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IBM Livestudio Magazin #4: Funktionierende Lieferketten, wichtiger denn je, ebenso Vertrauen in KI und automatisieren, um mehr Zeit für wichtige Arbeit zu haben

15. April 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Wie bekomme ich meine Lieferkette besser in den Griff, gerade in den Zeiten von COVID-19? Darüber spreche ich mit Eduard Erhart im Livestudio, der mir erklärt, wie wichtig es ist, die Expertise der Mitarbeiter in der eigenen Supply Chain zu nutzen, um zuverlässiger liefern zu können. Und dieses Wissen, das in „Resolution Rooms“ erfasst werden soll, wird dann durch künstliche Intelligenz verfügbar gemacht.

Eine ideale Überleitung zu unserem nächsten Thema: Mit Andrea Martin, „Chief Tower Officer“, im Ernst, Chefin des IBM Watson Centers in München und Mitglied der KI-Enquetekommission des deutschen Bundestages, und Thilak Mahendran, Customer Experience Experte für AI, spreche ich über Tennis, Roger Federer, warum ich alt bin und noch an Boris Becker denke, vor allem über darüber, warum es Vertrauen in künstliche Intelligenz braucht. Andrea und Thilak erklären die Prinzipien, die IBM bei Einsatz von KI beachtet.

KI spielt auch bei Automatisierung eine immer wichtigere Rolle. Und das ist Thema von Peter Collenbusch, ein langjähriger Weggefährte, jetzt Brandleader Digital Business Automation und Vorsitzender des Kompetenzbereich Digital Office beim BITKOM. Sein Credo: Wir müssen automatisieren. Vor allem müssen wir dahin kommen, dass durch Automatisierung stupide Routinetätigkeiten ersetzt werden und die Fachkräfte mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben.

Viel Spaß beim Zuschauen und Zuhören. Und gerne können Sie, könnt Ihr mit unseren Expertinnen:en Kontajt aufnehmen. Deren LinkedIn-Profil ist jeweils verlinkt. Nette Wortkombination.

How to be productive and secure while working from home

8. April 2020 Posted by Manan Tankha

As COVID-19 (coronavirus) continues to sway people and organizations around the world in the last few weeks, it has forced employees to work remotely during social distancing periods. It can be hard to stay determined, dedicated and constructive when you have interruptions like children, television, and laundry evidently stacking up right before your eyes. Working from home has its benefits, but it also requires a few modifications if you have never done it before. But don’t worry, if you’re wondering how to work from home during coronavirus, we have got some interesting tips for you.

6 tips to stay accountable, collaborative, and productive as you work from home 

 

  1. Create a workspace that works 

Having a spot in your house or apartment for work helps you escape the feeling like your job is taking over your whole life. Try to find a place in your home that is comfortable for a full day’s worth of work. A desk or table, along with a chair that you are relaxed sitting in for a prolonged period. 

Avoid the need to work from your couch, or worse yet, your bed. A vital part of making working from home in the long haul is keeping your workspace separate from your living and napping spaces. 

 

     2. Stay vigilant against data risks  

Just because you’re not in the office doesn’t mean you’re not a target for hackers. Your work machine is incredibly valuable for thieves and criminals. There are increasing numbers of Coronavirus-based phishing emails going around, it becomes crucial that you abide by the application security in helping to keep the data secure from cyber internet threats. Whether your applications are in the cloud or whether on-premises, data security will always be paramount. 

HCL BigFix offers unique and profound capabilities that allow you to monitor, maintain, patch and keep in compliance your entire endpoint fleet, no matter your location.

HCL Unica allows you to design and execute inbound and outbound campaigns along with campaign tracking and supports on-premise, cloud, or hybrid environments giving you a peace of mind during the time of crisis.   

 

3. Get organized 

Just because you are working from home doesn’t mean your day shouldn’t be structured. When you work remotely, your commute time falls to zero, your housemates become your officemates, and your breakroom is your kitchen. Because of the ease of working from home, it’s enticing to slide out of your usual routine and stop waking up early or changing out of your nightwear. Don’t give in!

You may not be able to stick to your old routine precisely as it was, but you should still structure your day. 

 

4. Take clear breaks 

It can be so easy to get distracted as a telecommuter that you avoid breaks altogether. While working from your home can be great, sometimes you need to break up the day. Have your lunch with your family, be ready for your kids earlier in the day and get some extra snuggle with them or get quiet time for yourself! 

 

      5. Maintain communication and connection 

When working remotely from home, creating a connection and over communicating with your coworkers becomes very important – not only in terms of detailing out the decisions and meetings but also in terms of reaching out. 

Don’t hesitate to schedule a meeting, drop a message or share a file and stay connected.   

HCL Connections and HCL Sametime power your people and secures your conversations across the device by maintaining the team working and collaboration in real-time with individuals inside your organization.  

 

         6. Get dressed

Though it sounds like snatching the best privilege of working from home. But the habit of getting dressed up in the a.m. before work helps delineate your day. When the work clothes are on, it’s time for action. Change back into those relaxing clothes. 

 

Learning to work from home productively is tricky for anyone. If you’re feeling swamped by the unique challenges of remote work, you don’t have to perfect these six areas right away. These tough times have brought us into our home offices to work. But keep these silver linings in mind: 

  • No commuting
  • Homemade lunch, and 
  • Social distancing 

  Stay safe and healthy, everyone. 

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Jenseits von oder neben agile, data-driven und Automatisierung: Jeder Marketer muss Zuhörer und Kommunikator sein

11. November 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Die Art, wie wir alle , aber auch die Art, wie Unternehmen kommunizieren hat sich in den vergangenen Jahren deutlich, ja dramatisch geändert. Ich erinnere mich noch sehr gut an das Zeitalter klassischer Pressemitteilungen in „meiner“ IT-Branche, in den typischerweise ein neues oder verbessertes Produkt vorgestellt wurde.

„Wir alle erinnern uns sicherlich noch an Zeiten, in denen Botschaften des Unternehmens via Fax an die wichtigsten Medienhäuser versendet wurden,“ schreibt Stephanie Toenjes, Communications Strategist & Personal Branding Coach bei der Deutschen Telekom, in einem lesenswerten Beitrag über den Wandel im Beruf des Kommunikators Diese Art von „Press Releases“ ist weitgehend tot. Ok, sollte tot sein. Manche Altvorderen praktizieren noch immer.

Gerade im IT-Sektor, in dem ich nun geraume Zeit tätig bin, sind viele der Medien, der Print-Magazine und -Zeitschriften, verschwunden und die verbliebenen Publikationen fokussieren sich wenn, dann nur auf die großen Player. Natürlich wird auch immer mehr online berichtet und nicht mehr gedruckt. Der derzeit nur zu logische Gang der Dinge.

Manche einstmals ernst zu nehmende Publikation ist sogar zu Haus- und Hofberichterstatter verkommen. Redaktionelle Artikel werden bunt mit mehr oder weniger deutlichen Werbetexten kombiniert. Die entsprechenden Newsletter könnten eigentlich schon direkt vom entsprechenden Werbekunden kommen. Mit Journalismus hat das nur noch wenig zu tun.

Kommunikation jenseits der Pressemitteilung

Doch noch relevanter für Kommunikation heute – eben auch die Unternehmenskommunikation – ist der Einfluss der sozialen Medien und der Onlineberichterstattung. Stephanie Toenjes widmet sich in ihrem Beitrag dem Wandel im Beruf des Kommunikators. Eigentlich beschreibt sie damit eher Fähigkeiten, nicht eine Jobtitel, den man auf eine Visitenkarte druckt. Da steht dann oft immer noch Pressesprecher, Pressereferent oder interne Kommunikation. Hier und da sieht man mal den Chief Communications Officer.

Heute ist man demnach Kommunikator. Also die Mitarbeiter der Unternehmenskommunikation sollten das zumindest sein. Oft sind sie jedoch leider nur Kommunikationsadmistratoren, versuchen in einem Zeitalter, wo jeder durch Twitter, Facebook und Co auch Sender ist, die „genehmigte“ Kommunikation des Unternehmens zu kanalisieren und zu kontrollieren. Ja keine Ecken und Kanten, denn das nächste Quartalsende steht ja vor der Tür.

Der Traum, die Wahnvorstellung, Kommunikation heute kontrollieren zu können

So ist dann auch viele Unternehmenskommunikation: offiziös, langweilig, nichtssagend. Selbst das, was und wie Mitarbeiter auf Twitter & Co. als Nachrichten verteilen sollen, wird vorgeschrieben und vorgegeben. Ist das heute noch zeitgemäß? Die Angst vor einem Shitstorm und Kontrollverlust, vielleicht vor eigenem Bedeutungsverlust regiert halt in den meisten Kommunikationsabteilungen.

Kein Wunder, wenn man dann „im Ernstfall“ sprachlos ist und versagt: „Gute und schnelle Kommunikation war selten so wichtig wie heute. Das hat uns die Debatte gezeigt, die der YouTuber Rezo ausgelöst hat,“ schreibt Stephanie Toenjes. Genau das haben viele Unternehmen noch nicht verstanden. Wahrscheinlich muss das Kind erst in den Brunnen fallen, bevor ein Umdenken stattfindet. Selbst da habe ich meine Zweifel, denn meist ist die Antwort noch mehr Kontrolle, statt mehr gewollte und erlaubte Kommunikation durch entsprechend ausgebildete und autorisierte Kommunikatoren zu ermutigen.

In der Marketingabteilung: Keine Zeit für Kommunikation?

Für mich persönlich, der aus der Welt des Journalismus über die Pressearbeit ins Marketing gekommen ist, ist das nicht nur eine Thema der Stabsabteilung Unternehmenskommunikation, sondern auch des Marketings, denn die Grenzen zwischen beiden Bereichen sind immer mehr durchlässig, verschwommen. Und ich bedauere immer wieder, dass viele meiner Kollegen*innen im Marketing alles andere sind als Kommunikatoren. Sie sitzen hinter ihren Excel-Tabellen und Dashboards, schauen sich KPIs an, entwerfen Kampagnen, sind ebenso data-driven wie quartalsgetrieben. Nur mit den Kunden sprechen sie nicht, hören ihnen selten zu.

Ok, ich bin böse, denn natürlich ist es in den heutigen Zeiten, wo Online Marketing, automatisierte Kampagnen und latente Optimierung der Ergebnisse besonders gefragt sind, notwendig, als Marketer die entsprechenden Kenntnisse zu haben und anzuwenden. Doch ich habe einen schalen Geschmack im Mund, wenn der Kontakt zur realen Welt der Kunden verloren gegangen zu sein scheint, wenn man als Marketer nicht regelmäßig beim Kunden ist und ihm zuhört. Kann die datenbasierte Analyse des Kundenverhaltens, können Systeme der künstlichen Intelligenz Verhalten so sezieren, dass der direkte Kundenkontakt überflüssig wird?

Zuhören und Gesprächsbereitschaft als Kernkompetenz

Für mich war und ist die Rolle des Marketers nie von der Rolle des Kommunikators zu trennen. Nicht umsonst stand früher auf meinen Visitenkarten Marketing & Kommunikation. Marketing ist, sollte, muss selbstverständlich Kommunikation sein. Und übrigens sicher nicht Einwegkommunikation, Beschallung, wie es heute oft der Fall ist. Marketing sollte gute, faszinierende, zum Dialog anregende Inhalte liefern, in Textform, als Audio oder Video. Marketing sollte zuhören, kommunizieren und moderieren. Heutzutage sehe ich gerade dort immer größer werdende, klaffende Lücken.

Und ja, ich höre auch die Kollegen*innen, die das Thema ignorieren, weil sie sich schon jetzt nicht nur aus-, ja überlastet fühlen. Sie sind es in der Tat auch mit anderen Tätigkeiten, deren Sinn durchaus in Frage gestellt sind. Und sie sind unsicher, denn Dialog, Kommunikation, Präsentation, Moderation haben sie eher nicht gelernt. Statt diese Fähigkeiten zu entwickeln, wird derzeit eher „agile“ rauf und runter trainiert. Und dementsprechend bewegt man sich dann in seiner ach so agilen Filterblase.

Und gar dem Markt, den Kunden und Interessenten zuhören? Dafür hat erst recht keine Zeit. Maximal liest man einen Analystenreport oder schaut sich das Klickverhalten seiner potentiellen Kunden an. Es direkter Kundenkontakt wird im Zweifelsfall wahrscheinlich auch nicht goutiert, den wichtiger ist natürlich den „Close the Gap“-Plan schnell zusammenzimmern zu können, mit dem man die Pipeline- und Umsatzlücke ratz-fatz in 14 Tagen agil schliesst.

Die Mauer zwischen Marketing- und Kommunikationsabteilung

Ok, ich polemisiere ein wenig, schiesse vielleicht über das Ziel hinaus. Doch ich bin der festen Überzeugung, dass wir die Rollen und Verantwortlichkeiten im Marketing, neu überdenken müssen. Dazu gehören auch die bisherigen Grenzen und Mauern zwischen Marketing und Kommunikation. „Mr. CMO, tear down this wall“, möchte ich der Unternehmensführung zurufen. Gesprächsbereitschaft, Zuhören, Kommunikation sind heute mehr denn je strategische Themen und gehören insbesondere im gesamten Marketing verankert, sollten dort neben Fähigkeiten in wie Datenanalyse oder Marketingautomation eine der Kernkompetenzen sein. Das ist heute aus meiner Sicht leider nicht der Fall.

Und die Stimme des Unternehmens – repräsentiert durch viele persönliche, authentische Stimmen, die sich natürlich an der Unternehmensstrategie als Richtschnur orientieren – muss im Markt hörbar sein und im Idealfall gehört werden. Und vor dem selbst „reden“ sollte man muss ín seinen Geschäftsfeldern zuhören, den Finger am Puls des Geschehens haben, neue Kanäle und Kommunikationsweisen wahrnehmen und adaptieren. Wer das als Unternehmen nicht tut, wird in seinen für das eigene Unternehmen strategischen Themengebieten an Bedeutung und Umsatz verlieren.

Kommunikation heute: Bereit sein, zu lernen, zu experimentieren, sich anzupassen

Eine besondere Herausforderung ist, dass Kommunikation gerade heute einem latenten Wandel, einer Weiterentwicklung unterliegt. Wer hätte vor dem Rezo-Video damit gerechnet, dass ein YouTuber dermaßen Einfluss auf die Politik nehmen kann? Haben wir damit gerechnet, dass eine vermeintlich entpolitisierte Jugend nun jeden Freitag für die Umwelt und Klimaschutz eintritt? Nehmen Unternehmen aufgrund der Ereignisse der vergangenen Monate jetzt endlich den möglichen Einfluss sozialer Medien ernst oder werden sie immer noch belächelt und maximal mit offiziösen Nachrichten befällt, an denen eh niemand Interesse hat?

„Für uns Kommunikator*innen bedeutet das, dass auch wir uns permanent weiterentwickeln müssen, um Schritt zu halten. …Wenn wir als vertrauenswürdige, kompetente Berater angesehen werden wollen, dann müssen wir uns den Platz am Tisch verdienen und permanent auf dem Laufenden bleiben,“ schreibt Stephanie Toenjes. Sie fordert dazu auf, dass „wir“ Kommunikatoren uns von unserer Eitelkeit, ich würde sagen Selbstgefälligkeit verabschieden müssen.„In einer Welt, in der jeder zum Sender geworden ist, ist Akzeptanz statt Abwehr angesagt. Befähigung statt Verbote – auch das gehört inzwischen zu unseren Aufgaben.“

Jeder kann Markenbotschafter sein

Wir sollten Mitarbeiter als Markenbotschafter wollen, sie ausbilden, ihnen Rückendeckung und Vertrauen geben. Jenseits des Hypes um Influencer Marketing muss gerade die Presseabteilung akzeptieren, dass es jenseits der Journalisten diese Influencer gibt und wir mit ihnen interagieren, neue Regeln dabei lernen müssen. Und Unternehmen tun gut daran, wie es auch Stephanie Toenjes schreibt, jüngeren Mitarbeiter zuzuhören und sie als Sparringpartner auf Augenhöhe, als Frühwarnsystem zu akzeptieren, um wahrzunehmen, wo und wie sich Kommunikation verändert.

Der Mut zu neuen Kommunikationsformen und -formaten ist gefragt. Neue Kanäle sollten geprüft und dann ausprobiert werden. Und auch wieder fallengelassen werden, wenn sie für das Unternehmen „nichts taugen“. Gerade heute ist Kommunikation ständige Veränderung. Was gestern noch wahr war, kann heute obsolet sein.

Ich mag den Begriff des „lebenslangen Lernens“ – auch Stephanie Toenjes benutzt ihn – eigentlich gar nicht mehr verwenden, weil er unterdessen so ausgelutscht erscheint, aber er trifft es wohl. Offene Ohren und Augen sind heute in Kommunikation (und Marketing) ebenso notwendig wie die Bereitschaft, neue Fähigkeiten zu erlernen, Dinge latent anzupassen und zu verändern. Wir müssen offen sein für Veränderungen, ja als Kommunikatoren vielleicht sogar Treiber solchen Wandels sein. Auch mit dem Risiko, mal zu scheitern, was hoffentlich toleriert wird. Genau das macht unseren Job aber auch so spannend.

(Stefan Pfeiffer)

Und ewig grüßt das Murmeltier: Vom Enterprise 2.0 zum Digital Workplace, die Herausforderungen sind die Gleichen

7. Oktober 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Am morgigen Dienstag, dem 8. Oktober 2019, stehe ich nachmittags in Berlin. mit den ECM-Ikonen Dr. Ulrich Kampffmeyer, Drs. Hanns Köhler-KrünerProf. Dr.-Ing. Manfred Leisenberg und Tim Hood auf der Bühne der DCX Digital Content Expo. Irgendwie konnte ich mich nicht wehren, obwohl ich ja schon geraume Zeit aus dem ECM-Geschäft raus bin und darauf einen durchaus kritischen Blick werfe, wie man ja auch diesem Artikel unter dem Titel Die wahre Welt des Content Management: Jeder Zweite mailt sich Dokumente zu – Durchschnittlich hat jeder 20.000 Dateien im Dateisystem und auf dem File Server entnehmen kann, den ich quasi zur Vorbereitung des Panels geschrieben habe.

Zum Panel passt dann auch der Beitrag von auf CMSWire:

ECMs have moved from a controlled monolithic repository model to an “accessible anywhere, anytime model,” compounded with a set of business-centric services which provide a seamless and secure information experience.

über 3 Ways End Users Think Upstart ECM Vendors Can Differentiate From Industry Stalwarts

Sie hebt in ihrem Beitrag auf drei Säulen für Content Management ab: Das altbekannte Thema des Managements von Metadaten und das absolut notwendige Training der Endanwender. Diesen Punkt würde ich sogar weiter treiben: Es geht um die Überzeugungsarbeit, die man bei der Einführung von Content Services leisten muss, um aus dem Content Chaos von E-Mail-Anhängen und lokal oder auf dem Server gespeicherten Dateien herauszukommen. Schließlich nennt sie noch als dritten Punkt das Thema Compliance beziehungsweise E-Discovery:

E-discovery audit trail entails tracking and managing files and file histories en masse for the purposes of legal proceedings.

über 3 Ways End Users Think Upstart ECM Vendors Can Differentiate From Industry Stalwarts

Und diese E-Discovery muss nicht nur Dokumenten und Dateien, sondern auch E-Mails, Instant Messaging, Datenbanken, Webseiten, ja alle elektronischen Informationen umfassen, die in einem Gerichtsfall eine Rolle spielen können. Eine nicht neue, aber immer noch aktuelle oder gar brisanter werdende Anforderung.

Die Grundfrage ist: Wie schaffen
wir es, dass eine E-Mail gar nicht
erst gesendet wird?
Drew Houston, Dropbox,
zitiert nach ZeitOnline

Auch wiederum passend zum Panel die Berichte über Dropbox und Box, zwei Anbieter, die nun schon geraume Zeit im Markt sind, und eher von der Anwenderseite her kommen. Dropbox hat gerade aktuell in der deutschen Presse durch den Auftritt von Drew Houston auf der Gründerkonferenz Bits & Prezles einige Coverage bekommen. Das Unternehmen hat Dropbox Spaces vorgestellt, einen smarten Arbeitsplatz für Teams. Natürlich auch hier enthalten: Funktionen der künstlichen Intelligenz, die Dokumente – gerade auch Images klassifizieren und die Arbeit personalisieren sollen.

Man erlaube mir einen kleinen Seitenhieb: Im Bericht der FAZ vom 5. Oktober w3ird hervorgehoben, dass man nun auch CAD-Dateien anschauen könne, ohne das CAD-Programm installiert zu haben. Wau-wau, welche eine Funktion, die wir sicher noch nie vorher in einem anderen Programm hatten. Laut FAZ-Bericht hat Houston auch keine Angst, zwischen den großen Cloudspeicher-Anbietern wie Microsoft, Google oder Amazon zerrieben zu werden. Die Dropbox-Kunden fokussierten auf die Funktionen zur Zusammenarbeit, nicht auf Speicher. Ein Schelm …

Box hat wiederum auf seiner Konferenz Boxworks ebenfalls Erweiterungen und Verbesserungen seines Angebots insbesondere im Bereich Sicherheit mit Box Shields und Automatisierung mit Box Relay bekannt gegeben. Der Box CEO Aaron Levie hebt dabei auf eine heterogene Welt mit vielen Anwendungen und Apps ab, und das trotz Office 365:

We are no longer in an era where you can buy all of your technology stack from one, or two, or three, or five vendors … We work with customers that have 50, or 100, or 200 applications in their enterprise …

über BoxWorks 19 – Connecting teams, content – and now apps – Phil Wainewright , diginomica

Klar, ein Anbieter wie Box muss sich im Best-of-Breed-Ansatz positionieren und hebt deshalb seine Integrationen mit Adobe, mit Slack und anderen Anbietern hervor. Auf dem Bild, das Phil Wainewright in seinem Artikel auf diginomica von der Boxworks 19 veröffentlicht hat, sieht man nicht umsonst Box, Slack, Zoom sowie Akta, daneben Simplify how we work.

Phil schließt seinen Beitrag mit folgender Schlussfolgerung:

There will be no single platform that offers a complete collaborative canvas. Instead each enterprise will stitch together their own unique best-of-breed combination. In aiming to support them in that endeavor, Box, Dropbox and Slack are all heading in the right direction — …

über BoxWorks 19 – Connecting teams, content – and now apps

Die Kolleginnen und Kollegen von Microsoft mögen das ganz anders sehen.

Schließen möchte ich als jemand, der sehr stark in der Collaboration-Ecke verwurzelt ist, mit einem Zitat von Barb Mosher Zinck schließen:

It’s not perfect, but the tools have advanced greatly. We need to focus on helping employees use those tools in the best way possible. And we aren’t done yet.

über From Enterprise 2.0 to the digital workplace – how far have we come?

Barb bezieht sich dann auf Gartner, lieber Hanns, die schreiben:

The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.

Ja, die Technologien haben sich seit der Enterprise 2.0-Diskussion geändert. Insbesondere die mobile Revolution, Smartphone und Tablets haben das Nutzerverhalten sicher revolutioniert. Jedoch haben sich andere Herausforderungen kaum verändert: Benutzerakzeptanz, Finden von Informationen und Compliance-Anforderungen. Diese Aspekte haben wir schon vor 20 Jahren diskutiert und eingefordert. Und ewig grüßt das Murmeltier.

(Stefan Pfeiffer)

Die wahre Welt des Content Management: Jeder Zweite mailt sich Dokumente zu – Durchschnittlich hat jeder 20.000 Dateien im Dateisystem und auf dem File Server

23. September 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

„Fast jeder Zweite mailt sich Dokumente, statt Cloud-Speicher zu nutzen“, so titelt Michael Kroker in seinem Beitrag vom 4. September 2019 im Blog auf Wiwo.de und stellt dort die Ergebnisse einer Studie des amerikanischen Softwareanbieters Citrix
vor. Dass viele sich noch selbst per E-Mail Dokumente zuschicken, kann ich im eigenen Umfeld nur bestätigen.

Selbst wenn Onlinespeicher wie iCloud oder Onedrive vorhanden sind, ist Otto Normalverbraucher:in noch immer nicht mit der Nutzung vertraut. Oder aber man traut „der Cloud“ nicht. Es muss also noch einfacher werden oder so voreingestellt sein, dass die Dateien und Dokumente automatisch dort landen und dann auch genutzt werden. Und hier schreibe ich gerade nur von Onlinespeichern, keinen klassischen Content Services wie Box oder Dropbox.

Und ja, in vielen Anwendungsfällen und Unternehmen müssen wir natürlich auch die Frage nach Datenschutz und Compliance stellen. Sollten, ja dürfen Dokumente im privaten Onlinespeicher ablegt oder an die private E-Mail geschickt werden? Sensible, geschäftsrelevante Dokumente aus dem Geschäfts- und Unternehmensumfeld gehören ganz sicher weder in private E-Mail-Postfächer noch auf private Festplatten oder Cloud-Speicher.

[Natürlich gibt es Unternehmen, die es nach dem Bring Your Own Device-Prinzip erlauben, auf privaten Geräten Unternehmendaten zu verarbeiten, aber dann sind diese Geräte in der Regel entsprechend „geschützt“, werden vom Unternehmen über Endpoint Management-Systemen kontrolliert. So etwas muss man als privater Besitzer der Geräte auch wollen und akzeptieren.]

Eine andere von Michael vorgestellte Studie der Aikux.com GmbH hat festgestellt, dass jeder PC-Nutzer in deutschen Unternehmen im Durchschnitt mehr als 20.000 Dateien im Dateisystem lokal und auf Servern abgelegt hat. Davon seien nur 15 Prozent relevant. Beim Rest handele es sich um „Dark Data – das heißt: mit unbekanntem Wert fürs Unternehmen – oder ROT-Data: Also redundant, obsolet oder trivial„. Hinzu kämen noch weitere Dateien, die unstrukturiert in Sharepoint, Cloud-Speichern oder Exchange-Postfächern lägen.

Content Management im Spannungsfeld  von Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Automatisierung, Compliance … und Benutzerakzeptanz und -freundlichkeit

Dazu will die schon zitierte Citrix-Studie herausgefunden haben, dass erst 12 Prozent aller Beschäftigten am Arbeitsplatz Content Services wie Box, Dropbox oder SharePoint im Einsatz haben. Für mich erstaunlich, dass so wenige Unternehmen bereits Content Services im Einsatz haben sollen. Doch wesentlich relevanter ist die Erkenntnis, dass diese Systeme und Services durchaus nicht automatisch die Probleme im magischen Spannungsfeld von Collaboration/Zusammenarbeit, Informations- und Wissenssuche, Automatisierung und Compliance lösen:

Zusammenarbeit: Dass Content Services im Einsatz bedeutet nicht, dass dadurch sofort besser zusammengearbeitet wird. Dafür gibt es vielfältige Gründe, die von Benutzerfreundlichkeit über Benutzerfaulheit bis zu fehlendem Verständnis und mangelhafter Schulung reichen. Selbst wenn Anwender Content Services nutzen: Wie viele von Ihnen haben das Thema Versionierung verstanden? In der Regel wird doch die Datei als eigenständiges Dokument Dies_ist_die_Version3.docx gespeichert.

Und Dateianhänge waren und sind der Tod jeder Zusammenarbeit.

Informationen, Wissen finden: Wäre aus meiner Sicht nicht so schlimm, wenn Inhalte, Wissen vernünftig erschlossen und auffindbar wären. Doch wie geschieht das oder wo ist das der Fall.  Wir sind mit in vielen, ja den meisten Anwendungsgebieten mit einer strukturierten Verschlagwortung (dem „Aktenplan“) gescheitert. Selbst eine einfache Verschlagwortung nimmt kaum ein Anwender vor. Und wenn Schlagworte vergeben werden, „passen“ die dann? Maximal werden Ordnerstrukturen, Verzeichnisse mit Unterverzeichnissen angelegt. Kennen wir ja vom Explorer.

Wie findet man also dann Informationen? Systeme zur übergreifenden Suche in Unternehmen (Enterprise Search) sind meiner Wahrnehmung nach noch immer die Ausnahme. Und in großen Unternehmen gibt es alleine für Dokumenten- und Dateiablage verschiedene Töpfe und Systeme, so dass die Suche meist nur in einem der Systeme funktioniert. Der Rest bleibt außen vor. Wie soll dann gar Wissensmanagement funktionieren, das Wissen und Knowhow, das bei Mitarbeitern und im Unternehmen vorhanden ist, erschlossen werden? In Firmen herrscht Corporate Amnesia, wie es Eileen Brown einmal formuliert hat.

In meinem jetzigen beruflichen Umfeld bei Acoustic, dem ehemaligen IBM Watson Marketing, bin ich auch mit dem Thema unter etwas anderer Perspektive befasst. Wie verwalte ich meine Dokumente und Dateien vernünftig, so dass ich sie auf meiner Webseite, in meinen E-Mailings, in Social Media und anderen Kanälen nutzen kann? Dazu ist man dann ein „Headless CMS“ entwickelt, das künstliche Intelligenz zur Verschlagwortung und damit Erschließung der Inhalte einsetzt.

Ich drücke es etwas flapsig aus: „Die künstliche Intelligenz“ schaut sich die Bilder, Videos, Texte, Sprachdateien, Grafiken, die in einem Content Hub gespeichert werden, an und weist passende Schlagworte zu. Über diese Schlagworte kann dann beispielsweise ein Web Content Management-System das richtige Bild auf der Webseite einbinden, das Marketing Automation-Tool die richtige Grafik für den E-Mail-Newsletter ziehen. „Kopflos“ sind diese Content Services also in der Beziehung, dass sie ein Repository, einen intelligenten Topf von Dateien und Daten für andere Systeme zur Verfügung stellen. Ein Ansatz, der vielleicht auch in ganz anderen Einsatzszenarien wie Kundenservice bedenkenswert wäre?

Automatisierung: Vielleicht ist die Nutzung von Dateien und Dokumenten in strukturierten Prozessen, in der Personalarbeit, in Buchführung und Finanzen der Bereich, in dem Dokumentenmanagement noch am besten funktioniert. Die Dokumente sind klar und eindeutig zuzuordnen. Heil Welt!? Doch gibt es sicherlich noch genug Bereiche jenseits des unstrukturierten, kreativen Arbeitens, die in höherem Maße automatisiert werden könnten. Das Thema Kundendienst und -service habe ich oben ja bereits genannt. Automatisierung wird in diesen Bereichen aber wahrscheinlich flexibler sein müssen. Auch hier könnten von künstlicher Intelligenz unterstützte Assistenzsysteme – Stichwort Chatbots – ihren Teil beitragen.

Compliance: Und schließlich sind Content Services beziehungsweise der Umgang mit Dokumenten und Dateien auch noch den unendlichen Weiten der Compliance-Anforderungen ausgesetzt. Nicht erst seit der DSGVO gelten Vorschriften für den Datenschutz oder auch für die vorgeschriebenen Aufbewahrungfristen von Dokumenten oder unterschiedlichsten gesetzlichen Aspekten. Da passen noch immer in E-Mail-Postfächern oder auf privaten Festplatten gespeicherte Dokumente – auch wenn nur ein geringer Bruchteil Compliance-relevant sein sollte – so gar nicht ins Bild.

Lang sind die Zeiten her, in denen ich mich als Marketingverantwortlicher beim ECM- und Archivanbieter FileNet und zuvor im Vertrieb von Dokumentenmanagement-Systemen intensiv mit diesen Themen auseinandergesetzt habe. Heute spielen mehr Devices – Smartphones, Tablets, Notebooks -, andere Architekturen und Technologien – Stichwort Cloud -, deutlich mehr Content-Formate – was wird noch im Bereich Sprache und Video auf uns zukommen? – und auch neue Kommunikationskanäle – z.B. Messenger im privaten und beruflichen Umfeld – eine Rolle.

Content Management: Ich bin über 10 Jahre weg, die Probleme sind geblieben

Jedoch scheinen viele der grundlegenden Herausforderungen im Dokumenten- und Dateimanagement – oder neudeutsch bei den Content Services – geblieben und noch immer nicht maßgeblich vorangetrieben oder gelöst worden zu sein. Auch heute noch kämpfen wir mit der Nutzerakzeptanz, mit verbesserungswürdiger und -fähiger Zusammenarbeit bis zum produktiven Teilen und der wirklich einfachen Erschließung von Informationen und Wissen. Die dicken Bretter werden weiter gebohrt. Ob wir durch neue Bohrer wie künstliche Intelligenz endlich deutlicher vorankommen, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Panel auf der DCX 2019 in Berlin: „Content Services and the Challenges of Automation“

Mein Weggefährte Dr. Ulrich Kampffmeyer, mit dem ich seit langen Jahren freundschaftlich verbunden bin, hat mich bekniet und überzeugt am 8. Oktober 2019 in Berlin auf der DCX Digital Content Expo 2019 an einer von ihm moderierten Paneldiskussion unter dem Titel „Content Services and the Challenges of Automation“ teilzunehmen. Ich habe mich erfolglos gewehrt, da Content Services nun seit geraumer Zeit nicht mehr in meinen beruflichen Fokus liegen. Aber in alter Verbundenheit steige ich also in die Bütt und werde mich (in englischer Sprache) Koryphäen wie Prof. Dr.-Ing. Manfred Leisenberg, Professor for Computer Science an der FHM Bielefeld, Drs. Hanns Köhler-Krüner, Managing Vice President, Content, Insight & Legal bei der Gartner Group, und Tim Hood, EMEA Sales Director bei Hyland stellen. Das Panel beginnt um 14:30 Uhr.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von S. Hermann & F. Richter auf Pixabay
WorkplaceCitrixIG
Quelle: Citrix

Chatbots, Automatisierung und künstliche Intelligenz: Von der Angst um den Arbeitsplatz und der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine #Piqd #Livestudio

2. Juni 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Passend zu der morgigen Diskussion (3. Juni um 18 Uhr) rund um Automatisierung im Livestudio auf der Think at IBM, die wir zusammen mit der Content-Plattform Piqd organisieren, bin ich auf diesen Beitrag von P.V. Kannan und Josh Bernoff zu Chatbots im Kundendienst gestossen. Natürlich geht es um die vielerorts heiß diskutierte Frage, ob nun künstliche Intelligenz, in diesem Fall Chatbots, Arbeitsplätze kosten.

Der Artikel ist ein Plädoyer der Zusammenarbeit von Chatbots und Mitarbeitern. Chatbots übernehmen viele Routinetätigkeiten, geben schnell Antworten auf die üblichen Fragen und entlasten demnach das Servicepersonal von Routinetätigkeiten. Es gehe nicht um Kosteneinsparungen, sondern um Qualitätsverbesserung, so die Autoren, und das auf einem Gebiet, über das häufig geklagt wird.

Ich habe die Tage ja beispielsweise über den Reisebuddy der Deutschen Bahn geschrieben (und ihn ausprobiert), der nach ähnlichem Prinzip arbeitet. Dort gibt der Chatbot allerdings noch nicht selbst die Antworten, sondern die Bahn baut noch auf die Mitarbeiter, die dem anfragenden Reisenden antworten. Das ist wahrscheinlich ein Beispiel, wo in der Tat besserer Service im Vordergrund steht und nicht ein Stellenabbau.

Trotz all der guten Argumente bleibt natürlich ein schaler Beigeschmack und eine diffuse Angst: Könnte der Chatbot, könnte „die künstliche Intelligenz“ nicht doch meinen Arbeitsplatz bedrohen? Und man kann die Frage wahrscheinlich nicht mit einem klaren Nein beantworten. Zumindest werden sich in den kommenden Jahren alle Jobs verändern, so sagt es auch IBM Chefin Ginni Rometty. Und Veränderung wird vom Menschen fast immer als unangenehm empfunden.

Um solche Fragen wird es sicher in der morgigen Diskussion auch gehen. Es diskutieren Axel Oppermann, Analyst und Automatisierungsbefürworter von Avispador, Mads Pankow, der als Policy Advisor beim Innovationsbüro, der Beratungsagentur des Bundesfamilienministeriums arbeitet und außerdem freiberuflicher Journalist und Politikberater zu Themen der Digitalen Gesellschaft und Künstlichen Intelligenz ist, sowie die IBM’erin Heike Figge, die sich in Kundenprojekten mit Automatisierung befasst. Heike schalten wir per Konferenzschaltung hinzu. Es moderiert Gunnar Sohn. Wer Lust hat, die Diskussion zu verfolgen, zu begleiten und zu kommentieren, kann das auf der Facebook-Seite, dem Twitter-Konto oder dem YouTube-Kanal der IBM Deutschland tun.

(Stefan Pfeiffer)

* Piqd ist eine mir sehr interessante Plattform, auf der Inhalte kuratiert und kommentiert werden: „Kluge Köpfe filtern die besten Beiträge aus dem Netz. Entdecke handverlesene Artikel, Videos und Audios und teile deine eigenen Fundstücke mit uns.“ Deshalb mache ich dort auch selbst mit. Ich lege sie Euch wärmstens ans Herz.

#9vor9 ODER was kommt bei Dieter Bohlen raus UND Automatisierung

29. Januar 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Axel O. im Auto, Gunnar S. im 21. Stock im Tower, nur ich am Schreibtisch und Lars B. nicht dabei, weil er die Milchkanne im Zug sucht. Auch heute gab es trotz technischer Herausforderungen wieder ein #9vor9 mit dem Schwerpunkt Automatisierung. Meine 2 Cents dazu: Ja klar liegt Automatisierung im Trend und wird durch mehr oder weniger neue technische Entwicklungen befeuert, aber neu ist das Thema nun wirklich nicht.

Schon vor mehr als 20 Jahren war es auf der Tagesordnung. Ganze Wände wurden in deutschen Unternehmen mit Aris-Flussdiagrammen und Prozessedefinitionen bepflastert. Habe ich selbst erleben dürfen und müssen, auch, wie die Prozesse dann nur unzureichend umgesetzt wurden, weil nach typischer Manier jede Ausnahme elektrifiziert und abgebildet werden sollte. Später ging der Hype mit Business Rules- und Business Process Management-Tools weiter. Heute ist der Begriff RPA für Robotic Process Automation en vogue. Nochmals klar gesagt: Ich will das Thema nicht klein reden. Es war, ist und bleibt relevant. Prozesse wurden und werden automatisiert und dass muss man sich als Unternehmen und auch als Arbeitnehmer ständig anschauen und über die Konsequenzen im Guten wie Bösem diskutieren.

Aber lasst uns auch andere wichtige Themen wie den Goldenen Blogger Dieter Bohlen nicht aus den Augen verlieren mit der entscheidenden Frage: Was kommt Dieter Bohlen raus?

 

Kurz zitiert: „Menschen verdienen umso weniger, je nützlicher ihr Job ist“

19. Oktober 2018 Posted by Stefan Pfeiffer

David Graeber, Anthropologe von der London School of Economics und als Kopf der Occupy-Bewegung bekannt geworden, hat ein neues Buch über die Sinnlosigkeit der neuen Arbeitswelt geschrieben. Eine Kernaussage aus dem Interview, das in der neuen November-Ausgabe von Technology Review nachgelesen werden kann

„Ein Riesenproblem ist ja, dass Menschen umso weniger verdienen, je nützlicher ihr Job ist. Wenn Menschen nicht mehr gezwungen sein sollen, Bullshit-Jobs anzunehmen, sehe ich nur eine Lösung: ihnen ein bedingungsloses Grundeinkommen zu zahlen.“

über Anthropologe: „Menschen verdienen umso weniger, je nützlicher ihr Job ist.“ | heise online

Seine These: Durch Digitalisierung und Automatisierung seien zunehmend sinnlose Jobs entstanden. Viele nutzlose administrativen Stellen und Managertätigkeiten – Graeber nennt sie Bullshit-Jobs – seien geschaffen worden

„Das ist ein Job, von dem die Leute, die ihn machen, glauben: Wenn es diesen Job nicht gäbe, würde dies nicht auffallen, würden die Dinge sogar ein wenig besser“,

über Anthropologe: „Menschen verdienen umso weniger, je nützlicher ihr Job ist.“ | heise online

Wie geht es nun weiter, wenn Systeme der Künstliche Intelligenz mehr und mehr eingeführt werden und – so die Prognosen – auch wieder weniger qualifizierte Stellen ersetzen? In diesem Zusammenhang wird ja latent Weiterbildung, höherer Qualifikation und Kreativität der Arbeitnehmer gefordert. Und was macht KI mit den Bullshit-Jobs?

(Stefan Pfeiffer)

[DE] Automatisierung mit KI: Wir kommen nicht drum rum …

24. November 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Die nächste Welle der Prozessautomatisierung läuft, diesmal getrieben durch Fachkräftemangel, Technologien der künstlichen Intelligenz und der Notwendigkeit zur latenten Optimierung gerade im Zeitalter der digitalen Transformation. Auf dem CIOKurator habe ich einen Bericht von Tom Davenport kommentiert und mit eigenen Erfahrungen angereichert. Hier meine persönlichen 2 Cents:

Wir kommen um weitere Automatisierung nicht herum. Der Zug geht eindeutig in diese Richtung. Jedoch sollten wir versuchen, nicht die Fehler der Vergangenheit, der ersten Business Process Reengineering-Welle, möglichst nicht wiederholen. Und wir müssen mit einer realistischen Einschätzung an das Thema kognitive Technologien und Automatisierung herangehen. Wir befinden uns noch am Anfang und wir müssen akzeptieren und einberechnen, dass die Systeme nicht von heute auf morgen gleich den Mehrwert liefern, den man sich erhofft und erwartet. Wer jedoch mit Augenmaß an die Projekte herangeht, die notwendige Zeit zur Konzeption und zum Anlernen der kognitiven Systeme investiert, der kann auf jeden Fall deutlichen Nutzen generieren.

via Erleben wir getrieben durch künstliche Intelligenz eine Renaissance von Business Process Reengineering? –  CIO Kurator 


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[DE] Alles Mumpitz: Kollaborationswerkzeuge sind heute nötiger denn je

14. Oktober 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Am vergangenen Dienstag hat sich der IBM Club of Excellence in Frankfurt. In den Club werden CIOs eingeladen, die sich für aktuelle IT- und CIO-Themen befassen (mit denen sich die IBM in der Regel auch beschäftigt). Diesmal stand der Arbeitsplatz der Zukunft oder wie wir neudeutsch sagen der Digital Workplace auf der Agenda. IDG hat hier mit Unterstützung diverser Sponsoren gerade eine Umfrage und Studie im deutschsprachigen Markt erstellt, die der leitende Redakteur der Computerwoche und des CIO Magazins Hans Königes in Frankfurt vorstellte. [Ein Auszug aus der Studie kann in Kürze hier gegen Registrierung heruntergeladen werden.]

IDG Umfrage zum Arbeitsplatz der Zukunft

Die zentralen Ergebnisse der Studie sind – zumindest für mich – nicht wirklich überraschend. Die Mitarbeiter wollen heutzutage flexibel arbeiten. Dies beinhaltet Wahl des Ortes (im Büro, im Home Offices, unterwegs) ebenso wie möglichst zeitliche Flexibilität (es müssen keine festen Bürostunden sein) wie auch technische Verfügbarkeit der Werkzeuge zur Kommunikation und Zusammenarbeit wie auch der notwendigen Datenbestände. Klingt banal, ist es aber sicher nicht, aber ein absolute Ntowendigkeit, gerader wenn man auch agil über Standort-, Länder- oder gar Unternehmensgrenzen arbeiten will.

Starke These von Oppermann: Vergesst Collaboration, fokussiert auf Automatisierung

Im Anschluss an Hans Königes ist dann Axel Oppermann, Analyst, Berater und Kolumnist hier auf CIOKurator in den Ring gestiegen. Und das Wort in den Ring gestiegen passt hier wirklich: Wer sich heute noch im Schwerpunkt mit der Einführung oder gar Auswahl von Kollaborationswerkzeugen auseinandersetze, habe die Zeit verschlafen. Wer es jetzt noch nicht geschafft habe, solche Tools erfolgreich einzuführen, der werde es auch in den kommenden Jahren nicht schaffen. Stattdessen solle man angesichts von Fachkräftemangel und digitaler Transformation in vielen Industrien auf Automatisierung setzen, um mögliche Einsparungen zu machen, die Effizienz zu steigern und dadurch dem Fachkräftemangel zu begegnen. Starke Worte, die dann auch zu einer regen Diskussion im Auditorium beitrugen (und auch schon hier auf CIOKurator weitergeführt wird). Hier ist ein Videointerviews zum Thema, das Gunnar Sohn im Vorfeld des Club of Excellence geführt hat. Da hat er sich quasi warm gelaufen.

Nun sind einige Tage vergangen, ich habe die Thesen mehrmals gedanklich Revue passieren lassen und muss natürlich meinen Senf hier dazu geben. Meiner Ansicht nach liegt Axel mit dem Abwatschen in der Diskussion rund um Kollaborationswerkzeugen komplett daneben. Das Thema ist sicher kein Schönwetterthema, sondern zentraler denn je, den ohne vernünftige Kommunikation und Zusammenarbeit keine Automatisierung und auch ganz sicher keine digitale Transformation. Ja, vielleicht müssen wir unsere Strategie verändern. Statt die Werkzeuge mit dem Kübel über alle Mitarbeiter, Funktionen und Bereiche zu schütten, sollten, ja müssen wir viel mehr auf die Anwendungsgebiete fixieren, die uns wirklichen Mehrwert bringen oder die wir machen müssen (Stichwort Compliance).

Erfolgreiche Kollaboration: Zielgebunden, mit fortlaufendem Coaching und transparenter „Kollaborationsvereinbarung“

Was meine ich damit? Um digital zu transformieren und Geschäft sowie Prozesse neu zu denken, brauchen wir – ich benutze das Unwort- agile Teams, denen wir die notwendigen Werkzeuge, Arbeitsweisen und Methoden an die Hand geben müssen, damit sie gut zusammen denken und arbeiten können. Und behalten wir bei unseren Szenarien im Blick, dass immer eine fortgehende Schulung, mehr Coaching denn Schulung der involvierten Mitarbeiter und vor allem eine Vereinbarung getroffen werden sollte, mit welchen Werkzeugen man wie arbeitet und wie man seine Gedanken und Arbeit festhält und dokumentiert. Je mehr ich darüber nachdenke, desto sinnvoller erscheint mir eine solche „Kollaborationsvereinbarung“, die zumindest allen im Team bekannt, oft generell transparent sein sollte: Wir arbeiten so und so mit diesen Verantwortlichkeiten und dokumentieren es hier mit diesen Werkzeugen. Man legt quasi einen Code of Conduct fest, der allen bekannt ist.

Eine weitere zentrale Aufgabe auch jenseits der Transformationsprojekte ist in den meisten Unternehmen die generelle Projektzusammenarbeit und -dokumentation. Projekte können vielfältig sein, von einem Infrastrukturprojekt bis zur Abwicklung einer Veranstaltung reichen. Wie oft mangelt es aber auch gerade auch in diesen Projekten an einer nachvollziehbaren Dokumentation? Die Veranstaltung wurde im vergangenen Jahr von Pauline Müller und Team durchgeführt. Unterdessen hat sie neue Aufgaben. Auch die Teammitglieder haben gewechselt. Wir fangen also mit der Folgeveranstaltung quasi von Null an, statt auf bestehendes Wissen und bestehende Assets aufzusetzen. Unnötige Kosten und Aufwände werden produziert. Auch hier sollte die schon beschriebene Kollaborationsvereinbarung zu Projektbeginn existieren und die Projektdokumentation an den nächsten Projektleiter mit seinem Team übergeben werden können. Verantwortlich dafür ist aus meiner Sicht der Projektleiter, der mit dem Team festlegt, wie wo dokumentiert und gearbeitet wird. Klingt ein bisschen wie Knowledge Management, ist es auch. Und Knowledge Management sollte gerade heute wieder ein Leitparadigma jedes Unternehmens sein, auch aus Compliance-Gründen, auf die ich gleich noch eingehe.

Die neue Rolle des CIO: Coach und Enabler für Kollaborationswerkzeuge

Dies waren nur zwei Beispiele, in denen Kommunikation und Kollaboration eine zentrale und unverzichtbare Rolle spielen, auch um zu den Zielen hin zu kommen, die Axel postuliert. Der CIO und die IT Abteilung müssen hier aber ihre Rolle anders verstehen und leben: Sie stellen ein Portfolio von einfach zu bedienenden Werkzeugen –  Wolf Lotter: „Computer sollten uns die Zeit freischießen, damit wir wirklich Wissensarbeit leisten können.“ – wie auf einem Marktplatz zur Verfügung, aus denen die Projektleiter wählen können. Sie beraten die Projektleiter bei der Auswahl und falls diese unbedingt wirklich andere, neue Werkzeuge zu brauchen glauben (Stichwort Schatten IT), so begleiten sie das Team beratend und wohlwollend. Die IT wird zum Coach und Enabler für das Business, immer den Geschäftsnutzen im Blick habend. Oder auf deutsch: Die IT Abteilung hilft den Kolleginnen und Kollege, berät sie konstruktiv, wie sie moderne Werkzeuge zur Zusammenarbeit nutzen und hilft, wenn neue Programme wirklich nötig sind.

Und über all dem schwebt das Damoklesschwert der Security. Nein, viel zu dramatisch formuliert. Natürlich sollte die IT diejenige sein, die von Gerätesicherheit bis Sicherheit der Unternehmens- und Kundendaten die herausragende und zentrale Rolle spielt. Ob es dafür den Chief (Information) Security Officer oder einen Chief Compliance Officer geb muss, sei dahingestellt. Wie man sich organisiert – auch ein Chief Data Officer wird ja unterdessen öfters genannt, der allerdings auch noch andere Aufgaben habe dürfte oder sollte -, ist eine Frage, die jedes Unternehmen in seiner Struktur ausbilden muss.

Gerade für Einhaltung der Compliance braucht man Collaboration

Jedoch sind Security und Compliance heutzutage nicht mehr wegzudenken. Gerade die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSVGO bzw. Englisch GDPR genannt) setzt hier neue Maßstäbe für das Management und das Löschen von Kundendaten. CIO Abteilung und IT-Abteilung müssen hier eine zentrale, orchestrierende Rolle spielen, ein Team von Datenexperten – manche nennen sie Data Scientists – bilden, die die unterschiedlichen Datentöpfe katalogisieren und kontrollieren, in denen Kundendaten liegen, und Mechanismen in Kraft setzen, wie Daten gegebenenfalls zu löschen sind.

Auch hier besteht natürlich eine Verbindung zu den oben beschriebenen Werkzeugen zur Kommunikation und Kollaboration und deren Repositories, in denen ja auch Kundendaten gehalten werden. Und auch hier gilt es wieder, ein dokumentiertes und kommunizierten Grundverständnis der Teams zu haben, die mit Kundendaten zu tun haben. Sehr oft sind dies Vertrieb, Marketing oder auch Kundendienst, die mit diesen Informationen und die – man verzeihe das Wort – für dem Umgang mit diesen Daten sensibilisiert werden müssen. Auch hier sind wieder die entsprechenden Bereichsleiter, Kundenmanager und Teamleiter gefragt, ihren Teams die entsprechenden Kenntnisse fortlaufend immer wieder zu vermitteln. Und wo sind wir da wieder, lieber Axel? Bei Werkzeugen zur Kommunikation und Kollaboration.

Paradigma: Wenn konkreter geschäftlicher Nutzen und Bedarf, dann Collaboration-Werkzeuge

Ich glaube, dass diese Werkzeuge sogar wichtiger werden. Der Ansatz muss jedoch ein anderer sein. Nicht mehr das Thema, sich für eine große Plattform zu entscheiden und die überall wenn nötig mit Gewalt aufzuoktroyieren, darf die Vorgehensweise sein. Der Geschäftszweck – mal Innovation und Transformation, Automatisierungsprojekte und mal effiziente Projektarbeit oder eben auch Einhaltung von Compliance-Richtlinien – muss im Vordergrund stehen. CIO und IT sollten aufgrund der geschäftlichen Anforderungen in der Lage sein, die richtigen Werkzeuge zu empfehlen oder gemeinsam mit dem Team auszuwählen.

Und ja, es muss einen Katalog, einen Enterprise Marketplace geben, in dem Teams Werkzeuge picken können. Nur ist dies sicher nicht mehr der festzementierte, rigoros vorgeschriebene Katalog, in dem Office und E-Mail vorgegeben wurden – und das war es dann auch in Punkte Collaboration und wehe, jemand wollte es anderes von der IT-Abteilung. Dieser neue Enterprise Marketplace muss in den angebotenen Werkzeugen wesentlich dynamischer und flexibler sein, Werkzeuge kommen, Werkzeuge gehen, die IT orchestriert und versucht nach bestem Wissen und Gewissen Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Der Austausch zwischen den Fachabteilungen, Projektteams und der IT ist in dieser neuen, dynamischeren Welt der Automatisierung und digitalen Transformation wesentlich enger und es wird, ja muss abteilungsübergreifende Teams und Zusammenarbeit geben. Das Enablement, die Einführung von Tools ist eine gemeinsame Aufgabe von IT und Business, in dem das Business die erwähnte „Kollaborationsvereinbarung“ trifft, wie man Werkzeuge wofür nutzt. Und dazu gehört auch essentiell die Verantwortung und die Pflichten der Fachabteilungen im Bereich Security und Compliance.

Also, lieber Alex und anläßlich der Buchmesse und in Gedenken an Marcek Reich-Ranicki: Alles Mumpitz, lieber Oppermann, das mit dem Ende der Kollaborationswerkzeuge und dem Primat der Automatisierung! Das ist kein Entweder-Oder.

(Stefan Pfeiffer)

Zum Schmunzeln und nicht auf unseren Axel gemünzt …

P.S. Zum von Axel Oppermann postulierten Thema Automatisierung habe ich mir einige bissige Kommentare gespart. Axel ist ja noch ein Jungspund und erinnert sich wahrscheinlich nicht mehr dran, wie die große Welle des Business Process Reengineerings durchs Dorf getrieben wurde – und viele Automatisierungsprojekte an den nicht abzubildenden Prozessausnahmen gescheitert sind. Aber das ist ein anderes Fass, das wir bei Gelegenheit aufmachen können.

P.P.S. CIOs, die Interesse an einer Teilnahme am IBM Club of Excellence haben, können sich gerne bei mir melden. Wir kommen am nächsten Mal am 22. November im X-Force Command Cengter der IBM in Kassel befassen, wo wir uns intensiv mit dem Thema CyberSecurity in der Praxis befassen werden.


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Automation war gestern, Orchestrierung ist heute – oder doch nicht?

14. Oktober 2014 Posted by frank eisenhardt

Was wird heute für die Integration der traditionellen IT mit den neuen Cloud-geborenen Anwendungen und deren Management benötigt? Automation oder Orchestrierung? Oder beides?

Automation ist eine der ältesten Funktionalitäten, die in der IT umgesetzt wurden. Das Ziel war immer klar definiert: Wiederkehrende Tätigkeiten sollten mit Hilfe von Automaten optimiert werden.  Das war im Prinzip schon immer das erklärte Vorgehen jeder Industrie, um Kosten zu sparen und für konstante Qualität zu sorgen. So hat es schon der berühmte Henry Ford zu Beginn des 20. Jahrhunderts mit seiner Fließbandtechnik vorgemacht.

Heute spricht man in der IT gerne von der Orchestrierung vieler Komponenten.  Es geht darum, sie im „Gleichklang“ schwingen zu lassen. Die Komponenten sind meistens Cloud-Services in ihren unterschiedlichen Ausprägungen wie SaaS, PaaS oder IaaS.  Auch hybride und mit traditionellen Backend-Systemen integrierte Services müssen orchestriert und assembliert werden. Dazu gehören vielfältige Governance-Funktionen wie zum Beispiel Brokering oder auch grundlegende Beschreibungs- und Modellierungsfunktionen. In der Autoindustrie zählen hierzu Schnittstellenbeschreibungen, Lieferanten- und Supply-Chain-Management.

Um die jeweiligen IT-Komponenten in diesem Sinne zu orchestrieren, bedarf es wiederum der altbekannten Automationstechniken, also etwa Runbook-Automation, Scripting, Scheduling und diverse technische Workflows. Außerdem lassen sie sich nur mit der entsprechenden Standardisierung sinnvoll automatisieren. In der Fertigungsstraße eines Autoherstellers bilden die einzelnen Schweiß-, Lackier- oder sonstige Roboter die Automationsschicht. Die Orchestrierung ist in ihren Anforderungen hingegen etwas weicher, dynamischer und flexibler – eher vergleichbar mit dem Lieferantenmanagement oder der Logistik von tausenden von Einzelteilen in der Automobilindustrie.

Im aktuellen Cloud-Kontext stellt sich die Orchestrierung auf den folgenden drei Ebenen dar:

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Heute haben besonders die sogenannten DevOps Prozesse und Workloads eine wichtige Funktion, denn sie sind für die Einführungen der neuen Applikationen der obersten Ebene von zentraler Bedeutung ist. Die typischen IT-Automationen finden sich eher auf der Infrastrukturebe, die auch gerne mit Software-Defined überschrieben wird.

Wie lautet also die Antwort auf die Frage Automation oder Orchestrierung? Ganz einfach: Um in der Phase der IT-Transformation und der stetig wachsenden Vielfalt an hybriden Systemen und neuen Plattformen die Komplexität managen zu können, benötigen wir beide Technologien. Das bedeutet dann oftmals auch unterschiedliche, neue Tool-Anforderungen für diese Umsetzung.

Wie die Orchestrierung konkret mit der Automation zusammenspielt und wie man an dieses Thema herangehen kann wollen wir in diesem Blog diskutieren.