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Sourcing - Analyse als aktuelles Management Werkzeug für IT Entscheider
(geschrieben von Bernd Küppers & Frank Deleiter).

In den bisherigen Beiträgen dieser Reihe zu „Service Integration in Multi-Sourcing/ Hybrid IT“ haben wir besprochen, wie man Services aus verschiedenen Quellen so integrieren kann, dass Sie für den Nutzer so wirken, als kämen sie aus einer Hand. Wir haben das Vorgehen dazu anhand des IBM Service Integration Capability Models erläutert.

Der Anteil von extern eingekauften IT-Services hat in den Unternehmen in den vergangenen Jahren stark zugenommen und damit ist Service Integration immer wichtiger geworden. Nach einer Analyse von Gartner haben Kunden die durchschnittliche Anzahl ihrer externen Service Provider zwischen den Jahren 2005 und 2012 von 3.75 auf 12 Service Provider gesteigert (Gartner, 2014 Strategic Road Map for Business Process Innovation in Hybrid IT, January 15, 2014).

Aber warum wächst Sourcing eigentlich so stark? Hierfür gibt es mehrere Gründe.

1.)    Wir erleben eine stärkere Belastung der IT-Abteilungen in den Unternehmen. Die Anforderungen an die IT-Abteilungen wachsen wiederum aus mehreren Gründen:

•    Zum einen haben sich die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch die Nutzung von IT mittlerweile in jedem Fachbereich herumgesprochen. Viele dieser Bereiche fordern noch mehr IT-Unterstützung bei den Geschäftsprozessen.
•    Zum anderen gibt es Technologietrends, mit denen man sich mindestens evaluierend beschäftigen muss, z.B. mit Themen wie Cloud Computing, Analytics, Mobility und Social Media. Die Fachbereiche lesen darüber und fordern eine Positionierung zu diesen Themen und ggf. auch die Einführung solcher neuer Technologien. Die IT Sicherheit muss sich bei Einführung der neuen Technologien entsprechend ausrichten und ist wie schon immer ein kritischer Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche IT.
•    Weiterhin haben wir Wachstum bzgl. der zu betreibenden Mengengerüste. Das Wachstum wird auch zunehmend getrieben durch diese eben erwähnten neuen Technologien und der höheren Durchdringung. Die Anzahl der Nutzer und der Endgeräte steigt und die zu betreibende Anzahl der Server und das Datenvolumen wachsen rasant.

2.)    Gleichzeitig haben wir in vielen Unternehmen eine ungünstige Konstellation in der Alterspyramide. Erfahrene Mitarbeiter scheiden aus und sind schwer zu ersetzen. Des Weiteren besteht - insbesondere in infrastruktur-schwächeren Regionen - Fachkräfte-Mangel. Gute IT-Mitarbeiter zu gewinnen, ist oft nicht einfach. Zudem ist die Mobilitätsbereitschaft gerade bei jungen Mitarbeitern hoch und es wird für eine IT Organisation immer schwieriger, mittel- und langfristig gute Mitarbeiter an sich zu binden, bevor diese wieder auf dem Weg zu einer neuen attraktiveren Arbeitsstelle sind.

3.)    Ein weiter Aspekt ist, dass viele IT-Dienstleistungen von Anbietern in der IT-Branche mittlerweile sehr ausgereift sind. Der Grad der Standardisierung, Virtualisierung und Automatisierung ist bei den Providern zum Teil sehr hoch, wodurch nicht nur qualitativ hochwertig sondern auch kostengünstig angeboten und geleistet werden kann. Das bekommen die Geschäftsleitung und die Geschäftsbereiche der Unternehmen natürlich auch mit und es entsteht dadurch ein gewisser Druck auf die IT-Abteilungen. In einigen Unternehmen ist es mittlerweile so, dass die Geschäftsbereiche für bestimmte Aufgaben Cloud-Angebote nutzen, ohne sich diesbezüglich mit der IT Abteilung abzustimmen.
 

In dieser Konstellation positionieren sich viele IT-Abteilungen neu, nach dem Motto: „Der Wettbewerbsvorteil unserer IT-Abteilung ist, dass wir die internen Nutzer der IT am besten kennen und natürlich auch deren Geschäftsprozesse.“ Und das ist natürlich richtig. Man darf den eigenen Kunden nicht verlieren und muss kundenorientiert agieren. Wenn die IT-Abteilung aber zu stark betrieblich gebunden ist, kann die Kundenorientierung langfristig nicht sicherstellt werden.

Deswegen muss die IT-Abteilung sich soweit möglich auf die Steuerung und die Kundenorientierung konzentrieren und sich folglich überlegen, wie die dafür notwendige betriebliche Entlastung gelingen kann. Wie also das Thema angehen?

Entlastung kann durch Standardisierung, Automatisierung und durch die „Anpassung der Fertigungstiefe“ erreicht werden. „Fertigungstiefe anpassen“ heißt, sich mit Zulieferern und Geschäftspartnern zu vernetzen, sich also mit Sourcing zu beschäftigen: Aber was bedeutet denn Sourcing überhaupt?

Als Sourcing wird der Prozess zur Beschaffung bzw. Bereitstellung von Ressourcen bezeichnet. Dies kann sowohl intern als auch extern geschehen. Zum internen Sourcing gehört sowohl der klassische Eigenbetrieb als auch die Bereitstellung von Shared Services durch die Geschäftsbereiche eines Unternehmens.

Sourcing als IT Beschaffungsprozess ist nichts Neues, selbst externes Sourcing ist bereits seit mehr als 20 Jahren verbreitet. Neu ist lediglich, dass aktuelle externe Sourcing Angebote das selektive Auslagern immer komplexerer Aufgaben ermöglichen.

Es gibt verschiedene Formen des externen Sourcing, die in Erwägung gezogen werden können. Die Auswahl hängt dabei davon ab, wie viel Verantwortung für die Service-Erbringung ein Kunde noch selber tragen möchte und wieviel er an einen externen Service Provider übertragen möchte.

Die Möglichkeiten des Sourcing decken einen breiten Bereich ab.

Eine Variante, bei der ein Kunde im Kern selber für seine IT Services verantwortlich bleibt ist die „Staff Augmentation“, bei der die IT-Abteilung eines Kunden temporär oder dauerhaft durch Personal eines Service Providers unterstützt wird.

Dann gibt es zahlreiche Möglichkeiten, vollständige Services zu beziehen, z.B. im Bereich der Infrastruktur, im Bereich der Software-Plattformen oder der Anwendungen. Oder durch vollständige Übernahme ganzer Service-Bereiche wie z.B. IT-Infrastruktur oder IT- Anwendungsmanagement.

Diese Services können jeweils im Rahmen eines Outsourcings erbracht werden, d.h. mit der Übernahme von Personal, Anlagevermögen und Verträgen durch einen Service Provider oder als Outtasking, d.h. ohne Übernahme von Personal, Anlagevermögen und Verträgen.  
Eine Sonderform des Outtasking sind dabei Cloud-Services, die als Standard-Services angeboten werden. Diese bieten durch ihr hohes Maß an Standardisierung Kostenvorteile, sind aber weniger flexibel im Hinblick auf die Erfüllung spezifischer Anforderungen.

Die unternehmensindividuelle Sourcing Strategie setzt den Rahmen für die Nutzung der Sourcing-Möglichkeiten und diese Strategie sollte einer regelmäßigen Überprüfung unterzogen werden, da die zunehmende Angebotsvielfalt und der steigende Reifegrad von externem Sourcing immer wieder neue Chancen für eine Optimierung und Flexibilisierung der Serviceerbringung bieten.

Auf die Sourcing-Strategie werden wir im letzten Beitrag dieser Serie eingehen, der in der nächsten Woche erscheinen wird.