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Spätestens bei einer Betriebsprüfung kann die lückenhafte Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen unangenehme Folgen haben. Dies gilt insbesondere für digitale Aufzeichnungen.

Weil die wichtigsten Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Kontobelege oder Verträge in der Regel jahrelang gelagert und nach mehr oder minder intensiver Suche auch gefunden werden können, sind sich viele Unternehmen ihrer umfassenden Aufbewahrungspflichten nicht bewusst. Allein die für das Steuerrecht maßgebliche Abgabenordnung listet folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (wie Eingangsrechnungen oder E-Mails),
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Angebote, die zum Abschluss geführt haben),
• Buchungsbelege und
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen unter anderem Verträge, Skontovereinbarungen oder auch Kostenträgerrechnungen.

Sicherlich kann diese Aufzählung nur als grobe Orientierungshilfe dienen; eine detaillierte und vor allem abschließende Liste aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ist allerdings wegen des stetigen Wandels im Steuerrecht kaum möglich. Darüber hinaus gelten die steuerlichen Aufbewahrungspflichten nicht nur für Papierdokumente, sondern seit 2002 auch für digitale Unterlagen. Zeitgleich mit Inkrafttreten des Zugriffsrechts der Finanzbehörden auf steuerlich relevante Unternehmensdatenbestände wurde damals eine oft genutzte Vereinfachungsregel in der Abgabenordnung gestrichen, nach der unternehmerische Datenbestände nach Ausdruck vernichtet werden durften. Ausdrucken ist seither selbstverständlich nach wie vor erlaubt; zwecks maschineller Auswertung durch die Prüfungsdienste sind die Unternehmen spätestens seit dem 1. Januar 2002 in jedem Fall aber zur sicheren Aufbewahrung aller steuerlich relevanter Datenbestände auch aus der Materialwirtschaft, Kassensystemen, E-Mail-Konten oder Office-Anwendungen gefordert.

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Selbst kleinen Unternehmen und Freiberuflern bereitet der korrekte Umsatzsteuerausweis in ihren Rechnungen ebenso wenig Schwierigkeiten wie der Vorsteuerabzug im Rahmen von Voranmeldungen. Doch was gilt es bei Abweichungen vom Rechnungsbetrag etwa durch Preisnachlässe oder Mängelrügen zu beachten?

Eine zeitnahe Überwachung ausstehender Zahlungseingänge hilft nicht nur unliebsame Liquiditätsengpässe vermeiden. Denn sobald sich das in Rechnung gestellte Entgelt für eine umsatzsteuerpflichtige Leistung ändert, fordert das Umsatzsteuergesetz vom leistenden Unternehmer eine Korrektur des ursprünglichen Steuerbetrags. Im Gegenzug ist der Leistungsempfänger zur Berichtigung seines Vorsteuerabzugs verpflichtet (§ 17 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz ‑ UStG ‑). Üblicherweise bedarf es dabei keiner neuen Rechnung; ein Belegaustausch zwischen den Vertragspartnern ist lediglich in den Fällen vorgeschrieben, in denen sich die Entgelte für unterschiedlich besteuerte Lieferungen oder sonstige Leistungen eines bestimmten Zeitabschnitts etwa durch Jahresboni oder Jahresrückvergütungen gemeinsam ändern.

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Überraschenderweise hatte der Bundesfinanzhof im Sommer 2011 den Werbungskostenabzug für eine berufliche Erstausbildung und ein Erststudium zugelassen. Angesichts drohender Steuerausfälle wurde der steuerzahlerfreundlichen Rechtsprechung jedoch flugs ein Riegel vorgeschoben.

Trotz der erfreulichen Entwicklung am Arbeitsmarkt wird insbesondere von Berufsanfängern ein hohes Maß an beruflicher Flexibilität und ständiger Weiterbildung verlangt. Nichtsdestotrotz hatte der Gesetzgeber die steuerliche Abzugsfähigkeit von Berufsausbildungskosten bereits 2004 stark eingeschränkt. Seither galten Aufwendungen für eine erstmalige Berufsausbildung oder für ein Erststudium außerhalb eines Dienstverhältnisses als Kosten der privaten Lebensführung und durften nur noch als Sonderausgaben bis zur Höhe von 4.000 Euro pro Kalenderjahr von der Einkommensteuer abgezogen werden.

Daraus erklärt sich auch der verfrühte Jubel über gleich zwei wichtige Entscheidungen des Bundesfinanzhofs (BFH) im Sommer 2011, nach denen die gesamten Kosten einer beruflichen Erstausbildung und Erststudium selbst dann in voller Höhe abziehbar seien, wenn eine Berufsausbildung oder ein Studium unmittelbar im Anschluss an die Schulausbildung aufgenommen wird. Im ersten Streitfall entschied sich der Kläger für eine Ausbildung zum Berufspiloten, für die ihm Aufwendungen von annähernd 28.000 Euro entstanden. In dieser Höhe beantragte er mit seiner Einkommensteuererklärung 2004 die Feststellung eines Verlustvortrags, weil die von ihm getragenen Ausbildungskosten letztlich vorweggenommene Werbungskosten für seine künftige nichtselbstständige Tätigkeit als Pilot darstellen würden (BFH-Urteil vom 28. Juli 2011, Az.: VI R 38/10). Im zweiten zu entscheidenden Sachverhalt schloss die Klägerin ihre Schulausbildung 2004 mit dem Abitur ab, um anschließend ein Medizinstudium aufzunehmen. Auch sie machte ihre Aufwendungen für das Studium als vorweggenommene Werbungskosten geltend und beantragte ebenfalls eine entsprechende Verlustfeststellung (BFH-Urteil vom 28. Juli 2011, Az.: VI R 7/10). Anders als die zuständigen Finanzämter und Vorinstanzen erkannte das höchste Finanzgericht den begehrten Steuerabzug trotz anderslautender Regelung im Einkommensteuergesetzes (§ 12 Nr. 5 EStG) überraschenderweise an. In beiden Fällen erschienen den Richtern die nachgewiesenen Kosten der Ausbildung als hinreichend konkret durch die spätere Berufstätigkeit der Kläger veranlasst, so dass sie als vorweggenommene Werbungskosten berücksichtigt werden müssten.

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Angesichts ständiger Preiserhöhungen liebäugeln immer mehr Berufspendler mit einer Unterkunft am oft weit entfernten Beschäftigungsort.

Bei einem Umzug setzt der Werbungskostenabzug dessen berufliche Veranlassung voraus. Dazu bedarf es freilich weder einer neuen Arbeitsstelle noch des Umzugs in eine andere Stadt - beruflich veranlasst ist ein Umzug bereits dann, wenn sich die tägliche Hin- und Rückfahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte insgesamt wenigstens zeitweise um mindestens eine Stunde verkürzt.

Sind beide Ehegatten berufstätig, dürfen die Fahrzeitersparnisse nach den Lohnsteuer-Richtlinien aber nicht zusammengerechnet werden. Im Gegenzug verzichten die Finanzbehörden auf eine Saldierung, wenn ein Ehegatte nach dem Umzug längere Fahrzeiten in Kauf nehmen muss.

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Zur Ankurbelung der Wirtschaft hatte das „Erste Konjunkturprogramm“ der Bundesregierung die zuvor mageren Steuervorteile für haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen ab 2009 deutlich erhöht. Mit der Absetzbarkeit von Handwerkerrechnungen könnte jedoch schon sehr bald Schluss sein.

Denn mangels wirksamer Eindämmung der Schwarzarbeit fordert der Bundesrechnungshof die Abschaffung der steuerlichen Absetzbarkeit von Handwerkerleistungen. Zu verzeichnen seien lediglich Mitnahmeeffekte, da nach Auffassung der obersten Kontrollbehörde viele Handwerkerleistungen ohnehin legal beauftragt würden.

Doch noch gibt es die Steuervorteile für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen an selbst genutzten Wohnungen in Höhe von 20 Prozent der Fahrt- und Arbeitskosten des Handwerkers, höchstens 1.200 Euro jährlich. Handwerkliche Tätigkeiten im Rahmen einer Neubaumaßnahme werden allerdings nicht gefördert; ebenso bleiben Materialkosten und sonstige im Zusammenhang mit der Handwerkerleistung gelieferte Waren wie beispielsweise Fliesen, Tapeten oder Heizkörper wie in der Vergangenheit außen vor. Weil die Finanzbehörden Festpreisvereinbarungen strikt ablehnen, muss zudem unbedingt auf einen gesonderten Rechnungsausweis der Arbeits- und Fahrtkosten des beauftragten Handwerksbetriebs geachtet werden. Ab 2011 gilt eine weitere Einschränkung: Anders als zuvor finden Handerwerkerleistungen keine steuerliche Berücksichtigung mehr, wenn es sich um öffentlich geförderte Maßnahmen handelt, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden.

Welche handwerkliche Tätigkeiten im Einzelnen begünstigt sind, hat das Bundesfinanzministerium der Finanzen (BMF) zuletzt am 15. Februar 2010 (Az.: IV C 4 – S 2296-b/07/0003) veröffentlicht. Eine kritische Durchsicht der aufgelisteten Positionen dürfte freilich manchen Auftraggeber überraschen: Während Kontrollbesuche des Schornsteinfegers und Wärmedammmaßnahmen zu den begünstigten Handwerkerleistungen zählen, wird ein Steuerabzug für die Erstellung eines Energiepasses ausgeschlossen. Ähnliches gilt bei defekten Fahrstühlen: Die Aufzugwartung ist begünstigt, Aufzugnotruf und technische Prüfung hingegen nicht. Und weshalb dem Klavierstimmen im Gegensatz zur Sperrmüllabfuhr steuerlich höhere Gunst erwiesen wird, dürfte wohl zu den vielen Mysterien des deutschen Steuerrechts gehören. Überdies lehnen die Finanzbehörden Steuervorteile für die Gartengestaltung und Pflasterarbeiten ab, wenn der Garten dabei neu angelegt wird. Zur Freude von Gartenbesitzern entschied der Bundesfinanzhof in einem erst kürzlich veröffentlichten Urteil jedoch anders: Für die steuerliche Berücksichtigung von Erd- und Pflanzarbeiten spielt es danach keine Rolle, ob der Garten neu angelegt oder ein naturbelassener Garten umgestaltet wird (BFH-Urteil vom 13. Juli 2011, Az. VI R 61/10).

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Wegen des hohen Vorsteuerrisikos stießen elektronische Rechnungen bislang auf wenig Gegenliebe. Mit den kürzlich beschlossenen Vereinfachungen dürfte sich dies rasch ändern – immerhin lassen sich mit dem elektronischen Rechnungsversand erhebliche Kosten einsparen.

Selbst kleinste Unternehmen nutzen heutzutage betriebliche Softwareprodukte, die einen automatisierten Rechnungsversand unterstützen. Dieser Entwicklung hat sich auch die deutsche Finanzverwaltung nicht verschlossen und akzeptiert bereits seit 2002 den Vorsteuerabzug aus elektronisch übermittelten Rechnungen. Unter Verweis auf drohende Umsatzsteuerausfälle in der Vergangenheit allerdings nur, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Inhalte gewährleistet ist. Zur Vermeidung von Betrügereien müssen elektronisch übersandte Abrechnungen deshalb derzeit grundsätzlich noch mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein, die einen unveränderten Rechnungsinhalt sowie die Identität des Signaturausstellers zweifelsfrei bestätigt. Alternativ wurde in der Vergangenheit darüber hinaus die Übermittlung von Rechnungen im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) umsatzsteuerlich anerkannt, wenn dem Leistungsempfänger periodisch zusätzlich eine zusammenfassende Sammelrechnung über die Summe aller Lieferungen oder Dienstleistungen wahlweise in Papierform oder in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zugeht.

Obwohl ein digitaler Rechnungsversand zweifelsohne zur Beschleunigung betrieblicher Geschäftsprozesse und Kostensenkung beitragen kann, stellt er im Vergleich zur konventionellen Rechnungserstellung in Papierform jedoch auch heute noch insbesondere im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen immer noch die Ausnahme dar. Deren abwartende Haltung beruht vorwiegend auf den seit Einführung des Vorsteuerabzugs aus elektronischen Rechnungen als im europäischen Vergleich zu hoch kritisierten umsatzsteuerlichen Anforderungen.

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Die heftig kritisierte Abzugsbeschränkung für häusliche Arbeitszimmer wurde rückwirkend zum 1. Januar 2007 wieder aufgehoben. Davon profitieren insbesondere Erwerbstätige im Außendienst, denen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Auf der wohl endlosen Suche nach neuen Steuerquellen hatte der Gesetzgeber die steuerliche Abzugsfähigkeit zuletzt in all jenen Fällen rigoros ausgeschlossen, in denen das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Keine Rolle spielte dabei, ob für die ausgeübte Tätigkeit überhaupt ein anderer Arbeitsplatz als das häusliche Arbeitszimmer zur Verfügung stand. Betroffen waren vor allem Erwerbstätige, die ihren Beruf zumindest teilweise außerhalb der eigenen Wohnung ausüben müssen.

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Der elektronische Nachfolger der Papplohnsteuerkarte steht in den Startlöchern. In Kürze erhalten alle Arbeitnehmer eine Mitteilung über ihre gespeicherten Daten. Zur Vermeidung falscher Lohnabzüge sollte die Post vom Finanzamt genauestens kontrollieren werden.

Im Gegensatz zum kürzlich eingestellten „Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA)“ für die Bewilligung von Anträgen auf Arbeitslosen-, Wohn- oder Bundeselterngeld sind die Weichen für die digitale Lohnsteuerkarte unwiderruflich gestellt. So wurden zwischenzeitlich alle steuerlichen Verfahrensvorschriften für den Lohnsteuerabzug an das ab 2012 dauerhaft und flächendeckend zum Einsatz kommende elektronische Verfahren angepasst. 

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