Als Bildungsexpertin bin ich an allen Fragen rund um die Organisation und Priorisierung von Wissen und Informationen interessiert. Vor allem E-Mails stellen den Wissensarbeiter von heute vor große Herausforderungen. Vor allem die Mobil-Nutzung gewinnt hier an Bedeutung - laut einer von IBM beauftragten Studie lesen und verschicken 75 % der Befragten berufliche E-Mails via Smartphone. Eine praktische App hierfür ist IBM Notes Traveler – das kann ich aus Erfahrung bestätigen.
Die Frage, ob man Firmen-E-Mails auch zu Hause und privat lesen und bearbeiten will oder soll, wird sicher von Typ zu Typ unterschiedlich beantwortet werden. Sicher ist, dass die Arbeitswelt im Wandel ist und die Grenzen mehr und mehr ineinanderfließen. Dazu trägt sicherlich auch der leichte Zugang zu den E-Mails via Smartphone oder Tablet bei. Denn wenn man keine Ewigkeit auf das Hochfahren des Windows-Rechner warten muss, dann fällt es entschieden leichter, noch mal schnell einen Blick in die Mails zu werfen, um eine Sache ruhigen Gewissens abzuschließen.
Auf meinem privaten iPad und auf meinem Android Smartphone habe ich den IBM Notes Traveler installiert.
Will ich mein Privates Endgerät wirklich für die Arbeit bei IBM nutzen?
Auf meinem privaten iPad und auf meinem Android Smartphone habe ich den IBM Notes Traveler installiert. Diese Frage, ob ich darauf auch Berufliches bearbeiten will, habe ich mir nicht lange gestellt, weil ich dank einer Elternzeitpause im Jahre 2000 bereits weitgehend von der E-Mail-Plage geheilt bin.
Interessant ist für mich, dass ich neue Apps ausprobieren kann, um zu sehen, ob sie für mein Themengebiet „mobile Bildung“ relevant oder empfehlenswert sind. Die mobile Verbindung teste ich zuhause und unterwegs, um zu einem Urteil zu kommen, unter welchen Umständen die Lösung praxistauglich ist. Relevante Kriterien dafür sind: gute Zugriffszeiten, gutes Benutzer-Interface, leichte Bedienung, voller Funktionsumfang und die Sicherheit.
Wie kann ich private und berufliche E-Mails trennen?
Wie lässt sich Privat und Beruf auf dem Gerät trennen? Hier unterscheidet sich IBM Lotus Traveler auf den Apple und Android Endgeräten wesentlich. Während bei iOS der E-Mail Client des Betriebssystems standardmäßig für die beruflichen E-Mails genutzt wird, ist unter Android die E-Mail bereits von Anfang an in einer separaten App. Das gefällt mir sehr gut.
Praxistipp für Traveler Benutzer unter iOS:
In der Praxis hat es sich unter iOS bewährt, die E-Mail App des privaten E-Mail Accounts zu installieren, so dass die Trennung leichter fällt. Wer trotzdem lieber private und berufliche E-Mail zusammen in einer Ansicht bearbeitet, kann zumindest in der Urlaubszeit den beruflichen E-Mail Account einfach deaktivieren.
Die zwei Screenshots (hier rechts App Einstieg / rechts unten E-Mail Menü) zeigen den IBM Notes Traveler, wie ich ihn auf meinem Android Smartphone nutze, um mit beruflichen E-Mails zu arbeiten. Einen Vergleich des Funktionsumfangs habe ich in der Tabelle erstellt. Hier ist zu sehen, was unter iOS und unter Android in der Grundfunktionalität zu E-Mails geboten wird.
Welcher Funktionsumfang steht mir zur Verfügung?
Die größte Umstellung nach der möglichen Nutzung meiner privaten Endgeräte für berufliche Zwecke war, dass die E-Mail-Funktionen zum Teil in der mobilen Lösung nicht in gewohnter Weise zur Verfügung standen. Vielleicht habe ich sie einfach nicht gefunden, denn an die Bedienung mobiler Endgeräte muss man sich auch erst gewöhnen. Sie hilft hoffentlich, sich ein erstes Bild zu machen. Jedoch möchte ich darauf hinweisen, dass sich die mobilen Apps oft so rasant weiterentwickeln, dass mit dem nächsten Update die bisher vermisste Funktion plötzlich doch zur Verfügung steht.
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E-Mail - Grundfunktion auf mobilem Endgerät |
iOS |
Android |
Bemerkung |
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E-Mail privat -
Confidential Mail
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nein |
ja |
Habe ich unter iOS leider nicht gefunden. |
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Abwesenheitsnotiz
Out of Office |
ja
Automatische Antwort
Einstellungen Mail |
ja
(siehe Abb.3) |
(siehe Abb. 3: Beispiel IBM Notes Traveler auf Android - Menü) |
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Anhänge -
Attachment
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ja |
ja |
Ablage einsehen -
Ordner einsehen |
ja
(begrenzt) |
ja
Traveler Menü, Einstellungen, Anwendungen,
Mail entfernen, die ..
Auswahl:
Alle Anzeigen |
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Signatur |
ja
manuelle Anpassung
|
ja
manuelle Anpassung
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Wer stellt sicher, dass die Unternehmensdaten geschützt werden?
In Sachen Datensicherheit liegt die Verantwortung nicht alleine bei dem Unternehmen, das die Infrastruktur zur Verfügung stellt – auch wenn ich mein privates Endgerät bei IBM registrieren lassen musste. Ebenso gibt es Richtlinien, an die ich mich halten muss. Natürlich sollte ein privates Endgerät zum Abruf beruflicher E-Mails sicher sein. Was wir unter "BYOSD—Bring Your Own Securable Device" verstehen, ist hier nachzulesen.
Ein leidiges Thema zur Absicherung des privaten Endgerätes ist die Nutzung eines Zugangscodes. Hier gestehe ich, dass das noch nicht optimal ist. Die Eingabe kann sehr störend sein, wenn ich schnell einen Anruf entgegennehmen oder auf eine Whatsapp-Nachricht antworten möchte.
Womit können wir in Zukunft rechnen?
Natürlich nutzen wir bereits unsere Soziale Plattform "IBM Connections" sehr intensiv. Aber auch hier gibt es Unterschiede in der mobilen und der Windows-Lösung. Für mich war allerdings die Integration meines beruflichen Kalenders in den privaten die Funktionalität, die den größten Vorteil brachte. Es ist herrlich, wenn eine Telefonkonferenz in Kürze startet und ich meine Einwahldaten ganz entspannt dem Smartphone entnehmen kann. Sehr neugierig bin ich auf die mobile Lösung von IBM Verse und begebe mich schon mal auf die Suche, wie ich für diese Lösung auch zum „Early Adopter“ werden kann.
Zum Abschluss hier noch einige Quellen, die gute Anregungen für einen bewussten Umgang mit E-Mails geben:
Alle Neuerungen zu IBM Mobile First und neue Apps gibt es hier zu sehen:
Ich wünsche allen, Dich noch nicht mit einem „Traveler" unterwegs sind, den Mut, es einfach mal auszuprobieren!
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