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IBM Verse im täglichen Einsatz, ein erster Erfahrungsbericht nach 8 Wochen

2. April 2015 Posted by Stephan Kopp

Ich bin durchaus neugierig geworden durch die Eindrücke, die man auf der IBM ConnectED und auch schon letztes Jahr von IBM Verse gewinnen konnte. Die Hoffnung keimte auf, dass IBM wirklich einen sinnvollen Nachfolger für den Notes Client auf die Beine stellt und nicht wieder einfach “nur” irgendwie eine nächste Version, die doch wieder hinter allen Konkurrenten zurück bleibt.

Dann bekam ich meinen Beta Zugang und war wild darauf endlich Hand an das neue Produkt zu legen. Jedoch machte sich sehr schnell Ernüchterung breit… Aber es lag nicht am Produkt, das Design überzeugte, die schnelle und einfach zu bedienende Browser Oberfläche auch. Es lag daran, dass man den wirklichen Nutzen der ganzen Detail Arbeit an jedem einzelnen Icon und an jeder Funktion erst zu schätzen weiß, wenn man den Client wirklich alltäglich mit seinem live Mail Account verwendet und nicht nur ein paar Test Mails verschickt.

Da wir glücklicherweise eine Hybrid Konfiguration bei uns in der Firma haben und einige Postfächer in der SmartCloud von IBM liegen, war ich in der vorteilhaften Lage auch mein produktives Postfach für die IBM Verse Beta aktivieren zu lassen.

Meine Eindrücke nach einigen Tagen:

  • sehr ansprechendes Design
  • sehr schnell und performant
  • keine aufklappbaren Menüs oder klick-Marathons bis ich eine Funktion finde… es sind weniger Funktionen, aber die sind schnell und einfach erreichbar
  • ich liebe die neue Suche, wirklich sehr gut gelungen
  • die Analytics Komponenten sind definitiv noch nicht so ausgereift wie sie angekündigt wurden, da wird IBM sicher noch weiter dran arbeiten (müssen)
  • das Arbeiten fühlt sich wirklich gut an und ich persönlich vermisse bislang nur wenige Funktionen
  • bis auf die Tagesansicht, die immer angezeigt wird ist der Kalender noch der “alte” iNotes Kalender, der bekommt hoffentlich auch noch irgendwann eine Überarbeitung

Nüchtern betrachtet, ist es zunächst wirklich ein Rückschritt was den reinen Funktionsumfang angeht. Man muss sich unvoreingenommen darauf einlassen und die altbekannte Arbeitsweise einfach mal aussen vor lassen. Nach einiger Zeit war ich überrascht wie wenig der ganzen Funktionen des Notes Clients oder von iNotes ich wirklich vermisse.

Ich bin nicht gerade ein Mitglied der viel genannten Zielgruppe von Anwendern, die mehrere hundert Mails pro Tag bekommt und für die Verse ja eigentlich konzipiert sein soll. Ich arbeite immer noch klassisch meine Mails ab in dem ich sie alle lese und danach entscheide was zu tun ist.

Im Prinzip rückt Verse die für mich wesentlichen Funktionen in den Vordergrund:

  1. lesen und löschen (der Papierkorb)
  2. lesen und aus Inbox entfernen (das mittlere Minus Icon / oder in Ordner verschieben, das Icon rechts oben über der Mail)
  3. lesen und für mich selbst als ToDo markieren, weil ich aktiv etwas tun muss (das rechte Klemmbrett Icon)

IBM_Verse_02

Diese 3 sich ständig wiederholenden Aufgaben kann ich sehr schnell und effektiv über die hervorgehobenen Icons durchführen und werde dabei nicht durch zu viele unnütze Menüs, Funktionen, Schaltflächen, etc. überfordert.

Natürlich gibt es noch viele weitere nützliche Funktionen, mir persönlich gefällt z.B. auch die Möglichkeit Mails direkt beim Senden mir selbst auf Wiedervorlage zu setzen. So kann ich z.B. jemanden nach einer Präsentation fragen und mir selbst gleichzeitig einen Reminder für nächste Woche setzen, um nochmal nachzufragen falls keine Antwort kam.

IBM_Verse_03

Es gibt zwei Typen von markierten Mails: Nr 1 sind die bei denen ich etwas tun muss und Nr 2 sind Antworten auf die ich noch warte. Das Ganze ersetzt natürlich keine komplexe ToDo Applikation (ich verwende dafür Wunderlist auf Mac und iOS). Um kleinere Aufgaben rund um meine Mails zu verwalten finde ich es aber gut gelungen, weil es schnell und einfach einsetzbar ist. Für eine einfach Übersicht sorgen diese beiden Schaltflächen und entsprechende Icons in der Inbox und den Mails:

IBM_Verse_04

Ebenfalls erwähnenswert ist die sehr gut gelungene Suchfunktion. Dadurch habe ich mich auch komplett von meiner Ordner Struktur verabschiedet. Ich sortiere nichtmehr wie wild alle Mails in Ordner und überlege verzweifelt in welchem jede einzelne Mail nun besser aufgehoben ist. Ich muss meine Mails nichtmehr sortieren um sie später zu finden, sondern die Suchfunktion ist (zumindest für meine Anforderungen) gut genug um schnell und einfach Mails wiederzufinden ohne sich vorher die Mühe machen zu müssen sie in die richtigen Ordner zu sortieren.

Die Sucheingabe ist jederzeit schnell und einfach erreichbar und sobald ich dort anfange zu tippen bekomme ich durch den Typeahead direkt Vorschläge angezeigt.

IBM_Verse_05

Meine Suchergebnisse kann ich dann noch weiter verfeinern indem ich z.B. weitere Personen auswähle, weiter Suchbegriffe eintippe, nur Mails suche die einen Anhang haben, etc…

IBM_Verse_06

Eines fehlt mir hierbei aber dennoch, eine Tagging Funktion. Es wäre sehr hilfreich, wenn ich ein- und ausgehende Mails mit einem oder mehreren eigenen Tags versehen kann um diese zu markieren. Wenn ich z.B. an einem Kundenprojekt arbeite, möchte ich alle Mails mit der Projekt Nummer versehen damit ich sie leichter wieder finden kann. Ich hoffe dass IBM ein solches Feature noch nachliefert und zusätzlich vielleicht auch mit erweiterten Analytics/Watson Funktionen versieht.

Das waren nur einige wenige der vielen Funktionen und netten Details, die man gar nicht alle aufzählen kann… ich versuche in nächster Zeit noch ein paar Posts zu schreiben um einen tieferen Eindruck von IBM Verse zu vermitteln.

Im Verlauf der Beta und vor allem gegen Ende, kurz vor der Veröffentlichung hat IBM sehr intensiv gearbeitet und beinahe täglich neue Funktionen eingebaut. Hier zeigt sich der Vorteil der Cloud first Strategie, dass IBM in ihrer eigenen Umgebung sozusagen am laufenden System entwickeln, testen und verbessern kann ohne auf die langwierigen Produktzyklen von on-Premise Software angewiesen zu sein. Ich erhoffe mir noch viele Verbesserungen und neue Features in der Cloud zu sehen, bevor Ende des Jahres das on-Premise Paket geschnürt wird.

Meiner Meinung nach überzeugt IBM Verse nicht durch Unmengen von neuen Funktionen, sondern durch die Rückkehr zum Wesentlichen. Das neue Design Konzept beinhaltet nicht nur eine nette neue Oberfläche, sondern es wurde wirklich jede kleine Funktion von Grund auf überdacht und vor allem auf Notwendigkeit hin überprüft. Viele gewohnte Funktionen aus dem Notes Client fehlen zwar (einige werden sicherlich noch übernommen), aber wenn man sich auf das neue Konzept einlässt, dann überzeugt es auch.

Ich bin bereits nach einigen Tagen komplett umgestiegen und benutze den Notes Client nur noch wenn ich den Admin oder Designer Client benötige. Unsere internen Applikationen haben wir sowieso schon zum größten Teil Browser fähig gemacht und gerade deshalb fühlt sich das Browser Konzept für mich sehr stimmig an.

Als problematisch sehe ich aber genau das, was ich zu Beginn geschrieben habe. Mich hat IBM Verse erst überzeugt, als ich es mit meinem produktiven Mail Account verwendet habe. Das bedeutet meiner Meinung nach, es kommt viel Arbeit auf IBM und auch auf uns Business Partner zu um die Kunden von den Vorteilen zu überzeugen.

Meine Empfehlung für alle interessierten Notes/Domino Kunden ist deshalb die IBM SmartCloud Hybrid Konfiguration und nicht nur ein Freemium Test Account.

Vorteile der Hybrid Option:

  • die eigene Notes/Domino Umgebung wird mit der IBM Cloud verbunden
  • Mail Routing läuft weiter wie bisher über die eigene Infrastruktur
  • einzelne User können in die Cloud umgezogen oder eigene Testuser dort angelegt werden
  • diese User arbeiten dann weiter mit der gleichen Notes ID und Mail Adresse, nur eben auf einem IBM Server
  • das komplette Mailfile kann in die Cloud übernommen werden, ich starte nicht mit einem leeren Postfach

Es bleibt spannend, ob IBM mit Verse wirklich den Absprung vom Notes Client schafft und die Kunden überzeugen kann den neuen Weg mit zu gehen. Mich zumindest haben sie überzeugt!

Weitere Erfahrungsberichte, vor allem über die Connections/Files/Docs Integration werden folgen…


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IBM ConnectED 2015 – Meine Eindrücke bisher

27. Januar 2015 Posted by Stephan Kopp

Im Grunde dominieren hier zwei Themen: IBM Verse + Cloud

IBM Verse sieht für mich persönlich wirklich sehr, sehr gut aus und ich kann es kaum erwarten endlich mein Mailfile migriert zu bekommen. Ich habe zwar einen Beta Zugang, aber ein paar Testmails zu verschicken vermittelt längst nicht den richtigen Eindruck als wenn man das Ganze wirklich live verwendet.

Ja, es wird eine Umstellung werden für viele User und Administratoren. Nicht ohne Grund bewirbt IBM das Ganze mit dem Slogan “a new way to work”. Ich finde den Schritt aber schon seit langem überfällig einfach mal einen Schnitt zu machen und (fast) völlig von vorne zu beginnen. Im Grunde bleibt das bestehen was gut und zuverlässig ist, nämlich der Domino Server und der NSF Container und die komplette “User Experience” wurde neu entwickelt und neu durchdacht.

Der Notes Client ist zukünftig nicht mehr notwendig und die Anwender können komplett mit dem Browser als Mail Client und den mobilen Apps arbeiten.

IBMVerse01

Allerdings ist Verse, also der Browser Client nur eine Alternative unter vielen. Es kann weiterhin ebenso mit dem Notes Client, dem klassischen iNotes, IMAP oder sogar Outlook gearbeitet werden, je nachdem was einem die eigene IT-Abteilung zur Verfügung stellt.

Und hier muss ich sagen, sehe ich auch das größte Problem. Oftmals herrscht gerade in den IT-Abteilungen der Unternehmen eine große Skepsis allem Neuen Gegenüber und man bleibt lieber bei dem alt bekannten, ob es nun besser ist oder nicht… Hier müssen so manche Bedenken zerstreut und alte, eingefahrene Meinungen über Bord geworfen werden um unvoreingenommen und offen mit dem neuen Konzept umzugehen. Um das zu erreichen, wird IBM Verse als Freemium Modell ähnlich wie GMX oder WEB.de veröffentlicht.

Für Unternehmen wird das Ganze zunächst ab Ende März nur in der Cloud zur Verfügung stehen. Hier bietet sich die Hybrid Konfiguration an, um vielleicht zumindest einige Key User in die Cloud und damit auf Verse zu migrieren. Ende 2015 soll aber dann auch eine komplett in der eigenen Infrastruktur zu installierende Variante zur Verfügung stehen.

Soweit erstmal ein paar meiner Eindrücke, weitere Details folgen…


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Meine ersten Tage in der IBM SmartCloud, ein Erfahrungsbericht aus erster Hand

19. Januar 2015 Posted by Stephan Kopp

Da wir seit kurzem auch zertifzierter Partner für IBM Cloud Onboarding sind, war es höchste Zeit das Ganze auch mal am eigenen Leib auszuprobieren und nicht nur in Test Umgebungen. Die ganze Security, Cloud is Evil Debatte lassen wir an der Stelle einfach mal komplett bei Seite…

Der Ansatz der Hybrid Cloud von IBM hat mich schon interessiert seit ich vor einigen Jahren auf der Lotusphere zum ersten mal davon gehört habe. Die Anbindung an die eigene Umgebung und die Möglichkeit weiterhin seine User (fast) wie gewohnt zu verwalten, klingt sehr vielversprechend und auf dem Papier bzw. auf den Präsentationen hat sich das auch immer sehr toll angehört. Ich mache mir aber doch gerne selbst ein Bild und das kann man meiner Meinung nach nur, wenn man das Ganze im alltäglichen Arbeitsleben verwendet.

Ein weiterer Grund war durchaus auch der, dass IBM Verse zunächst in der Cloud verfügbar sein wird und auch das möchte ich aus erster Hand im Alltag testen bevor ich mir eine Meinung bilde… Eine genauere Roadmap wird es hoffentlich nächste Woche auf der ConnectED in Orlando geben, ich bin gespannt.

Aber kommen wir zunächst zu dem was man jetzt schon für sein Geld kaufen kann. Und zwar ganz konkret geht es um diese beiden Lizenzen:

IBM SmartCloud Notes (D0NQMLL)
IBM SmartCloud Traveler (D0NQQLL)

Für Beides zusammen sprechen wir in der kleinsten Staffel von ca. 6,50 € pro User, pro Monat.

Der Vorteil der “vollen” Notes Lizenz ist der, dass man weiterhin seinen Notes Client und die sog. Hybrid Konfiguration verwenden kann. Man kann also die Server in der IBM Cloud an die eigene Umgebung ankoppeln, fast so als wären es einfach ein paar weitere Server in der eigenen Umgebung. Mit dem großen Vorteil, dass man sich nicht um sie kümmern muss.

Die Lizenzen sind also gekauft (es gibt sogar einen Online Shop…), aber was kommt jetzt? Keine Sorge, ich werde hier keine Schritt für Schritt Konfigurationsanleitung schreiben, sondern nur eine ganz grobe Beschreibung der Abläufe und vor allem der möglichen Stolperfallen… Wer Genaueres wissen möchte, kann mich aber auch gerne kontaktieren.

Schritt 1: Hybrid Konfiguration einrichten

Bevor man anfangen kann User umzuziehen, muss man die eigene Domino Umgebung mit der Cloud verbinden. Zunächst erstellt man einen neuen Certifier in der eigenen Domäne und hinterlegt ihn danach in der Cloud Admin Oberfläche. Anhand dieses Certifiers werden alle Domino Server in der IBM Cloud angelegt, also z. B. /cloud/company. Weiterhin gibt man einen Basisnamen für die Server an, z.B. cloudserver. IBM wird automatisch einige Domino Server anlegen, die dann den vollständigen Namen cloudserver1/cloud/company haben werden.

Mit Hilfe einiger Tools, die man runter lädt und dann im Notes Client ausführen kann, wird die notwendige Konfigurationsanpassung der eigenen Domäne weitgehend automatisch vorgenommen. Im Grunde werden einige Gruppen und Verbindungsdokumente angelegt, sowie die Zugriffsrechte des Passthrough Servers angepasst über den die Kommunikation mit der Cloud erfolgen wird. Alternativ kann man hier auch zwei Verbindungsserver angeben um eine Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Nachdem alle Konfigurationen der eigenen Umgebung vorgenommen wurden, werden die neuen Server in der Cloud erstellt und greifen schon nach einigen Minuten das erste mal auf die eigene Domino Umgebung zu. Die vordefinierten Gruppen werden automatisch mit den neu angelegten Servernamen befüllt und schon ist die Cloud fast bereit für die ersten User.

Einige weitere Punkte sind erforderlich um alles vorzubereiten, darunter auch dass man durch einen CNAME Eintrag der eigenen Mail Domäne verifiziert, dass man auch wirklich der Eigentümer ist. Der Einrichtungsassistent ist halbwegs verständlich und führt einen im großen und ganzen recht zügig zum Ziel. Kleiner Tipp: Es empfiehlt sich, einen englischen Browser zu verwenden um nicht in den Genuss der Deutschen Übersetzungen kommen zu müssen.

Schritt 2: Daten Transfer

Sobald die Hybrid Konfiguration erledigt ist, kann man anfangen User in die Cloud umzuziehen. Als “einfacher” Endkunde ist man hier auf das Umziehen ohne Datenübernahme beschränkt. Man wählt einige der eigenen User aus und bekommt in der Cloud neue, leere Mailfiles angelegt. Die neuen Mailfiles sind über iNotes, Traveler und den Notes Client erreichbar.

Möchte man aber die existierenden Maildatenbanken der Anwender in die Cloud umziehen, ist man entweder auf IBM oder auf einen Business Partner wir uns angewiesen, der diese Migration durchführen darf.

Der erste Schritt ist die Datenübertragung, diese läuft im Grunde (sehr vereinfacht) folgendermaßen ab:

  1. Die Anwender werden in Gruppen zusammengefasst
  2. Es werden Repliken der Mailfiles auf einem Staging Server angelegt und die ACL’s entsprechend vorbereitet
  3. Die Maifiles werden lokal auf dem Staging Server mit einem eigenen Key verschlüsselt und entweder per FTP oder NAS an IBM übertragen
  4. Nachdem die Daten bei IBM angekommen sind, kann man die Übertragung auf die Cloud Server starten
  5. Die Datenbanken werden entschlüsselt, nach Viren gescannt und auf den Cloud Servern bereitgestellt

Schritt 3: User Umstellung

Nun kann man die Anwender dieser Gruppe entweder alle auf einmal oder einzeln aktivieren.

  1. Die Aktivierung erfolgt über die Cloud Admin Oberfläche
  2. Der Mailserver und die Maildatenbank werden im Personendokument auf die Cloud Umgebung umgestellt und automatisch in die eigene Domäne repliziert
  3. Dadurch wird das Mailrouting geändert und der Anwender erhält neue Mails bereits in die Cloud zugestellt
  4. Über iNotes steht das eigene Mailfile jetzt schon in der Cloud zur Verfügung und auch den neuen Traveler Server kann man wie gewohnt einrichten
  5. Mit Hilfe eines kleinen Tools von IBM, Polices oder einem Notes Client Management Tool kann jetzt auch der Client umgestellt werden
  6. Sehr vorteilhaft ist es, wenn man vorab schon Managed Replica aktiviert, dann ist jetzt lediglich eine Umstellung des Backend Servers notwendig mit dem der Client repliziert und neuen Mails abruft

Was geht, was geht nicht?

Soweit so gut, ich bin jetzt also ein Cloud User. Nun kommen wir zu den Tücken und dem Alltagstest….

Was die Umstellung angeht, bekommt der Anwender eigentlich fast nichts davon mit. Ich arbeite schon seit Jahren nur noch mit lokalen Repliken, ob ich nun unterwegs bin oder nicht. Deshalb ist es mir eigentlich ziemlich egal mit welchem Domino Server mein Client im Hintergrund repliziert.

Adressierung

Was auffällt ist in erster Linie, dass die Adressbuch Auswahl etwas verändert aussieht:

IBM_SCN_AddressDialog

Man sieht nicht mehr wie gewohnt das komplette Domino Directory, sondern muss immer einen Suchbegriff eingeben. Dafür funktioniert die Suche aber wirklich sehr schnell und es sind alle User des eigenen Adressbuches verfügbar, egal ob es Cloud Nutzer sind oder nicht. Zusätzliche Adressbücher kann man aber trotzdem noch wie gewohnt über den Notes Client einrichten, aber nicht mehr über die Directory Assistance des Servers.

Zugriffsrechte

Beim Umzug der Daten auf die Cloud Server wird die ACL angepasst. Ab jetzt hat man selbst KEINE Manager Berechtigung mehr. Der maximale Zugriff ist Editor, auch für etwaige Admin Gruppen, die man hinterlegt hat.

Mailschablone

Eigene, angepasste Mailtemplates stehen erstmal nicht zur Verfügung und alle umgezogenen User bekommen ein Standard Mailtemplate. Man kann von ISSC sein eigenes Template verifizieren und in die Cloud kopieren lassen, aber das Prozedere steht bei uns noch aus, also arbeite ich erstmal wieder mit dem Standard. Dabei bemerke ich, wie sehr ich mich an die Tagging Funktion gewöhnt habe, die meine Kollegen in unsere Schablone eingebaut haben…

Server zu Server Replikation

Meine Maildatenbank war umgezogen, mein Client konnte ohne Probleme mit dem Cloud Server replizieren. Nun dachte ich mir, dass ich meine Replik auf dem alten Mailserver erstmal behalte und sie im Hintergrund mit der Cloud abgleiche, nur um ganz sicher zu gehen.

Aber das war der erste Punkt an dem ich feststellen musste, das funktioniert leider nicht. Obwohl die Server weiterhin in der ACL berechtigt sind, ist generell die Replikation Server zu Server mit der Cloud nicht möglich. Das ist leider ein K.O. Kriterium für alle, die ihre eigenen Daten aus welchen Gründen auch immer noch auf einem internen Server vorhalten möchten.

Zugriff auf Maildatenbanken aus eigenen Applikationen heraus

Prinzipiell hat der Anwender die Möglichkeit per Notes Client, iNotes und Traveler auf sein eigenes Mailfile zuzugreifen. Zugriffe von anderen Usern auf das Mailfile funktionieren auch wie gewohnt, aber wie sieht es z.B. mit eigenen Applikationen aus? Viele Applikationen greifen auf Maildatenbanken der User zu um z.B. Kalendereinträge auszulesen, zu erstellen, oder um sonst was zu machen…

Wir haben bei uns einen Teamkalender im Einsatz, der die Kalender der Mitglieder in einer zentralen Datenbank bereitstellt. Alle Kalender der Teammitglieder werden regelmäßig durch einen Agenten synchronisiert. Hierfür ist es allerdings notwendig, dass ein Agent alle Maildatenbanken öffnet und die betroffenen Kalendereinträge importiert. Nachdem schon die Server zu Server Replikation mit der Cloud nicht funktioniert hat, hatte ich hier meine Bedenken…

Aber die Sorge war unbegründet, der remote Zugriff funktioniert auch wenn die Maildatenbank auf einem Cloud Server liegt. Der Agent muss lediglich mit einer Server ID unterzeichnet sein, die Zugriff auf den Cloud Server und die Maildatenbank besitzt. Und natürlich muss der Domino Server entweder über den Passthrough Server oder eine direkte Verbindung über Port 1352 aufbauen können.

Das Thema war also erledigt, meine Termine werden weiterhin zentral meinen Kollegen zur Verfügung gestellt und somit wieder eine mögliche Stolperfalle erfolgreich überwunden. Als nächstes stand der Test mit unserer neuen Version des Teamkalenders auf dem Programm. Dort werden die Notes Maildatenbanken nichtmehr direkt über Lotusscript, sondern über die REST API “angezapft”. Das bietet sehr viele Vorteile und einen enormen Performance Gewinn. Prinzipiell scheint die REST API auch in der Cloud zur Verfügung zu stehen, aber bislang funktioniert der Zugriff leider noch nicht. Ich bin noch in Kontakt mit dem Support um zu klären, ob dies prinzipiell nicht gestattet ist, oder ob man das evtl. noch freischalten lassen muss/kann. Falls hier jemand weiter Informationen hat, wäre ich um eine Info dankbar!

Soweit für den Moment meine “Kurzgeschichte” über die ersten Tage in der IBM Cloud. Bislang kann ich sagen, dass ich meine Arbeitsweise in keiner Weise umstellen musste und auch sonst keine größeren Probleme feststellen konnte. Bezüglich der Einrichtung und Konfiguration war das natürlich noch längst nicht alles, auch in Punkto Security gäbe es noch Bücher zu erzählen, aber das würde den Rahmen sprengen.

Nächste Woche auf der ConnectED wird es hoffentlich einige weitere Infos geben und sobald die Zeit es zulässt, werde ich diese hier posten.


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Aus Mail.next wird IBM Verse

19. November 2014 Posted by Katrin Benteler

 

Gestern morgen, 11.00 Uhr Ortszeit in New York City: IBM stellt seinen "New way to work" vor - IBM Verse - und ich war dabei; leider nur per Livestream :-(

Was unter dem Codenamen Mail.next begann, ist ein Investitionsvolumen von 100 Millionen Dollar später zu einer Arbeitsplattform geworden, in der es nicht mehr um Nachrichten und E-Mails, sondern um Menschen gehen soll. IBM Verse soll laut IBM die "Generation Data" mit besseren und schnelleren Einblicken in Markt- und Geschäftsprozesse versorgen, um bessere und schnellere Entscheidungen treffen und höheren Nutzen für Kunden und Partner bereitstellen zu können.

Nun aber genug mit dem Marketinggeschwafel: Was IBM mit seiner neuen E-Mail-Plattform erreichen möchte ist schnell und einfach beschrieben: Raus aus der E-Mail-Flut, rein in ein zielgerichtetes strukturiertes Arbeiten mit Nachrichten aus allen möglichen Interaktionskanälen. Gewährleistet wird diese Vision unter anderem durch:

  • die Integration der umfangreichen "Analytics"-Instrumente von IBM, die erkennen und lernen sollen, welche Interaktionen für uns gerade wichtig sind,
  • eine leistungsstarke Suchfunktion, mit denen sich das Gesuchte immer weiter eingrenzen lässt (Facetted Search) und
  • eine aufgeräumte Benutzeroberfläche, auf der alle zeitkritischen Aufgaben auf einen Blick erfasst werden können.

Die Live-Demo, die ich gestern bei der Ankündigungsveranstaltung miterleben durfte, hat die Möglichkeiten von IBM Verse schon sehr gut erläutert. Um euch ein bisschen Zeit zu sparen hat IBM ein kurzes Video auf Youtube veröffentlicht, mit dessen Hilfe ihr die Punkte, die ich im Folgenden näher besprechen möchte, besser nachvollziehen könnt:

A Day With IBM Verse

Bei der Präsentation von IBM Verse ist mir vor allem aufgefallen, dass es zwar neben der E-Mail-Inbox auch eine Kalender-, Aufgaben- und Kontakte-Ansicht gibt (siehe Screenshot), wir die Mail-Ansicht während der ganzen Zeit aber nicht einmal verlassen haben. Was auch eventuell gar nicht notwendig ist.

 

Den Kalender hat man immer am unteren Rand des Dashboards präsent. Im Gegensatz zum "Tag auf einen Blick" in der Seitenleiste unseres aktuellen Notes Clients, läuft der Kalender in IBM Verse übrigens mit der aktuellen Zeit mit, so dass ihr am Ende des Tages nicht immer nach unten scrollen müsst, um zu erfahren, welches Meetings als nächstes ansteht. Wenn man jemanden zu einer Besprechung einladen möchte, kann man dies mit einem Klick auf das Bild der entsprechenden Person tun.

 

Hier erhält man auch sämtliche Kontaktinformationen,die man zu einer Person benötigt. Und die Aufgaben, die ihr an andere verteilt habt und diejenigen, die ihr selbst erledigen müsst seht ihr auch auf einen Blick auf eurem Dashboard im Bereich "Waiting On" und "Needs Action".

 

Außerdem könnt ihr E-Mails, die Aufgaben für eure Kollegen enthalten, mit Hilfe des "Needs Action"-Buttons markieren, so dass sie automatisch bei euren Kollegen in diesen Bereichen auftauchen. Heutzutage ist die gängige Praxis bei derartigen E-Mails, dass man sie solange geöffnet oder ungelesen im Client behält, bis man sie abgearbeitet hat. Mit der "Needs Action"-Funktionalität soll nun Schluss sein mit den zahlreichen offenen E-Mails, die sich über den Tag hinweg in unserem Notes Client ansammeln.

 

Was euch auch noch gefallen könnte, sind die "Mute Thread"-Funktion, mit der man umfangreiche E-Mail-Konversationen mit zahlreichen Teilnehmern, die einen selbst nicht mehr wirklich interessieren, einfach stumm schalten kann. D.h. nicht, dass man die gesamte Konversation löscht, sondern sie einfach laut IBM in den "Mute"-Modus stellt und sie deswegen in den wichtigen E-Mails nicht mehr auftauchen. Wie man diese E-Mails allerdings wieder aus dem"Mute"-Modus herausholt, wenn man sie doch irgendwann mal braucht, wurde leider gestern nicht gezeigt.

Darüber hinaus sind mir während der Live-Demo noch ein paar weitere offene Fragen durch den Kopf geschwirrt:

  • Wie sehen die anderen Ansichten von IBM Verse aus, sprich der Kalender, die komplette Liste meiner "Needs Action" und "Waiting on"?
  • Wie erstelle ich einen Termin für mich selbst?
  • Wie erstelle ich eine Aufgabe für mich selbst?
  • Wie sollen Mitarbeiter des Vertriebs mit IBM Verse arbeiten, die die E-Mails von potentiellen Neukunden bearbeiten sollen, von denen sie vorher noch nie etwas gehört haben und die dementsprechend wahrscheinlich auch nicht als wichtig eingestuft werden können?
  • In welcher Installationsform wird IBM Verse überhaupt angeboten? Cloud-only oder auch on Premise?

Die letzte Frage wurde bereits in mehreren vorhergegangen Web-Meetings für IBM Business Partner diskutiert, bei der gestrigen Ankündigungsveranstaltung aber leider komplett außen vor gelassen. Die Computerwoche und Heise wurden in diesem Punkt anscheinend besser informiert als wir.

Klar wurde gestern allerdings, dass IBM auch in der mobilen Verfügbarkeit seiner E-Mail-Plattform große Fortschritte gemacht hat. Die Live-Demo der mobilen Benutzeroberfläche hat mich als iPhone-Junkie jedenfalls schon beeindruckt. Man darf gespannt sein, wie die Android-App aussehen wird. Die Aufgabenverteilung und das übersichtliche Dashboard (entschuldigt bitte den unscharfen Screenshot!) hat IBM wie ich finde sehr gut für die mobilen Nutzer umgesetzt.

     

 

Am Ende der Live-Demo gab es noch einen kleinen Ausblick auf die geplante Implementierung weiterer Funktionen wie z.B. die Möglichkeit aus IBM Verse heraus Fragen an IBM Watson zu schicken, die dann fundiert durch das kumulierte Wissen des Super-Rechners, basierend auf zahlreichen Best Practices, FAQs usw., beantwortet werden.

 

Auch wenn wie gesagt einige Frage offen geblieben sind, geht IBM mit IBM Verse meiner Meinung nach einen mutigen aber sicherlich interessanten Weg. Wir werden euch auf jeden Fall über die Ergebnisse der Beta-Phase, die nun starten soll, auf dem Laufenden halten.

 

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IBM Verse (formerly known as IBM Mail Next) looks gorgeous, get ready for the new way to work

18. November 2014 Posted by Stephan Kopp

The design team did a really great job, IBM Verse looks very nice!


And even the mobile app delivers nearly the same experience as the desktop solution!

 

It is more than “just e-mail”, it is really a new way to work and simultaneously this is also the biggest challenge.

In the last years, IBM tried to convince companies to start their social transformation using IBM Connections, but without integrating it into the central workplace of most users it failed in many cases without the right strategy behind it. Now with IBM Verse, it is integrated into the e-mail client and all users will start using it intuitive and automatically without the need of telling them to “use this new cool social business platform”.

At the moment, nothing is clear and nothing is officially announced. It will be cloud first, but also an on premise solution will be available in 2015. I’m sure we will get more updates during the next weeks and in January at the IBM ConnectED event in Orlando. I’m really looking forward to get my hands on this product and especially to try the mobile apps…

So stay tuned for more details in my further posts about IBM Verse.

 


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