Posts Tagged: ‘onboarding’

Bindung zum Unternehmen schaffen – das IT Umfeld muss stimmen

10. November 2017 Posted by Thomas Zeizel, IBM

„Digitale Transformation“ ist ein aktuelles Thema, von dem ich bei fast allen meinen Gesprächen bei unseren Kunden immer wieder höre. Das hat viele Aspekte, aber für mich sticht nach einem längeren Gespräch in einer Personalleiterrunde einer hervor: der Fachkräftemangel. Sie alle betonten, dass Personalplanung in agilen Zeiten immer mehr zur Herausforderung wird und es für ihre Unternehmen immer schwieriger wird, zeitnah die richtigen Mitarbeiter zu finden und letztlich auch zu binden.

Und es passiert, dass sie kritische Skills manchmal schon auf dem Weg zum ersten Arbeitstag oder in den ersten Monaten oder Jahren, noch bevor eine für das Unternehmen wertvolle Produktivität erreicht wird, verlieren. Die Gründe dafür mögen in Zeiten der fortschreitenden, digitalen Transformation sehr vielfältig sein. Genauso sind die Lösungsansätze unterschiedlich und unterschiedlich erfolgreich. Mir ist in diesen Diskussionen klar geworden, welche Bedeutung das IT Umfeld, das die Person empfängt, die sogenannte „User Experience“, dabei hat.

Was meine ich damit?

Für einen Bewerber, der über das Internet einsteigt, sind die Seiten des Unternehmens dessen Visitenkarte. Und für einen Mitarbeiter in der Probezeit – und natürlich auch später – ist es der digitale Arbeitsplatz, der gefallen muss. Für Bewerber ist es wichtig, dass sie durch den Bewerbungsprozess geleitet werden und jederzeit nachvollziehen können, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt wozu benötigt werden. Alles sollte einfach und transparent ablaufen. Und da immer mehr Menschen – und auch gerade die jüngeren – fast in ihrem Smartphone leben, gilt das heute noch mehr für den mobilen Auftritt auf allen Arten von Endgeräten.

Starre Webseiten kann jeder. Aber Bewerber wollen am liebsten schon im ersten Kontakt mit dem Unternehmen individuell interagieren. Dafür kann man im Callcenter Ansprechpartner vorhalten oder – noch etwas modernen – den Bewerber mit einem Chatbot, wie dem „IBM Watson Candidate Assistent“, zu den richtigen Stellen führen. Der ist natürlich auch bei uns, bei IBM, im produktiven Einsatz.

Bei kleineren Unternehmen laufen Einstellungen meistens sehr persönlich, was in größeren Einheiten oft nicht so möglich ist. Eine Einstellung ist ja typisch auch ein nicht ganz kleiner Verwaltungsakt. Da müssen Unterlagen eingereicht werden, man muss sich in die neue Arbeitsumgebung einfinden und lernen mit den üblichen Arbeitsgeräten klar zukommen. Hierbei sind – sagen mir die jungen Kollegen und Kolleginnen immer wieder – Onboarding-Tools eine echte Hilfe.

Noch wichtiger, als durch die formalen Dinge zu kommen, ist das Aufbauen von Netzwerken, also das sich emotional mit dem Unternehmen Anfreunden, also das sogenannte Social Onboarding. Eine sehr wichtige Rolle spielt dafür bei uns in der IBM (aber auch bei zahlreichen Kunden!) unsere Collaboration Plattform „IBM Connections“. Für die Neueinsteiger gibt es noch vor dem ersten Arbeitstag die „Soon2bBlue“ Community und danach dann die „New2Blue“ Community. Mehr als 35.000 neue Mitarbeiter sind über diese beiden Communitys bereits erfolgreich in die IBM eingestiegen. Sie erfahren hier einfache Dinge zur Logistik am Standort, Unternehmenskultur, Standardprozesse, Ansprechpartner und vieles mehr. Auch die ersten Kontakte zu zukünftigen Arbeitskollegen finden hier statt und selbst der persönliche Austausch mit Führungskräften ist möglich.

Diese Art von Unternehmensintegration macht den Einstieg deutlich einfacher und hilft einen frühzeitigen Abbruch des Arbeitsverhältnisses zu vermeiden. Das Menschliche muss natürlich auch passen. Aber eben auch dabei hilft die schnelle Vernetzung über solche unterstützenden Tools, insbesondere auch in modernen, flexiblen Arbeitsumgebungen, wie sie in digitalen Unternehmen fast üblich sind.

Auch Personalarbeit ist im Umbruch. Es bleibt spannend!

Ihr
Tom Zeizel
Business Unit Executive IBM Collaboration & Talent Solutions D-A-CH

Der Beitrag Bindung zum Unternehmen schaffen – das IT Umfeld muss stimmen erschien zuerst auf DNUG.

Moving to the cloud, as easy as getting a cup of coffee…

7. Juli 2015 Posted by Stephan Kopp

Today, I used the new OnBoarding Manager the first time to move some users to the cloud and I’m really impressed and disappointed. Why do not all IBM products look like this and work like this? Easy to install, easy to configure, easy to use.

Just create one or multiple groups and add some users from the Domino directory or import them from a csv file.

Screenshot_07_07_15_20_31

Create a configuration and select options like the time range you want to migrate or the subscription for the users. Those configurations can be easily re-used for later migrations.

Screenshot_07_07_15_20_32

Start the file transfer and observe the progress or schedule it for an automated migration.

Screenshot_07_07_15_20_33

The mailfile will be transfered to the cloud and the user will be activated. All changes to the person document will be replicated back to your Domino directory and mails will be routed to the cloud from this moment.

Now just open your browser and start using IBM Verse! You can also keep using your Notes client, just change the mailserver or use the provided tool to change all configurations automatically.

I’m really impressed of this tool, but also disappointed that other IBM products are far away from that user experience and convenience!


Filed under: Cloud, IBM Verse

Warum HR im Thema Social Business vorangehen sollte

31. Juli 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema Social Software ist unterdessen in vielen Unternehmen angekommen. Immer mehr sinnvolle Einsatzgebiete, deren Nutzen auch bewertet werden kann, werden identifiziert und rechtfertigen so die Einführung von Lösungen. Treiber sind nach meiner Wahrnehmung sehr oft IT-, manchmal Fachabteilungen. Viele IT-Leiter haben erkannt, dass Social Software ein Gebiet ist, in dem sie sich profilieren und auch ihre Bedeutung im Unternehmen verteidigen können. Und Fachabteilungen – von Marketing bis Produktentwicklung – werden von ihren ureigensten Zielen und Aufgaben  getrieben. Ein Fachbereich – Ausnahmen bestätigen die Regel – scheint mir aber noch nicht in grösserer Breite das Thema Social Business angenommen zu haben, obwohl es in dessen ureigensten Interesse liegen müsste: die HR- oder Personalabteilung.

Personalabteilungen sehen sich einem Strauß von Herausforderungen gegenüber. Dazu zählen auf der einen Seite die Facebook-Generation, die in die Unternehmen kommen, und Verhaltens- und Arbeitsweisen des sozialen Netzes quasi automatisch in die Unternehmen bringen. Auf der anderen Seite zeigt die Alterspyramide einen dicken Bauch bei den 55- bis 40-Jährigen. In absehbarer Zeit werden diese Arbeitnehmer, die E-Mail-Generation, beginnen, in Rente zu gehen. Es ist sicher eine Aufgabe, das Knowhow und Wissen dieser Generation im Unternehmen zu bewahren. Ich spreche hier bewusst und plakativ von Facebook- und E-Mail-Generation, denn die 2012er Studie von Initiative D21 / TNS Infratest zeigt, dass sich die entsprechenden Verhaltensweisen in der Arbeit widerspiegeln. Die Einen wollen und fordern Social Software im Unternehmen, sind es gewohnt, transparent zu teilen. Die Anderen verweigern sich oft auch in der privaten Nutzung dem sozialen Netz und haben ihre E-Mail-Archive mit der Muttermilch aufgesogen.

Abbildung: Altersmäßige Verteilung der Menschen in Deutschland im Jahr 2013 © Statistisches Bundesamt (via http://blog.iao.fraunhofer.de/home/archives/2009.html)

Sinnigerweise ist das Thema Knowhow im Unternehmen bewahren, eine Herausforderung, die für beide Generationen gilt. Die einen gehen in Rente, die anderen sind wesentlich wechselwilliger als die älteren Generationen, die oft lebenslang bei einem Arbeitgeber geblieben sind. Ich beobachte das selbst in meinem Umfeld, wo die Jüngeren des Öfteren sagen “Ich habe jetzt 3, 4 oder 5 Jahre hier gearbeitet und möchte jetzt eine neue Erfahrung machen”. Und schwupp, weg sind sie – gerade ausgebildet und produktiv geworden. Diese neue Wechselwilligkeit stellt Unternehmen nicht nur beim Thema Wissen bewahren vor Herausforderungen: Neue Mitarbeiter müssen schnell auf Flughöhe gebracht werden, um produktiv zu werden (das, was man im Englischen Onboarding nennt). Und diese Mitarbeiter müssen dann laufend motiviert und weiter qualifiziert werden, um sie im Unternehmen zu halten. Je länger gut qualifizierte Mitarbeiter gehalten werden können, desto besser und gewinnbringender für das Unternehmen. Eine langfristige Bindung der besten Talente wird zu einer der wichtigsten Aufgabe für Personalabteilungen.

HR wird sich diesen Themen stellen und Mechanismen eines Social Business nutzen müssen, um den Aufgaben der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden. Ein Social Business stellt den Mitarbeiter ins Zentrum und damit sind wir bei ureigensten Aufgaben der Personalabteilung. Ohne Mühe kommt man auf eine Vielzahl  von Themen, in denen die Personaler die Arbeits- und Kommunikationsformen des sozialen Zeitalters nutzen können:

  • Führung & Kommunikation – Führung und Kommunikation ändert sich immer von der patriarchalisch-hierarchischen Form zu einem transparenteren Führungsstil, der Beteiligung einfordert. Beispielsweise kommuniziert IBM CEO Ginni Rometti (ebenso wie auch viele Ländermanager) Ziele und Ergebnisse der IBM über ihren Blog und fordert die IBMer zur Kommentierung und Diskussion auf, was dann auch intensiv getan wird. Weitere Beispiele sind Communities, in denen beispielsweise an einer konsequenten Ausrichtung des Unternehmens auf den Kunden gemeinsam gearbeitet wird.
  • Rekrutierung – In Zeiten, in denen qualifizierte Fachkräfte Mangelware werden, ist es extrem wichtig, die richtigen Talente für ein Unternehmen zu gewinnen. Dazu braucht man einen Strauss von Massnahmen, beispielsweise attraktive, dialogorientierte Karrierewebseiten.
  • Onboarding – Hat man die richtigen Talente gefunden, so steht die nächste Aufgabe logisch ins Haus: Diese neuen Mitarbeiter müssen schnell und effizient trainiert und ausgebildet werden, um möglichst zeitnah produktiv zu werden. Social Software, E-Learning und der Erfahrungsaustausch mit Kollegen spielen dabei eine elementare Rolle. Der Robinson Club ist ein exzellentes Beispiel dafür, wie in einem dezentral organisierten Unternehmen über Social Software und ein Mitarbeiterportal immer wieder neue Kräfte, die oft nur ein oder twei Saisons bleiben, an Bord geholt und trainiert werden.
  • Ständiges Lernen – Mit dem Onboarding endet nicht die Ausbildung. In den heutigen Zeiten ist der Wandel und laufende Weiterbildung Normalität und das bedeutet, dass man sich latent weiter qualifizieren und mit anderen austauschen muss, um auf der Höhe zu bleiben.
  • Mitarbeitermotivation – Motivierte Mitarbeiter sind produktivere Mitarbeiter. Allzu oft wird diese Wahrheit vernachlässigt, doch mittlerweile erkennen viele Chefs und Personaler die Notwendigkeit. Mechanismen aus der Gamification können helfen, Mitarbeiter zu motivieren und im Unternehmen zu halten, statt sie zu schnell wieder zu verlieren.
  • Talentmanagement – Der Fokus rückt dabei immer mehr darauf, Talente ins eigene Unternehmen zu holen, sie zu beobachten und laufend zu fördern, um so einerseits die höchste Produktivität zu erzielen, andererseits die Mitarbeiter zu binden: zwei Seiten einer Medaille.
  • Vernetzung und Expertensuche – Es ist immer wieder auffällig, wie wichtig und hilfreich es ist, wenn Experten im Unternehmen einfach identifiziert und kontaktiert werden können. Fragen und Probleme werden schneller und effizienter gelöst. Schliesst man dann noch Mitarbeiter mit gleichen Arbeitsgebieten und Interessen in Communities zusammen, so dass sie sich über “Ihr” Thema austauschen können, wird die Effizienz nochmals gesteigert (ebenso wie der Spaß- und Motivationsfaktor für die Mitarbeiter).
  • Wissensmanagement – Das Thema Knowhow im Unternehmen behalten ist sicherlich nicht neu. Seit Jahrzehnten wird das Thema Wissensmanagement intensiv behandelt. Doch scheinen nun durch Social Software und vor allem eine geänderte Mentalität endlich die Erfolgsaussichten deutlich zu steigen. Gerade die Jüngeren sind wesentlich mehr gewohnt, Informationen quasi natürlich und bereitwillig zu teilen. Und auch viele Ältere, die in sozialen Netzen unterwegs sind, tun dies nun auch im Unternehmenskontext. Heute haben wir so in jeder Beziehung eine wesentlich bessere Chance, Wissen zu bewahren.
  • Innovationsmanagement – Das betriebliche Vorschlagswesen, den Briefkasten, in den man Verbesserungsvorschläge einwerfen konnte, gibt es nun schon sehr lange. Die Mechanismen von Social Software bieten hier ganz neue Chancen, Vorschläge zu unterbreiten und gemeinsame an ihnen zu arbeiten, um Innovationen zu generieren.
  • Change Management – Schließlich ist das Thema Change Management, den latenten Wandel im Unternehmen und am Arbeitsplatz zu begleiten, eines der wichtigsten Aufgaben. Auch hier sind die neuen Kulturtechniken sehr hilfreich, den wandel sinnvoll durchzuführen und zu begleiten.

Dies sind nur einige, grob skizzierte Themen, in den gerade die Personaler gefragt sind. Weitere Themen ergeben sich beispielsweise auch aus der Studie Innovationsfelder der digitalen Welt. Bedürfnisse von übermorgen des Münchener Kreises,, in der Wünsche und Anforderungen der heutigen Mitarbeiter von dem Wunsch nach Erfahrungsaustausch und Mitgestaltung bis gesunde Life Balance behandelt werden. Die Personalabteilung sollte, ja muss im Zeitalter des Social Business eine wesentlich zentralere Rolle als Advokaten der Mitarbeiter spielen und dabei die neuen Kultur- und Arbeitstechniken fördern und nutzen. Niall Cook hat das sehr schön auf den Punkt gebracht:

In short, HR represents the voice of the employee when it comes to corporate social networking, in the same way that marketing represents the voice of the customer when it comes to social media.

And that’s why I believe HR has a key role to play in understanding and applying social technologies to support and change organisational culture.

via HR: the missing link in social business ← Niall Cook.

Warum HR im Thema Social Business vorangehen sollte

31. Juli 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema Social Software ist unterdessen in vielen Unternehmen angekommen. Immer mehr sinnvolle Einsatzgebiete, deren Nutzen auch bewertet werden kann, werden identifiziert und rechtfertigen so die Einführung von Lösungen. Treiber sind nach meiner Wahrnehmung sehr oft IT-, manchmal Fachabteilungen. Viele IT-Leiter haben erkannt, dass Social Software ein Gebiet ist, in dem sie sich profilieren und auch ihre Bedeutung im Unternehmen verteidigen können. Und Fachabteilungen – von Marketing bis Produktentwicklung – werden von ihren ureigensten Zielen und Aufgaben  getrieben. Ein Fachbereich – Ausnahmen bestätigen die Regel – scheint mir aber noch nicht in grösserer Breite das Thema Social Business angenommen zu haben, obwohl es in dessen ureigensten Interesse liegen müsste: die HR- oder Personalabteilung.

Personalabteilungen sehen sich einem Strauß von Herausforderungen gegenüber. Dazu zählen auf der einen Seite die Facebook-Generation, die in die Unternehmen kommen, und Verhaltens- und Arbeitsweisen des sozialen Netzes quasi automatisch in die Unternehmen bringen. Auf der anderen Seite zeigt die Alterspyramide einen dicken Bauch bei den 55- bis 40-Jährigen. In absehbarer Zeit werden diese Arbeitnehmer, die E-Mail-Generation, beginnen, in Rente zu gehen. Es ist sicher eine Aufgabe, das Knowhow und Wissen dieser Generation im Unternehmen zu bewahren. Ich spreche hier bewusst und plakativ von Facebook- und E-Mail-Generation, denn die 2012er Studie von Initiative D21 / TNS Infratest zeigt, dass sich die entsprechenden Verhaltensweisen in der Arbeit widerspiegeln. Die Einen wollen und fordern Social Software im Unternehmen, sind es gewohnt, transparent zu teilen. Die Anderen verweigern sich oft auch in der privaten Nutzung dem sozialen Netz und haben ihre E-Mail-Archive mit der Muttermilch aufgesogen.

Abbildung: Altersmäßige Verteilung der Menschen in Deutschland im Jahr 2013 © Statistisches Bundesamt (via http://blog.iao.fraunhofer.de/home/archives/2009.html)

Sinnigerweise ist das Thema Knowhow im Unternehmen bewahren, eine Herausforderung, die für beide Generationen gilt. Die einen gehen in Rente, die anderen sind wesentlich wechselwilliger als die älteren Generationen, die oft lebenslang bei einem Arbeitgeber geblieben sind. Ich beobachte das selbst in meinem Umfeld, wo die Jüngeren des Öfteren sagen “Ich habe jetzt 3, 4 oder 5 Jahre hier gearbeitet und möchte jetzt eine neue Erfahrung machen”. Und schwupp, weg sind sie – gerade ausgebildet und produktiv geworden. Diese neue Wechselwilligkeit stellt Unternehmen nicht nur beim Thema Wissen bewahren vor Herausforderungen: Neue Mitarbeiter müssen schnell auf Flughöhe gebracht werden, um produktiv zu werden (das, was man im Englischen Onboarding nennt). Und diese Mitarbeiter müssen dann laufend motiviert und weiter qualifiziert werden, um sie im Unternehmen zu halten. Je länger gut qualifizierte Mitarbeiter gehalten werden können, desto besser und gewinnbringender für das Unternehmen. Eine langfristige Bindung der besten Talente wird zu einer der wichtigsten Aufgabe für Personalabteilungen.

HR wird sich diesen Themen stellen und Mechanismen eines Social Business nutzen müssen, um den Aufgaben der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden. Ein Social Business stellt den Mitarbeiter ins Zentrum und damit sind wir bei ureigensten Aufgaben der Personalabteilung. Ohne Mühe kommt man auf eine Vielzahl  von Themen, in denen die Personaler die Arbeits- und Kommunikationsformen des sozialen Zeitalters nutzen können:

  • Führung & Kommunikation – Führung und Kommunikation ändert sich immer von der patriarchalisch-hierarchischen Form zu einem transparenteren Führungsstil, der Beteiligung einfordert. Beispielsweise kommuniziert IBM CEO Ginni Rometti (ebenso wie auch viele Ländermanager) Ziele und Ergebnisse der IBM über ihren Blog und fordert die IBMer zur Kommentierung und Diskussion auf, was dann auch intensiv getan wird. Weitere Beispiele sind Communities, in denen beispielsweise an einer konsequenten Ausrichtung des Unternehmens auf den Kunden gemeinsam gearbeitet wird.
  • Rekrutierung – In Zeiten, in denen qualifizierte Fachkräfte Mangelware werden, ist es extrem wichtig, die richtigen Talente für ein Unternehmen zu gewinnen. Dazu braucht man einen Strauss von Massnahmen, beispielsweise attraktive, dialogorientierte Karrierewebseiten.
  • Onboarding – Hat man die richtigen Talente gefunden, so steht die nächste Aufgabe logisch ins Haus: Diese neuen Mitarbeiter müssen schnell und effizient trainiert und ausgebildet werden, um möglichst zeitnah produktiv zu werden. Social Software, E-Learning und der Erfahrungsaustausch mit Kollegen spielen dabei eine elementare Rolle. Der Robinson Club ist ein exzellentes Beispiel dafür, wie in einem dezentral organisierten Unternehmen über Social Software und ein Mitarbeiterportal immer wieder neue Kräfte, die oft nur ein oder twei Saisons bleiben, an Bord geholt und trainiert werden.
  • Ständiges Lernen – Mit dem Onboarding endet nicht die Ausbildung. In den heutigen Zeiten ist der Wandel und laufende Weiterbildung Normalität und das bedeutet, dass man sich latent weiter qualifizieren und mit anderen austauschen muss, um auf der Höhe zu bleiben.
  • Mitarbeitermotivation – Motivierte Mitarbeiter sind produktivere Mitarbeiter. Allzu oft wird diese Wahrheit vernachlässigt, doch mittlerweile erkennen viele Chefs und Personaler die Notwendigkeit. Mechanismen aus der Gamification können helfen, Mitarbeiter zu motivieren und im Unternehmen zu halten, statt sie zu schnell wieder zu verlieren.
  • Talentmanagement – Der Fokus rückt dabei immer mehr darauf, Talente ins eigene Unternehmen zu holen, sie zu beobachten und laufend zu fördern, um so einerseits die höchste Produktivität zu erzielen, andererseits die Mitarbeiter zu binden: zwei Seiten einer Medaille.
  • Vernetzung und Expertensuche – Es ist immer wieder auffällig, wie wichtig und hilfreich es ist, wenn Experten im Unternehmen einfach identifiziert und kontaktiert werden können. Fragen und Probleme werden schneller und effizienter gelöst. Schliesst man dann noch Mitarbeiter mit gleichen Arbeitsgebieten und Interessen in Communities zusammen, so dass sie sich über “Ihr” Thema austauschen können, wird die Effizienz nochmals gesteigert (ebenso wie der Spaß- und Motivationsfaktor für die Mitarbeiter).
  • Wissensmanagement – Das Thema Knowhow im Unternehmen behalten ist sicherlich nicht neu. Seit Jahrzehnten wird das Thema Wissensmanagement intensiv behandelt. Doch scheinen nun durch Social Software und vor allem eine geänderte Mentalität endlich die Erfolgsaussichten deutlich zu steigen. Gerade die Jüngeren sind wesentlich mehr gewohnt, Informationen quasi natürlich und bereitwillig zu teilen. Und auch viele Ältere, die in sozialen Netzen unterwegs sind, tun dies nun auch im Unternehmenskontext. Heute haben wir so in jeder Beziehung eine wesentlich bessere Chance, Wissen zu bewahren.
  • Innovationsmanagement – Das betriebliche Vorschlagswesen, den Briefkasten, in den man Verbesserungsvorschläge einwerfen konnte, gibt es nun schon sehr lange. Die Mechanismen von Social Software bieten hier ganz neue Chancen, Vorschläge zu unterbreiten und gemeinsame an ihnen zu arbeiten, um Innovationen zu generieren.
  • Change Management – Schließlich ist das Thema Change Management, den latenten Wandel im Unternehmen und am Arbeitsplatz zu begleiten, eines der wichtigsten Aufgaben. Auch hier sind die neuen Kulturtechniken sehr hilfreich, den wandel sinnvoll durchzuführen und zu begleiten.

Dies sind nur einige, grob skizzierte Themen, in den gerade die Personaler gefragt sind. Weitere Themen ergeben sich beispielsweise auch aus der Studie Innovationsfelder der digitalen Welt. Bedürfnisse von übermorgen des Münchener Kreises,, in der Wünsche und Anforderungen der heutigen Mitarbeiter von dem Wunsch nach Erfahrungsaustausch und Mitgestaltung bis gesunde Life Balance behandelt werden. Die Personalabteilung sollte, ja muss im Zeitalter des Social Business eine wesentlich zentralere Rolle als Advokaten der Mitarbeiter spielen und dabei die neuen Kultur- und Arbeitstechniken fördern und nutzen. Niall Cook hat das sehr schön auf den Punkt gebracht:

In short, HR represents the voice of the employee when it comes to corporate social networking, in the same way that marketing represents the voice of the customer when it comes to social media.

And that’s why I believe HR has a key role to play in understanding and applying social technologies to support and change organisational culture.

via HR: the missing link in social business ← Niall Cook.