Posts Tagged: ‘outlook’

Neues zu M365 und Teams im Dezember

20. Dezember 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft entwickelt seine Software jeden Monat weiter. Wie gewohnt, gibt es auch in diesem Monat einen Überblick von uns über die neuesten Entwicklungen rund um Office365.

Haben Sie es schon bemerkt? In Teams haben Sie statt Ihrer Datei-App nun OneDrive! Wenn Sie auf OneDrive in Teams klicken, haben Sie neben Ihren SharePoint Ordnern auch Ihre eigenen Dateien aus OneDrive mit einem Klick auf Ihrem Bildschirm, ohne Teams zu verlassen. So können Sie noch schneller und gezielter Dateien mit Ihren Kollegen teilen oder direkt darin arbeiten. Die App in Teams ist mit Ihrem OneDrive verlinkt, Änderungen werden direkt in OneDrive gespeichert.

Dateien wird zu OneDrive

Wenn Sie Webinare planen und durchführen, können Sie als Organisator mit einer Teams Premium Lizenz nun die Namen von Teilnehmern ausblenden.  Als Veranstalter sehen Sie die Namen, jedoch können die Teilnehmer selbst die Namen von anderen Teilnehmern nicht sehen. Bitte beachten Sie, dass Sie hier in den Besprechungsoptionen die Referenten benennen müssen. Die Möglichkeit "jeder darf präsentieren" darf nicht ausgewählt sein.

Name Teilnehmer verbergen

Ihren Arbeitsort können Sie in den Outlook Einstellungen schon länger eintragen. Ihre Kollegen können daher beim Planen von Meetings erkennen, ob Sie Remote oder im Büro arbeiten. Dies wird jetzt auch in Teams angezeigt und synchronisiert und muss nicht mehr separat eingetragen werden.

Arbeitszeitplan Outlook Teams

Im Rollout befindet sich gerade die Möglichkeit, ein Video direkt in einer Outlook Mail anzuschauen anstelle des Links zum Video. So müssen Sie Outlook zum Anschauen des Videos nicht verlassen. Dies gilt für das neue Outlook unter Windows und im Web.

In Word, Excel und PowerPoint im Web können Sie nun mit der Funktion "Aufholen" schneller bei geteilten Dokumenten auf Änderungen in einem Dokument zugreifen. Wenn Sie ein Dokument öffnen, öffnet sich "Aufholen" automatisch, um Ihnen alle Änderungen, Kommentare und Aufgaben anzuzeigen, welche Sie noch nicht gesehen haben. Sie können auch auf Aufholen klicken, um Kommentare bzw. Aufgaben, die an Sie gerichtet sind, gezielt zu finden. Diese Funktion ist bereits für das Web freigeschaltet und demnächst soll es für Windows kommen. Wann es für die Mac Clients kommt, ist derzeit noch nicht bekannt.

Microsoft plant für Anfang 2024 die Vereinigung von ToDo, Planner und Projekt für das Web in einer neuen Planner-App inklusive Copilot. Im Laufe des Jahres soll die neue Planner Web App kommen und dann in Teams verfügbar sein. Für einen ersten Einblick in die neue App schauen Sie sich das folgende Video "Meet the new Microsoft Planner" an.

Meet the new Planner

Mehr Informationen zur neuen Planner App finden Sie in der Tech-Community.

merry christmas 5791744 1280

Das hedersoft-Team wünscht Ihnen allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr 2024. Wir bedanken uns bei allen Kunden und Lesern für Ihr Vertrauen und freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit im neuem Jahr.

Microsofts Copilot wird für November angekündigt

29. September 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft hat am 21.September 2023 auf einer Veranstaltung in New York Ihre aktuellen Pläne und das Rollout für den Microsoft Copilot bekannt gegeben.

Im Windows 11 Betriebssystem wird der Copilot mit dem nächsten Update am 26. September 2023 ausgerollt und zur Verfügung stehen. Ab dem ersten November können dann Unternehmenskunden darauf zugreifen. Für alle kommerziellen Kunden wird der Copilot in Windows und im Bing Chat kostenlos sein. Und so sieht das Icon von Microsoft Copilot aus, es kann jedoch je nach App farblich variieren.

Bildschirmfoto 2023 09 22 um 09.14.32

Den Bing Chat kennen Sie sicherlich bereits. Hier paart sich ChatGPT mit dem Bing Browser von Microsoft. Der "erweiterte" Chat für Unternehmen heißt dann "Bing Chat Enterprise"! Mit Bing Chat Enterprise werden die Geschäftsdaten geschützt. Anders als beim "normalen" Bing Chat, werden die Chatdaten nicht gespeichert und nicht als Training für die KI genutzt. Es wird für Microsoft 365 Kunden mit E3 und E5 Lizenzen verfügbar sein. Unternehmen die Bing Chat Enterprise nutzen möchten, wird der Service für 5 US$/ Monat und User zur Verfügung gestellt.

Der Microsoft 365 Copilot wurde auf dem Bing Chat Enterprise aufgebaut und geht im Bereich Sicherheit noch weiter. Hier soll die gesamte Verarbeitung Ihrer Daten im Microsoft 365 Mandanten erfolgen. Er soll Ihnen nicht nur Recherche-Arbeit abnehmen, er soll Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.

Der Copilot kann mit allen Verfügbaren Dokumenten, Chats, Emails, Meetings und dem Internet bspw. eine PowerPoint Präsentation zu einem Thema erstellen. Von einfachen bis zu komplexen Aufgaben hilft er Ihren Arbeitsalltag zu bewältigen. Der Copilot soll in viele Microsoft 365 Apps einziehen von Outlook, Teams, Word, Excel etc. Unternehmenskunden müssen für den Copiloten 30 US$/User und Monat zahlen.

Wie der Copilot Sie bspw. in Outlook und Meetings unterstützen kann, erfahren Sie im Video

Copilot in Outlook Keep up with Meetings

Neugierig wie Ihnen der Copilot Sie in anderen Apps helfen kann? Microsoft hat mehrere Kurzvideos im eigenen YouTube-Kanal eingespielt. Schauen Sie doch mal nach. Wenn Sie den Copiloten in Ihrer Windows-Oberfläche nutzen möchten, müssen Sie dies aktuell noch über das optionale Update herunterladen. Automatisch wird der Copilot zunächst nicht eingespielt. Ob der Copilot mit dem nächsten Patch-Day im Oktober eingespielt wird oder ob dies erst später erfolgt, ist derzeit nicht bekannt.

Wie Dr.Windows berichtet, werden die User in Europa wahrscheinlich noch auf den Copiloten warten müssen, da dieser erst für Nordamerika, Asien und Südamerika ausgerollt wird. Microsoft bemüht sich, den Copilot an den "Digital Markets Act" der EU anzupassen, um keine Strafen seitens der EU zu erhalten. Über Umwege sei es jedoch trotzdem möglich, den Copilot zu starten.

Neues zu Microsoft 365

26. September 2023 Posted by Gerda Marx

In den letzten Wochen hat Microsoft einige neue Funktionen in Microsoft 365 bzw. Office 365 ausgerollt oder angekündigt.

In SharePoint ist es nun möglich, Ordner farbig zu gestalten. Bisher sind alle Order gelb. Durch die Farbgestaltung können Sie Ihre Ordner schneller finden. In OneDrive ist dies ebenfalls möglich. Die Ordnerfarbe können Sie beim Anlegen eines Ordners auswählen, für bereits existierende Ordner ist das nachträgliche Ändern der Ordnerfarbe ebenso möglich. Dazu wählen Sie den Ordner aus, klicken auf die rechte Maustaste und gehen zu Ordnerfarbe. Dort können Sie die Farbe auswählen.

Ordnerfarbe in OneDrive oder SharePoint

In Zukunft wird es eine dritte Möglichkeit geben, eine Seite in SharePoint zu teilen. Sie können wie gewohnt eine Seite teilen mit dem gesamten Inhalt, einen Link erstellen oder diese per Mail teilen. Per Mail werden jedoch nur die Bilder bzw. hochgeladene Elemente geteilt.

SharePoint teilen per Mail

Der neue  Teams Desktopclient wird ab Ende September ausgerollt. Zunächst für Windows, Apple Nutzer müssen wahrscheinlich noch etwas warten. Microsoft hat Teams überarbeitet und es soll wesentlich schneller sein. Die Vorschau läuft bereits seit ein paar Monaten, jetzt kommt der allgemeine Rollout. Im neuen Client ändern sich auch einige Features. So werden bspw. unter Windows keine violetten Popupbenachrichtigungen mehr angezeigt. Des Weiteren müssen Sie sich mit dem neuen Client nicht mehr ab- und anmelden, um die Organisation zu wechseln. Besonders praktisch ist diese Funktion, wenn Sie als Externer Mitarbeiter für andere Unternehmen arbeiten, da Sie an Besprechungen einfacher teilnehmen können. Außerdem erhalten Sie bessere Suchergebnisse, da nun mit der Suchfunktion alle Tennants durchsucht werden.

Bitte beachten Sie: Sie können die Multi-Tennant-Funktion nur nutzen, wenn dies im Admin-Center für eine Multi-Tennant-Organisations-Gruppe freigegeben wird. Dann wird dies für alle Nutzer dieser Gruppe automatisch aktiviert.

Wundern Sie sich bitten nicht darüber, wenn die neuesten Nachrichten mit der neuen Version oben stehen. Ebenfalls neu, ist die Möglichkeit, den Cloudspeicher eines Drittanbieters, bspw. Amazon, zu nutzen. Natürlich wird im neuen Teams auch die KI des Copiloten einziehen! Es wird noch viele weitere Features geben, diese finden Sie unter learn.microsoft.com.

 

Bildschirmfoto 2023 09 22 um 10.24.05

Links in Teams aus der Desktop-App in Windows werden zukünftig im Edge Browser geöffnet. Im Browser wird dann die Webseite angezeigt sowie der aktuelle Teams-Chat. So müssen Sie als User nicht zwischen den Fenstern wechseln und können leichter weiterarbeiten. Ab Ende September beginnt der Rollout. Administratoren können diese Funktion im Admin-Center jedoch auch deaktivieren. Diese Funktion wird es auch für Outlook geben.

Microsoft. KI Chat 1

Sie kennen es bestimmt, Sie möchten eine größere Datei an eine Mail anhängen und erhalten die Mitteilung, dass der Anhang die maximale Größe überschreitet. Nun bekommen Sie eine Nachricht mit der Aufforderung den Anhang in Ihr OneDrive hochzuladen. Wenn Sie die Datei, in Ihr OneDrive hochladen, können Sie diese ohne Probleme teilen. Bitte beachten Sie, dass das OneDrive Konto, in das Sie die Datei hochladen, mit dem Mailkonto, von dem versendet wird, identisch sein muss. Lt. Roadmap 162653 hat der Rollout im September begonnen.

Die Entwickler dürfen sich auf Python in Excel freuen. Dies ist bereits in der Vorschau bzw. im Beta Kanal. "Wir freuen uns, Ihnen die Public Preview von Python in Excel vorstellen zu können, die die leistungsstarken Bibliotheken von Python mit den Funktionen von Excel kombiniert. Wir hoffen, dass Sie die Möglichkeiten erkunden, Daten in Excel mit Python zu analysieren und gleichzeitig die Formeln, bedingte Formatierung und PivotTables von Excel zu nutzen, um Ihre Erkenntnisse weiter zu verfeinern. Weitere Informationen finden Sie in unserem Ankündigungsblog. Es ist keine Einrichtung oder Installation erforderlich." heißt es im Insiderblog, in dem Sie mehr darüber erfahren können. Python in Excel wird zunächst für Windows ausgerollt, alle anderen müssen noch warten.

Clip Champ wird für die kommerziellen Abonnenten von Microsoft 365 kommen. Mit Clip Champ können Sie Videos schneiden und zusammenstellen. Es wird kostenlos sein und der Rollout hat lt. Roadmap 124826 im August begonnen.

Bye Bye Cortana – Ende für Microsofts digitalen Sprachassistenten

6. Juni 2023 Posted by Gerda Marx

Als Konkurrenz zu Apples Siri wurde Microsofts digitaler Sprach-Assistenz Cortana 2014 auf der Build vorgestellt. Als Sprach-Assistent sollte es die Nutzer bei der Suche nach Apps bzw. Dokumenten unterstützen. 2020 wurde Cortana in eine eigene App ausgelagert, nun wird es eingestellt. Bereits 2021 wurde die Cortana App nicht mehr auf iOS und Android unterstützt, konnte jedoch noch in der Office-Suite genutzt werden. Ende 2023 ist Schluss mit der Unterstützung der Cortana-App.

Wie üblich heißt das Ende der Unterstützung nicht, dass Cortana gar nicht mehr genutzt werden kann. "Wir nehmen einige Änderungen an Windows vor, die sich auf Benutzer der Cortana-App auswirken. Ab Ende 2023 werden wir Cortana in Windows nicht mehr als eigenständige App unterstützen. Sie können jedoch weiterhin auf leistungsstarke Produktivitätsfunktionen in Windows und Edge zugreifen, die über erweiterte KI-Funktionen verfügen. Das bedeutet, dass Sie weiterhin Hilfe bei Ihren Aufgaben, Ihrem Kalender und Ihren E-Mails erhalten können, aber auf neue und aufregende Weise. Diese Änderung wirkt sich nur auf Cortana in Windows aus, und Ihr Produktivitätsassistent Cortana ist weiterhin in Outlook Mobile, Teams Mobile, Microsoft Teams-Anzeige und Microsoft Teams-Räumen verfügbar." so Microsoft

Kein User muss also auf einen Sprachassistenten verzichten. Unter Windows 11 können User bereits per Sprachbefehle Apps öffnen oder zwischen ihnen wechseln. Wie Sie darauf genau zugreifen und diese einrichten können, erfahren Sie auf den Support Seiten von Microsoft. Hier können Sie auch nachlesen, welche Befehle unterstützt werden.

Die Suchmaschine Bing erhält bereits Unterstützung von Chat-GPT. Des Weiteren soll Microsofts Copilot - ebenfalls mit Chat-GPT Unterstützung - im Herbst ausgerollt werden. Die eine Tür schließt sich, eine andere geht auf. Haben Sie das neue Bing schon getestet?

Microsoft wird sein URL Chaos mit „cloud.microsoft“ beenden

3. Mai 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft ist mit seinen vielen Web-Anwendungen stark gewachsen. Nun wurde angekündigt, das zukünftig alle Web-Anwendungen und Dienste von Microsoft 365 unter der einheitlichen Domain cloud.microsoft laufen sollen. Durch seine SaaS-Anwendungen (Software as a Service) sind im Laufe der Zeit viele Domainnamen zusammen gekommen. Hier sind bspw. web.yammer.com, to-do.office.com oder teams.microsoft.com zu nennen.

"Top-Level-Domains der Marke "Dot" (TLD) wie .microsoft sind eine etablierte Methode, um die Sicherheit, Vertrauenswürdigkeit und Integrität der Webangebote eines Unternehmens zu verbessern. Ähnlich wie die US-Regierung die Exklusivrechte an der Top-Level-Domain (TLD) .gov hat, hat Microsoft die Exklusivrechte an der TLD .microsoft. Exklusives Eigentum ermöglicht verbesserte Sicherheitsprotokolle und Governance-Kontrollen. Der Wert von Sicherheitsinvestitionen, die in der Top-Level-Domain getätigt werden, fließen nahtlos in die Apps ein. Alle Anwendungen, die auf der .microsoft-Domain gehostet werden, können als legitim und authentisch angesehen werden: "Jeder, der Domain-Spoofing versucht, müsste sich an Microsoft selbst wenden, da wir sowohl der Registry-Betreiber als auch der einzige Registrant für diesen exklusiven, vertrauenswürdigen Namespace sind" heißt es im Blogeintrag der Tech-Community

Es wird noch eine Weile dauern, bis alles umgestellt ist. Zunächst sollen nur neue Dienste mit cloud.microsoft bereitgestellt werden, da der Umzug doch gewaltig ist. Alle bestehenden Dienste werden erstmal Ihre Adresse behalten und nach und nach mit einer Umleitung versehen. Hierzu müssen die Kunden nichts tun. Die Administratoren können die neue Url cloud.microsoft bereits in der offiziellen Liste von Microsoft finden, und bei Bedarf aktualisieren.

Microsoft wird die Kunden mit einem Vorlauf von ca. 30 Tagen benachrichtigen, bevor ein Dienst umzieht, damit die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden können. Oft müssen jedoch die Kunden gar nichts machen. Wann der Umzug kompl. vollzogen sein soll, wurde nicht bekannt gegeben.

Am 24.0Mai 2023 wird es eine AMA (Ask Me Anything) Veranstaltungin der Tech-Community geben, bei der Fragen von Kunden zum Umzug beantwortet werden sollen. In der Zeit von 8-9 Uhr PDT (17-18 Uhr in Deutschland) können Sie. Ihre Fragen an Meenah Khosraw stellen. Sollten Sie zum. Zeitpunkt der Veranstaltung keine Zeit haben, können sie Ihre Fragen auch bereits vorab stellen, allerdings werden Sie erst in der Veranstaltung beantwortet.

Outlook für Mac kostenlos

8. März 2023 Posted by Gerda Marx

Wer Outlook auf seinem Rechner verwenden möchte, musste bisher die Office Suite oder ein Microsoft 365 Abo lizensieren. Für Mac Rechner ist dies jetzt nicht mehr notwendig. Microsoft hat bekannt gegeben, dass Mac User ab sofort Outlook kostenlos nutzen können - ohne Lizenz.

Outlook ist ein bekanntes Mail Programm und im Apple App Store erhältlich. Genutzt werden kann es auch auf Rechnern mit dem M1 bzw. M2 Chip. Alle User von Mail-Anbietern mit IMAP-Unterstützung, wie bspw. Gmail, iCloud, Yahoo etc., können nun das kostenlose Outlook nutzen. Alle relevanten Funktionen sollen verfügbar sein. Auch mehrere Mail Konten können in der Ansicht "alle Konten" verwaltet werden. So kann Speicherplatz gespart werden, da nicht die einzelnen Apps der Anbieter runtergeladen werden müssen, um die Mails zu bearbeiten. Wobei zu bemerken ist, dass dies auch beim Mail-Programm vom Apple möglich ist.

Outlook für den Mac ist eine native MacOS-App, die auch ein "Weiterbearbeiten" in der mobilen nativen iOS-App ermöglicht. So kann der Nutzer bei Bedarf eine Mail auf dem Rechner bearbeiten, die Arbeit unterbrechen, und durch die Hand-off-Funktion problemlos auf dem iPhone weiterbearbeiten. Für diese Synchronisation müssen Sie auf Ihrem Mac und iPhone mit derselben Apple-ID angemeldet sein.

"Darüber hinaus überarbeitet Microsoft derzeit seine Outlook für Windows-App. Seit geraumer Zeit testet der Softwareriese eine neue webbasierte Version von Outlook und plant, die Windows Mail-Anwendung und Outlook für Windows in einem einzigen E-Mail-Client zu vereinen. Bei der neuen "One Outlook"-App handelt es sich im Wesentlichen um Outlook.com als Progressive Web-App (PWA). Ähnlich wie Outlook für Mac wird auch dieser neue Client kostenlos sein und eine Vielzahl von E-Mail-Anbietern unterstützen, heißt es. Ein Erscheinungsdatum gibt es noch nicht." heißt es bei  heise.de

Eine progressive Web-App für Outlook MacOS ist allerdings nicht geplant.

Einige User der Techcommunity melden noch Probleme beim Einrichten der der kostenlosen Version. Es kann sein, das die neue Version noch nicht bei allen im Store angekommen ist.

Rebranding von Microsofts‘ Yammer

1. März 2023 Posted by Gerda Marx

Yammer wird zu Viva Engage. Viva Engage gehört zur Microsoft Viva Gruppe und wurde im August 2022 veröffentlicht. Viva Engage sollte zunächst "nur" eine Weiterentwicklung der Yammer-Communities-App für Microsoft Teams sein. Nun wird es Yammer bis Ende 2023 komplett ablösen.

"Yammer wird auf allen Oberflächen: Web, Mobile und Integrationen (Embed, SharePoint und Outlook) bis Ende 2023 in Viva Engage umbenannt" heißt es in der Roadmap 117366.  Im März wird eine Aktualisierung für die Communitys App für Outlook und die mobilen Yammer Apps  (iOS und Android) ausgerollt.

Yammer wurde 2008 veröffentlicht und 2012 von Microsoft gekauft. Seit 2017 ist die App nicht mehr als Einzellizenz erhältlich und wurde in einigen Office 365 Lizenzen integriert. Als Microbloggingdienst geboren, wird es in vielen Firmen als Intranet und Kommunikationstool genutzt. Viele meinten es sei tot und nicht mehr zu retten. Mit der Integration 2019 in Teams bekommt es nun unter neuem Namen mit neues Funktionen eine neue Chance.

Microsoft Viva Engage kann nun in Teams als App genutzt werden und ersetzt hier die Yammer App. Um Viva Engage nutzen zu können, ist eine Yammer Lizenz notwendig.

Viva Engage. Was ändert sich zur Yammer App

Als neue Funktion kommt nun bspw. der Leadership Corner hinzu. Hier können Beiträge und Ankündigungen von Führungskräften, denen man folgt, gebündelt eingesehen werden. So erhält jeder Mitarbeiter Informationen über neue Ask Me Anything Events, Storyline-Beiträge oder wichtige Community-Unterhaltungen.

Als weitere Highlight kommt die Analysefunktion für Administratoren, Führungskräften und je nach Berechtigungen auch für Mitarbeiter. Hier kann über persönliche Analysen oder Zielgruppen-, Kampagnen- und Antwortanalysen Wissenswertes über die Nutzung von Viva Engage gewonnen werden. Auch neu wird die Ask Me Anything Event Funktion sein, um Online ein moderiertes Fragen/Antworten Event zu veranstalten.

Und so sieht die vorläufige Timeline für das Rebranding aus:(Quelle Techcommunity)

  • Februar:  Ein In-App-Rebranding-Banner in der Handy Yammer App wird angezeigt , um Sie im Voraus über die Änderung zu informieren
  • März: Aus der Handy Yammer App wird Viva Engage. Es wird noch eine Weile als Yammer auffindbar sein (z. B. in Apples Spotlight-Suche). Etwa zur gleichen Zeit wird auch die Communitys-App in Outlook in Viva Engage umbenannt.
  • April: Ein In-App-Rebranding-Banner in der Web App Yammer.com wird angezeigt, um Sie im Voraus über die Änderung zu informieren
  • Sommer 2023: Das Yammer.com Web-Erlebnis wird zu Viva Engage, mit einigen UX/UI-Verbesserungen. Die Yammer.com URL bleibt für eine Weile erhalten, da das Team zusätzliche Backend-Updates vornimmt.
  • Später im Jahr 2023: Yammer.com URLs werden aktualisiert. Microsoft plant, die Umleitung für ältere URLs zu unterstützen, damit vorhandene Links und Integrationen weiterhin funktionieren.

 

Natürlich kann es immer zu Verschiebungen der einzelnen Phasen kommen, bis das Rebranding von Yammer in Viva Engage komplett erfolgt ist.

Neuer Editor: Context IQ in der Vorschau

19. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Context IQ wurde auf der Ignite im Herbst 2021 angekündigt und ist nun für Word im Web und für Outlook im Web in der Vorschau freigegeben. Doch was ist Context IQ genau?

Um es kurz zu beschreiben: Context IQ ist ein Editor, der Ihnen kontextbezogene Vorschläge macht auf Basis von künstliche Intelligenz (KI).

Der aktuelle Editor macht Vorschläge für Rechtschreibung und Grammatik. Eine sehr praktische Funktion, die erweitert wird.

Nun etwas ausführlicher! 

Context IQ ist eine Technologie, die auf Microsoft Graph beruht und im Hintergrund arbeitet. Microsoft Graph ist eine Suchtechnologie mit Künstlicher Intelligenz. Was also passiert nun im Hintergrund? Context IQ versucht Ihnen Hilfestellungen und Informationen auf Basis einer KI zu geben, die Sie andernfalls manuell zusammensuchen müssten. Das können Namen, Dateien oder Bilder sein.

Sie kennen bereits die @mention Funktion in Outlook, mit der Sie eine Person erwähnen können. Die so angeschriebene Person erhält eine Mail, um darüber zu informieren, dass sie erwähnt wurde und evtl. eine Aufgabe erhalten hat. Context IQ geht sogar einen Schritt weiter. Hier wird der bereits geschriebene Text mit Hilfe der KI analysiert und Sie erhalten mit @mention einen Dateivorschlag, der zu dem Thema passt oder weitere Personen die evtl. mit an der Datei gearbeitet haben.

Microsoft möchte dies aber weiter ausbauen, denn im Laufe der Zeit soll die KI ebenfalls erkennen, ob Sie einen Termin vorschlagen möchten. Context IQ sucht dann in den Kalendern der Personen der Mailadressaten nach passenden Terminen und schlägt diese vor. Auch soll “dies um andere nützliche Inhalte erweitert, wie z. B. das Hinzufügen umfangreicher Inhalte wie Karten, Orte im Web, Mitgliedsnummern, Telefonnummern, Adressen, Viva-Themen, Nachrichtenerweiterungen und mehr - basierend auf Ihren Bedürfnissen und Ihrem Kontext.” lt. Microsoft.

Im Video Context IQ Microsoft 365 können Sie die Vision von Mircosoft sehen

Context IQ soll Sie bei auch beim Freigeben einer Datei unterstützen, beim Bearbeiten von Loop Komponenten oder mit Inhalten aus Dynamics 365. Sie müssen also diese Dateien etc. nicht mehr zusammensuchen, sondern erhalten die gewünschten Informationen ohne die Applikation zu verlassen. "Die Vorschau von Context IQ ist in Ihrem Microsoft 365-Abonnement enthalten und in mehreren Apps und Diensten verfügbar. Sie müssen nichts aktivieren, um es zu verwenden. Probieren Sie Context IQ selbst aus, um all diese nützlichen Funktionen zu erkunden. Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback und verwenden es als Leitfaden bei der Entwicklung von Funktionen und Fähigkeiten." heißt es im Blog der Tech-Community

Viel Spaß beim ausprobieren!

Das Team der hedersoft GmbH wünscht allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Neues von Microsoft im November

7. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft hat im Oktober und November wieder viele neue Funktionen für Office365 angekündigt oder schon ausgerollt. Hier ein Auszug der interessantesten Updates.

Whiteboard in Teams

Das Whiteboard gibt es in Teams schon länger. Hier können Sie während einer Besprechung zusammenarbeiten und jeder kann seine Ideen einbringen. Brainstorming oder Problemlösungen sind im Team einfacher. Wenn Sie bereits ein Whiteboard in einem Teams-Kanal verwenden, können Sie dieses direkt beim Start der Besprechung öffnen. Ab Dezember können Sie aus über 60 Vorlagen für das Whiteboard auswählen und alles für eine Besprechung vorbereiten. Auch Online Videos können eingebettet werden. Damit entfällt das Wechseln der Fenster während einer Besprechung. Nach dem Meeting können alle auf das Whiteboard im Teams Kanal zugreifen und daran "asynchron" weiterarbeiten. Bei der nächsten Besprechung kann es dann wieder geöffnet werden.

Beispiel für ein eingebettetes Video:

online Videos in Whiteboard einbetten

Ein weiteres neues Feature ist der Timer. Hier können Sie eine Zeit für die Arbeit am Whiteboard voreinstellen. So verlieren Sie die nie Zeit aus den Augen. Der Timer wird lt. Roadmap Nr.98082 ab Januar 2023 zur Verfügung stehen.

Timer im Teams Whiteboard

Mit dem Radierer können Sie mit kleiner Bewegung nur ein Wort oder wenn Sie "schnell wischen" auch einen größeren Bereich "ausradieren". Dies wird Anfang Januar zur Verfügung gestellt.

Loop Komponenten aus dem Teams Chat, Outlook und Word sollen lt. Roadmap 98161 ebenfalls im Januar 2023 ins Whiteboard einziehen, damit alle Teammitglieder in diesen Bereichen synchron die neusten Informationen haben.

Gebärdensprachansicht in Teams

Microsoft hat die Gebärdensprachansicht in Teams Meetings angekündigt. Die ersten Elemente sind schon freigeschaltet. Hierzu gehört, dass bis zu zwei Personen priorisiert, also vergrößert, dargestellt werden. So ist es möglich, während des gesamten Meetings die Gebärdensprache bzw. den Dolmetscher richtig zu sehen.

"Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, werden die priorisierten Videostreams automatisch im richtigen Seitenverhältnis und in der höchsten verfügbaren Qualität angezeigt. Wie das Anheften und Untertiteln ist die Gebärdensprachansicht für Sie persönlich und wirkt sich nicht darauf aus, was andere in der Besprechung sehen. Und es passt sich Ihren Bedürfnissen an: Sie können die Gebärdensprachansicht im laufenden Betrieb in einem Meeting oder als eine Einstellung aktivieren, die generell bestehen bleibt.

Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, bleiben die Video-Feeds der von Ihnen festgelegten Personen auf der Bühne sichtbar, solange ihr Video aktiviert ist. Auch andere Teilnehmer können angepinnt oder ins Rampenlicht gerückt werden, ohne in den Gebärdensprachdolmetscher einzugreifen." heißt es im TechCommunity Blog von Microsoft.

Gebaerdensprache in Teams

Wenn Inhalte geteilt werden (Präsentationen, Whiteboards, etc.) wird das Bild entsprechend angepasst. Das priorisierte Bild bleibt jedoch vergrößert, damit die Gebärdensprache weiterverfolgt werde kann. Diese Funktionen können Sie im Bereich "Barrierefreiheit" für Meetings aktivieren. Auch Untertitel können hier direkt eingestellt werden um bspw. Telefonanrufe schneller und einfacher entgegenzunehmen. Die Funktion ist bereits in der öffentlichen Vorschau. Wie alles einzurichten ist, finden Sie in  der Dokumentation von Microsoft.

Weitere Funktionen in Teams

Die Funktion, eine Nachricht von einem Externen abzulehnen, gibt es bereits. Hier erscheint erst ein Popup und Sie können die Nachricht annehmen oder auch ablehnen. Neu ist, dass Sie auch eine Gruppenchateinladung von einem externen, nicht verwalteten Benutzer, ablehnen können. Auch hier erscheint nun ein Popup mit welchem Sie der Aufnahme zustimmen oder diese ablehnen können.

Chatnachrichten können zeitverzögert versendet werden. Ähnlich wie in Outlook Emails verzögert versendet werden können, ist dies nun in Teams mit den Chatnachrichten möglich. Dazu klicken Sie im Chat auf die rechte Maustaste und wählen dann ein Datum und die Zeit aus.

Verzoegerte Nachrichten

Ein Chat kann komplett gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten nur bei Ihnen gelöscht werden nicht beim Chatpartner.

Verlieren Sie manchmal den Überblick über Ihre Nachrichten? Wer in vielen Teams-Kanälen unterwegs ist und viele Nachrichten erhält, dem ist es sicher schon passiert, dass er eine Nachricht übersehen hat. Dies können Sie nun vermeiden, indem Sie auf Ihren Aktivitätsfeed gehen. Dort können Sie sich über den Schiebeschalter nur die "ungelesenen" Nachrichten anzeigen lassen.

Bildschirm­foto 2022 12 06 um 09.18.45

Die @mention Funktion wurde nochmals erweitert, nun kann auch mit @Teamsbesitzer dieser direkt angeschrieben werden. Vor allem einfach, wenn man nicht weiß wer das Team erstellt hat, aber eine Anfrage zu einer Einstellung hat. Einige Einstellungen, wie bspw. ein neues Team-Mitglied hinzufügen, kann nur der Besitzer vornehmen.

Planner

In Planner können Sie nun Serienaufgaben einstellen. Eine sehr praktische Funktion für Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen wiederholt werden müssen.

Planner

Outlook

In Outlook im Web, haben Sie nun die klassische Ansicht wie in der Desktop-App. Ich persönlich finde, dass dies vieles einfacher macht, da man nicht suchen muss wo sich welcher Button befindet. Sicher eine Frage der Gewohnheit, oder was meinen Sie?

Outlook Leiste

Update zur Open Client Strategie von HCL

2. Juni 2022 Posted by Oliver Regelmann

HCL hat in einem Blogeintrag die „Mail Product Strategy“ aktualisiert. Darin ist jetzt vom noch vor einem Jahr angekündigten Open Client nicht mehr die Rede. Anlass ist die Abkündigung der EWS-API (oder zumindest von Teilen davon) durch Microsoft. Recently, Microsoft announced an initiative to consolidate its Outlook clients and mail protocols. In addition, they announced […]

Der Beitrag Update zur Open Client Strategie von HCL erschien zuerst auf n-komm.

Preview des neuen Outlook für Windows

25. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft Nutzer, die für das Insider Programm angemeldet sind, können das neue Outlook testen, allerdings nur für Windows. Die Preview hierfür wurde am 17.05.22 freigegeben. Microsoft plant die vielen verschiedenen Version wie Outlook im Web, Windows und Mac dauerhaft in einer App zu vereinen: Im "One Outlook".  Ob sich jedoch diese Version in die Tat umsetzen lässt? Es braucht alles seine Zeit. Doch erstmal zu den Neuerungen in Outlook, welche jetzt in der Preview sind.

Optisch unterscheidet sich die neue Version nicht von der bisherigen, allerdings kann die Auswahlleiste oben umgestellt werden. An wichtige Mails soll der User erinnert werden, wenn sie nicht beantwortet werden. Sollte keine Antwort notwendig sein, kann der User den Hinweis auf diese Mail manuell deaktivieren. Wie die Auswahl von wichtigen Mails erfolgt, kann leider nicht nachvollzogen werden. Emails können oben angepinnt werden, damit kann der User für ihn wichtige Mails besser im Blick behalten.

Das neue Outlook erhält Loop Komponenten, diese können in Teams Chats oder in Outlook-Emails eingefügt werden. Wenn Sie eine Mail mit einer Loop Komponente versenden, wird bspw. dieses Dokument oder diese Liste immer aktuell gehalten, auch wenn darin nach dem Versand der Mail etwas geändert wurde.

Nun ist es möglich, mit @files ein Dokument anzuhängen. Bisher konnten die User mit @Mention eine Person als Empfänger benennen. Achtung: Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Dokument in der Cloud gespeichert ist! Sie müssen direkt nach dem @ beginnen, den Dokumentennamen einzugeben und erhalten dann die Auswahl der zur Verfügung stehenden Files.

Bei der Terminplanung kann jetzt angegeben werden, ob man persönlich oder "nur" virtuell erscheint. Eingehende neue Mails können in "My Day" per Drag & Drop kopiert werden, damit diese in ToDos und Kalendereinträge umgewandelt werden. Sehr hilfreich, wenn der Vertrieb bspw. Bestellungen per Mail erhält und diese abarbeiten will und Termine eingehalten werden müssen. Mit der neuen Outlook-Kalender-Board-Ansicht können Sie Ihren Kalender individueller gestalten.

"Eine der besten Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu behalten, besteht darin, ihn sauber zu halten und Nachrichten zu priorisieren. Das neue Outlook verfügt über weitere Regeln, mit denen Sie Ihren Posteingang automatisieren können, und Sweep ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Mit Sweep können Sie E-Mails stapelweise verschieben und Regeln auf zukünftige eingehende Nachrichten anwenden. Alle Nachrichten löschen, die von jemandem kommen? Kein Problem! Sie möchten nur die neueste Werbebotschaft behalten, fertig!" so verspricht es Insider.office

Eine nette Erweiterung werden die Antwort-Emojis auf eine E-Mail sein, laut  Roadmap sollen diese ab Juli 2022 in die Preview kommen. Einige User lieben sie, andere mögen sie gar nicht. Bei der Frage, ob sie für Emails wichtig sind, werden die User sich wahrscheinlich nicht einigen können. Wenn jedoch eine Mail an einen großen Verteiler geschickt wird, könnte es durchaus praktischer sein, wenn man über die Emojis eine einfache schnelle Rückmeldung erhält.

Die Beta hat noch einige Einschränkungen und beinhaltet auch noch nicht alle Funktionen der Endversion. Was jedoch praktisch ist: Der User kann einfach mit einem Klick von der jetzigen auf die Testversion umschalten und wieder zurück.

 

Neues von Microsoft 365 im April

20. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Im April gab es wieder einige neue Ankünidgungen von Microsoft für. Office 365.

 

Teams

Von der mobilen Teams App kennen es viele User schon: Die vorgeschlagenen Antworten im Chat. Nun sind diese auch in der Desktop App verfügbar. Optimal für schnelle kurze Antworten.

Der Präsenter Modus hat ein Update erhalten! Sie können nun auswählen, ob Sie als Präsenter links oder rechts im Bildschirm angezeigt werden möchten. Die Größe des Präsenters kann ebenfalls angepasst werden und ist in allen Modi verfügbar.

Ihre Outlook Kontakte werden nun in der Teams Telefonie angezeigt. Allerdings nur diejenigen, bei denen eine Telefonnummer hinterlegt wurde. Diese Funktion ist für alle Benutzer verfügbar, denen eine Telefonnummer von Teams zugeordnet wurde. Ihre Telefonnummer sollte Ihnen dann per Mail mitgeteilt worden sein. Sollten sie keine "Teams-Telefonnummer haben, jedoch eine benötigen, sprechen Sie bitte Ihren Administrator an.

Organisatoren eines Kalendereintrages sollen bald direkt beim erstellen des Termins einstellen können , ob Sie zu dieser Zeit verfügbar, beschäftigt oder außer Haus sind. Lt. Roadmap befindet sich diese Funktion in der Bereitstellung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese  Einstellungen manuell vornehmen müssen. Bisher ist es in Teams so, dass man bei Terminen beschäftigt ist und als nicht verfügbar angezeigt wird.

Die verbesserter Suchfunktion in Teams gibt es bereits seit März. Hier können die Suchergebnisse nochmals gefiltert werden. So kann im Suchfilter eingestellt werden ob die Suche in einem Chat oder Teams-Kanal stattfinden soll. Ebenfalls kann ein Datum bzw. ein Zeitraum eingegeben werden.

Die Web-App von Teams hat eine Audio-Ausgabe erhalten. Dies war bisher nur der Desktop-App vorbehalten. Es ist vor allem dann praktisch, wenn der User ein Video teilen möchte.

Den Together Mode kennen wir schon lange, hier werden in einem Bild alle Teilnehmer der Besprechung gezeigt, z.B. in einem Hörraum. In der Public Preview befindet sich der Together Mode, den der Organisator für alle Teilnehmer einstellen kann.

 

O365 Apps im Web

 ToDo erkennt bald ein Fälligkeitsdatum in einer Beschreibung. Wenn z.B. "neue Vorgaben für die Urlaubsplanung morgen vorlegen" in der Beschreibung auftaucht, dann erkennt das System erkennt "morgen" und ermöglicht die Erstellung einer neuen Aufgabe.

Im Rollout befindet sich die Möglichkeit sich mit mehreren Konten in einer Web-App im Browser anzumelden. Bisher konnte sich der User nur mit einem O365 Konto im Browser anmelden, um dann mit den Applikationen zu arbeiten.  Gerade wenn User mit mehreren Konten arbeiten müssen, ist es sehr zeitaufwendig, sich ständig ab und anzumelden. "Von April bis Juni wird diese Funktionalität in weltweiten Umgebungen von Office.com, Word, Excel, PowerPoint für das Web, Outlook im Web, OneDrive für das Web, SharePoint und Microsoft 365 Admin Center eingeführt." lt. Microsoft. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in O365 auf Ihr Profil-Foto klicken und ein weiteres Konto anmelden. ACHTUNG: Sie müssen sich in der Anwendung anmelden und nicht im Web-Browser! Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, kann dies an den Cookie Einstellungen liegen. Hilfe finden Sie auch auf den Seiten von Microsoft

 

 

Mehr Unterstützung für Macs von Microsoft

18. Dezember 2020 Posted by Gerda Marx

Mit Big Sur hat Apple kürzlich eine neue Version von macOS herausgebracht, welches die Geräte noch besser macht. Auch Microsoft hat sich damit auseinandergesetzt und die Benutzerfreundlichkeit und Applikationen in Microsoft 365 für Big Sur verbessert. Wer einen neuen Mac mit M1 Chip hat, darf sich darüber freuen, dass [...]

Der Beitrag Mehr Unterstützung für Macs von Microsoft erschien zuerst auf hedersoft Blog.

Ankündigungen für Microsoft Outlook

3. Juli 2020 Posted by Gerda Marx

Microsoft entwickelt seine Anwendungen immer weiter. Im Juni wurden einige neue Funktionen für Microsoft Outlook angekündigt. So können ab August die Outlook Signaturen (Roaming-Signaturen) in der Cloud gespeichert werden, damit diese auf mehreren Windows Geräten zur Verfügung stehen und nicht nur auf einem Gerät. Wann und ob diese Funktion [...]

Der Beitrag Ankündigungen für Microsoft Outlook erschien zuerst auf hedersoft Blog.

Microsoft Build 2020

28. Mai 2020 Posted by Gerda Marx

Seit 2011 lädt Microsoft einmal jährlich zur Entwicklerkonferenz Build ein. Vom 19.-21. Mai 2020 fand die Microsoft Build 2020 zum ersten Mal virtuell statt. Kostete sonst ein Ticket ca. 2300 USD, konnten sich die Teilnehmer freuen, da es dieses Jahr kostenlos war. Es wurden Neuheiten u.a. in Teams, Fluid [...]

Der Beitrag Microsoft Build 2020 erschien zuerst auf hedersoft Blog.