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Innovative Arbeitsplatzkonzepte – ein permanenter Prozess

Warum bis abends im Büro sitzen?Mobile, innovative Arbeitsplatzkonzepte, wie Co-Working, sind auf dem Vormarsch und prägen unsere Arbeitswelt von morgen. Viele Arbeitnehmer möchten heutzutage einen sinnvolleren, bedürfnisorientierten Tagesablauf, wie aus der aktuellen Studie „The Digital Workplace Value“ des Marktforschungs-Unternehmens Crisp Research im Auftrag von Citrix hervorgeht. Warum bis abends im Büro sitzen, wenn die Arbeit auch zu flexiblen Zeiten und von zu Hause aus erledigt werden kann? Auch bei der GIS beschäftigt uns das Thema Arbeitsorganisation seit geraumer Zeit intensiv, da wir vor drei Monaten von der Expo Plaza in Hannover in neue Räumlichkeiten in der Heiligerstraße am Kröpcke umgezogen sind und uns entschieden haben, ein effektives Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzept zu realisieren. Wir verzichten hier beispielsweise auf fest zugewiesene Arbeitsplätze. Damit stellen sich einige Veränderungen im Arbeitsumfeld und den täglichen Prozessen ein, in die wir uns gerade eingewöhnen und die wir live erleben können.

Der Weg zum passenden, individuellen Bürokonzept

Die Planungen für das neue Büro starteten bereits vor zwei Jahren über ein Mitarbeiter-Team, das sich neben der täglichen Arbeit mit dem Groß-Projekt “Büro 2016” befasste und man konnte immer wieder mitbekommen, wie viel Zeit und Kraft hier in ein für alle möglichst innovatives und zugleich angenehmes Arbeiten investiert wurde.

Im Laufe der Zeit kristallisierten sich dann wichtige Rahmenbedingungen heraus, die wir im neuen Büro auf jeden Fall für alle berücksichtigen wollten, so u.a.

• offene Arbeitsbereiche mit flexiblen Arbeitsplätzen und verschiedenen Akustik-Konzepten (z.B. Quiet Zone und “Denkerzellen”)
• verbindende Elemente der beiden Büro-Etagen, um sich zentral zu treffen und auszutauschen (Showtreppe und Cafeteria mit Terrasse)
• die Clean Desk Philosophie, bei der am Ende des Tages der Arbeitsplatz so aussehen sollte, wie zum Beginn und
• Rückzugsbereiche für geplante oder spontane Meetings (Meeting-Räume, Welcome Lounge und Think Tanks).

Dazu bekamen alle Mitarbeiter neben den ersten Ankündigungen in unserem halbjährlichen Kick Off-Event am Eröffnungstag einen hilfreichen Büro-Guide an die Hand, der zur ersten Orientierung diente.

Außerdem hatten wir am Einzugstag eine informative Führung, die ich spontan mit einer GoPro festhalten konnte. Und da Bilder ja bekanntlich mehr als tausend Worte sagen, wünschen wir nun viel Spaß beim Anschauen und sind gespannt auf Ihre Meinung:

Erste Erfahrungswerte mit Chancen und Herausforderungen

• Es haben sich für einige Mitarbeiter durchaus ein paar „Stamm-Arbeitsplätze“ bzw. Arbeitsbereiche herauskristallisiert. Mir geht es da ähnlich, da ich mich mit bestimmten Kollegen so einfach effizienter austauschen kann. Entscheidend ist aber aus meiner Sicht, dass für uns jederzeit die Möglichkeit besteht, auch mal komplett woanders zu sitzen, abgesehen vom Home Office. Dadurch wird alles auch im Kopf für den Arbeitsalltag schon wesentlich flexibler.
• Die Quiet Zone ist einigen noch etwas zu unruhig. Das liegt vor allem daran, dass nebenan direkt unsere Haupt-Meetingräume sind und Gespräche in den Übergangszeiten zwischen Meetings natürlich nicht immer nur innerhalb der Räume stattfinden. Hier besteht also zukünftig noch Handlungsbedarf.
• Die Showtreppe und Cafeteria sind das Herzstück des informellen Austauschs geworden und bieten uns die Möglichkeit, regelmäßig alle zum gemeinsamen GIS-Fish zusammenzukommen. Und das ohne die klassische Meeting-Atmosphäre. Gerade jetzt, wenn das Wetter wärmer wird, ist auch die Terrasse immer mehr in Benutzung. Geplant ist hier auch das ein oder andere EM-„Public Viewing“ mit den Kollegen/-innen.
• Mittlerweile haben wir mit einem ersten Essens-Anbieter in der Innenstadt eine Kooperation für den Mittagstisch schließen können, was uns sehr freut.
• Die Clean-Desk-Philosophie mag derzeit noch das umstrittenste Konzept unter den Kollegen/-innen sein. Der Vorteil des papierlosen Arbeitens, den einige durchaus erkennen, geht mit recht nüchternen, wenig authentischen Arbeitsplätzen ohne persönliche Gegenstände einher und bedeutet für alle zusätzliche „Rüstzeiten“ beim Auf- und Abbau der eigenen Technik zu Arbeitsbeginn oder -ende. Noch ist es zu früh, um hier eine klare Tendenz zu erkennen, aber als durchweg positiv kann dieses Konzept nicht beurteilt werden.
• Die Think-Tanks haben sich gut etabliert und werden vor allem für längere Telefonate und spontane kleine Meetings rege genutzt – auch wenn die kleinen Lüftungs-Anlagen für die Außensitzenden ein wenig laut sind

Fazit

Wir sind der lebende Beweis, dass ein Wandel beim „neuen“ Arbeiten ein permanenter Prozess ist, den es offen anzugehen und gemeinsam weiterzuentwickeln gilt. Wir sind davon überzeugt, dass sich die Investitionen lohnen werden: So erwarten wir höhere Mitarbeiterproduktivität dank moderner Arbeitsplatzkonzepte, gesteigerte Kundennähe und Kosteneinsparung. Es bleibt spannend!

Der Beitrag New Way to Work – GIS setzt auf innovative Arbeitsplatzkonzepte erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Collaboration & Co.