Unser dritter Newsletter-Beitrag in 2017 zum Thema ELO E-Akte beschäftigt sich – nach den Themen „Objektstruktur“ (Januar) und „Erfolgsfaktoren bei der Einführung der E-Akte“ (Februar) – mit der Schriftgutverwaltung, also dem Erstellen, Verwalten, Aufbewahren und Aussondern von Dokumenten in Akten und damit auch mit der Aktenführung. Unser Hauptaugenmerk dabei gilt dem Erstellen von Schriftgut.
E-Akte Schriftgutverwaltung – Erstellen von Dokumenten
Dokumente können auf unterschiedlichsten Wegen in die E-Akte gelangen: per E-Mail, mittels Drag&Drop-Ablage von vorhandenen Dateien, per Importfunktionen, über Schnittstellen aus Fachverfahren, durch Scannen oder durch direktes Erstellen neuer Dokumente in einer E-Akte.
Um dieses direkte Erstellen neuer Dokumente in einer elektronischen Akte so optimal wie möglich zu gestalten, hat die n-komm Schnittstellen zu MS-Word und den Mailsystemen Outlook und Lotus Notes bereitgestellt.
Beim Erstellen von Briefen / Serienbriefen können so über die Schnittstelle Empfänger- und Absender-Daten eingesteuert werden, wie z.B. Adresse, Briefanrede, Grußformel, E.Mail, Sachbearbeiter, Durchwahl, Amt, Öffnungszeiten, Gebäude, Zimmer, E-Mail, Unterschrift und vieles mehr.
Die Schnittstelle erlaubt es, alle bei Adressen und Benutzern vorhandenen Daten in die Textverarbeitung zu übernehmen. Die Verwaltung der Benutzerdaten ist dabei offen in dem Sinn, dass das Set an vorhandenen Feldern frei gestaltbar ist.
Die Textschnittstelle kann sehr flexibel konfiguriert werden. In einer Konfigurationsdatei wird hinterlegt wie eine Textmarke, z.B. für die Anschrift, benannt wird. Haben Sie also bereits viele Vorlagen in denen eine Textmarke „Anschrift“ verwendet wird, müssen Sie nur diesen Textmarkennamen in die Konfiguration eintragen und schon können Sie Ihre Vorlagen mit dieser Textmarke in der E-Akte verwenden. Dies reduziert den Einrichtungsaufwand beim Bereitstellen der Vorlagen immens.
E-Mails können direkt in der Akte erstellt, beantwortet und weitergeleitet werden. So entfällt Mehraufwand durch nachträgliches Ablegen aus dem Mail-Client heraus und Daten, z.B. Aktenzeichen oder Briefanrede des Empfängers, können direkt in eine E-Mail eingesteuert werden. Adressen können aus der internen Adressverwaltung, aus Outlook oder Lotus Notes ausgewählt und verwendet werden.
Was für Vorlagen von Einzeldokumenten gilt (Brief, Aktennotiz, Kurzbrief), gilt für Serienbriefvorlagen identisch. Unsere Serien-brieffunktion ermöglicht es Ihnen Serienbriefe für eine beliebige Auswahl von Adressen und unter Verwendung von Serienbrief-variablen zu erstellen.
Dies kann sowohl als Einzeldokument als auch als Gesamtdokument erfolgen. Eine Besonderheit dabei ist noch, dass Sie dies auch als Serien-E-Mail ausführen können. Ob gedruckt oder elektronisch per E-Mail: allen verwendeten Adressen kann ein Stichwort hinzugefügt werden über welches schnell ersichtlich ist, dass eine Adresse angeschrieben / angemailt wurde.
Verwalten, Aufbewahren und Aussondern
Allen Dokumenten in der ELO E-Akte wird eine sog. Verschlagwortungsmaske zugeordnet, über welche die Aktenzuordnung und viele weitere Indexdaten geregelt sind. Auch die Aufbewahrungsdauer, also die „Lebenszeit“ des Dokuments wird hier geregelt, immer vorbelegt aus Aktenplan und Akte, übersteuerbar durch Angeben im Dokument. Aussonderungsläufe zum Löschen oder Übergeben an andere Archive beziehen sich auf diese Zeitangaben.
Bei Fragen zu diesem und anderen Themen rund um die ELO E-Akte ist Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Zwickl
Oder Informationen zur: E-Akte von ELO.
