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Preview des neuen Outlook für Windows

25. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft Nutzer, die für das Insider Programm angemeldet sind, können das neue Outlook testen, allerdings nur für Windows. Die Preview hierfür wurde am 17.05.22 freigegeben. Microsoft plant die vielen verschiedenen Version wie Outlook im Web, Windows und Mac dauerhaft in einer App zu vereinen: Im "One Outlook".  Ob sich jedoch diese Version in die Tat umsetzen lässt? Es braucht alles seine Zeit. Doch erstmal zu den Neuerungen in Outlook, welche jetzt in der Preview sind.

Optisch unterscheidet sich die neue Version nicht von der bisherigen, allerdings kann die Auswahlleiste oben umgestellt werden. An wichtige Mails soll der User erinnert werden, wenn sie nicht beantwortet werden. Sollte keine Antwort notwendig sein, kann der User den Hinweis auf diese Mail manuell deaktivieren. Wie die Auswahl von wichtigen Mails erfolgt, kann leider nicht nachvollzogen werden. Emails können oben angepinnt werden, damit kann der User für ihn wichtige Mails besser im Blick behalten.

Das neue Outlook erhält Loop Komponenten, diese können in Teams Chats oder in Outlook-Emails eingefügt werden. Wenn Sie eine Mail mit einer Loop Komponente versenden, wird bspw. dieses Dokument oder diese Liste immer aktuell gehalten, auch wenn darin nach dem Versand der Mail etwas geändert wurde.

Nun ist es möglich, mit @files ein Dokument anzuhängen. Bisher konnten die User mit @Mention eine Person als Empfänger benennen. Achtung: Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Dokument in der Cloud gespeichert ist! Sie müssen direkt nach dem @ beginnen, den Dokumentennamen einzugeben und erhalten dann die Auswahl der zur Verfügung stehenden Files.

Bei der Terminplanung kann jetzt angegeben werden, ob man persönlich oder "nur" virtuell erscheint. Eingehende neue Mails können in "My Day" per Drag & Drop kopiert werden, damit diese in ToDos und Kalendereinträge umgewandelt werden. Sehr hilfreich, wenn der Vertrieb bspw. Bestellungen per Mail erhält und diese abarbeiten will und Termine eingehalten werden müssen. Mit der neuen Outlook-Kalender-Board-Ansicht können Sie Ihren Kalender individueller gestalten.

"Eine der besten Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu behalten, besteht darin, ihn sauber zu halten und Nachrichten zu priorisieren. Das neue Outlook verfügt über weitere Regeln, mit denen Sie Ihren Posteingang automatisieren können, und Sweep ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Mit Sweep können Sie E-Mails stapelweise verschieben und Regeln auf zukünftige eingehende Nachrichten anwenden. Alle Nachrichten löschen, die von jemandem kommen? Kein Problem! Sie möchten nur die neueste Werbebotschaft behalten, fertig!" so verspricht es Insider.office

Eine nette Erweiterung werden die Antwort-Emojis auf eine E-Mail sein, laut  Roadmap sollen diese ab Juli 2022 in die Preview kommen. Einige User lieben sie, andere mögen sie gar nicht. Bei der Frage, ob sie für Emails wichtig sind, werden die User sich wahrscheinlich nicht einigen können. Wenn jedoch eine Mail an einen großen Verteiler geschickt wird, könnte es durchaus praktischer sein, wenn man über die Emojis eine einfache schnelle Rückmeldung erhält.

Die Beta hat noch einige Einschränkungen und beinhaltet auch noch nicht alle Funktionen der Endversion. Was jedoch praktisch ist: Der User kann einfach mit einem Klick von der jetzigen auf die Testversion umschalten und wieder zurück.

 

Neues von Microsoft 365 im April

20. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Im April gab es wieder einige neue Ankünidgungen von Microsoft für. Office 365.

 

Teams

Von der mobilen Teams App kennen es viele User schon: Die vorgeschlagenen Antworten im Chat. Nun sind diese auch in der Desktop App verfügbar. Optimal für schnelle kurze Antworten.

Der Präsenter Modus hat ein Update erhalten! Sie können nun auswählen, ob Sie als Präsenter links oder rechts im Bildschirm angezeigt werden möchten. Die Größe des Präsenters kann ebenfalls angepasst werden und ist in allen Modi verfügbar.

Ihre Outlook Kontakte werden nun in der Teams Telefonie angezeigt. Allerdings nur diejenigen, bei denen eine Telefonnummer hinterlegt wurde. Diese Funktion ist für alle Benutzer verfügbar, denen eine Telefonnummer von Teams zugeordnet wurde. Ihre Telefonnummer sollte Ihnen dann per Mail mitgeteilt worden sein. Sollten sie keine "Teams-Telefonnummer haben, jedoch eine benötigen, sprechen Sie bitte Ihren Administrator an.

Organisatoren eines Kalendereintrages sollen bald direkt beim erstellen des Termins einstellen können , ob Sie zu dieser Zeit verfügbar, beschäftigt oder außer Haus sind. Lt. Roadmap befindet sich diese Funktion in der Bereitstellung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese  Einstellungen manuell vornehmen müssen. Bisher ist es in Teams so, dass man bei Terminen beschäftigt ist und als nicht verfügbar angezeigt wird.

Die verbesserter Suchfunktion in Teams gibt es bereits seit März. Hier können die Suchergebnisse nochmals gefiltert werden. So kann im Suchfilter eingestellt werden ob die Suche in einem Chat oder Teams-Kanal stattfinden soll. Ebenfalls kann ein Datum bzw. ein Zeitraum eingegeben werden.

Die Web-App von Teams hat eine Audio-Ausgabe erhalten. Dies war bisher nur der Desktop-App vorbehalten. Es ist vor allem dann praktisch, wenn der User ein Video teilen möchte.

Den Together Mode kennen wir schon lange, hier werden in einem Bild alle Teilnehmer der Besprechung gezeigt, z.B. in einem Hörraum. In der Public Preview befindet sich der Together Mode, den der Organisator für alle Teilnehmer einstellen kann.

 

O365 Apps im Web

 ToDo erkennt bald ein Fälligkeitsdatum in einer Beschreibung. Wenn z.B. "neue Vorgaben für die Urlaubsplanung morgen vorlegen" in der Beschreibung auftaucht, dann erkennt das System erkennt "morgen" und ermöglicht die Erstellung einer neuen Aufgabe.

Im Rollout befindet sich die Möglichkeit sich mit mehreren Konten in einer Web-App im Browser anzumelden. Bisher konnte sich der User nur mit einem O365 Konto im Browser anmelden, um dann mit den Applikationen zu arbeiten.  Gerade wenn User mit mehreren Konten arbeiten müssen, ist es sehr zeitaufwendig, sich ständig ab und anzumelden. "Von April bis Juni wird diese Funktionalität in weltweiten Umgebungen von Office.com, Word, Excel, PowerPoint für das Web, Outlook im Web, OneDrive für das Web, SharePoint und Microsoft 365 Admin Center eingeführt." lt. Microsoft. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in O365 auf Ihr Profil-Foto klicken und ein weiteres Konto anmelden. ACHTUNG: Sie müssen sich in der Anwendung anmelden und nicht im Web-Browser! Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, kann dies an den Cookie Einstellungen liegen. Hilfe finden Sie auch auf den Seiten von Microsoft