PlanetNTF

Der heutige Tag ist für mich direkt in zweifacher Hinsicht spannend. Es wird heute nicht nur das neue iPhone von Apple erwartet, auch die neueste Version von IBM Lotus Notes/Domino wurde soeben durch Ed Brill angekündigt. IBM Lotus Notes/Domino 8.5.3 bringt neben einigen neuen Funktionen für Endbenutzer, Entwickler und Administratoren bringt diese Version vor allem eine spannende Veränderung in der Lizenz mit: Autorisierte Benutzer von IBM Lotus Notes/Domino 8.5.3 sind ab sofort für die Benutzung der Module Profile und Dateien in IBM Connections berechtigt! Damit haben unsere Bestandskunden nun die Möglichkeit, ohne zusätzlich entstehende Lizenzkosten erste Schritte auf dem Welt zu einem "Social Business" zu gehen, wichtige Schritte auf dem Weg zu einer effizienten Arbeitsweise.

Mit den Modulen Profile und Dateien kann damit zwar nur ein Teil der umfangreichen Möglichkeiten von IBM Connections genutzt werden, meiner Meinung nach stellen diese beiden Module aber die grundlegenden und damit wichtigsten Funktionen zur Verfügung. Die Anwendungsfälle, die diese Funktionen adressieren, kann ich bei meiner Arbeit mit ganz unterschiedlichen Unternehmen fast immer beobachten:

Für Mitarbeiter ist es schwierig zu wissen, wer in einem Unternehmen eine bestimmte Expertise besitzt oder für bestimmte Themen zuständig ist. Noch schwieriger ist es zu wissen, wer gerade an welchen Themen oder Projekten arbeitet. Dies mag insbesondere für international tätige Konzerne gelten, bei denen Entwicklungslabore über Kontinente hinweg zusammenarbeiten müssen. Aber bereits in einem lokal tätigen Unternehmen mit zehn Mitarbeitern können sich diese Probleme ergeben, wenn nicht bereits eine ständige Kommunikation durch beispielsweise ein gemeinsames Büro oder regelmäßige gemeinsame Mittagessen gegeben ist. Profile in IBM Connections ermöglichen es, den richtigen Ansprechpartner für eine fachliche Frage oder eine interne Aufgabenstellung zu finden. In vielen Fällen muss der so aufgefundene Kollege nicht einmal direkt kontaktiert werden, da die Antwort auf eine Frage oder auch das entsprechend benötigte Material (bspw. eine Präsentation oder ein Dokument) bereits in seinem Profil hinterlegt sind.


An diese Stelle ist der Zusammenhang zum Modul Dateien zu sehen. Die wenigsten Inhalte und Aufgaben werden heute noch von einer einzelnen Person bearbeitet. Zusammenarbeit ist angesagt und noch findet diese häufig auf der Basis von Dokumenten statt. Mit Wikis, Blogs, Foren und Aktivitäten lässt sich diese Zusammenarbeit mit IBM Connections bereits an vielen Stellen einfacher gestalten. Der erste Schritt sollte jedoch sein, die bisherige Zusammenarbeit über Dokumente zu verbessern. In Unternehmen geschieht diese Zusammenarbeit heute über gemeinsam genutzte Netzlaufwerke sowie größtenteils über E-Mail, die ich daher gerne als den kleinsten gemeinsamen Nenner eines jeden Unternehmens bezeichne. Beide Lösungen sind ineffizient und bringen Probleme wie fehlende Versionsverwaltung und schlechte Auffindbarkeit mit sich. Netzlaufwerke führen darüber hinaus zur Bildung von Wissenssilos im Unternehmen und sind äußerst inflexibel, da die entsprechenden Berechtigungen nicht durch den Benutzer selbst verwaltet werden können. Die Zusammenarbeit über E-Mail bedingt eine Hortung von Inhalten und Wissen eines jeden Mitarbeiters in seinem persönlichen Postfach und führt zu Unübersichtlichkeit durch eine vom Kontext losgelöste Aufbewahrung von Informationen. Mit dem Modul Dateien in IBM Connections gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Dateien können ganz einfach hochgeladen und mit dem gesamten Unternehmen oder mit bestimmten Personen oder Gruppen geteilt werden. Gleichzeitig können Versionen verwaltet und Metadaten gepflegt werden, damit die Datei für Kollegen einfacher auffindbar ist.


Meiner Meinung nach ist diese neue Regelung eine einzigartige Möglichkeit für Kunden von IBM Lotus Notes/Domino, die Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen über E-Mail hinaus nachhaltig zu verbessern.