Verbesserte Kommunikation mit Hilfe von IBM Collaboration Solutions – Digitale Ablage statt Papier in der modernen Verwaltung

Der Landkreis Lüneburg führt ein digitales Ablagesystem ein und verbessert seine Kommunikation durch den Einsatz von IBM Collaboration Solutions. Dadurch wird die Suche nach Informationen zu Anträgen verkürzt. Auch der Außendienst ist aufgrund der neueingerichteten Chatfunktion schnell und einfach zu erreichen. Damit reduzierten sich die Handykosten der 120 Außendienstmitarbeiter um mehr als 90 Prozent. Gesichert wird die Kommunikationsplattform durch eine geclusterte IBM Serverlandschaft.

Unnötige Gänge in die Kreisverwaltung möchte der Landkreis Lüneburg seinen Bürgerinnen und Bürgern künftig ersparen. Der Landkreis, der mehr als 177.000 Einwohner hat und zur Metropolregion Hamburg gehört, möchte seinen Bürgerinnen und Bürgern eine moderne Verwaltung sein. Allerdings sind viele Verwaltungsvorgänge noch papiergebunden und benötigen deshalb viel Zeit bei der Suche sowie der Bereitstellung von Informationen. Auch der Außendienst konnte ohne entsprechenden Zugang zum Firmennetzwerk auf dem Handy nicht in die Arbeitsabläufe der Verwaltung eingebunden werden.

Die Kreisverwaltung suchte eine Lösung, um ihren Mitarbeitern die Informationssuche und Kommunikation zu vereinfachen. Fündig wurde sie beim IBM Geschäftspartner We4IT, die mit IBM Collaboration Solutions die bereits vorhandene Kommunikationsplattform erweiterte. Mit Lotus Notes und der integrierten Sametime Chatfunktion können Mitarbeiter nicht nur E-Mails abrufen, sondern auch gleichzeitig schauen, ob der Verfasser der E-Mail online ist und ihn bei Fragen direkt anchatten. Durch den Einsatz von Lotus Sametime Traveler sind außerdem die Außendienstmitarbeiter über die Chatfunktion jederzeit erreichbar. Um auch die Dokumentenablage zu erleichtern, führt der Landkreis jetzt Lotus Quickr ein. Die Erstellung von so genannten Teamrooms bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort mit jedem Endgerät auf relevante Dokumente zuzugreifen. Über weitere Funktionen können Mitarbeiter interessante Links und Erfahrungen teilen.

„Die Verwaltung des Landkreises Lüneburg ist wieder ein Stück moderner geworden. Mit Hilfe der IBM Collaboration Solutions sind die Mitarbeiter nicht nur untereinander vernetzter, sie können auf relevante Informationen zugreifen. So sind auch die Außendienstmitarbeiter besser in die Abläufe der Kreisverwaltung eingebunden“, so Stefan Sucker, Geschäftsführer, We4IT.

„Wir profitieren vor allem von.den Präsenzinformationen von IBM Sametime. Wusste man früher nicht, ob der benötigte Ansprechpartner gerade erreichbar ist, sieht man das jetzt auf einen Blick – egal ob sich jemand im Büro oder auf einem Außentermin befindet. Das ist ein großer Vorteil, auch für die Telefonzentrale und unsere Infothek. So profitieren auch Bürger von einem besseren Service“, so Stefan Domanske, IT-Leiter, Landkreis Lüneburg.

Um eine sichere Nutzung der Kommunikationsplattform zu gewährleisten, wurde eine geclusterte Serverlandschaft basierend auf IBM HS21 Blades geschaffen. Das Clustering der Serverumgebung garantiert die Ausfallsicherheit des Systems und sichert weiterhin die hohe Leistungsfähigkeit der Lösung.

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