ELO bietet ein erstklassiges Programm für die digitale Personalakte an. Firmen können damit ihre Personaldaten transparent und sicher verwalten und steuern. Dieses moderne Verfahren setzen immer mehr Personalchefs ein, es kommt auch dem HR-Management zugute.
Vorteile der digitalen Personalakte von ELO
Die ELO Personalakte unterstützt digital den Aufbau der elektronischen Datenverwaltung für das Personal. Sie vereint sämtliche Dokumente unabhängig vom vorliegenden Format zentral an einem Ort. Für Personalmanager eignet sich die Business Solution von ELO. Die HR Personnel File Software ermöglicht nicht nur das Erfassen der Personaldaten, sondern auch das Steuern von Terminen und das Initiieren von Prozessen. Das ist wichtig bei der Bewerberverwaltung und auch bei internen Umstrukturierungen im Personalbereich. Zur digitalen ELO Personalakte gehören moderne Verschlüsselungstechnologien ebenso wie ein Berechtigungssystem. Damit werden der Datenschutz entsprechend der gesetzlichen Vorgaben – inzwischen nach DSGVO – und die Administration gewährleistet.
Die ELO Personalakte in der praktischen Arbeit
Mit der Softwarelösung von ELO optimieren HR-Manager die Personalarbeit. Sie legen unkompliziert Stammdaten an und initiieren den Prozess bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter ins Unternehmen oder nach der Kündigung bzw. dem altersbedingten Ausscheiden eines Beschäftigten. Die Arbeit mit Checklisten erleichtert in der praktischen Arbeit sehr den jederzeitigen Überblick. Selbstverständlich ist die neue ELO Personalakte DSGVO-konform, sie beachtet darüber hinaus alle nationalen gesetzlichen Richtlinien für die Datenverwaltung im Unternehmen. Automatisierte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Fristen oder Termine mehr verpasst werden können. Eine leistungsstarke Suche ermöglicht das sofortige Auffinden von Informationen und Dokumenten mithilfe intelligenter Suchmechanismen. Die Anwender können auf die digitale ELO Personalakte auch mobil und somit orts- und zeitunabhängig zugreifen. Da heutzutage viele Arbeiten im Homeoffice erledigt werden und HR-Manager auch Informationen benötigen, wenn sie unterwegs sind, erhöht der mobile Zugriff deutlich den Komfort in der Anwendung. Die rechtskonforme Verwaltung bewahrt sensible Daten entsprechend der gesetzlichen Fristen sowie der Compliance- und Revisionsvorschriften auf. Wichtig ist die sofortige Auskunftsfähigkeit mit der ELO Personalakte, weil der aktuelle Bearbeitungsstand mit einem Klick sofort einsehbar ist. Das führt zu einer erheblichen Zeitersparnis. Zusätzlich verkürzen intelligente Suchmechanismen und automatisierte Prozesse die Bearbeitungszeiten. Die Unterlagen werden zentral abgelegt. Das schafft eine strukturierte Übersichtlichkeit.
Unternehmenslösungen mit der ELO Personalakte
Im Folgenden wollen wir einzelne Funktionen der digitalen ELO Personalakte näher beleuchten.
Akteneinsicht
- Der Abteilungsleiter oder ein Mitarbeiter benötigen Akteneinsicht und beantragen diese über das Formular “Akteneinsicht”.
- Die Leitung der Personalabteilung erhält über die ELO Personalakte diese Anfrage, sie erteilt die Freigabe.
- Daraufhin darf ein Mitarbeiter der Personalabteilung die vertraulichen Dokumente der ELO Personalakte digital entnehmen.
- Der Antragsteller erhält nun die Kopie dieser Akte in sein Postfach.
- Nach einer durch die Compliance-Richtlinien oder gesetzliche Vorschriften vorgegebenen Zeit werden die Kopien automatisch gelöscht.
Änderungsmitteilung
- Von einem Mitarbeiter kommt ein Änderungsantrag.
- Das ELO System stellt die erforderlichen, zu ändernden Daten bereit.
- Diese Daten kann der Mitarbeiter nun aktualisieren.
- Anschließend leitet ELO die Daten an die Personalabteilung weiter.
- Die Personalabteilung erteilt die Freigabe der Änderung. Die Datenänderung in der Personalakte erfolgt daraufhin automatisch.
Das ELO Personalmanagement Cockpit
Mit dem ELO Cockpit für die digitale Personalakte behalten die Mitarbeiter jederzeit den Überblick. Es listet Stammdaten auf, zeigt personalrelevante Termine der Mitarbeiter an und bietet Filtermöglichkeiten an. So können beispielsweise erwartete, bereits angestellte, inaktive und bereits ausgeschiedene Mitarbeiter gesondert dargestellt werden. Den Zugriff auf die Mitarbeiterdaten und die Teams steuert der Administrator der ELO Personalakte – in der Regel der Chef oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung – durch Berechtigungen. Das Cockpit bietet darüber hinaus eine Kalenderansicht, in der sich Fristen farblich markieren lassen. Auch statistische Auswertungen können die Mitarbeiter erstellen. Mithilfe des Organigramms können Unternehmen ihre Organisationsstruktur in der gewünschten hierarchischen Tiefe abbilden. Es lassen sich auch verschiedene hierarchische Stufen wie Organisationen, Abteilungen, Bereiche und Teams definieren. Aus diesem Organigramm können wiederum Anwender mit der ELO Personalakte die jeweilige Position eines Mitarbeiters in dessen Datensatz übernehmen, Zuständigkeiten definieren sowie Teilstrukturen abbilden.
Der Beitrag ELO HR Personnel File – Personalakte erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.
