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ELO ECM Systeme

4. April 2018 Posted by Alexander Kühn

ELO ECM Systeme dienen dem Enterprise Content Management (sogenanntes ECM). Damit lassen sich Inhalte erfassen, verwalten, speichern und für den Abruf bereitstellen. Die Stuttgarter ELO Digital Office GmbH hat mehrere ECM Systeme für verschiedenste Anforderungen entwickelt, die in der Lage sind, schwach strukturierte, gut strukturierte und vollkommen unstrukturierte Informationen zusammenzuführen.

Was leisten ELO ECM Systeme?

Als Enterprise Systeme sind die ELO-Lösungen von allen Zugriffsberechtigten des Unternehmens nutzbar, wobei es möglich ist, Lese- und Bearbeitungsprivilegien zu differenzieren. Der Content kann aus Text, Grafiken, Bild-, Audio- und Videodateien bestehen. Diesen Content können Nutzer mit den ELO ECM Systemen verwalten, verarbeiten und kontrollieren. ELO hat Lösungen für ECM und DMS (Dokumentenmanagementsysteme) für die Anforderungen unterschiedlich großer Unternehmen entwickelt. Sie werden von kleinen Firmen mit wenigen Beschäftigten, Mittelständlern mit einigen Hundert Arbeitsplätzen und weltweit agierenden Konzernen mit vielen Tausend Mitarbeitern genutzt. Die ELO ECM Systeme lassen sich in fünf Hauptprodukte unterteilen. Dazu gehören zwei ECM-Suiten (ELOenterprise und ELOprofessional), ELOxc for Microsoft-EWS (E-Mail-Management), ELO DMS Desktop und ELOoffice für Kleinunternehmen. Jedes dieser Hauptprodukte lässt sich vielfältig einsetzen. Es ist um weitere Schnittstellen, Module und Lösungskomponenten erweiterbar. Im Folgenden wollen wir diese Lösungen näher vorstellen.

ELO Office

Die Lösung für Freiberufler und sehr kleine Firmen verschafft diesen einen perfekten Einstieg ins Dokumentenmanagement, sie kann von maximal zehn Anwendern gleichzeitig genutzt werden. In ein Archiv passen 200.000 Dokumente, das System überzeugt mit einer vertrauten Ordnungsstruktur für den einfachen Einstieg. Dokumente lassen sich automatisiert und revisionssicher ablegen, zentral verwalten sowie mobil erfassen und abrufen. Auftrags-, Kunden- und Projektakten haben die Anwender mit diesem ELO-System jederzeit im Blick.

ELOprofessional

Hierbei handelt es sich um eine erweiterte ECM-Lösung für Mittelstandskunden. Die Anwenderzahl ist nicht mehr begrenzt, ins Archiv passen zwei Milliarden Dokumente. Damit lassen sich die typischen Informationen von Mittelständlern effizient verwalten, schnell abrufen und sicher kontrollieren. Die Datenerfassung wird durch automatisiertes Scannen und digitalen Massenimport unterstützt. Durch seine vielen Module und Schnittstellen ermöglicht ELOprofessional die Integration aller vorhandenen Informationsinseln in ein zentrales System. Der ELO Workflow unterstützt die abteilungsübergreifende Steuerung von Geschäftsprozessen. Zudem ist ELOprofessional für die reibungslose Collaboration von Teammitgliedern direkt am Dokument ausgelegt. Zahlreiche Tools von ELOprofessional dienen der automatisierten Verarbeitung von digitalen und papierbasierten Dokumenten am Posteingang. Überzeugen können auch die Navigation und die leistungsfähige Suche dieser ELO ECM-Lösung.

ELOenterprise

Für Großunternehmen bietet ELO diese Software für grenzenloses ECM an. Sie speichert bei unbegrenzter Anwenderzahl 4,3 Milliarden Dokumente pro Archiv und gestaltet die Geschäftsprozesse großer Unternehmen und Organisationen sehr effizient. Die leistungsstarke Systemarchitektur läuft auch bei großen Datenmengen robust, ist sehr hoch skalierbar und an kein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Sie kann auf Servern von Windows, Unix, MacOS oder Linux eingesetzt werden. Die Integrationsfähigkeiten sind sehr gut, wodurch sich auch die hohe Skalierbarkeit ergibt. Anwender können ihre Informationsinseln problemlos verbinden und damit zentralisieren. Sollten die Anforderungen durch viel mehr Kunden schnell wachsen, wäre die Datenverarbeitung mit ELOenterprise kein Problem. Die Software ist ausfallsicher und clusterfähig, sie wächst mit den Anforderungen der Kunden.

ELO DMS Desktop

Hierbei handelt es sich um eine ELO-Software für das integrierte Arbeiten mit dem Datenbanksystem IBM Notes und Microsoft Office, die bei allen Unternehmensgrößen eingesetzt werden kann. Die Integration ist in Word, Outlook, Excel, Explorer und PowerPoint möglich. Anwender erweitern damit ihre Microsoft Office oder IBM Notes Umgebung um ECM-Funktionalitäten, was die Produktivität im Tagesgeschäft enorm steigert. Häufig läuft ELO DMS Desktop auf Windows-Rechnern und wird in die genannten Anwendungen integriert. Als bemerkenswerte Features gelten das Versions- und Aktenmanagement, die intelligente Suche sowie der ELO Feed.

ELOxc for Microsoft EWS

Hiermit erhalten Unternehmen ein leistungsfähiges Tool für ihr E-Mail-Management. Es entlastet in Unternehmen aller Größen den Microsoft Exchange Server, gleichzeitig kommen die Firmen den gesetzlichen Archivierungsvorgaben nach. Ohne E-Mail-Management können Unternehmen heute nicht mehr operieren, es ist die Basis der Verarbeitung von eingehenden Informationen. ELOxc for Microsoft EWS erweist sich in der Praxis als flexibel, es lässt sich mit Exchange Online, lokalem oder gehostetem Exchange sowie im Rahmen hybrider Betriebsmodelle anwenden.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie hier: DMS im Mittelstand

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Webcast: Digital Workplace mit ELO live erleben

25. März 2018 Posted by Alexander Kühn

Webcast: Digital Workplace mit ELO live erleben

In unserem kostenlosen und unverbindlichen Webcast erleben Sie den digital Arbeitsplatz mit dem ECM der ELO Digital Office GmbH. Unser Webcast findet direkt live im ELO ECM System statt. So können Sie direkt einen schnellen Eindruck von der innovativen ECM Lösung für den digitalen Arbeitsplatz erhalten. Erleben Sie folgende Themen:

  • Digitalisieren Sie Ihre Dokumente mit ELOprofessional
  • Dokumentenablage automatisieren
  • Geschäftsprozesse steuern
  • Dokumente sicher verwalten – mit der Archivierung von ELO

Zielgruppe:
Der Webcast richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir werden uns nicht mit Folien auseinandersetzen sondern direkt in die Live-Demo springen.

Der Webcast:
18. Mai 2018, 10:00 bis 11:00 Uhr Webcast (Anmeldedaten erhalten Sie nach erfolgter Anmeldung)

Jetzt online kostenfrei & unverbindlich anmelden:

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SAP Integration in ELO

6. März 2018 Posted by Alexander Kühn

Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

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E-Akte Hosting mit n-komm

30. November 2017 Posted by Alexander Kühn

Pressebericht: n-komm GmbH hostet ab sofort auch die ELO E-Akte

Die n-komm GmbH ist Spezialist, wenn es um die Einführung der ELO E-Akte in öffentlichen Verwaltungen geht. Bisher gab es die E-Akte Lösung nur im lokalen Rechenzentrum der Kunden. Dies ändert sich nun. Mit zwei Einsteiger Paketen für bis zu 50 E-Akte Benutzer gibt es nun die ELO E-Akte auch als Hosting Variante. Die Pakete sollen Gemeinden und Kleinstädte ansprechen, die selbst kein IT-Personal haben und auch nicht das nötige Rechenzentrum vor Ort bereitstellen können.

Schnellere Prozesse, mehr Transparenz und weniger Papier: Die Digitalisierung hält Einzug in das deutsche Verwaltungswesen und stellt Bund, Länder und Kommunen vor große Herausforderungen. Hierbei steht die elektronische Aktenführung im Mittelpunkt vieler Verwaltungen. Die ELO Digital Office GmbH stellt mit der E-Akte eine intuitive Lösung zur elektronischen Aktenhaltung zur Verfügung. Die n-komm GmbH hat die E-Akte mit Erweiterungen wie zum Beispiel einem Schriftgutmanagement, einer Adressverwaltung und einer Serienbrieffunktion angereichert. Und nun bietet das Karlsruher Softwarehaus die komplette E-Akte Lösung aus der eigenen VMWare vCloud an. Hierbei erhält jeder Kunde seine dedizierte virtuelle Umgebung. In den Paketen sind alle benötigten Lizenzen enthalten. Um Updates und Releasewechsel muss sich der Kunde ebenfalls nicht mehr selbst kümmern. „Die in Karlsruhe gehostete ELO E-Akte ist perfekt für kleine Gemeinden, die kein eigenes IT-Personal haben. Aber auch Städte können wir jederzeit versorgen. Die Cloud Lösung passt sich dynamisch an die Kundenwünsche an. So zahlt der Kunde auch nur die Ressourcen, die er benötigt.“ teilte der Geschäftsführer der n-komm GmbH Alexander Kühn mit.

Mit der KAcloud bietet die n-komm GmbH bereits eine Cloudplattform an. Hierbei erstreckt sich das Angebot von Collaboration Lösungen bis zu VMs und Backup Lösungen. Das Hosting Angebot der ELO E-Akte ist somit eine Portfolio Erweiterung des Anbieters. Das Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert. Beim Hosting der E-Akte wird besonders viel Wert auf den Datenschutz gelegt.

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ELO E-Akte: Objektstruktur

30. Dezember 2016 Posted by Alexander Kühn

Heute beginnen wir mit einer Beitragsreihe zur ELO E-Akte in unserem Newsletter. In jedem Beitrag wird ein spezielles Teilthema beleuchtet. Der erste Beitrag widmet sich dem Thema der Objektstruktur.

Die Öffentliche Verwaltung hat wie jede Branche ganz spezifische Ansprüche an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nach unserer Erfahrung ist ein wichtiges Kriterium, dass die gewünschte Objektstruktur den spezifischen Anforderungen eines Kunden gerecht werden kann und das funktioniert nur, wenn eine gewisse Flexibilität im Aufbau der Objekt-Strukturen möglich ist.

Für alle diese Objekte in der ELO E-Akte können – entsprechend den fachlichen Anforderungen – beliebig viele Ausprägungen erstellt werden. Dies sind insbesondere Aktentypen, Teilaktentypen, Vorgangsarten und Register. Masken, Felder und weitere Eigenschaften dieser Objekte können so eingerichtet werden, dass sie den Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs entsprechen.  Betrachten wir exemplarisch das Thema „Personalakten“.

Um es dem Fachbereich so einfach wie möglich zu machen Personalakten zu erstellen, wird ein Aktentyp „Personal“ definiert, welcher alle vom Personalamt als erforderlich angesehenen Felder beinhaltet. Zudem kann beim Aktentyp auch hinterlegt werden, welche Register sich in den Personalakten befinden sollen um das anfallende Schriftgut fachlich sortiert abzulegen. Klickt also ein Mitarbeiter im Personalamt auf „Erstellen Personalakte“, dann erhält er eine Verschlagwortungsmaske mit allen erforderlichen Feldern und einer Registerstruktur wie die nachfolgende Abbildung exemplarisch zeigt.

ELO E-Akte Objektstruktur

Die Registerstruktur wurde beim Erstellen der Personalakte automatisch angelegt. Zu erkennen ist auch die Maske mit einigen exemplarischen Personaldaten.

Diese Daten der Personalakte können manuell eingegeben oder über eine Schnittstelle automatisiert eingelesen werden, wie z.B. für Daten und Dokumente aus dvv-Personal. Durch eine solche Schnittstelle und die geschilderte Möglichkeit die Maske und Struktur einer Personalakte frei zu gestalten, lässt sich der Bestand an Personalakten in der ELO E-Akte einfach und schnell nach den Wünschen des jeweiligen Personalamtes in der ELO E-Akte aufbauen.

Dieselben Mechanismen lassen sich auf andere fachspezifische Themen anwenden. Werden z.B. in Themenbereichen wie Kassenbelege, Sitzungen, Projekte, Bürgeranträge, Fischereischeine, Grünflächen, Kanalisation spezifische Objekte (Akten, Teilakten, Register, Vorgänge) benötigt, können diese, wie für die Personalakte exemplarisch geschildert, mit der ELO E-Akte realisiert werden.

Bei Fragen zu diesem und anderen Themen rund um die ELO E-Akte ist Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Zwickl

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ELO E-Akte nun verfügbar!

10. Juni 2016 Posted by Alexander Kühn

Bringen Sie mehr Effizienz in Ihr Verwaltungshandeln! Das ist das Ziel gewesen bei der Entwicklung der ELO E-Akte und nun wurde die Version 1.0 veröffentlicht und alles was versprochen wurde, ist in der Version enthalten.

ELO Digital Office GmbH versteht sich als erfahrener Softwarehersteller, welcher Ende der 1990er-Jahre aus dem Leitz-Konzern hervor ging. Im Mittelpunkt steht seitdem die Entwicklung von funktionellen Lösungen, mit denen sich das digitale Informationsmanagement und die zugeordneten Vorgänge effizienter gestalten
lassen. Die speziell auf die Verwaltung ausgelegte ELO E-Akte hilft den Anwendern, sich optimal in dieser veränderten Arbeitsumgebung zurecht zu finden. Die ELO E-Akte präsentiert sich mit einer neugestalteten Benutzeroberfläche. Die ELO User-Interfaces orientierten sich hierbei an aktuellen Trends hin zu  übersichtlichen, auf das wesentliche reduzierte Oberflächen. Im Mittelpunkt des neuen Bedienkonzepts steht die leichte und spontane Anwendbarkeit der ELO-Produkte.

Gerne zweigen wir Ihnen die ELO E-Akte live.

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Effizientere Geschäftsprozesse mit ELO E-Mail-Management (ELOxc)

19. Januar 2016 Posted by Alexander Kühn

E-Mail-Management ELOxcDie richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort – ELOxc for Microsoft EWS (Exchange Web Services) ermöglicht neben der automatischen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails auch das E-Mail-Management. Hierbei bietet ELO auch den ELOxc Client for Microsoft Outlook an.

Die neue Lösung bietet Ihnen folgende Mehrwerte:

  • Komfortable Einbindung der Lösung in Microsoft Outlook
  • Kosteneinsparung durch Entlastung der E-Mail-Server
  • Schutz vor Datenverlust
  • Effizienzsteigerung durch einfache Suche und schnelle Informationsverfügbarkeit
  • Investitionsschutz durch zukunftssichere Lösung

Technischer Hintergrund

ELO setzt dabei auf eine vollständige Neuentwicklung von ELOxc auf Exchange Web Service (EWS) als Schnittstelle. Dadurch entfallen sämtliche Beschränkungen der bisher eingesetzten MAPI-Technologie. Außerdem ist es nicht mehr notwendig, Outlook auf dem Server zu installieren. Die gesamte Konfiguration erfolgt über ein Webinterface, das von der AdminConsole aufgerufen werden kann. Durch die Verwendung der EWS in Verbindung mit dem AutoDiscovery-Feature ist ELOxc for Microsoft EWS gleichermaßen für den Einsatz in lokalen, wie auch hybriden, cloudbasierten oder gehosteten Exchange-Umgebungen geeignet. Die Revisionssicherheit wird erreicht in Verbindung mit entsprechendem Speichersystem und adäquaten Betriebsprozessen der IT-Infrastruktur.

Informationen zum ELO Lizenzmodell

Bei ELOxc for Microsoft EWS ändert sich das Lizenzmodell zu einer einfachen postfachbezogenen Lizenzierung, separate Serverlizenzen entfallen. D.h. in einer Umgebung können beliebig viele Instanzen installiert werden, unabhängig auch von der Anzahl der vorhandenen Exchange-Server.

In jeder ELOxc EWS Postfachlizenz ist sowohl die Journalarchivierung für dieses Postfach, als auch die Archivierung von Shared Mailboxes (neues Feature von Exchange 2013) und Public Folders (Öffentlichen Ordnern) enthalten. Ebenfalls Bestandteil einer ELOxc EWS Postfachlizenz ist der „ELOxc Client for Microsoft Outlook“, eine auf Outlook-Formate limitierte Variante des aus dem DMS Desktop bekannten ELO Client for Microsoft Outlook. Diese Erweiterung für Outlook ermöglicht neben der Suche und Anzeige archivierter E-Mails auch die manuelle Ablage.

Weiter Informationen zu ELO Digital Office / ELOprofessional / ELOenterprise / ELO E-Akte

Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne: Herr Uwe Schöttler +49 (0) 721 35 46 0-32 / uwe.schoettler@n-komm.de

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Für Bürokratieabbau und Effizienz in der Verwaltung: die ELO E-Akte

31. August 2015 Posted by Alexander Kühn

Ehrgeiziges Ziel: Bürokratieabbau und besserer Verwaltungsservice

Die Bundesregierung hat sich in ihrer aktuellen Legislaturperiode auch den Abbau der Bürokratie und die Verbesserung der Arbeit in den Verwaltungen auf die Agenda geschrieben. Die Methoden und Vorgehensweise zum Erreichen der ehrgeizigen Ziele hat sie im Eckpunktepapier „Digitale Verwaltung 2020“ festgehalten. Es geht um eine effektiv arbeitende Verwaltung, für die die Interessen der Bürger und der Wirtschaft an erster Stelle stehen. Die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung und der modernen Kommunikation sollen so ausgeschöpft werden, dass alle Behördengänge elektronisch abgewickelt werden können, der Gang zum Amt soll entfallen. Dabei müssen natürlich alle Aspekte des Datenschutzes beachtet werden.

Softwarevoraussetzungen müssen erst geschaffen werden

Die digitale Verwaltung kann jedoch nur gelingen, wenn entsprechende Technik und Software entwickelt und eingesetzt wird. Das Unternehmen ELO Digital Office GmbH, ein erfahrender Softwarehersteller, das seinen Schwerpunkt auf das Informationsmanagement in öffentlichen Verwaltungen setzt, hat jetzt das Programm ELO E-Akte vorgestellt. Mit dem Vertrieb der modernen Software vertraut wurde das Unternehmen n-komm GmbH. Die elektronische Akte begleitet einen Geschäftsvorgang elektronisch und kann papierlos von einem Mitarbeiter zum nächsten Bearbeiter weitergegeben werden. So bleiben alle Entscheidungen transparent, alle Schritte des Vorgangs sind von verschiedenen Endgeräten abrufbar.

So kann die Software eingesetzt werden

Mit Hilfe der ELO E-Akte kann jeder Geschäftsvorgang bearbeitet werden. Die Anwender können aus den vertrauten Arbeitsoberflächen der Fachabteilungen, aber auch von Microsoft Office oder direkt aus dem Internet zugreifen. Die Dokumente können dann innerhalb der Fachabteilung, aber auch zu anderen Verwaltungsressorts elektronisch weitergegeben werden. Auch externe Bearbeiter können einbezogen werden. So wird unkompliziert ein interner Workflow angestoßen. Dabei ist auch ein formularbasiertes Vorgehen möglich. Die Weitergabe der E-Akte an den nächsten Bearbeiter zur Information ist ebenso möglich wie zur Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip oder zur übergeordneten Entscheidung. Dabei werden anstehende Ereignisse per E-Mail oder per Outlook-Aufgabe zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die E-Akte wird durch die Vergabe von Nutzerrechten und Passwörtern geschützt. Die Mobilität ist garantiert, denn die Software kann auf allen gängigen Android-Geräten sowie auf dem iPhone bzw. iPad und dem Black Berry genutzt werden. Dazu stehen entsprechende Apps bereit. Das Programm erleichtert auch die Archivierung der Dokumente, mit seiner Suchfunktion werden Dokumente blitzschnell und auf Stichwort wiedergefunden.

Die Vorteile der Software

Mit der Einführung der modernen elektronischen Akte in der Verwaltung ist eine effizientere Verwaltung möglich. Die von Bürgern und Unternehmen eingereichten elektronischen Formulare können am Rechner direkt bearbeitet und endschieden werden. Lange Postwege zwischen den Verwaltungen entfallen. Damit sollten Anträge schneller bearbeitet werden können. Außerdem hilft die papierlose Verwaltung auch, Kosten zu sparen. Durch den Zugriff mit Hilfe verschiedener Endgeräte wird auch das Arbeiten außerhalb des Büros komfortabler. So kann das Home-Office-Angebot effektiv genutzt werden. Wichtige fristgebundene Vorgänge bleiben auch während einer Dienstreise abrufbar. Einheitliche Standards in der Nutzeroberfläche und der Kommunikation ermöglichen eine gute Vernetzung der Verwaltung mit anderen Dienststellen oder externen Partnern. Die E-Akte bietet so Teamarbeit auf hohem Niveau, verbunden mit hoher Funktionalität unter Beachtung der Datensicherheit.

Beratung und Information zur Software

Die moderne Softwarelösung für Verwaltungsgeschäfte können Kommunen und Gemeinden bei den erfahrenen Mitarbeitern der n-komm GmbH (www.n-komm.de) anschauen und bestellen. Natürlich erfolgt hier auch eine umfassende Beratung zur Implementierung der Software sowie zur Schulung der Anwender. Eine Anfrage lohnt sich.

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