Posts Tagged: ‘HCL Connections’

Informationen, die Sie finden, bevor Sie sie suchen.

30. März 2021 Posted by Thomas Zeizel, HCL

Informationssuche im digitalen Office

Sie kennen das sicherlich: Die Kollegin hatte doch letzte Woche die dringend benötigte Budgetplanung für das nächste Quartal irgendwo schon zur Verfügung gestellt. Aber wo? Als Anhang in einer E-Mail? Im Chat oder im letzten Team-Meeting? In einem Blog-Eintrag? Oder hatte sie die Datei mit Ihnen geteilt?
Und dann beginnt die Suche…

Prinzipiell gibt es, frei nach Donald Rumsfeld, drei Kategorien von Informationsarten:

  • Known Knowns
  • Known Unknowns
  • Unknown Unknowns

Und für jede einzelne Art gibt es entsprechende Arten der Suche. Im oben skizzierten Beispiel gibt es etwas Konkretes, wonach wir suchen: Eine Budgetplanung für das nächste Quartal. Es handelt sich dabei um den einfachsten Fall der Informationssuche, nämlich die Suche nach „Known Knowns“, bei der wir wissen wonach wir suchen. Das wird von den meisten Office-Systemen auch gut unterstützt, indem man nach Teilen des Titels (hier beispielsweise „Budget“), nach der Dateiart (das könnte hier eine Excel-Datei sein) und nach dem Erstellungsdatum (im Beispiel: letzte Woche) suchen kann.

Hier gibt es mit den zahlreichen Informationsquellen – E-Mail, Dateiablage, Chat, Meetings, etc.pp. – allerdings noch eine Hürde zu nehmen, da die Suche in jeder einzelnen Plattform wiederholt werden muss.

Die Suche nach den „Known Unknows“

Etwas spezieller wird es, wenn Sie nach Informationen suchen, die Sie nicht so genau spezifizieren können. Der Klassiker ist dabei die Suche nach Fehlermeldungen: Sie haben ein Problem und googeln die Meldung, die auf dem (möglicherweise blauen) Bildschirm steht. Hierbei wissen Sie, dass es die Lösung für das Problem geben sollte, da die Fehlermeldung sicherlich irgendwo dokumentiert ist.

Eine solche Suche funktioniert nur, wenn man eine gute Suchmaschine mit einem umfangreichen Volltextindex nutzen kann. Auch hier rüsten viele Office-Systeme in den letzten Jahren nach. So kann man auch Dokumente finden, in denen die gesuchten Begriffe nicht im Dateinamen auftauchen. Wenn die Kollegin aus dem o.g. Beispiel die Datei „Etatplanung“ genannt hat, aber in der Datei „Werbebudget“ steht, finden Sie sie dennoch, wenn Sie nach „Budget“ suchen.

Und was sind „Unknown Unknowns“?

Spannend sind die Unknown Unknowns. Das sind oft die verborgenen Schätze eines Unternehmens, da es nützliche Informationen sind, von denen Sie aber noch gar nicht wissen, dass es sie gibt. Was wäre, wenn Sie – ohne danach zu suchen – die Budgetplanung einfach vorgeschlagen werden würde, weil sie von einer Kollegin kommt, von der Sie auch schon die letzten Planungen bekommen haben? Das wäre schon sehr hilfreich.

Aber richtig hilfreich wären Informationen zum Blue Screen, die schon vorgeschlagen werden, bevor der Fehler zuschlägt. Menschen um Sie herum, die eine ähnliche Hardware in einer ähnlichen Umgebung nutzen, könnten ja schon etwas zu diesem Thema geschrieben werden. Und weitere Menschen, deren Expertise Sie schon vertrauen und denen Sie folgen, haben diese Information empfohlen oder kommentiert. Damit werden Ihnen diese Informationen vorgeschlagen und Sie können den Fehler rechtzeitig verhindern, bevor er Ihre Arbeit gefährdet.

Und was hat das mit HCL Connections zu tun?

Wenn Sie heute noch in Team-Silos arbeiten, so wie Sie es schon früher mit freigegebenen Verzeichnissen für „Abteilungen“ oder „Projekte“ getan haben, dann verpassen Sie die Möglichkeit neue Erkenntnisse im Unternehmen zu gewinnen.

Deshalb bietet HCL Connections im Vergleich zu anderen Plattformen die Möglichkeit, dass Informationen – auch Office-Dokumente – um Personen herum und nicht um und Projekt-Silos versteckt, sondern können – sofern das rechtlich möglich ist – für das ganze Unternehmen öffentlich bereitgestellt  werden.

Kennen Sie schon?

Egal ob geschätzte Kollegen und Kolleginnen ihr Wissen in Communities, Blog-Einträgen, Wiki-Seiten oder Dateien abgelegt haben, wenn Sie ihnen folgen, wird es Ihnen vorgeschlagen. Wenn diese Experten und Expertinnen andere Dinge von anderen Personen in HCL Connections liken oder kommentieren, werden Ihnen die Personen und deren Beiträge ebenfalls vorgeschlagen. Damit können Sie Ihr Netzwerk erweitern und so weitere interessante Neuigkeiten, sogenannte „Knowledge Accidents“, zu Tage fördern.

Informationen werden empfohlen

Über die Zeit bekommen Sie dann immer passendere Informationen angeboten, die Sie selbst – über die Auswahl der Menschen in Ihrem Netzwerk und die Communities, Dokumente und andere Informationen, die Sie empfehlen und denen Sie folgen – entsprechend steuern können. Empfehlungen befolgen dabei selbstverständlich die zugewiesenen Berechtigungen, so dass Sie niemals Daten vorgeschlagen bekommen, auf die Sie auch sonst keinen Zugriff gehabt hätten. Somit wird die Informationsflut handhabbar. Das ist wirklich eine coole Sache – lassen Sie es sich in einer Demo zeigen!

In diesem Flyer bringen wir Ihnen HCL Connections näher und für Fragen stehen wir Ihnen wie immer gerne zur Verfügung.

Ich wünsche Ihnen jetzt erst einmal eine gute Woche, ein ruhiges Osterfest und bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President DACH

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Let’s Connect -HCL Connections Community trifft sich online

8. März 2021 Posted by Gerda Marx

Die HCL Connections Community lädt zum ersten Online-Event 2021 ein. Collaboration Plattformen sind für uns im letzten Jahr wichtiger denn je geworden. Die HCL Connections Plattform war eine der ersten dieser Art und wurde kontinuierlich weiter verbessert. Mit der Plattform ist auch die Community gewachsen, die sich schon seit [...]

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Tom Zeizels Blog – Intranet ist nicht gleich Intranet

26. Februar 2021 Posted by Thomas Zeizel, HCL

Ein gutes Intranet informiert die Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen nicht nur, es fördert auch den Austausch und die Zusammenarbeit.

Intranets sind Dreh- und Angelpunkt des Home Office

Am Markt gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Ansätzen: Die einen konzentrieren sich voll auf das (Office-)Dokument, andere wiederum bilden alle Prozesse und Dokumente in einem Unternehmen in einem Wiki und/oder Ticketsystem ab.

HCL Software geht dabei einen Schritt weiter: Während man natürlich auch bequem mit Word-, Excel- und anderen Dokumenten arbeiten kann und es sogar ein Wiki-System für die Ablage von strukturierten Informationsseiten gibt, dreht sich bei uns alles um die Personen im Unternehmen. Mit wem arbeite ich zusammen? Von wem habe ich zuletzt die beste Produktdokumentation bekommen? Wem sollte ich folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben? Und anders als bei anderen Anbietern, treiben wir unsere Kunden nicht in eine Cloud. Diese Funktionen stehen, falls das Unternehmen es wünscht, bei HCL vollständig auch aus dem eigenen Rechenzentrum zur Verfügung.

Zusammenarbeiten …

Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist in modernen Unternehmen ein wichtiger Aspekt, den auch wir mit HCL Connections abdecken. Es geht hierbei vielfach nicht mehr nur um die oft genannten „Wissensarbeiter“, sondern im Zuge von Digitalisierungsinitiativen wie dem „Paperless Office“ auch um die Arbeit in den verschiedenen Bereichen der Produktion. So haben auch Mitarbeitende im Lager oder in der Fertigungshalle immer öfter den Bedarf auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten zu können.

Hierbei möchte ich nochmal ausdrücklich meine Meinung zum Thema Office-Dokumente für Arbeitsabläufe deutlich machen: Ich finde es fahrlässig, ja geradezu gefährlich und zudem auch noch höchst unproduktiv, wenn man sein Unternehmen mit Excel organisiert. Keine Frage: Wir haben das alle schon erlebt und auch „mal eben“ eine Liste mit Excel aufgesetzt, um eine Vertriebsaktion zu verwalten oder eine Teilnehmendenliste für eine Veranstaltung zu erstellen. Sobald es jedoch komplexer wird und vielleicht auch noch ein Prozess/Workflow dahintersteht, kennen wir alle die Gefahren von versehentlich gelöschten Formeln oder unklaren Versionen. Hier bietet sich eher der Einsatz von Low-Code-Plattformen an, mit denen man schnell – und zwar genauso schnell wie man eine Excel-Tabelle erstellt – eine Anwendung zur Verfügung stellen kann, die dann eine saubere Oberfläche für die Datenerfassung und -verarbeitung durch die Mitarbeitenden bietet. Unsere Plattformen heißen, wie bekannt, HCL Domino (gerade mit der Version 12 in der Beta-Phase), HCL Volt (von Excel zu App mit wenigen Klicks) und HCL Volt MX (insbesondere Apps, die auch auf mobilen Endgeräten laufen sollen).

Hinzu kommt dieser Tage der Bedarf nach einer sicheren Kommunikation aus dem Home Office, per Chat oder als Videomeeting – selbstverständlich datenschutzkonform abgebildet durch HCL Sametime. Aber das ergänzt dann eben auch nur das Arsenal der Werkzeuge für die Zusammenarbeit um die Echtzeit-Kommunikation.

… und informieren

Neben der Zusammenarbeit gibt jedoch auch den Bedarf an Informationen aus Abteilungen, der Unternehmensleitung oder auch der Unternehmenskommunikation heraus für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen. Hierzu zähle ich neben Richtlinien (z.B. für den Einkauf oder HR-Themen) auch Neuigkeiten für die Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen oder zu Produkten und Dienstleistungen. Oft kommen hier separate Web Content Management Systeme zum Einsatz – beispielsweise wird parallel zur Zusammenarbeitsplattform noch ein WordPress oder Typo3 installiert und betrieben. Das führt dazu, dass sich die Autoren und Autorinnen jedes Mal fragen müssen, wo sie nun die Inhalte einstellen und die Mitarbeitenden genauso jedes Mal schauen müssen, wo sie denn nun die gesuchten Informationen finden. Nebenbei ist der Erstellungsprozess dann auch in jedem Tool anders und muss von allen erstmal gelernt werden.

Nun kann man hier ebenfalls auf HCL Connections mit Communities und beispielsweise Blog-Einträge zurückgreifen. Und hier können einzelne Personen auch wieder diesen Communities folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Alles in allem ist das bereits eine gute Lösung, da auch die übrigen Funktionen – wie der Activity Stream oder die Empfehlungen durch „Likes“ weiterhin die tägliche Arbeit an einer Stelle unterstützen.

Aber wie wäre es, wenn Sie die Informationen gezielt an die richtigen Kollegen und Kolleginnen verteilen könnten? Diese Form der sogenannten Personalisierung ist üblicherweise den großen Portalen oder auch Digital Experience Plattformen vorbehalten und in größeren Unternehmen durchaus sinnvoll hiermit umsetzbar.

Das HCL Connections Engagement Center als Intranet

Das HCL CEC, so die Kurzform, ist eine Ergänzung, die auf Basis einer Plattform – nämlich Connections – sowohl die Zusammenarbeit als auch die Fähigkeiten eines personalisierten Intranets abdeckt:

  • Einheitliche Verwaltung der Rechte und Inhalte
  • Eine Oberfläche für die Mitarbeitenden, in der alle Neuigkeiten – sowohl aus Zusammenarbeit als auch aus dem Informationsteil – an einer Stelle zusammenlaufen
  • Weiterhin die Möglichkeit der Interaktion und damit der Förderung des Engagements durch Kommentare, Likes und die Darstellung der Experten und Expertinnen
  • Neue Mitarbeitende finden schneller die relevanten Informationen
  • Inhalte aus Connections und anderen Quellen hinzufügen
    (z.B. YouTube, RSS Feeds, Twitter, HCL Volt und vieles mehr)
  • Einfachste Bedienung, um auch Abteilungen wie Marketing oder Talent Management die Möglichkeit zu geben, eigene Seiten zu publizieren

Somit wird HCL Connections zu einem Intranet für Zusammenarbeit und dynamische Informationen, ohne dass man auf die liebgewonnenen Vorteile unserer Plattform verzichten muss.

Zum Schluss noch ein Update

Ich hatte ja erst letztens zu HCL Sametime einen Beitrag verfasst. Nun gibt es gute Neuigkeiten: Ein Business Partner aus Berlin, ilink, hat eine Erweiterung für die Telefoneinwahl geschaffen, so dass man, auch wenn das Internet mal streikt oder wenn ein externer Gast an einer Webkonferenz über eine normale Festnetznummer am Meeting teilnehmen will, eine Teilnahme ermöglichen kann.

Damit haben wir als großer Softwarehersteller ein rundes Angebot für Unternehmen und Behörden, die auf eine DSGVO-konforme Meeting-Lösung angewiesen sind. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, melden Sie sich einfach hier, um eine Demo zu vereinbaren.

Falls Sie direkt über einen Link auf diesen Beitrag gestoßen sind, möchte ich Ihnen noch ans Herz legen, auch die anderen Seiten auf dnug.de zu durchstöbern. Es gab einen Relaunch der Website, zu dem ich dem Team nur beglückwünschen kann!

Damit wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende, eine gute Woche und wie immer:
Bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH

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Infos von der HCL Digital Week 2020

27. November 2020 Posted by Gerda Marx

Vom 09-13. November fand die erste HCL Digital Week statt. Da aufgrund der aktuellen Corona Pandemie keine Präsenzveranstaltungen stattfinden, hat sich auch HCL für die Digitale Version entschieden. In mehr als 75 Session für über 2200 Teilnehmer wurden fünf große Hauptthemen präsentiert: HCL Digital Experience HCL Domino V12 HCL [...]

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HCL Digital Week 2020

30. Oktober 2020 Posted by Gerda Marx

Vom 09.-13.11.2020 wird HCL erstmalig die "Digital Week" durchführen. Die Veranstaltung gliedert sich in drei Bereiche: DS Imagine mit dem Fokus auf Digital Solutions (u.a. Domino und Connections) DX Inspire  mit dem Fokus auf Digital Experience Factory Tour mit dem Fokus auf Digital Solutions Deep Dive Richard Jefts wird [...]

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HCL Connections V7 Preview

14. September 2020 Posted by Gerda Marx

Am 09.09.2020 wurde von HCL die HCL Connections V7 Preview freigegeben. Um die Pre-Release Version zu testen, müssen Sie sich bei HCL anmelden. In dieser Test-Version können Sie sich einen Eindruck verschaffen, wie das neue Connections V7 aussehen wird. Auch die neuen Features wie die Einbindung von MS Teams [...]

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LET’S CONNECT 2020 virtuell

20. August 2020 Posted by Gerda Marx

Die Let's Connect 2020 sollte eigentlich am 28/29. September 2020 als Präsenzveranstaltung in Madrid stattfinden. Bedingt durch die Corona Pandemie wird dieses Event, wie viele andere auch, virtuell stattfinden. Die neuen Planungen sehen vor, dass die Let's Connect 2020 vom 28.09. - 02.10.2020 stattfinden wird. Da die Gäste bisher [...]

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Neues aus der HCL Familie

13. August 2020 Posted by Gerda Marx

Seit dem 06.08.2020 ist die Domino Volt Version 1.0.1 allgemein verfügbar. Die Version hat einige neue Funktionen erhalten. Domino Volt ist ein Programm, mit dem der User einfache workflowbasierte Anwendungen in Form von "Low Code Entwicklung" erstellen kann. Einsetzbar ist Volt ab Domino V10. Was ist neu und wie [...]

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HCL Connections mit Microsoft Teams

24. Juni 2020 Posted by Gerda Marx

Auf der DNUG47online hat Danielle Bapiste (HCL Produktmangagerin für Connections) einen Ausblick darauf gegeben, was alles in der neuen Version von HCL Connections 7 kommen soll Übrigens: Erst im März wurde Connections 6.5CR1 freigegeben! Die größte Veränderung erfährt das Connections UI. Auf den ersten Blick könnte der User denken, [...]

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Umziehen in die HCL Cloud – JETZT!

26. März 2020 Posted by Gerda Marx

Die Zeit läuft: Noch knapp 3 Monate, bis die Smart Cloud für Connections von IBM abgeschaltet wird. Nach dem 16. Juli 2020 gibt es keinen Zugriff mehr auf die dort gespeicherten Daten. Folgende Produkte sind davon betroffen: Domino Apps in der Cloud Connections Cloud Smart Cloud Notizen Verse HCL [...]

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Domino, Notes, Sametime V11 – Infos aus Tokio

5. Dezember 2019 Posted by Gerda Marx

Gestern um 15 Uhr (MEZ) wurden in Tokio von HCL die neuen Versionen von Domino, Notes und Sametime in der Version 11 vorgestellt. HCL Connections 6.5 (folgen Sie dem Link, um ein Highlightvideo zu sehen) wurde bereits am Montag dem 02.12.19 gelauncht. Alle waren gespannt was HCL zeigen wird! [...]

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HCL Connections 6.5 gelauncht

4. Dezember 2019 Posted by Gerda Marx

Am heutigen Mittwoch (04.12.2019) um 15 Uhr (MEZ) wird die neue Version 11 von Domino, Notes und Sametime in Tokio bekannt gegeben. Anmeldungen können noch immer vorgenommen werden. Die neue Version von HCL Connections 6.5 wurde bereits am Montag gelauncht. Dabei sollte die Version auch heute in Tokio veröffentlicht [...]

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HCL gibt MSP Partner für die Cloud bekannt

20. November 2019 Posted by Gerda Marx

Kurz nach der Übernahme der ICS Sparte am 1. Juli 2019 gab HCL bekannt, dass die IBM Smart Cloud für Connections am 16.07.2020 abgeschaltet wird. Man versprach den Kunden, Lösungen zu finden und sie bei der Migration zu unterstützen. Am 30.10. wurden in einem Webcast nun die ersten HCL [...]

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HCL gibt Termin für Domino V11 Launch bekannt

25. Oktober 2019 Posted by Gerda Marx

Mit der Übernahme von Domino & Co. hat HCL immer wieder mitgeteilt, dass Sie neue Versionen nicht nur in Aussicht stellen will, sondern auch liefern wird. Mit Domino V10 in 2018 haben Sie bereits angefangen, Ihre Versprechen zu halten. Das Connections6 CR6 wurde pünktlich wie versprochen bereitgestellt. Am 04. [...]

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Termin für das nächste Lets’s Connect Event

23. Oktober 2019 Posted by Gerda Marx

Die Social Connections User Group ist die größte Benutzergruppe für HCL Connections (früher IBM Connections). Die Gemeinschaft trifft sich 1-2 mal im Jahr zu einem Event mit ca. 200 Teilnehmern. Man teilt sein Wissen, seine Erfahrungen und lernt voneinander. Während der Eröffnungssession der letzten "Social Connections 15" in München [...]

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