Und hier wieder der Link zum wöchentlichen #9vor9. Diesmal ohne technische Probleme ein flotter und harmonischer Zweier von Gunnar und mir zum noch immer gescheiterten Dokumentenmanagement und Content Services (als Vorlage für die Podiumsdiskussion heute auf der DCX in Berlin), warum der Bonner OB nur im Einzelhandel einkauft, auch wenn es kaum noch entsprechende Geschäfte in der Innenstadt gibt, zu Wikipedia und dem Verriss der Süddeutschen sowie dem Thema Vertrauensarbeitszeit mit der Kernfrage, ob #9vor9 nun Arbeit oder Vergnügen ist. Die Frage erübrigt sich meiner Meinung nach:
Zum Panel passt dann auch der Beitrag von Andrea Malick auf CMSWire:
ECMs have moved from a controlled monolithic repository model to an “accessible anywhere, anytime model,” compounded with a set of business-centric services which provide a seamless and secure information experience.
Sie hebt in ihrem Beitrag auf drei Säulen für Content Management ab: Das altbekannte Thema des Managements von Metadaten und das absolut notwendige Training der Endanwender. Diesen Punkt würde ich sogar weiter treiben: Es geht um die Überzeugungsarbeit, die man bei der Einführung von Content Services leisten muss, um aus dem Content Chaos von E-Mail-Anhängen und lokal oder auf dem Server gespeicherten Dateien herauszukommen. Schließlich nennt sie noch als dritten Punkt das Thema Compliance beziehungsweise E-Discovery:
E-discovery audit trail entails tracking and managing files and file histories en masse for the purposes of legal proceedings.
Und diese E-Discovery muss nicht nur Dokumenten und Dateien, sondern auch E-Mails, Instant Messaging, Datenbanken, Webseiten, ja alle elektronischen Informationen umfassen, die in einem Gerichtsfall eine Rolle spielen können. Eine nicht neue, aber immer noch aktuelle oder gar brisanter werdende Anforderung.
Die Grundfrage ist: Wie schaffen
wir es, dass eine E-Mail gar nicht
erst gesendet wird?
Drew Houston, Dropbox, zitiert nach ZeitOnline
Auch wiederum passend zum Panel die Berichte über Dropbox und Box, zwei Anbieter, die nun schon geraume Zeit im Markt sind, und eher von der Anwenderseite her kommen. Dropbox hat gerade aktuell in der deutschen Presse durch den Auftritt von Drew Houston auf der Gründerkonferenz Bits & Prezles einige Coverage bekommen. Das Unternehmen hat Dropbox Spaces vorgestellt, einen smarten Arbeitsplatz für Teams. Natürlich auch hier enthalten: Funktionen der künstlichen Intelligenz, die Dokumente – gerade auch Images klassifizieren und die Arbeit personalisieren sollen.
Man erlaube mir einen kleinen Seitenhieb: Im Bericht der FAZ vom 5. Oktober w3ird hervorgehoben, dass man nun auch CAD-Dateien anschauen könne, ohne das CAD-Programm installiert zu haben. Wau-wau, welche eine Funktion, die wir sicher noch nie vorher in einem anderen Programm hatten. Laut FAZ-Bericht hat Houston auch keine Angst, zwischen den großen Cloudspeicher-Anbietern wie Microsoft, Google oder Amazon zerrieben zu werden. Die Dropbox-Kunden fokussierten auf die Funktionen zur Zusammenarbeit, nicht auf Speicher. Ein Schelm …
Box hat wiederum auf seiner Konferenz Boxworks ebenfalls Erweiterungen und Verbesserungen seines Angebots insbesondere im Bereich Sicherheit mit Box Shields und Automatisierung mit Box Relay bekannt gegeben. Der Box CEO Aaron Levie hebt dabei auf eine heterogene Welt mit vielen Anwendungen und Apps ab, und das trotz Office 365:
We are no longer in an era where you can buy all of your technology stack from one, or two, or three, or five vendors … We work with customers that have 50, or 100, or 200 applications in their enterprise …
Klar, ein Anbieter wie Box muss sich im Best-of-Breed-Ansatz positionieren und hebt deshalb seine Integrationen mit Adobe, mit Slack und anderen Anbietern hervor. Auf dem Bild, das Phil Wainewright in seinem Artikel auf diginomica von der Boxworks 19 veröffentlicht hat, sieht man nicht umsonst Box, Slack, Zoom sowie Akta, daneben Simplify how we work.
Phil schließt seinen Beitrag mit folgender Schlussfolgerung:
There will be no single platform that offers a complete collaborative canvas. Instead each enterprise will stitch together their own unique best-of-breed combination. In aiming to support them in that endeavor, Box, Dropbox and Slack are all heading in the right direction — …
Die Kolleginnen und Kollegen von Microsoft mögen das ganz anders sehen.
Schließen möchte ich als jemand, der sehr stark in der Collaboration-Ecke verwurzelt ist, mit einem Zitat von Barb Mosher Zinck schließen:
It’s not perfect, but the tools have advanced greatly. We need to focus on helping employees use those tools in the best way possible. And we aren’t done yet.
Barb bezieht sich dann auf Gartner, lieber Hanns, die schreiben:
The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.
Ja, die Technologien haben sich seit der Enterprise 2.0-Diskussion geändert. Insbesondere die mobile Revolution, Smartphone und Tablets haben das Nutzerverhalten sicher revolutioniert. Jedoch haben sich andere Herausforderungen kaum verändert: Benutzerakzeptanz, Finden von Informationen und Compliance-Anforderungen. Diese Aspekte haben wir schon vor 20 Jahren diskutiert und eingefordert. Und ewig grüßt das Murmeltier.
„Fast jeder Zweite mailt sich Dokumente, statt Cloud-Speicher zu nutzen“, so titelt Michael Kroker in seinem Beitrag vom 4. September 2019 im Blog auf Wiwo.de und stellt dort die Ergebnisse einer Studie des amerikanischen Softwareanbieters Citrix
vor. Dass viele sich noch selbst per E-Mail Dokumente zuschicken, kann ich im eigenen Umfeld nur bestätigen.
Selbst wenn Onlinespeicher wie iCloud oder Onedrive vorhanden sind, ist Otto Normalverbraucher:in noch immer nicht mit der Nutzung vertraut. Oder aber man traut „der Cloud“ nicht. Es muss also noch einfacher werden oder so voreingestellt sein, dass die Dateien und Dokumente automatisch dort landen und dann auch genutzt werden. Und hier schreibe ich gerade nur von Onlinespeichern, keinen klassischen Content Services wie Box oder Dropbox.
Und ja, in vielen Anwendungsfällen und Unternehmen müssen wir natürlich auch die Frage nach Datenschutz und Compliance stellen. Sollten, ja dürfen Dokumente im privaten Onlinespeicher ablegt oder an die private E-Mail geschickt werden? Sensible, geschäftsrelevante Dokumente aus dem Geschäfts- und Unternehmensumfeld gehören ganz sicher weder in private E-Mail-Postfächer noch auf private Festplatten oder Cloud-Speicher.
[Natürlich gibt es Unternehmen, die es nach dem Bring Your Own Device-Prinzip erlauben, auf privaten Geräten Unternehmendaten zu verarbeiten, aber dann sind diese Geräte in der Regel entsprechend „geschützt“, werden vom Unternehmen über Endpoint Management-Systemen kontrolliert. So etwas muss man als privater Besitzer der Geräte auch wollen und akzeptieren.]
Eine andere von Michael vorgestellte Studie der Aikux.com GmbH hat festgestellt, dass jeder PC-Nutzer in deutschen Unternehmen im Durchschnitt mehr als 20.000 Dateien im Dateisystem lokal und auf Servern abgelegt hat. Davon seien nur 15 Prozent relevant. Beim Rest handele es sich um „Dark Data – das heißt: mit unbekanntem Wert fürs Unternehmen – oder ROT-Data: Also redundant, obsolet oder trivial„. Hinzu kämen noch weitere Dateien, die unstrukturiert in Sharepoint, Cloud-Speichern oder Exchange-Postfächern lägen.
Content Management im Spannungsfeld von Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Automatisierung, Compliance … und Benutzerakzeptanz und -freundlichkeit
Dazu will die schon zitierte Citrix-Studie herausgefunden haben, dass erst 12 Prozent aller Beschäftigten am Arbeitsplatz Content Services wie Box, Dropbox oder SharePoint im Einsatz haben. Für mich erstaunlich, dass so wenige Unternehmen bereits Content Services im Einsatz haben sollen. Doch wesentlich relevanter ist die Erkenntnis, dass diese Systeme und Services durchaus nicht automatisch die Probleme im magischen Spannungsfeld von Collaboration/Zusammenarbeit, Informations- und Wissenssuche, Automatisierung und Compliance lösen:
Zusammenarbeit: Dass Content Services im Einsatz bedeutet nicht, dass dadurch sofort besser zusammengearbeitet wird. Dafür gibt es vielfältige Gründe, die von Benutzerfreundlichkeit über Benutzerfaulheit bis zu fehlendem Verständnis und mangelhafter Schulung reichen. Selbst wenn Anwender Content Services nutzen: Wie viele von Ihnen haben das Thema Versionierung verstanden? In der Regel wird doch die Datei als eigenständiges Dokument Dies_ist_die_Version3.docx gespeichert.
Informationen, Wissen finden: Wäre aus meiner Sicht nicht so schlimm, wenn Inhalte, Wissen vernünftig erschlossen und auffindbar wären. Doch wie geschieht das oder wo ist das der Fall. Wir sind mit in vielen, ja den meisten Anwendungsgebieten mit einer strukturierten Verschlagwortung (dem „Aktenplan“) gescheitert. Selbst eine einfache Verschlagwortung nimmt kaum ein Anwender vor. Und wenn Schlagworte vergeben werden, „passen“ die dann? Maximal werden Ordnerstrukturen, Verzeichnisse mit Unterverzeichnissen angelegt. Kennen wir ja vom Explorer.
Wie findet man also dann Informationen? Systeme zur übergreifenden Suche in Unternehmen (Enterprise Search) sind meiner Wahrnehmung nach noch immer die Ausnahme. Und in großen Unternehmen gibt es alleine für Dokumenten- und Dateiablage verschiedene Töpfe und Systeme, so dass die Suche meist nur in einem der Systeme funktioniert. Der Rest bleibt außen vor. Wie soll dann gar Wissensmanagement funktionieren, das Wissen und Knowhow, das bei Mitarbeitern und im Unternehmen vorhanden ist, erschlossen werden? In Firmen herrscht Corporate Amnesia, wie es Eileen Brown einmal formuliert hat.
In meinem jetzigen beruflichen Umfeld bei Acoustic, dem ehemaligen IBM Watson Marketing, bin ich auch mit dem Thema unter etwas anderer Perspektive befasst. Wie verwalte ich meine Dokumente und Dateien vernünftig, so dass ich sie auf meiner Webseite, in meinen E-Mailings, in Social Media und anderen Kanälen nutzen kann? Dazu ist man dann ein „Headless CMS“ entwickelt, das künstliche Intelligenz zur Verschlagwortung und damit Erschließung der Inhalte einsetzt.
Ich drücke es etwas flapsig aus: „Die künstliche Intelligenz“ schaut sich die Bilder, Videos, Texte, Sprachdateien, Grafiken, die in einem Content Hub gespeichert werden, an und weist passende Schlagworte zu. Über diese Schlagworte kann dann beispielsweise ein Web Content Management-System das richtige Bild auf der Webseite einbinden, das Marketing Automation-Tool die richtige Grafik für den E-Mail-Newsletter ziehen. „Kopflos“ sind diese Content Services also in der Beziehung, dass sie ein Repository, einen intelligenten Topf von Dateien und Daten für andere Systeme zur Verfügung stellen. Ein Ansatz, der vielleicht auch in ganz anderen Einsatzszenarien wie Kundenservice bedenkenswert wäre?
Automatisierung: Vielleicht ist die Nutzung von Dateien und Dokumenten in strukturierten Prozessen, in der Personalarbeit, in Buchführung und Finanzen der Bereich, in dem Dokumentenmanagement noch am besten funktioniert. Die Dokumente sind klar und eindeutig zuzuordnen. Heil Welt!? Doch gibt es sicherlich noch genug Bereiche jenseits des unstrukturierten, kreativen Arbeitens, die in höherem Maße automatisiert werden könnten. Das Thema Kundendienst und -service habe ich oben ja bereits genannt. Automatisierung wird in diesen Bereichen aber wahrscheinlich flexibler sein müssen. Auch hier könnten von künstlicher Intelligenz unterstützte Assistenzsysteme – Stichwort Chatbots – ihren Teil beitragen.
Compliance: Und schließlich sind Content Services beziehungsweise der Umgang mit Dokumenten und Dateien auch noch den unendlichen Weiten der Compliance-Anforderungen ausgesetzt. Nicht erst seit der DSGVO gelten Vorschriften für den Datenschutz oder auch für die vorgeschriebenen Aufbewahrungfristen von Dokumenten oder unterschiedlichsten gesetzlichen Aspekten. Da passen noch immer in E-Mail-Postfächern oder auf privaten Festplatten gespeicherte Dokumente – auch wenn nur ein geringer Bruchteil Compliance-relevant sein sollte – so gar nicht ins Bild.
Lang sind die Zeiten her, in denen ich mich als Marketingverantwortlicher beim ECM- und Archivanbieter FileNet und zuvor im Vertrieb von Dokumentenmanagement-Systemen intensiv mit diesen Themen auseinandergesetzt habe. Heute spielen mehr Devices – Smartphones, Tablets, Notebooks -, andere Architekturen und Technologien – Stichwort Cloud -, deutlich mehr Content-Formate – was wird noch im Bereich Sprache und Video auf uns zukommen? – und auch neue Kommunikationskanäle – z.B. Messenger im privaten und beruflichen Umfeld – eine Rolle.
Content Management: Ich bin über 10 Jahre weg, die Probleme sind geblieben
Jedoch scheinen viele der grundlegenden Herausforderungen im Dokumenten- und Dateimanagement – oder neudeutsch bei den Content Services – geblieben und noch immer nicht maßgeblich vorangetrieben oder gelöst worden zu sein. Auch heute noch kämpfen wir mit der Nutzerakzeptanz, mit verbesserungswürdiger und -fähiger Zusammenarbeit bis zum produktiven Teilen und der wirklich einfachen Erschließung von Informationen und Wissen. Die dicken Bretter werden weiter gebohrt. Ob wir durch neue Bohrer wie künstliche Intelligenz endlich deutlicher vorankommen, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.
Panel auf der DCX 2019 in Berlin: „Content Services and the Challenges of Automation“
Mein Weggefährte Dr. Ulrich Kampffmeyer, mit dem ich seit langen Jahren freundschaftlich verbunden bin, hat mich bekniet und überzeugt am 8. Oktober 2019 in Berlin auf der DCX Digital Content Expo 2019 an einer von ihm moderierten Paneldiskussion unter dem Titel „Content Services and the Challenges of Automation“ teilzunehmen. Ich habe mich erfolglos gewehrt, da Content Services nun seit geraumer Zeit nicht mehr in meinen beruflichen Fokus liegen. Aber in alter Verbundenheit steige ich also in die Bütt und werde mich (in englischer Sprache) Koryphäen wie Prof. Dr.-Ing. Manfred Leisenberg, Professor for Computer Science an der FHM Bielefeld, Drs. Hanns Köhler-Krüner, Managing Vice President, Content, Insight & Legal bei der Gartner Group, und Tim Hood, EMEA Sales Director bei Hyland stellen. Das Panel beginnt um 14:30 Uhr.
Sie waren stets bemüht, die Propheten der modernen Bürokommunikation oder wie man heute neudenglisch sagt, des Digital Workplace. Aber sie, ok, wir, sind bisher weitgehend gescheitert. Das könnte die Quintessenz der vergangenen Jahre sein. Ich möchte das hier – wohl wissentlich, dass der Digital Workplace viel mehr umfasst – an einem Aspekt, dem Thema Dokumentenmanagement fest machen. Noch immer sind lokale Festplatten der Hort des Wissens. Weiterhin werden Dateien und Dokumente als Anhang per E-Mail verschickt. Und die mehr oder weniger kryptische Datei Angebot_ProjectConsult_082017v9.doc bleibt Alltag, denn die wenigsten Anwender haben bis dato verstanden, wie Dokumentenversionen in welchem Tool auch immer erstellt und gepflegt werden.
Es war einmal: Datei speichern unter Docs Open
Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, als ich für meinen damaligen Arbeitgeber Verträge mit amerikanischen Dokumentenmanagement-Anbietern geschlossen habe und wir diese Tools dann in deutschen Markt gebracht haben. Sie waren damals in gewisser Weise revolutionär: Über den Befehl Datei speichern in Programmen wie Word oder Excel konnte man Dateien direkt im DMS ablegen, eigentlich idiotensicher für jeden Anwender. Das war fortschrittliche Bürokommunikation am Personal Computer in Zeiten, in denen fast alle deutsche Anbieter nur an Scannen und Archivieren dachten.
Durchgesetzt haben sich diese Dokumentenmanagement-Systeme dann nicht wirklich. Und das hatte verschiedene Gründe. Microsoft hat mit Sharepoint den Markt besetzt und damit viele DMS-Anbieter platt gemacht. Dass nun Unternehmen unsägliche Farmen von Sharepoint-Servern unterhalten (müssen), sie seit Jahren mit den verschiedenen, meist miteinander wenig kompatiblen Version kämpfen und die Hü- und Hott-Diskussion von Cloud und On Premises latent führen, ist ein anderes Thema.
DMS: Mitarbeiter wurden nicht abgeholt
Aber nein, weder Sharepoint, noch die anderen Systeme, mit denen man Dokumente verwalten kann, sind wirklich schuld. Wir – die Anbieter und Beratungshäuser – sind in zu guten Teilen an Anwendern gescheitert, die es nun einmal gewohnt sind, ihre Datei lokal zu speichern, die kryptischen Namen wie beschrieben zu vergeben und die seit 20 Jahren Dateien als Anhang verschicken. Bis heute haben wir es nicht geschafft, einen nennenswerten Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen von einer vernünftigen (oder das, was wir als vernünftig erachten) Dateiablage zu überzeugen.
Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die angesprochene Gewohnheit ist sicher einer der größten Herausforderungen. Niemand oder nur Wenige ändern gerne ihre Gewohnheit. Wissen und Informationen horten aus Angst vor Job- und Bedeutungsverlust oder um Herrschaftswissen zu besitzen, mag ein anderer Aspekt sein. Mangelhaftes Training und Coaching ist ganz sicher ein weiterer Grund. Nur zu oft schmeissen wir den Anwendern Systeme über den Zaun nach dem Motto „Dann macht halt mal …“.
Traditionelle Systeme zu kompliziert – Apps machen es vor
Und natürlich sind unsere Systeme trotz des Siegeszugs der Apps noch immer zu kompliziert: zu viele Knöpfe und Auswahlmöglichkeiten im Programm oder der App. Erschwerend kommen noch zu viele Optionen, verschiedenste Apps und Programme hinzu, in denen ich Dateien und Dokumente ablegen könnte. Im Unternehmen mag es traditionelle ECM-Systeme von wem auch immer für „Spezialanwendungen“ wie Rechnungsprüfung, Personalakte oder Archivierung geben, meist jedoch weit entfernt davon, von allen Mitarbeitern als Produktivitätswerkzeug genutzt zu werden. Nischenanwendungen? Sharepoint-Farmen und Wildwuchs sind daneben nur zu oft Realität. Enterprise Social Networks wie IBM Connections bieten auch Dokumentenablage (und leider auch die Option, Dateien als Anhang zu speichern). Und dann gibt es noch die Versuchung, Werkzeuge zu nutzen, die wir privat kennen und einfach mal in der Cloud nutzen können: OneDrive, iCloud Drive, Google Drive, Box, Dropbox … Letztere machen es den traditionellen Systemen zumindest in punkto einfache Bedienung vor. Ein Box ist für Otto Normalanwender einfach simpler zu bedienen als ein FileNet P8 und im Cloud-Modell einfach auszurollen. Es überrascht dann eher, dass dies wiederum Vertreter traditioneller ECM-Systeme überrascht.
Trotzdem nein, ich sehe nicht, dass die Cloud und mobile Apps die Problematik wirklich lösen und automatisch den Digital Workplace schaffen werden, auch wenn der eine monopolitisch angehauchte Anbieter, das gerne so haben würde.
Brauchen wir gar einen viel radikaleren Schnitt gerade in der Unternehmens-IT? Dürfen wir die Anwender gar nicht mehr mit Fragen wie Dokumentenablage und Dateianhänge belasten sondern erledigen dies quasi automatisch? Müssen wir Dokumentenmanagement systemseitig erzwingen so dass jede die Datei, die im Unternehmen erstellt wird, automatisch in dem Unternehmens-Repository landet? Dateianhänge versenden geht dann mit der E-Mail-Lösung des Unternehmens gar nicht mehr, denn diese sichert die Datei wiederum automatisch ohne Rückfrage im Repository, sendet lediglich den Link dazu und gibt den Empfängern im E-Mail-Verteiler Zugriff.
Die Anwender haben gar nicht mehr die Option, Ablage und E-Mail-Versand anders zu machen. Keine Qual der Wahl mehr, keine Auswahlmenüs, stattdessen automatisch eine zentrale Dokumentenablage. Zu radikal? Wahrscheinlich. Sicher. Die Zeiten der geschlossenen, abgeschotteten, mittleren Datentechnik und homogenen Systemumgebung holen wir nicht mehr zurück.
Das Internet, Apps, Cloud, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und mobile Geräte sind heute Realität. Trotzdem steht für mich fest, dass wir unsere Systeme radikal vereinfachen und die Komplexität viel stärker von den Anwendern weg nehmen müssen. Nur dann werden wir uns der Vision des Digital Workplace annähern. Ob wir es dann (Enterprise) Content Services statt ECM und DMS nennen? Von mir aus „wurscht“. Für die Akronym-Diskussionen konnte ich eh nie wirklich erwärmen.
Sprachassistenten und KI als Ausweg?
Wie geht es also weiter? „Hi Siri, hallo Alexa, such mir das letzte Besprechungsprotokoll mit Project Consult.“ Werden die neuen mit mehr oder weniger künstlicher Intelligenz ausgestatteten persönlichen Assistenten das Rad der Bürokommunikation neu erfinden? Nein, aber sie können helfen, insbesondere beim Finden von Informationen und Dokumenten. Vielleicht spielt dann die Frage des Ablegens von Inhalten und Dokumenten dann gar keine maßgebliche Rolle mehr.
Doch natürlich gibt es Problembereiche: Die bekannten Assistenten arbeiten gegen die Cloud des jeweiligen Anbieters und speichern dort auch Nutzer- und Anwendungsdaten. Da stellt sich schon die Frage, wie sichergestellt wird, dass Unternehmensdaten Eigentum der jeweiligen Firma oder Institution bleiben. Trotz solcher Bedenken erscheinen mir diese Assistenten nach der jetzt schon etwas zurückliegenden Smartphone-Revolution das höchste Potential zu haben, Büroarbeit und Kommunikation wirklich maßgeblich zu vereinfachen. Sie nehmen Komplexität vom Anwender weg, „Aber … dieser Weg wird kein leichter sein, dieser Weg ist steinig und schwer“.
(Diesen Beitrag habe ich im Original für meinen Weggefährten Dr. Ulrich Kampffmeyer zu dessen 25-jährigen Firmenjubiläum geschrieben und hier leicht modifiziert. Hier die Sammlung der Jubiläumartikel. Stefan Pfeiffer)
