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ELO Success Story Stadt Ellwagen

29. November 2018 Posted by Alexander Kühn

ELO hat soeben eine Success Story zu unserm E-Akte Projekt mit der Stadt Ellwangen veröffentlicht. Darüber freuen wir uns sehr und dürfen es Ihnen auch in unserem Blog zur Verfügung stellen:

ELO Referenzstory Stadt Ellwangen

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ELO ECM Fachkongress

27. November 2018 Posted by Alexander Kühn

ELO ECM-Fachkongress 2019

Am 31. Januar 2019 ist es wieder soweit: ELO ladet Sie herzlich zur großen Jahresauftaktveranstaltung in die Schwabenlandhalle in Fellbach ein!

DER ELO ECM-FACHKONGRESS IN ZAHLEN

Auch 2019 freuen wir uns auf einen erfolgreichen Jahresauftakt beim ELO ECM-Fachkongress, der wieder alle Rekorde brechen wird. Hier einige Zahlen rund um unsere größte Veranstaltung.

Aussteller

Teilnehmer

Referenten

Fachvorträge

Fachthemen

DER ELO ECM-FACHKONGRESS IM VIDEO

Bereits zum 16. Mal treffen sich am 31. Januar 2019 ELO Business Partner, Kunden und Interessenten zum ELO ECM-Fachkongress in der Schwabenlandhalle in Fellbach. Im Mittelpunkt unserer großen Jahresauftaktveranstaltung stehen aktuelle Trends und Themen rund um die Digitalisierung von Unternehmensprozessen mit unseren Produkten und Lösungen für Enterprise-Content-Managament (ECM). Freuen Sie sich auf die neuesten Produkthighlights, spannende Keynotes und Vorträge sowie eine begleitende Fachausstellung.

In unserem Video geben wir Ihnen einen Eindruck von der einzigartigen Atmosphäre beim ELO ECM-Fachkongress. Film ab!

Fachvortrag ELO ECM-Fachkongress

Erleben Sie die ELO E-Akte und n-komm E-Akte.Plus bei einem Fachvortrag am ELO ECM-Fachkongress. Frau Franziska Feil (Leiterin Organisation, Stadt Ellwangen) und Herr Wolfgang Zwickl (Stellvertender Geschäftsführer n-komm GmbH) zeigen Ihnen folgende Themen:

  • Einführung ELO E-Akte bei der Stadt Ellwangen
  • Schriftgutmanagement mit der n-komm E-Akte.Plus
  • Elektronischer Rechnungseingang
  • Digitale Verwaltungsarbeit

Wir freuen uns darauf, Sie begrüßen zu dürfen. Melden Sie sich noch heute an und sichern Sie sich die kostenfreie Teilnahme.

ELO ECM-Fachkongress
31. Januar 2019

Schwabenlandhalle Fellbach
Guntram-Palm-Platz 1
70734 Fellbach

Sie haben keine Zeit und wollen trotzdem Information oder eine live Demonstration bei Ihnen vor Ort? Kein Problem melden Sie sich unter info@n-komm.de.

Jetzt kostenfrei anmelden!

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n-komm übernimmt ELO Entwicklungen der „More than IT“

25. September 2018 Posted by Alexander Kühn

Die More than IT ist ein Einzelunternehmen aus Hermeskeil. Das Unternehmen beschäftigt sich mit den Schwerpunkten IT-Security, DMS, IT-Lösungen und IT-Training. Der Bereich DMS wurde die letzten Jahren durch Geschäftsführer Herrn Sascha Knob und seinem Team aufgebaut und weiterentwickelt. Von Beginn an hat man den Fokus auf öffentliche Verwaltungen gelegt und ist den Weg gemeinsam mit ELO gegangen. Nun hat sich Herr Knob aus persönlichen Gründen entschieden die kompletten ELO Entwicklungen an die n-komm GmbH zu übergeben. Darin enthalten sind u.a. Schnittstellen zu Fachverfahren (CIP, KFZ-Landesarchiv, Orgasoft, uvm.), aber auch Anwendungen wie die Integration der e-Post in ELO. Die n-komm GmbH wird die Anwendungen und Schnittstellen weiterentwickeln und besitzt die exklusiven Vertriebsrechte. Wir weißen daraufhin, dass im Zuge dieses Kaufs, lediglich die Software zur n-komm übergehen, es wird weder Herr Knob noch andere Mitarbeiter der More than IT zur n-komm wechseln.

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E-Mailarchivierung mit IBM Domino und ELO – Stadtwerke Ettlingen

9. August 2018 Posted by Alexander Kühn

Die Stadtwerke Ettlingen GmbH (SWE) sind das kommunale Versorgungs- und Energiedienstleistungsunternehmen der Stadt Ettlingen und der Region. Eigentümerin der SWE ist zu 100 Prozent die Stadt Ettlingen.

Als regionales Unternehmen sorgen die SWE und ihre rund 185 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für eine vielfältige regionale Wertschöpfung und sind wichtiger Partner bürgerschaftlichen Engagements und des Ehrenamts.

Das Unternehmen

Die Stadtwerke Ettlingen GmbH (SWE) sind das kommunale Versorgungs- und Energiedienstleistungsunternehmen der Stadt Ettlingen und der Region. Eigentümerin der SWE ist zu 100 Prozent die Stadt Ettlingen.

Die Herausforderung

Es wurde eine einfache Lösung gesucht, welche sowohl clientseitige Archivierung als auch serverseitige Archivierung unterstützt. Des weiteren sollte eine nutzerfreundliche Möglichkeit bestehen, nach archivierten E-Mails zu suchen. Mit der iefen Integration in IBM Domino Notes ist dies gewährleistet.

Die Lösung

ELOprofessional im Zusammenspiel mit Notes2ELO als sichere und rechtskonforme Archivlösung für IBM Notes Domino.

Die E-Mail Kommunikation läuft über ein IBM Domino Cluster. Nun wurde im Zuge der Infrastruktur Erneuerung eine E-Mailarchivierung gesucht. Ausgewählt wurde die n-komm GmbH aus Karlsruhe. Mit Ihrer Notes2ELO Lösung werden E-Mails in ELOprofessional archiviert.

Hierbei wurde im ersten Schritt eine Journal-Archivierung eingerichtet, um neue E-Mails direkt zu archivieren. Die Lösung begeisterte den Kunden, weil im Rahmen der Archvierung die Mails jeden Users in einem persönlichen Bereich mit angezeigt werden. Auf diese Mails haben die Benutzer entsprechend Berechtigungen. Für den Kunden ist es auch wichtig, dass der Zugriff auf ELO direkt aus dem IBM Notes Client über ein Widget in der Sidebar von IBM Notes gegeben ist.

Der Nutzen

Rechtkonforme E-Mail Archivierung mit der Möglichkeit im nächsten Schritt ELO evtl. als DMS Lösung zu nutzen.

e-mailarchivierung IBM Domino Notes & ELO

Weitere Informationen gibt Ihnen Herr Benedikt Thudium, Tel. 0721 35460-33, benedikt-thudium@n-komm.de.

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Einführung E-Akte bei der Stadt Ellwangen

1. August 2018 Posted by Alexander Kühn

Das Frühstück gilt als wichtigste Mahlzeit des Tages. Wir reichen Ihnen die perfekte Zutat für einen optimalen Start in den Tag – Informationen zur ELO e-Akte!

Am 19.9.2018 ab 8:30 Uhr möchten wir Sie herzlich zu unserem ELO Business Breakfast mit einem Schwerpunkt auf der ELO e-Akte einladen. Als Keynote erwartet Sie ein spannender Erfahrungsbericht der Stadtverwaltung und Stadtwerke Ellwangen zur Einführung der ELO e-Akte. Die Anbindung von Fachverfahren wird ein weiteres Thema sein, das wir für Sie aufbereitet haben.

Freuen Sie sich auf einen informativen Vormittag und selbstverständlich auch einen reich gedeckten Frühstückstisch in Ellwangen:

Rathaus Ellwangen
Spitalstr. 4
73479 Ellwangen

Die Teilnahme an der Veranstaltung ist für Sie selbstverständlich kostenfrei. Melden Sie sich noch heute an, die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Wir würden uns freuen, Sie am 19. September in Ellwangen zu treffen!

Agenda:

 

08:30 – 08:45 Begrüßung
Herr Michael Gaiser, n-komm GmbH
Herr Benedikt Thudium, n-komm GmbH
08:45 – 09:15 n-komm GmbH / E-Akte Allgemein
Herr Wolfgang Zwickl, n-komm GmbH
09:15 – 10:00 Frühstück / Pause / Networking
10:00 – 11:00 Projekt Stadtwerke und Ausschreibung Stadt Ellwangen / Projektablauf -> Besonderheiten, Schwierigkeiten / Referenzbericht
Herr Jürgen Seifer, Stadt Ellwangen
11:00 – 11:30 Anbindung an Fachverfahren
Herr Wolfgang Zwickl, n-komm GmbH
11:30 – 12:30 Come Together / Networking / Fragerunde

 

Jetzt kostenfrei anmelden:

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Aussteller ELO Solution Day 2018

25. Juli 2018 Posted by Alexander Kühn

ELO SOLUTION DAY 2018 KORNWESTHEIM BEI STUTTGART

Termin: 18.10.18
Stuttgarter Str. 65
Das K – Kultur- und Kongresszentrum
70806  Kornwestheim

Nach den großen Erfolgen der ELO Solution Days in Stuttgart und Hannover, findet am 18. Oktober 2018 im Das K – Kultur- und Kongresszentrum in Kornwestheim der vierte ELO Solution Day statt.

In vier Räumen erwarten Sie spannende Keynotes, interessante Workshops und unsere Lösungen für unterschiedliche Geschäftsszenarien:

  • Business Solution ELO Invoice: Lernen Sie das digitale Rechnungsmanagement kennen.
  • Business Solution ELO Contract: Erfahren Sie, wie Sie Verträge jeglicher Art digital verwalten können.
  • Business Solution ELO Visitor: Sehen Sie digitales Besuchermanagement in Aktion.
  • Business Solution ELO HR Personnel File: Erleben Sie unsere Lösung für digitales Personalmanagement.
  • Business Solution ELO HR Recruiting: Erfahren Sie, wie Sie Bewerberprozesse optimieren können.
  • Business Solution ELO Knowledge: Nutzen Sie das enorme Potenzial Ihres Unternehmenswissens.

Ausgewählte Kunden sprechen darüber hinaus in eigenen Vorträgen über die Einführung der ELO Lösungen in ihren Unternehmen. Abgerundet wird die Veranstaltung durch eine Podiumsdiskussion zum Thema EU-Datenschutz-Grundverordnung: „Die DSGVO ist in Kraft – eine erste Bilanz“. Auf der begleitenden Fachausstellung haben Sie zudem die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch mit Experten und anderen Kongressbesuchern.

Die kostenlose ELO Event App ist der perfekte Veranstaltungsbegleiter für den ELO Solution Day in Kornwestheim.
Freuen Sie sich auf eine Fülle von hilfreichen Funktionen wie z.B. persönlicher Agenda-Planer, Mediathek mit Broschüren, Flyern und Vorträgen, Ausstellerübersicht und -unterlagen, Event-Programm mit allen Vorträgen und Referenten sowie alle wichtigen Vor-Ort-Informationen.

Gerne können Sie die ELO App im Apple Store oder auf Google Play herunterladen.

Eine KOSTENFREIE Anmeldung ist möglich unter:

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ELO HR Bewerbermanagement

25. Juli 2018 Posted by Alexander Kühn

Mit der Business Solution ELO HR Recruiting optimieren Unternehmen digital ihr Bewerbermanagement. ELO HR Recruiting ermöglicht es, einen Bewerbungszyklus effizient und transparent zu managen.

HR Management auf neuem Niveau

Die ELO Business Solution für das HR Recruiting unterstützt und optimiert den Bewerberprozess auf allen Ebenen. Der Personalbedarf lässt sich unkompliziert durch das Unternehmen an die Personalabteilung melden. Diese nimmt mit ELO HR Recruiting die Bewerbungen entgegen und überführt alle Informationen zu einem Bewerber in das komfortable HR-System und/oder in die ELO Personalakte. Die Software entspricht allen gesetzlichen Anforderungen und den Compliance-Richtlinien von Firmen. Sie enthält automatische Löschfunktionen und ein userabhängiges Berechtigungskonzept für die Administration. Damit werden die aktuellsten Datenschutzanforderungen nach der EU-DSGVO erfüllt.

Verbesserung der Bewerberprozesse mit ELO HR Recruiting

Die Abläufe gestalten sich ab der Bedarfsmeldung bis hin zum Onboarding wesentlich effizienter durch ELO HR Recruiting. Die Business Solution bringt hilfreiche Checklisten mit, ihre Erinnerungsfunktionen sind nach den jeweiligen Anforderungen des HR-Managements konfigurierbar. Bewerber lassen sich gruppieren und bewerten, beides wird visuell aufbereitet. Für sensible Zugriffe gibt es ein userabhängiges Berechtigungskonzept. Mehrwerte sind:

  • Effizienz der Prozesse: Durch die Automatisierung der Prozesse erhöht sich die Produktivität. Das senkt die Kosten im HR Management.
  • Strukturierung: Die zentrale Ablage der Unterlagen schafft strukturierte Übersichtlichkeit.
  • Rechtskonformität: Besonders nach Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 müssen Daten zwingend rechtskonform verwaltet werden. Adäquate Vorschriften gab es auch schon vorher, doch die Sanktionen für Verstöße wurden nun deutlich erhöht. ELO HR Recruiting bewahrt sensible Daten absolut DSGVO-konform auf und sorgt für die Einhaltung aller gesetzlichen Fristen sowie der Compliance- und Revisionsvorschriften.
  • Transparenz: Alle Prozesse werden transparent dargestellt. Änderungen an Dokumenten protokolliert ELO HR Recruiting vollständig, sie bleiben damit jederzeit nachvollziehbar.
  • Zeitersparnis: Die automatisch ablaufenden Prozesse bei Bearbeitungen führen ebenso wie intelligente Suchmechanismen zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeit.
  • Teamarbeit: In ELO HR Recruiting sind Collaboration-Tools integriert, die den nahtlosen Informationsaustausch zwischen Mitgliedern eines Teams gewährleisten. Das stärkt erheblich die effektive Zusammenarbeit.

Die Optimierung der Bewerberprozesse mit der ELO HR Recruiting Business Solution

Abteilungen melden ihren Personalbedarf ganz einfach per Klick an die ELO HR Recruiting Softwarelösung. Zukünftige Vorgesetzte lassen sich per Antragstellung mit einbeziehen. Die Stellenbeschreibung generieren die Anwender gleich im Anschluss, ihre Informationskanäle bündeln sie somit effektiv. Die Administrationsfeatures von ELO HR Recruiting sind sehr ausgereift und erfüllen sämtliche Datenschutzanforderungen. Neben dem Berechtigungskonzept für sensible Daten von Bewerbern werden auch Lösch- und Aufbewahrungsfristen umfassend berücksichtigt. Eine hochgradige Datenverschlüsselung erhöht die Sicherheit zusätzlich, auch das eine Forderung der DSGVO. Hilfreiche Tools sind unter anderem:

  • Checklisten und Vorlagen
  • Kalender- und Erinnerungsfunktionen
  • ELO Analytics für die schnelle Datenauswertung
  • mobiler Zugriff
  • klare Verortung von Daten
  • einfacher Datenimport und -export
  • Anbindung an die ELO Personalakte

Im Recruiting-Board können die HR Manager ihre Bewerberprozesse grafisch aufbereiten. Für sämtliche Informationen stehen individuelle Dashboards zur Verfügung. So lassen sich auch Ranglisten für alle Bewerber erstellen, was die Auswahl passender Kandidaten extrem erleichtert.

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ELO HR Personnel File – Personalakte

23. Juli 2018 Posted by Alexander Kühn

ELO bietet ein erstklassiges Programm für die digitale Personalakte an. Firmen können damit ihre Personaldaten transparent und sicher verwalten und steuern. Dieses moderne Verfahren setzen immer mehr Personalchefs ein, es kommt auch dem HR-Management zugute.

Vorteile der digitalen Personalakte von ELO

Die ELO Personalakte unterstützt digital den Aufbau der elektronischen Datenverwaltung für das Personal. Sie vereint sämtliche Dokumente unabhängig vom vorliegenden Format zentral an einem Ort. Für Personalmanager eignet sich die Business Solution von ELO. Die HR Personnel File Software ermöglicht nicht nur das Erfassen der Personaldaten, sondern auch das Steuern von Terminen und das Initiieren von Prozessen. Das ist wichtig bei der Bewerberverwaltung und auch bei internen Umstrukturierungen im Personalbereich. Zur digitalen ELO Personalakte gehören moderne Verschlüsselungstechnologien ebenso wie ein Berechtigungssystem. Damit werden der Datenschutz entsprechend der gesetzlichen Vorgaben – inzwischen nach DSGVO – und die Administration gewährleistet.

Die ELO Personalakte in der praktischen Arbeit

Mit der Softwarelösung von ELO optimieren HR-Manager die Personalarbeit. Sie legen unkompliziert Stammdaten an und initiieren den Prozess bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter ins Unternehmen oder nach der Kündigung bzw. dem altersbedingten Ausscheiden eines Beschäftigten. Die Arbeit mit Checklisten erleichtert in der praktischen Arbeit sehr den jederzeitigen Überblick. Selbstverständlich ist die neue ELO Personalakte DSGVO-konform, sie beachtet darüber hinaus alle nationalen gesetzlichen Richtlinien für die Datenverwaltung im Unternehmen. Automatisierte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Fristen oder Termine mehr verpasst werden können. Eine leistungsstarke Suche ermöglicht das sofortige Auffinden von Informationen und Dokumenten mithilfe intelligenter Suchmechanismen. Die Anwender können auf die digitale ELO Personalakte auch mobil und somit orts- und zeitunabhängig zugreifen. Da heutzutage viele Arbeiten im Homeoffice erledigt werden und HR-Manager auch Informationen benötigen, wenn sie unterwegs sind, erhöht der mobile Zugriff deutlich den Komfort in der Anwendung. Die rechtskonforme Verwaltung bewahrt sensible Daten entsprechend der gesetzlichen Fristen sowie der Compliance- und Revisionsvorschriften auf. Wichtig ist die sofortige Auskunftsfähigkeit mit der ELO Personalakte, weil der aktuelle Bearbeitungsstand mit einem Klick sofort einsehbar ist. Das führt zu einer erheblichen Zeitersparnis. Zusätzlich verkürzen intelligente Suchmechanismen und automatisierte Prozesse die Bearbeitungszeiten. Die Unterlagen werden zentral abgelegt. Das schafft eine strukturierte Übersichtlichkeit.

Unternehmenslösungen mit der ELO Personalakte

Im Folgenden wollen wir einzelne Funktionen der digitalen ELO Personalakte näher beleuchten.

Akteneinsicht

  • Der Abteilungsleiter oder ein Mitarbeiter benötigen Akteneinsicht und beantragen diese über das Formular “Akteneinsicht”.
  • Die Leitung der Personalabteilung erhält über die ELO Personalakte diese Anfrage, sie erteilt die Freigabe.
  • Daraufhin darf ein Mitarbeiter der Personalabteilung die vertraulichen Dokumente der ELO Personalakte digital entnehmen.
  • Der Antragsteller erhält nun die Kopie dieser Akte in sein Postfach.
  • Nach einer durch die Compliance-Richtlinien oder gesetzliche Vorschriften vorgegebenen Zeit werden die Kopien automatisch gelöscht.

Änderungsmitteilung

  • Von einem Mitarbeiter kommt ein Änderungsantrag.
  • Das ELO System stellt die erforderlichen, zu ändernden Daten bereit.
  • Diese Daten kann der Mitarbeiter nun aktualisieren.
  • Anschließend leitet ELO die Daten an die Personalabteilung weiter.
  • Die Personalabteilung erteilt die Freigabe der Änderung. Die Datenänderung in der Personalakte erfolgt daraufhin automatisch.

Das ELO Personalmanagement Cockpit

Mit dem ELO Cockpit für die digitale Personalakte behalten die Mitarbeiter jederzeit den Überblick. Es listet Stammdaten auf, zeigt personalrelevante Termine der Mitarbeiter an und bietet Filtermöglichkeiten an. So können beispielsweise erwartete, bereits angestellte, inaktive und bereits ausgeschiedene Mitarbeiter gesondert dargestellt werden. Den Zugriff auf die Mitarbeiterdaten und die Teams steuert der Administrator der ELO Personalakte – in der Regel der Chef oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung – durch Berechtigungen. Das Cockpit bietet darüber hinaus eine Kalenderansicht, in der sich Fristen farblich markieren lassen. Auch statistische Auswertungen können die Mitarbeiter erstellen. Mithilfe des Organigramms können Unternehmen ihre Organisationsstruktur in der gewünschten hierarchischen Tiefe abbilden. Es lassen sich auch verschiedene hierarchische Stufen wie Organisationen, Abteilungen, Bereiche und Teams definieren. Aus diesem Organigramm können wiederum Anwender mit der ELO Personalakte die jeweilige Position eines Mitarbeiters in dessen Datensatz übernehmen, Zuständigkeiten definieren sowie Teilstrukturen abbilden.

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n-komm Hausmesse 2018

5. Juli 2018 Posted by Alexander Kühn

Die n-komm GmbH öffnet ihr Bürogebäude für Sie! Kommen Sie vorbei am 26. September zur jährlichen n-komm Hausmesse und informieren Sie sich in verschiedenen Räumen zu folgenden Themen:

  • IBM Domino 10
  • ELO ECM Suite 11
  • ELO Business Solutions Vertragsmanagement, Personalakte, digitaler Rechnungseingang mit SAP
  • GBS IQ-Suite E-Mail Management
  • Sophos Security
  • n-komm Gebührenordnung (Kundenvortag Stadt Baden-Baden)

Die Agenda wird gerade aufgesetzt. Eine Anmeldung zu diesem kostenfreien Event ist ab Ende Juli möglich.

 

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Wurde die goldene Palme in Cannes voreilig verliehen?

22. Mai 2018 Posted by Alexander Kühn

Sehen Sie selbst – der neue Unternehmensfilm unseres Partners ELO Digital Office GmbH.

Vereinbaren Sie noch heute Ihren persönlichen Präsentationstermin unter der 0721 35460-0
Weitere Informationen zu ELO finden Sie hier: ELO DMS

Wir überzeugen Sie gerne davon, dass auch wir filmreif sind 😉

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ELO ECM Systeme

4. April 2018 Posted by Alexander Kühn

ELO ECM Systeme dienen dem Enterprise Content Management (sogenanntes ECM). Damit lassen sich Inhalte erfassen, verwalten, speichern und für den Abruf bereitstellen. Die Stuttgarter ELO Digital Office GmbH hat mehrere ECM Systeme für verschiedenste Anforderungen entwickelt, die in der Lage sind, schwach strukturierte, gut strukturierte und vollkommen unstrukturierte Informationen zusammenzuführen.

Was leisten ELO ECM Systeme?

Als Enterprise Systeme sind die ELO-Lösungen von allen Zugriffsberechtigten des Unternehmens nutzbar, wobei es möglich ist, Lese- und Bearbeitungsprivilegien zu differenzieren. Der Content kann aus Text, Grafiken, Bild-, Audio- und Videodateien bestehen. Diesen Content können Nutzer mit den ELO ECM Systemen verwalten, verarbeiten und kontrollieren. ELO hat Lösungen für ECM und DMS (Dokumentenmanagementsysteme) für die Anforderungen unterschiedlich großer Unternehmen entwickelt. Sie werden von kleinen Firmen mit wenigen Beschäftigten, Mittelständlern mit einigen Hundert Arbeitsplätzen und weltweit agierenden Konzernen mit vielen Tausend Mitarbeitern genutzt. Die ELO ECM Systeme lassen sich in fünf Hauptprodukte unterteilen. Dazu gehören zwei ECM-Suiten (ELOenterprise und ELOprofessional), ELOxc for Microsoft-EWS (E-Mail-Management), ELO DMS Desktop und ELOoffice für Kleinunternehmen. Jedes dieser Hauptprodukte lässt sich vielfältig einsetzen. Es ist um weitere Schnittstellen, Module und Lösungskomponenten erweiterbar. Im Folgenden wollen wir diese Lösungen näher vorstellen.

ELO Office

Die Lösung für Freiberufler und sehr kleine Firmen verschafft diesen einen perfekten Einstieg ins Dokumentenmanagement, sie kann von maximal zehn Anwendern gleichzeitig genutzt werden. In ein Archiv passen 200.000 Dokumente, das System überzeugt mit einer vertrauten Ordnungsstruktur für den einfachen Einstieg. Dokumente lassen sich automatisiert und revisionssicher ablegen, zentral verwalten sowie mobil erfassen und abrufen. Auftrags-, Kunden- und Projektakten haben die Anwender mit diesem ELO-System jederzeit im Blick.

ELOprofessional

Hierbei handelt es sich um eine erweiterte ECM-Lösung für Mittelstandskunden. Die Anwenderzahl ist nicht mehr begrenzt, ins Archiv passen zwei Milliarden Dokumente. Damit lassen sich die typischen Informationen von Mittelständlern effizient verwalten, schnell abrufen und sicher kontrollieren. Die Datenerfassung wird durch automatisiertes Scannen und digitalen Massenimport unterstützt. Durch seine vielen Module und Schnittstellen ermöglicht ELOprofessional die Integration aller vorhandenen Informationsinseln in ein zentrales System. Der ELO Workflow unterstützt die abteilungsübergreifende Steuerung von Geschäftsprozessen. Zudem ist ELOprofessional für die reibungslose Collaboration von Teammitgliedern direkt am Dokument ausgelegt. Zahlreiche Tools von ELOprofessional dienen der automatisierten Verarbeitung von digitalen und papierbasierten Dokumenten am Posteingang. Überzeugen können auch die Navigation und die leistungsfähige Suche dieser ELO ECM-Lösung.

ELOenterprise

Für Großunternehmen bietet ELO diese Software für grenzenloses ECM an. Sie speichert bei unbegrenzter Anwenderzahl 4,3 Milliarden Dokumente pro Archiv und gestaltet die Geschäftsprozesse großer Unternehmen und Organisationen sehr effizient. Die leistungsstarke Systemarchitektur läuft auch bei großen Datenmengen robust, ist sehr hoch skalierbar und an kein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Sie kann auf Servern von Windows, Unix, MacOS oder Linux eingesetzt werden. Die Integrationsfähigkeiten sind sehr gut, wodurch sich auch die hohe Skalierbarkeit ergibt. Anwender können ihre Informationsinseln problemlos verbinden und damit zentralisieren. Sollten die Anforderungen durch viel mehr Kunden schnell wachsen, wäre die Datenverarbeitung mit ELOenterprise kein Problem. Die Software ist ausfallsicher und clusterfähig, sie wächst mit den Anforderungen der Kunden.

ELO DMS Desktop

Hierbei handelt es sich um eine ELO-Software für das integrierte Arbeiten mit dem Datenbanksystem IBM Notes und Microsoft Office, die bei allen Unternehmensgrößen eingesetzt werden kann. Die Integration ist in Word, Outlook, Excel, Explorer und PowerPoint möglich. Anwender erweitern damit ihre Microsoft Office oder IBM Notes Umgebung um ECM-Funktionalitäten, was die Produktivität im Tagesgeschäft enorm steigert. Häufig läuft ELO DMS Desktop auf Windows-Rechnern und wird in die genannten Anwendungen integriert. Als bemerkenswerte Features gelten das Versions- und Aktenmanagement, die intelligente Suche sowie der ELO Feed.

ELOxc for Microsoft EWS

Hiermit erhalten Unternehmen ein leistungsfähiges Tool für ihr E-Mail-Management. Es entlastet in Unternehmen aller Größen den Microsoft Exchange Server, gleichzeitig kommen die Firmen den gesetzlichen Archivierungsvorgaben nach. Ohne E-Mail-Management können Unternehmen heute nicht mehr operieren, es ist die Basis der Verarbeitung von eingehenden Informationen. ELOxc for Microsoft EWS erweist sich in der Praxis als flexibel, es lässt sich mit Exchange Online, lokalem oder gehostetem Exchange sowie im Rahmen hybrider Betriebsmodelle anwenden.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie hier: DMS im Mittelstand

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Webcast: Digital Workplace mit ELO live erleben

25. März 2018 Posted by Alexander Kühn

Webcast: Digital Workplace mit ELO live erleben

In unserem kostenlosen und unverbindlichen Webcast erleben Sie den digital Arbeitsplatz mit dem ECM der ELO Digital Office GmbH. Unser Webcast findet direkt live im ELO ECM System statt. So können Sie direkt einen schnellen Eindruck von der innovativen ECM Lösung für den digitalen Arbeitsplatz erhalten. Erleben Sie folgende Themen:

  • Digitalisieren Sie Ihre Dokumente mit ELOprofessional
  • Dokumentenablage automatisieren
  • Geschäftsprozesse steuern
  • Dokumente sicher verwalten – mit der Archivierung von ELO

Zielgruppe:
Der Webcast richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir werden uns nicht mit Folien auseinandersetzen sondern direkt in die Live-Demo springen.

Der Webcast:
18. Mai 2018, 10:00 bis 11:00 Uhr Webcast (Anmeldedaten erhalten Sie nach erfolgter Anmeldung)

Jetzt online kostenfrei & unverbindlich anmelden:

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SAP Integration in ELO

6. März 2018 Posted by Alexander Kühn

Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

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E-Akte Hosting mit n-komm

30. November 2017 Posted by Alexander Kühn

Pressebericht: n-komm GmbH hostet ab sofort auch die ELO E-Akte

Die n-komm GmbH ist Spezialist, wenn es um die Einführung der ELO E-Akte in öffentlichen Verwaltungen geht. Bisher gab es die E-Akte Lösung nur im lokalen Rechenzentrum der Kunden. Dies ändert sich nun. Mit zwei Einsteiger Paketen für bis zu 50 E-Akte Benutzer gibt es nun die ELO E-Akte auch als Hosting Variante. Die Pakete sollen Gemeinden und Kleinstädte ansprechen, die selbst kein IT-Personal haben und auch nicht das nötige Rechenzentrum vor Ort bereitstellen können.

Schnellere Prozesse, mehr Transparenz und weniger Papier: Die Digitalisierung hält Einzug in das deutsche Verwaltungswesen und stellt Bund, Länder und Kommunen vor große Herausforderungen. Hierbei steht die elektronische Aktenführung im Mittelpunkt vieler Verwaltungen. Die ELO Digital Office GmbH stellt mit der E-Akte eine intuitive Lösung zur elektronischen Aktenhaltung zur Verfügung. Die n-komm GmbH hat die E-Akte mit Erweiterungen wie zum Beispiel einem Schriftgutmanagement, einer Adressverwaltung und einer Serienbrieffunktion angereichert. Und nun bietet das Karlsruher Softwarehaus die komplette E-Akte Lösung aus der eigenen VMWare vCloud an. Hierbei erhält jeder Kunde seine dedizierte virtuelle Umgebung. In den Paketen sind alle benötigten Lizenzen enthalten. Um Updates und Releasewechsel muss sich der Kunde ebenfalls nicht mehr selbst kümmern. „Die in Karlsruhe gehostete ELO E-Akte ist perfekt für kleine Gemeinden, die kein eigenes IT-Personal haben. Aber auch Städte können wir jederzeit versorgen. Die Cloud Lösung passt sich dynamisch an die Kundenwünsche an. So zahlt der Kunde auch nur die Ressourcen, die er benötigt.“ teilte der Geschäftsführer der n-komm GmbH Alexander Kühn mit.

Mit der KAcloud bietet die n-komm GmbH bereits eine Cloudplattform an. Hierbei erstreckt sich das Angebot von Collaboration Lösungen bis zu VMs und Backup Lösungen. Das Hosting Angebot der ELO E-Akte ist somit eine Portfolio Erweiterung des Anbieters. Das Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert. Beim Hosting der E-Akte wird besonders viel Wert auf den Datenschutz gelegt.

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ELO E-Akte: Objektstruktur

30. Dezember 2016 Posted by Alexander Kühn

Heute beginnen wir mit einer Beitragsreihe zur ELO E-Akte in unserem Newsletter. In jedem Beitrag wird ein spezielles Teilthema beleuchtet. Der erste Beitrag widmet sich dem Thema der Objektstruktur.

Die Öffentliche Verwaltung hat wie jede Branche ganz spezifische Ansprüche an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nach unserer Erfahrung ist ein wichtiges Kriterium, dass die gewünschte Objektstruktur den spezifischen Anforderungen eines Kunden gerecht werden kann und das funktioniert nur, wenn eine gewisse Flexibilität im Aufbau der Objekt-Strukturen möglich ist.

Für alle diese Objekte in der ELO E-Akte können – entsprechend den fachlichen Anforderungen – beliebig viele Ausprägungen erstellt werden. Dies sind insbesondere Aktentypen, Teilaktentypen, Vorgangsarten und Register. Masken, Felder und weitere Eigenschaften dieser Objekte können so eingerichtet werden, dass sie den Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs entsprechen.  Betrachten wir exemplarisch das Thema „Personalakten“.

Um es dem Fachbereich so einfach wie möglich zu machen Personalakten zu erstellen, wird ein Aktentyp „Personal“ definiert, welcher alle vom Personalamt als erforderlich angesehenen Felder beinhaltet. Zudem kann beim Aktentyp auch hinterlegt werden, welche Register sich in den Personalakten befinden sollen um das anfallende Schriftgut fachlich sortiert abzulegen. Klickt also ein Mitarbeiter im Personalamt auf „Erstellen Personalakte“, dann erhält er eine Verschlagwortungsmaske mit allen erforderlichen Feldern und einer Registerstruktur wie die nachfolgende Abbildung exemplarisch zeigt.

ELO E-Akte Objektstruktur

Die Registerstruktur wurde beim Erstellen der Personalakte automatisch angelegt. Zu erkennen ist auch die Maske mit einigen exemplarischen Personaldaten.

Diese Daten der Personalakte können manuell eingegeben oder über eine Schnittstelle automatisiert eingelesen werden, wie z.B. für Daten und Dokumente aus dvv-Personal. Durch eine solche Schnittstelle und die geschilderte Möglichkeit die Maske und Struktur einer Personalakte frei zu gestalten, lässt sich der Bestand an Personalakten in der ELO E-Akte einfach und schnell nach den Wünschen des jeweiligen Personalamtes in der ELO E-Akte aufbauen.

Dieselben Mechanismen lassen sich auf andere fachspezifische Themen anwenden. Werden z.B. in Themenbereichen wie Kassenbelege, Sitzungen, Projekte, Bürgeranträge, Fischereischeine, Grünflächen, Kanalisation spezifische Objekte (Akten, Teilakten, Register, Vorgänge) benötigt, können diese, wie für die Personalakte exemplarisch geschildert, mit der ELO E-Akte realisiert werden.

Bei Fragen zu diesem und anderen Themen rund um die ELO E-Akte ist Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Zwickl

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