SharePoint Online Apps – Teamarbeit über Firmengrenzen hinweg
SharePoint Online Apps mit neuen Funktionen
Microsoft hat parallel zu SharePoint 2016 ein Feuerwerk an komplementären Technologien und Tools vorangetrieben und für die Nutzung in Verbindung mit SharePoint weiterentwickelt. Hier sind insbesondere folgende SharePoint Online Apps zu nennen: Office 365 Groups, MS Planner, Gigjam, PowerApp, Flow, Sway, OneNote, OneDrive, SharePoint Mailbox aber auch Services wie Translator, Delve und Video Portal.
Insgesamt versprechen diese Tools eine erhebliche Stärkung des SharePoint bzw. Office 365 Ökosystems. Dies gilt umso mehr, als dass einige der Tools durch vorbereitete Konnektoren eine hohe Reichweite haben. Sie schaffen die Möglichkeit, SharePoint mit anderen Services wie z.B. Salesforce und Twitter oder auch mit traditionellen On Premise Lösungen zu verbinden.
Viele dieser Tools sind aktuell Previews. Die Anzahl der Konnektoren und teilweise auch der Funktionen wird noch zunehmen. Die Erweiterungen stellen zweifellos Usability-Meilensteine dar bei Themen wie:
- Ad-hoc Collaboration
- Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg
- SharePoint/Office 365 Integration
- Applikationsverzahnung
- No-Code-Solution & PowerUser Lösungen
Die neuen Ansätze ermöglichen es, dass Mitarbeiter in Fachabteilungen mit sehr geringem Aufwand erhebliche Produktivitätsgewinne erzielen können. Sei es durch einfache Teilautomatisierungen, schnelles Erstellen von vorstrukturierten Team- und Projekträumen oder durch verbesserte dynamische Portal-, Sprach- und Assistenzservices. Die Ansätze machen Lust auf mehr. Ich vermute, dass mit SharePoint 2016 bzw. Office 365 ein erheblicher Impuls auf kollaborative Techniken bzw. auf die Art ausgeübt wird, wie Unternehmen zukünftig im Office Umfeld arbeiten werden.
Die wichtigsten SharePoint Online Apps kurz vorgestellt:
Office 365 Group
Bei Office 365 Group handelt es sich im Grunde um eine Erneuerung und Erweiterung rund um das Thema Gruppe oder Team. Aufgabe dieser Applikation ist, einen Teamspace mit allen typischen Kernfunktionen im Handumdrehen anzulegen. Mitglieder sollen spielend einfach hinzugefügt und Teamarbeit schnell begonnen werden. Der Ansatz ist in die vorhandene klassische Mail-Infrastruktur direkt integriert.
Mit Office 365 Group ist es möglich:
- E-Mails direkt einem Team zuzusenden oder aus der eigenen Mailbox in den Teamkontext zu überführen. So steht die Korrespondenz des Teams jedem Teammitglied zur Verfügung. Dies ermöglicht es, den Personen die neu dazu gekommen sind, sich einfach einzuarbeiten und auf den aktuellen Stand zu bringen.
- Einen Teamkalender zu nutzen.
- Mit Hilfe der integrierten SharePoint Dokumenten Bibliothek (aktuell noch nur OneDrive) Anhänge abzulegen und Dokumente mit Versionierung usw. als Team zu bearbeiten.
- Notizen und ähnliches in einem gemeinsamen OneNote (Notizbuch) abzulegen.
- Die Verbindung zu teamrelevanten Diensten. Dadurch können Mitglieder im Teamkontext z.B. auf bestimmte Geschäftsereignisse hingewiesen werden.
Office 365 Group ist letztlich auch ein Beispiel dafür, wie zukünftig aus dem Bündeln und Orchestrieren einzelner Services ein effizientes Paket bereitgestellt werden kann, das die jeweiligen Office Aktivitäten unterstützt.
SharePoint Mailbox
SharePoint Mailbox stellt im Grunde eine Teilfunktion von Office 365 Group dar. Mit Hilfe dieser SharePoint Online App ist es möglich, einen SharePoint Raum um einen Exchange basierten Mail-In zu erweitern.
MS Planner
Während bei Office 365 Group das Team im Zentrum steht, fokussiert der MS Planner das leichtgewichtige Projekt. Bei MS Planner geht es nicht darum, MS Projekt oder gar dem Projektserver Konkurrenz zu machen. Es geht vielmehr darum, einfache kleine Projekte durch eine ad-hoc bereitgestellte Umgebung im Team schnell und einfach abarbeiten zu können. MS Planner stellt eine Weiterentwicklung eines SharePoint Project Spaces dar. Im Ergebnis erhält man eine Task-zentrierte kleine Webapplikation, die frontendseitig in Office 365 integriert ist. Auch bei dieser Applikation handelt es sich um einen Preview. Eine weitere Integration in SharePoint und Outlook/Exchange z.B. mit Office 365 Group, lässt sich jetzt schon erkennen und wird wohl in absehbarer Zeit vertieft.
Sway/OneNote
Hinter Sway und OneNote verbergen sich zwei voneinander unabhängige neue Ansätze, die sich mit der Weiterentwicklung des Verhaltens von Richtext Bereichen beschäftigen.
Der Fokus von Sway richtet sich dabei auf WYSIWYW also auf „What You See Is What You Want“ und löst damit das Konzept WYSIWYG „What You Is What You Get“ ab bzw. ergänzt diesen situativ. Der Mehrwert des neuen Ansatzes von Sway können Sie insbesondere beim responsiven Design sehen. Durch die Vielzahl der verschiedenen Auflösungs- und auch Devicegrößen hat sich das digitale Computerprogramm-Layout von einem fixen physischen Format entkoppelt. Inhalte sollten auf einem Handy anders dargestellt werden als auf einem kleinen Tablet und dort wiederum anders als auf einem Notebook. Sway ist einerseits beeinflusst von PowerPoint als Präsentationsoberfläche, andererseits aber stärker von der Folien-Logik entfernt und näher dran an der Funktion von „Inhalts“ Webseiten.
Parallel dazu entwickelt sich auch die neue „Page“ von SharePoint, d.h. sie scheint sich zunehmend Sway anzunähern. Zentrale Ziele dabei sind ein responsives Design und eine bessere Integration von „lebendigen“ Inhalten in eine adäquate Darstellung. Die Ähnlichkeit ist z.B. jetzt bereits beim Blog Template von SharePoint 2016 offensichtlich.
OneNote ist als replizierendes Notizbuch ein Konkurrenzprodukt zu z.B. Evernote. In den letzten Jahren wurde an der Browser- und SharePoint-Integration intensiv gearbeitet. Wie Sie in der Roadmap sehen können, steht die Anreicherung aktiver Inhalte in Sway und OneNote ebenso auf der Agenda wie die Interaktion zwischen Sway und OneNote.
Translator
Der Microsoft Translator kann als Service einfach aufgerufen und mit SharePoint Daten verzahnt werden. Die Daten werden dann automatisch in eine andere Sprache übersetzt und können auf Wunsch auch vorgelesen werden. Der Service existiert schon länger, aktuell wird aber die Benutzung aus Office 365 heraus massiv vereinfacht.
Fazit
Microsoft führt seine verschiedenen serverbasierten Office Dienste wie Mail, SharePoint und Unified Communication zu einer integrierten Servicelandschaft zusammen. Diese werden durch einen Ring hochwertiger und ergänzender Services zusätzlich aufgewertet. Darüber hinaus ermöglicht Microsoft Vorlagen und Lösungen einfach zu erstellen und mit Dritten zu teilen. Und das sowohl auf der Ebene der PowerUser, der professionellen Entwickler und nicht zuletzt über ein Shopsystem auch mit Anbietern dieses Ökosystems. Das Produkt ist ohne Frage auf die Themen Shared Economy, Cloud, Mobile und No-Code-Solution ausgerichtet.
Ausblick
Im nächsten Beitrag werde ich insbesondere auf die neuen Einsatzszenarien für PowerUser im Bereich der No-Code-Solution und auf die Bedeutung der einfachen Erweiterungsmöglichkeiten im Detail eingehen.
Microsoft SharePoint 2016 ist sicherer und leistungsfähiger geworden. Martin Rosenberg, IT-Architekt und Collaboration Strategist analysiert in diesem Artikel die
zentralen Weiterentwickungen und berichtet viel Positives.
Der Beitrag SharePoint 2016: Schnelle, intelligente Team- und Projektarbeit erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Security, Collaboration & Co.
