Posts Tagged: ‘Microsoft 365’

Neues von Microsoft im November

7. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft hat im Oktober und November wieder viele neue Funktionen für Office365 angekündigt oder schon ausgerollt. Hier ein Auszug der interessantesten Updates.

Whiteboard in Teams

Das Whiteboard gibt es in Teams schon länger. Hier können Sie während einer Besprechung zusammenarbeiten und jeder kann seine Ideen einbringen. Brainstorming oder Problemlösungen sind im Team einfacher. Wenn Sie bereits ein Whiteboard in einem Teams-Kanal verwenden, können Sie dieses direkt beim Start der Besprechung öffnen. Ab Dezember können Sie aus über 60 Vorlagen für das Whiteboard auswählen und alles für eine Besprechung vorbereiten. Auch Online Videos können eingebettet werden. Damit entfällt das Wechseln der Fenster während einer Besprechung. Nach dem Meeting können alle auf das Whiteboard im Teams Kanal zugreifen und daran "asynchron" weiterarbeiten. Bei der nächsten Besprechung kann es dann wieder geöffnet werden.

Beispiel für ein eingebettetes Video:

online Videos in Whiteboard einbetten

Ein weiteres neues Feature ist der Timer. Hier können Sie eine Zeit für die Arbeit am Whiteboard voreinstellen. So verlieren Sie die nie Zeit aus den Augen. Der Timer wird lt. Roadmap Nr.98082 ab Januar 2023 zur Verfügung stehen.

Timer im Teams Whiteboard

Mit dem Radierer können Sie mit kleiner Bewegung nur ein Wort oder wenn Sie "schnell wischen" auch einen größeren Bereich "ausradieren". Dies wird Anfang Januar zur Verfügung gestellt.

Loop Komponenten aus dem Teams Chat, Outlook und Word sollen lt. Roadmap 98161 ebenfalls im Januar 2023 ins Whiteboard einziehen, damit alle Teammitglieder in diesen Bereichen synchron die neusten Informationen haben.

Gebärdensprachansicht in Teams

Microsoft hat die Gebärdensprachansicht in Teams Meetings angekündigt. Die ersten Elemente sind schon freigeschaltet. Hierzu gehört, dass bis zu zwei Personen priorisiert, also vergrößert, dargestellt werden. So ist es möglich, während des gesamten Meetings die Gebärdensprache bzw. den Dolmetscher richtig zu sehen.

"Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, werden die priorisierten Videostreams automatisch im richtigen Seitenverhältnis und in der höchsten verfügbaren Qualität angezeigt. Wie das Anheften und Untertiteln ist die Gebärdensprachansicht für Sie persönlich und wirkt sich nicht darauf aus, was andere in der Besprechung sehen. Und es passt sich Ihren Bedürfnissen an: Sie können die Gebärdensprachansicht im laufenden Betrieb in einem Meeting oder als eine Einstellung aktivieren, die generell bestehen bleibt.

Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, bleiben die Video-Feeds der von Ihnen festgelegten Personen auf der Bühne sichtbar, solange ihr Video aktiviert ist. Auch andere Teilnehmer können angepinnt oder ins Rampenlicht gerückt werden, ohne in den Gebärdensprachdolmetscher einzugreifen." heißt es im TechCommunity Blog von Microsoft.

Gebaerdensprache in Teams

Wenn Inhalte geteilt werden (Präsentationen, Whiteboards, etc.) wird das Bild entsprechend angepasst. Das priorisierte Bild bleibt jedoch vergrößert, damit die Gebärdensprache weiterverfolgt werde kann. Diese Funktionen können Sie im Bereich "Barrierefreiheit" für Meetings aktivieren. Auch Untertitel können hier direkt eingestellt werden um bspw. Telefonanrufe schneller und einfacher entgegenzunehmen. Die Funktion ist bereits in der öffentlichen Vorschau. Wie alles einzurichten ist, finden Sie in  der Dokumentation von Microsoft.

Weitere Funktionen in Teams

Die Funktion, eine Nachricht von einem Externen abzulehnen, gibt es bereits. Hier erscheint erst ein Popup und Sie können die Nachricht annehmen oder auch ablehnen. Neu ist, dass Sie auch eine Gruppenchateinladung von einem externen, nicht verwalteten Benutzer, ablehnen können. Auch hier erscheint nun ein Popup mit welchem Sie der Aufnahme zustimmen oder diese ablehnen können.

Chatnachrichten können zeitverzögert versendet werden. Ähnlich wie in Outlook Emails verzögert versendet werden können, ist dies nun in Teams mit den Chatnachrichten möglich. Dazu klicken Sie im Chat auf die rechte Maustaste und wählen dann ein Datum und die Zeit aus.

Verzoegerte Nachrichten

Ein Chat kann komplett gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten nur bei Ihnen gelöscht werden nicht beim Chatpartner.

Verlieren Sie manchmal den Überblick über Ihre Nachrichten? Wer in vielen Teams-Kanälen unterwegs ist und viele Nachrichten erhält, dem ist es sicher schon passiert, dass er eine Nachricht übersehen hat. Dies können Sie nun vermeiden, indem Sie auf Ihren Aktivitätsfeed gehen. Dort können Sie sich über den Schiebeschalter nur die "ungelesenen" Nachrichten anzeigen lassen.

Bildschirm­foto 2022 12 06 um 09.18.45

Die @mention Funktion wurde nochmals erweitert, nun kann auch mit @Teamsbesitzer dieser direkt angeschrieben werden. Vor allem einfach, wenn man nicht weiß wer das Team erstellt hat, aber eine Anfrage zu einer Einstellung hat. Einige Einstellungen, wie bspw. ein neues Team-Mitglied hinzufügen, kann nur der Besitzer vornehmen.

Planner

In Planner können Sie nun Serienaufgaben einstellen. Eine sehr praktische Funktion für Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen wiederholt werden müssen.

Planner

Outlook

In Outlook im Web, haben Sie nun die klassische Ansicht wie in der Desktop-App. Ich persönlich finde, dass dies vieles einfacher macht, da man nicht suchen muss wo sich welcher Button befindet. Sicher eine Frage der Gewohnheit, oder was meinen Sie?

Outlook Leiste

Microsoft Ignite 2022 – Teil 2

3. November 2022 Posted by Gerda Marx

In Teil1 der News von der diesjährigen Microsoft Ignite haben wir bereits einige Neuigkeiten und Ankündigen zusammengetragen. Es gibt jedoch noch deutlich mehr zu verkünden, hier also Teil 2:

Microsoft 365 App

Microsoft gab auf der Ignite bekannt, dass die Office App von der neuen Microsoft 365 App abgelöst wird. Natürlich mit einem neuen Logo. Dies betrifft Android, iOS und iPadOS, Windows sowie das Web. Die Umstellung soll schrittweise bereits ab November 2022 erfolgen. Die Microsoft App soll alle Office Apps wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und OneNote enthalten und auch den gesamten Content des Microsoft 365 Kontos.  Drittanbieter und eigene Applikationen können ebenfalls angezeigt werden.

Einen ersten Einblick erhalten Sie im Video

Introducing the Microsoft 365 App

Cameo

Cameo ist nun für alle in PowerPoint und Teams verfügbar. Mit Cameo können Sie Ihr Kamerabild in einer PowerPoint Präsentation besser positionieren. Ob im Vordergrund der Präsentation oder als „kleines Bild" auf einer Folie. Cameo finden Sie über "Einfügen" in PowerPoint.

Cameo 1

Sie erhalten Vorschläge, wo Sie Cameo- also Ihr Bild- in der Präsentation nutzen können. Ihr eingefügtes Bild können Sie auf der Folie auf den gewünschten Platz schieben.

Cameo 2

OneNote

In OneNote im Web und in OneNote für Windows10 können Sie im Bereich Zeichnen mathematische Formeln u.a. handschriftlich eingegeben werden. Markieren Sie den kompletten Bereich, den Sie eingegeben haben und klicken  Sie auf Mathematik. Es öffnet sich rechts im Bild eine Leiste, die die  Formel anzeigt. Nun können Sie auf Auswerten klicken und OneNote berechnet das Ergebnis. Der Rechenweg, also die einzelnen Schritte zur Lösung, werden auch angezeigt. Gerade im Bildungssystem eine tolle Unterstützung für Kinder.

OneNot Mathematik

Die OneNote für Windows 10 App wird 2025 auslaufen. Der Zusatz "für Windows10" wird im Store wegfallen und heißt zukünftig nur noch OneNote. Sie können die "alte App für Windows 10 weiterhin nutzen, jedoch werden evtl. einige Updates nicht mehr bereitgestellt. Alternativ können Sie die neue App installieren.

Es gab noch viel mehr Informationen auch zu Themen wie Viva, Azure, PowerApps usw. und auch in diesem Jahr gibt es wieder das "Book of News" von der Ignite.

Microsoft Ignite 2022 – Teil 1

2. November 2022 Posted by Gerda Marx

"Mehr erreichen mit weniger Aufwand" war das Motto auf der diesjährigen Microsoft Ignite im Oktober. Bei der hybriden Veranstaltung hat Microsoft einige neue Funktionen für Ihre Produkte vorgestellt. Wir haben einiges zusammengetragen.

Mesh Avatare

Die Mesh Avatare hatte Microsoft bereits auf der Ignite im November 2021 vorgestellt. Mit den Avataren sollen User in einem ersten Schritt eine zusätzliche Möglichkeit haben, sich in einem Teams-Meeting darzustellen. Bisher konnten die User entweder die Kamera an- oder ausstellen. Die ersten Avatare sind für private Kunden in der Vorschauverfügbar. Sie können bis zu drei Avatare erstellen. Organisatoren, die an Mesh-Avataren in der Vorschau interessiert sind, können sich hierzu anmelden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Avatare fuer Teams

Videos in Chats

Mit der Chatfunktion in Teams können Sie kurze Videos versenden. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie unterwegs sind, da ein Video leichter aufzunehmen ist als eine lange Nachricht zu tippen. Die Videos können bis zu einer Minute lang sein. Diese Funktion ist lt. Roadmap 97158 bereits im Rollout, sollte also bald bei Ihnen ankommen. Erkennen können Sie dies über die kleine Kamera im Teams-Chat

Video per Chat versenden

Verzögerter Versand

Eine Chatnachricht verzögert zuzustellen, wird ab November möglich sein. Dann können Sie Nachrichten bis zu 7 Tagen später zustellen lassen. Zurzeit befindet sich diese Funktion noch in der Vorschau.

Verzoegerte Nachrichten

Excel Live

Mit Excel Live können Sie während einer Teams Präsentation gemeinsam mit Ihren Kollegen -maximal 25 Personen - an einer Excel Tabelle arbeiten. Sie können eine Arbeitsmappe während der Besprechung teilen. Wie Sie Excel Live nutzen können, finden Sie in der Dokumentation von Microsoft. Diese Funktion ist auch für mobile Geräte verfügbar. Excel Live befindet sich aktuell in der Bereitstellung.

Erweiterung der @functions

Eine neue Person zu einem Team hinzufügen können Sie demnächst über @mention. Diese Funktion wird Ende 2022 zur Verfügung stehen. Sie können dann auch eingrenzen, was der neue Teilnehmer vom bisherigen Gruppenverlauf sehen soll.

Mit @everyone können Sie zukünftig wichtige Nachrichten an alle Teammitglieder senden. Damit wird jedem User der Gruppe die Nachricht angezeigt. Sehr praktisch, da Sie nicht jeden persönlich mit @mention aufzählen müssen und evtl. jemanden vergessen.

Teams Premium

Ab Februar 2023 soll es eine zusätzliche Teams Premium Lizenz als Addon geben. Für ca. 10 Euro pro User/Monat gibt es mit Premium zusätzliche Funktionen für Meetings und Webinare. Bspw. wird es eine Möglichkeit geben, ein Wasserzeichen zu aktivieren. So können die Teilnehmer zwar Screenshots in der Präsentation erstellen, jedoch wird das Urheberrecht der Präsentationsunterlagen damit gewahrt. Auch eine KI gestützte "intelligente Zusammenfassung" der Aufzeichnung mit automatisch generierten Kapiteln soll es geben uvm.

Einige Funktionen, die es bereits jetzt in der Vorschau in Teams gibt, sollen dann nur noch in der Premium Version verfügbar sein, z.B. die Livetranskription in verschiedene Sprache oder in Texten. Was genau in Teams Premium kommen wird und wie die tatsächlichen Kosten aussehen, wird Microsoft erst Anfang 2023 verkünden. Bisher sind es nur Planungen. In einer Vorschauphase können die Unternehmen dann die Funktionen testen und entscheiden ob sich eine zusätzliche Lizenzierung rentieren.

Loop

Mit den Loop Komponenten können Sie Inhalte mit Kollegen teilen und diese bleiben immer synchron. So müssen Sie bspw. nicht mehrere Mails hin und her senden, wenn mit Kollegen eine Aufgabenliste erstellt werden soll. Loop soll bis Ende Dezember für Word für das Web, Outlook im Web und für Windows und für Teams verfügbar sein.

Neues in Microsoft 365 im August

9. September 2022 Posted by Gerda Marx

MS365 wird ständig und kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. Auch im August gab es wieder zahlreiche Neuerungen, die wir gerne vorstellen.

SharePoint

In SharePoint wird Microsoft zukünftig die Grenzwerte der Website-Collections von 2000 Unterseiten durchsetzen. 

Die Begrenzung von 2000 Bibliotheken, Listen oder Unterwebseiten gibt es von Microsoft schon länger, jedoch konnte dies ohne Probleme übergangen werden. Microsoft hat jedoch angekündigt, diese Regelung ab November bis spätestens Ende Dezember 2022 auch durchzusetzen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie bei einer Website, die bereits mehr als 2000 Listen, Bibliotheken oder Unterwebseiten hat, keine neuen mehr hinzufügen. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung. Es wird lt. Microsoft keine Löschungen von vorhandenen Seiten, Bibliotheken oder Listen geben. 

Einige Webparts werden visuell überarbeitet, wie bspw. der Gruppenkalender und Quick Links. "Wir führen 3 neue SharePoint-Teamwebsitevorlagen ein, die Ihnen beim Erstellen von Websites für Ihren IT-Helpdesk, Ihr Krisenkommunikationsteam und Ihr Onboarding-Team für neue Mitarbeiter helfen sollen." heißt es in der Roadmap 93423

Um die Navigation Ihrer SharePoint Webseiten für die User zu erleichtern, stellt Microsoft ein neues Feature zur Verfügung. So können Sie bspw. die Navigationsleiste in SharePoint anpassen, damit die User eine neue Seite einfacher in einem neuen Tab öffnen können . Die Bereitstellung hierfür soll ab September erfolgen. Wie es genau funktioniert hat Microsoft auf einer Support Seite dokumentiert. Diese Einstellung können jedoch nur die Eigentümer der Websites vornehmen.

SharePoint. Navigationsleist

One Drive

Das Teilen von Dokumenten oder Ordnern wird ab September in OneDrive vereinfacht durch einen  Drop Down Button.

Share in OneDrive

Kaizala

Microsoft hat Kaizala nun offiziell abgekündigt. Am 31. August 2023 wird der Dienst abgeschaltet. Kaizala sollte ein Ersatz "WhatsApp Messenger" für Firmen werden, hat sich aber nicht als einzelnes Produkt durchgesetzt. Kaizala soll in Teams integriert werden, die Vorbereitungen dazu laufen bereits seit 2020.

Office Apps

Auf dem iPad können Sie als Insider Ihre Handschrift in Text konvertieren, wenn Sie mit einem Apple Pencil arbeiten. Dies funktioniert in den Mobilen Apps von Word, Excel, PowerPoint und auch in OneNote. Dazu müssen Sie auf dem iPad unter Einstellungen beim Stift die Scribble Funktion aktivieren.

Als Insider können Sie die Diktier-Funktion in OneNote testen. Dies funktioniert sowohl in der Windows Desktop App als auch in der Web-App. Bei der Mac-Desktop App funktioniert sie allerdings noch nicht.

Excel Live ist in der Preview! Während eines Meetings können Sie gemeinsam an einer Excel-Tabelle arbeiten. Dazu müssen Sie die Datei im Meeting freigeben über den Excel Live Button. Bis Ende Oktober soll es allen Usern zur Verfügung gestellt werden. 

Excel Live transforms Teams meetings with real-time collaboration

Office Apps

In Word können Sie gemeinsam an vertraulich verschlüsselten Dokumenten arbeiten, sofern diese in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind. Dazu müssen Sie die  "gemeinsame Erstellung" aktivieren. Durch die Aktivierung des gemeinsamen Erstellens wird das automatische Speichern ebenfalls aktiviert. Bisher war es nicht möglich, an vertraulichen Dokumenten zeitgleich mit anderen Kollegen zu arbeiten. Das Dokument stand den Kollegen, die darauf ebenfalls zugriff hatten, nur Schreibgeschützt zur Verfügung, sobald es bearbeitet wurde. Diese Funktion ist bereits allgemein ausgerollt. Welche Voraussetzungen gelten bzw. was Sie genau beachten müssen, können Sie in der Microsoft Dokumentation nachlesen.

Microsoft 365 – Neues im Mai

13. Juni 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft 365 und Teams haben wieder einige Neuerungen im Mai erhalten. 

Der Helligkeits-Filter für Teams ist endlich da! Kennen Sie das Problem: Es ist heller Tag, aber Ihr Videobild im Teams Meeting ist sehr dunkel, da der Lichteinfall für Ihre Kamera nicht vorteilhaft ist? Damit ist jetzt Schluss. Sie können bereits vor Eintritt in das Teams-Meeting den Helligkeitsfilter aktivieren. Dies können Sie in den Einstellungen, rechts unter Ihrem Kamera-Bild einstellen, aber auch während des Meetings ist dies über Einstellung möglich.

Die Rauschunterdrückung in Teams ist nun auch für Mac und iOS verfügbar. Für Windows Rechner gibt es sie schon länger. Nun können Geräusche aus dem Hintergrund unterdrückt werden. Diese Einstellungen können sie in Teams ändern, indem Sie in die Einstellungen gehen und. Im Bereich Geräte die Rauschunterdrückung einstellen.

Einstellung Teams
Einstellung Rauschunterdrückung

Microsoft ermöglicht es Downloads, welche in Teams getätigt werden, in beliebigen Ordner zu speichern. Der User kann in den Teams Einstellungen über "Dateien“ einen Pfad auswählen, um die Downloads in einen eigenen Ordner zu speichern.

Auf der Microsoft Build wurde bekannt gegeben, dass es den Organisatoren von Teams Meetings bald ermöglicht wird, externe Teilnehmer vom Chat auszuschließen. Die ausgeschlossenen Gäste haben dann keinen Zugriff auf den Chatverlauf, weder lesend noch können sie sich an diesem beteiligen. Dieses Feature soll ab Juli verfügbar sein.

"Teams Multi-Window-Unterstützung ist für Virtual Desktop Infrastructure (VDI) für Azure Windows Desktop, Windows 365 und Vmware verfügbar. Die Multi-Window-Funktion bietet Benutzern die Möglichkeit, Chats, Meetings oder Anrufe in separaten Fenstern anzuzeigen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Darüber hinaus befinden sich Besprechungs- und Anrufsteuerungen wie Stummschaltung, Video, Chat und Verlassen jetzt oben im Besprechungsfenster, sodass sie immer verfügbar sind und niemals den zugrunde liegenden Inhalt blockieren." lt. Microsoft.

Um zu testen, ob die Multi-Fenster bei Ihnen aktiviert sind, können Sie bspw. in Teams einen Chat öffnen und mit der rechten Maustaste auf eine Person klicken. Erscheint ein "Chat ausklappen/Pop out chat" ist es aktiviert

 

Chat Multifenster

Forms ist eine nützliche App in Teams, um Umfragen während des Meetings durchzuführen. Wenn Sie die Forms-App im Meeting hinzufügen, wird der Name der App in Umfragen geändert. Darüber hinaus wurden auch einige neue Vorlagen hinzugefügt. Auch die Forms App im Web hat ein Update erhalten. Hier sind neben neuen Vorlagen auch die Startseite überarbeitet worden. Die Vorlagen sind nicht nur für Einsteiger praktisch, auch Fortgeschrittenen erhalten nochmal neue Ideen.

Mac Nutzer können nun, wie Windows User auch, ein lokales Backup von OneNote erstellen.

OneNote auf iOS hat ein Widget erhalten, womit die Bedienung einfacher wird, bspw. um eine neue Kategorie zu erstellen.

Microsoft hat die Richtlinieneinstellung für die Office Preview geändert. Administratoren können nun einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die neuen Features als erstes zu testen. Die Erweiterung beinhaltet, dass nun auch Mac User an der Preview teilnehmen können. Wenn Sie für die Public Preview freigeschaltet sind, erscheint in Ihrer Teams App bspw. ein "P" oben neben Ihrem Profilbild. 

Preview des neuen Outlook für Windows

25. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft Nutzer, die für das Insider Programm angemeldet sind, können das neue Outlook testen, allerdings nur für Windows. Die Preview hierfür wurde am 17.05.22 freigegeben. Microsoft plant die vielen verschiedenen Version wie Outlook im Web, Windows und Mac dauerhaft in einer App zu vereinen: Im "One Outlook".  Ob sich jedoch diese Version in die Tat umsetzen lässt? Es braucht alles seine Zeit. Doch erstmal zu den Neuerungen in Outlook, welche jetzt in der Preview sind.

Optisch unterscheidet sich die neue Version nicht von der bisherigen, allerdings kann die Auswahlleiste oben umgestellt werden. An wichtige Mails soll der User erinnert werden, wenn sie nicht beantwortet werden. Sollte keine Antwort notwendig sein, kann der User den Hinweis auf diese Mail manuell deaktivieren. Wie die Auswahl von wichtigen Mails erfolgt, kann leider nicht nachvollzogen werden. Emails können oben angepinnt werden, damit kann der User für ihn wichtige Mails besser im Blick behalten.

Das neue Outlook erhält Loop Komponenten, diese können in Teams Chats oder in Outlook-Emails eingefügt werden. Wenn Sie eine Mail mit einer Loop Komponente versenden, wird bspw. dieses Dokument oder diese Liste immer aktuell gehalten, auch wenn darin nach dem Versand der Mail etwas geändert wurde.

Nun ist es möglich, mit @files ein Dokument anzuhängen. Bisher konnten die User mit @Mention eine Person als Empfänger benennen. Achtung: Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Dokument in der Cloud gespeichert ist! Sie müssen direkt nach dem @ beginnen, den Dokumentennamen einzugeben und erhalten dann die Auswahl der zur Verfügung stehenden Files.

Bei der Terminplanung kann jetzt angegeben werden, ob man persönlich oder "nur" virtuell erscheint. Eingehende neue Mails können in "My Day" per Drag & Drop kopiert werden, damit diese in ToDos und Kalendereinträge umgewandelt werden. Sehr hilfreich, wenn der Vertrieb bspw. Bestellungen per Mail erhält und diese abarbeiten will und Termine eingehalten werden müssen. Mit der neuen Outlook-Kalender-Board-Ansicht können Sie Ihren Kalender individueller gestalten.

"Eine der besten Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu behalten, besteht darin, ihn sauber zu halten und Nachrichten zu priorisieren. Das neue Outlook verfügt über weitere Regeln, mit denen Sie Ihren Posteingang automatisieren können, und Sweep ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Mit Sweep können Sie E-Mails stapelweise verschieben und Regeln auf zukünftige eingehende Nachrichten anwenden. Alle Nachrichten löschen, die von jemandem kommen? Kein Problem! Sie möchten nur die neueste Werbebotschaft behalten, fertig!" so verspricht es Insider.office

Eine nette Erweiterung werden die Antwort-Emojis auf eine E-Mail sein, laut  Roadmap sollen diese ab Juli 2022 in die Preview kommen. Einige User lieben sie, andere mögen sie gar nicht. Bei der Frage, ob sie für Emails wichtig sind, werden die User sich wahrscheinlich nicht einigen können. Wenn jedoch eine Mail an einen großen Verteiler geschickt wird, könnte es durchaus praktischer sein, wenn man über die Emojis eine einfache schnelle Rückmeldung erhält.

Die Beta hat noch einige Einschränkungen und beinhaltet auch noch nicht alle Funktionen der Endversion. Was jedoch praktisch ist: Der User kann einfach mit einem Klick von der jetzigen auf die Testversion umschalten und wieder zurück.

 

Neues von Microsoft 365 im April

20. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Im April gab es wieder einige neue Ankünidgungen von Microsoft für. Office 365.

 

Teams

Von der mobilen Teams App kennen es viele User schon: Die vorgeschlagenen Antworten im Chat. Nun sind diese auch in der Desktop App verfügbar. Optimal für schnelle kurze Antworten.

Der Präsenter Modus hat ein Update erhalten! Sie können nun auswählen, ob Sie als Präsenter links oder rechts im Bildschirm angezeigt werden möchten. Die Größe des Präsenters kann ebenfalls angepasst werden und ist in allen Modi verfügbar.

Ihre Outlook Kontakte werden nun in der Teams Telefonie angezeigt. Allerdings nur diejenigen, bei denen eine Telefonnummer hinterlegt wurde. Diese Funktion ist für alle Benutzer verfügbar, denen eine Telefonnummer von Teams zugeordnet wurde. Ihre Telefonnummer sollte Ihnen dann per Mail mitgeteilt worden sein. Sollten sie keine "Teams-Telefonnummer haben, jedoch eine benötigen, sprechen Sie bitte Ihren Administrator an.

Organisatoren eines Kalendereintrages sollen bald direkt beim erstellen des Termins einstellen können , ob Sie zu dieser Zeit verfügbar, beschäftigt oder außer Haus sind. Lt. Roadmap befindet sich diese Funktion in der Bereitstellung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese  Einstellungen manuell vornehmen müssen. Bisher ist es in Teams so, dass man bei Terminen beschäftigt ist und als nicht verfügbar angezeigt wird.

Die verbesserter Suchfunktion in Teams gibt es bereits seit März. Hier können die Suchergebnisse nochmals gefiltert werden. So kann im Suchfilter eingestellt werden ob die Suche in einem Chat oder Teams-Kanal stattfinden soll. Ebenfalls kann ein Datum bzw. ein Zeitraum eingegeben werden.

Die Web-App von Teams hat eine Audio-Ausgabe erhalten. Dies war bisher nur der Desktop-App vorbehalten. Es ist vor allem dann praktisch, wenn der User ein Video teilen möchte.

Den Together Mode kennen wir schon lange, hier werden in einem Bild alle Teilnehmer der Besprechung gezeigt, z.B. in einem Hörraum. In der Public Preview befindet sich der Together Mode, den der Organisator für alle Teilnehmer einstellen kann.

 

O365 Apps im Web

 ToDo erkennt bald ein Fälligkeitsdatum in einer Beschreibung. Wenn z.B. "neue Vorgaben für die Urlaubsplanung morgen vorlegen" in der Beschreibung auftaucht, dann erkennt das System erkennt "morgen" und ermöglicht die Erstellung einer neuen Aufgabe.

Im Rollout befindet sich die Möglichkeit sich mit mehreren Konten in einer Web-App im Browser anzumelden. Bisher konnte sich der User nur mit einem O365 Konto im Browser anmelden, um dann mit den Applikationen zu arbeiten.  Gerade wenn User mit mehreren Konten arbeiten müssen, ist es sehr zeitaufwendig, sich ständig ab und anzumelden. "Von April bis Juni wird diese Funktionalität in weltweiten Umgebungen von Office.com, Word, Excel, PowerPoint für das Web, Outlook im Web, OneDrive für das Web, SharePoint und Microsoft 365 Admin Center eingeführt." lt. Microsoft. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in O365 auf Ihr Profil-Foto klicken und ein weiteres Konto anmelden. ACHTUNG: Sie müssen sich in der Anwendung anmelden und nicht im Web-Browser! Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, kann dies an den Cookie Einstellungen liegen. Hilfe finden Sie auch auf den Seiten von Microsoft

 

 

OneNote im Web – neue Funktionen

21. April 2022 Posted by Gerda Marx

OneNote ist eine Applikation von Microsoft mit vielen Funktionen und Möglichkeiten für ein digitales Notizbuch. Es kann als einzelne Desktop-App, im Web oder auch in Teams genutzt werden. Jeder Nutzer von Office 365/Microsoft 365 kann ein eigenes Notizbuch anlegen, auf das nur er Zugriff hat. Es kann aber auch ein Notizbuch für einen Teams-Kanal angelegt werden, an dem alle Teams-Mitglieder gemeinsam arbeiten können, bspw. zur Vorbereitung von Meetings, Protokoll Notizen etc.  Microsoft hat auch hier immer wieder die Funktionen erweitert. Einige neue Funktionen aus dem Februar sind mir erst jetzt aufgefallen.

Hier kommt die erste neue Funktion: Wenn Sie OneNote im Web nutzen, können Sie bspw. wählen, ob Sie nur Lesen möchten oder im Notizbuch arbeiten. Der Lesemodus hat den Vorteil, dass keine versehentlichen Änderungen durchgeführt werden können.

BearbeitenAnsicht

In der Web-App von OneNote ist nun auch ein Zoomen möglich. Sie können die Ansicht vergrößern, mit einem Klick zurück auf 100 % zoomen oder auch mit den ShortCuts unter Windows Strg +/- bzw. auf einem Mac mit Command +/- arbeiten. Control und scrollen auf der Maus funktioniert auch!

 

Zoom

Ein Bild kann als Hintergrund festgelegt werden um bspw. darauf zu zeichnen bzw. zu schreiben. Wenn es als Hintergrundbild festgelegt wurde, kann es nicht verschoben werden. So bleibt auch der Text an der richtigen Stelle.

 

Hintergrund

Wenn Sie in Teams in einer Chat Nachricht/Teams Nachricht mit einen Link zu einem OneNote Notizbuch beginnen, und der Chat Partner auf dieses Notizbuch keinen Zugriff hat, erhalten Sie eine Nachricht darüber. Sie können dann dieses Notizbuch freigegeben ohne Teams verlassen zu müssen. Hier sollten Sie jedoch darauf achten, ob die Freigabe erteilt werden darf.

 

Mike Tholfsen zeigt 10 New Features Microsoft OneNote

Alle User von "OneNote für Windows 10" erhalten ab Q3/2022 eine Nachricht, damit sie auf eine neuere Version von "OneNote" wechseln können. Ab Q3/2022 wird es für "OneNote für Windows 10" keine Updates mehr geben und der Support soll in 2025 eingestellt werden.

Es gibt kostenlose E-Books zu OneNote, hier können Sie viele Tipps und Tricks erhalten wie Sie am besten mit der Anwendung arbeiten.

Microsoft Teams – März update

24. März 2022 Posted by Gerda Marx

Wir haben einige Ankündigungen für Sie zusammengestellt, welche zu Microsoft 365 veröffentlicht wurden.

Teams Connect war auf der Ignite 2021 ein besonderes Thema. Nun ist es in der Public-Preview. Mit diesem Feature können externe Personen zu einem Teams Channel hinzugefügt werden und gemeinsam an Projekten teilnehmen. Das Besondere dabei ist, dass die Externen nicht mehr den Tenant wechseln müssen oder zwei Teams Channels angelegt werden müssen. Alle können in einem Team Channel Daten, Dokumente und Chat nutzen. "Dies vermeidet übermäßiges Teilen und beseitigt die Notwendigkeit, neue Teams zu erstellen, wenn die Zusammenarbeit in bestehenden Kanälen auf andere außerhalb des Teams ausgeweitet werden muss." heißt es in einem Tech Community Blog bei Microsoft. Dabei hat das Unternehmen immer die Kontrolle über die Shared Channels, da diese Funktion erst von den Admins freigeschaltet werden muss.

Loop Components ziehen in Outlook ein. Im Januar 2022 wurden die ersten Loop Components in Teams freigegeben. Damit können Sie gemeinsam mit Kollegen in den Kanälen an Dokumenten arbeiten und diese werden automatisch synchronisiert bei allen Teilnehmern. Office Insider können die Loop Components in Outlook jetzt schon nutzen. Wenn Sie dies ebenfalls möchten, können Sie sich bei Office Insider anmelden.

Die Telefonie in Teams wird weiter ausgebaut. "Teams Phone wird in Kürze mit Operator Connect Mobile in Zusammenarbeit mit einigen der innovativsten Telekommunikationsbetreiber der Welt, darunter BT, Rogers, Swisscom, Telia und Verizon, eine echte Mobile-First-Erfahrung bieten. Dadurch erhalten Sie eine Telefonnummer für Ihre Festnetz- und Ihre Handynummer, unabhängig davon, auf welchem Netzwerk oder Gerät Sie sich befinden. Sie können Anrufe auch ohne Unterbrechungen über Netzwerke und Geräte hinweg verschieben, z. B. wenn Sie von Ihrem Mobilfunkdienst zu Ihrem Büro-WLAN wechseln. Operator Connect Mobile for Teams Phone wird im nächsten Quartal mit ausgewählten Betreiberpartnern in die Vorschau gehen. Weitere Informationen finden Sie im Ankündigungsblog von Operator Connect Mobile." lt. Microsoft

 

 

Im Video erhalten Sie einen Einblick wie es funktionieren soll

Mit dem Record Studio in PowerPoint können sie Ihre Präsentationen mit Ton verfilmen und bspw. für Schulungszwecke bereitstellen. Die Aufnahmen können Sie teilen und die Kollegen können diese abrufen oder in einem Teams-Meeting präsentieren, ohne das Sie selbst anwesend sind. Folien können auch nach der Aufnahme geändert und für die Aktualisierung exportiert werden. Wie dies genau funktionieren wird, wird Ihnen im Tech-Community Blog und auf der Support Seite von Microsoft erklärt. Das PowerPoint Record Studio ist nun allgemein verfügbar. Ebenfalls für PowerPoint hat Microsoft im September Cameo angekündigt, womit Sie Ihr Videobild in eine PowerPoint Präsentation einfügen können. Cameo soll im zweiten Quartal 2022 verfügbar sein. Da ergibt es natürlich Sinn, dass Microsoft Cameo und das PowerPoint Record Studio verbinden möchte. Diese Kombination soll ebenfalls im zweiten Quartal 2022 zur Verfügung stehen.

 

Neues von Microsoft Teams im Februar

4. März 2022 Posted by Gerda Marx

Umbenennen von Teams Channel

Beim umbenennen eines Teams Channels wird der zugeordnete SharePoint Order umbenannt. Wenn Sie einen Teams Kanal angelegt haben und diesem im Nachhinein einen neuen Namen gegeben haben, hatten Sie bisher das "Problem", dass der SharePoint Ordner nicht automatisch mit umbenannt wurde. Dies hat schon mal für Verwirrung gesorgt, wenn die Teams-Mitglieder Dokumente direkt in SharePoint gesucht haben. Hier hat Microsoft jetzt nachgebessert, lt. Roadmap Nr 72211 wird nun auch der Name in der SharePoint Library automatisch geändert. Die Nachbesserung befindet sich in der Bereitstellung!
Aber ACHTUNG: Dies gilt nur für neue Umbenennungen, bei bereits geänderten Channel-Namen bleibt alles beim Alten!

Zeitzone im Teams Profil

In Ihrem Teams Profil wurde Ihre Zeitzone/aktuelle Uhrzeit eingefügt. Gerade wenn Sie mit Kunden oder Kollegen aus verschiedenen Zeitzonen arbeiten und evtl. auch online Meetings abhalten, kann es schon mal Zeitzonen Probleme in der Planung bzw. Betreuung geben. Sie können nun im Teams-Profilbild einsehen, in welcher Zeitzone sich Ihre Kontakte befinden. Dazu gehen Sie einfach in Teams auf das Bild des Kontaktes, und schon erscheinen die Kontaktdaten

hs.PC

Anpasse der Chatdichte

Die Chatdichte kann in den Einstellungen angepasst bzw. komprimiert werden. Standardmäßig ist zwischen den Nachrichten viel Platz und die eigenen Antworten sind rechtsbündig abgebildet. Damit Sie mehr Nachrichten auf dem Bildschirm sehen, können Sie nun die Chatdichte komprimieren. Somit sind die Chat Nachrichten enger zusammen geschoben. Allerdings sind durch diese Einstellungen alle Nachrichten, auch die eigenen, linksbündig.

Videobild ausblenden/Spiegeln

Das eigene Videobild kann nun ausgeblendet werden. Für einige Personen ist es unangenehm  bzw. irritierend, wenn Sie ihr eigenes Videobild bei einer Präsentation sehen. Für diese User hat Microsoft die Möglichkeit geschaffen, das eigene Bild auszublenden.

Die Funktion  "Mein Video-Bild spiegeln" wurde bereits im Januar ausgerollt. Dadurch sieht der  User sich in derselben Perspektive, wie die anderen Teilnehmer ihn sehen. "Die Funktion 'Mein Video spiegeln' bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die Spiegelung seines Videos aufzuheben und dadurch die gleiche Ansicht wie die anderen Benutzer in der Besprechung zu haben. Durch das Entspiegeln des Videos sieht der Benutzer den Text korrekt. Kein umgedrehter Text mehr im Hintergrund oder beim Halten eines kleinen Whiteboards beim Unterrichten von Grundschulkindern. Diese Funktion ist hilfreich in Galerie-, großen Galerie-, ppt-content-only-Sharing- und ppt-live-Szenarien." heißt es in der Roadmap von Microsoft

 

Benachrichtigungen während einer Besprechung stumm stellen

Benachrichtigungen und anrufe können Sie in Meetings stumm schalten. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, kann es schon mal nervig sein, wenn Sie während einer Präsentation Nachrichten erhalten. Damit dies nicht mehr vorkommt, können Sie in den Einstellungen von Teams die Benachrichtigungen und Anrufe stumm stellen. Die Nachrichten werden Ihnen zwar weiter zugestellt jedoch ohne aktive Benachrichtigung in Form eines Banners oder Feeds. Um diese Einstellungen vorzunehmen, gehen Sie in den Teams Einstellungen auf die Benachrichtigungen. Unter dem Punkt Besprechungen und Anrufe können Sie die Einstellung aktivieren. Diese Einstellung gilt dann generell für alle Besprechungen.
hs.PC

Alternativ können Sie auch während einer Besprechung die Benachrichtigungen stumm stellen. Diese Einstellung gilt dann jedoch nur für das aktuelle Meeting. Diese Einstellung können Sie über die berühmten drei Punkte oben rechts in der Teams Besprechung vornehmen.

 

Whiteboard Nutzung für externe

Microsoft hat für März angekündigt, das auch externe Gäste oder anonyme Benutzer in einer Besprechung das Whiteboard nutzen können. Bisher konnten nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens das Whiteboard nutzen und gemeinsam daran arbeiten. Nun soll es auch Externen während der Besprechung zugänglich sein. Lt. Dr.Windows "…müssen zwei Voraussetzungen erfüllt werden: Der Zugriff muss vom Administrator aktiviert werden – oder besser gesagt, er darf nicht blockiert worden sein, denn standardmäßig wird der Gastzugriff eingeschaltet. Außerdem muss das Whiteboard in OneDrive for Business gespeichert sein, was in Kürze standardmäßig passiert."

Allerdings ist der externe Zugriff nur während des Meetings  möglich, nach der Besprechung haben die externen Teilnehmer keinen Zugriff mehr auf das Whiteboard!

 

Neues von Microsoft 365

28. Januar 2022 Posted by Gerda Marx

Auch im Januar gibt es einige Neuerungen für Microsoft 365.

Bereits im November hat Microsoft mit der Mitteilung MC274188 angekündigt, dass aufgezeichnete Teams-Meetings, die im OneDrive gespeichert werden, ab Januar 2022 nach 60 Tagen gelöscht werden. Diese Änderung wird von Microsoft im Januar 2022 im Admincenter automatisch eingestellt. Dort kann die Einstellung nach dem Rollout deaktiviert oder die Aufbewahrungsfrist geändert werden. 

Alle Teams User haben nun die Möglichkeit, mit privaten User außerhalb Ihrer Organisation zu chatten. „Mit diesem Update können Teams-Benutzer in Ihrer Organisation einen 1:1- oder Gruppenchat mit Teams-Benutzern starten, die ihre persönlichen Konten verwenden und umgekehrt“, erklärt das Unternehmen in der aktualisierten Message Center-Benachrichtigung.„Personen können jeden Teams-Benutzer mit einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zum Chat einladen und innerhalb der Sicherheits- und Compliance-Richtlinien ihrer Organisation bleiben. Diese Funktion gilt für Teams im Web, auf dem Desktop und auf Mobilgeräten.“ lt. Mary Jo Foeley. Die Funktion wird mit dem Rollout aktiviert. Ein Admin kann die Nutzung anschließend einschränken. Die Einladung zum Chat muss von einem Business Konto ausgesprochen werden. Ein Dateiaustauch oder Telefonie ist nicht möglich.

Nutzer der Desktop-App haben sie schon lange: Die Hintergrundeinstellungen für Teams-Meetings. Wenn Sie Microsoft Teams im Web nutzen, können Sie nun auch dort Ihren Hintergrund anpassen.

Neues von Microsoft 365

28. Januar 2022 Posted by Gerda Marx

Auch im Januar gibt es einige Neuerungen für Microsoft 365. Bereits im November hat Microsoft mit der Mitteilung MC274188 angekündigt, dass aufgezeichnete Teams-Meetings, die im OneDrive gespeichert werden, ab Januar 2022 nach 60 Tagen gelöscht werden. Diese Änderung wird von Microsoft im Januar 2022 im Admincenter automatisch eingestellt. Dort [...]

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Microsoft Ignite Teil 4- November 2021

23. November 2021 Posted by Gerda Marx

Im letzten Teil der Ignite News berichten wir über einige "kleinere" Neuheiten in Microsoft Teams. Aus Outlook kennen Sie bestimmt die Möglichkeit, eine Email Zeitverzögert zustellen zu lassen. Sie können bspw. eine Mail vorbereiten und einstellen, dass diese erst am nächsten Morgen oder einige Stunden später versendet wird. Diese [...]

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Microsoft Ignite Teil 1- November 2021

15. November 2021 Posted by Gerda Marx

In diesem Jahr fand die zweite Microsoft Ignite in Folge komplett online statt. Hier präsentierte Microsoft alle Neuheiten rund um Microsoft 365, Azure, Dynamics, Power Platform und vieles mehr. In rund 90 Sitzungen gab es jede Menge Neuigkeiten. Wir berichten über einige dieser Neuheiten. Teams Connect wurde bereits im [...]

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Neues von Microsoft im September

3. November 2021 Posted by Gerda Marx

Was gibt es Neues zu Microsoft 365 und Teams im September? Wir haben wieder einiges zusammengestellt. "Zitieren im Chat": Mit dieser Funktion können Sie direkt auf eine Nachricht im Chat antworten. Sie kennen dies bestimmt von WhatsApp. Über die drei Punkte oben rechts in der Nachricht können Sie eine [...]

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