Posts Tagged: ‘sharepoint’

Microsoft Ignite 2020 virtuell

15. September 2020 Posted by Gerda Marx

Im Herbst trifft sich die Microsoft Community virtuell auf der Microsoft Ignite. In der einwöchigen Veranstaltung zeigt Microsoft einen Ausblick auf die aktuellen und kommenden Technologien. Aufgrund der Corona Pandemie hat Microsoft diese Veranstaltung von einer einwöchigen lokalen Veranstaltung auf eine zweitägige virtuelle Veranstaltung umgeplant. Die Microsoft Ignite 2020 wird [...]

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PerSwaysion: Phishing-Attacken auf Top-Manager

9. Juni 2020 Posted by Lyubomir Tulev

Bereits über 150 Unternehmen gehackt

„Jetzt lesen“ – NICHT LESEN!

Heutzutage werden wir von einer noch moderneren und raffinierteren Art gezielter Phishing-Cyberattacken bedroht: PerSwaysion. Wie bei den meisten bekannten Phishing-Angriffen, sollen auch hier Microsoft 365-Anmeldeinformationen gestohlen werden. Betrüger senden dabei E-Mails an ihre ausgesuchten Opfer mit nicht-schädlichem PDF-Anhang, der den Link „Jetzt lesen“ enthält. Der Link führt dann zu Dateien, die auf Microsoft Sway, SharePoint oder OneNote bereitgestellt werden. Diese legitimen Cloud-basierten Inhaltsfreigabe-Services werden absichtlich ausgewählt, um eine Angriffserkennung durch das IDS (Intrusion Detection System) und andere Sicherheitssysteme zu vermeiden. Die PerSwaysion-Attacke zielt hauptsächlich auf Mitglieder des obersten Managements. Inzwischen wurden die Führungskräfte von mehr als 150 Unternehmen gehackt.

Im nächsten Schritt wird dem Opfer eine speziell gestaltete Landingpage des Microsoft Sway/SharePoint-Dienstes vorgelegt. Sie enthält einen „Jetzt lesen“-Link, der zur eigentlichen Phishing-Site weiterleitet. Dort wird der Benutzer aufgefordert, seine E-Mail-Konto-Anmeldeinformationen oder andere vertrauliche Informationen einzugeben.

Sobald diese Daten gestohlen sind, laden die Angreifer als nächstes die E-Mail-Daten der Gehackten mithilfe von IMAP-APIs vom Server herunter. Daraufhin übernehmen sie diese gestohlenen Identitäten, um weitere Personen anzusprechen, die kürzlich E-Mail-Kontakt mit dem aktuellen Opfer hatten und wichtige Funktionen in demselben oder anderen Unternehmen haben.

PerSwaysion

Leichte Opfer

Im Mittelpunkt des Angriffes von PerSwaysion stehen die Nutzer, die alle Sicherheitskontrollen umgehen, in der geschäftlichen Kommunikationsinfrastruktur implementiert sind und so leicht zu Opfern werden können. Das größte Problem ist nicht nur der E-Mail-Datenverlust, sondern auch das entführte Konto, das später vom Angreifer zur Ausführung weiterer Angriffe genutzt werden kann. Zum Beispiel um geschäftliche E-Mails zu kompromittieren, indem dieser Nutzer andere Mitarbeiter anweisen kann, ungewollt betrügerische Aktivitäten durchzuführen.

Es spielt keine Rolle, wie gut die von Ihnen implementierten logischen Kontrollen und Cybersicherheits-Lösungen sind. Keine von ihnen kann ein „vertrauenswürdiges“ gephishtes Mitarbeiter-Konto erkennen und Ihr Unternehmen davor schützen. Es sei denn, Sie überwachen und inspizieren die Aktivitäten eines Mitarbeiters vollständig und vergleichen diese mit bereits eingerichteten Verhaltensvorlagen des jeweiligen Benutzers.

Eine mögliche Lösung könnte sein, die Mitarbeiter zu schulen, um die aktuellen Cyber-Angriffsvektoren zu identifizieren und sie durch ihre automatisierte, auf maschinellen Lernverfahren basierende Anomalie-Erkennung zu unterstützen. Auf diese Weise kann eine sogenannte „Human Layer Security“ gebildet werden. Dies ist der Schlüssel, um Ihre Cybersicherheit widerstandsfähig zu machen.

iQ.Suite 360 – mehrstufiger Schutz für SharePoint

PerSwaysion Wenn Sie Ihre SharePoint-Umgebung durch mehrstufigen Schutz vor Malware mit multiplen Scannern namhafter Premiumhersteller sichern möchten, sollten Sie iQ.Suite 360 einsetzen. Der Schutz der Collaboration-Umgebung wird dabei nicht nur für interne User, sondern auch beim Zugriff durch externe Kommunikationspartner gewährleistet. Ein weiteres Highlight der Lösung ist das zeitgesteuerte Scannen der gesamten SharePoint-Umgebung mit aktuellsten Malware Pattern außerhalb der Arbeitszeiten. iQ.Suite 360 ist eine compliance-konforme, mehrstufige Malware-Schutzlösung für SharePoint, die seit Kurzem von GBS (a BULPROS Company) angeboten wird.

Sind Sie bereits Opfer von Phishing-Attacken geworden? Wie schützen Sie sich vor Cyber-Angriffen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

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Bunte digitale Splitter: Welche Technologien als gefährlich empfunden werden, von notwendiger Sharepoint 10-Migration, dem Börsengang von TeamViewer, Kopfhörern und katastrophaler Modernisierung der Bundes-IT

17. Oktober 2019 Posted by Stefan Pfeiffer

Wieder einige „digitale Splitter“ aus meinem News Reader und meinen Intefressengebieten der vergangenen 14 Tage:

„Welches Haus will sich konsolidieren lassen? Keins natürlich“

Bemerkenswert knackig die Aussagen unser aller Digital-Staatsministerin Dorothee Bär zum Status der Modernisierung der Bundes-IT. Laut Spiegel Online sagte sie, dass der bisherigen Verlauf des Vorhabens „eine Katastrophe“ sei. Ein Grund sei die Rivalität unter den Ministerien und das Ressortprinzip, dass einzelnen Ministerien und Behörden weitgehende Autonomie garantiere:

„Welches Haus will sich konsolidieren lassen? Keins natürlich. Alle glauben, sie können es selber am besten. Können sie natürlich nicht.“

über Bundes-IT: Krisenprojekt wird ein Fall für Olaf Scholz – SPIEGEL ONLINE

Laut Spiegel-Bericht wandert jetzt ein großer Teil der Zuständigkeit für die Modernisierung der Bundes-IT ins Finanzministerium von Olaf Scholz. Ob es dadurch besser wird?

Welche Technologien empfinden „die Amis“ als eher gefährlich und eher nützlich

Es ist „nur“ eine Befragung amerikanischer Konsumenten durch den US-Sicherheitsanbieter Cove und bei uns könnte es anders aussehen. Trotzdem finde ich interessant, welche Technologien „die Amerikaner“ als eher gefährlich, eher nützlich oder sowohl  nützlich wie auch gefährlich ansehen.

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Umfrage der Security Solutions Company Cove unter 1.003 Amerikanerinnen und Amerrikanern – Alle Rechte vorbehalten

SharePoint 10-Anwender sollten dringend über Migration nachdenken

David Roe äußert sich auf CMSWire zur bald notwendigen, unabwendbaren Migration von ShartPoint 2010 – der Extended Support endet im Oktober 2020 – mit dem SharePoint Migration Tool nach SharePoint Online, OneDrive und Microsoft Teams. Ist ja noch Zeit und das Werkzeug ist ja da, oder? Dazu bemerkt David nur:

Easy, right? Well nothing is easy with SharePoint and it is unlikely you will be able to migrate anything without help. Keep in mind the tool can only move „out of the box“ SharePoint sites. In other words, „sites that do not use any coding or third party tools can be migrated.

über Workplace by Facebook Grows, Time to Migrate From SharePoint 2010, More News

Fatal, aber wie es David schreibt, nicht neu. War schon immer so. Man sollte also wirklich als SharePoint 10-Anwender loslegen und sich Gedanken machen, wohin man wie will. David widmet sich dem Thema auch nochmals in einem separaten Beitrag.

Collaboration Number Crunching

Microsoft, Slack und auch Facebook, sie alle schmeißen mit Zahlen um sich, wie viele Anwender sie unterdessen haben. Hier unkommentiert die letzten Angaben:

Ein Porträt von TeamViewer

Und noch eine Lesetipp: Lisa Hegemann hat auf Zeit Online das Unternehmen TeamViewer anlässlich dessen Börsengangs porträtiert. Viele kennen TeamViewer ja als Fernwartungslösung. Was zu Beginn wie ein Hoch auf das Unternehmen und schwäbischen Pioniergeist beginnt, geht dann mit durchaus kritischem Blick auf die Besitzer, Private-Equity-Unternehmen Permira, und die Stimmung sowie Arbeitsüberlastung im Unternehmen weiter. Lesen!

Denn TeamViewer, das ist nicht irgendeine Provinzklitsche, … Sondern ein schwäbisches Technologieunternehmen, das mehr als 230 Millionen Euro Umsatz pro Jahr macht. Das etwa 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Dessen Softwareprogramm auf Millionen Rechnern weltweit läuft. Und das am Mittwoch mit einer Bewertung von 5,25 Milliarden Euro an die Börse gegangen ist. …

Wie jeder Investor will auch die Private-Equity-Gesellschaft ihr investiertes Geld vermehren.

Beim Börsengang deutet sich allerdings an, was daran möglicherweise problematisch sein könnte. Der komplette Erlös aus den verkauften Anteilen geht an Permira – rund zwei Milliarden Euro. Normalerweise sind Börsengänge für ein Unternehmen ein Weg, um neues Kapital für weiteres Wachstum zu sichern. TeamViewer geht dagegen leer aus. Dabei hätte die Firma das Geld nötig – …

über TeamViewer: Ein schwäbisches Digitalwunder | ZEIT ONLINE

Kopfhörer als neue Normalität des 21. Jahrhunderts

Und zum Abschluss noch ein kurzes Zitat des geschätzten Sascha Lobo, der sich mit dem Kopfhörer auseinandersetzt. Hatte man vor Jahren noch den Eindruck, dass das Smartphone quasi am Ohr angetackert ist, so haben diese Rolle unterdessen ganz klar Kopfhörer übernommen. Was gemeinhin noch etwas „strange“ erscheint, könnte zur neuen Normalität werden, meint Sascha.

… in dieser neuen Normalität des 21. Jahrhunderts stehen wir vielleicht kurz vor einer Umkehrung: Kopfhörer zu tragen ist der neue Normalzustand, und manchmal nimmt man sie halt ab.

Kopfhörer sind das Weltbewältigungsinstrument des 21. Jahrhunderts. Sie beamen den Kopf an einen Ort, der besser ist als der Regionalexpress, und sie dienen als allgemeinverständliches Signal: „Ich möchte nicht angesprochen werden“.

über Kopfhörer tragen ist der neue Normalzustand – Kolumne – SPIEGEL ONLINE

(Stefan Pfeiffer)

 

hedersoft ist Mitglied der Major League SharePoint

28. August 2019 Posted by Gerda Marx

Die Major League SharePoint (MLS) ist ein Kompetenzbereich des VOI e.V., in dem sich verschiedenen Softwareanbietern rund um SharePoint und Office 365 zusammenfinden, um Kunden effektive und hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können. Das Miteinander in der MLS hat uns bestärkt, Mitglied zu werden. Es ist nicht nur eine Interessengemeinschaft [...]

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European Collaboration Summit 2019 – hedersoft erstmalig als Sponsor dabei!

20. Mai 2019 Posted by Gerda Marx

Am 27.-29.Mai 2019 öffnet die European Collaboration Summit 2019 (kurz Collabsummit) in Wiesbaden ihre Pforten. Es ist die weltweit größte Microsoft Community-Konferenz, die den Fokus auf moderne Arbeitsplatztechnologien und die digitale Transformation legt. Mehr als 80 Experten aus 21 Ländern von 5 Kontinenten führen durch Sessions, die mit viele Informationen rund [...]

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European Collaboration Summit 2019

28. Januar 2019 Posted by Gerda Marx

Die European Collaboration Summit 2019 (kurz COLLABSUMMIT) ist die weltweit größte Microsoft Community-Konferenz, die den Fokus auf moderne Arbeitsplatztechnologien und die digitale Transfomation legt. Themen wie z.B. Mircosoft 365, Azure, SharePoint und viele andere bilden die Grundlage für die 3-tägige Konferenz vom 27.-29.Mai 2019 in Wiesbaden. Im Jahr 2018 kamen 1605 Teilnehmer aus ganz Europa […]

Neue Studie „Workflow Spezial 2017“ unter Microsoft SharePoint

10. Juli 2017 Posted by Andreas Richter

SharePoint Workflow: Unzufriedene Anwender

SharePoint – Eine strategische Geschäftsplattform

Seit der Einführung des ersten SharePoint Portal Servers sind 16 Jahre vergangen und seit 2001 hat das Produkt eine Wandlung vollzogen: Gestartet als Rüstzeug für die dokumentenbasierte Teamarbeit über ein Tool für Social Business Collaboration bis hin zur Plattform für Workflows und Prozessmanagement hat sich der Schwerpunkt immer wieder verlagert. Für Letzteres liefert Microsoft mit den integrierten SharePoint Workflow-Erweiterungen seit SharePoint 2007 das notwendige Werkzeug.

Dennoch sind die Möglichkeiten dieses Werkzeugs bis heute sehr limitiert, so dass viele Unternehmen entweder eigene Erweiterungen programmieren oder sich im wachsenden Markt an Workflow- und Prozess-Tools nach professionellen Alternativen umsehen. Aber welche Bedürfnisse haben Anwender dabei? Welche Erwartungen stellen sie an die Hersteller? Welche Chancen ergeben sich dabei sowohl für etablierte Anbieter als auch für neue?

Um Antworten auf diese Fragen zu finden, haben wir gemeinsam mit Prof. Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien in Stuttgart, und Wolfgang Miedl vom Fachportal SharePoint 360.de eine Studie aufgesetzt.

Als empirische Grundlage für unsere SharePoint Studie Workflow Spezial 2017 dient eine Anwenderbefragung, die von März bis April 2017 durchgeführt wurde. Insgesamt haben sich daran rund 150 Vertreter aus Unternehmen im deutschsprachigen Raum beteiligt. Die meisten von ihnen waren Entscheider aus den Bereichen IT, Marketing und Geschäftsführung. Der Großteil, nämlich 39 Prozent, ist im Industriesektor heimisch, 10 Prozent gehören dem Handel an und 8 Prozent sind im Bereich öffentliche Einrichtungen angesiedelt. Der Rest verteilt sich weitgehend sich auf die Branchen Dienstleistung, Banken und Versicherungen, Verkehr und Logistik sowie Telekommunikation.

Die Office 365-Cloud ist im Kommen

SharePoint Workflow Microsoft macht Fortschritte, was den Einsatz von Office 365 mit der enthaltenen Kernkomponente SharePoint Online betrifft. 29 Prozent setzen bereits die Cloud-Suite in irgendeiner Form ein. Bei einer ähnlichen Befragung im vergangenen Jahr waren es noch 13 Prozent. Dennoch setzt mit 64 Prozent noch immer ein Großteil der Anwendungsunternehmen auf den Betrieb im eigenen Unternehmen (SharePoint On-Premise).

Der „typische“ Office 365-Nutzer arbeitet übrigens in kleineren Unternehmen: 34 Prozent der Office 365-Nutzer sind in Unternehmen mit einer Größe zwischen 1 und 200 Mitarbeitern angesiedelt.

Fachbereiche bilden Prozesse in SharePoint ab

SharePoint Workflow Workflows und die damit einhergehende Automatisierung von Geschäftsprozessen genießen in Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert. Tatsächlich gaben 56 Prozent der Befragten an, SharePoint Workflow Lösungen im Bereich Workflow-Management bereits zu nutzen, weitere 26 Prozent der Befragten planen dies in der Zukunft. Auffällig ist, dass der IT-Fokus zusehends schwindet und der Nutzung von SharePoint in Fachabteilungen Platz macht. Insbesondere breitet sich SharePoint in den Bereichen Vertrieb (36 Prozent), Einkauf (36 Prozent) und Marketing (33 Prozent) aus.

Datenquelle Drittsysteme

Nun müssen all die Daten, die für die verschiedensten Workflows im Unternehmen bereitgestellt werden, irgendwo herkommen. Unsere Studie deckt dabei auf, dass 34 Prozent der Unternehmen eine Anbindung an externe Drittsysteme benötigen. Die Daten stammen dabei überwiegend aus SAP-Systemen, gefolgt von allgemeinen ERP- und CRM-Anwendungen. Ein weiteres Drittel der Befragten verwendet übrigens ausschließlich Daten, die innerhalb von SharePoint zur Verfügung stehen.

Viel Luft nach oben bei Drittanbieter-Lösungen

Soweit so gut: Die meisten Unternehmen setzen also auf Drittanbieter-Lösungen. Was jedoch die Zufriedenheit mit diesen angeht, sieht es gar nicht rosig aus: Gerade einmal sechs Prozent sind sehr zufrieden mit den derzeit eingesetzten Lösungen. Der Großteil, nämlich 52 Prozent, ist eher mäßig zufrieden bis unzufrieden. Im Markt für Workflow-Lösungen ist also noch deutlich „Luft nach oben“.

Unzufriedenheit mit den von SharePoint bereitgestellten Funktionalitäten

SharePoint Workflow Da drängt sich doch gleich auch die Frage nach der Zufriedenheit mit den standardmäßig verfügbaren Funktionen in Microsoft SharePoint auf. Die Antwort darauf fällt mehr als deutlich aus: 58 Prozent der befragten Anwender sind nicht oder nur teilweise zufrieden mit den Microsoft-eigenen Möglichkeiten.

Wir haben uns daraufhin den Einsatz von Workflow-Tool detaillierter angeschaut und stellen fest, dass mehr als zwei Drittel (71 Prozent) der Anwender eine zusätzliche Software verwenden. Von ihnen begnügen sich 32 Prozent mit den von Microsoft gelieferten Funktionen und fast die Hälfte – 49 Prozent – setzt für die Entwicklung von SharePoint Workflow lieber auf Drittanbieter-Lösungen.

Ganz offensichtlich steht der hohe Einsatzgrad an externen Workflow-Tools auch in Zusammenhang mit der oftmals schwierigen Ressourcen-Situation im Personalbereich: Gut 80 Prozent der Unternehmen setzen weniger als fünf Mitarbeiter im SharePoint-Umfeld ein.

Unternehmen wollen im Bereich Workflow investieren

Dass genügend Potenzial sowohl für etablierte Anbieter als auch innovative Newcomer vorhanden ist, beweist schon die vorhandene Investitionsbereitschaft im Bereich Workflow: 20 Prozent der bereits bestehenden Anwender wollen in den nächsten 12 Monaten mehr als 50.000 Euro im Bereich Workflows investieren. Der überwiegende Teil, 75 Prozent, will bis zu 50.000 Euro in die Hand nehmen.

Berücksichtigt man die Tatsache, dass in letzter Zeit einige neue Anbieter mit innovativen Produkten im Marktsegment Workflow-Tools auftreten, steht ein spannender Wettbewerb bevor. Anwender können dabei eigentlich nur gewinnen: Im wachsenden Produktfeld steigt die Auswahl, und der steigende Wettbewerb wird auch die Marktführer zu mehr Innovation und Produktpflege motivieren.

GBS AppDesigner – Workflow Management leicht gemacht

LesetippMit dem GBS AppDesigner steht Ihnen eine intuitive Lösung zum Workflow-Management zur Verfügung, mit der sich beliebige Geschäftsabläufe einfach modellieren und automatisieren lassen. Damit bekommen Sie die größten Herausforderungen sicher in den Griff!

Fazit

Die Herausforderungen, die im Bereich SharePoint-basierender Workflow-Lösungen existieren, sind im Rahmen der Studie deutlich zutage getreten. So hält sich insbesondere die Zufriedenheit der Anwender mit integrierten Funktionen in Grenzen. Gleichzeitig macht die vorliegende Studie auch deutlich, dass die Unternehmen mit allen momentan gängigen Anwendungen, also auch den Zusatz-Tools von Drittanbietern, Probleme haben und bei den Zufriedenheitswerten insgesamt noch viel Luft nach oben besteht.

Nichtsdestotrotz sind SharePoint Workflow Lösungen auf der SharePoint-Plattform auf dem Vormarsch. Die enorme Verbreitung als Unternehmens- oder Abteilungsportal dürfte in vielen Firmen den Ausschlag geben, auch Workflows darüber abzubilden.

SharePoint Workflow Spezial 2017 – Digitale Transformation mit SharePoint

LesetippHolen Sie sich jetzt Ihr kostenfreies Exemplar der neuen Studie „Workflow Spezial 2017“. Diese will Anwendern unter Microsoft SharePoint und Office 365 mehr Transparenz über Einsatzziele, Nutzung und Markttrends vermitteln.

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[DE] Wird Box Documentum und Microsoft SharePoint ersetzen? Oder braucht es mehr?

13. Juni 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

CIO Kurator

Der Markt für DMS, Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management, File Sharing -man kann sich den Namen aussuchen – ist in Bewegung. Jenseits der allzu beliebten Diskussion, wie das oder welches Kind denn nun heissen soll, gibt es seit geraumer Zeit Anbieter, die den traditionellen Mark aufmischen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Dazu in Kürze hier mehr.

Dropbox ist ein  bekannter Name. Box ein anderer. Die Unternehmen kommen von unterschiedlichen Ausgangspositionen. Dropbox hat im Konsumentenmarkt begonnen. Box hat von Beginn an auf Unternehmen gesetzt. Box scheint auf einem guten Wege zu sein, so die Analyse von Venus Tamturk auf CMS-Connected, und greift traditionelle ECM-Systeme wie IBM, Documentum, OpenText und nicht zuletzt Microsoft Sharepoint an. Der Box CEO Aaron Levie gibt sich kämpferisch:

“We are seeing increasing momentum from customers looking to move to Box and retire the legacy content management solutions over time. For example, in North America, a large financial services…

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SharePoint Workflows unter der Lupe

29. September 2016 Posted by Bernd Hesse

Workflows in SharePoint

Geschäftsprozesse in SharePoint

Workflow ist das Zauberwort, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu automatisieren. Unter SharePoint ermöglichen Workflows bei Dokumenten in Dokumentenbibliotheken bzw. Elementen in Listen eine Businesslogik zu hinterlegen und sie mit Aufgaben und Aktionen zu verbinden.

SharePoint Workflow

Workflows bieten eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten, mit denen die Effizienz und Produktivität im Unternehmen gesteigert werden kann. SharePoint enthält standardmäßig eine Reihe von Built-In Workflows für gängige Businessszenarien:

    • Genehmigung

Eines der prominentesten Beispiele ist der Genehmigungsworkflow, bei dem i.d.R. Dokumente an eine Person/Gruppe zur Genehmigung weitergeleitet werden. So können u.a. Prozesse wie die Lagerentnahme oder Beantragung von Bahnkarten sowie die Verwaltung von Passwörtern, Zertifikaten oder Leasingverträgen automatisiert und effizienter gestaltet werden.

    • Veröffentlichungsgenehmigung

Dieser Workflow ermöglicht das Weiterleiten von Inhalten zur Prüfung & Genehmigung durch dritte Personen. Der Workflow ist speziell für Veröffentlichungswebseiten ausgelegt und ermöglicht die Kontrolle neuer bzw. aktualisierter Inhalte.

    • Feedback sammeln

Dieser Workflow leitet das Dokument an eine Person/Gruppe, trägt das Feedback zusammen und schickt es in gebündelter Form an den Workflow-Initiator.

    • Signaturen sammeln

Bei diesem Workflow werden MS Office Dokumente an eine Gruppe von Personen weitergeleitet, die das Dokument um ihre digitale Signatur ergänzen.

    • Three-state

Dieser Workflow kommt zum Einsatz, wenn eine große Anzahl von Elementen nachverfolgt werden soll, wie es zum Beispiel beim Reklamationsmanagement oder bei Projektaufgaben der Fall ist. So könnten die drei Status bei Projektaufgaben beispielsweise „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ lauten.

Die genannten Workflowarten adressieren sehr gängige Einsatzszenarien und simple Prozessschritte. Sollen jedoch weitere Anpassungen daran vorgenommen werden bzw. auf das eigene Unternehmen zugeschnittene Workflows gestaltet werden, empfiehlt sich die Verwendung von benutzerdefinierten Workflows. Bei deren Erstellung entscheiden sich viele Unternehmen für den Einsatz des SharePoint Workflow Designers aus dem Hause Microsoft.
Der SharePoint Workflow Designer ist eine Built-In Workflowlösung von Microsoft. Die Software ermöglicht dem Fachanwender mit entsprechender Berechtigung einfache Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Die Stärken des SharePoint Workflow Designers

1. Schnelle Workflowerstellung

Zum Erstellen von Workflows hat Microsoft einen textbasierten Workflow-Editor zur Verfügung gestellt. Das System ähnelt dem Regelwerk, das viele Anwender schon aus Outlook kennen. Die vorgefertigten Workflow-Aktionen und -Regeln müssen nur noch nach Bedarf ergänzt und personalisiert werden. Im Ergebnis können einfache Aufgaben relativ schnell als Workflows modelliert und automatisiert werden. Eine Kurzübersicht der auswählbaren Workflowaktionen finden Sie hier.

SharePoint Workflow Designer

2. Integration von Webservices

Der Workflow Designer ermöglicht Anwendern bestimmte Webservices einzubinden. Dadurch wird die Verwendung der Daten aus Third-Party Websites und CRM-Systemen in SharePoint möglich. Die Funktionalitäten vereinfachen die Anreicherung der SharePoint-Daten und -Listen um externe Daten. Optional kann im Anschluss ein Export der zusammengeführten Daten in z.B. das CRM-System durchgeführt werden.

3. Workflows wiederholen mit Loops

Mithilfe des Workflow Designers kann man Workflowaufgaben wiederholt ablaufen lassen, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt wird. Z.B. kann festgelegt werden, dass eine automatische Benachrichtigung an den Innendienst-Verteiler gesendet wird, wenn die Datei „Bestellung.pdf“ im Ordner „XY“ auftaucht.

4. Kostenlose Nutzung

Ein weiterer Vorteil, der von vielen Unternehmen als ausschlaggebendes Entscheidungskriterium angesehen wird, ist der Preis. Der Workflow Designer ist als Built-In Komponente in SharePoint kostenfrei enthalten. Doch die Kosten sind nicht alles, was Anwender bei der Wahl für eine Lösung zum Workflowmanagement genauer unter die Lupe nehmen sollten. Denn eine hakelige Bedienung oder mangelnde Funktionalitäten können aus dem vermeintlichen Schnäppchen schnell einen Kostentreiber machen, unter dem zusätzlich die Produktivität der Anwender leidet.

Werfen wir also einen genaueren Blick auf die Limitierungen des SharePoint Workflow Designers.

Die Grenzen des SharePoint Workflow Designers

1. Keine Unterstützung komplexer Workflows

Im Workflow Designer ermöglichen die vorgefertigten Aktionen dem User einfache Workflows zu erstellen. Falls diese die geschäftsspezifischen Anforderungen auf Grund ihrer Komplexität nicht erfüllen können, führt ein möglicher Weg über das kostenpflichtige Tool Microsoft Visual Studio, mit dessen Hilfe die Funktionalitäten des Workflows durch Custom Actions erweitert werden können. Microsoft Visual Studio adressiert hier nicht den Fachanwender, sondern die IT-Abteilung, da fundierte Programmierkenntnisse vorausgesetzt werden.

2. Keine grafische Design-Oberfläche

Bei der Erstellung von Geschäftsprozessen mit Hilfe des SharePoint Workflow Designers muss auf den Einsatz einer grafischen Modellierungsoberfläche verzichtet werden. Das regelbasiertes Modellierungs-Tool, welches anfangs als Vorteil gesehen werden kann, wird schnell zum Nachteil, wenn es darum geht komplizierte Geschäftsabläufe mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen und Nebenprozessen zu automatisieren. Hier empfiehlt sich der Einsatz alternativer Workflowlösungen wie dem GBS AppDesigner.

3. Keine Rückgabe an vorherigen Bearbeiter

Im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass Dokumente ungültig ausgefüllt wurden, Bestellungen unvollständig ankommen oder aus irgendeinem Grund Dokumente zur Überarbeitung an den vorherigen Bearbeiter zurückgeschickt werden sollen. Dies ist mit dem Workflow Designer leider nicht möglich.

4. Keine direkte Delegation von Workflow-Aufgaben bei Abwesenheit

Unabhängig von Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter müssen die Geschäftsprozesse kontinuierlich weiterlaufen. Deshalb ist es sehr wichtig, ein klares Vertretungssystem zu definieren. Im Fall der Abwesenheit bietet SharePoint Workflow Designer leider keine direkte automatische Weiterleitung der Aufgaben an die entsprechenden Vertretungen.

5. Lokale Installation notwendig

Um die vollständige Funktionalität von SharePoint Workflow Designer 2013 genießen zu können, muss das Tool auf dem Endgerät des Benutzers installiert werden. Dies hat zur Folge, dass der Benutzer auf einem fremden Gerät ohne installierter Software keine Workflows erstellen kann. Dies schränkt die mobile Nutzung des Workflow Designers empfindlich ein. Die Pflege lokaler Software ist darüber hinaus mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

6. Die Alternativen

Der Markt für Workflowmanagement-Lösungen unter Microsoft SharePoint ist vielfältig. Neben den bekannten Platzhirschen gibt es neue, innovative Lösungen, die auf eine intuitive Benutzeroberfläche setzen und die Grenzen des integrierten SharePoint Workflow Designers überwinden.

Workflows in SharePoints erstellen

Ein Beispiel dafür ist der GBS AppDesigner, welcher als Provider-hosted Add-In eine unmittelbare SharePoint Integration erlaubt. Komplexe Formulare oder Workflows können von Anwendern ohne Programmierkenntnisse gestaltet werden. Eine lokale Installation oder aufwändige Schulung entfällt.

Fazit

Der SharePoint Workflow Designer ist für die schnelle Digitalisierung einfacher Geschäftsabläufe geeignet. Bei komplexeren und mehrstufigen Prozessen führt jedoch kein Weg am Einsatz einer leistungsfähigeren Drittlösung vorbei. Der Markt bietet hier ausreichend Alternativen, die den Ansprüchen von Unternehmen jedweder Couleur gerecht werden.

SharePoint 2016: Schnelle, intelligente Team- und Projektarbeit

LesetippIn diesem Artikel über Microsoft SharePoint 2016 beschreibt Martin Rosenberg, IT-Architekt und Collaboration Strategist, wie erfolgreiche Team- und Projektarbeiten innerhalb des Unternehmens und über Firmengrenzen hinweg spielend funktionierten.

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SharePoint 2016: Schnelle, intelligente Team- und Projektarbeit

15. September 2016 Posted by Martin Rosenberg

SharePoint 2016 Banner - Teil 2

SharePoint Online Apps – Teamarbeit über Firmengrenzen hinweg

SharePoint Online Apps mit neuen Funktionen

Microsoft hat parallel zu SharePoint 2016 ein Feuerwerk an komplementären Technologien und Tools vorangetrieben und für die Nutzung in Verbindung mit SharePoint weiterentwickelt. Hier sind insbesondere folgende SharePoint Online Apps zu nennen: Office 365 Groups, MS Planner, Gigjam, PowerApp, Flow, Sway, OneNote, OneDrive, SharePoint Mailbox aber auch Services wie Translator, Delve und Video Portal.

Insgesamt versprechen diese Tools eine erhebliche Stärkung des SharePoint bzw. Office 365 Ökosystems. Dies gilt umso mehr, als dass einige der Tools durch vorbereitete Konnektoren eine hohe Reichweite haben. Sie schaffen die Möglichkeit, SharePoint mit anderen Services wie z.B. Salesforce und Twitter oder auch mit traditionellen On Premise Lösungen zu verbinden.
Viele dieser Tools sind aktuell Previews. Die Anzahl der Konnektoren und teilweise auch der Funktionen wird noch zunehmen. Die Erweiterungen stellen zweifellos Usability-Meilensteine dar bei Themen wie:

    • Ad-hoc Collaboration
    • Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg
    • SharePoint/Office 365 Integration
    • Applikationsverzahnung
    • No-Code-Solution & PowerUser Lösungen

Die neuen Ansätze ermöglichen es, dass Mitarbeiter in Fachabteilungen mit sehr geringem Aufwand erhebliche Produktivitätsgewinne erzielen können. Sei es durch einfache Teilautomatisierungen, schnelles Erstellen von vorstrukturierten Team- und Projekträumen oder durch verbesserte dynamische Portal-, Sprach- und Assistenzservices. Die Ansätze machen Lust auf mehr. Ich vermute, dass mit SharePoint 2016 bzw. Office 365 ein erheblicher Impuls auf kollaborative Techniken bzw. auf die Art ausgeübt wird, wie Unternehmen zukünftig im Office Umfeld arbeiten werden.

Die wichtigsten SharePoint Online Apps kurz vorgestellt:

Office 365 Group

Bei Office 365 Group handelt es sich im Grunde um eine Erneuerung und Erweiterung rund um das Thema Gruppe oder Team. Aufgabe dieser Applikation ist, einen Teamspace mit allen typischen Kernfunktionen im Handumdrehen anzulegen. Mitglieder sollen spielend einfach hinzugefügt und Teamarbeit schnell begonnen werden. Der Ansatz ist in die vorhandene klassische Mail-Infrastruktur direkt integriert.

SharePoint Online App

Mit Office 365 Group ist es möglich:

    • E-Mails direkt einem Team zuzusenden oder aus der eigenen Mailbox in den Teamkontext zu überführen. So steht die Korrespondenz des Teams jedem Teammitglied zur Verfügung. Dies ermöglicht es, den Personen die neu dazu gekommen sind, sich einfach einzuarbeiten und auf den aktuellen Stand zu bringen.
    • Einen Teamkalender zu nutzen.
    • Mit Hilfe der integrierten SharePoint Dokumenten Bibliothek (aktuell noch nur OneDrive) Anhänge abzulegen und Dokumente mit Versionierung usw. als Team zu bearbeiten.
    • Notizen und ähnliches in einem gemeinsamen OneNote (Notizbuch) abzulegen.
    • Die Verbindung zu teamrelevanten Diensten. Dadurch können Mitglieder im Teamkontext z.B. auf bestimmte Geschäftsereignisse hingewiesen werden.
SharePoint Online App

Office 365 Group ist letztlich auch ein Beispiel dafür, wie zukünftig aus dem Bündeln und Orchestrieren einzelner Services ein effizientes Paket bereitgestellt werden kann, das die jeweiligen Office Aktivitäten unterstützt.

SharePoint Mailbox

SharePoint Mailbox stellt im Grunde eine Teilfunktion von Office 365 Group dar. Mit Hilfe dieser SharePoint Online App ist es möglich, einen SharePoint Raum um einen Exchange basierten Mail-In zu erweitern.

SharePoint Online App

MS Planner

Während bei Office 365 Group das Team im Zentrum steht, fokussiert der MS Planner das leichtgewichtige Projekt. Bei MS Planner geht es nicht darum, MS Projekt oder gar dem Projektserver Konkurrenz zu machen. Es geht vielmehr darum, einfache kleine Projekte durch eine ad-hoc bereitgestellte Umgebung im Team schnell und einfach abarbeiten zu können. MS Planner stellt eine Weiterentwicklung eines SharePoint Project Spaces dar. Im Ergebnis erhält man eine Task-zentrierte kleine Webapplikation, die frontendseitig in Office 365 integriert ist. Auch bei dieser Applikation handelt es sich um einen Preview. Eine weitere Integration in SharePoint und Outlook/Exchange z.B. mit Office 365 Group, lässt sich jetzt schon erkennen und wird wohl in absehbarer Zeit vertieft.

Sway/OneNote

Hinter Sway und OneNote verbergen sich zwei voneinander unabhängige neue Ansätze, die sich mit der Weiterentwicklung des Verhaltens von Richtext Bereichen beschäftigen.

Der Fokus von Sway richtet sich dabei auf WYSIWYW also auf „What You See Is What You Want“ und löst damit das Konzept WYSIWYG „What You Is What You Get“ ab bzw. ergänzt diesen situativ. Der Mehrwert des neuen Ansatzes von Sway können Sie insbesondere beim responsiven Design sehen. Durch die Vielzahl der verschiedenen Auflösungs- und auch Devicegrößen hat sich das digitale Computerprogramm-Layout von einem fixen physischen Format entkoppelt. Inhalte sollten auf einem Handy anders dargestellt werden als auf einem kleinen Tablet und dort wiederum anders als auf einem Notebook. Sway ist einerseits beeinflusst von PowerPoint als Präsentationsoberfläche, andererseits aber stärker von der Folien-Logik entfernt und näher dran an der Funktion von „Inhalts“ Webseiten.

Parallel dazu entwickelt sich auch die neue „Page“ von SharePoint, d.h. sie scheint sich zunehmend Sway anzunähern. Zentrale Ziele dabei sind ein responsives Design und eine bessere Integration von „lebendigen“ Inhalten in eine adäquate Darstellung. Die Ähnlichkeit ist z.B. jetzt bereits beim Blog Template von SharePoint 2016 offensichtlich.
OneNote ist als replizierendes Notizbuch ein Konkurrenzprodukt zu z.B. Evernote. In den letzten Jahren wurde an der Browser- und SharePoint-Integration intensiv gearbeitet. Wie Sie in der Roadmap sehen können, steht die Anreicherung aktiver Inhalte in Sway und OneNote ebenso auf der Agenda wie die Interaktion zwischen Sway und OneNote.

SharePoint Online App
SharePoint Online App

Translator

Der Microsoft Translator kann als Service einfach aufgerufen und mit SharePoint Daten verzahnt werden. Die Daten werden dann automatisch in eine andere Sprache übersetzt und können auf Wunsch auch vorgelesen werden. Der Service existiert schon länger, aktuell wird aber die Benutzung aus Office 365 heraus massiv vereinfacht.

Fazit

Microsoft führt seine verschiedenen serverbasierten Office Dienste wie Mail, SharePoint und Unified Communication zu einer integrierten Servicelandschaft zusammen. Diese werden durch einen Ring hochwertiger und ergänzender Services zusätzlich aufgewertet. Darüber hinaus ermöglicht Microsoft Vorlagen und Lösungen einfach zu erstellen und mit Dritten zu teilen. Und das sowohl auf der Ebene der PowerUser, der professionellen Entwickler und nicht zuletzt über ein Shopsystem auch mit Anbietern dieses Ökosystems. Das Produkt ist ohne Frage auf die Themen Shared Economy, Cloud, Mobile und No-Code-Solution ausgerichtet.

Ausblick

Im nächsten Beitrag werde ich insbesondere auf die neuen Einsatzszenarien für PowerUser im Bereich der No-Code-Solution und auf die Bedeutung der einfachen Erweiterungsmöglichkeiten im Detail eingehen.

SharePoint 2016 – Neuerungen im Fokus

LesetippMicrosoft SharePoint 2016 ist sicherer und leistungsfähiger geworden. Martin Rosenberg, IT-Architekt und Collaboration Strategist analysiert in diesem Artikel die zentralen Weiterentwickungen und berichtet viel Positives.

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Anwenderstudie: So wird SharePoint in deutschen Unternehmen genutzt

16. August 2016 Posted by Bernd Hesse

SharePoint Anwenderstudie 2016

Was kann SharePoint?

Der Einsatz von Microsoft SharePoint gewinnt seit 15 Jahren immer mehr an Bedeutung. Die Microsoft Plattform glänzt vor allem durch hohe Flexibilität bei der Integration mit anderen Lösungen und wird in Unternehmen für viele Zwecke – vom Dokumenten-Management bis zu Social Collaboration – eingesetzt.

Jetzt liefert die neue SharePoint Anwenderstudie 2016 Informationen über den Einsatz, die Zufriedenheit und Benutzerfreundlichkeit in der Praxis. Sie zeigt Potenziale für die Zusammenarbeit, für Portale und Digital Workplaces auf, trifft Aussagen über Dokumentenmanagement, Usability, Social Business, die Integration von Geschäftsanwendungen bis hin zu Projektvorgehen sowie Betrieb und sie offenbart auch ein paar Schwächen. Das Tolle dabei aber ist: Die Initiatoren der SharePoint Multiclient Studie – ein Gemeinschaftsprojekt der Hochschule der Medien Stuttgart und SharePoint360.de – haben über 300 Unternehmen im deutschsprachigen Raum befragt! So können wir uns ein realistisches Bild vom Einsatz von SharePoint und Office 365 in Unternehmen der D-A-CH-Region machen!

Wir haben die Kernaussagen der neuen SharePoint Anwenderstudie – immerhin 110 Seiten dick – inklusive Vor- und Nachteile beim Einsatz von SharePoint für unseren heutigen Blogartikel zusammengefasst.

SharePoint-Server schlägt Einsatz in der Cloud

Einsatz von SharePoint 65 Prozent aller befragten Unternehmen realisieren SharePoint als klassische Installation im Unternehmen, wohingegen lediglich 17 Prozent SharePoint aus der Cloud beziehen. Weitere 17 Prozent kombinieren beide Lösungen zu einem hybriden Ansatz aus intern und extern gehosteten Instanzen. Es dürfte spannend sein zu beobachten, wie sich dieses Verhältnis zukünftig entwickelt und ob der Cloud-Anteil steigt.

SharePoint 2013 überholt SharePoint 2010

Einsatz von SharePoint Über 59 Prozent der befragten Unternehmen nutzen SharePoint 2013. Damit übertrifft diese Version erstmals den Vorgänger SharePoint 2010, der auf 39 Prozent abgerutscht ist (letztes Jahr lag der Wert noch bei 61 Prozent). SharePoint Online/Office 365 verwenden schon 15 Prozent und die soeben erst erschienene Version 2016 war zum Zeitpunkt der Datenerhebung als Beta bereits bei 1,6 Prozent in Betrieb.

Im Einsatz von SharePoint – Die Favoriten: Dokumentenmanagement, TeamSite und Suche

SharePoint zeichnet sich durch eine Vielzahl an Funktionalitäten aus – und trotzdem gibt es die ein oder andere Paradedisziplin. Ganz vorn dabei und wenig überraschend ist das Dokumentenmanagement, das 95 Prozent aller Befragten nutzen. Ein Großteil von ihnen, 81 Prozent, ist damit übrigens auch zufrieden. 89 Prozent nutzen TeamSites und sind damit im Großen und Ganzen auch zufrieden (78 Prozent). Die SharePoint Funktionen „Suche“ und „Projekt Websites“ erfreuen sich ebenfalls mit einem Nutzungsgrad von 89 und 83 Prozent großer Beliebtheit. Zufrieden mit den beiden Funktionen sind 68 bzw. 67 Prozent.

Zusatzfunktionen MySite und OneDrive mit Akzeptanzproblemen

Überraschend gering ist die Akzeptanz der Dropbox-Alternative OneDrive for Business. Die Idee von Microsoft, der Collaboration Plattform dieselben Funktionen wie die bei Mitarbeitern beliebten Dropbox – nur eben in kontrollierter Unternehmensumgebung – zu verleihen, kommt nur bei 42 Prozent der Befragten an. Und von denen sind gerade einmal 29 Prozent zufrieden mit der Funktion. Luft nach oben hat auch die MySite. Die SharePoint-Funktion, die Mitarbeiter bei ihrer internen Vernetzung unterstützen soll, wird bislang nur von 64 Prozent akzeptiert – zufrieden sind weniger als die Hälfte der Nutzer (46 Prozent).

Das Sorgenkind: Nachbesserungsbedarf bei der Benutzerfreundlichkeit

Einsatz von SharePoint Seit jeher die große Schwäche von SharePoint ist die Benutzerfreundlichkeit. Nur 57 Prozent zeigen sich mit der Bedienung und Navigation insgesamt zufrieden, davon sind lediglich 5 Prozent sehr zufrieden. Immerhin ist das im Vergleich zur Vorjahresstudie eine Steigerung: Damals zeigten sich nur 50 Prozent der Nutzer von der Bedienung begeistert. Aber zurück zur aktuellen Studie: Bemängelt wird neben der inkonsistenten Bedienung hauptsächlich der Umgang mit Dokumenten und Nachrichten. Hier hakt es noch in der Interaktion mit Desktop-Anwendungen. Ganze 10 Prozent bezeichnen die Benutzerfreundlichkeit übrigens als mangelhaft.

Luft nach oben: Workflows und Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen, immerhin 60 Prozent, nutzen SharePoint, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Jedoch hält sich die Zufriedenheit der Anwender in Grenzen: So gaben 12 Prozent an, dass Ihnen die Workflow-Funktionalität zusagt, wohingegen 88 Prozent nicht ausreichend oder nur teilweise ausreichend angaben.

Hier setzen Drittanbieterlösungen wie der GBS AppDesigner an, welche es erlauben Workflows intuitiv via Drag & Drop zu modellieren und resultierende Geschäftsabläufe zu automatisieren. Dadurch lassen sich häufige Anwendungsszenarien aus Fachabteilungen – wie Vertrieb (Angebotsmanagement), Einkauf (Bestellmanagement) oder Service (Reklamationsmanagement) – sinnvoll unterstützen. Eine Aussage, die ebenfalls durch die Studie gestützt wird.

Anpassungen im Erscheinungsbild erwünscht

SharePoint Projekte sollen im eigenen Corporate Design glänzen: Nur 13 Prozent belassen das optische Erscheinungsbild im Auslieferungszustand. Dagegen führen 60 Prozent der befragten Unternehmen grundlegende Anpassungen im Design durch: Ein eingebettetes Logo oder die Nutzeroberfläche in den Firmenfarben erhöht eben einfach die Akzeptanz der Collaboration Plattform. Immerhin sind auch 28 Prozent bereit, mehr Geld für umfangreichere Modifikationen zu investieren und SharePoint optisch wie funktional in der firmeneigenen Corporate Identity erstrahlen zu lassen.

Geringe Nutzung auf mobilen Endgeräten

Einsatz von SharePoint Die Collaboration Plattform findet Einsatz als typisches Intranet-System. Kaum verwunderlich ist es deshalb, dass die Zugriffe über Desktop-Rechner und Laptop mit jeweils 95 und 91 Prozent deutlich gegenüber denen von Tablet oder Smartphone mit 58 und 42 Prozent dominieren. Allerdings erhielt SharePoint auch erst mit seiner 2013er Version ein mobilfähiges Design. Es bleibt also abzuwarten, wie sich im kommenden Jahr die mobile Nutzung verändern wird.

Zurückhaltung beim Thema Social Collaboration

Einsatz von SharePoint Social Collaboration ist zwar eines der IT-Trend Themen, findet aber im deutschsprachigen Raum nur verhaltene Zustimmung. Derartige Tools nutzen laut Studie derzeit gerade einmal 30 Prozent, immerhin planen weitere 27 Prozent Collaboration Tools einzusetzen. Dass aber ein Bedarf an Social Business Plattformen vorhanden ist, zeigen die Antworten auf die Frage nach ihrer Nutzung: Die Funktionen werden von den aktuellen Studienteilnehmern hauptsächlich zur besseren Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter (77 Prozent) sowie zur Verringerung des E-Mails Aufkommens (58 Prozent) genutzt.

Insbesondere IT-Verantwortliche betrachten Social Collaboration jedoch auch kritisch: Gefragt nach dem geschäftlichen Nutzen, fehlt dieser 54 Prozent der Befragten und 50 Prozent befürchten gar ein Wachstum von Informationsmüll.

(K)eine Frage des Budgets?

Nutzbringend ist SharePoint natürlich nur, wenn die Plattform vollumfänglich in die vorhandene Unternehmensinfrastruktur integriert wird. Für diese Integration stellen 48 Prozent der Befragten Budget bereit. Mehr als die Hälfte (55 Prozent) nimmt für die Umsetzung externe Dienstleister in Anspruch, von denen Dreiviertel die Hilfe von IT-Beratungsunternehmen und nur 20 Prozent freie IT-Berater um Hilfe bitten. Bei der Frage nach der Investition in Lizenzen, gaben 44 Prozent an, diese bereits getätigt zu haben, während weitere 25 Prozent keine Investitionen planen. Um es auf den Punkt zu bringen: Das sind fast 70 Prozent der Befragten, die keine weiteren Ausgaben für Software-Lizenzen planen! Nur ein knappes Drittel (30 Prozent) sieht hier Bedarf. Während also Budgets für Wartung und Integration durchaus vorhanden oder freigemacht werden, wird kein Geld mehr für Lizenzen bereitgestellt.

Gerüstet für die Zukunft?

Einsatz von SharePoint Die gute Nachricht zuerst: 90 Prozent der befragten Anwender sehen sich im Umfeld von SharePoint sehr gut für die Zukunft gerüstet – auf technischer Seite zumindest. Denn 33 Prozent sehen sich eher schlecht für den organisatorischen Betrieb von SharePoint gerüstet. Defizite sehen die Studienteilnehmer auch in Sachen Finanzen und Qualität der Mitarbeiter: Mit jeweils knapp 30 Prozent sehen sie sich hier eher schlecht gerüstet.

Funktional und vernetzt Arbeiten: Strategische Ziele

88 Prozent der Befragten wollen mit dem Einsatz von SharePoint ihre funktionalen Ziele, wie die Dokumentenablage und Projekträume verbessern. Daneben stehen auch die Möglichkeit des vernetzten Arbeitens (83 Prozent) und Prozessverbesserungen (73 Prozent) ganz weit oben auf der Prioritätenliste, wenn es um die strategischen Ziele des SharePoint-Einsatzes geht. Weit abgeschlagen auf Rang 5 landet die Digitalisierung – nur 39 Prozent sehen SharePoint dafür als Basis.

Unser Fazit

Die Studie liefert uns einige wichtige Erkenntnisse: Unternehmen betrachten die Microsoft Plattform nicht nur als File-Server-Ersatz oder als Intranet-Portal. Die Anforderungen und Bedürfnisse an ein Intranet-System, die Office-Zusammenarbeit und IT-gestützte Geschäftsprozesse erfüllt Microsoft SharePoint geschickt. Glückwunsch!

Die Digitale Transformation findet als DAS Trendthema kaum Anklang bei Unternehmen. Nur 39 Prozent benennen die Digitale Transformation als Ziel des SharePoint Einsatzes – wohingegen die Prioritäten ganz klar auf zentralen Punkten wie die Verbesserung der Prozesse und rein funktionalen Zielen liegen. Baustellen tun sich auch an anderer Stelle auf: An der Attraktivität für Endgeräte sowie der Benutzerfreundlichkeit muss Microsoft noch arbeiten – hier ist noch ordentlich Luft nach oben. Und Akzeptanzprobleme einiger Funktionen müssen genauso noch gelöst werden, wie eine klare Strategie mit den Social.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie bitte hier die 14-seitige kostenlose Kurzfassung der SharePoint Anwenderstudie 2016 mit allen zentralen Erkenntnissen herunter.

SharePoint 2016: Neuerungen im Fokus

LesetippIn diesem Artikel analysiert Martin Rosenberg, IT-Architekt und Collaboration Strategist, die zentralen Weiterentwicklungen in Microsoft SharePoint 2016 und berichtet viel Positives.

Der Beitrag Anwenderstudie: So wird SharePoint in deutschen Unternehmen genutzt erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Security, Collaboration & Co.

SharePoint 2016 – Neuerungen im Fokus

22. Juli 2016 Posted by Martin Rosenberg

Microsoft SharePoint 2016: Zentrale Weiterentwicklungen

We are continuing to advance SharePoint, OneDrive and the entire Office 365 service in ways that make productivity even more collaborative, intelligent, mobile and trustworthy – Satya Nadella

Seit kurzem ist SharePoint 2016 auf dem Markt. Microsoft hat massiv in diese Technologie als Kernelement ihrer Collaboration- und Office-Strategie investiert und zugleich das Zusammenwachsen ihrer Cloud Services insbesondere Exchange Online und SharePoint Online vorangetrieben. SharePoint ist eine der zentralen Komponenten von Microsoft Office und genießt uneingeschränkte Unterstützung durch den Hersteller.

Dieser Releasewechsel unterscheidet sich insofern erheblich vom Wechsel SharePoint 2010 zu SharePoint 2013, da sich Microsoft vom reinen Softwarehersteller zum Cloudbetreiber entwickelt und die damit zusammenhängenden neuen Ansätze erstmals in den Mittelpunkt rückt.

 

Neue Ansätze

  • Fokus auf In Place Updates
  • Vermeiden von Altdaten-Transformationen im Zusammenhang mit dem Update
  • Minimierung von Betriebskosten und Updatekosten
  • „continuous updates“

Insgesamt versprechen die Ansätze, dass die Updates künftig mit geringerem Aufwand und Risiko ausgerollt werden dürften.

SharePoint 2016 Der Ansatz „continuous updates“ wird gut durch die Office 365 Roadmap illustriert. Als Folge beständiger Neuerungen – sozusagen Neuerungen in kleinen Häppchen – werden einerseits neue Funktionen zeitnah bereitgestellt. Andererseits befindet sich das System auch in einem permanenten Umbruch, bestehend aus einer Mischung von älteren und neueren Komponenten.

 

Microsofts Themen und Ziele des neuen Releases

  • Mobile First – bedeutet eine besondere Berücksichtigung von Mobile Devices, z.B. Responsive Design, Touch optimierte Oberflächen, Apps um Mobile Devices mit den Diensten zu verbinden.
  • Cloud First – Priorisierung und Fokussierung auf die Bereitstellung neuer Dienste in der Cloud und der nachrangigen Bedienung von On-Premise Lösungen.
  • Hybrid Solutions – im Cloud Kontext sind viele rechtliche Fragen noch nicht abschließend geklärt bzw. es fehlen valide Erfahrungswerte bzgl. spezifischer Risiken (Vendor Lockin, Hacking, usw.). Insbesondere Wirtschaftsspionage auch mit Unterstützung staatlicher Geheimdienste bereiten hier Sorgen. Mithilfe von hybriden Lösungen, bei denen Cloud und on premise Umgebung möglichst gut miteinander interagieren, soll ein Parallelbetrieb unterstützt und eine weiche Migrations- und Transformationssphase ermöglicht werden.
  • Compliance & Legal – besserer Schutz von Inhalten vor Löschung usw.
  • Ready-to-Go Portals – Auf die Volltextsuche aufsetzende Search-Driven Apps mit attraktiven und responsive Frontends ermöglichen das schnelle Bereitstellen und Nutzen von Inhalten durch die Anwender. Dazu korrespondierend hat sich auch die Suche weiterentwickelt.
  • Enrichment of SharePoint Ecosystem – Dies wird insbesondere durch ein neues SharePoint Framework als Technology Plattform und durch Lösungen wie Powerapps und Flow vorangetrieben.

Sie können über das Thema in dem offiziellen Microsoft Office Blog mehr erfahren.

 

Vier Gruppen profitieren

SharePoint 2016 hat einige Verbesserungen erfahren, um insbesondere für vier Gruppen erheblich an Attraktivität und Popularität zu gewinnen.

  • Der Normale Anwender: Dieser wird besser bei der Kollaboration und bei der Arbeit mit Office Dokumenten unterstützt
  • Eco System Partner: Die Möglichkeiten für professionelle Softwareanbieter SharePoint-Erweiterungen schnell und einfach zu entwickeln, haben sich erheblich verbessert. Neben der weiteren Verbreitung der Technologie wird dadurch die Grundlage für ein florierendes SharePoint Ökosystem geschaffen.
  • Power User (Selfadministration): Verschiedene Aspekte des sich Organisierens können zukünftig noch besser durch Poweruser aus den jeweiligen Fachbereichen erfolgen.
  • Power User (No Code Developer): Konsequente Weiterentwicklung der Möglichkeiten, um Lösungen schnell und mit minimalen Aufwand durch Poweruser erstellen, die auf vorhandenen Strukturen und Daten aufbauen.

Ein Bereich, der noch immer vernachlässigt wird, ist das Thema Workflows bzw. Prozesse. Unternehmen, die Geschäftsprozesse in SharePoint abbilden möchten, sehen sich noch immer mit zahlreichen Limitierungen konfrontiert – beginnend bei der Usability bis hin zur Integration mit 3rd Party Systemen oder Mobilgeräten. Lösungen, wie der GBS AppDesigner können hier Unternehmen unterstützen, indem Sie eine intuitive Umgebung zum Workflowmanagement bereitstellen. Dadurch lassen sich Geschäftsprozesse und –anwendungen leicht erstellen und direkt im Kontext von SharePoint nutzen.

 

Verbessertes Nutzererlebnis – endlich Kacheln

Das Organisieren von Applikationen mittels Kacheln ist etwas, das spätestens seit Windows 10 und Apples Mobile Geräten (iPhone) populär unter Anwendern ist und den Zugriff auf wichtige Funktionen und Anwendungen erleichtert. Mit SharePoint 2016 hat der App Launcher und damit die Organisation von Apps mittels Kacheln Einlass gefunden.

SharePoint 2016 Die Kacheln im App Launcher kann man bzgl. Position und Größe organisieren. Zusätzlich kann man festlegen ob die App auch aus der Navigations-Bar heraus gestartet werden können soll. Der App Launcher ermöglicht es, zwischen den einzelnen Apps bzw. Perspektiven einfach hin und her zu wechseln und erleichtert damit den schnellen Zugriff zu den relevanten Informationen. Rufen Sie SharePoint auf oder die eigene MySites landen Sie auf einer kacheligen Portalseite, die es Ihnen ermöglicht, schnell zu dem gewünschten SharePoint Raum zu navigieren. Die unmittelbare Navigation und Verwaltung der Dokumente und Items übernimmt dann die Liste oder Bibliothek mithilfe von Ansichten.

 

Look & Feel von Listen & Ansichten

SharePoint 2016 Das bisherige Ribbon Look & Feel wird durch ein prägnanteres und weniger überladen wirkendes Look & Feel ersetzt. Damit trägt Microsoft dem Umstand Rechnung, dass es inhaltliche Unterschiede gibt zwischen Ansichten auf Webseiten zur Organisation von Content und offenen Office Dokumenten im Office Client.

Das neue Look & Feel unterscheidet sich insbesondere durch einfachere Symbole sowie schneller bedienbare Menüs: So muss man nicht mehr genau die „…“ treffen und dann 2 mal per Maus-Klick aufrufen, um z.B. zum Menüpunkt „Download“ zu kommen.

SharePoint 2016 Im neuen Look & Feel kann man an einer beliebigen Stelle der jeweiligen Zeile mit der rechten Maustaste alternativ zum Klicken auf die 3 Punkte, das Menü aufrufen. Dieses baut sich schnell unmittelbar neben der aktuellen Position des Mauszeigers auf, so dass man mit minimaler Bewegung den gewünschten Punkt aufrufen kann. Sofern Sie ein Untermenü aufrufen wollen, reicht ein schlichtes Rollover statt eines erneuten Maus Klicks. Der Vorteil dieses neuen Bedienkonzepts ist erheblich, insbesondere beim Umgang mit Dokumenten. Zum einen sparen Sie im Schnitt 2-3 Sekunden je Aufruf, zum anderen finden sich vor allem weniger SharePoint-erprobte Anwender besser zurecht.

SharePoint 2016 Ein weiterer Vorteil des neuen Bedienkonzepts ist, dass auch Aktionen wie „Copy to“ bei Mehrfachselektion zur Verfügung stehen. Im selben Zuge wurden die für 90% + der Anwender nicht benötigten Funktionen des List Ribbon aus der unmittelbaren Wahrnehmung der Anwender entfernt, so dass der Gesamteindruck entsprechend aufgeräumter wirkt.

SharePoint 2016 Es gibt jedoch auch Stellen, an denen etwas zu viel aufgeräumt wurde. Während die Funktion „Alert me“ auf Listenebene noch gefunden werden kann, sind Funktionen wie das Öffnen mit Windows Explorer und das Übertragen der Daten nach Excel schlicht nicht mehr auffindbar und dürften so manchen Anwender zur Verzweiflung bringen. Hier ist zu hoffen, dass diese Funktionen im neuen Look & Feel noch nachgereicht werden.

Um die Problemfelder zu entschärfen, bietet SharePoint 2016 aktuell noch die Möglichkeit für jede Liste explizit festzulegen, ob das neue oder alte UI angezeigt werden soll. Zusätzlich wird bei der Anzeige im neuen UI ein Link eingeblendet, um auf die klassische Anzeige zu wechseln. Das Thema Erstellen eigener Views im neuen UI ist zwar umgesetzt, macht aber noch einen unvollständigen Eindruck. Vorhandene Views können über eine Aktionsfläche aufgerufen werden. Es besteht die Möglichkeit, die Darstellung der Ansichten zwischen „Visitenkarten“ und klassischer Tabellenstruktur umzuschalten – die Thematik „Style“ wurde auf zwei Ausprägungen reduziert und somit auf die Endanwenderebene verlagert. Unter der Rubrik „Manage views“ können Sie die „Library Properties“ aufrufen. Über diesen irritierenden Umweg lässt sich eine View editieren.

SharePoint 2016 Die neuen Views sind um manchen alten Ballast befreit, so fehlen die Einstellungen „Tabular View“ und „Mobile“. Leider wurden aber auch sinnvolle, wenn auch seit mehreren Versionen stiefmütterlich behandelte Einstellungen, wie „Group By“ und „Style“ ersatzlos gestrichen.

SharePoint 2016

Leider steht das neue Look & Feel aktuell in der Online Version nur für den „Standard“ Viewtype zur Verfügung. Bei den übrigen Viewtypen dominiert die alte Benutzeroberfläche. So wird z.B. die Kalender Ansicht mit Ribbons angezeigt.

Insgesamt zeichnet sich mit dem neuen Look & Feel eine verbesserte Usability ab. Es ist zu hoffen, dass die Funktionslücken noch geschlossen werden und angedachte Konzepte konsequent ausgearbeitet werden. Beispiele für solche Konzepte sind beispielsweise ein Verlagern der Styles zum Endanwender, oder auch das Steuern der Spalten in einem eigenen Dialog. Dabei reicht es nicht, wenn man gleichzeitig nur nach einer Spalte sortieren kann, wie aktuell in der SharePoint OneDrive Bibliothek angeboten. Die Forderung und Erwartung muss lauten, dass man je Feld Sortierung und Filterung steuern kann.

Die User Experience wurde für den normalen Anwender zudem noch im Themenfeld vieler und großer Dokumente durch Verschiebung der Limits verbessert. Bisher waren in SharePoint 2013 die Ansichten nicht grundsätzlich in Indizes dargestellt. Dies führte bei Views mit mehr als 5000 Elementen zu erheblichen technischen Problemen. SharePoint 2016 setzt demgegenüber voll auf View Indizes – eventuell könnte man mutmaßen, Microsoft möchte so seine Server im Cloud Service schonen. Für den Anwender ist entscheidend, dass dieses Limit ihn nicht mehr zu interessieren braucht.

SharePoint 2016 Aufgrund der Erweiterung und Veränderung der Rolle von View Indizes sind auch zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten bei den Listen dazugekommen.

Positiv zu erwähnen: Die maximale Größenbeschränkung von 2 GB für eine Datei sind in SharePoint 2016 gefallen. Welche praktische Relevanz dies bei relativ geringen Datendurchsatzraten in den meisten Firmennetzen tatsächlich hat, sei dahingestellt. Grundsätzlich ist es möglich, jetzt auch Dateien mit 10 GB und theoretisch sogar mehr hochzuladen. Allerdings erscheinen Werte größer 10 GB aufgrund von Timeout-Problemen und ähnlichem nicht realistisch.

 

Neu dabei: Das SharePoint Framework

SharePoint 2016

SharePoint 2016 Das SharePoint Framework ergänzt die bisher Server-zentrierten Frameworks um eine Client-seitige Perspektive. Dieser neue Ansatz erweitert somit die in SharePoint 2013 durch das Client Side Object Model (CSOM) und die REST Services bereitgestellten Möglichkeiten, Client- bzw. Browser-seitig mit SharePoint zu interagieren.

Ziel ist es, mit Javascript und leistungsfähigen darauf aufsetzenden Lösungen, wie z.B. AngularJS, die Möglichkeit zu schaffen, Client side erstellte Web Parts und Frontends zu nutzen.

Eine weitere wichtige Erweiterung und Verbesserung, um mit der Office 365 Welt zu interagrieren, stellt der Microsoft Graph dar: „One endpoint to rule them all ”. Mithilfe dieser neuen API ist es einfacher, beliebige Daten aus verschiedenen Diensten von Office 365 zu bekommen.

SharePoint 2016

 

Fazit

Microsoft setzt auf SharePoint und Office 365 (Cloud) als ihre zentrale Collaboration Lösung und hat massive Mittel in die Weiterentwicklung dieser Lösung gesteckt. Dies betrifft neben Änderungen an der Oberfläche auch die Unterstützung durch ein dediziertes Framework sowie zusätzliche Funktionalitäten für Poweruser. Es erscheint wahrscheinlich, dass SharePoint 2016 damit seinen Siegeszug in Unternehmen fortschreiben wird.
Im nächsten Artikel werde ich insbesondere auch auf die Hilfestellungen bei der gelebten Collaboration durch die neuen SharePoint Erweiterungen eingehen, wie z.B. Delve, Video Portal, MS Planner, Office 365 Group …

Microsoft SharePoint: Berechtigungsmanagement besser verstehen

LesetippIn diesem Artikel geht unser Gastautor Martin Rosenberg dem wichtigen Thema Berechtigungsmanagement unter Microsoft SharePoint auf den Grund. Falsch angewendet, kann es zu komplexen und unkontrollierbaren Strukturen führen.

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Connecting the worlds: Notes, Domino, Sharepoint, Exchange, Connections Cloud, Office 365 all in one screenshot

14. Juli 2015 Posted by Stephan Kopp

Despite all discussions about competition, best strategy and best products, the best SOLUTION is in my opinion using whatever is the best choice for the current problem and connect all of those choices together…

This screenshot shows a team calendar built on IBM Domino, collecting calendars of Domino on-premise, Cloud and Exchange users. All integrated into Sharepoint in Office 365. Users can access it without login, because of kerberos/SPNEGO authentication.

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[EN] “The Future of Work is NOT About Replacing Sharepoint and Emai” – but it helps …

12. Mai 2013 Posted by StefanP.

Jacob Morgan on the Future of Work. Great Summary:

For as long as organization’s have existed there have been a set of unwritten principles that we have all followed. Some of them are that employees came into the office at 9 and worked until 5, managers made all the decisions and those who brought in the most money got promoted, … In short, work was not pleasant. As I’ve repeated many times, some of the dictionary synonyms for “employee” are: slave, cog, servant. Synonyms for “work” include: drudgery and daily grind. And synonyms for “manager” include: slave-driver and zookeeper.

Replacing sharepoint and email is not going to change the fact that our organization’s were built from the ground up with these types of stereotypes firmly in place.

No, the future of work is not about replacing sharepoint and email, it’s about re-defining what work means, why we work, and how we work. Pass this along to anyone who thinks otherwise.

via The Future of Work is NOT About Replacing Sharepoint and Email : CloudAve.

Well, I agree in a lot what Jacob writes: “the future of work is not about replacing sharepoint and email”, BUT it helps to replace them with people-centric solutions beside the cultural change. Email and file silos for sure do not help to redefine the future of work.


Filed under: English Tagged: OutsidetheInbox, Sharepoint, Workplace-of-the-Future

Besuchsbericht SharePoint Conference 2012 Las Vegas

19. November 2012 Posted by Jörg Allmann

Aus dem speziellen Blickwinkel eines 15-Jahre-IBM-Business Partners

Alle oder fast alle unsere Kunden setzen in irgendeiner Form – von chaotisch unsortiert bis zu strategisch gesteuert – Microsoft SharePoint ein. In vielen Fällen ist oder wird SharePoint als Alternative zu Lotus Notes positioniert. Der Einsatz bezieht sich über ein weites Release Spektrum von Windows SharePoint Services über SharePoint Server 2007, 2010 bis zum neuen SharePoint Server 2013. Überspitzt gesagt soll fast jedes ungelöste IT-Problem in Zukunft mit SharePoint gelöst werden. Für mich Grund genug sich die eierlegende Wollmilchsau bei der SharePoint Conference 2012 in Las Vegas im Detail zu Gemüte zu führen. 10.000 Teilnehmer können nicht falsch liegen.

Hier ist der komplette Besuchsbericht als PDF