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Neue Funktionen in Microsoft Teams im Juli 2023

11. August 2023 Posted by Gerda Marx

Im Blog Eintrag "Neues von Microsoft 365 im Juli 2023" haben wir bereits über einige neue Funktionen in Microsoft365 berichtet, die im Juli angekündigt oder ausgerollt werden. Nun möchten wir noch einige weitere neue Funktionen vorstellen die es gibt.

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt: In Teams können Sie nun einstellen, ob Sie im Büro sind oder Remote arbeiten. Die Kollegen können Ihren Arbeitsplatz einsehen. Einstellen können Sie dies, indem Sie auf Ihr Bild in Teams klicken und anschließend auf das Plus Symbol. Dort können Sie Ihren Arbeitsort auswählen. Diese Einstellung wird für Ihren restlichen Arbeitstag gespeichert. Eine ähnliche Funktion gibt es auch in Outlook im Web.

Arbeitsort in Teams festlegen

Im Activity Feed in Teams können Sie jetzt alle Nachrichten als gelesen markieren.

Alles als gelesen markieren Teams Activity

In der Webinar-Funktion in Microsoft Teams können Sie als Organisator in den Besprechungsoptionen vor Beginn des Seminares einstellen, ob die Namen der Teilnehmer angezeigt oder "versteckt" werden. Die Teilnehmer können dann die Namen von anderen Teilnehmern nicht sehen und statt des Namens wird "Teilnehmer" angezeigt. Der Organisator kann alle Namen sehen. Eine gute Funktion für den Datenschutz.

Name Teilnehmer verbergen

Um PowerPoint Live nutzen zu können mussten die Dateien bisher in der Cloud gespeichert sein. Von nun an können die Dateien auch lokal gespeichert sein, um die Funktion Power Point Live zu nutzen. Lt. Roadmap 117477 wird dies seit Juli an alle ausgerollt.

Ebenfalls neu und  in allen Business- und Education-Abos verfügbar ist das Live Feedback in PowerPoint. Sie können mit Forms in Ihre PowerPoint Präsentation Umfragen einbetten, um so ein Feedback vom Publikum zu erhalten. Diese werden mit einem QR-Code oder einer Kurz-Url auf einer Folie eingeblendet. Die Antworten können in Echtzeit angezeigt werden.

Bildschirmfoto 2023 08 11 um 11.04.07

Das Office Design wurde überarbeitet. So wurden eine neue Standardschrift eingeführt und die Farbpalette sowie die Linienstärke wurden aktualisiert. Statt Calibri wird Aptos die neue Standardschriftart. Das neue Design von Microsoft wird für alle neuen Dokumente in Office eingestellt. Calibri wird in Office Theme 2013-2022 umbenannt. Das neue Design ist zur Zeit im Beta Kanal wird aber bald für alle ausgerollt.

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Neues von Microsoft 365 im Juli 2023

31. Juli 2023 Posted by Gerda Marx

Am 18/!9 Juli hat Microsoft auf der Inspire viele Neuigkeiten verkündet. Diese beinhalteten in der Hauptsache Neuerungen mit Künstlicher Intelligenz wie ChatGPT in Bing und Copilot, welche langsam aber sicher in allen Apps von Microsoft Einzug halten sollen.

Satya Nadella verkündete, wie Microsoft die User mit KI unterstützen wird. ChatGPT zum Beispiel wurde in Bing tiefer integriert. Viele Unternehmen lassen aber KI bzw. das Durchforsten bestehender Datenbestände durch KI nicht zu, da die internen Unternehmensdaten sehr sensibel sind und nicht nach außen dringen dürfen. Ein neues Produkt von Microsoft ist "Bing Chat Enterprise" und soll Abhilfe schaffen. Es bietet die gleichen Vorteile wie die "normale" Suche mit Bing und ChatGPT jedoch mit einem kommerziellen Datenschutz. Die Chats werden nicht gespeichert bzw. fürs Trainieren genutzt. Alle genutzten und abgerufenen Daten, können von anderen nicht eingesehen werden. So können die Mitarbeiter den KI Bot nutzen und recherchieren ohne Angst vor zugriffen zu haben. Selbst Microsoft hat keinen Zugriff auf diese Daten. So der Plan!

Introducing Bing Chat Enterprise

Bing Chat Enterprise ist nun in der Vorschau und zurzeit ohne zusätzliche Kosten für Microsoft 365 E3, E5, Business Standard und Business Premium Kunden verfügbar. Sobald es allgemein verfügbar ist, wird es für 5 US$ pro User/Monat erhältlich sein.

Auch der Bing KI-Chat mit Unterstützung von ChatGPT wird erweitert. Den Usern wird hier neben dem schriftlichen Chat zukünftig auch eine Suche mit Bildern ermöglicht.  So können Sie bspw. mit dem Bild eines Gebäudes nach dessen Baustil oder dem geschichtlichen Hintergrund fragen oder nach ähnlichen Bildern suchen lassen. Die visuelle Suche wird über den Desktop und die Mobile Bing App ausgerollt. In der Bing-Chat Enterprise Version soll sie ebenfalls zukünftig verfügbar sein. Wann genau steht allerdings noch nicht fest.

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Microsofts 365 Copilot, welcher noch in der Vorschau ist und nur von ausgewählten Kunden getestet werden kann, wird lt. Microsoft in allen Apps Einzug halten. Auch Preise wurden bekannt gegeben. So soll Copilot für die Lizenzen Microsoft 365 E3, E5, Business Standard und Business Premium für 30US$/pro Monat und User angeboten werden. Der Copilot kann bspw. Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben generieren und eintragen. Mit dem Copilot können auch Telefongespräche transkribiert, zusammengefasst und wichtige Punkte wie Daten, Namen und Gesprächsinhalte erfasst werden. Dies ist definitiv eine Funktion, die sehr hilfreich sein wird, da hierdurch bspw. Telefonate auch Wochen später noch einsehbar und Vereinbarungen nachzulesen sind. Allerdings müssen für diese Funktion die Gespräche aufgezeichnet werden, was aus Datenschutz-Gründen sicherlich zu Problemen führen kann.

Neue Features in Microsoft Teams

Für Besprechungen werden die Hintergründe immer mal wieder aktualisiert und es kommen neue hinzu. Nun wird es auch animierte Hintergründe geben. Diese finden Sie bei der Einstellung des Hintergrundes. Das "Playzeichen" zeigt Ihnen an, dass der Hintergrund animiert ist. Um diese nutzen zu können, gibt es allerdings Mindestanforderungen an den Rechner. 8 GB RAM und eine CPU mit 4 Prozessoren sollten es schon sein, ansonsten können die Hintergründe nicht sauber abgespielt werden.

"In Kürze können Besprechungsteilnehmer in Echtzeit an der Tagesordnung, den Notizen und den Folgeaufgaben mitarbeiten und zusammenarbeiten. Diese Funktionen sind jetzt in Teams, Loop, Planner, To Do, Office.com und OneDrive for Business integriert. Kollaborative Notizen sind eine Loop-Komponente und bleiben immer synchron, unabhängig davon, an wie vielen Orten sie sich befinden, und können einfach kopiert und in Chats, Gruppenchats, E-Mails und anderen Dokumenten geteilt werden." heißt es im Blogeintrag in der Techcommunity

Mit der Suchleiste in Teams werden mit den eingegebenen Stichworten alle Teams mit deren Inhalten durchsucht. Wenn Sie jedoch in einem einzelnen Teams-Kanal suchen möchten, probieren Sie doch mal die Tastenkombination STRG+F bzw. Command+F beim Mac aus. Mit diesem Befehl können Sie die Suche auf den Kanal einschränken, in dem Sie sich befinden. Diese Funktion wird bis Ende des Jahres ausgerollt, einige haben sie evtl. schon im Tenant. Probieren Sie es einmal aus. Die Such-Ergebnisse werden dann wie im nächsten Bild zu sehen rechts in Teams aufgelistet.

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In den Breakout-Rooms können Sie die Teilnehmer in Besprechungen auf die Räume verteilen für Gruppenarbeiten. Dies war bisher nur vor den Meetings möglich. Durch das letzte Update können Sie jetzt neue Gruppen auch während des Meetings zusammensetzen, wenn die Räume schon geöffnet sind. Hier können Sie auch mit dem Shuffle Button die Teilnehmer durch das Zufallsprinzip verteilen.

Kennen Sie das? Sie möchten gerne den Bildschirm während des Meetings größer zoomen, um die Daten leichter/besser lesen zu können? Den freigegebenen Bildschirm im Team kann jetzt jeder Teilnehmer für sich größer zoomen, um bspw. die Daten einer Excel Tabelle besser zu erkennen. Auf Ihrem Bildschirm gibt es unten links ein +/- Zeichen zum Zoomen und rechts daneben einen Bildschirm, um auf die ursprüngliche Größe zurückzukehren.

Zoom in and Zoom out when viewing screenshare

Es wird eine neue Kalenderansicht in Teams geben, bisher können Sie nur die Tages bzw. die Wochenansicht auswählen.  Die "Agenda-Ansicht" wird gerade ausgerollt. Damit haben Sie eine bessere Übersicht und können bspw. auch Termine direkt annehmen, den Link zum Meeting weiterleiten oder auch am Meeting teilnehmen. Des Weiteren können Sie als Organisator Termine einfach per Drag & Drop verschieben.

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