual edits that preserve substance while enhancing style.

über Bots Won’t Just Help Us Buy Stuff. They’ll Help Us Become Better Versions of Ourselves

Annette Zimmermann, Research Vice President bei Gartner, nennt es emotionale künstliche Intelligenz. Und es wird über reine Textanalyse hin zu Audio- und Videoanalyse gehen:

“In the future, more and more smart devices will be able to capture human emotions and moods in relation to certain data and facts, and to analyze situations accordingly,”

über Emotion AI Will Personalize Interactions

Es geht um Daten-, Verhaltens- und Emotionsanalyse. Es geht um Analyse der eigenen Verhaltensweisen und der Optimierung, um ständige Selbstbeobachtung durch das neue Über-Ich, das so zum Besser-Ich werden soll. Und dabei assistieren – so schreibt Schrage – auch noch Wearables von der SmartWatch bis zur Datenbrille oder smarten Linsen und den vielen intelligenten Devices im Internet der Dinge. So entsteht das neue Duplikat, ein Zwilling, der schneller, besser, weiter, einfühlsamer, produktiver und was weiß ich noch ist.

Immerhin spricht Schrage noch die Frage der Datenhoheit und Data Privacy an. Wem gehören in einem solchen Szenario welche Daten? Wie weit dürfen, können, sollen Gesundheitsdaten mit einbezogen werden, denn natürlich haben auch sie direkten Einfluss auf die persönliche Leistungsfähigkeit.

Ich gebe zu, mir stockt etwas der Atem bzw. die Tastatur bei dieser Vision. Losgelöst davon, was in welchem Zeitraum machbar sein wird und losgelöst von allen Hürden des Datenschutzes: Ich bin ein Freund und Verfechter persönlicher Assistenten, die mir nervige Routinetätigkeiten abnehmen. Auch wäre es hilfreich, wenn mir diese Assistenten in meinem Arbeitskontext helfen, eben intelligent assistieren würden, mir beispielsweise zum richtigen Zeitpunkt die richtige Information bereitstellen würden. Aber wie weit soll die Hilfe gehen? Wie weit soll wo immer ich bin und was immer tue optimiert, ja über-optimiert werden? Bis zum digitalen Besser-Ich?


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