Was dauert denn so lange? Zeiterfassung effizienter machen.
Zeiterfassung auf vielen Plattformen Die Zeit vergeht einfach zu schnell – Jeder kennt dieses Problem. Die Frage ist, wie man Arbeitszeit wirklich effizient und produktiv nutzen kann. Laut Experten beträgt der Produktivitätsverlust für Unternehmen durch Zeitverschwendung am Arbeitsplatz 40 Prozent. Um dieses Problem zu beheben, kann es extrem hilfreich sein, wenn wir wissen, wo bzw. mit welchen Tätigkeiten wir zu viel Zeit verlieren. Doch manchmal betrügt uns schlicht und ergreifend auch unser Zeitgefühl.
Deshalb kann es im Unternehmensbereich besonders wichtig sein, eine benutzerfreundliche und effiziente Zeiterfassungslösung anzuwenden. So sparen Sie Zeit und damit bares Geld. Mit dem Time-Tracking-Tool Toggl können Sie ganz einfach und intuitiv Ihre Arbeitsstunden erfassen, optimieren und Ihre Produktivität erhöhen.
Funktionen der App im Überblick
- Online und offline Zeiterfassung
- Zeiterfassung auf vielen Plattformen: Windows, Mac OS X, Linux, Android, iOS, Browser
- Erstellung von Projekten, Kundenprofilen, Aufgaben und Tags
- Echtzeitige Synchronisation zwischen App und Web-Anwendung
- Export Funktion: Reports & Timesheets
- Markierung der Aufgaben als „billable“ & „non-billable“ (abrechnungsfähig und gebührenfrei)
- Erstellung eines Teams bis zu 5 Teilnehmern in der kostenlosen Version
So geht’s: Time Tracking mit Toggl
1. Anmeldung
Die Anmeldung geht flott: Geben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort an. Das war’s. Alternativ können Sie sich auch mit einem Google Konto anmelden.
2. Erstellung von Projekten
Nach der Anmeldung und den profilspezifischen Einstellungen (My Profile) lohnt es sich, direkt bei Projekten (Projects) einzusteigen. Sie können Ihre tatsächlichen Projekte anlegen, verschiedenen Kunden zuordnen oder einfach Ihre Aufgaben als Projekt speichern. Die verschiedenen Projekte haben unterschiedliche Farben. Sie können diese als öffentlich (Public) für’s Team oder privat kennzeichnen. Falls Sie sich für eine Pro-Version entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Projekte zu kategorisieren: Damit können Sie im Report interne und externe Tätigkeiten unterscheiden.
3. Einladung des Teams
Sie können Ihre Teammitglieder einladen und besser analysieren, welche Projekte und Aufgaben – bezogen auf das ganze Team – die meiste Zeit benötigt. Die Mitglieder können nur die öffentlich freigegebenen Projekte sehen.
4. Zeiterfassung
Die Zeit kann auf verschiedene Arten erfasst werden. Sie können das Time-Tracking direkt im Online-Dashboard starten, Tags und eine Beschreibung zur aktuellen Tätigkeit hinzufügen. Natürlich stehen auch deutlich angenehmere und praktischere Varianten zur Verfügung. Es gibt eine Erweiterung für Chrome, mit der Sie die Zeiterfassung sofort anstoßen können. Falls Sie wenig mit dem Browser arbeiten, ist es gegebenenfalls auch möglich, eine Desktop-Anwendung (Windows, Linux, Mac) herunterzuladen und zu installieren.
Ein Symbol wird neben der Uhr (Windows) auftauchen, mit dem Sie die Time-Tracking-Funktion schnell aktivieren und weitere Meldungen direkt auf dem Desktop angezeigt werden können. Die Toggl Timer App kann auf dem Smartphone gestartet werden und ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und keinen ständigen Internetzugriff haben. Die Zeiterfassung wird dann einfach im Offline-Modus auf dem Handy gestartet und die Daten werden während der nächsten Verbindung mit dem Server synchronisiert.
5. Reporting
Unter dem Menüpunkt „Reports“ können Sie die Time-Tracking-Daten ansehen und analysieren. Es gibt die Möglichkeit, die Daten des kompletten Teams anzuschauen, die Daten nach Projekten, Kunden oder Usern zu sortieren und selbstverständlich Datentabellen zu exportieren.
Fazit: Zeiterfassung leicht gemacht
Toggl ist ein nutzerfreundliches Zeiterfassungstool mit vielseitiger Funktionalität. Ebenfalls positiv hervorzuheben sind die visuell ansprechenden Reportings, Charts und Timelines, die sich mit Toggl generieren lassen. Schon mit der Basis-Variante kann man Toggl ausführlich testen und einen Großteil der Funktionen erreichen. Es gibt zwei kostenpflichtige Varianten, die noch mehr Funktionen, wie unlimitierte Teamgröße, Sub-Projekterstellung, automatisierte Reporterstellung usw. enthalten.
Das Toggl Team bietet für die tägliche Nutzung des Tools viele nützliche Informationen, Insights, Tipps, und Tricks auf ihrem Blog. Leider steht Toggl bis jetzt nur auf Englisch zur Verfügung, doch Sie benötigen keine besonderen Sprachkenntnisse für die tägliche Nutzung. Davon abgesehen, lohnt es sich definitiv diese Time-Tracking-Lösung zu testen!
Wir lassen uns bei der Arbeit oft durch verschiedenste Dinge ablenken. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Zeitmanagementtechnik „Pomodoro“ und die Flat „Tomato App“ zum Arbeiten in Intervallen vor.Der Beitrag Schluss mit Zeitverschwendung: Mehr Effizienz mit Toggl erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Collaboration & Co.