Die elektronische Akte (kurz: E-Akte) ist bei vielen Öffentlichen Verwaltungen momentan das Thema schlechthin. Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationen so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche vorgangsbezogene Sicht auf die für ihn relevanten Informationen erhält. Dabei kann die Quelle der Informationen eine E-Mail sein, ein Schriftstück, eine gescanntes Dokument oder die Informationen werden aus einem Fachverfahren importiert und in der E-Akte weiterverarbeitet.
Die elektronische Akte hat folgende Vorteile
- Ist immer und überall verfügbar
Mit elektronischen Akten sind alle Informationen in der Öffentlichen Verwaltung strukturiert und leicht auffindbar. Der Kenntnisstand ist bei allen Behörden Mitarbeitern identisch. Außerdem kann zeit-, orts- und netzwerkunabhängig auf die Akten via Notebook, Smartphone oder Tablet zugegriffen werden. - Führt Informationen zusammen
Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Akte besteht darin, dass verteilt vorliegende Informationen (E-Mails, Dokumente, schriftliche Notizen auf Papier, Papierakten etc.) elektronisch zusammengeführt und schnell gefunden werden können. - Ist platzsparend
Öffentliche Verwaltungen sind verpflichtet Dokumente über einen gewissen Zeitraum vorzuhalten. So entstehen ganze Berge von Papierakten, die schlecht für die Umwelt sind und Platz in Anspruch nehmen. Die digitale Archivierung mit der E-Akte löst das Problem. - Compliance Probleme werden gelöst
Öffentliche Verwaltungen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie z. B. Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Bei der E-Akte sind werden die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt. - Die Sicherheit erhöht
In Behörden und öffentlichen Stellen ist die Datenverarbeitung nur auf gesetzlicher Grundlage oder mit Einwilligung der Betroffenen möglich. Bei der Einführung der E-Akte kontrolliert der Datenschutzbeauftragte die Einhaltung des Datenschutzes und die Gewährleistung der rechtlichen Vorschriften. Dabei gewährleisten digitale Datenspeichersysteme mit passender Software die Absicherung der Daten gegen Ausfall, Manipulation, unberechtigten Zugriff oder Verlust.
Kurzum: Die elktronische Akte bietet viele Vorteile für Öffentliche Verwaltungen. Bei der Einführung sollten den Mitarbeitern diese Vorteile klar kommuniziert werden. Bei der Einführung der elektronischen Akte unterstützt die n-komm GmbH Sie gerne. Weitere Informationen: ELO E-Akte
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