PlanetNTF

Informationssuche im digitalen Office

Sie kennen das sicherlich: Die Kollegin hatte doch letzte Woche die dringend benötigte Budgetplanung für das nächste Quartal irgendwo schon zur Verfügung gestellt. Aber wo? Als Anhang in einer E-Mail? Im Chat oder im letzten Team-Meeting? In einem Blog-Eintrag? Oder hatte sie die Datei mit Ihnen geteilt?
Und dann beginnt die Suche…

Prinzipiell gibt es, frei nach Donald Rumsfeld, drei Kategorien von Informationsarten:

• Known Knowns
• Known Unknowns
• Unknown Unknowns

Und für jede einzelne Art gibt es entsprechende Arten der Suche. Im oben skizzierten Beispiel gibt es etwas Konkretes, wonach wir suchen: Eine Budgetplanung für das nächste Quartal. Es handelt sich dabei um den einfachsten Fall der Informationssuche, nämlich die Suche nach „Known Knowns“, bei der wir wissen wonach wir suchen. Das wird von den meisten Office-Systemen auch gut unterstützt, indem man nach Teilen des Titels (hier beispielsweise „Budget“), nach der Dateiart (das könnte hier eine Excel-Datei sein) und nach dem Erstellungsdatum (im Beispiel: letzte Woche) suchen kann.

Hier gibt es mit den zahlreichen Informationsquellen – E-Mail, Dateiablage, Chat, Meetings, etc.pp. – allerdings noch eine Hürde zu nehmen, da die Suche in jeder einzelnen Plattform wiederholt werden muss.

Die Suche nach den „Known Unknows“

Etwas spezieller wird es, wenn Sie nach Informationen suchen, die Sie nicht so genau spezifizieren können. Der Klassiker ist dabei die Suche nach Fehlermeldungen: Sie haben ein Problem und googeln die Meldung, die auf dem (möglicherweise blauen) Bildschirm steht. Hierbei wissen Sie, dass es die Lösung für das Problem geben sollte, da die Fehlermeldung sicherlich irgendwo dokumentiert ist.

Eine solche Suche funktioniert nur, wenn man eine gute Suchmaschine mit einem umfangreichen Volltextindex nutzen kann. Auch hier rüsten viele Office-Systeme in den letzten Jahren nach. So kann man auch Dokumente finden, in denen die gesuchten Begriffe nicht im Dateinamen auftauchen. Wenn die Kollegin aus dem o.g. Beispiel die Datei „Etatplanung“ genannt hat, aber in der Datei „Werbebudget“ steht, finden Sie sie dennoch, wenn Sie nach „Budget“ suchen.

Und was sind „Unknown Unknowns“?

Spannend sind die Unknown Unknowns. Das sind oft die verborgenen Schätze eines Unternehmens, da es nützliche Informationen sind, von denen Sie aber noch gar nicht wissen, dass es sie gibt. Was wäre, wenn Sie – ohne danach zu suchen – die Budgetplanung einfach vorgeschlagen werden würde, weil sie von einer Kollegin kommt, von der Sie auch schon die letzten Planungen bekommen haben? Das wäre schon sehr hilfreich.

Aber richtig hilfreich wären Informationen zum Blue Screen, die schon vorgeschlagen werden, bevor der Fehler zuschlägt. Menschen um Sie herum, die eine ähnliche Hardware in einer ähnlichen Umgebung nutzen, könnten ja schon etwas zu diesem Thema geschrieben werden. Und weitere Menschen, deren Expertise Sie schon vertrauen und denen Sie folgen, haben diese Information empfohlen oder kommentiert. Damit werden Ihnen diese Informationen vorgeschlagen und Sie können den Fehler rechtzeitig verhindern, bevor er Ihre Arbeit gefährdet.

Und was hat das mit HCL Connections zu tun?

Wenn Sie heute noch in Team-Silos arbeiten, so wie Sie es schon früher mit freigegebenen Verzeichnissen für „Abteilungen“ oder „Projekte“ getan haben, dann verpassen Sie die Möglichkeit neue Erkenntnisse im Unternehmen zu gewinnen.

Deshalb bietet HCL Connections im Vergleich zu anderen Plattformen die Möglichkeit, dass Informationen – auch Office-Dokumente – um Personen herum und nicht um und Projekt-Silos versteckt, sondern können – sofern das rechtlich möglich ist – für das ganze Unternehmen öffentlich bereitgestellt  werden.

Kennen Sie schon?

Egal ob geschätzte Kollegen und Kolleginnen ihr Wissen in Communities, Blog-Einträgen, Wiki-Seiten oder Dateien abgelegt haben, wenn Sie ihnen folgen, wird es Ihnen vorgeschlagen. Wenn diese Experten und Expertinnen andere Dinge von anderen Personen in HCL Connections liken oder kommentieren, werden Ihnen die Personen und deren Beiträge ebenfalls vorgeschlagen. Damit können Sie Ihr Netzwerk erweitern und so weitere interessante Neuigkeiten, sogenannte „Knowledge Accidents“, zu Tage fördern.

Informationen werden empfohlen

Über die Zeit bekommen Sie dann immer passendere Informationen angeboten, die Sie selbst – über die Auswahl der Menschen in Ihrem Netzwerk und die Communities, Dokumente und andere Informationen, die Sie empfehlen und denen Sie folgen – entsprechend steuern können. Empfehlungen befolgen dabei selbstverständlich die zugewiesenen Berechtigungen, so dass Sie niemals Daten vorgeschlagen bekommen, auf die Sie auch sonst keinen Zugriff gehabt hätten. Somit wird die Informationsflut handhabbar. Das ist wirklich eine coole Sache – lassen Sie es sich in einer Demo zeigen!

In diesem Flyer bringen wir Ihnen HCL Connections näher und für Fragen stehen wir Ihnen wie immer gerne zur Verfügung.

Ich wünsche Ihnen jetzt erst einmal eine gute Woche, ein ruhiges Osterfest und bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
^{Associate Vice President DACH}

Der Beitrag Informationen, die Sie finden, bevor Sie sie suchen. erschien zuerst auf DNUG e.V..

Ein gutes Intranet informiert die Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen nicht nur, es fördert auch den Austausch und die Zusammenarbeit.

Intranets sind Dreh- und Angelpunkt des Home Office

Am Markt gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Ansätzen: Die einen konzentrieren sich voll auf das (Office-)Dokument, andere wiederum bilden alle Prozesse und Dokumente in einem Unternehmen in einem Wiki und/oder Ticketsystem ab.

HCL Software geht dabei einen Schritt weiter: Während man natürlich auch bequem mit Word-, Excel- und anderen Dokumenten arbeiten kann und es sogar ein Wiki-System für die Ablage von strukturierten Informationsseiten gibt, dreht sich bei uns alles um die Personen im Unternehmen. Mit wem arbeite ich zusammen? Von wem habe ich zuletzt die beste Produktdokumentation bekommen? Wem sollte ich folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben? Und anders als bei anderen Anbietern, treiben wir unsere Kunden nicht in eine Cloud. Diese Funktionen stehen, falls das Unternehmen es wünscht, bei HCL vollständig auch aus dem eigenen Rechenzentrum zur Verfügung.

Zusammenarbeiten …

Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist in modernen Unternehmen ein wichtiger Aspekt, den auch wir mit HCL Connections abdecken. Es geht hierbei vielfach nicht mehr nur um die oft genannten „Wissensarbeiter“, sondern im Zuge von Digitalisierungsinitiativen wie dem „Paperless Office“ auch um die Arbeit in den verschiedenen Bereichen der Produktion. So haben auch Mitarbeitende im Lager oder in der Fertigungshalle immer öfter den Bedarf auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten zu können.

Hierbei möchte ich nochmal ausdrücklich meine Meinung zum Thema Office-Dokumente für Arbeitsabläufe deutlich machen: Ich finde es fahrlässig, ja geradezu gefährlich und zudem auch noch höchst unproduktiv, wenn man sein Unternehmen mit Excel organisiert. Keine Frage: Wir haben das alle schon erlebt und auch „mal eben“ eine Liste mit Excel aufgesetzt, um eine Vertriebsaktion zu verwalten oder eine Teilnehmendenliste für eine Veranstaltung zu erstellen. Sobald es jedoch komplexer wird und vielleicht auch noch ein Prozess/Workflow dahintersteht, kennen wir alle die Gefahren von versehentlich gelöschten Formeln oder unklaren Versionen. Hier bietet sich eher der Einsatz von Low-Code-Plattformen an, mit denen man schnell – und zwar genauso schnell wie man eine Excel-Tabelle erstellt – eine Anwendung zur Verfügung stellen kann, die dann eine saubere Oberfläche für die Datenerfassung und -verarbeitung durch die Mitarbeitenden bietet. Unsere Plattformen heißen, wie bekannt, HCL Domino (gerade mit der Version 12 in der Beta-Phase), HCL Volt (von Excel zu App mit wenigen Klicks) und HCL Volt MX (insbesondere Apps, die auch auf mobilen Endgeräten laufen sollen).

Hinzu kommt dieser Tage der Bedarf nach einer sicheren Kommunikation aus dem Home Office, per Chat oder als Videomeeting – selbstverständlich datenschutzkonform abgebildet durch HCL Sametime. Aber das ergänzt dann eben auch nur das Arsenal der Werkzeuge für die Zusammenarbeit um die Echtzeit-Kommunikation.

… und informieren

Neben der Zusammenarbeit gibt jedoch auch den Bedarf an Informationen aus Abteilungen, der Unternehmensleitung oder auch der Unternehmenskommunikation heraus für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen. Hierzu zähle ich neben Richtlinien (z.B. für den Einkauf oder HR-Themen) auch Neuigkeiten für die Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen oder zu Produkten und Dienstleistungen. Oft kommen hier separate Web Content Management Systeme zum Einsatz – beispielsweise wird parallel zur Zusammenarbeitsplattform noch ein WordPress oder Typo3 installiert und betrieben. Das führt dazu, dass sich die Autoren und Autorinnen jedes Mal fragen müssen, wo sie nun die Inhalte einstellen und die Mitarbeitenden genauso jedes Mal schauen müssen, wo sie denn nun die gesuchten Informationen finden. Nebenbei ist der Erstellungsprozess dann auch in jedem Tool anders und muss von allen erstmal gelernt werden.

Nun kann man hier ebenfalls auf HCL Connections mit Communities und beispielsweise Blog-Einträge zurückgreifen. Und hier können einzelne Personen auch wieder diesen Communities folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Alles in allem ist das bereits eine gute Lösung, da auch die übrigen Funktionen – wie der Activity Stream oder die Empfehlungen durch „Likes“ weiterhin die tägliche Arbeit an einer Stelle unterstützen.

Aber wie wäre es, wenn Sie die Informationen gezielt an die richtigen Kollegen und Kolleginnen verteilen könnten? Diese Form der sogenannten Personalisierung ist üblicherweise den großen Portalen oder auch Digital Experience Plattformen vorbehalten und in größeren Unternehmen durchaus sinnvoll hiermit umsetzbar.

Das HCL Connections Engagement Center als Intranet

Das HCL CEC, so die Kurzform, ist eine Ergänzung, die auf Basis einer Plattform – nämlich Connections – sowohl die Zusammenarbeit als auch die Fähigkeiten eines personalisierten Intranets abdeckt:

• Einheitliche Verwaltung der Rechte und Inhalte
• Eine Oberfläche für die Mitarbeitenden, in der alle Neuigkeiten – sowohl aus Zusammenarbeit als auch aus dem Informationsteil – an einer Stelle zusammenlaufen
• Weiterhin die Möglichkeit der Interaktion und damit der Förderung des Engagements durch Kommentare, Likes und die Darstellung der Experten und Expertinnen
• Neue Mitarbeitende finden schneller die relevanten Informationen
• Inhalte aus Connections und anderen Quellen hinzufügen
  (z.B. YouTube, RSS Feeds, Twitter, HCL Volt und vieles mehr)
• Einfachste Bedienung, um auch Abteilungen wie Marketing oder Talent Management die Möglichkeit zu geben, eigene Seiten zu publizieren

Somit wird HCL Connections zu einem Intranet für Zusammenarbeit und dynamische Informationen, ohne dass man auf die liebgewonnenen Vorteile unserer Plattform verzichten muss.

Zum Schluss noch ein Update

Ich hatte ja erst letztens zu HCL Sametime einen Beitrag verfasst. Nun gibt es gute Neuigkeiten: Ein Business Partner aus Berlin, ilink, hat eine Erweiterung für die Telefoneinwahl geschaffen, so dass man, auch wenn das Internet mal streikt oder wenn ein externer Gast an einer Webkonferenz über eine normale Festnetznummer am Meeting teilnehmen will, eine Teilnahme ermöglichen kann.

Damit haben wir als großer Softwarehersteller ein rundes Angebot für Unternehmen und Behörden, die auf eine DSGVO-konforme Meeting-Lösung angewiesen sind. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, melden Sie sich einfach hier, um eine Demo zu vereinbaren.

Falls Sie direkt über einen Link auf diesen Beitrag gestoßen sind, möchte ich Ihnen noch ans Herz legen, auch die anderen Seiten auf dnug.de zu durchstöbern. Es gab einen Relaunch der Website, zu dem ich dem Team nur beglückwünschen kann!

Damit wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende, eine gute Woche und wie immer:
Bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
^{Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH}

Der Beitrag Tom Zeizels Blog – Intranet ist nicht gleich Intranet erschien zuerst auf DNUG e.V..