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IBM hebt die E-Mail auf eine neue Evolutionsstufe

Produktivität steigernDie Überschrift unseres heutigen Blogbeitrags klingt zunächst ziemlich dick aufgetragen, aber was IBM mit Mail Next angekündigt hat, kann sich sehen lassen. Mit einer visionären Oberfläche auf Basis von IBM Domino und der Einbindung von Connections, soll der Umgang mit E-Mails im Arbeitsalltag revolutioniert werden. Das Ziel: Ein besserer Überblick und mehr Ordnung, um Zeit zu sparen und dadurch die Produktivität des Anwenders zu steigern.

E-Mail-Flut vs. Produktivität

Bei der heutigen Flut an elektronischer Korrespondenz sieht IBM den Schlüssel in einem intuitiveren Umgang mit dem Kommunikationsmedium E-Mail. Wie sehr dieser notwendig ist, zeigt sich angesichts der Zeit, welche die Mitarbeiter durchschnittlich mit der Bearbeitung ihrer E-Mails verschwenden. Ryan Anderson schreibt in Collaboration Best Practices – 3 Reasons Why Email Hurts Your Productivity, dass allein ein Mitarbeiter seine Inbox 36 Mal pro Stunde checkt. Wöchentlich erreichen ihn rund 304 Mails, die es zu sichten und gegebenenfalls zu beantworten gilt. Bei der Vielzahl an Informationen geht auch der Überblick schnell verloren. 9 Stunden pro Woche verbringen Anwender im Job mit der Suche nach Informationen in ihren Postfächern und Mail-Ordnern.

E-Mail-Chaos verursacht hohe Kosten

Nicht jede E-Mail ist relevant: 1.250 US-Dollar pro Mitarbeiter verlieren Unternehmen an jährlicher Produktivität, weil sich ihre Angestellten etwa um Spam-Mails kümmern müssen. Unnötige E-Mails von Kollegen, denen sie sich widmen müssen, schlagen sogar mit 1.800 US-Dollar pro Mitarbeiter zu Buche. Das summiert sich. Zumal die bekanntesten E-Mail-Clients bislang kaum Abhilfe schaffen. Ganz im Gegenteil: Sie überfordern Anwender häufig mit einer Flut an Informationen, da sie nur wenig bei der Priorisierung von Inhalten helfen und nur eingeschränkte Möglichkeiten zur gezielten Suche nach bestimmten Informationen bieten. Die Integration in andere Werkzeuge zur Zusammenarbeit im Unternehmen – getreu dem Gedanken des Social Business – sind meist auch nicht gegeben. Uneinheitliche Oberflächen und abweichende Funktionen für Desktops und mobile Endgeräte machen das Chaos perfekt.

Die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt

IBM Mail Next hingegen setzt den Fokus auf die Produktivität statt auf den Mail-Eingang. Mit der Suchfunktion erleichtert es das schnelle Finden von Informationen in der Inbox und in den Archiven. Die übersichtliche, an soziale Netzwerke orientierte Oberfläche, ermöglicht zugleich die Konzentration auf das Wichtige. Indem sie eingehende E-Mails priorisiert, wird das Grundrauschen in der E-Mail-Kommunikation abgeschaltet. Verfügbar aus der Cloud heraus, wird IBM Mail Next über den Webbrowser genutzt und präsentiert damit eine einheitliche Oberfläche sowohl für Desktop-Umgebungen als auch für die verschiedenen Plattformen mobiler Endgeräte. Als “A place that works for me” behält der Anwender seine wichtigsten Kontaktpartner über ein Kontextmenü im Blick, steuerbar per Klick als auch per Geste. Ebenfalls nahtlos integriert sind Funktionen für das Termin- und Aufgabenmanagement, Team-Analysen sowie zum Teilen von Inhalten mit Netzwerken und Communities.

Beta-Version ab Mai 2014 verfügbar

Anwender, die ihre E-Mail-Prozesse schlanker und produktiver gestalten möchten, dürfen demnach gespannt sein auf IBM Mail Next. Auch GBS verfolgt Mail Next mit großem Interesse und plant zukünftige Entwicklungen in die iQ.Suite mit einzubeziehen. Sie müssen sich aber noch ein wenig gedulden. Denn die nächste Evolutionsstufe der E-Mail ist erst ab Ende des Jahres verfügbar. Eine limitierte Beta-Version wird IBM aber bereits im Mai veröffentlichen.