Vor einigen Wochen veröffentlichte Novell seine Kollaborationsplattform
Vibe Cloud. Mit diesem Cloud-Dienst sollen Unternehmen die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter verbessern können, ohne dafür in eine eigene Infrastruktur investieren zu müssen. Novell geht dabei für die Verbreitung des Dienstes einen sehr interessanten Weg, mit dem bereits der Microblogging-Dienst
Yammer sehr erfolgreich seine Zielgruppe gefunden hat: Jeder beliebige Mitarbeiter eines Unternehmens kann sich mit seiner geschäftlichen E-Mail-Adresse auf der Internetseite registrieren und wird damit in das bereits bestehende oder in diesem Moment neu erstellte Firmennetzwerk eingebunden. Mit dem jeweils ersten Mitarbeiter eines Unternehmens, der sich für den Dienst anmeldet, entsteht also ein neues Firmennetzwerk und jeder weitere Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse der gleichen Domäne wird diesem hinzugefügt.
Damit ermöglichen Yammer und jetzt auch Novell Vibe Cloud also eine Einführung der Dienste in den Unternehmen durch einzelne Mitarbeiter unter Umgehung jeglicher unternehmensinterner Entscheidungswege. Aus Sicht der Anbieter finde ich diesen Schritt genial, auch für die Mitarbeiter ist es eine unbürokratische, schneller Vorgehensweise. Aus Sicht der Unternehmensleitung und vor allem der IT-Abteilung bedeutet dies natürlich einen mit großen Risiken einhergehenden Kontrollverlust. Ein wahrscheinliches Szenario wäre folgendes:
Mitarbeiter, denen im Unternehmen bisher vielleicht nur E-Mail und Telefon als Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt werden, suchen motiviert durch private Erfahrungen mit Social Software nach Alternativen, um die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen zu effizienter gestalten zu können. Diese Mitarbeiter kommunizieren privat vielleicht über
Facebook und
Twitter, tauschen Dateien mittels
Dropbox aus und bearbeiten Dokumente gemeinsam in
Google Docs. Wenn sie jetzt auf Alternativen für den Unternehmenseinsatz stoßen und diese durch eine einfache Eingabe ihrer E-Mail-Adresse nutzen können, führt dies schnell zu einer unkontrollierten (vielleicht erstmal sogar unbemerkten) Adaption im Unternehmen. Diese geschäftliche Nutzung bedeutet natürlich dann auch sehr schnell, dass unternehmensinterne Informationen auf diesen Plattformen gespeichert werden: Projekte werden diskutiert, Dokumente mit internen und kundenbezogenen Daten werden gespeichert und unveröffentlichte Präsentationen geteilt.
In der Folge sind also recht schnell eine Menge unternehmensinterner Daten bei einem Anbieter gespeichert, den die IT-Abteilung nicht evaluiert hat und mit dem das Unternehmen keinen Vertrag geschlossen hat. Wird der Dienst erst einmal von einer ausreichend großen Anzahl von Mitarbeitern genutzt, wird man ihn ohne für große Verärgerung zu sorgen auch nicht mehr abschalten können. In diesen Fällen könnten die Unternehmen sich dann gezwungen sehen, für den Dienst zu bezahlen um Zugriff auf Kontroll- und Sicherheitsfunktionen zu bekommen.
Bei
Capgemini wurde auf die beschriebene Art und Weise
Yammer eingeführt. Nachdem die wachsende Verbreitung des Dienstes intern erkannt wurde, hat man sich entschieden dies zu tolerieren, was ich für eine gute Entscheidung halte - die bereits entstandene Dynamik aufhalten zu wollen wäre sicherlich sehr schwierig geworden. Da die Daten aber außerhalb des Unternehmens gespeichert werden, gibt es die Maßgabe, in Yammer keine kundenbezogenen und internen Informationen zu teilen. Diese Einschränkung bedeutet natürlich, dass der Nutzen des Dienstes stark eingeschränkt wird - der Mehrwert von Statusmitteilungen für meine Kollegen sinkt erheblich, wenn ich beispielsweise keine projektbezogenen Fragen diskutieren darf.
Für mich ergeben sich aus diesen Entwicklungen zwei Schlussfolgerungen:
- Wenn ein Unternehmen die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter hinsichtlich einer modernen Zusammenarbeit nicht ernst nimmt, besteht die Gefahr, dass diese auf privat genutzte Alternativen wie Google Docs und Dropbox ausweichen oder "unter dem Radar fliegen" und unkontrolliert Dienste wie Yammer oder Novell Vibe Cloud einführen.
- Wenn Social Software im Unternehmen einen wirklichen Mehrwert schaffen soll, gehört dazu auch die Arbeit mit internen und teilweise sogar geheimen Informationen. Dafür kann man sich auf das Cloud-Angebot eines verlässlichen Partners verlassen, vor allem für große Unternehmen ist die Bereitstellung der Dienste im eigenen Rechenzentrum (On-Premises) immer noch die bevorzugte Vorgehensweise.
