Die Digitalisierung der Organisation im Bereich öffentlicher Verwaltungen gibt ein sehr heterogenes Bild ab. Während in einigen Bereichen bereits seit Längerem erfolgreich mit E-Akten gearbeitet wird, hinken andere noch stark hinterher. Die Ursachen für diese uneinheitliche Entwicklung sind genauso vielfältig wie die Erfolgsfaktoren für die Einführung. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind aber überall gleich. Sie entscheiden mit darüber, ob die Einführung erfolgreich gelingt.
Arbeitsabläufe müssen auf den Prüfstand
Viele Leiter öffentlicher Verwaltungen denken, die Digitalisierung bilde die bisherigen papierbasierten Abläufe 1:1 ab. Dies ist der wahrscheinlich größte Irrtum. Hier geht es nicht nur um IT, sondern vor allem um Organisation. Viele althergebrachte Abläufe und Gewohnheiten sind alles andere als effizient. Im Klartext bedeutet dies, dass alle Arbeitsabläufe einer kritischen Überprüfung unterzogen und Prozesse angepasst werden müssen. Dies stellt nicht nur die größte Herausforderung für die leitenden Mitarbeiter, sondern auch für die Sachbearbeiter dar.
Entscheidungs- und Innovationsfreude bei leitenden Mitarbeitern
Das A & O für den Erfolg bei der Umstellung der papierbasierten auf elektronische Vorgangsbearbeitung ist die Motivation der leitenden Ebenen. Sie sollten die Einführung nicht nur stoisch im Sinne einer administrativen Durchführungsbestimmung vorantreiben, sondern sollten sich aktiv für die neuen Systeme einsetzen und dabei eigene Ideen entwickeln. Hiervon hängt es maßgeblich ab, ob es gelingt, alle Mitarbeiter zu motivieren und zu begeistern. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, können sich Erfolge bereits in der Frühphase der Einführung einstellen.
Akzeptanz durch Mitarbeiter
Mitarbeiter können von den Vorzügen der E-Akte nur überzeugt werden, wenn man sie mitnimmt. Sie müssen selbst erkennen können, dass sich interne Abstimmungen bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung wesentlich vereinfachen lassen, sie von lästigen Routinearbeiten entlastet werden und dadurch mehr Zeit haben, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Das gilt für alle Bereiche. Sowohl für interne Verwaltungsabläufe als auch für die Bereiche, in denen die Verwaltung mit dem Bürger in Kontakt kommt und als Servicepoint fungiert.
Ausreichende Ressourcen
Die erfolgreiche Realisierung der elektronischen Aktenführung setzt ausreichend finanzielle und personelle Ressourcen voraus, damit die Zielsetzungen des Aktionsplans E-Akte aus dem Programm DiV 2020 innerhalb der vorgeschlagenen Fristen gelingt. Wie bei jedem anderen Projekt auch bringen unzureichende Ressourcen den geplanten Ablauf rasch ins Stottern. Die Folge ist, dass sich die Einführung der E-Akte endlos lang hinzieht und die Motivation aller Beteiligten auf eine Probe stellt. Frust breitet sich aus und viele Mitarbeiter haben das Gefühl, dass alle Verwaltungsabläufe mehr Zeit beanspruchen als zuvor.
Effizienz der Verwaltung
Wenn Mitarbeiter erkennen, dass Prozesse medienbruchfrei ablaufen, indem beispielsweise Ablage und Informationsaustauschsysteme zusammengeführt werden, nehmen sie die E-Akte als echte Arbeitserleichterung wahr. Das fördert ihre Veränderungsbereitschaft und erleichtert die konstruktive Mitarbeit bei der künftigen Anpassung von Prozessen.
Weitere Informationen zur ELO E-Akte für öffntliche Verwaltungen.
Der Beitrag Erfolgsfaktoren bei der Einführung der E-Akte erschien zuerst auf n-komm GmbH.